Convênio Estado – PGQP Ago/11 a Set/12

Propósito: Conjugação de esforços para a modernização da Gestão Pública do Governo do estado do Rio Grande do Sul (Consultoria INDG).

GMR – Gerenciamento Matricial da Receita: Evolução, Consolidação e Disseminação das Melhores Práticas de Gestão na Receita.

GMD - Gerenciamento Matricial da Despesa: Racionalização das despesas e internalização do método.

ROP - Reestruturação de Processos: Redesenho de processos críticos da Secretaria Estadual de Saúde e dimensionamento das estruturas operacionais da SUSEPE e POLÍCIA CIVIL.

Participação Financeira: Estado 75% - PGQP 25%

Agenda

Saúde1

SSP - Polícia Civil2

Despesas Correntes3

Receita4

PROJETOS

• Problema• Método Adotado• Ações Planejadas e em

Andamento• Metas e Oportunidades• Institucionalização

ESTRUTURA

Líder do Projeto Secretário da Fazenda

Governança do Projeto

Gestão do Projeto

Secretarias Envolvidas

Estrutura Operacional dos ProjetosQuinzenal

Mensal

MensalPGQP SEFAZINDG

Secretários e Lideranças das Secretarias; SEFAZ e INDG

Gestores dos Projetos; Integrantes dos Projetos; INDG

Secretarias envolvidas• Secretaria da Saúde• Secretaria da Segurança• Secretaria da Educação• Secretaria da Fazenda

Agenda de Projetos

Saúde1

SSP - Polícia Civil2

Despesas Correntes3

Receita4

Foco do Trabalho

Gestão Plena R$ 824MM

OrçamentoR$2,03 BI

Despesas R$ 1,55 BI

MedicamentosR$ 241 MM

Incent. Hosp.R$ 105MM

DemaisR$ 380 MM

PessoalR$ 0,427 BI Salário

R$ 103MM

DemaisR$ 324 MMInvestimento

R$ 54 MM

O Projeto atua sobre processos que representam aproximadamente 58% do orçamento da Saúde do Estado no ano de 2011.

Medicamentos Administrativos e Judiciais

Regulação Ambulatorial e Hospitalar

Gestores envolvidos no Projeto: Liderança: Secretário da Saúde Secretário Adjunto da SaúdeDiretores: Diretor de Regulação Diretor de Medicamentos Diretor Administrativo

Fonte: Base de dados FPE

A Dimensão do Projeto na Saúde

Regulação Ambulatorial e Hospitalar

Medicamentos Administrativos e Judiciais

800 prestadores de serviços de saúde (hospitais, clínicas, laboratórios)

4 milhões de consulta com especialistas por ano

700 mil internaçõespor ano

1,3 milhão de entregas de medicamentos por ano

70.000 novas solicitações de medicamentos por ano

497 municípios com dispensação estadual de medicamentos

5 milhões de Gaúchos são afetados anualmente pelos processos de regulação do acesso à consultas, exames e internações e pela

distribuição de medicamentos pelo Estado!

Fonte: AME (RAME 94) e PRODUÇÃO SIA-SIH(DATASUS)

255 240 212 198 169 163 144 127 126 124 102 77 72

Tempo de espera para consultas reguladas SUS/RS - maio 2012 (dias)

Problema 1: Elevado tempo para marcação de consultas com especialistas (Média de 180 dias para as especialidades com maior demanda).

Regulação Ambulatorial

90.000 pessoas na fila 7,8 pessoas na fila para cada consulta

Total de consultas com espe-

cialistas

Consultas realizadas em Porto

Alegre

Primeiras consultas -

Porto Alegre

Cota do estado

414

13026 11

Consultas - SUS/RS -Março/12 – em mil

Apenas 2,6% de regulação pela

SES/RS

1

Fonte: Relatórios de Lista de espera (sistema AGHOS) e DATASUS

Oportunidade: Redução do tempo de acesso às consultas com especialistas de 180 para 55 dias, para todas as solicitações.

Regulação Ambulatorial

Plano de ação: Foram planejadas 103 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura.

Exemplos de Ações Planejadas:

1) Criação de mecanismos para evitar solicitação duplicada de consulta com especialista.

2) Criação de rotina para validação de solicitação de consultas com mais de 2 anos.

3) Parametrização da solicitação no sistema de acordo com protocolos de regulação de acesso;

4) Integração com o sistema de mortalidade do estado para qualificar a lista de espera;

5) Criação de rotina para intervir em municípios que apresentem alto absenteísmo nas

consultas com especialista;

6) Expansão do sistema de regulação ambulatorial para 100% das consultas com especialistas

no estado até final de 2013.

Ações até dez/12: 53 Ações até jul/13: 7 Ações até dez/13: 43

IMPLANTADAS !

EM

IMPLANTAÇÃO !

705 47 6.5

Internações SUS/RS - 2011 - em mil Somente 33% das transferências de UTI ocorrem no tempo adequado;

30% das transferências ocorrem em distâncias acima de 150 km;

De cada 4 internações, 3 são de caráter urgência;

A internação de urgência acarreta período de permanência 25 % maior.

Problema : Elevado tempo até a internação em UTI (Escopo de regulação de internações atual Somente UTI)

Regulação Hospitalar

Apenas 12% de regulação -

UTI

2

Fonte: Relatórios de regulação hospitalar (sistema AGHOS) e DATASUS

Oportunidade: Redução do tempo de acesso às internações com qualidade no encaminhamento

Regulação Hospitalar

Plano de ação: Foram planejadas 72 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura.

1) Criação da sistemática de gerenciamento da ocupação do leito

2) Criação de sistemática de monitoramento do paciente

3) Criação de agenda para ocupação ELETIVA de leitos

4) Criação de protocolos de regulação de acesso

5) Expansão do sistema de regulação para 100% das internações até final de 2013

Ações até dez/12 - 20 Ações até jul/13 - 16 Ações até dez/13 - 36

Sistema de Indicadores de Gestão Ambulatorial e Hospitalar

Informação e análise dos serviços prestados em 430 Hospitais. Análise dos indicadores de produção e acompanhamento financeiro dos contratos. Desdobramento dos procedimento ambulatoriais e hospitalares por hospital/região.

Produto: Interface amigável e de fácil consulta às informações gerenciais

SISTEMA DE INDICADORES DA REDE HOSPITALAR (FILANTRÓPICOS E PÚBLICOS)

Visão dos Serviços Prestados no Estado, por Região, por Município e por Hospital

Acompanhamento quantitativo e qualitativo dos contratos

Tempo entre a solicitação de medicamento e a 1ª dispensação1

11d 30d 36d

77d

Entrega de 58 % dos medicamentos previstos

no mês

Problemas: Elevado tempo da solicitação até a instrução (41 dias) e baixo índice de dispensação de medicamentos (58% ao mês).

Medicamentos Administrativos

Tempo no município

Tempo na instrução e avaliação pela SES

Tempo do deferimento até a primeira dispensação

2

TAC MPRS30 dias

Fonte: Relatórios do sistema AME

Oportunidades: Diminuição de 41 para 30 dias o tempo de avaliação da solicitação de medicamentos e aumento da dispensação mensal .

Medicamentos Administrativos

Plano de ação: Foram planejadas 53 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura.

1) Criação de mecanismo de controle de atas de registro de preço.

2) Criação de mecanismo de remanejo de estoque

3) Criação de sistemática de capacitação e avaliação nas regionais;

4) Estabelecimento do controle de produtividade de peritos.

5) Estabelecimento do processo virtual de avaliação das solicitações;

Ações até dez/12: 46 Ações até jul/13: 2 Ações até dez/13: 5

IMPLANTADA !

EM

IMPLANTAÇÃO !

Gasto mensal com bloqueios: R$ 6 MM

Problema: Elevado gasto com bloqueios judiciais de medicamentos

Medicamentos Judiciais

EXEMPLOS DE AÇÕES

6) Estratégia de enfrentamento da judicialização. Para isso, é necessária atuação conjunta entre a Secretaria de Saúde, Poder Judiciário e PGE.

7) Desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema de medicamentos (AME-JUD)Fonte: Relatórios de bloqueios de valores - SEFAZ/RS

1.Alinhamento do trabalho e formação da equipe

Em conjunto com os diretores, foram definidas as premissas para o trabalho e os servidores a serem envolvidos.

2. Mapeamento dos processos

Foram identificadas 124 causas dos resultados insatisfatórios do processo atual, envolvendo 26 servidores.

Método de Trabalho – SES/RS

Método de Trabalho – SES/RS

3. Reprojeto dos processosForam sugeridas 152 melhorias pelo grupo em conjunto por representantes da: SES/RS CRS SMS/ Porto Alegre COSEMS/SR GHC PGE

4. Plano de Ação e Acompanhamento

Elaborado plano de ação constituído de 228 ações contemplando melhorias de processo, tecnologia da informação e estrutura.

Acompanhamento e Institucionalização

Sistematização de reuniões de acompanhamento:

Quinzenal entre Gestores , Diretores dos Departamentos e o Grupo de Trabalho Mensal entre o Secretário da Saúde e os Diretores dos Departamentos

Acompanhamento das 228 ações Acompanhamento dos Indicadores dos processos:

Déficit oferta/demanda(AMB); Tempo de acesso(AMB-HOSP); % dispensado (MED); Tempo até avaliação (MED)

Agenda de Projetos

Saúde1

SSP - Polícia Civil2

Despesas Correntes3

Receita4

Oportunidade Identificada: Aumentar a Taxa de Conclusão de 47% (2011) para 71%** (110.000 Procedimentos).

Envolvidos: Liderança: Secretário de Segurança.

Liderança Executiva: Chefe de Polícia.

Gestor: Diretor de Planejamento.

Grupo de Trabalho: 20 Delegados.

Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais.

Polícia Civil

** Em Negociação

Dado a Taxa de Conclusão de 50% nos últimos anos, o passivo de ocorrências criminais da Polícia Civil tem se acentuado gradativamente.

Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais

Fonte: Relatório de Procedimentos Remetidos e Relatório de Ocorrências Registradas (Sistema COGNOS CUBO)

Método de Trabalho

1.Formação do grupo de trabalho

Foi designado pelo Chefe de Polícia 20 delegados

Durante o projeto, foram entrevistados 40 delegados e 100 agentes.

2. Definição de Indicadores e Critérios de comparação

Para identificar as delegacias de referencia na PC, foi desenvolvido o IGD, composto por 3 indicadores:- Indiciamento- Taxa de Conclusão- Tempo Médio

4. Oportunidades Identificadas

Utilizando a produtividade e taxa de conclusão das delegacias.

Identificou-se as melhorias de produtividade e da alocação do efetivo nas delegacias.

3. Identificação de padrões de produtividade

Os fatos criminais foram divididos em 6 grupos, dado a complexidade e a gravidade.

Para cada grupo identificou-se padrões de produtividade.

Dos 548 Órgãos foram analisadas 433 delegacias (78%) em relação à demanda de ocorrências e o desempenho no processo de investigação.

Análise da Produtividade das Delegacias

Análise das Causas - Demanda e Produtividade

ReferênciasMelhoria da Produtividade

O volume das bolhas é a quantidade de ocorrências criminais

Taxa

de

Conc

lusã

o Po

nder

ada

de 2

011

Produtividade Média por agente

Necessidade de EfetivoPonto Crítico

301

132

DPs acima da demanda mínimaDPs abaixo da demanda mínima

Análise da Demanda das 433 Delegacias

129

36 77

59

Fonte: Relatório de Procedimentos Remetidos e Relatório de Ocorrências Registradas (Sistema COGNOS CUBO)

Plano de Ação

• Alocar os 566 novos agentes em treinamento nas

delegacias com necessidade de efetivo.

• Contratualizar metas de taxa de conclusão com

diretores regionais e delegacias.

• Implementar sistemática de atuação para redução

do passivo.

• Normatizar critérios para abertura de novas

delegacias.

• Potencializar o uso da Delegacia Online (DOL).

Foram planejadas 135 ações com foco na Melhoria do Processo, Redução do Passivo, Aperfeiçoamento da Tecnologia e Otimização da Alocação do Quadro.

Acompanhamento e Institucionalização

Foram disseminadas Ferramentas de Gestão e Manuais para acompanhar a produtividade e garantir a institucionalização do projeto.

Agenda de Projetos

Saúde1

SSP - Polícia Civil2

Despesas Correntes3

Receita4

Problema: Baixo Nível de Controle nas Unidades Operacionais das Secretarias

50 Hospitais

Filantrópicos

4 Hospitais

Próprios do Estado

420 Unidades

Operacionais

600Unidades

Operacionais

160Unidades

Operacionais

30 CREs

IndicadoresMetas

Planos de Ação

Governo RS

Secretaria da Saúde

Secretaria da Segurança

Brigada Militar

Polícia Civil SUSEPE

Secretaria da Educação

Outras Secretarias (grupo corporativo)

Cotas Orçamentárias

2250 Escolas

Água e Esgoto; Combustíveis e Lubrificantes; Conservação de Veículos; Diárias de Viagens; Energia Elétrica; Gêneros para Alimentação;Limpeza e Higiene;

Gestão Plena do SUS; Manutenção e Conservação de Aeronaves;Locação de Imóveis; Processamento de Dados; Telefonia Fixa; Gás de Cozinha;Vestuário e Uniforme.

Exemplos de Rubricas:

...Implementada a sistemática de acompanhamento mensal das metas e ações planejadas em conjunto com a SEFAZ e os Órgãos.

...Elaborados os Planos de Ação (375 ações) para otimização do gasto...

...Analisadas as oportunidades de otimização do gasto e negociadas as metas com os Órgãos...

...Definidos os indicadores de consumo e preço e comparando-os entre grupos de unidades semelhantes (clusters)...

Selecionadas as 52 principais rubricas de despesas correntes do Estado (R$1,4 bilhão)...

Método de Trabalho

...Designados 5 líderes (BM, PC, SEDUC, SES E SUSEPE) e envolvidos 32 servidores dos Órgãos...

Exemplos de Ações

Otimização das despesas de custeio na Secretaria de Segurança (BM, SUSEPE e PC) nas rubricas trabalhadas.

Vestuário e Uniforme: compra única da demanda com entregas fracionadas; 20%

Expectativa de economia na rubrica

Telefonia Fixa: redução da tarifa através da instalação de centrais telefônicas;30%

Locação de Imóveis: migração para locais cedidos ou próprios;20%

Comunicação: ampliação da utilização de tipos de serviços (meios de postagem mais baratos);

14%

Energia Elétrica: em torno de 30 ações específicas para economia. Ex.: corte das unidades consumidoras não pertencentes às casas prisionais;

12%

Água e Esgoto: Em torno de 65 ações específicas para economia. Ex.: instalação de moduladores de vazão nos encanamentos.

10%

Exemplos de Ações

Qualificação do custeio nas rubricas corporativa de Energia Elétrica e Gestão da Frota trabalhadas transversalmente no Estado:

Qualificação estimada na rubrica

Programa de Eficientização Energética CEEE: Entregues projetos de 3 quartéis (BM), 25 presídios (SUSEPE) e 33 escolas (SEDUC);

2%

ICMS: Instrução Normativa para isenção do pagamento de ICMS nos combustíveis da frota do Estado (desde abril).

38%

Institucionalização

Capacitação de servidores da SEFAZ e o estabelecimento da rotina de interação SEFAZ/ÓRGÃOS

Gerenciamento Sistêmico

Matriz de controle

Relatório de anomalias

Planos de ação

Rotina

Órgãos

SEFAZ

... Através da nomeação dos gestores de rubricas por meio de Portaria

Agenda de Projetos

Saúde1

SSP - Polícia Civil2

Despesas Correntes3

Receita4

Avanços AlcançadosEvolução do Nível de Maturidade na Gestão da RE

O estágio de maturidade do GMR está mais avançado. Muitas melhorias implantadas já foram sistematizadas pela equipe da RE, e que busca a cada ciclo avanços em abordagens diferenciadas...

CICLO 1 CICLO 3DESENVOLVIMENTO DAS

FERRAMENTAS GMR CICLO 2 MIGRAÇÃO PLATAFORMA CORPORATIVA Ago/2012

EVOLUÇÃO E DISSEMINAÇÃO DO GERENCIAMENTO

CURVA DE MATURIDADEEM GESTÃO

• Acompanhamento de metas e resultados através dos aplicativos GMR:1. PAC Inteligente;

2. ICMS;

3. Informações Eletrônicas;

4. IPVA;

5. ITCD;

6. Cobrança.

• Migração dos aplicativos GMR para ambiente Windows 7 e Office 2007;

• Modelagem dos aplicativos GMR e projetos preliminar junto à PROCERGS;

• Inicio do desenvolvimento em plataforma corporativa.

• Desenvolvimento do GMR Inadimplência e Liquidez do Esforço Preventivo;

• Reestruturação dos principais processos da Receita Estadual;

• Desenvolvimento da Gestão de Desempenho por Indicadores;

• Assessoramento no Projeto Melhoria da Gestão.

Meta de redução de 4,5% para 4,0% com ganho estimado de R$ 70 milhões.

Informação por período, Grupo Setorial, Delegacia e contribuinte.

Gestão da Inadimplência

Inadimplência incluindo e excluindo os 500 maiores contribuintes.

Inadimplência com variações nas delegacias.

Com a utilização da Matriz GMR Inadimplência, é possível identificar a Inadimplência de ICMS GIA por Delegacia, Agência, Escritório, Município, CAE, Setorial, Contumácia, Posição da Arrecadação, chegando em nível de Contribuinte.

Principais atividades realizadas com o grupo de trabalho, formado principalmente por representantes da APLAN, DTIF, SECOB e DFC.

Método de trabalho - Inadimplência

Análise do comportamento

da Inadimplência do ICMS GIA

Criação de Indicadores:

• Percentual de Inadimplência

• Inadimplência Remanescente

• Recuperação da Inadimplência

Desdobramento da meta em nível

de agência, utilizando análise

histórica e comparativa

Construção da Matriz de

acompanhamento

Treinamento de cerca de 150

gestores

1 32 4 5Acompanhamento dos Resultados

em 56 Delegacias/Agên

cias da RE

6

CADP

Elaborado projeto da Gestão de Desempenho por Indicadores, englobando painel de gerenciamento por indicadores (PGI) e sistemática para acompanhamento dos resultados da Receita Estadual, desdobrados em indicadores de resultados de arrecadação, projetos e processos.

Gestão de Desempenho por Indicadores da RE

PAINEL DE GERENCIAMENTO POR INDICADORES

Atualizado em 19/07/2012

A sistemática de acompanhamento tem como objetivo internalizar os conceitos e objetivos da gestão da Receita Estadual em todos os níveis hierárquicos, disseminando a cultura de controle e as boas práticas entre todos os servidores da organização.

Sistemática de Acompanhamento dos Resultados da RE

Reunião do Comitê Estratégico Ampliado

Reunião Divisões e Delegacias e Projetos

Reporte - Atividades Operacionais - Etapas e Projetos

Chefes, Delegados e Gerentes de Projetos

Coordenadores das Unidades e Responsáveis pelas Ações e Projetos

Mensal

Mensal

Periodicidade

Reunião do Comitê Estratégico

Reunião Agências e Seções

Equipe Diretiva

Chefes de Agência e Chefes de Seção

Mensal

Semanal

Reestruturação dos Principais Processos da RE

Exemplos de ações contempladas: Definição de sistemáticas para gestão dos indicadores; Implantação de novos sistemas e funcionalidades: Alvará Eletrônico, Domicílio Tributário Eletrônico, Dossiê do

Contribuinte, Processo Eletrônico, LANCE Web; Integração com sistemas de órgãos externos; Expansão dos serviços disponibilizados no Autoatendimento.

Atendimento

59 servidores envolvidos 80 reuniões de trabalho Premissas e diretrizes definidas pelo

Subsecretário da RE Reprojeto validado pelo

Subsecretário da RE

Método de Trabalho: Mapeamento das 733 Tarefas; Identificação de 354 Oportunidades de Melhoria; Redução de 65 tarefas manuais; Definição de 69 Indicadores de desempenho dos processos; Priorização das ações de melhoria, com estruturação de 26

Projetos, contemplando 148 ações.

Tributação Fiscalização Contencioso Cobrança

Obrigado !!!