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Manuel d’utilisation Version : 0.3 Date : 29/04/14 Page 1/15

Gestion de la documentation qualité

Convention de preuve

Manuel d’utilisation

Identification du document

Référence Convention_preuve_manuel_utilisation Date de dernière mise à jour mardi 29 avril 2014 Version 1.0 Classification Non sensible / Public Nombre de pages 15

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Historique des modifications

Version

Date Objet de la modification Statut Auteur

1.0 29/04/2014 Création du document Version de travail

Guillaume DEBLIECK

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Table des matières Installation .................................................................................................... 4 Authentification ............................................................................................ 5 Interface ........................................................................................................ 6 Partie Convention de preuve ........................................................................ 7 Ajouter un correspondant ............................................................................. 8 Récapitulatif des demandes ........................................................................ 10 Dictionnaire ................................................................................................ 11 Ajouter un terme ......................................................................................... 11 Afficher mon dictionnaire .......................................................................... 13 Annexes ...................................................................................................... 14 Index ........................................................................................................... 14 Définitions .................................................................................................. 14 Cadre réglementaire ................................................................................... 15

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Installation

Une fois le logiciel téléchargé, celui-ci peut être placé où vous le souhaitez. En effet, le logiciel détectera automatiquement la présence de vos clefs de cryptage. Cependant nous vous conseillons de le placer dans le dossier contenant vos autres logiciels « Apicrypt » afin de le retrouver plus facilement, c’est-à-dire dans le dossier :

- Sous Windows : - C:/apicrypt/

- Sous Mac OS : - /Applications/apicrypt service/

ou - /Library/Preferences/apicrypt/

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Authentification

L’identifiant est détecté automatiquement. Il correspond à votre nom d’utilisateur. Si vous possédez plusieurs clefs Apicrypt, choisissez l’identifiant que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Si aucun identifiant n’a pu être trouvé, vérifiez la présence de vos clefs de cryptage Apicrypt, ainsi que le certificat associé. Le dossier «Clefs» sera détecté par l’application aux emplacements suivants :

- Sous Windows : - C:/apicrypt/

- Sous Mac OS : - /Applications/apicrypt service/

ou - /Library/Preferences/apicrypt/

- Tout type de système d’exploitation :

- Dans le répertoire courant de l’application Vous pouvez ensuite entrer votre mot de passe habituel que vous utilisez pour les autres applications « Apicrypt ».

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Interface

1 Vous permet de gérer vos conventions de preuve (envoi, réception, modification du statut) 2 Le dictionnaire fait le lien entre les termes que vous utilisez et les termes préconisés par l’ASIP Santé. Cette partie est essentielle au fonctionnement de la normalisation sémantique (cf. chapitre « Dictionnaire ») 3 L’historique des échanges vous permet d’afficher un récapitulatif des courriers que vous avez envoyés via votre messagerie Apicrypt

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Partie Convention de preuve

1 : Cette partie vous permet de gérer les conventions de preuve que vous avez envoyées et dont vous êtes à l’initiative. 2 : Cette partie vous permet de gérer les conventions de preuve que vous avez reçues. 3 : Vous permet de rechercher les professionnels de santé, utilisateurs d’Apicrypt, afin de leur envoyer une demande convention de preuve. 4 : Affiche la liste des conventions de preuve que vous avez envoyées. C’est à partir de cette liste que vous pouvez révoquer une de vos demandes. 5 : Affiche la liste des conventions de preuve que vous avez révoquées. Vous pouvez, depuis cette liste, choisir d’annuler une révocation, ce qui aura pour effet d’envoyer une nouvelle convention de preuve. 6 : Affiche la liste des conventions de preuve en attente. Ces conventions de preuve ont été envoyées par d’autres professionnels de santé. 7 : Affiche la liste des demandes reçues que vous avez acceptées. Vous pouvez, depuis cette liste, choisir de refuser une convention de preuve précédemment acceptée. 8 : Affiche la liste des demandes reçues que vous avez refusées. Vous pouvez, depuis cette liste, choisir d’accepter une convention de preuve précédemment refusée.

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Ajouter un correspondant

Pour effectuer une recherche, il est nécessaire d’avoir renseigné au moins un critère sur les quatre proposés.

Il suffit ensuite de sélectionner les professionnels de santé ou établissements vers lesquels vous souhaitez envoyer une convention de preuve.

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Vous aurez alors à confirmer chaque convention en cochant la case « Lu et approuvé » et accepter. En cliquant sur le bouton « Accepter la convention », vous signez le contrat de manière électronique.

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Récapitulatif des demandes

Les lignes vertes indiquent les conventions de preuve acceptées par vos correspondants. Les lignes rouges indiquent les conventions de preuve refusées par vos correspondants. Les lignes noires indiquent les conventions de preuve en attente de réponse. En sélectionnant une ligne, vous pouvez choisir d’imprimer ou de modifier l’état de la convention de preuve.

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Dictionnaire

Ajouter un terme

Pour ajouter un terme à votre dictionnaire, vous devez entrer ce terme dans la zone de texte, située dans le haut de la fenêtre.

Une fois votre liste complétée, vous pouvez commencer à associer vos termes en cliquant sur le bouton «Modifier» présent en fin de ligne, pour chaque terme.

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Dans cette nouvelle fenêtre, une zone de texte vous permet de rechercher et sélectionner le terme valide. Les termes proposés appartiennent au jeu de valeurs L.O.I.N.C (Logical Observation Identifiers Names and Codes). La normalisation sémantique, qui est rendue possible grâce à ce dictionnaire, est un prérequis à la norme COFRAC.

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Afficher mon dictionnaire

Cette page affiche les termes présents dans votre dictionnaire associé à leur correspondance LOINC. En cas d’erreur de saisie, vous pouvez tout simplement supprimer le terme grâce à cette fenêtre, en cliquant sur le cercle rouge placé à gauche de chaque ligne.

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Annexes

Index Clefs, 4

COFRAC, 11, 14

convention, 6, 7, 8, 9, 13, 14

conventions de preuve, 5, 6

correspondant, 7

dictionnaire, 5, 10, 12

historique des échanges, 5

identifiant, 4

mot de passe, 4

professionnels de santé, 6, 7

Signature, 13, 14

Définitions

Convention de preuve :

Une convention de preuve est un contrat conclu entre 2 parties qui a pour objet de définir les

modes de preuves admissibles entre les parties, la charge de la preuve et les modalités de

règlement des conflits de preuve. Elle confère force probante aux transactions effectuées au

travers d’un système d’échange électronique et définit les aspects techniques sur lesquels les

preuves s’appuient.

Signature électronique :

La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document

électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un

document papier.

Elle est utilisée pour signer le texte des conventions de preuve, ainsi que pour signer un

document après sa normalisation sémantique.

La signature électronique est effectuée de manière transparente pour l’utilisateur, d’un

simple clic.

L.O.I.N.C :

Logical Observation Identifiers Names and Codes

L.O.I.N.C est une terminologie de référence internationale pour le codage des observations

et des documents électroniques, publiée par le Regenstrief Institute.

Il est utilisé pour la normalisation sémantique.

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Cadre réglementaire

Signature électronique

Loi N° 2000-230 du 13 mars 2000 :

- Article 1316 « La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettre, de

caractères, de chiffres, ou de toute autres signes ou symboles dotés d’une signification

intelligible, quels que soient leur support et leur modalités de transmission. »

- Article 1316-1 « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que

l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il

émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

- Article 1316-2 « Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention

valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous

moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support. »

- Article 1316-3 « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur

support papier. »

- Article 1316-4 « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui

qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet

acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.

Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification

garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée,

jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire

assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil

d'Etat. »

Ces articles indiquent qu’un document transmis électroniquement constitue une preuve, dès lors

qu’une convention est créée entre les parties, la convention de preuve est donc créée dans ce but.

Accréditation

Une accréditation est une procédure par laquelle une autorité reconnait qu’un organisme ou un

individu est compétent pour exécuter certaines tâches.

Les normes internationales ISO 15189 et ISO/CEI 17025 sont des références utilisées par le

COFRAC (Comité français d’accréditation) pour l’accréditation des laboratoires.

Un laboratoire accrédité doit modifier son organisation interne afin de mettre en place les

aménagements nécessaire à la confirmation de son accréditation. Dans le cas contraire, le

laboratoire se verra sanctionner. Des contrôles étant effectués régulièrement.