Contrôle fiscal des comptabilités informatisées et FEC ...€¦ · • 25 nationalités et 20 langues parlées • Formation : 25h/salarié et par an • Ancienneté moyenne :

Contrôle fiscal des comptabilités informatisées et FEC :

sujet d’actualité ou enjeu véritable ?

16 juin 2015

William Nahum, William Nahum, William Nahum, William Nahum, Président fondateur,

Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières

L ’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières rassemble et

mutualise les talents et compétences des professionnels de la comptabilité, l’audit, la

gestion et la finance :

- 65 000 membres : 25 000 à l’étranger et 40 000 en France,

- espace commun de réflexion et de proposition,

- plate-forme d’échanges.

Sa plateSa plateSa plateSa plate----forme de services : www.lacademie.infoforme de services : www.lacademie.infoforme de services : www.lacademie.infoforme de services : www.lacademie.info

- Correspondants en France et à l’international

- Groupes de travail : pluridisciplinaires, problématiques prospectives ou d’actualité

- Cahiers de l’Académie : production doctrinale et technique

- Evénements

- Entretiens de l’Académie : courtes séquences vidéo animées par les meilleurs experts

L’adhésion à l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières est libre et donne accès à l’ensemble L’adhésion à l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières est libre et donne accès à l’ensemble L’adhésion à l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières est libre et donne accès à l’ensemble L’adhésion à l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières est libre et donne accès à l’ensemble

de ses services (publications, vidéos,…).de ses services (publications, vidéos,…).de ses services (publications, vidéos,…).de ses services (publications, vidéos,…).

Bernard Mirailles, Bernard Mirailles, Bernard Mirailles, Bernard Mirailles, Président,

Association des Professionnels et Directeurs Comptabilité & Gestion (APDC)

L’APDC en un regard…

5

David Leclercq, David Leclercq, David Leclercq, David Leclercq, Vice-Président de l’Institut du Benchmarking,

Président, Enodia

Les participants

• ADEO

• ARC INTERNATIONAL

• ARCELOR MITTAL

• AUCHAN France

• BONDUELLE

• BOSCH

• DECATHLON France

• EDF

• KENNAMETAL

• LEROY MERLIN France

• ORANGE

• PROMOD

• ROQUETTE

• ENODIA

• APDC Nord

• INSTITUT DUBENCHMARKING

Composition du groupe de travail :

Les participantsNe pas confondre les articles L47 A1 et L47 A2

L47 A1 : contrôle fiscal « classique » avec remise du FEC

L47 A2 : contrôle fiscal avec demande de traitement s (communément appelé Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatis ées)

� Elle se caractérise par l’intervention d’un inspecteur des BVCI (Brigades de Vérification des Comptabilités Informatisées).

Les participantsFichier des écritures comptablesArticle L 47.A.1 du LPF

• Avant le 1 er janvier 2014, les contribuables pouvaient satisfair e à l’obligation de présentation des documents comptables en remettant une copie du « fichier historique des écritures comptables »

• Depuis le 1 er janvier 2014 : l’article 14 de la loi de finances r ectificative pour 2012 a modifié l’article L47A1 du Livre des Procédures F iscales :• Obligation de présenter les documents comptables sous format dématérialisé (le

FEC : Fichier des Ecritures Comptables) pour les vérifications de comptabilité pour lesquelles l’avis de vérification est adressé après le 1 er janvier 2014.

• Les fichiers doivent être remis au début des opérations de contrôle (à la 2ème

intervention sur place).• Chaque écriture doit comprendre obligatoirement et dans l’ordre 18 champs.• L'administration peut effectuer des tris, classements ainsi que tous calculs aux fins

de s'assurer de la concordance entre la copie des enregistrements comptables et les déclarations fiscales du contribuable.

• L'administration détruit, avant la mise en recouvrement, les copies des fichiers transmis.

Les participantsDemande de traitements informatiquesArticle L 47.A.2 du LPF

• Le législateur a institué des obligations en matièr e de contrôle fiscal des comptabilités informatisées depuis la loi de financ es pour 1990.

• De nombreuses instructions sont venues précisées le s obligations fiscales auxquelles sont soumises les entreprises autour de trois aspects :• la conservation des données informatiques élémentaires ayant une incidence dans

la formation du résultat comptable et fiscal de la société,• la documentation expliquant le fonctionnement du système d’information

comptable,• la capacité de retraitement d’une comptabilité d’un exercice clos.

• Lorsqu'ils envisagent des traitements informatiques , les agents de l'administration fiscale indiquent par écrit au con tribuable la nature des investigations souhaitées.

• L'entreprise doit formaliser par écrit, son choix p our une des options de réalisation des traitements informatiques, trois op tions sont possibles :• traitement par le vérificateur sur le matériel de l'entreprise (L47A, II-a)• traitement, en tout ou en partie, par l'entreprise et remise des résultats au

vérificateur (L47A, II-b)• remise par l'entreprise des copies de fichiers au vérificateur qui réalise le traitement

lui-même (L47A, II-c)

Les participants

Benoît Montois, Benoît Montois, Benoît Montois, Benoît Montois, Responsable fiscal, ROQUETTE Frères

Mathieu Meurin, Mathieu Meurin, Mathieu Meurin, Mathieu Meurin, Comptable en charge de l’informatique,

ROQUETTE Frères

Retour d’expérience

Les participants

Présentation du groupe Roquette

Les participantsChiffres clés 2013

CA

Une société familiale privilégiant le long terme, l’innovation et la volonté d’entreprendre

Ressources naturelles

7,7 millions de tonnes

de matières premières végétales

Soit 900 000 hectares

• Maïs : 4,8 Mt

• Blé : 1,9 Mt

• Pommes de terre : 1 Mt

• Pois : 80 000 T

• Micro-algues

Ressources humaines

• 7800 personnes

• 25 nationalités et 20 langues parlées

• Formation : 25h/salarié et par an

• Ancienneté moyenne :

13 ans pour les hommes

11 ans pour les femmes

Nos atouts

• 21 sites de production :

Europe (10), Amérique

du Nord (2), Asie (9)

• Près de 5000 brevets

• 10% du CA par an réinvestis

dans le capital industriel et

la R&D

Nos clients

• 5 domaines :

Nutrition humaine et animale, pharmacie,

papier carton et chimie bioindustries

dans plus de 100 pays

• 5 000 clients

• Accompagnement par des Centres

de Développement Applicatif

Une dimension internationale depuis 80 ans

3,1

Les marchés :• L’alimentation , la nutrition et la santé:

Alimentation infantile, Confiserie, Produits céréaliers, Produits laitiers, Compléments alimentaires, Soupes et sauces, Boissons, Excipients Pharmaceutiques, Solutés injectables, Alimentation animale, Aquaculture.

• La chimie du végétal : Papiers, Cartons, Colles, Détergence, Plastiques végétaux, Construction, Chimie, Bio-industries...

Les participantsSens de la démarche

Répondre à l’obligation légale de constitution d’un FEC.

• Dans un contexte particulier d’une comptabilité réalisée grâce à deux ERP (CICS : système interne & SAP)

• Avec l’objectif d’être le plus simple et le moins coûteux possibles.

Trois possibilités de développement :

• Utilisation du standard SAP avec le DaRT (Data Retention Tool).

• Utilisation du programme d’extraction conçu par la société TJC, notre prestataire d’archivage de données SAP.

• Développements internes d’un outil d’extraction pour constituer le FEC.

Notre choix s’est porté sur l’outil développé par TJC, pour des raisons de simplicité : pas de mise à jour ou de mise en place de développements sur nos systèmes.

Les participantsLa démarche

Mise en place de l’outil d’extraction :

• Fourniture par TJC d’un programme permettant l’extraction des données de SAP

• Ce programme prend en compte le format légal du FEC (18 champs fiscaux réglementaires ainsi que 3 champs supplémentaires permettant d’opérer des contrôles (Société / Ledger / Statut de la pièce comptable).

• Existence de fonctions avancées permettant de générer le FEC selon certains critères, exemple :

- Choix du ledger- Générer le RAN détaillé- Gestion des périodes

Les participantsDifficultés rencontrées

Difficultés rencontrées lors de la conception du FEC

- Extraction des données archivées / Installation d’une nouvelle version

- Extraction du RAN pour les années avant migration New General Ledger (01/01/2014) / Création du fichier manuellement pour les années 2011/2012/2013

- Plan de compte SAP différent du PCG / Création d’un programme permettant de transcodifier ligne à ligne le plan de comptes Roquette en comptes du PCG

Les participantsLe Bilan

- Investissements limités en charge de travail.

- Nos FEC ont été contrôlés par nos CAC ainsi que par le programme de vérification proposé par l’administration / Constatation d’anomalies non bloquantes.

- Utilisation dans le cadre de l’audit des comptes par nos commissaires aux comptes.

- Utilisation possible pour d’autres types de contrôle (Audit interne, URSSAF,…).

Les participants

Nathalie MIOTLA,Nathalie MIOTLA,Nathalie MIOTLA,Nathalie MIOTLA,Responsable comptabilité & fiscalité,

LEROY MERLIN France

Christophe DEMEESTER, Christophe DEMEESTER, Christophe DEMEESTER, Christophe DEMEESTER, Responsable d’application, IT ADEO

Retour d’expérience

Les participantsUne fédération de 27 entreprises

Faire un habitat durable, disponible pour le plus g rand nombre

�Autonomes

� Interconnectées

�Qui partagent la même ambition

Les participantsAdeo dans le monde

ITALIY

47

90

10

FRANCE

124

11

35

230

2

155

BRASIL

31

POLAND

46

5

PORTUGAL

9

27

GREECE

4

CYPRIUS

1

ROUMANIA

1

UKRAINE

3

RUSSIA

28

CHINA

1

2

May 31st 2014 figures

SPAIN

55

10

36

Les participantsQuelques chiffres

Leroy Merlin France dans Groupe Adéo

� Entreprise pionnière de GROUPE ADEO, Leroy Merlin est aujourd’huil’enseigne de distribution leader sur le marché de l’amélioration de l’habitatet du cadre de vie en France.

21

+20 000collaborateurs

5,5milliards d’euros

de chiffre d’affaires

120magasins intégrés et

5 franchisés

60 000références en magasin en

moyenne + 20 000 disponibles

« sur-commande ».

2Multimodales

+ 2 autres centres

logistiques

plateformes logistiques

Les participantsCommunauté IT adeoservices

22

collaborateurs

Equipes IT BU

1 Centre de Service Partagé (CSP) production et

infrastructure Pour faire l’ingénierie et

l’exploitation des infrastructures qui supportent les applications communes et

les commodités

5 Centre de Service Partagé (CSP) patrimoine

Pour entretenir le patrimoine existant, l’améliorer, le faire évoluer, apporter du support

aux utilisateurs

2 CSP GSB

1 CSP Dépot

1 CSP Multi-

activités

1 CSP Proximité et Déco

1 DSI CorporatePour OPTIMISER

globalement dans un esprit groupe , pour ANIMER la

communauté IT, pour FAIRE RESPECTER les règles

groupe, pour DYNAMISER les Ressources Humaines

des métiers Systèmes d’Information

Equipes IT Adeo Services: 284 collaborateurs

Les participantsL’origine de la démarche

� Démarche née suite à un contrôle fiscal des comptabilitésinformatisées :

- Investigations IT avec une dizaine de requêtes-Nombreux sujets couverts par les requêtes (stocks, chiffred’affaires, TVA, immobilisations, achats, facturation, base article,provision carte fidélité…)- Interlocuteur BVCI capable d’exploiter les données

� Plusieurs constats :- Une documentation existante, orientée métier ou informatique, très dense et technique

- La mise à jour aléatoire non homogène- La documentation non centralisée et dispersée- La conservation des données non formalisée- Le non figement des données et des traitements

Les participantsUne vraie démarche projet

�Chaque étape du projet est validée par un comité de pilotage• Valide les décisions prises par l’équipe projet• Valide les révisions du périmètre de l’étude• Donne le GO pour passer aux étapes suivantes

Phase3

Phase4

Phase1

Phase2

Cadrage Réalisation

Cible n°3COPIL n°2

PérennisationDéfinition

COPIL n°1

Les participantsSens du projet

� Mener 5 chantiers principaux pour assurer une réponse efficace à uncontrôle fiscal de comptabilités informatisées :

#1 Centraliser la documentation et réaliser des dossiersd’applications

#2 Construire le dossier d’archivage (dossier d’applications + fichiers à archiver)

#3 Mettre en place des procédures d’extraction de données, de figement et d’archivage

#4 Anticiper les requêtes BVCI

#5 Intégrer les enjeux d’archivage fiscal dans les nouveaux projets IT

Les participantsApproche IT : le dossier fiscal

Dossier d’application

Donnée IT source

Liasse fiscale

Fichiers à archiver

Dossier Fiscal par Flux Métier

On « remonte » le flux fiscal

Les participantsApproche IT : l’archivage


�3 différentes solutions étudiées :

� A - Sauvegarde simple sur disque (DVD, BlueRay, …)

� B - Sauvegarde sur disques homologués pour l’archivage légal

� C - Sous-traitance à un tiers archiveur

�Des critères d’évaluations qualitatifs:

�Des critères budgétaires, une différence importante entre la solution Bet la solution C

�D’où notre choix de retenir la solution B

Les participantsSchéma d’archivage


Les participantsBénéfices retirés


ANTICIPATION

Préparation des dossiers fiscaux par

flux prioritaires

Mise en place des requêtes pour anticiper les contrôles IT

APPROPRIATION RECIPROQUE

Prise de conscience

Liens entre les métierscomptable / fiscalité /

informatique Partage des enjeux

OUTILS ADAPTES

Baie d’archivageet traitements d’archivages automatiques

EN CAS DE CONTROLE

Proactif dès le premier rendez vous en apportant

les dossiers completsConnait les éléments transmis, risques et

enjeux

Les participants

Débat

Benoît Montois, responsable fiscal de ROQUETTE Frères

David Leclercq, Vice-président de l’Institut du Benchmarking, Président Enodia

Nathalie Miotla, responsable comptabilité & fiscalité, Leroy Merlin

France

Christophe Demeester, responsable d’application IT ADEO

Jean-Louis Douyère, responsable comptable de BULL an Atos Company

Mathieu Meurin, Comptable en charge de l’informatique, ROQUETTE Frères

Les participants

• MONTOIS Benoît

MORIN Mathieu

• MIOTLA Nathalie

DEMEESTER Christophe

• DOUYERE Jean-Louis

• LECLERCQ David

ROQUETTE

LEROY MERLIN

ADEO

BULL / ATOS

ENODIA

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected] – 06 71 68 57 15

www.apdc-france.fr - - www.lacademie.info

Documents

Contrôle fiscal des comptabilités informatisées et FEC ...€¦ · • 25 nationalités et 20 langues parlées • Formation : 25h/salarié et par an • Ancienneté moyenne :