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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
INSTITUO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA RADIC “UNIR”
CARRERA: INFORMATICA
CATEDRA: FORMULACION Y CONTROL DE PROYECTOS
PROFESOR: CAROL PUCHE
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION AUTOMATIZADO
PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD
PARA LA EMPRESA “INVERSIONAS AZUL, C.A “INVERAZULCA”
ALUMNOS:
BIARRETA DIVIANA CI: 18.979.483.
PEREZ HENRY CI: 17.683.357.
MARACAIBO, AGOSTO 2008
CAPITULO I El problema
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Aproximadamente desde el siglo XVIII las personas han buscado la
manera de agilizar o automatizar el trabajo humano para hacerlo mas eficaz
y rápido. El ser humano comienza a plantear soluciones para un control
efectivo para la planificación de sus formas de producción y consumo.
Esto ha originado que hoy en día la tecnología informática obtenga
una mayor importancia, dada la necesidad de automatizar procesos de
información de grandes cantidades al menor tiempo posible con objeto de
tomar decisiones oportunas. Estas automatizaciones han requerido la
invención de máquinas que sean capaces de procesar aspectos
característicos de la capacidad mental humana, siendo así como un auxiliar
el hombre.
Estos equipos se han diseñados con el propósito de hacer cálculos y
procesos a mayor velocidad que sean capaces de tomar decisiones
rápidamente.
Todos estos motivos son evidencias del impacto tecnológico causado
por los computadores y los sistemas informáticos en la administración de las
organizaciones. Puesto que para estar a la vanguardia de los progresos
tecnológicos se convirtió en una necesidad para toda empresa que quiera ser
competitiva.
Dentro de ese marco, Montilva (1997.P.32) citando a J.Emery
(1969.P.32) comenta que el sistema de información dentro de una
organización juega el papel análogo similar al del sistema nervioso de un
animal. Incluidos en este sistema están los componentes que ejecutan
funciones tales como la percepción clasificación y trasmisión. Su propósito
primordial es proporcionar información para la toma de decisiones,
coordinación y advertencia tanto humana como automática.
Los sistemas de información proveen información pasada, presente y
futura, acontecimientos que sirven para el estudio de la complejidad. Existen
dos tipos de sistemas de información, el que se hace de forma manual por
ejemplo “llenando de talonario de factura” y el otro de forman automatizada
con la ayuda de el computador.
Venezuela no escapa de la realidad en cuanto a la incorporación de
sistemas de información para automatizar los procesos. A nivel regional
podemos mencionar a INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA”. Esta
empresa zuliana comenzó hace 8 años como pequeña empresa cubriendo
necesidades en el ámbito industrial, pasa luego a ser mediana empresa y
crece su labor y rol en el mundo de la industria, abasteciendo la creciente
demanda de necesidades en al área de construcción, electricidad, y otras
áreas del medio industrial, con el tiempo y con gran trabajo logra ser gran
empresa resguardando mayormente necesidades que siendo pequeña y
mediana empresa no cubría. “Inverazulca” a crecido tanto su estructura física
como su estructura organizacional. Su creciente evolución en todos los
aspectos ha crecido en conjunto con la información que procesa la misma.
La información que se maneja en ella debe ser controlada y manejada
cuidadosamente con cierta seguridad. En la actualidad la empresa no cuenta
con ningún sistema de información que le permita resgaurdar y controlar
dicha información. Esta ausencia de programas o bien sistemas de
información obligan a la empresa a realizar el manejo de datos de manera
manual, provocando descontrol en el proceso de información y generando
pérdidas de material, en este caso los implementos de seguridad que llegan
a la empresa. Últimamente se han cometido errores al momento de
contabilizar los implementos que se adquieren, también se han generado
perdidas y extravío de materiales que con el tiempo podrían generar perdida
en la finanza de la empresa.
Para afrontar ese problema se ha elaborado una propuesta de
automatización de información el cual llevara el registro de entrada, salida y
subsistencia de dichos implementos en la organización. Esto evitara las
pérdidas y descontrol que existe actualmente.
OBJETIVOS GENERALES
Desarrollar un sistema de información automatizado para el registro y control de implementos de seguridad para la empresa “inversiones azul, c.a” “INVERAZULCA”.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Analizar la situación actual del control y registro de inventario en la
empresa INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA”.
Determinar los requerimientos del nuevo sistema de control y registro de
inventario partiendo del análisis
Diseñar el prototipo de sistema de información automatizado para el
control y registro de inventario en función de los requerimientos y las
especificaciones del diseño.
Evaluar el sistema de información automatizado ara la verificación de
posibles errores
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
En la actualidad las empresas u organizaciones llevan presente la
importancia de un sistema de información ya que esto mejora de forma
radical y eficazmente los diversos procesos administrativos. Entre estos
tenemos el registro y control de inventario que permite saber el estado de
sus productos y quien se los distribuye.
Podemos observar que los procesos administrativos en la empresa
INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA”. Se realiza de forma manual, lo
que provoca un desfavorecimiento en la toma de decisiones de
productividad en consecuencia se requiere el desarrollo de un sistema de
información automatizado que optimice el control de estos procesos para dar
una justificación predeterminada del desarrollo de un sistema.
Desde un punto de vista metodológico, el siguiente estudio se
justificará ya que se sigue una metodología establecida por los autores para
cualquier sistema de información lo cual garantiza la sistematización y
objetividad con la cual que se realizará dicho sistema.
Desde el punto de vista practico el desarrollo de un sistema de
información automatizado para los procesos de registros de control de
inventarios, traerá como resultado mejorar la toma de decisiones y que
obtener información de manera exacta, ágil y precisa, se harán las
transacciones en el menor tiempo posible y menor esfuerzo por parte de los
empleados. Va a satisfacer la consulta en tiempo aleatorio de cualquier
producto sin perder tiempo y ser un trabajo agotador para los usuarios.
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Esta investigación se lleva a cabo en la empresa INVERSIONES
AZUL, C.A “INVERAZULCA”. La misma esta se ubicada en el municipio
Miranda-Edo. Zulia en los puertos de Altagracia-Avenida 5- edificio 16-70
diagonal al banco mercantil. En un tiempo estimado de de nueves (9) meses
a partir de mayo 2008 hasta febrero 2009. Abarcando el área de informática
puesto que se utilizaran herramientas de programación para el desarrollo del
sistema de registro y control de inventario automatizado.
CAPITULO II Marco Teórico
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
Con el plan de determinar las variables que intervienen en el
desarrollo de este proyecto, se han encontrado varios antecedentes que
servirán de apoyo por sus resultados y conclusiones para ésta investigación.
Entre estos podemos mencionar los que a continuación se muestran:
1.- “Desarrollo de un sistema de información para el control de facturación e
inventario. Caso: Librería Europa”.
González, R. y Martínez L. (2001), realizaron un estudio Titulado:
Instituto universitario de tecnología READIC-UNIR. Maracaibo, Zulia. El
objetivo general de esta investigación es desarrollar un sistema de
información automatizado para el control de facturación e inventario en
librería Europa, el cual permitirá optimizar dichos procesos ya que serán
automatizados para que sean mas confiables, seguros, rápidos, tapidos y
veraces al momento de ejecutarlos.
Los tipos de investigación usados en el desarrollo de esta
investigación fueron aplicados y descriptivos ya que proporcionaron
soluciones mas optimas y permiten detallar y analizar más a fondo el
universo de la misma. Esta investigación a su vez se llevo a cabo con la
metodología de los autores Julie Kendall y Kennett Kendall, tomando en
cuenta que la misma esta conformada por siete fases que facilitaron de una
forma sencilla y organizada la elaboración del mismo.
Para el desarrollo de este proyecto se utilizo el lenguaje de
programación Visual Basic 6.0 junto con el administrador de base de datos
Access 2000, suyos instrumentos brindaron el apoyo técnico para realizar el
sistema de una manera sencilla y flexible ya que proporcionan las
herramientas esenciales para el desarrollo de cualquier aplicación y a su vez
permiten una fácil interfaz con el usuario debido a su representación
orientada a objetos, facilitando también gestionar de forma automatizada
cualquier conjunto de registros a través del diseño rápido de base de datos,
ofreciendo al usuario del sistema velocidad de los procesos e integridad de
los datos. A su vez, se realizaron las pruebas necesarias para la detección y
depuración de errores, de tal manera que se comprobó la optimización del
sistema.
Aporte: En cuanto este antecedente, se tomó como aporte el tipo de
investigación, la cual es descriptiva, puesto que es utilizada para conocer la
problemática existente dentro de la organización, ya que permite analizar las
características las variables presentadas en el caso de estudio.
2.- “Sistema de información automatizado para el control de facturación e
inventario de una empresa publicitaria: Billarte Publicidad, C.A
Por otra parte, Gutiérrez, Á. y Muentes, I. (2003) realizaron una
investigación denominada: instituto universitario de tecnología READIC-
UNIR Maracaibo Zulia. El presenta trabajo de investigación tiene como
propósito desarrollar un sistema de informacion automatizado para el control
de facturación e inventario para una empresa publicitaria. Caso: Billarte
publicidad. El cual permitirá agilizar los procesos de facturación e inventario
que se efectúan de manera manual.
Dicho sistema de informacion traerá como ventajas rapidez al
momento de facturare inventariar, meno consumo en materiales de oficina,
una amplia base de datos histórica, ahorro de tiempo tanto para el cliente
como para los empleados. Para el desarrollo de este proyecto de utilizo la
metodología de ciclo de desarrollo de Jonás Montilva el cual consta de siete
(7) fases o etapas: definición del proyecto, análisis del contexto, definición de
requerimientos, diseño del sistema, construcción del sistema, pruebas del
sistema e implantación dl sistema (esta ultima no aplicada).
Para la elaboración del sistema de informacion se utilizo el manejador
de base de datos Microsoft Visual Fox pro versión 6.0, que forma parte de la
suite de programas de Microsoft visual studio versión 6.0, carta estructurada,
diagrama de flujo de datos, diccionario de datos y el diagrama entidad-
relación. Al realizar las pruebas de este sistema se pudo comprobar que los
procesos de facturación e inventario son más rápidos y eficaces el momento
de procesar informacion, cumpliendo así con las necesidades de la empresa.
Aporte: El segundo antecedente facilito las herramientas a utilizar
para la elaboración y del diseño, como lo son diagramas de flujo de datos
(DFD), carta estructurada, diccionarios de datos y el diagrama entidad-
relación.
3.- “Sistema de información automatizado para el control de inventario dentro
del departamento de almacén de la empresa REY, C.A”
Caldera, J y Coronado, R. (2003) realizaron un estudio llamado
“desarrollo de un sistema de informacion automatizado para el control de
inventario. Caso. Rey, C.A instituto universitario de tecnología READIC-
UNIR Maracaibo Zulia. El propósito de esta investigación fue desarrollar un
el cual permitirá agilizar las actividades de control inherentes el proceso de
inventario, permitiendo consultas, reportes, búsquedas de informacion de
una manera rápida, clara y precisa.
Para la recolección de los datos se utilizo la técnica de observación
directa que permite tener una visión plena del problema presentado, así
mismo como instrumento de estudio para el desarrollo de esta investigación
se empleo la metodología propuesta por el autor Jonás Montilva. La cual
consta de seis fases como lo son: definición del proyecto, análisis del
contexto, definición de los requerimientos. Diseño del sistema, prueba del
sistema e implantación del sistema.
Posteriormente, para la construcción del sistema se empleo el entorno
de desarrollo de Delphi 6.0 ya que es fácil de codificar, posee una interfaz
grafica de datos existentes en el mercado. Los resultados fueron
satisfactorios, y se logró establecer que el mismo se adaptara perfectamente
a las necesidades de la empresa.
Aporte: El tercer antecedente, aporto una de las técnicas de
recolección de datos como lo es la observación directa, la cual permite al
investigador tener una visión del medio en el que se desenvuelve la
situación de la empresa donde de desarrolla la investigación.
4.- “Sistema de Información automatizado para el control de procesos
administrativos. Caso: Coordinación de Investigación de la Facultad de
Ingeniería de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin”
Presentado por María G., Saavedra V. y Giovanna Ch., Safra M. (2001)
El propósito de esta investigación fue el desarrollo de un sistema de
información para automatizar los procesos administrativos de la
coordinación de investigación de la facultad de ingeniería de la universidad
Dr. Rafael Belloso Chacin. Para recolectar datos y analizar información, se
emplearon las técnicas de observación directa, documental y entrevistas.
Parta el desarrollo del sistema de sustento en la metodología establecida por
SENN (1997), que se cumplió en seis fases, investigación preliminar,
Determinación de requerimientos, diseño del sistema, desarrollo del software
y prueba e implantación del sistema. Para el desarrollo físico del sistema se
selecciono la herramienta de programación visual Basic 6.0 y la de
aplicaciones de manejos de sistemas de bases de datos de Access 2000.
Los resultados de las pruebas determinaron beneficios para la empresa por
su integración a las nuevas tecnologías en el área de computación.
Aporte: Finalmente esta Investigación nos aporto la metodología
utilizada para la realización del sistema de información automatizado, la
metodología fue la establecida por SENN 1997. La cual consta de seis fases,
cabe destacar que en nuestra investigación la 6ta fase no se establece, es
decir, no se implanta el sistema ya que es un prototipo de sistema.
Estos resultados demuestran la modernización de el sistema que
llevaban las empresas y objeto fe estudios satisfaciendo las requerimientos y
las necesidades de las mismas, ofreciendo diversos puntos de vista críticos a
futuras investigaciones que se desarrollen en el área de informática
específicamente en los sistemas de información aplicado a procesos
administrativos como el caso de control y registro de inventario.
BASES TEORICAS
Se realiza los fundamentos bibliográficos de los teóricos para la
elaboración de este proyecto los cuales enriquecerán la investigación
aportando sus diferentes opiniones acerca de las variables y términos de
estudio en cuestiones tales como:
Sistema de información:
Para Montilva (1997.P.13) un sistema de información es un sistema
caracterizado porque es abierto e interactúa con su ambiente mediante el
intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que
lo contiene, permite el uso de computadoras que automatizan procesos
rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el
hombre, su entrada esta constituida por datos y sus salida por información.
Para senn (1997.p.9) que “es un medio organizado de proporcionar
información pasada, presenta y futras proyecciones, relacionadas con las
operaciones internas y conocimiento externo de la organización.
Por lo antes expuesto, los sistemas de información son un conjunto de
componentes que en relación brindan información pasada, presente y futura,
siendo esta oportuna para la toma de decisiones dentro de una organización.
Sistema de información basado en computadora
Un sistema de información basado en computadoras es según
Montilva. (1997.p.17) citando a Senn (1977.P.628) “Un sistema de
información (basado en computadoras) que procesa datos en forma tal que
pueden ser utilizaros por quien los recibe para fines de toma de decisiones.
Mientras que Stair y Reynolds (1999.P.17) alegan que un sistema de
Información basado en computadoras (SIBC) esta compuesto por un
hardware, software, base de datos, telecomunicaciones, personas y
procedimientos específicamente configurados para redactar, manipular,
almacenar y procesar datos para ser convertidos en información.
Las definiciones expuestas muestran una perspectiva del uso del
sistema de información para la toma de de decisiones. Dentro de una
organización utilizando como herramienta para el procesamiento de los
datos, el computador proporcionando eficacia y eficiencia al sistema a lo que
se puede llamar sistema de información.
Unos de los elementos destacados en estos sistemas es la base de
datos (data base), que según Date (1998.P.3) especifica “que puede
considerarse como una especia de archivero electrónico, dicho de otra
forma, es un sitio donde se recolecta un conjunto de archivos de datos
computarizados”
Así mismo Ullman y Windows (1999, .p.1) exponen lo siguiente “En lo
esencial no es otra cosa que una colección de información que existe
durante un periodo largo, a menudo, de muchos años: con la expresión base
de datos se designa una colección de datos que es administrada por un
sistema de administración de base de datos, que se abrevia DBMS (ata base
management system, sistema de administración de base de datos o
simplemente sistema de base de datos)”.
Lo antes adaptado explica a la base e datos como un archivo en la
que se alojan los registros necesarios para un sistema de información
debido a que en ella se almacena de manera organizada, como en una
recopilación, accediendo a ser manipulada y consultada, en el momento que
se desee.
Montilva (1997, p.34-36) dice que para estudiar los componentes de
estos sistemas es necesario clasificarlos de acuerdo a su naturaleza en dos
tipos: De datos, etc.)
Componentes físicos:
Representando por esas entidades que forman el sistema de
información, este lo podemos dividir en varios subsistemas físicos en la
forma que se demuestre a continuación:
El subsistema computador esta formado por el equipo de
computación (procesador, unidades de entrada y salida de datos). Y por los
programas de apoyo de ese equipo (sistema operativo, sistema de manejo
de base de datos, editores, compiladores utilitario, etc.)
El subsistema de personal de constituyen los usuarios del sistema. El
administrador de la base de datos, los operadores, el personal de entrada de
datos y el grupo de desarrolladoras y soporte (gerente de procesamiento de
datos, ingenieros de sistemas, analista y programadores). El número de
registro de los miembros de este subsistema depende del tamaño y
complejidad del sistema de información.
El subsistema programando consiste en, los programadores de
aplicación para ejecutar el procesamiento para hacer las aplicaciones
operativas, esto es, manuales de usuarios, manuales de sistemas,
instrucciones para la entrada de datos. Formularios planilla. Las
características de este subsistema dependen del propósito y tipo de sistema
de información.
El subsistema de datos esta compuesto por los elementos de
almacenamiento de datos. Estos elementos pueden ser de dos tipos:
archivos convencionales y base de datos. El tipo de elementos que se
maneje determina tantos los programas de aplicación como los programas
de apoyo del equipo. Tal caso del sistema de manejo de base de datos
(SMBD)
Componentes funcionales:
Considerando las funciones básicas de un sistema de información de
divide un sistema de información en tres componentes funcionales estos son:
El subsistema de procesamientos de transacciones cuyo propósito es
capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las
transacciones relevantes que acontecen en la organización.
El subsistema de administración de datos originados por las
transacciones debe almacenarse en medios apropiados tales como base de
datos o archivos. Se requiere, entonces de un sistema encargado del
mantenimiento, acceso y transformación de datos en información.
El subsistema de procesamiento de información se encarga de
producir y distribuir la información requerida por los usuarios del sistema.
Este sistema toma los datos de la base de datos o archivos, los procesa de
acuerdo a patrones predefinidos (algoritmos, modelos, etc.) y los distribuye
presentando la información en la forma de reporte. (Informes, gráficos)
Tipos de sistema de información
Los autores, Burch & Strater, Davis, Philipapakis & Kazmier y Lucas,
aceptan la existencia de dos tipos de sistemas de información formal e
informal.
Sistemas de información formal
Basados en un conjunto de normas, estándares y procedimientos que
permiten que la información se genere y llegue a quien lo necesita en el
momento deseado. La información formal puede ser producía por el
computador.
Sistemas de información informal:
Están basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre
las personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructura y no
procedimientos establecidos porque su información puede ser bastante
imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así, el procesamiento
automático.
Las nociones manifestadas denotan que es desarrollo de un sistema
de información para los procesos de registro y control inventario dentro de la
empresa INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA” se enfoca desde el
punto de vista de un sistema de información formal, ya que como se
implantan normas y procedimientos que garantizan que la información llegue
en el momento deseado, daría solución a una de las dificultades
representadas dentro de la misma.
Sistemas de apoyo a las operaciones:
Los sistemas de información se han necesitado para procesar datos
generados por operaciones comerciales, y han sido utilizados en éstas.
Estos sistemas de apoyo a las operaciones generan una variedad de
productos de información para uso interno y externo en:
Sistemas de procesamientos de transacciones (TPS, transaction
procesing system)
Los cuales registran y procesan datos resultantes de transacciones
comerciales. Entre los ejemplos típicos se encuentran los sistemas de
información de procesan ventas, compras y cambios de inventario. Los
resultados de este procesamiento se utilizan para actualizar base de datos
de clientes, de inventarios, y otras bases de datos organizacionales.
Posteriormente, estas bases de datos proporcionan los recursos de datos
que pueden ser procesados y utilizados mediante sistemas de información
gerencial, sistemas de apoyo de decisiones y sistemas de información
ejecutiva.
Sistema de control de procesos:
Los sistemas de información de operaciones también decisiones
rutinarias que controlan los procesos operacionales. Algunos ejemplos son
las decisiones automáticas de nuevos pedidos de inventario y las decisiones
sobre el control de producción. Esto incluye una categoría de sistemas de
información denominadas sistemas de control de proceso, en los cuales los
computadores toman decisiones automáticamente sobre ajuste de un
proceso de producción física. Por ejemplo, una refinería de petróleo utiliza
sensores electrónicos enlazados a computadores, con el fin de supervisar
continuamente los procesos químicos.
Sistemas de colaboración empresarial:
Estos utilizan una variedad de tecnologías de información para ayudar
a que las personas trabajen en conjunto. Este tipo de sistemas nos ayuda a
colaborar: comunicara ideas, compartir recursos y coordinar nuestros
esfuerzos de trabajo cooperativo como miembros delos equipos de procesos
y de proyectos formales e informales y de otros grupos de trabajo que
constituyen parte esencial de las organizaciones de hoy.
Sistema de apoyo gerencial:
Cuando los sistemas de información se centran en el suministro de
información y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte d los
gerentes, reciben el nombre para la toma de decisiones efectivas por parte
de los gerentes, reciben el nombre de sistema de apoyo gerencial. Entre
estos tenemos:
Sistemas de información gerencial (management información system,
MIS)
Suministran a los usuarios finales gerenciales productos de
información que respaldan gran parte de sus necesidades de tomas de
decisiones diarias. Proporcionan una gran variedad de informes
presentaciones a la gerencia. Los contenidos de estos productos de
información son especificados por anticipados por los gerentes de manera
que contengan la información que ellos necesitan. Los sistemas de
información gerencial recuperan de las bases de datos información sobre
operaciones internas que han sido utilizadas mediante sistemas de
procesamiento de transacciones. También obtiene datos sobre e entorno
empresarial, a partir de fuentes externas.
Sistema de apoyo de decisiones
Son una progresión natural a partir de sistemas de reportes de
información sistemas de procesamiento de transacciones. Son sistemas de
información interactivos, que se basan en el computador y que se utilizan
modelos de decisión y base de datos especializadas para apoyar os
procesos de toma de decisiones de los usuarios finales gerenciales.
Sistemas de información ejecutiva (EIS executive information system).
Son sistemas de información gerencial adaptados a las necesidades
estratégicas de información de la alta gerencia. Los altos ejecutivos obtienen
la información que necesitan de muchas fuentes. La meta de los sistemas de
información ejecutiva que se basan en el computador consiste en
proporcionar a la lata gerencia un acceso inmediato y fácil a la información
selectiva sobre factores claves que son fundamentales par el logro de los
objetivos estratégicos de una empresa; son fáciles de operar y comprender,
se utilizan extensamente las presentaciones graficas, y se brinda acceso
inmediato a bases internas y externas.
Dependiendo de la complejidad y tamaño de la organización, estos
modelos de sistemas de información se integran para configurar un sistema
de información global cuya integración se debe a dos razones: el diseño del
sistema y el de computadores que permitan manipular base de datos.
Las ideas publicadas disponen el proyecto a realizar para la empresa
INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA” en el marco de un sistema de
procesamiento de transacciones comerciales debido a que los procesos que
integran el área a estudiar son transacciones comerciales y se
desenvuelven en Compras y cambio de inventario, con la automatización de
estos procesos se agilizan las tomas de decisiones, así como también se
incrementaran la competitividad de la organización.
Proceso de control dentro de los sistemas de Información
Según Munch Galindo y García Martínez (2002.p.171.) citando a Terry
“es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo
y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución de desarrolle de acuerdo con lo planeado”.
Según Munch Galindo y García Martínez (2002.p.172) citando a
Búchele, lo define como “el proceso de medir los actuales resultados en
relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesaria”.
Dentro de este orden de ideas el control es el ente que supervisa los
procesos desde el punto de vista administrativo, estableciendo las
operaciones realizadas de una organización, vigilando que estas no se
desvíen de los planes y en tal caso aplicar las medidas necesarias,
asegurando al ejecutivo tener una dirección eficiente de los objetivos
planteados
Elementos del control
Según Munch Galindo y García Martínez (2002.p.172) son los siguientes:
Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro
de los objetivos que se establecen en la planeación.
Medición para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
Detectar desviaciones. Unas de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es rever y corregir
los errores.
Importancia del control
Según Munch Galindo y García Martínez (2002.p.172, 173) se puede
determinar la importancia del control de la siguiente forma:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal que alcance los
planes exitosamente.
Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento
en que se establece las medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse al proceso de planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide indirectamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de
la empresa.
Características del control
Según Munch Galindo y García Martínez (2002.p.183) estas son:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de
control deberá ajustarse alas necesidades de la empresa y tipo de
actividad que se desee controlar.
Así, una pequeña empresa necesita de un control distinto al d una
empresa grande.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar
inmediatamente las desviaciones, siendo ideal que las descubra antes
que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione en el momento
adecuado.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación, es fundamental que los datos en
informes de los controles sean accesibles para las personas a las que
van a ser dirigidos.
Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles
para todas las actividades con criterios de valor estratégicos.
Consideraciones para establecer un sistema de control tomado de la
página http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
Tipos de medición. Los tipos de medición se basan en alguna forma
de normas o estándares establecidos, que pueden ser.
Estándares históricos. Pueden basarse en registros e información
concernientes a las experiencias pasadas de una organización.
Estándares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u
otras unidades de la misma organización.
Estándares de ingeniería. Se refiere a la capacidad de las máquinas,
suelen venir especificadas por los fabricantes.
El número de mediciones. El número de mediciones puede ser
reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un
trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a como y
cuando ejecutarlo.
Autoridad para establecer medidas y estándares. Los estándares del
desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo
desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma
unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los
empleados los juzguen idealistas.
Flexibilidad de los estándares. Los gerentes necesitan determinar si los
estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la
organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control
cuantitativo frente al cualitativo.
Frecuencia de la medición. La frecuencia y tiempo de la medición
depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo
de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra
y el intervalo que debe haber entre las pruebas.
Dirección de la retroalimentación. La finalidad del control consiste en
asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes
futuros se realicen con más eficiencia.
Tipos de control
Control preliminar.
Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que
las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia
en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos
del control.
Control concurrente.
Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes
e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según
ocurran.
Control de retroalimentación.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del
estándar aceptable.
HERRAMIENTAS A UTILIZAR
VISUAL BASIC 6.0:
CONCEPTO: Es un lenguaje de programación que se ha diseñado para
facilitar el desarrollo de aplicaciones en un entorno grafico (GUI-
GRAPHICAL USER INTERFACE) Como Windows 98, Windows NT o
superior.
Tomado de la página web:
http://www.monografias.com/trabajos10/visual/visual.shtml
CARACTERÍSTICAS DE VISUAL BASIC 2008.
Tomado de la página web:
http://www.monografias.com/trabajos10/visual/visual.shtml
Diseñador de entorno de datos: Es posible generar, de manera
automática, conectividad entre controles y datos mediante la acción de
arrastrar y colocar sobre formularios o informes.
Los Objetos Actives son una nueva tecnología de acceso a datos
mediante la acción de arrastrar y colocar sobre formularios o informes.
Asistente para formularios: Sirve para generar de manera automática
formularios que administran registros de tablas o consultas
pertenecientes a una base de datos, hoja de cálculo u objeto (ADO-
ACTIVE DATA OBJECT)
Asistente para barras de herramientas es factible incluir barras de
herramientas es factible incluir barra de herramientas personalizada,
donde el usuario selecciona los botones que desea visualizar durante la
ejecución.
En las aplicaciones HTML: Se combinan instrucciones de Visual Basic
con código HTML para controlar los eventos que se realizan con
frecuencia en una página web. Tomado de la pagina web:
http://www.monografias.com/trabajos10/visual/visual.shtml
VENTAJAS:
Tomado de la página web:
http://www.auladirectiva.com/curso/programacion-con-visual-basic-6/
demostracion-del-curso/content/content1.html
Sencillo de aprender
Lenguaje intuitivo
Permite utilizar mensajes de Windows
Al ser desarrollado en un entorno grafico se ahorra en tiempo de
desarrollo
Se puede generar librerías dinámicas adecuado para aplicaciones de
gestión
Tomado de la página web:
http://www.auladirectiva.com/curso/programacion-con-visual-basic-6/
demostracion-del-curso/content/content1.html
SQL
CONCEPTO: Es un lenguaje de programación estándar, destinado a la
gestión, administración y comunicación de bases de datos, muy utilizado en
la Web (por ejemplo, Microsoft SQL Server, MySQL, etc.).
CARACTERISTICAS DE SQL:
Microsoft ® SQL Server ™ posee las siguientes características:
Facilidad de instalación, distribución y utilización.
SQL Server posee una gran variedad de herramientas administrativas y
de desarrollo que permite mejorar la capacidad de instalar, distribuir,
administrar y utilizar SQL Server. Administrativas (Administrador
Corporativo) Desarrollo (Analizador de Consultas).
Puede utilizarse el mismo motor de base de datos a través de plataformas
que van desde equipos portátiles que ejecutan Microsoft Windows® 95 ò
98 hasta grandes servidores con varios procesadores que ejecutan
Microsoft Windows NT®, Enterprise Edition.
Almacenamiento de datos.
SQL Server incluye herramientas para extraer y analizar datos resumidos
para el proceso analítico en línea(OLAP, Online Analitycal Processing).
SQL Server incluye también herramientas para diseñar gráficamente la
base de datos y analizar los datos mediante preguntas en lenguaje
normal.
SQL Server se integra con el correo electrónico, internet y Windows,
permitiendo una comunicación.
Metodología para el desarrollo de sistemas de informacion. James Senn
(1997)
Según el autor, el desarrollo de sistemas de informacion es el conjunto de
actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para
desarrollar e implantar un sistema de informacion, el cual consta de las
siguientes etapas:
1.-investigacion preliminar.
Es la etapa inicial y básica en el desarrollo de los sistemas de informacion
consta de tras partes fundamentales:
Aclaración de la solicitud. La solicitud para recibir ayuda de un sistema
de informacion puede originarse enfáticamente por varias razones, sin
importar cuales sean estas, el analista del sistema debe examinarla con
precisión, para determinar lo que el solicitante desea, es decir, antes de
seguir adelante, la solicitud del proyecto debe estar claramente planteada.
Estudio de la factibilidad. Un resultado importante de la investigación
preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible. El
estudio de factibilidad lo lleva a cabo un pequeño equipo de personas que
esta familiarizado con técnicas de sistemas de información: dicho equipo
comprende la parte de la empresa u organización que participará o se verá
afectada por el proyecto, y es gente experta en los procesos de análisis y
diseños de sistemas. En general, las personas que son responsables de
evaluar la factibilidad son analistas capacitados o directivos.
2.- Determinación de los requerimientos del sistema
El aspecto fundamental del análisis de sistema es comprender todas
las facetas importantes de la parte de la empresa que de encuentra bajo
estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores,
deben estudiar los procesos de una empresa.
Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudia los datos sobre
requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe
tener el nuevo sistema, incluyendo a informacion de deben producir los
sistemas junto con características operacionales tales como controles de
procesamiento, tiempo de respuestas y métodos de entrada y salida.
3.-Diseño de sistema
El diseño de un sistema de informacion produce los detalles que
establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos
durante la fase de análisis. Los especialistas en sistema se refieren, con
frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la de desarrollo
del software, a la que denominan diseño físico.
Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño
identificando los reportes y demás salida que debe producir el sistema.
Hecho lo anterior se determina con toda precisión los datos específicos para
casa reporte y salida. Es común que los diseñadores hagan un bosquejo del
formato o pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema este
terminado. Lo anterior se efectúa en papel o en la pantalla de un terminal
utilizando para ello algunas de las herramientas automatizadas disponibles
para el desarrollo del sistema. El diseño se un sistema también indica los
datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser
almacenados. Así mismo, se describen con todo detalle los procedimientos
de cálculo y los datos individuales. Los diseñadores seleccionan las
estructuras de archivos y los dispositivos de almacenamiento, tales como
discos y cintas magnéticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos
que se escribe indican como procesar los datos y producir las salidas.
Los documentos que contienen las especificaciones de diseño
representan a este de muchas maneras. La informacion detallada del diseño
proporciona al equipo de programación para comenzar la etapa de desarrollo
de software.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las
especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez
comenzada la fase de programación, los diseñadores contestan preguntas,
aclaran dudas y manejas los problemas que enfrentan los programadores
cuando utilizan las especificaciones de diseño.
4.- Desarrollo del software
Los encargados de desarrollar software puedan instalar software comprado a
terceros o escribir programa diseñados a la medida del solicitante. La
elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para
escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Por regla
general. Organizaciones pertenecen a un grupo permanente de
profesionales. En empresas pequeñas donde no hay programadores, se
puede contratar servicios externos de programación.
Los programadores también son responsables de la documentación
de los programas y de proporcionar una explicación de cómo y porque de
ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación
es esencial para probar el programa y llevara cabo el procedimiento una vez
que la aplicación se encuentra instalada.
5.- prueba de los sistemas:
Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de
manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es
decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que
los usuarios esperan que lo haga. Se alimenta como entradas conjunto de
datos de prueba para su procesamiento y después de examinan los
resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios utilicen el sistema
para que los analistas observen si tratan de emplearlo en formas no prevista.
Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la organización
implante el sistema y dependa de él.
En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas
ajena al grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue,
por una parte que las pruebas sean completas e imparciales, por otra que el
software sea mas confiable.
Verificación. Esta prueba tiene la intención de hallar errores, se lleva a
cabo ejecutando un programa en un ambiente simulado. Cuando los
sistemas comerciales se desarrollan con a intención explicita de distribuirlo a
través de terceros para su venta, o comercializarlos por medio de oficinas
de la propia compañía, primer deben pasar por la verificación, a veces
llamada prueba Alfa (Senn 1997.p.794)
Validación. Esta se refiere al proceso del uso del software en un
ambiente no simulado para hallar sus errores. La retroalimentación de las
fases de validación generalmente produce cambios en el para resolver
errores y fallas que se descubren. Se elige un conjunto de instalaciones
usuarias que ponen a trabajar el sistema en un ambiente real. Estas
instalaciones de pruebas beta usan el sistema en las actividades cotidianas;
procesan transacciones en directo y producen salida normales de sistema. El
sistema esta a prueba en toda la extensión de la palabra, excepto que los
usuarios están a prueba en toda la extensión de la palabra, excepto que los
usuarios están advertidos que se esta usando un sistema que pude fallar. Sn
embargo, las transacciones que se están procesando y las personas que
usan el sistema son reales
Es posible continuar la validación durante varios meses. En el curso
de la validación del sistema, puede ocurrir una falla y el software será
modificado. El uso continuo posiblemente produzca fallas adicionales y la
necesidad de más cambios. (Senn 1997.p.794)
Metodología para el desarrollo de sistemas de información. Kendall y
Kendall (1997)
Kendall y Kendall (1997) exponen que el ciclo de vida del desarrollo
de sistemas es un enfoque por fases de análisis y diseño que sostiene que
los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo
especifico de actividades para el analista y el usuario.
Según Kendall y Kendall, distintas actividades pueden realizarse de
forma simultanea, e incluso se pueden repetir. Las fases, así como las
actividades que forman cada fase, no se deben considerar como un proceso
lineal. Es posible que cada una de las actividades de una fase de interrumpa
hasta finalizar otra tarea, por lo que es interesante no considerar las
actividades y las fases como pases independientes y separados.
Kendall y Kendall divide el ciclo de vida del desarrollo de sistemas en
siete fases: identificación de problemas, oportunidades y objetivos,
determinación de los requerimientos de información, análisis de las
necesidades del sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo y
documentación del software, Prueba y mantenimiento del sistema, e
implantación y evaluación del hardware
En principio se observa que las metodologías expuestas por senn y
por Kendall y Kendall con muy similares, aunque con algunas variaciones
que se comentan a lo largo de los siguientes párrafos.
La fase de identificación de problemas, oportunidades y objetivos es
una de las más criticas en el desarrollo de sistema, ya que una incorrecta
definición de los problemas que existen de los objetivos a conseguir puede
dar como resultado un sistema de información que no resuelva el problema
que lo inicio. Esta fase es definida de forma muy similar a la expuesta por
Senn en la sección anterior.
La fase de identificación de problemas, oportunidades y objetivos es
una de las más críticas en el desarrollo de sistemas, ya que una incorrecta
definición de los problemas que existen o de los objetivos a conseguir puede
dar como resultado un sistema de información que no resuelva el problema
que lo inicio. Esta fase es definida de forma similar a la expuesta por Senn
en al sección anterior.
En la fase de determinación de los requerimientos de información, el
analista debe estudiar la organización para comprender que información
necesitan los usuarios para realizar sus trabajos, existen varias formas para
conseguir este hilo, aunque siempre es necesaria la intervención de los
usuarios finales del sistema. El estudio de dicha información permite al
analista hacerse una imagen de la organización y de sus objetivos.
Según Kendall y Kendall, también es importante que el conozca los
detalles sobre las funciones actuales del sistema: que personas están
involucradas, la actividad del negocio, el ambiente en donde lleva a cabo el
trabajo, en que momento se realiza cada trabajo, y de que manera se
desarrollan los procedimientos.
Gracias a estas investigaciones, el analista puede comprender el por
que de las funciones del negocio y tener información completa sobre las
personas, los objetivos, los datos, y los procedimientos involucrados.
En la fase de análisis de las necesidades del sistema, Kendall y
Kendall exponen que el objetivos es identificar y explicar y explicar todos los
flujos de datos relacionados con las funciones del negocio. A partir de estos
sistemas y con los que el sistema tendrá que trabajar.
Por otra parte, el analista debe analizar y estudiar las decisiones, y no
que el sistema tendrá que realizar. Para ello , el analista puede utilizar
herramientas como el lenguaje estructurado, las tablas de decisión y los
arboles de decisión.
Como resultado de estos estudios, el analista propone diversas
recomendaciones para el diseño del sistema. El objetivo de esta fase no es
diseñar el nuevo sistema, sino acotar el alcance del proyecto y los objetivos
del nuevo sistema atreves de las anteriores recomendaciones solo sirven
para orientar el tipo de solución que se requiere diseñar.
En la cuarta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el
analista realiza el diseño lógico de las entradas, las salidas y las
operaciones internas que debe realizar el sistema para cumplir con las
necesidades detectadas en las fases anteriores. Otro objetivo de esta fase es
el diseño de las bases de datos y de la interfaz entre el sistema de
información y los usuarios. Por ultimo, el analista debe diseñar
procedimientos de control y respaldo el sistema para su protección ante
fallos.
Si estudiamos las metodologías propuestas por Senn y por Kendall y
Kendall. Se observa que las fases son muy similares, pero no idénticas.
Después de describir las anteriores fases, puede verse que las fases análisis
de las necesidades del sistema y diseño del sistema recomendable de
Kendall y Kendall equivalen a la fase llamada diseño del sistema propuesta
por Senn.
En la fase de desarrollo y documentación del software los
programadores deben trasladar el diseño proporcionado por los analistas a
un sistema de verdad. Por otra parte, los programadores también deben
trabajar con los usuarios en el desarrollo de la documentación para el
software. No se tiene que confundir esta documentación con la
documentación del proyecto que debe realizarse y almacenarse durante
todo el proyecto, tal y como se expuso en los principios para el desarrollo de
un sistema.
Le siguiente fase (pruebas y mantenimiento) tiene como objetivo
identificar errores antes de su implementación, y que es mucho mas costoso
reparar un error o fallo cuando el sistema esta funcionando de forma regular
que durante su desarrollo, además y según Kendall y Kendall , el proceso
de mantenimiento se debe iniciar en esa fase, en lugar de después de la fase
de implementación. (Tal y como propone senn)
La fase de implementación y evaluación del sistema es la última del
ciclo de la vida del desarrollo del sistema, Kendall y Kendall expone que la
evaluación del sistema debe realizarse en distintos momentos durante el
proyecto solo al final.
La implementación del sistema también consta del crecimiento y de la
formación a los usuarios que manejaran el sistema. Es posible encontrar
organizaciones en donde la formación y entrenamiento de sus trabajadores
lo realice un proveedor externo de servicios; sin embargo., el responsable de
esta formación es el analista de sistemas, ya que es el quien conocen los
cambios que han sufrido los puestos de trabajo y por lo tanto su
procedimiento.
TERMINOS BASICOS
ACCESO: en informática, localizar, cargar en la memoria o preparar para su
ejecución alguna operación. El término “acceso” se utiliza también para
expresar el permiso que tiene un usuario en relación con discos, archivos,
registros y procedimientos de entrada en una red. Microsoft ® Encarta ®
2008. © 1993-2007
ANALISTA: persona con conocimientos de lenguajes de programación y
capaz de desarrollar un programa valido para la conducción de cualquier tipo
de proceso especifico. ENCICLOPEDIA VISOR tomo 2
ANALISIS: operaciones previas a la programación de un sistema informático. Se
puede disponer en dos fases funcional y orgánica. El análisis funcional indica los
problemas problemas a resolver, los algoritmos de cálculo y la organización de los
procedimientos. El orgánico consiste en una descripción detallada de los
programas y los procedimientos. ENCICLOPEDIA VISOR tomo 2
ARCHIVO: conjunto completo de información identificado con un nombre.
Puede ser un programa, un conjunto de datos utilizados por el programa o un
documento creado por los usuarios. Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-
2007
AUTOMATIZACION: sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la
capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas
anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia
de las operaciones sin intervención humana. El término automatización
también se ha utilizado para describir sistemas no destinados a la fabricación
en los que dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de
forma independiente o semiindependiente del control humano. Microsoft ®
Encarta ® 2008. © 1993-2007
AUTOMATIZAR: Convertir ciertos movimientos corporales en movimientos
automáticos o indeliberados. Aplicar la automática a un proceso, a un
dispositivo, etc. Microsoft® Encarta® 2008. © 1993-2007.
BASE DE DATOS: cualquier conjunto de datos organizados para su
almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado
para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La
información se organiza en campos y registros. Microsoft ® Encarta ®
2008. © 1993-2007
CAMPO: Un campo se refiere a un tipo o atributo de información, y un
registro, a toda la información sobre un individuo. Microsoft ® Encarta ®
2008. © 1993-2007
CODIGO: término genérico para nombrar las instrucciones del programa,
utilizadas en dos sentidos generales. El primero se refiere al código fuente,
legible a simple vista, que son las instrucciones escritas por el programador
en un lenguaje de programación. El segundo se refiere al código máquina
ejecutable, que son las instrucciones convertidas de código fuente a
instrucciones que el ordenador o computadora puede comprender. Microsoft
® Encarta ® 2008. © 1993-2007
CONVERSION: proceso de cambiar la forma de representar la información
sin que el contenido se vea afectado. La necesidad de la conversión proviene
del hecho de que diferentes programas o sistemas informáticos representan
la misma información con formatos diferentes. Microsoft ® Encarta ® 2008.
© 1993-2007
DATOS: Información dispuesta de manera adecuada para su
tratamiento por un ordenador. Microsoft® Encarta® 2008. © 1993-
2007
DIAGRAMA DE FLUJO: diagrama que ilustra las diferentes secuencias de
un programa y la relación entre cada una de sus partes. Los diagramas de
flujo utilizados en informática emplean símbolos especiales para indicar los
distintos tipos de tareas que realiza el programa descrito (decisión,
modificación, cálculo, entrada, de datos. Subrutina, etc.)
DICCIONARIO DE DATOS: Para comprender mejor el significado de un
diccionario de datos, puede considerarse su contenido como 'datos acerca
de los datos'; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos,
programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario
de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones
de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también
información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios
están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de
datos está integrado en el sistema de información que describe. Microsoft ®
Encarta ® 2008. © 1993-
EJECUCION: acto de realizar la operación especificada por una instrucción
particular. Estrictamente, se no se incluye la carga de la instrucción a partir
de la memoria. Poner en ejecución. Llevar a la práctica. ENCICLOPEDOA
VISOR tomo 8
FLUJO DE DATOS: es el trayecto de los datos desde el documento origen o
fuente a través de las entradas de datos t el procesamiento hasta los
informes finales. Los datos puede cambian formato y secuencia a medida
que desplazan de programa en programa (Kendall & Kendall 1997.p. 185)
HARDWARE: equipo utilizado para el funcionamiento de una computadora.
El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema
informático. Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007
INDICADOR: dispositivo generalmente óptico mediante el cual se muestra el
estado e un aparato y el contenido de un contador o de una posición de
almacenamiento. ENCICLOPEDOA VISOR tomo 14
INFORMACION: denominación que comprende todo lo que una
computadora puede almacenar o trasmitir, es decir datos de E/S, archivos o
programas. ENCICLOPEDOA VISOR tomo 8
INTERFAZ DE USUARIO: conjunto de componentes empleados por los
usuarios para comunicarse e interaccionar con las computadoras. El usuario
dirige el funcionamiento de la máquina mediante instrucciones, denominadas
genéricamente entradas. Las entradas se introducen mediante diversos
dispositivos, por ejemplo un teclado, y se convierten en señales electrónicas
que pueden ser procesadas por la computadora. Estas señales se transmiten
a través de circuitos conocidos como bus, y son coordinadas y controladas
por la unidad central de proceso, o CPU, y por un soporte lógico conocido
como sistema operativo. Una vez que la CPU ha ejecutado las instrucciones
indicadas por el usuario, puede comunicar los resultados mediante señales
electrónicas, o salidas, que se transmiten por el bus a uno o más dispositivos
de salida, por ejemplo una impresora o un monitor. Microsoft ® Encarta ®
2008. © 1993-2007
IVENTARIAR: Incluir en un inventario Microsoft ® Encarta ® 2008. ©
1993-200
LENGUAJE: en informática, cualquier lenguaje artificial que puede utilizarse
para definir una secuencia de instrucciones para su procesamiento por un
ordenador o computadora. Es complicado definir qué es y qué no es un
lenguaje de programación. Se asume generalmente que la traducción de las
instrucciones a un código que comprende la computadora debe ser
completamente sistemática. Normalmente es la computadora la que realiza
la traducción. Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007
MANTENIMIENTO: conjunto de acciones efectuadas para mantener una
maquina, vehículo, etc. En sus condiciones optimas y se divide en dos
aspectos: la previsión de averías y su recuperación (diccionario
enciclopédico Grijalbo. 1996. p. 254
ORGANIZACIÓN: Asociación de personas regulada por un
conjunto de normas en función de determinados fines.
Microsoft® Encarta® 2008. © 1993-2007
PANTALLA: el dispositivo en el que se muestran las imágenes generadas
por el adaptador de vídeo del ordenador o computadora. Microsoft ®
Encarta ® 2008. © 1993-2007
PROCESO: conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o una serie de
fenómenos Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007
PROGRAMA: en informática, sinónimo de software, el conjunto de
instrucciones que ejecuta un ordenador o computadora. El término puede
referirse al código fuente original o a la versión ejecutable (en lenguaje
máquina) de un componente de software. Microsoft ® Encarta ® 2008. ©
1993-2007
PROGRAMADOR: persona que diseña, escribe y/o depura programas de
ordenador o computadora, es decir, quien diseña la estrategia a seguir,
propone las secuencias de instrucciones y/o escribe el código
correspondiente en un determinado lenguaje de programación. Microsoft ®
Encarta ® 2008. © 1993-2007
PROTOTIPO: , modelo o versión inicial de un producto, previsto para probar
y desarrollar el diseño. Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007
PROYECTO: plan y disposición que se forma para n tratado o para la
ejecución de una cosa de imputación, Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-
2007
REGISTROS: colección de elementos que comparten un contexto común.
SISTEMA: cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realización
de una tarea. Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS: personas y equipos que
manipulan datos para crear información. Procesamiento da datos. Por
Robert verzello.
SOFTWARE: programas de computadoras. Son las instrucciones
responsables de que el hardware (la máquina) realice su tarea. Microsoft ®
Encarta ® 2008. © 1993-2007
TEGNOLOGIA: término general que se aplica al proceso a través del cual
los seres humanos diseñan herramientas y máquinas para incrementar su
control y su comprensión del entorno material. Microsoft ® Encarta ® 2008.
© 1993-2007
USUARIO: Un usuario es la persona que utiliza o trabaja con algún objeto o
que es destinaría de algún servicio público o privado, empresarial o
profesional. Encontrado en: http://es.wikipedia.org/wiki/Usuario
USUARIO AVANZADO: Un usuario avanzado es alguien que dispone de
sólidos conocimientos informáticos y puede trabajar con las funciones más
complejas de las aplicaciones. Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007
CAPITULO III Marco metodológico
TIPO DE INVESTIGACION.
En esta investiga en necesario fundamentarse en conceptos
metodológicos para identificar el tipo de investigación que se va a manejar
en la realización de este proyecto logrando así seguir estos lineamientos y el
diseño a utilizar.
Con respecto al estudio fue descriptivo porque consistió en avaluar los
procesos que se manejaban en el área administrativa de la organización y
así poder tener una visión clara de la situación actual de manera que sirva a
través del sistema de información desarrollado.
Desde esta perspectiva la investigación desarrollada para le empresa
INVERSIONAS AZUL, C.A “INVERAZULCA” es un trabajo especial con
estudio descriptivo ya que propone solucionar los altercados presentados
en los procesos de registro y control de inventario de implementos de
seguridad. Esto trae consigo la disminución de traspiés para la organización
así como una herramienta que será de buen provecho para la toma de
decisiones gracias a los avances tecnológicos
Metodología para el diseño de la investigación
Para el desarrollo del sistema de información de los procesos de
control, y registro de inventario de la empresa “INVERSIONES AZUL, C.A
“INVERAZULCA” se asiste a la propuesta metodológica del autor James
Senn (1997) ya que muestra de manera clara y precisa las tácticas que se
deben seguir para la elaboración de los sistemas formados por las etapas de
análisis y diseño, la cual contempla las siguientes fases:
Fase 1: Investigación preliminar
Esta fase se divide en tres partes y es fundamental para el desarrollo
del sistema para la empresa INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA”. En
primer lugar se aclarará la solicitud proveniente del departamento de
administración de dicha organización, permitiendo así tener una Idea clara
del proyecto a desarrollar.
El segundo pase, será un estudio de factibilidad, ya que es un punto
clave de esta fase de investigación preliminar. Es usado para recopilar datos
que definirán si la solicitud del sistema nuevo es factible para la organización;
la factibilidad se basa en tres aspectos:
A.- Factibilidad técnica:
Se realiza un estudio y analizan los recursos Técnico con los que cuenta
la empresa. Se podrá determinar si el diseño propuesto es factible o no, se
verificará si cuenta o no con la tecnología necesaria para la realización del
proyecto. Tomando en cuenta el origen de las herramientas utilizadas para la
realización del diseño, estas se encuentran divididas en dos grupos.
Requerimientos del hardware:
Este aspecto lo conforman los equipos técnicos computacionales que se
utilizaran para el desarrollo del sistema de registro y control de inventario,
tales como:
01 computador Core 2 Dúo con procesador de 2Ghz
Disco duro de 120Gb
Memoria RAM de 1Gb
Unidad de CD ROM de 52X
Unidad de floppy 3 ½ de 1.44 Mb
Monitor de 17” Siragom
Teclado y mouse
Requerimientos de software
Para el diseño del entorno de trabajo del nuevo sistema de información
automatizado se requiere de un sistema operativo Windows 2000 o Xp y un
paquete de programas Microsoft Office 2003 o 2007, en el que se encuentra
un asistente de base de datos Microsoft Access, es necesaria la instalación
del programa Visual Basic 8.0 la empresa esta dispuesta a adquirir la
licencia del programa.
B.- factibilidad económica:
En este análisis se busca la respuesta a la siguiente interrogante. ¿Son los
beneficios que ofrece el nuevo sistema suficiente para los costos? La
agilidad con que se manipula la información la seguridad de lis registros, son
características que se convertirán en tiempo productivo, eliminará el riesgo
de pérdida de los datos. Aunado a esto una toma de decisiones pertinente y
fiable, bien vale la inversión.
Los costos de la licencia de Visual Basic 8.0. Licencia de Windows 2000 o
XP serán utilizados posteriormente, mientras que los costos en cuanto a
programación y análisis serán exonerados por el programador del sistema de
información.
C.- factibilidad Operacional
En el caso de la empresa INVERSIONES AZUL, C.A
“INVERAZULCA”. Evaluar si a los empleados les resultará agradable
manejar un sistema que les agilice los procesos de registro y control de
inventario.
El tercer paso a seguir es la aprobación de la solicitud. Se determina,
si el proyecto será deseable y factible o no, para llegar a formar parte de los
planes de la empresa y satisfacer las necesidades que la misma requiera
para el incremento de sus intereses tecnológicos, competitivos y
comerciales.
Fase2: Determinación de los requerimientos del sistema
En esta etapa se lleva una investigación detallada con el fin de adquirir
la descripción de los procesos que integran el área que se estudia. Para ello
se empleará técnicas de recolección de datos pertinentes según el tipo de
investigación, a través de las cuales se obtiene una visión clara de los
requerimientos funcionales y de interacción que defina la interfaz usuario-
sistema, además de la información junto con características operacionales
tales como controles de procesamiento, los métodos de entrada y salida de
datos y tiempos de respuesta.
En el caso de la empresa INVERSIONES AZUL, C.A
“INVERAZULCA”., se emplearan como técnicas las observaciones directas y
entrevistas no estructuradas con los empleados del departamento de
administración, departamento de almacén con el fin de esclarecer sus
necesidades y saber que características operacionales requiere el nuevo
sistema.
Fase3: diseño del sistema.
En esta parte del proyecto se realiza un bosquejo o prototipo del
sistema basado en la información suministrada por los análisis. Esta
estructura está compuesta por todos los módulos o pantallas que lo
conforman. Es decir se diseña los dispositivos de entrada de datos, así
como los reportes y módulos de información, también se diseña los
dispositivos de almacenamiento de los registros. Previamente a estas
actividades se debe tener seleccionadas las herramientas a utilizar para la
realización del sistema.
Fase 4: desarrollo del sistema
En esta parte del desarrollo del ciclo de vida de un sistema se procede
a la construcción del diseño. Para ello se utilizará las herramientas
seleccionadas, tales como: Microsoft Visual Basic 6.0 y Access 2008, así
como la creación de manuales para los programas y usuarios, estos
permitirán comprobar la eficiencia del sistema y facilitaran su mantenimiento.
Fase 5:
En esta etapa se implementan las pruebas señaladas por el autor de
la metodología aplicada como lo son las verificación y validación con el
propósito de determinar si el sistema de registro y control de inventario para
la empresa INVERSIONES AZUL, C.A “INVERAZULCA”. Cumple con las
especificaciones requeridas por la parte interesada en un alto grado de
calidad. Para ello se generan estrategias de pruebas, con la intención
explicita de hallar errores, es decir hacer que el sistema falle y así una vez
detectados solucionarlos para que este sea eficiente.
Existen dos (2) estrategias generales para la prueba del programa, es
decir se ejecuta cada instrucción en el programa o modulo, la cual se prueba
cada ruta del programa. La prueba de especificación señala lo que el
programa debe hacer y como lo debe llevar a cabo bajo diferentes
condiciones.
