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LOGO PANIFICADORA PEROXA, S.A. DE C.V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.
FECHA: MARZO 2013
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CONTENIDO.
0. Titulo………………………………….……………………………………………………………………………….…………….……….2 1. Propósito………………………………………………………………………………………………………………………….………..3 2. Alcance……………………………………………………………………………………………………………………………..……….3 3. Responsabilidad……………………………………………………………………………………………………………………..….3 4. Políticas……………………………………………………………………………………………………………………………….…….3 5. Definiciones……………………………………………………………………………………………………………………………....3 6. Descripción de Actividades…………………………………………………………………………………………………………4 7. Diagrama de Flujo………………………………………………………………………………………………………………………6 8. Registros……………………………………………………………………………………………………………………………….…...8 9. Anexos…………………………………………………………………………………………………………………………..…………..9
ELABORÓ: Jarquín Segovia Ricardo.
REVISÓ: Caballero Rosales Jaqueline.
AUTORIZÓ: José Laso.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.
FECHA: MARZO 2013
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.
ELABORÓ: Jarquín Segovia Ricardo.
REVISÓ: Caballero Rosales Jaqueline.
AUTORIZÓ: José Laso.
1. PROPÓSITO: Establecer las condiciones bajo las cuales, se elaboran, mantienen y actualizan los documentos elaborados y recibidos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de “Panificadora Peroxa, S.A. de C.V.”
2. ALCANCE: Este procedimiento afecta a los documentos internos y externos que se reciban en cualquiera de las áreas de Peroxa, S.A. de C.V., siempre y cuando, éstos, estén involucrados de una manera directa con el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.
3. RESPONSABLES:
Administrador General. Coordinador de la Calidad. Encargado de las plantas de trabajo.
4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Los responsables de cada documento dentro de este procedimiento, por ningún motivo podrá ceder el cumplimiento de su obligación a otra persona, siempre y cuando este en facultades de hacerlo.
En caso de identificar el incumplimiento de este procedimiento se avisará al Coordinador de Calidad para que éste toma las medidas necesarias.
5. DEFINICIONES:
Documentos/Documentos: Conjunto de información organizada, que tiene datos significativos de Peroxa, S.A. de C.V.
Documentos Internos: Son todos los documentos adicionales a la estructura documental requeridos por la organización, para asegurar la efectiva planeación, operación y control de sus procesos. (Ejemplo: órdenes de producción, recetas, tabuladores, calendarios, otros manuales, etc.).
Documentos externos: Documentos que pertenecen a entidades externas de Peroxa, S.A. de C.V., pero que sin embargo, sirven para el buen desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.
Empleado Operativo: Cualquier trabajador que tenga relación con el público y/o, este involucrado de una manera directa en el proceso productivo.
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES, “DOCUMENTOS INTERNOS”:
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
6.1 IDENTIFICACIÓN:
El empleado operativo identifica la necesidad de elaborar un nuevo documento para el Sistema de Gestión de la Calidad dentro de su planta productiva; o identifica la necesidad de modificar un documento ya existente.
Empleado Operativo.
6.2 COMUNICACIÓN: Comunica al encargado de la planta la necesidad de elaborar o modificar un documento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, argumentando ducha necesidad.
Empleado Operativo.
6.3 EVALUACIÓN:
El encargado de la planta evalúa la necesidad de elaborar o modificar un documento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, de la planta productiva, analizando:
La pertinencia del documento para el S.G.C. Argumentos expuestos por el personal operativo.
Encargado de la Planta.
6.3.1. COMUNICACIÓN.
Si la solicitud no es aprobada por el Encargado de la Planta, éste deberá informar por escrito al empleado operativo, argumentando el o los motivos por los cuales no procede la elaboración o modificación de un documento.
Encargado de la Planta.
6.3.2 COMUNICACIÓN: Si la solicitud es aprobada se continua con este procedimiento. Encargado de
la Planta.
6.4 COMUNICACIÓN:
El Encargado de la Plana envía la solicitud por escrito al Coordinador de la Calidad, expresando la necesidad, (argumentada por el Empleado Operativo), de elaborar o modificar un documento.
Encargado de la Planta.
6.5 EVALUACIÓN: El Coordinado de la Calidad evalúa la solicitud y argumentos expuestos, para la elaboración o modificación de un documento.
Coordinador de la Calidad.
6.5.1. COMUNICACIÓN:
Si el documento es considerado como “no viable” por el Coordinador de la Calidad, éste informará por escrito al Empleado Operativo, por medio del Encargado de la Planta, argumentando los motivos de “No viabilidad”, y con esto concluye el proceso.
Coordinador de la Calidad.
6.5.2. COMUNICACIÓN:
Si el documento es considerado como “Viable” por el Coordinador de la Calidad, éste comunica por escrito al Empleado Operativo, por medio del Encargado de Planta, asignando responsabilidades de la elaboración o modificación del documento.
Coordinador de la Calidad.
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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
6.6 ELABORACIÓN El Empleado Operativo elabora o modifica el documento, de acuerdo, al “Procedimiento para la Elaboración de Documentos”, y las directrices dadas por el Coordinador de la Calidad.
Empleado Operativo.
6.7 REVISIÓN Y
APROBACIÓN:
El Empleado Operativo muestra al encargado de la planta el documento realizado, para su revisión y aprobación, conforme a los procesos involucrados, a la política y objetivos de la Calidad.
Encargado de la Planta.
6.7.1 COMUNICACIÓN: Si el Encargado de la Planta no aprueba el documento, informa al empleado, regresando así al punto 6.6, para elaborar las correcciones pertinentes.
Encargado de la Planta.
6.7.2 COMUNICACIÓN: Si el documento es aprobado por el Encargado de la Planta, se continúa con el procedimiento.
Encargado de la Planta.
6.8 COMUNICACIÓN: El Encargado de la Planta, hace llegar al Coordinador de la Calidad, un borrador del documento elaborado o modificado, para que sea revisado, conforme a lo establecido.
Coordinador de la Calidad.
6.8.1 REVISIÓN Y
COMUNICACIÓN:
Si el documento no es adecuado, se informará por escrito al Empleado Operativo, por medio del Encargado de Planta, para realizar las adecuaciones necesarias, regresando así al punto 6.6.
Coordinador de la Calidad.
6.8.2 REVISIÓN Y
COMUNICACIÓN: Si el documento es aprobado por el Coordinador de la Calidad, se continúa con el procedimiento.
Coordinador de la Calidad.
6.9 ELABORACIÓN:
El Coordinador de la Calidad transcribe el documento en los formatos oficiales del S.G.C. y define el código del documento de acuerdo al “Procedimiento para la Elaboración de Documentos” también evalúa la necesidad de tramitar copias controladas para los empleados que requieren del documento.
Coordinador de la Calidad.
6.10 DISTRIBUCIÓN: El Coordinador de la Calidad distribuye las copias necesarias a los empleados que requieren utilizar el documento.
Coordinador de la Calidad.
6.11 DOCUMENTACIÓN:
El Coordinador de la Calidad, actualiza el Listado Maestro del Sistema de Gestión de la Calidad, depurando los archivos necesarios y agregando los nuevos documentos, terminando así con el procedimiento.
Coordinador de la Calidad.
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7. DIAGRAMA DE FLUJO:
INICIO
Identificación de la necesidad de la
modificación o creación de un documento.
Comunicación de la necesidad de modificar o elaborar un documento.
Se evalúa la necesidad de modificar o elaborar un
documento.
¿Es necesario el documento?
Envío de solicitud por escrito al Coordinador de la Calidad.
Si
Comunicar al solicitante la decisión tomada
No Fin del Procedimiento.
El Coordinador de la Calidad evalúa la necesidad del
documento.
¿Es necesario el documento?
No
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¿El documento es adecuado?
Se hace llegar borrador al Coordinador de la Calidad,
para su revisión.
Si
Se informa al empleado, para que haga las
correcciones necesarias.No
¿El documento es adecuado?
Si
No
El Coordinador de la Calidad elabora el documento,
conforme a lo establcido.
El Coordinador distribuye, las copias necesarias a los
empleados involucrados.
El Coordinador de la Calidad, documenta el nuevo
documento, en el L.M.S.G.C.Fin del Procedimiento.
Se da la instrucción al empleado de elaborar o modificar el documento.
Se presenta el documento elaborado al Encargado de la
Planta, para su revisión.
El empleado elabora o modifica el documento,
conforme a lo establecido.
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8. REGISTROS:
REGISTROS.
CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE LUGAR DE ALMTO. TIEMPO DE RETENCIÓN.
N/A Comunicado de la necesidad de un nuevo documento.
Empleado Operativo.
Archivo del área productiva
1 año.
N/A Comunicado de rechazo de solicitud. Encargado de
área. Archivo del área
productiva. 1 año.
N/A Solicitud de elaboración o cambio de documento.
Encargado de área.
Archivo del Coordinador.
1 año.
N/A Comunicado de documento “Viable” o “No viable”
Coordinador de la Calidad.
Archivo del área productiva.
1 año.
N/A Borrador del documento. Empleado Operativo.
Archivo del área productiva.
1 año.
N/A Documento. Coordinador de
la Calidad.
Área productiva y archivo del
coordinador. Permanente.
LMCDI/01 Listado Maestro de Control de los Documentos Internos.
Coordinador de la Calidad.
Archivo del Coordinador.
Permanente.
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9. ANEXOS: Procedimiento para la elaboración de documentos.
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