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CONTIENE LOS PRINCIPALES ASPECTOS DE LO QUE DEBE SER EL CONTROL INTERNO GERENCIAL EN EL SECTOR PUBLICO, HACIENDO ENFASIS EN EL AUTOCONTROL
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CONTROL GERENCIAL
CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES
IMPORTANCIA DEL AUTOCONTROL
GERARDO DOMINGUEZ GIRALDO 2013
QUE ES GERENCIAR
LOGRAR EL CUMPLIMIENTODE LOS OBJETIVOS
SOCIALES E INSTITUCIONALES
ADECUADA Y CORRECTAMENTE ART 209
C.P.C.
GERENCIAR
EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD
ES EL RESPONSABLE DE LA GERENCIA
RESPONDE POR TODO
CONTROLES DE LOS SERVIDORES
POR INFRINGIR LA CONSTITUCION Y LAS LEYES,
POR OMISION, O EXTRALIMITACIÓN DE SUS
FUNCIONESART 6. C.P.C
CONTROLES PUBLICOS
DISCIPLINARIO
FISCAL
POLITICO
CIUDADANO
PENAL
TODO BAJO
CONTROL
TODO BAJO
CONTROL
SISTEMA DE CONTROL
LAS ENTIDADES DEL ESTADO EN TODO SUS ORDENES
TENDRAN UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNOART. 209 C.P.C.
CONTROLAR
GARANTIZAR QUE:
LO QUE SE TIENE QUE HACER SE HAGA
LOGROS Y PROCEDIMIENTOSQUES Y COMOS
CONTROLAR
PORQUE NO SE LOGRA (HACE)
LO QUE SE TIENE QUE LOGRAR (HACER) ?
QUE SE CONTROLA
LOS QUE
Y
LOS COMO
QUE SE CONTROLA
EL QUE:
CUMPLIMIENTO
DE OBJETIVOS Y METAS
POR SUS HECHOS,
LOS CONOCEREIS “JESUS”
POR SUS HECHOS,
LOS CONOCEREIS “JESUS”
QUE SE CONTROLA
FINES DEL ESTADO:
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA, CRECIMIENTO Y DESARROLLO
DESARROLLO SOSTENIBLE
DESARROLLO POLITICO
DESARROLLO INSTITUCIONAL
ART. 2C.P.C.
QUE SE CONTROLA
EL COMO:
ADECUADO: PROCEDIMENTAL
CONFIABLE: INFORMACION
MAS LEGAL QUE UN ROBO
MAS LEGAL QUE UN ROBO
INFRINGIR LA NORMA:
En el sector privado, ES DE ASTUTOS.
En el sector público, ES DE CORRUPTOS.
INFRINGIR LA NORMA:
En el sector privado, ES DE ASTUTOS.
En el sector público, ES DE CORRUPTOS.
PORQUE CONTROLAR
SE PRESENTAN DESVIACIONES
EN EL CAMINO HACIA EL OBJETIVO.
ENTROPIA
DEL DICHO AL HECHO
HAY MUCHO TRECHO
DEL DICHO AL HECHO
HAY MUCHO TRECHO
“NO SE PUEDE
DAR PUNTADA
SIN DEDAL”
“NO SE PUEDE
DAR PUNTADA
SIN DEDAL”
PARA QUE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA PROPORCIONAR UNA SEGURIDAD RAZONABLE EN EL
CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS
“PARA QUE APACIGUAR EL HUMO
SI NO HEMOS APAGADO EL FUEGO ”
“PARA QUE APACIGUAR EL HUMO
SI NO HEMOS APAGADO EL FUEGO ”
OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTROL INTERNO
EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES
CONFIABILIDAD EN LA INFORMACION
CUMPLIMIENTO DE NORMAS
EL QUE NO SABE PARA DONDE VA
CUALQUIER CAMINO LE SIRVE,
EL QUE NO SABE PARA DONDE VA
CUALQUIER CAMINO LE SIRVE,
LA OCASIÓNHACE AL LADRON
LA OCASIÓNHACE AL LADRON
CUANDO CONTROLAR
ANTES
DURANTE
DESPUES
ES MEJOR PREVENIR, QUE TENER QUE
LAMENTAR
ES MEJOR LA SEGURIDAD
QUE LA POLICIA
ES MEJOR PREVENIR, QUE TENER QUE
LAMENTAR
ES MEJOR LA SEGURIDAD
QUE LA POLICIA
“TENEMOS TIEMPO PARA REPARARLO,
PERO NO TENEMOS TIEMPO PARA
HACERLO BIEN”
“TENEMOS TIEMPO PARA REPARARLO,
PERO NO TENEMOS TIEMPO PARA
HACERLO BIEN”
CUANDO CONTROLAR
ANTES
DURANTE
DESPUES
EN EL CAMINO SE
ARREGLAN
LAS CARGAS
EN EL CAMINO SE
ARREGLAN
LAS CARGAS
DESPUES DE OJO SACADO
NO HAY SANTA LUCIA QUE VALGA
DESPUES DE OJO SACADO
NO HAY SANTA LUCIA QUE VALGA
CUANDO CONTROLAR
ANTES
DURANTE
DESPUES
“SINO QUIERES TENER LOS MISMOS RESULTADOS
NO SIGAS HACIENDO LAS MISMAS COSAS
DE LA MISMA MANERA”ALBERT EISTEIN
“SINO QUIERES TENER LOS MISMOS RESULTADOS
NO SIGAS HACIENDO LAS MISMAS COSAS
DE LA MISMA MANERA”ALBERT EISTEIN
CONTROL BAJO TODO
CONTROL BAJO TODO
QUIEN CONTROLA
SERVIDORES: AUTO CONTROL
ENTIDAD: AUTORREGULACION,
AUTOGESTION
AUDITORIAS
COMO CONTROLAR
ORGANIZANDO UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE PERMITE GARANTIZAR EL
LOGRO Y LOS PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE CONTROL
ES EL SISTEMA INTEGRADO POR EL ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN
Y EL CONJUNTO DE LOS
PLANES, METODOS, PRINCIPIOS, NORMAS, PROCEDIMIENTOS, Y
MECANISMOS DE VERIFICACIONY EVALUACION
ART. 1.LEY 87/93.
COMPONENTES DEL SISTEMA
AMBIENTE DE CONTROL
VALORACION DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
EVALUACION Y CONTROL
ELEMENTOS DE AMBIENTE
ETICA, VALORES Y COMPROMISO
ESTILO DE DIRECCION
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
TALENTO HUMANO
Esta historia es de cuatro personas llamadas: TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA y NADIE.
Había un trabajo importante para hacer y TODO EL MUNDO estaba seguro que ALGUIEN lo haría, CUALQUIERA lo podía hacer pero NADIE lo hizo.
ALGUIEN se enojó porque eso era un trabajo para TODO EL MUNDO y TODO EL MUNDO pensó que CUALQUIERA lo podía hacer, pero NADIE se dio cuenta que TODO EL MUNDO no lo hacía.
Al final la historia terminó en que TODO EL MUNDO le echó la culpa a ALGUIEN, cuando NADIE hizo lo que CUALQUIERA pudo hacer.
ORGANIZACION
COMO MEJORAR EL RENDIMIENTOCOMPETENCIA ENTRE DOS EQUIPOS1a. Escena: Equipo japonés 1 jefe de equipo y 10 remeros.
Equipo Colombiano: 10 jefes de equipo y 1 REMERO.RESULTADO: El equipo colombiano llegó una hora después.CONCLUSION: La decisión pasó a la esfera del planeamiento estratégico para el año próximo, con una reestructuración que calaría en lo más profundo de la delegación.
2a. Escena: Equipo japonés: 1 jefe de equipo y 10 remerosEquipo colombiano: 1 jefe equipo – 2 staff de jefatura, 7 jefes
de sección – 1 REMERO RESULTADO: El equipo colombiano llegó a la meta 2 horas más tarde CONCLUSION: Poner en marcha un plan para mejorar la productividad que generaría incrementos sustanciales de EFECTIVIDAD, EFICIENCIA y EFICACIA. Esa sería la llave del éxito.
3a. Escena: Equipo japonés: 1 jefe de quipo y 10 remerosEquipo Colombiano: 1 jefe de equipo -2 auditores de calidad,1 asesor
de empowerment, 1 supervisor de downsizing, 1 analista de procedimientos -Un tecnólogo -1 contralor, 1 jefe de sección -1 apuntador de tiempos -1 REMERO.RESULTADO: El equipo colombiano llegó 3 horas más tarde.CONCLUSION: Luego de varios días de maratónicas reuniones en un afamado SPA en una paradisíaca isla, el comité directivo colombiano decidió por unanimidad amonestar y castigar económicamente al remero por el fracaso alcanzado.
Tres tortugas. Una de doscientos años, la segunda de ciento cincuenta y la más joven de ciento veinte años, salieron a dar un paseo campestre.
Cuando llegaron, notaron que el refresco lo habían olvidado.
Discutieron como retornarían por el, y decidieron que la mas joven lo reclamaría.
Esta se negó argumentando que mientras estuviera afuera, las otras dos se comerían el fiambre.
Prometieron que no lo harían y de ésta manera lograron el favor de parte de la joven.
Pasados dos años y en vista de que aquella jovencita , no regresaba, optaron por comerse los alimentos que llevaban, para evitar que se descompusieran.
En ese momento apareció la tortuga joven dentro del matorral diciendo: “Yo tenía razón, si me hubiera ido, ustedes se hubieran consumido todos los alimentos y me dejaban sin nada”.
LAS TORTUGAS
ELEMENTOS DE RIESGOS
OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
PLANES Y PRESUPUESTO
OPERACIÓN POR PROCESOS
RIESGOS
ADMON DE RIESGOS
La siguiente historia tradicional china, resume bastante bien, los criterios de Planeación:
El príncipe de un reino poseía tres hermosos caballos, uno era veloz, otro era rápido y el último era lento.
Un día decidió organizar una carrera, para competir con cualquiera de sus súbditos, con la condición de que quien perdiera, debería entregar su caballo al ganador .
Uno de los vasallos también poseía tres caballos, uno era veloz, uno rápido y otro lento.
Llegó el día de las carreras y salieron los dos caballos veloces, luego los dos rápidos y por ultimo los dos lentos. El súbdito perdió las tres carreras y triste se retiró a su pueblo, al haber perdido a sus tres animales.
Un anciano de su aldea, que había asistido a las competencias, lo detuvo y le dijo: tú te preocupaste por bañar y alimentar a los caballos pero no por planear las carreras. Si hubieras puesto a competir a tu caballo lento con el veloz del príncipe, a tu caballo rápido con el lento del príncipe y a tu caballo veloz contra el rápido del príncipe, hubieras ganado dos de las tres carreras, sacrificando únicamente tu caballo lento y ganándote los mejores corceles del príncipe.
PLANEACION
PROCESOS
CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE TIENEN UN FIN ESPECIFICO
ESTRATEGICOS: FINES
LA SOCIEDAD
OPERATIVOS: MEDIOS
PROYECTOS Y PRODUCTOS
ELEMENTOS DE CONTROL
POLITICAS
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
INDICADORES
QUE ES PROCEDIMIENTO
ES LA FORMA DESCRITA EN LAS NORMAS PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES QUE ME PERMITAN
LOGRAR
LOS OBJETIVOS Y LAS METAS
ELEMENTOS DE INFORMACION-COMUNICACION
CONTROL DATOS
CONTROL SOFTWARE
CONTROL DE SEGURIDAD
COMUNICACIÓN INTERNA
COMUNICACIÓN EXTERNA
MEDIOS
NOTICIA SOBRE EL COMETA HALLEY
Del Coronel al Mayor
Mañana en la tarde a la 20 horas, el cometa Halley será visible en esta área. Un acontecimiento que sólo se presenta una vez cada 75 años. ´Que todos los hombres se presenten en el Batallón en uniforme de faena y les explicaré este raro fenómeno. En caso de que llueva, no podremos ver nada, así que reúna a los hombres en el auditorio, donde les mostraré películas del Cometa.
Del Mayor al Capitan
Por orden del coronel, mañana a los 20 horas el cometa Halley aparecerá sobre el Batallón. Si llueve, ponga a los hombres en uniforme de faena. Luego marchen al auditorio donde se llevará a cabo el raro fenómeno, algo que ocurre una vez cada 75 años.
NOTICIA SOBRE EL COMETA HALLEY II
Del Capitán al Teniente
Por orden del Coronel, en ropa de faena, mañana, a las 20 horas, el cometa Halley aparecerá en el auditorio. En caso de que llueva en el Batallón, el coronel dará otra orden, algo que sólo ocurre una vez, cada 75 años.
Del Teniente al Sargento:
Mañana a las 20 horas, el Coronel aparecerá en el teatro con el Cometa Halley, algo que ocurre cada 75 años. Si llueve, el coronel le dará la orden al cometa de ir al Batallón en uniforme de batalla.
Del sargento al pelotón:
Cuando mañana llueva a las 20 horas, el fenomenal General Halley, de 75 años, acompañado del coronel, dirigirá su cometa a través del teatro del batallón, en uniforme de faena.
ELEMENTOS DE MONITOREO Y EVALUACION
MONITOREO
EVALUACIONES SEPARADAS
REPORTE DE DEFICIENCIAS
PLANES DE MEJORAMIENTO
CUIDA LOS CENTAVOS, QUE LOS PESOS SE
CUIDAN SOLOS.
CUIDA MUCHO LOS
DETALLES”
CUIDA LOS CENTAVOS, QUE LOS PESOS SE
CUIDAN SOLOS.
CUIDA MUCHO LOS
DETALLES”
LO QUE NO SE PUEDE MEDIR,
NO SE PUEDE CONTROLAR
LO QUE NO SE PUEDE MEDIR,
NO SE PUEDE CONTROLAR
En el sector privado, los
Gerentes son ASTUTOS.
En el sector público, los Gerentes son
CORRUPTOS.
En el sector privado, los
Gerentes son ASTUTOS.
En el sector público, los Gerentes son
CORRUPTOS.
El metro es la longitud a cero grados del prototipo internacional de platino e iridio, que se conserva en Sevres (Francja), según el acuerdo de la conferencia de pesos y medidas celebrada en París en 1889.
Esta barra es aproximadamente inferior en 0,2 m m a la diez millones parte del cuadrante del meridiano.
Modernamente, se define como1.650.763,73 veces la longitud de onda en el vacío de radiación anaranjada del criptón 86.
Esta definición fue adoptada desde octubre de 1960.
La longitud del metro sigue siendo por supuesto la misma.
DEFINICION DE METRO
“No basta con serHay que demostrarlo”
“No basta con serHay que demostrarlo”
CUANTO CONTROL
EL QUE PERMITA QUE LOS OBJETIVOS
SOCIALES E INSTITUCIONALES SE CUMPLAN
BvsC
“MAS CARO
EL CALDO
QUE LOS HUEVOS”
“MAS CARO
EL CALDO
QUE LOS HUEVOS”
CALIDAD TOTAL
Hace pocos días una amiga me hizo llegar un recorte de prensa del Washington Post con la siguiente historia que traduzco libremente y sin autorización del Post:
El Gerente General de una compañía recibió una entrada par aun concierto en el que se iba a interpretar la Sinfonía Inconclusa de Schubert. Al no poder ir por tener compromisos pendientes le pasó la entrada al gerente de Calidad Total quien, al día siguiente, mandó un memorando al Gerente General resumiendo su impresión del concierto:
• Por un considerable período de tiempo los oboes no tenían nada que hacer. Su número debería ser disminuido y su trabajo distribuido entre los instrumentos de la orquesta, evitando así períodos de inactividad.
•Los doce violines de la orquesta tocaban notas exactamente iguales. Esto parece una duplicación innecesaria debiéndose reducir drásticamente el personal de esta sección. Si se necesita un volumen de sonido alto se podría obtener utilizando un amplificador.
•Se gasta mucho esfuerzo en tocar las semicorcheas. Esto parece un refinamiento excesivo por lo que se recomienda que todas las notas sean redondeadas a la corchea más próxima. Si esto se hiciera podrían utilizar estudiantes en lugar de profesionales que salen más caros.
•No se cumple con ningún uso útil repitiendo con los cornos el pasaje que ya han tocado las cuerdas. Si se eliminara esta redundancia se podría hacer reducido el concierto de dos horas a apenas veinte minutos.
En vista de lo anterior, se puede concluir que si Schubert hubiera prestado atención a estos aspectos, habría tenido tiempo de finalizar su sinfonía.
MATRIZ
QUIEN QUE
CUANDO
ANTES DURANTE DESPUES
QUE COMO QUE COMO QUE COMO
GERENTE GENERAL
QUE EL OBJETIVO
IMPACTOSCOBERTURA
RIESGOSVIGILANCIA
AVANCES, METAS
CPTO PARCIALRIESGOS
MIDIENDOALERTASALARMAS
CPTO RESULTADOS
EVALUOBvs
CALIFICO
COMO ESTRATEGIA
DEFINIDACOMPARTIDA
RIESGOS
VIGILANCIA
IMPLEMENTADAAJUSTADARIESGOS
VERIFICANDOCAUSASAJUSTE
ANALISISAJUSTE
GERENTE OPERATIVO
QUEEL PRODUCTO
CTDs, CLDsRECURSOS
VIGILANCIAAVANCES,
METAS,CPTO PARCIAL
MIDIENDOALERTAS, ALARMAS
CPTO
EVALUOPvsR
COMOPROCEDIMIENTO
DEFINIDOSCARACTERIZADO
VIGILANCIA IMPLEMENTADO
AJUSTADOVERIFICANDO
CAUSASAJUSTE
ANALISIS AJUSTE
Los árboles no dejan ver el bosque
QUE ES CONTROLAR
GARANTIZAR
QUE LO QUE SE TIENE QUE HACER
SE HAGA
CONTROL
TODO
CONTROL
TODO
diente.mpg
LA GENTE QUE ME GUSTAPrimero que todo, me gusta la gente que vibra, que no hay que empujarla, que no hay que decirle que haga las cosas, sino que sabe lo que tiene que hacer y lo hace.
Me gusta la gente con capacidad para medir las consecuencias de sus actuaciones; la gente estricta con su gente y consigo misma, pero que no pierde de vista que somos humanos y que nos podemos equivocar.
Me gusta la gente que piensa que el trabajo en equipo produce más que los caóticos esfuerzos individuales.
Me gusta la gente sincera y franca, capaz de oponerse con argumentos serenos y razonados a las decisiones de su jefe.
Me gusta la gente con criterio y la que al aceptar sus errores, se esfuerza en corregirlos.
Me gusta la gente capaz de criticarme constructivamente y de frente. A esos los llamo mis amigos.
Me gusta la gente fiel y persistente, que no desfallece cuando de alcanzar objetivos e ideales se trata.
Con gente como esta, me comprometo, así no reciba alguna retribución económica, ya que con haber tenido a esta gente a mi lado, me doy por retribuido.
