CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA INFORME FINAL DE ... - Contraloría de …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/informe-final-asilo... · de comercio y la ley 1529 de 1990;

CONTRALORIA DE TUNJA

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

NIT. 800107701-8 Control fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL A LOS RECURSOS GIRADOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA AL ASILO SAN JOSÉ, VIGENCIA 2009 Y 2010.

Elaboro: Y. Piracoca – J. Pedraza. Reviso: J. Daza Página 1 de 39

Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA.

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL,

MODALIDAD ESPECIAL, A LA LEGALIDAD, LA GESTION Y RESULTADOS DEL

CONVENIO SUSCRITO POR LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA CON EL ASILO SAN JOSÉ

EN LAS VIGENCIAS DE 2009 Y 2010.

Tunja, diciembre de 2012







JOSÉ ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFAN RUBIANO

Auditor Fiscal (C.)

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA

Profesional Especializado

JAIME ALONSO PEDRAZA VALLEJO

Administrador - Contratista







Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 5

1. CARTA DE CONCLUSIONES ............................................................................................. 6

2. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 8

2.1.Pertinencia y obligatoriedad que tiene el estado de financiar instituciones sin ánimo de lucro. ............. 8

2.2. Sobre la competencia de la Contraloría ......................................................................................... 8

2.3. Los recursos del Asilo San José .................................................................................................... 9

3. RECURSOS GIRADOS EN LA VIGENCIA 2009 ............................................................... 11

3.1.Estatutos………….……………………………………………………………………………………………..11

3.2. Convenio 011 del 24 abril de 2009 ......................................................................................................12

3.3. Revisión legal del convenio ..................................................................................................................12

3.4. Garantías, Riesgos, Multas ..................................................................................................................13

3.5. Egresos…………..…………………………………………………………………………………………….14

3.6. Saldos y movimientos bancarios………….…………………………………………………………………14

3.7.Nómina…………….…………………………………………………………………………………………….16

3.8.Dotaciones....................………………………………………………………………………………………..17

3.9. Honorarios. ...........................................................................................................................................17

3.10. Otros Servicios Personales ................................................................................................................17

3.11. Servicios públicos ...............................................................................................................................18

3.12. Víveres, Alimentos, Elementos de Aseo ............................................................................................19

3.13. Gastos Papelería y Útiles de Oficina .................................................................................................19

3.14. Otros……............................................................................................................................................19

3.15. Retención en la Fuente ......................................................................................................................20

3.16. Inconsistencias ...................................................................................................................................21

3.17. Análisis Balance General y Estado de Resultados ............................................................................25

4. RECURSOS GIRADOS EN LA VIGENCIA 2010 ............................................................... 29

4.1. Extracto Bancario de la Cuenta Corriente 616117578 .................................................................29

4.2. Nómina .........................................................................................................................................31

4.3. Honorarios ....................................................................................................................................32

4.4. Servicios públicos .........................................................................................................................34

4.5. Víveres .........................................................................................................................................34

4.6. Dotaciones ....................................................................................................................................35

4.7. Pago de impuestos .......................................................................................................................35

4.8. Otros .............................................................................................................................................35







4.9. Contrato de Prestación de Servicios 291 de 2010 .......................................................................35

4.10. La revisión legal del contrato ........................................................................................................36

5. CONCLUSIONES .............................................................................................................. 37

6. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS ................................................................................. 38







INTRODUCCIÓN

Las organizaciones sin ánimo de lucro hacen parte del denominado tercer sector de la economía, en éste se encuentran las asociaciones, fundaciones, ONG’S, y todas las empresas sociales que trabajan en el ámbito de la economía social. En ese sentido, las entidades sin ánimo de lucro son aquellas que se caracterizan por ser privadas, no gubernamentales, sin distribución de excedentes entre los miembros y creadas voluntariamente, que desarrollan una actividad altruista que busca el beneficio de sus asociados, un grupo social particular o a la comunidad en general. En Colombia las ONG’S se fundamentan en el principio de la libre asociación establecido en el artículo 2 de la Constitución Política, el derecho a la libre asociación del Artículo 38, el control legal expresado en el artículo 39 y a la organización, promoción y capacitación de éstas entidades contemplada en el artículo 103 de la misma carta. Legalmente las entidades sin fines de lucro se rigen por lo establecido en el código civil, código de comercio y la ley 1529 de 1990; la vigilancia sobre estas está a cargo de las Gobernaciones y Alcaldías, puesto que son las entidades que tienen la potestad de asignar y/o suspender la personería jurídica. Para el caso, el Asilo San José de Tunja es una entidad sin ánimo de lucro que cuenta con personería jurídica emanada por la Gobernación de Boyacá mediante la resolución No. 004345 del 30 de octubre de 1973, registrada ante la DIAN con número de NIT. 891.800.382-4; cuenta con licencia sanitaria del Ministerio de Salud No. 011240 de noviembre 27 de 1992 y está representada legalmente por la señora Magdalena Álvarez Gamba. Actualmente la entidad en cumplimiento de su misión institucional desempeña la labor de atención a 96 mujeres ancianas discapacitadas que están en condiciones de abandono o en riesgo de su integridad física y moral, esto que generalmente llegan a la Institución remitidas por la Secretaría de Protección Social de la Alcaldía de Tunja. En su mayoría son mujeres con discapacidad cognitiva y ancianas en abandono, desprotegidas, maltratadas y rechazadas, cuyos derechos han sido vulnerados, necesitadas que se les proteja, oriente, motive y acompañe. A este respecto se les ofrece un ambiente de familia donde reciben un acompañamiento integral que garantice el pleno ejercicio de sus derechos. La Contraloría de Tunja dentro de su Plan General de Auditoría -PGA- para el año 2012, programó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a los recursos que la Alcaldía Mayor de Tunja giró al Asilo San José de Tunja durante las vigencias fiscales 2009 y 2010. La Contraloría Municipal de Tunja en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, como ente de control fiscal, realizó Auditoría Gubernamental con enfoque integral, Modalidad Especial, a los recursos girados por la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo “San José” de las vigencias 2009 y 2010, según convenio No 011 de 2009 y contrato de prestación de servicios 291 de 2010; espera hacer un pronunciamiento con el fin de establecer la eficiencia, eficacia, y economía con que se han manejado los recursos, así como el adecuado registro de los movimientos financieros y el cumplimiento de la normatividad que le aplica durante el periodo auditado. La Auditoría se llevó a cabo mediante verificación de los egresos registrados en los respectivos comprobantes; dicha verificación incluyó la revisión de los documentos soporte, como las planillas de nóminas, planillas de aportes parafiscales y de seguridad social, cuentas de cobro y demás documentos que soportan los egresos.







1. CARTA DE CONCLUSIONES

Tunja, 27 de diciembre de 2012 Señora MAGDALENA ALVAREZ GAMBA Representante Legal Asilo San José Ciudad Respetada señora Magdalena: La Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, realizó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad Especial a los Recursos que giró la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo San José en las vigencias 2009 y 2010, tales procedimientos pueden comprobarse en las operaciones administrativas, económicas, legales y de gestión realizadas en la entidad. Los resultados de las evaluaciones y el contenido de la información suministrada son responsabilidad de la entidad evaluada, la misma es analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, quien es responsable de producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. Para efectos de la evaluación el equipo auditor tomó como insumos los documentos aportados que facilitaron en las instalaciones de la entidad, además se analizaron otros documentos que el grupo auditor durante el procedimiento de auditoría consideró necesarios para comprobar diferentes registros relacionados con la evaluación realizada. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) y con políticas y procedimientos de Auditoría Gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República; de acuerdo con ellas, se planeó y ejecutó el trabajo, de forma tal que el examen practicado proporciona una base razonable para fundamentar nuestros conceptos.

La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan las diferentes áreas objeto de la evaluación y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en la carpeta de auditoría en la Contraloría Municipal de Tunja.







Una vez concluida la etapa de ejecución se consolida el presente informe, del proceso auditor se concluyeron 16 hallazgos administrativos 1 con alcance fiscal sobre los cuales se obtuvo la réplica respectiva de parte de la Entidad; una vez analizado cada uno de ellos, el presente informe queda con 11 hallazgos administrativos. Se concluye que los recursos que gira el Municipio de Tunja al Asilo San José han sido manejados me manera eficiente y con economía; sin embargo se observa que el al menos el 90% de ellos se destinan a gastos de tipo administrativo y que tan solo el 10% restante se atribuye al cumplimiento del objeto misional de la Entidad. Así las cosas se espera que el Asilo San José presente el respectivo plan de mejoramiento con el propósito de mejorar la gestión que realiza con los recursos públicos que transfiere el Municipio de Tunja. Cordialmente, JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO Auditor Fiscal (C)







2. MARCO NORMATIVO 2.1. Pertinencia y obligatoriedad que tiene el estado de financiar instituciones sin ánimo de lucro. Revisando la normatividad que regula la contratación del Estado con organizaciones conformadas en el ámbito de las organizaciones sin ánimo de lucro, se encontró que desde la Constitución Política de 1991, se estableció: Articulo 355 “ (…)El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.” En ese sentido, desde la carta magna se instituye la obligación que tiene el Estado de celebrar contratos con entidades sin fines de lucro para apoyar programas de impacto público contemplados en el plan de desarrollo. El artículo 355 de la Constitución fue reglamentado por el Decreto 777 de 1992, en éste se establece entre otras, lo siguiente: Artículo 1. CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ANIMO DE LUCRO PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERES PUBLICO “Los contratos que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso del artículo 355 de la Constitución Política celebren la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se sujetarán a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares …” Articulo 6. INTERVENTORIA “La ejecución y cumplimiento del objeto del contrato se verificarán a través de un interventor, que podrá ser funcionario del Gobierno en los niveles nacional, departamental, distrital o municipal designado por la institución contratante.” Articulo 7. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL “Antes de la celebración de los contratos se deberá expedir un "Certificado de Disponibilidad Presupuestal" suscrito por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces en el organismo o entidad contratante, en el cual conste que dichos compromisos están amparados con apropiación presupuestal disponible.” Articulo 11. DESTINACION DE RECURSOS PUBLICOS “Con los recursos públicos que reciba la entidad sin ánimo de lucro en razón del respectivo contrato, se efectuarán gastos únicamente para el cumplimiento del objeto del mismo.” Así las cosas, las entidades estatales tienen la obligatoriedad de celebrar contratos o convenios con entidades sin ánimo de lucro, con el propósito de impulsar programas o proyectos contemplados en los planes de desarrollo. De igual manera, las entidades estatales tienen la responsabilidad de verificar el cumplimiento de los objetos que contraten a través de los funcionarios públicos a quienes designen dicha tarea. 2.2. Sobre la competencia de la Contraloría

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr011.html#355







La Contraloría tiene competencia sobre el control fiscal de los recursos públicos, el cual tiene soporte constitucional en el artículo 267 que indica: “El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la nación. Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley (…)” Asimismo, el artículo 2 de la ley 42 de 1993 señala: “Son sujetos de control fiscal los órganos que Integran las ramas legislativa y judicial, los órganos autónomos e Independientes como los de control y electorales, los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales, los organismos creados por la Constitución Nacional y la ley que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos del Estado en lo relacionado con éstos y el Banco de la República.” Cuando se trata de contratos y/o convenios celebrados con entidades sin ánimo de lucro, el artículo 14 del Decreto 777 de 1992 establece: “Los contratos a que se refiere el presente Decreto estarán sujetos al respectivo registro presupuestal y al control fiscal posterior por parte de las respectivas Contralorías en los términos establecidos en los artículos 267, 268 y 272 de

la Constitución Política.” Por lo anterior, la Contraloría cuenta con competencia para ejercer control fiscal sobre los recursos que gira la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo San José como contribución a la actividad que desarrolla este último. 2.3. Los recursos del Asilo San José Con el propósito de apoyar la actividad que desarrolla el Asilo San José de Tunja, mediante Acuerdo Municipal 009 del 30 de noviembre de 1992, el Honorable Concejo Municipal acordó: Artículo 1. “Fijar a partir del 1 de enero de 1993 dentro del presupuesto de rentas y gastos del Municipio con destino al Asilo San José para el sustento de los internos allí recluidos, una suma equivalente al 2% del recaudo mensual del impuesto predial unificado.” Posteriormente, el acuerdo Municipal 0026 del 20 de septiembre de 2004 modificó el Acuerdo 009 de 1992 quedando “Fíjese a partir de la aprobación del presente acuerdo dentro del presupuesto de rentas y gastos del municipio de Tunja con destino al Asilo San José para su sostenimiento y sustento de los internos allí recluidos una suma equivalente al 1% del recaudo efectivo en la respectiva vigencia fiscal del impuesto predial unificado.” Para la fecha de realización de la presente auditoría está vigente el Acuerdo Municipal 0018 del 11 de junio de 2008, por medio del cual se modificó el artículo 1 del Acuerdo Municipal 0026 de 2004, que quedo: “fíjese a partir de la aprobación del presente acuerdo dentro del presupuesto de rentas y gastos del Municipio de Tunja con destino al Asilo San José, para sostenimiento y sustento de los internos allí recluidos una suma equivalente al 2% del recaudo efectivo en la respectiva vigencia fiscal del impuesto predial unificado.”










Así las cosas, el Municipio transfirió al Asilo San José una suma equivalente al 2% del recaudo efectivo del impuesto predial unificado; dicha transferencia se protocolizó con la celebración del convenio 011 del 24 de abril de 2009 y contrato de prestación de servicios 261 de 2010.







3. RECURSOS GIRADOS EN LA VIGENCIA 2009 3.1. Estatutos Los estatutos de la entidad, actualmente vigentes fueron discutidos y aprobados unánimemente por La Junta Directiva de la Fundación Asilo San José de Tunja, en su sesión del día 28 de febrero de 1995. En sus 9 capítulos establece: l. Finalidades de la Fundación ll. Origen Domicilio y Patrimonio lll. Estructura Administrativa IV. Funciones de La Junta Directiva V. Funciones del Presidente VI. Funciones del Síndico Tesorero VIl. Funciones del Fiscal VIII. Funciones de La Comunidad de Religiosas IX. Disposiciones Varias En el capítulo III, artículo 14, se establece que la Junta Directiva sesionará por lo menos una vez al mes, y de manera extraordinaria convocada por el Presidente, “El Arzobispo del Lugar”, o el Síndico Tesorero. En el año de 2009 se efectuaron las siguientes reuniones según Actas: -Acta 117 del 16 de marzo del 2009. Asisten Monseñor Ramón Páez, presidente; El padre Edmundo Díaz, Revisor Fiscal; Las señores Nohora de Acevedo, y Gilma de Ulloa, La Secretaria Elvira Londoño B.; la Hermana Matilde Álvarez, Directora; Fanny Morales, Secretaria (¿), y la señorita Magdalena Álvarez, Síndico de la Institución. En esta reunión destaca la presentación y primer Informe Financiero del Contador Orlando Angarita incluyendo la presentación de Estados Financieros. Hay que señalar que la Junta no se reunía desde el 10 de agosto del 2008. También la Síndico comunica que ha tenido que hacer préstamos para poder cumplir con las obligaciones laborales como lo es el pago de la nómina de las Hermanas que estaba sin cancelar desde finales del 2008; y que todavía no se firma el Convenio con la Alcaldía. También informa de las quejas que ha recibido por parte de la comunidad de mal trato en la portería. -Acta 118 del 16 de noviembre del 2009. El Contador Orlando Angarita en esta ocasión también rinde su informe financiero. En esta Acta se destaca un posible error o incongruencia ya que se afirma que el Doctor Angarita presenta el “Estado de Resultados Financiero” comprendido entre el 1º. De Enero y el 31 de Diciembre del 2009, lo que no es posible hacer el 16 de noviembre del mismo año. En el punto de lectura y aprobación del Acta anterior la Hermana Matilde retoma el tema del maltrato en la puerta y explica que “la encargada no puede estar todo el tiempo en la portería y a veces queda una paciente en portería”. La señorita Magdalena, Síndico de la entidad informa que a esa fecha ya se había firmado el convenio con la Alcaldía por la suma de $216.000.000.oo, y ya se habían recibido $159.287.337.oo y que los recursos recibidos de la Alcaldía venían con destinación específica. Posteriormente la Hna. Matilde Directora del Asilo en su informe habló sobre las “exigencias y el intervencionismo” por parte de la Secretaría de Protección Social de la Alcaldía con los que no estaba de acuerdo porque parece que existiera una “coadministración” y que los profesionales enviados por la Alcaldía y que se encontraban laborando en la Institución hacían exigencias que no se podían cumplir como la hecha por el Ingeniero de Alimentos asignado como nutricionista y quien había







presentado 3 minutas diferentes para las pacientes, minutas que no se pueden cumplir por razones como el recargo en el trabajo de la niña de la cocina siendo totalmente imposible que una sola persona pudiera cumplir con esta exigencia por lo tanto se continuó haciendo la

dieta normal. La Directora continua exponiendo su inconformismo con dichos profesionales

como el de Alimentos, añadiendo además que la Psicóloga debería ser una Psicóloga Clínica y no Una Psicóloga Social; “Que estos profesionales tienen salarios elevados, que la trabajadora social no tiene un trabajo organizado que pasó tres logotipos para que sean estudiados y ver cuál es el que se ajusta a la institución”. Luego Monseñor Ramón Páez da lectura a una nota enviada por la Secretaría de Protección Social de la Alcaldía de Tunja y dirigida a la Junta directiva; Monseñor manifiesta que es necesario realizar una reunión con dichos profesionales y demás personal para hacer las respectivas aclaraciones, que una cosa es “hablar desde el escritorio y otra enfrentarse a la realidad de la institución que se haga un acta de lo tratado en dicha reunión y donde ellos firmen”. El Padre Díaz Revisor Fiscal denunció que él personalmente había visto como se sacaba mercado de la Institución, la Hna. Matilde dijo que ese mercado se sacó para hacer un intercambio con cosas que no tenía la institución. Monseñor pide “que cuando se hagan dichos intercambio se deje constancia mediante un acta donde se justifique el intercambio y se eviten los malos entendidos”. Finalmente la Hna. Matilde presentó 4 modelos de Logotipo, tres de ellos diseñados por la trabajadora social y un cuarto diseñado por la curia; la Junta Directiva aprobó el modelo diseñado por la Curia. Como se puede apreciar a pesar de estar consagrada la obligatoriedad de efectuarse una reunión por mes, solo se reunieron 2 veces en el año: el 16 de marzo y el 16 de noviembre. 3.2. Convenio 011 del 24 abril de 2009 La transferencia del 2% del impuesto predial que transfirió la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo San José en la vigencia fiscal 2009, estuvo enmarcada en la celebración del convenio 011 del 24 de abril de 2009; se suscribió el convenio 011 del 24 de abril del 2009, el objeto es el de ofrecer atención a las mujeres discapacitadas en condiciones de indigencia del municipio de Tunja, su plazo fue fijado en ocho meses, el 26 de junio del 2009, se firma un modificatorio #001 al convenio #011 adicionando $29.700.790. 3.3. Revisión legal del convenio De los documentos precontractuales: el contrato cuenta con estudio previo, ficha EBI y un Registro Presupuestal No. 20092938 del 27 de Abril de 2009; la Entidad contratada presentó formato de hoja de vida, registro ante cámara de comercio, certificados de antecedentes tanto fiscales, disciplinarios y penales; también la entidad presentó proyecto de inversión de los recursos que giraría la Alcaldía de Tunja, la entidad estaba al día en aportes a seguridad social y estaba registrada ante la DIAN con documento de Registro Único Tributario – RUT. De los documentos contractuales: hacen parte de los documentos contractuales el convenio, documento presente en la carpeta, y firmado por las partes que intervienen en él: de una parte la Alcaldía Mayor de Tunja con el señor Gustavo Ussa Álvarez, quien para la fecha desempeñaba el cargo de Secretario de Contratación, por el otro la Señora Magdalena Álvarez Gamba representante legal del Asilo San José; el registro presupuestal del contrato es el No. 20092938 del 27 de abril del 2009. Mediante resolución No. 166 del 24 de abril del 2009 se asignó como supervisor al titular de la Secretaría de Protección Social del Municipio Dr. JORGE







ALBERTO VARGAS BERNAL, o a quien haga sus veces, teniendo en cuenta que el supervisor deberá ceñirse a lo estipulado en los artículos 51, 57 y 58 de la ley 80 de 1993. 3.4. Garantías, Riesgos, Multas

La entidad Contratista se obliga a constituir a favor del municipio de acuerdo con el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 y el articulo 4 numeral 4.2.3 del Decreto No. 4828 del 24 de diciembre del 2008, una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del Convenio, la cual se mantendrá vigente durante su ejecución y liquidación final, expedida por Entidad Bancaria o Compañía de Seguros, que debe incluir como riesgos amparados El Cumplimiento del Convenio y el Pago de Salarios y Prestaciones Sociales. Se estableció una “matriz de riesgos”.

RIESGO MUNICIPIO DE TUNJA CONTRATISTA

Falta de Calidad en El Servicio Prestado

100%

Eventos Derivados de Circunstancias Económicas o

legales

Mora en el pago por parte del estado

100%

Ausencia de Disponibilidad Presupuestal o de Caja

100%

Como se observa en la tabla no hay una cobertura para Riesgos por “Eventos Derivados de Circunstancias Económicas o Legales”. En marco del convenio 011 de 2009 y modificatorio 01 de junio 26 de 2009, el Municipio de Tunja transfirió al Asilo San José $216.950.390. El convenio 011 de 2009 en la cláusula TERCERA, estipuló el valor en $187.249.600. Mediante modificatorio 01 del 26 de junio de 2009, se adicionó el valor de $29.700.790, quedando el valor total del convenio en $216.950.390. Al revisar los ingresos a la cuenta corriente y en concordancia con lo soportado por la tesorería de la Alcaldía Mayor de Tunja, la transferencia efectiva realizada al Asilo San José en el año 2009 fue de $216.950.390, coincidiendo este valor con el convenido. Los recursos que recibe la Entidad como transferencia del 2% del recaudo efectivo de impuesto predial unificado son manejados en la cuenta corriente del Banco de Bogotá No. 616117578 a nombre del Asilo San José de Tunja. En cuanto a los ingresos, es necesario aclarar que el último giro correspondiente al saldo del 25% del convenio, fue efectuado el 31 de diciembre de 2009 por valor de $56.712.726, 34 pero la consignación en la cuenta corriente del Asilo San José se encuentra con fecha 5 de enero de 2010. Es de anotar que el Asilo San José según la cláusula quinta del convenio se obliga con el Municipio a ejecutar las actividades objeto del convenio, según una tabla fijada. Sin embargo







no se cumple ya que el Asilo no toma como parámetro dicha tabla para ejecutar sus actividades. 3.5. Egresos Verificados los egresos presentados por el Asilo San José al Equipo Auditor se observa que los gastos de la Entidad fueron $34.939.429 inferiores a los ingresos, como se ilustra a continuación:

Valor del Contrato 011/2009 Modificatorio 01 Valor

Transferido en 2009

Egresos del Asilo San José 2009

$ 187.249.600 29,700,790 $216.950.390 $182.195.961

Diferencia ( $ 35.254.429)

Efectuada la verificación a los egresos del Asilo San José, por el mismo año, se determina que ascienden al valor de $182.195.961. Lo anterior, se resume así:

VALOR TRANSFERIDO Y CONSIGNADO EN 2009

$160.737.726,66

Menos: VALOR EGRESOS 2009

$182.195.961,00

MAYOR VALOR DE EGRESOS 2009

($21.458.234,34)

Menos: VALOR TRANSFERIDO EN 2009 Y CONSIGNADO EN 2010

$56.712.663,34

Igual: VALOR POR EJECUTAR EN 2009 $ 35.254.429,00

3.6. Saldos y movimientos bancarios Se verifican las conciliaciones bancarias y en el siguiente cuadro se cotejan los saldos mensuales de la cuenta corriente 616117578 del Banco de Bogotá según los extractos bancarios, frente al saldo según el libro auxiliar de Ingresos y Egresos presentado por el Asilo:

Mes Saldo s/g Extracto

Cheques pendientes

* cobrar Saldo S/g

Libros CMT Saldo Libros Auxiliares I.E Diferencia

ENERO

437,838.27 0 437,838.27 437,838.27 0

FEBRERO 437,838.27 437,838.27 437,838.27 0

MARZO 437,838.27 437,838.27 437,838.27 0

ABRIL 437,838.27 437,838.27 437,838.27 0

MAYO 779,893.27 702,720 77,173.27 77,173.27 0

JUNIO 1,977,741.27 1,031,613 946,128.27 946,128.27 0

JULIO 1,977,741.27 1,031,613 946,128.27 946,128.27 0

AGOSTO 57,654,665.60 57,654,665.60 57,654,665.60 0

SEPTIEMBRE 16,626,428.60 7,646,216 8,980,212.60 8,980,212.60 0

OCTUBRE 13,445,354.60 0 13,445,354.60 13,445,354.60 0







NOVIEMBRE 9,347,182.93 5,662,527 3,684,655.93 3,684,655.93 0

DICIEMBRE 1,460,996.93 0 1,460,996.93 1,460,996.93 0

En desarrollo de la Auditoría, el Asilo San José no brindo el extracto bancario ni el auxiliar de bancos correspondiente al mes de Julio de 2009, por lo que se concertó que la Entidad pondrá a disposición de la Contraloría dichos documentos en el plan de mejoramiento; así las cosas, se incluye la presente observación como un hallazgo de carácter administrativo. Con los recursos que giró el Municipio al Asilo San José durante el año 2009, se efectuaron erogaciones siendo el rubro más representativo el pago de la nómina, como se detalla en la siguiente tabla:

CONCEPTO VALOR %

Nómina y Prestaciones Sociales 65.652.784 36,03%

Aportes Seguridad Social y Parafiscales 8.617.825 4,74%

Dotaciones 2.287.383 1,26%

Honorarios 23.534.321 12,92%

Servicios Personales 2.181.908 1,20%

Servicios Públicos 6.247.967 3,44%

Víveres, Alimentos y Aseo 14.214.810 7,82%

Papelería 1.729.015 0,95%

Gastos Varios 2.115.174 1,16%

Compra Equipo de Cómputo 965.000 0,53%

Retenciones - DIAN 2.118.000 1,16%

Devoluciones a Préstamos 52.531.774 28,89%

TOTAL 182.195.961 100,00%

Porcentualmente los pagos efectuados por la Institución con recursos girados por el Municipio de Tunja durante el año 2009 fueron: Nómina y Prestaciones Sociales 36.03%; Aportes a Seguridad Social y Para Fiscales 4,74%; Dotaciones 1,26%; honorarios 12.92%; Servicios Personales 1,20; Servicios Públicos 3.44%; Víveres, Alimentos y Aseo 7,82%; Papelería 0,95%; Gastos Varios 1,16%: Compra Equipo de Cómputo 0,53%; Pago Retenciones DIAN 1,16%: Devoluciones de Préstamos 28.89%.







Como se observa, los principales gastos del Asilo San José durante la vigencia 2009 fueron para el pago de nómina, las devoluciones a la cuenta de recursos propios del Banco Santander y el pago a personal que presta sus servicios a la institución a través de contrato de prestación de servicios; representando estos conceptos el 84,97% de los recursos que giró la Alcaldía en ese año. 3.7. Nómina Durante la vigencia 2009 y según los soportes suministrados al auditor, el Asilo San José gastó en nómina $76.557.992 del total de recursos girados por la Alcaldía Mayor de Tunja. Los gastos de nómina corresponden al pago de salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales y dotaciones.

NOMINA

CONCEPTO VALOR

Salarios y Prestaciones Sociales 65.652.784

Seguridad Social y Parafiscales 8.617.825

Dotaciones 2.287.383

TOTAL $ 76.557.992

La nómina cubre el pago de 5 Hermanas de la Orden Religiosa de “La Presentación”, quienes tienen a cargo la administración del Asilo San José, también hacen parte de la nómina los pagos de ocho empleados de planta entre los que se encuentran, servicios generales, la auxiliar contable y el señor encargado de oficios varios. Revisados los soportes contables, no se encontraron pagos de nómina por los meses de Enero y Febrero (solo existe soporte del pago a las hermanas a Marzo, Noviembre y Diciembre. Asimismo, no se encontraron soportes de los pagos por aportes parafiscales y seguridad social por los meses de Enero, Febrero, Marzo, Junio y Septiembre, ni el pago de la prima por el segundo semestre del año en estudio.

36,03%

4,73%

1,26%

12,92%

1,20%3,43%

7,80%

0,95%

1,16%

0,53%

1,16%

28,83%

DISTRIBUCION GASTOS AÑO 2009

Nómina y Prestaciones SocialesAportes Seguridad Social y ParafiscalesDotacionesHonorariosServicios PersonalesServicios PúblicosVíveres, Alimentos y AseoPapeleríaGastos VariosCompra Equipo de CómputoRetenciones - DIANDevoluciones a Préstamos







3.8. Dotaciones Durante la vigencia 2009 el Asilo San José gastó en dotaciones para sus empleados de planta la suma de $2.287.383, representado en el pago por uniformes para las auxiliares generales, el trabajador de servicios varios y la vestimenta para las 5 monjas de la comunidad religiosa que maneja el Asilo San José.

Dotaciones $2.287.383

Teniendo en cuenta que las dotaciones hacen parte de las obligaciones que tiene el empleador con sus empleados, el pago por dotaciones evidencia que la Entidad cumple con lo dispuesto en el artículo 230 del Código Sustantivo de Trabajo. 3.9. Honorarios

El Asilo San José pagó durante el año 2009 $23.534.321 en honorarios; en este concepto se incluye el pago por Servicios Contables, Elaboración Información Exógena, Auxiliares Enfermería, Terapia Física, Psicología, Nutricionista, Trabajo Social, Recreación y Manualidades.

HONORARIOS

CONCEPTO VALOR %

Contador 3.326.667 14,36%

Elaboración Información Exógena 250.000 1,08%

Auxiliar Enfermería 2.078.340 8,97%

Terapia Física 6.433.850 27,78%

Psicología

1.915.200 8,27%

Nutricionista 3.191.920 13,78%

Trabajo Social 2.021.404 8,73%

Profesor de Teatro-Recreacionista 1.483.830 6,30%

Instructor Taller Manualidades 2.833.110 12,23%

TOTAL 23.534.321 100,00%

Dentro de Honorarios, el rubro más representativo es el pago al profesional de terapia física con el 27,78%; en segundo lugar se encuentra el pago al contador con el 14,36%, seguido del pago a la nutricionista con el 13,78 y el pago a instructor taller con el 12,23%. Loa honorarios tienen relación de causalidad con el desarrollo del objeto social de la institución. 3.10. Otros Servicios Personales Dentro de otros servicios personales se ubican los pagos efectuados a Auxiliar de Cocina, Servicios Generales y Reemplazos de personal de planta.







OTROS SERVICIOS PERSONALES

CONCEPTO VALOR %

Auxiliar Cocina 947.833 43,44%

Servicios Generales 569.528 26,10

Otros (reemplazos) 664.547 30,46

TOTAL 2.181.908 100,00%

Los gastos por servicios están acordes con las necesidades de la entidad. Respecto de los honorarios y otros servicios personales, se encontró que la Entidad no tiene contratos de prestación de servicios llevados a solemnidad, así como tampoco cumple con la exigencia al contratista del pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales), violando lo establecido en el artículo 3° de la Ley 797 de 2003 modificatorio del artículo 15 de la Ley 100 de 1993 que establece que serán afiliados al Sistema General de Pensiones: “1. En Forma obligatoria todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores públicos. Asimismo, las personas naturales que presten directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios, o cualquier otra modalidad de servicios que adopten los trabajadores independientes y los grupos de población que por sus características o condiciones socioeconómicas sean elegidos para ser beneficiarios de subsidios a través del Fondo de Solidaridad Pensional, de acuerdo con las disponibilidades presupuéstales”. Respecto a la obligación de cotizar el Sistema General de Seguridad Social en Salud de los contratistas personas naturales, el inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, señala que en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, norma que también está siendo incumplida por la administración del Asilo San José de Tunja. De otro lado, en las cuentas de cobro de los contratistas no se adjunta documento que soporte las actividades realizadas en cumplimiento del “objeto” de sus contratos; asimismo los pagos se realizan por una cuenta de cobro que presenta el contratista sin dar más detalle de las actividades realizadas durante el periodo laborado. 3.11. Servicios públicos Con los recursos que transfirió la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo San José durante la vigencia fiscal 2009, se pagó $6.247.967 en servicios públicos; los servicios con que cuenta la Entidad son: energía eléctrica, acueducto y alcantarillado, gas natural y telefonía fija. No se evidenciaron pagos suntuosos por servicios distintos a los mencionados y se verificó que estos pagos contaran con el soporte respectivo.

http://www.gerencie.com/contrato-de-trabajo.html

http://www.gerencie.com/trabajadores-independientes.html


http://www.gerencie.com/persona-natural.html








3.12. Víveres, Alimentos, Elementos de Aseo En pago de víveres, alimentos, mercado de plaza y elementos de aseo, el Asilo San José gastó $14.214.810, así:

VIVERES, ALIMENTOS Y ASEO

Concepto Valor

Víveres 3.255.936

Alimentos (Pan y Otros) 358.400

Mercado Plaza 389.000

Otros víveres y Aseo 10.211.474

TOTAL $14.214.810

Los gastos antes relacionados tienen relación de causalidad con la función que cumple la Entidad de brindar atención a personas en estado de abandono. 3.13. Gastos Papelería y Útiles de Oficina

La entidad pagó por gastos de papelería y útiles de oficina el valor de $1.729.015.

PAPELERÍA Y UTILES DE OFICINA

Concepto Valor

Papelería 954.120

Papelería y Tintas Impresora 774.895

TOTAL 1.729.015

3.14. Otros En otros conceptos se incluye el pago por gastos varios de los cuales no se encontró soporte. Compra Bienes Muebles: Se adquirió un computador de escritorio por $965.000 a través del egreso 157 del 02 de septiembre de 2009, cheque 7539305.del Banco de Bogotá, la factura de venta #214 está elaborada el 13 de agosto. Con soportes.

COMPRA BIENES MUEBLES

Concepto Valor

Compra de Computador 965.000

Total 965.000

Gastos Varios: Con el cheque 8253844, comprobante de egreso 95, se giró a la Hermana Matilde Álvarez el valor de $800.000 cuyo concepto es gastos varios, suma de la cual no se encontró soporte. Igualmente con el comprobante de egreso 100, cheque 8253847, se giró a Fanny Morales el valor de $864.474, valor no soportado.







En éste rubro se incluye igualmente, el valor de $450.000 por concepto de vajilla y menaje cancelados a Almacén del País, mediante cheque No. 7539319 del Banco de Bogotá, comprobante de egreso 167 de fecha octubre 27 de 2012.

GASTOS VARIOS

Concepto Valor

Gastos Varios 1.664.474

Vajilla y Menaje 450.700

Total 2.115.174

En razón a lo anterior, se configura presunto hallazgo fiscal por $1.664.474 girados con cheque 8253844 por $800.000 y cheque 8253847 por $864.474, por no existir documento que soporte dichos gastos.

Hallazgo 14

Replica de la Entidad

El cheque No 82533844 de 2009 por valor de $800.000 y el cheque No 8253847 de 2009 por valor de $864.474, si cuenta con los soportes, se adjuntan fotocopias de los gastos.

Respuesta de la CMT Una vez verificados los anexos remitidos por la Entidad se decide levantar el hallazgo por cuanto se evidencia que los soportes de los dos comprobantes de egreso soportan efectivamente los mismos.

3.15. Retención en la Fuente El Asilo San José al ser persona jurídica, se enmarca dentro de los agentes de retención en la fuente a título de renta. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 368 del Estatuto Tributario, el Asilo San José retuvo, declaró y pagó retención en la fuente ante la DIAN; durante el año 2009, por valor de $2.118.000.

Retención en la Fuente a título de Renta 2.118.000

Durante la vigencia 2009, el Asilo San José efectuó retiros de dineros de la cuenta corriente del Banco de Bogotá No. 616117578 por valor de $52.531.774 por concepto de devolución préstamos y transferidos a la cuenta del Banco Santander. Durante el desarrollo de la auditoría, éste valor no fue soportado. Si bien es cierto, la Entidad se queda sin liquidez durante determinados periodos de tiempo, lo que la lleva a usar otra fuente de recursos, se debe tener presente que dichos dineros son posteriormente rembolsados a dicha fuente con los recursos que gira por el Municipio, de manera que se deben soportar los gastos efectuados con dineros prestados de la misma forma como se hace habitualmente con los recursos girados por la Alcaldía Mayor de Tunja, ya que finalmente es con recursos del Municipio que se efectúan dichos pagos. Se puede constatar que la entidad maneja los recursos girados por la Alcaldía en cuenta bancaria aparte tal como lo estipula el convenio 011 del 2009.







3.16. Inconsistencias Las inconsistencias encontradas en desarrollo de la auditoría, se resumen en la siguiente tabla:

No.Com. Fecha Beneficiario Concepto Valor Inconsistencia

71 08-ene Asilo San José Devolución Banco

Santander 17.114.318 Sin Soporte

94 22-may Fanny Morales Servicios Públicos 702.720 Falta soporte por

$100.0000

95 22-may Hna. Matilde Alvarez Gastos Varios 800.000 Falta soporte

97 05-may María Rosa Bastidas prestación servicios 108.949 Falta Firma

98 10-jun Banco Santander Devolución 10.499.911 Sin Soporte

99 10-jun Banco Santander Devolución 24.917.545 Sin Soporte

100 10-jun Fanny Morales Varios 864.474 soporte incompleto

143 28-ago Proactiva-gas-luz servicios públicos 1.597.518 Falta soporte por $329.630 (Gas)

170 30-oct Ruth Esperanza

Bayona Instruct. manualidades 556.222 Falta Firma

108 12-jun Luz Marina Navarrete Vacac-prima-sueldo

mayo 755.162

Soportes con diferencia de $1.000

Hallazgo 5


Solicitamos nos orienten sobre el paso a seguir si hay la necesidad de consignar dicha suma.

Respuesta de la CMT Se acepta que realicen la consignación de la suma indicada. Deberán hacer llegar a la contraloría fotocopia de la consignación. Se mantiene el hallazgo hasta tanto se confirme la devolución.

De otra parte se encontró que faltaban las nóminas de Enero, Febrero, Marzo de los empleados y de Noviembre y Diciembre de los Empleados y también de las Hermanas. Las funcionarias explicaron ésta situación aduciendo que las nóminas de los primeros meses se pagaron con una cuenta que tiene el Asilo en el Banco Santander, y añaden que esas nóminas serían los soportes que faltan en las tres devoluciones a dicho banco reseñadas anteriormente. Sin embargo al sumar las planillas de los primeros meses no coinciden con los valores de las devoluciones al Banco Santander. Las nóminas de fin de año fueron pagadas a comienzos del año 2010.

Hallazgo 7


Se anexan las nomina de los respetivos meses y solicito asesoramiento sobre lo requerido.

Respuesta de la CMT Se mantiene el hallazgo, por lo que se debe llevar el respectivo comprobante de egreso firmado que sustente dicho pago.







Hallazgo 1


Se adjuntan soportes de los egresos 071 del 2009, extracto de comprobante de ingreso del

0063, consignación bancaria y extracto bancario del banco Santander donde se refleja la

consignación del cheque 8253815 del banco Bogotá y los soportes de los egresos 284 del

2010, extracto de comprobante de ingreso del 0063, consignación bancaria y extracto bancario

del banco Santander donde se refleja la consignación del cheque 223141 del banco Bogotá.

Respuesta de la CMT Se mantiene lo observado teniendo en cuenta que no existen soportes sobre los gastos efectuados con dichos recursos. El documento de consignación de dicho dinero a la cuenta del Banco Santander no es suficiente soporte para verificar en que se uso dichas sumas de dinero. Se recomienda a la Entidad soportar los gastos efectuados con dineros prestados de la misma forma como lo hace con los recursos girados por la Alcaldía de Tunja, más si se tiene en cuenta que es con recursos girados por la Alcaldía con los que se cancelan los citados créditos.

Hallazgo 6


EL recibo faltante en el comprobante 143 de pago de gas por valor de $329.630 de año

2009 se extravió. En la empresas de gas natural si se relazado el pago y se solicito

certificación la cual está en trámite.

Respuesta de la CMT Se mantiene el hallazgo por cuanto el recibo debería estar a la fecha como soporte.

Un hallazgo encontrado y que resalta es el desorden notable en el manejo de los documentos y que se refleja en la forma en que están archivados, muchos de ellos sin su correspondiente soporte; y en el hecho que la mayoría de los comprobantes de egreso se encuentran sin la firma del beneficiario y sin el visto bueno de las responsables del gasto, igual cosa sucede con los soportes, relaciones, etc. se ignora si en realidad los soportes faltantes en realidad estén mal archivados. Finalmente hay que añadir que la persona encargada de manejar la parte Administrativa del Asilo San José, la señora FANNY MORALES S., se encuentra incapacitada por haber sido sometida a una delicada intervención quirúrgica que le ha significado una larga incapacidad, viéndose la institución en la necesidad de nombrarle una remplazo temporal; esta funcionaria EDELMIRA RODRIGUEZ fue la que generalmente atendió las visitas, estando pocas veces presente la titular FANNY MORALES; la funcionaria encargada muchas veces manifestó desconocer o ignorar lo que se le solicitaba o indagaba.

Hallazgo 9


Se acepta la observación en el descuido de manejo de comprobante de egreso y soportes y

se tendrá en cuenta para el futuro.

Respuesta de la CMT Se mantiene el hallazgo, por lo que se debe llevar un buen manejo de los documentos que soportan el uso de los recursos que gira la Alcaldía de Tunja para el funcionamiento de la Institución.







Como se puede apreciar fácilmente la Junta ignoró la norma estatutaria del capítulo III, artículo 14 que establece la obligatoriedad de sesionar por lo menos una vez al mes; solo se reunió en dos ocasiones durante el año 2009 el 16 de marzo y el 16 de noviembre.

Hallazgo 10


La Junta Directiva acordó reunirse cuando las exigencias de la institución lo estiman

conveniente.

Respuesta de la CMT Se levanta el hallazgo por cuanto se trata de una decisión de carácter administrativo de la Institución y que no afecta de manera alguna la ejecución de los recursos que gira la Alcaldía de Tunja al Asilo.

El Asilo San José desatendió la recomendación del Ingeniero de Alimentos asignado como nutricionista por la Alcaldía, quien presentó las 3 minutas para las pacientes, La Institución no se esforzó por implementarlas.

Hallazgo 11


en su momento no se implementaron las 3 minutas sugeridas por el ingeniero de alimentos

pero en la actualidad se están atendiendo dichas recomendaciones, con nuevas sugerencias

de los profesionales en esta área.

Respuesta de la CMT Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo.

Respecto de los honorarios y otros servicios personales, se encontró que la Entidad no tiene contratos de prestación de servicios llevados a solemnidad, así como tampoco cumple con la exigencia al contratista del pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales), violando lo establecido en el artículo 3° de la Ley 797 de 2003 modificatorio del artículo 15 de la Ley 100 de 1993 que establece que serán afiliados al Sistema General de Pensiones.

Hallazgo 12


Se acepta la observación sobre el pago de honorarios al contador y para los años

siguientes se evitará seguir cometiendo el error.

Respuesta de la CMT La entidad no emite pronunciamiento sobre los contratos de prestación de servicios y reconoce el incumplimiento de la obligación que tienen los contratistas para hacer aportes a seguridad social; por lo anterior, se mantiene el hallazgo.

Es de anotar que el Asilo San José según la cláusula quinta del convenio se obliga con el Municipio a ejecutar las actividades objeto del convenio, según una tabla fijada. Sin embargo no se cumple ya que el Asilo no toma como parámetro dicha tabla para ejecutar sus actividades.







Hallazgo 13


los recursos de los convenios suscritos con la alcaldía de Tunja en los años 2009 y 2010 si

se invierten en la prestación del servicio, como son:

- Cuidados personales, y atención integral.

- Suministro de elementos de aseo institucional y persona

- Suministro de alimentación.

- Administración y funcionamiento.

En cuanto a la clausula sexta, obligaciones del municipio, los trámites para la firma de los

convenios y desembolso de los recursos son un tanto demorados.

Respuesta de la CMT Se mantiene el hallazgo y se advierte a la Institución para que de cumplimiento a lo pactado en los contratos y/o convenios celebrados con el Municipio de Tunja, más específicamente a lo que se refiere al uso de los recursos. Del análisis de la información suministrada fácilmente se concluye que cerca del 90% de los recursos que recibió el Asilo San José en las vigencias 2009 y 2010 se uso para el pago de gastos de carácter administrativo (Nomina, pagos asociados a la nomina, honorarios, servicios públicos y retenciones), mientras que para el logro del objeto misional de la Institución, que es la atención a pacientes solo se dedica el 10% (Alimentos, vestuario, etc.). La contraloría hace un llamado a las directivas de la Institución y a la Supervisión del Contrato para que se verifique el efectivo cumplimiento de lo pactado y que el uso de los recursos públicos que gira el Municipio para el cumplimiento misional del Asilo San José se usen de acuerdo a las necesidades de la población que allí es atendida.

La Secretaría de Protección Social encargada de la supervisión del Convenio en cabeza del doctor JORGE ALBERTO VARGAS BERNAL en un Acta de supervisión de fecha del 28 de septiembre del 2009 declaró que se “Cumplió el Objeto de Contrato”.







3.17. Análisis Balance General y Estado de Resultados Estado de Resultados

ASILO SAN JOSE

ANALISIS ESTADO DE RESULTADOS

Del 1º de Enero al 31 de Diciembre de:

ANALISIS HORIZONTAL

ANALISIS VERTICAL

2009 2008

VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

%

INGRESOS

OPERACIONALES 271.401.640 234.219.600 37.182.040 15,87 100,00

Ingresos Casa Hogar 31.909.250 82.818.000 (50.908.750) -61,47 11,76

Arrendamientos 22.542.000 20.583.890 1.958.110 9,51 8,31

Transferencias 216.950.390

130.817.710 86.132.680 65,84 79,94

EGRESOS OPERACIONALES 337.075.351 287.157.117 49.918.234 17,38 100,00

Gastos de Personal 123.351.581 108.645.687 14.705.894 13,54 36,59

Contribuciones Imputadas 6.503.469 6.526.542 (23.073) -0,35 1,93

Contribuciones Efectivas 9.790.089 8.719.480 1.070.609 100,00 2,90

Gastos Generales 89.228.402 55.596.306 33.632.096 60,49 26,47

Impuestos, Contribuciones y Tasas

1.748.658 1.215.950 532.708 43,81 0,52

Depreciaciones 106.453.152 106.453.152 0 0,00 31,58

EXCEDENTE (DEFICIT) OPERACIONAL

(65.673.711) (52.937.517) (12.736.194) 24,06 -24,20

INGRESOS NO OPERACIONALES

11.852.041 7.093.906 4.758.135 67,07 100,00

Financieros 1.704.790 1.704.790 14,38

Extraordinarios 10.105.673 7.093.580 3.012.093 42,46 85,27

Aprovechamientos 41.578 326 41.252 12653,99 0,35

GASTOS NO OPERACIONALES

2.087.216 8.377.347 (6.290.131) -75,09 100,00

Financieros 1.104.423 1.049.043 55.380 5,28 52,91

Ajuste Gastos de Ejercicios Anteriores

982.793 7.328.304 (6.345.511) -86,59 47,09

RESULTADO NO OPERACIONAL

9.764.825 (1.283.441) 11.048.266 -860,83 3,60

EXCEDENTE (DEFICIT) NETO (55.908.886) (54.220.958) (1.687.928) 3,11 -20,60

ANALISIS HORIZONTAL







INGRESOS OPERACIONALES: Los ingresos operacionales se incrementaron en $37.182.040, correspondiendo al 15,87% frente al año 2008; éste incremento fue jalonado por el aumento en las transferencias que el Municipio de Tunja efectuó al Asilo San José, que fueron $86.132.680 superiores a las del año 2008; mientras que los ingresos propios de la casa hogar disminuyeron en $50.908.750, que en porcentaje equivale al 61,47%. EGRESOS OPERACIONALES: Los egresos operacionales se incrementaron en $49.918.234, correspondiendo al 17,38% de aumento frente al año 2008, siendo el rubro más representativo el incremento en los gastos generales y dentro de éste los Honorarios y Servicios que de acuerdo con la nota 16 de los Estados Financieros, sufrieron un incremento de $38.319.584. En segundo lugar, los gastos de personal se incrementaron en $14.705.894, correspondiendo al 13,54%. INGRESOS NO OPERACIONALES: Se incrementaron en $4.758.135, correspondiendo al 67,07% de incremento con relación al año 2008, siendo el rubro más representativo los ingresos extraordinarios, los que se generaron por recuperaciones de ejercicios anteriores y descuentos de alimentación a los empleados (Nota 20 Estados Financieros). GASTOS NO OPERACIONALES: A diferencia de los ingresos no operacionales, los gastos no operacionales se disminuyeron frente al año 2008 en el valor de $6.290.131, representando un decremento del 75,09%, ocasionado por la disminución del Ajuste a gastos de Ejercicios Anteriores que fue del 86,69% DEFICIT NETO DEL EJERCICIO: El déficit del ejercicio se incrementó en $1.687.928, correspondiendo al 3,11%. El déficit se genera por la depreciación calculada por el método de línea recta sobre el valor histórico de la propiedad, planta y equipo y causada en el ejercicio 2009 por valor de $106.453.153. ANALISIS VERTICAL INGRESOS OPERACIONALES: Dentro de los ingresos operacionales el rubro más representativo son las transferencias que el Municipio de Tunja efectuó al Asilo San José en el año 2009, correspondiendo al 79,94% del total de los ingresos, seguido de los ingresos casa hogar con el 11,76% y por último los arrendamientos con el 8,76. EGRESOS OPERACIONALES: En los egresos operacionales el rubro que mayor peso tiene son los gastos de personal, representando el 36,59% del total de los egresos operacionales. Sigue en orden de representación, las depreciaciones con el 31,58% y los gastos generales con el 26,47%. En menor porcentaje se encuentran las contribuciones efectivas (2,90%), las contribuciones imputadas (1,93%) y los impuestos, contribuciones y tasas (0,52%) INGRESOS NO OPERACIONALES: El rubro más representativo corresponde a los ingresos extraordinarios con el 85,27% del total de los ingresos no operacionales. Le siguen los ingresos financieros con el 14,38% y los aprovechamientos con el 0,35%. GASTOS NO OPERACIONALES: Dentro de los gastos no operacionales se encuentran los financieros con el 52,91% y el Ajuste a gastos de Ejercicios Anteriores con el 47,09%.







DEFICIT NETO DEL EJERCICIO: El déficit operacional corresponde al 24,20% del total de los ingresos, mientras que el déficit del ejercicio representa el 20,60% del total de los ingresos.

BALANCE GENERAL

ASILO SAN JOSE

ANALISIS BALANCE GENERAL

ANALISIS HORIZONTAL

ANALISIS VERTICAL

2009 2008

VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

%

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE BANCOS 3.002.660 2.365.063 637.597 26,96 0,15

INVERSIONES 13.257.294 13.257.294 0 0,00 0,65

DEUDORES 63.945.950 31.584.534 32.361.416 102,46 3,15

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 80.205.904 47.206.891 32.999.013 69,90 3,96

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

EDIFICACIONES 2.074.997.214 2.074.997.214 0 0,00 102,34

EQUIPO MEDICO-CIENTIFICO 17.279.000 17.279.000 0 0,00 0,85

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO 13.506.384 13.506.384 0 0,00 0,67

EQUIPO DE COMPUTACION-COMUNICAC. 1.790.000 510.000 1.280.000 250,98 0,09

EQUIPO COMEDOR, COCINA Y LAVAND. 52.726.090 52.726.090 0 0,00 2,60

DEPRECIACION ACUMULADA (212.906.304) (106.453.152) (106.453.152) 100,00 -10,50

TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1.947.392.384 2.052.565.536 -105.173.152 -5,12 96,04

TOTAL ACTIVO 2.027.598.288 2.099.772.427 (72.174.139) -3,44 100,00

PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR 12.627.189 6.039.829 6.587.360 109,07 0,62

RETENCIONES EN LA FUENTE 909.000 985.000 (76.000) -7,72 0,04

OTRAS CUENTAS POR PAGAR

12.000.000 (12.000.000) -100,00 0,00

OBLIGACIONES LABORALES 23.074.966 33.851.580 (10.776.614) -31,83 1,14

TOTAL PASIVO CORRIENTE 36.611.155 52.876.409 -16.265.254 -44,43 1,81

TOTAL PASIVO 36.611.155 52.876.409 (16.265.254) -30,76 1,81

PATRIMONIO

CAPITAL FISCAL 2.101.116.976 2.101.116.976 0 0,00 103,63

RESULTADO DE EJERC.ANTERIORES (54.220.957)

(54.220.957)

-2,67

RESULTADO DEL EJERCICIO (55.908.886) (54.220.958) (1.687.928) 3,11 -2,76

TOTAL PATRIMONIO 1.990.987.133 2.046.896.018 (55.908.885) -2,73 98,19

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 2.027.598.288 2.099.772.427 (72.174.139) -3,44 100,00







ANALISIS HORIZONTAL: ACTIVO En el Activo Corriente, la variación más representativa se dio en el aumento de los deudores en $32.361.416, correspondiendo al 102,46% de incremento frente al año 2008. Los saldos en bancos se incrementaron en el 26,96%, mientras que las inversiones en CDT´S permanecieron constantes. La propiedad, planta y equipo en su valor histórico no sufrió variaciones significativas; solamente se incrementó el equipo de computación en $1.280.000 (250,98%). La depreciación acumulada se incrementó en el 100% con respecto al año 2008. PASIVO El pasivo con terceros disminuyó en el 30,76%, correspondiendo al valor de $16.265.254. El Patrimonio se vio disminuido en el 2,73% a causa del déficit de ejercicios anteriores y del ejercicio. ANALISIS VERTICAL ACTIVO: Dentro del activo el rubro más representativo es la Propiedad, Planta y Equipo que representa el 96,04% del total del Activo. El Activo corriente solo es el 3,96% del total del Activo. Dentro del Activo Corriente, los deudores es el rubro más representativo. En la propiedad, Planta y Equipo, las edificaciones es la partida de mayor peso, cuyo valor histórico representa el 102,34% del valor del activo total, viéndose este porcentaje disminuido por la depreciación acumulada. PASIVO: Las deudas con terceros representan el 1,81% del total del pasivo y el Patrimonio o Pasivo Interno representa el 98,19% del total del Pasivo. Dentro del Pasivo Corriente la partida más representa es la de obligaciones laborales. El patrimonio está representado por el capital fiscal, disminuido por el déficit de ejercicios anteriores y el déficit del año 2009.

4.11 INDICADORES FINANCIEROS AÑOS 2009 – 2008

1. CAPITAL DE TRABAJO 2009 2008 ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE 80.205.904 - 36.611.155 = 43.594.749 47.206.891 - 52.876.409 (5.669.518) 2. LIQUIDEZ 2.1 RAZON CORRIENTE 2009 2008 ACTIVO CORRIENTE = 80.205.904 = 2,19 47.206.891 = 0,89 PASIVO CORRIENTE 36.611.155 52.876.409 El Asilo poseía $2,19 y $0,89 pesos para cumplir con las obligaciones a corto plazo. 2.2. LIQUIDEZ GENERAL 2009 2008 TOTAL ACTIVO = 2.027.598.288 = 55,38 2.099.772.427 = 39,71 TOTAL PASIVO 36.611.155 52.876.409 La entidad disponía de $55,38 y $39,71 para respaldar cada peso ($1.oo) de pasivo a favor de terceros. 2.ENDEUDAMIENTO







2.1. RECURSOS DE TERCEROS 2009 2008 TOTAL PASIVO = 36.611.155 = 1,81% 52.876.409 = 2,52% TOTAL ACTIVO 2.027.598.288 2.099.772.427 Refleja que el 1,81% y 2,52% de los activos del Asilo corresponden a terceros por generación de pasivos en sus operaciones. 2.2. RECURSOS PROPIOS 2009 2008 TOTAL PATRIMONIO =

1.990.987.133 = 98,19%

2.046.896.018 = 97,48%

TOTAL ACTIVO 2.027.598.288 2.099.772.427

Índice complementario del anterior, indica que el 98.19% y 97,48% de los activos del Asilo son de su propiedad y no están comprometidos con terceros. 3. EBITDA 2009

2008

DEFICIT OPERACIONAL -65.673.711 -52.937.517 Más: Depreciaciones 106.453.152 106.453.152 TOTAL EBITDA 40.779.441 53.515.635 Tanto para el año 2009 como para el 2008, el Ebitda del Asilo es positivo, lo que le permite el desarrollo normal de las operaciones.

4. RECURSOS GIRADOS EN LA VIGENCIA 2010

En marco del contrato No. 291 de 2010 el Municipio de Tunja transfirió al Asilo San José $223.555.909; comparando los egresos presentados por el Asilo al Equipo Auditor se observa que los gastos de la Institución fueron $4.879.231 superiores a los ingresos.

Valor del Contrato 291/2010 Valor Transferido en 2010 Egresos del Asilo San José

$ 223.555.909 $ 219. 349.586 $ 228.435.140

Diferencia ($ 4.206.323) ( $ 9.085.554)

En el contrato No. 291 de 2010 se estimó un giro por valor de $223.555.909, sin embargo al revisar los ingresos a la cuenta corriente y en concordancia con lo soportado por la tesorería de la Alcaldía Mayor de Tunja, la transferencia efectiva realizada al Asilo San José en el año 2010 fue de $219.349.586, es decir $4.206.323 menos de lo estimado. Por su parte, los gastos que hizo el Asilo San José durante este mismo año ascendieron a $228.435.140, es decir $9.085.554 más de lo girado. 4.1. Extracto Bancario de la Cuenta Corriente 616117578 A continuación se realiza un análisis a los movimientos de la cuenta corriente 616117578 del Banco de Bogotá, así:

Fecha de Extracto Valor inicial Abonos (+) Cargos (-) IVA (-) 4*1000 (-) Valor final

1 a 31 de Enero 1.460.997 56.712.663 26.379.279 - 105.517 31.688.864

1 a 28 de Febrero 31.688.864 - 18.621.524 - 74.485 12.992.855

1 a 31 de Marzo 12.992.855 - 9.384.303 - 37.537 3.571.015

1 a 30 de Abril 3.571.015 - 2.684.000 - 10.736 876.279







1 a 31 de Mayo 876.279 - - - - 876.279

1 a 30 de Junio 876.279 - - - - 876.279

1 a 31 de Julio 876.279 - 650.000 - 2.600 223.679

1 a 31 de Agosto 223.679 108.424.615 216.734 - 867 108.430.693

1 a 30 de Septiembre 108.430.693 - 52.795.683 - 211.182 55.423.828

1 a 31 de octubre 55.423.828 - 31.666.064 - 126.664 23.631.100

1 a 30 de noviembre 23.631.100 - 9.130.302 - 36.521 14.464.277

1 a 31 de Diciembre 14.464.277 54.212.308 62.293.375 46.144 249.360 6.087.706

Como se observa, la cuenta arrancó con un saldo de $1.460.997, recibió tres transferencias, una en el mes de enero por $56.712.663, producto del pago final del convenio 011/09 y modificatorio 01/09; la segunda en el mes de agosto por $108.424.615 y la última en diciembre por $54.212.308 para un total de $219.349.586, valor definitivo de la transferencia hecha por el Municipio durante el año 2010. Con los recursos que giró el Municipio de Tunja al Asilo San José durante el año 2010, se hicieron erogaciones que se concentraron en el pago de la nómina, honorarios, compra de equipos de oficina, dotaciones a empleados, servicios públicos y demás inherentes al funcionamiento de la Institución, así:

CONCEPTO VALOR %

Nomina 139.291.272 60,98%

Honorarios 48.095.183 21,05%

Servicios Públicos 9.699.073 4,25%

Víveres 7.956.358 3,48%

Dotaciones 6.584.673 2,88%

Retenciones - DIAN 3.215.000 1,41%

Otros 13.593.581 5,95%

TOTAL $ 228.435.140 100,00%

Porcentualmente los pagos hechos en la Institución con recursos girados por el Municipio de Tunja durante el año 2010 fueron: nomina 60.98%; honorarios 21.05%; otros (compra de equipos de computo, refrigerador, mantenimiento, etc.) 5.95%; servicios públicos 4.25%; víveres 3.48%; dotaciones 2.88% y pago de impuestos 1.41%.







Como se observa, los principales gastos del Asilo San José durante la vigencia 2010 fueron para el pago de nómina y el pago de personas que prestan sus servicios a la institución a través de contrato de prestación de servicios; por estos conceptos se usó el 82% de los recursos que giró la Alcaldía en ese año. De los datos se desprende una importante conclusión, y es que al realizar el comparativo de gastos administrativos (Nomina, gastos asociados a la nomina, servicios públicos, dotaciones y retenciones) con los gastos para el objeto misional (estadía, alimentación, vestuario, de las pacientes allí atendidas) se evidencia que la Institución no dio cumplimiento a lo pactado en los contratos de 2009 y 2010, ya que la distribución de recursos no fue acorde con lo establecido en la clausula 5 de dichos contratos. La Contraloría Municipal de Tunja hace un llamado a la Alcaldía Mayor de Tunja para que a través de la supervisión se verifique el cumplimiento del objeto contractual y se verifiquen las condiciones de atención de las pacientes del Asilo San José. De igual manera se hace el llamado de atención a la administración del Asilo para que del uso de los recursos públicos que recibe del Municipio se logre el cumplimiento de la misión de la Institución, cual es la atención (alimentación saludable, balanceada y acorde a lo establecido por las minutas de nutricionista, vestuario, estadía, recreación, salud, etc.) a cada una de las pacientes que se hallan desprotegidas o en estado de abandono de la ciudad de Tunja. 4.2. Nómina

Durante la vigencia 2010 el Asilo San José gasto en nómina $139.291.272 del total de recursos girados por la Alcaldía Mayor de Tunja. Los gastos por nómina se concentraron en el pago de salarios, prestaciones sociales y pagos parafiscales.

NOMINA

CONCEPTO VALOR

Salarios 109.881.036

Prestaciones Sociales 17.423.171

Parafiscales 11.987.065







TOTAL $ 139.291.272 La nómina cubre el pago de 5 Hermanas de la comunidad dominica, quienes tienen a cargo la administración del Asilo, también hacen parte de la nomina siete (7) empleados de planta entre los que se encuentran, servicios generales, la auxiliar contable y el señor encargado de oficios varios. Se verificó que la entidad cumple con los aportes de seguridad social y aportes parafiscales mensuales; así como también se verificó el cumplimiento del pago de prestaciones sociales para los citados empleados. Observaciones:

- Algunas nóminas no están firmadas por los beneficiaros, ejemplo: los egresos 337, 341, 373, 323, 306.

Hallazgo 4


Se hacen firmar las nominas y los comprobantes de egresos de 2010 excepto el numero 341,

la persona ya no trabaja en la institución. Se adjuntan copia de la nomina firmada y los

comprobantes.

Respuesta de la CMT Se mantiene el hallazgo en razón a que las nominas deben firmarse en el momento en que se efectúa el pago, más no con posterioridad al mismo (En este caso han transcurrido hasta tres (3) años desde la fecha que se realizo el pago).

- Los pagos de intereses a las cesantías no tienen soporte, egresos 342, 346, 340, 339,

etc.

Hallazgo 8


Se adjunta planilla de los pagos de intereses de cesantías realizados.

Respuesta de la CMT Una vez evaluada la respuesta se decide levantar el hallazgo.

4.3. Honorarios El Asilo San José pago durante el año 2010 $48.095.183 en honorarios, en este concepto se incluye el pago por servicios contables, auxiliares de cocina, enfermería, psicología, nutricionista, terapia física, trabajo social, manualidades, digitación recreación, servicios generales y algunos reemplazos.

HONORARIOS

CONCEPTO VALOR %

Contador 5.814.070 12%

Auxiliar de Cocina 5.771.600 12%







Enfermería 11.002.700 23%

Sicología 2.483.040 5%

Nutricionista 2.566.080 5%

Terapia Física 7.645.270 16%

Trabajo Social 3.210.702 7%

Manualidades 3.859.222 8%

Digitación 2.193.333 5%

Recreación 370.980 1%

Servicios Generales 2.171.400 5%

Otros (reemplazos) 1.006.786 2%

TOTAL 48.095.183 100%

Porcentualmente, los gastos por honorarios se concentran en el pago de enfermería (23%), terapia física (16%), auxiliares de cocina (12%) y servicios contables (12%), servicios que están acordes con las necesidades de la institución. Respecto de los honorarios se encontró que la Entidad no tiene contratos de prestación de servicios llevados a solemnidad, así como tampoco cumple con la exigencia al contratista del pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales), violando lo establecido en el artículo 3° de la Ley 797 de 2003 modificatorio del artículo 15 de la Ley 100 de 1993 que establece que serán afiliados al Sistema General de Pensiones: “1. En Forma obligatoria todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores públicos. Así mismo, las personas naturales que presten directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios, o cualquier otra modalidad de servicios que adopten los trabajadores independientes y los grupos de población que por sus características o condiciones socioeconómicas sean elegidos paro ser beneficiarios de subsidios a través del Fondo de Solidaridad Pensional, de acuerdo con las disponibilidades presupuéstales”. Respecto a la obligación de cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud de los contratistas personas naturales, el inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, señala que en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, norma que también esta siendo inobservada por la administración del Asilo San José de Tunja. De otro lado, en las cuentas de cobro de los contratistas no se adjunta documento que soporte las actividades realizadas en cumplimiento del “objeto” de sus contratos; asimismo los pagos se realizan por una cuenta de cobro que presenta el contratista sin dar mas detalle de las actividades realizadas durante el periodo laborado. También se encontraron las siguientes inconsistencias: - Los egresos 309 (30/09/2010) y 394 (28/10/2010) están sin firma del beneficiario.

http://www.gerencie.com/contrato-de-trabajo.html










Hallazgo 2


Se hacen firmar los soportes de egreso en mención por parte de los beneficiarios

El comprobante 094 de 2009 el beneficiario Fanny morales pagar pago servicios públicos

firmado.

El comprobante 095 de 2009 el beneficiario hna. Matilde ya no está en la institución para la

respectiva firma.

Los comprobantes 098 y 099 de 2009 corresponden a devoluciones hechas al banco

Santander siendo el beneficiario el asilo san José.

Los comprobantes 309, 394 las personas ya no laboran en la institución siendo imposible

conseguir la firma.

Respuesta de la CMT Las firmas de los beneficiarios de cualquier pago se deben efectuar al momento en que se efectúa el mismo, más no con posterioridad al hecho que para el caso alcanza hasta tres (3) años; por lo anterior, se mantiene el hallazgo.

- El egreso 227 (7/01/2010) no tiene cuenta de cobro. - Los egresos 277 (2/09/2010) y 354 (7/12/2010) no tienen ningún soporte que sustente el pago por honorarios.

Hallazgo 3


Se adjuntan soportes del comprobante 100 de 2009 y el comprobante 277 y 354 de 2010.

Respuesta de la CMT Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo

4.4. Servicios públicos Con los recursos que transfirió la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo San José durante la vigencia fiscal 2010, se pagó $9.699.073 en servicios públicos; los servicios con que cuenta la Entidad son: energía eléctrica, acueducto y alcantarillado, gas natural y telefonía fija con plan de internet. No se evidenciaron pagos suntuosos por servicios distintos a los mencionados y se verificó que estos pagos contaran con el soporte respectivo. 4.5. Víveres En pago de víveres (mercado, elementos de aseo y menaje) el Asilo San José gasto $7.956.358, así:

Víveres 5.197.943

Elementos de Aseo 1.846.583

Vajilla y Menaje 911.832

TOTAL $7.956.358







Los gastos antes relacionados están soportados y son acordes con la función que cumple la Entidad de brindar atención a personas en estado de abandono. 4.6. Dotaciones

Durante la vigencia 2010 el Asilo San José gastó en dotaciones para sus empleados de planta la suma de $6.584.673, representado en el pago por uniformes para las auxiliares generales, el trabajador de servicios varios y la vestimenta para las 5 monjas de la comunidad religiosa que maneja el Asilo San José.

Dotaciones 6.584.673

Teniendo en cuenta que las dotaciones hacen parte de las obligaciones que tiene el empleador con sus empleados, el pago por dotaciones evidencia que la Entidad cumple con lo dispuesto en el artículo 230 del Código Sustantivo de Trabajo. 4.7. Pago de impuestos

En cumplimiento de lo dispuesto por el Estatuto Tributario, la Entidad retuvo y pagó retención en la fuente a la DIAN; durante el año 2010, el Asilo San José pago por éste concepto la suma de $3.215.000.

Retención en la Fuente 3.215.000 4.8. Otros En otros conceptos se incluye el pago por la compra de bienes muebles, mas específicamente por equipos de computo, mantenimiento, la póliza de manejo y otros conceptos.

OTROS

Concepto Valor

Compra de bienes muebles 9.810.031

Mantenimiento 1.070.916

Póliza de manejo 866.734

Otros 1.845.900

Total 13.593.581 La compra más representativa en bienes muebles es un refrigerador por valor de $7.079.741 el cual esta en uso en la cocina de la Entidad. También se adquirió un computador de escritorio por $1.389.600 a través del egreso 285 del 22 de septiembre de 2010 sobre el cual no existe factura que soporte la compra, el documento que se encontró como soporte es una cotización. 4.9. Contrato de Prestación de Servicios 291 de 2010







La transferencia del 2% del impuesto predial que transfirió la Alcaldía Mayor de Tunja al Asilo San José en la vigencia fiscal 2010, estuvo enmarcada en la celebración del contrato de prestación de servicios 291 de 2010. 4.10. La revisión legal del contrato De los documentos precontractuales: el contrato cuenta con estudio previo, ficha EBI y certificado de disponibilidad No. 20100213 del 22 de Enero de 2010; La Entidad contratada presentó formato de hoja de vida, registro ante cámara de comercio, certificados de antecedentes tanto fiscales, disciplinarios y penales; también la entidad presentó proyecto de inversión de los recursos que giraría la Alcaldía de Tunja, la entidad estaba al día en aportes a seguridad social y estaba registrada ante la DIAN con documento de Registro Único Tributario – RUT. De los documentos contractuales: hacen parte de los documentos contractuales el contrato, documento presente en la carpeta, y firmado por las partes que intervienen en él: de una parte la Alcaldía Mayor de Tunja con el señor Gustavo Ussa Álvarez, quien para la fecha desempeñaba el cargo de secretario de contratación, por el otro la Señora Magdalena Álvarez Gamba representante legal del Asilo San José; el registro presupuestal del contrato es el No. 20103049 del 12 de Agosto de 2010, se asignó como supervisor al titular de la Secretaría de Protección Social a través de la resolución 444 del 12 de Agosto de 2010, se constituyó póliza que ampara los riesgos contemplados en el contrato y adecuados a los porcentajes establecidos en el mismo y se cuenta con acta de aprobación de póliza. El contrato tiene dos actas de seguimiento, una parcial y una final. Las dos actas tienen soporte de actividades realizadas por parte del Asilo San José y soporte de aportes a seguridad social. El contrato se liquidó el 31 de diciembre de 2010. De la supervisión: las actividades de supervisión del contrato fueron hechas por el señor Edgar Alonso Ibáñez – Secretario de Protección Social. En el tiempo que estuvo en ejecución el contrato, se llevó a cabo dos (2) seguimientos de ejecución, uno parcial y otro al final, de manera que se cumplió de parte de la Alcaldía Mayor de Tunja con la supervisión del contrato con el Asilo San José. Sin embargo no existe evidencia de que efectivamente el Asilo San José da el uso adecuado y acorde de los recursos que recibe de parte del Municipio de Tunja.







5. CONCLUSIONES

Los recursos que ha girado la Alcaldía de Tunja al Asilo San José no se usaron de

acuerdo a lo establecido en la Clausula 5 del convenio 11 de 2009 y sexta del

contrato de prestación de servicios 261 de 2010, ya que cerca del 90% de los

recursos de destinaron para el pago de gastos administrativos y tan solo el restante

10% para el objeto misional de la Institución.

Existen pagos de nomina que no están con firma de quienes lo devengan, de igual

forma existen egresos que no tienen firma de quienes fueron sus beneficiarios.

El Asilo San José no obliga a sus contratistas a que cumplan con los pagos de

aportes a seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales).

Ante la iliquidez presentada por el Asilo en algunos periodos de tiempo, se recurre al

uso de otros recursos que posteriormente son reembolsados con dineros del giro de

la Alcaldía Mayor de Tunja. Se observo que dichos reembolsos no cuentan con los

soportes correspondientes, de manera que no se puede verificar en que

específicamente se usaron.

El Asilo San José no rindió cuenta a través del Sistema Integral de Auditoría – SIA,

de manera que se advierte a la institución la obligación que tiene de rendir a la

Contraloría toda la información que solicita el sistema, la cual sirve como insumo

para que el Ente de Control ejerza su función sobre el adecuado uso de los recursos

públicos que recibe de la Entidad. De igual forma, se advierte que la reincidencia en

la no rendición de cuenta acarrea sanciones, en cumplimiento de lo establecido en la

resolución 068 de 2006.

Se invita a la supervisión de la Alcaldía Mayor de Tunja a que se ejerza el respectivo

control sobre el uso de los recursos que gira al Asilo San José, de manera que se

cumpla con el objeto misional de la Institución, cual es la atención de las pacientes

desamparadas y desprotegidas de la ciudad de Tunja.

Se presentan importantes deficiencias en el manejo documental de los soportes que

sustentan el uso de los recursos que gira el Municipio de Tunja al Asilo San José.

Las cuentas de cobro de los contratos de prestación de servicios no tienen informe

de actividades, por tanto no se puede evidenciar por que actividades se le esta

haciendo el pago a cada profesional.

Cada una de las anteriores observaciones se debe tener en cuenta para la presentación del

plan de mejoramiento que haga el Asilo San José a la Contraloría Municipal de Tunja.







6. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

(A: Administrativos, D: Disciplinarios, F: Fiscales, P: Penales, S: Sancionatorios)

No.

HALLAZGO

A D F P S

1. Las devoluciones que hace el Asilo San José a los créditos que obtiene de la Curia no cuentan con los respectivos soportes (Ejemplo: Egreso 071 de 2009 y 284 de 2010.

X

2. Existen comprobantes de egreso que no tienen firma del beneficiario (Ejemplo comprobante de Egreso No. 094, 095, 097, 098, 099 de 2009 y 309 y 394 de 2010).

X

3. Existen comprobantes de egreso que no cuentan con los soportes correspondientes que soporten el pago (Ejemplo: Egreso No. 100 de 2009 y 277 y 354 de 2010).

Se levanta el hallazgo

4. Algunas nominas no están firmadas por los beneficiaros, ejemplo: los egresos 337, 341, 373, 323, 306 de 2010.

X

5. Valor de $755.162.oo girado a Luz Marina Navarrete, del 12 de junio-2009, cte. #108. Por concepto de Vacaciones, prima, sueldo de Mayo-2009, se le giraron $1.000.oo de más.

X

6. El Comprobante de Egreso 143 de 2009 (cheque 8253890) por $1.597.518.oo, girado para pagar servicios públicos Proactiva, Gas, Luz. Falta soporte (recibo del Gas) por $329.630.oo

X

7. Falta la contabilización adecuada de las nóminas de los empleados de los meses de Enero, Febrero, Marzo de 2009, por $3.663.967.oo cada una. $10.991.901.oo por todas tres.

X

8. Los pagos de intereses a las cesantías del año 2010 no tienen soporte, (Ejemplo: egresos 342, 346, 340, 339, etc).


9.

Se observa un evidente descuido en el manejo de los Comprobantes de Egreso y sus respectivos soportes (egresos sin firma del beneficiario o sin soportes, nominas sin firma de quien elabora y sindica).

X

10. Se ignoró la directriz de los Estatutos, que en el capítulo III, artículo 14, establece reuniones ordinarias mínimo una vez al mes. Solo se reúnen un par de veces por año.


11. El Asilo desatendió la recomendación del Ingeniero de Alimentos de implementar 3 minutas diferentes para las pacientes en la vigencia 2009.


12.

El Asilo no tiene Contratos de Prestación de Servicios para las personas que laboran por Honorarios, como el Contador; tampoco cumple con el pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales), violando lo establecido en el artículo 3° de la Ley 797 de 2003.

X

13. El Asilo San José no ejecuta los recursos que recibe del Municipio en las actividades tal como lo prescribe el convenio 011 de 2009 y Contrato de prestación de servicios 291 de 2010, en concordancia con

X







lo establecido en las cláusulas quinta y sexta respectivamente.

14. El valor pagado con el cheque 8253844 (2009) por $800.000 y cheque 8253847 (2009) por $864.474, no tienen soporte que sustente el gasto.

Se levanta el

hallazgo

15. El extracto bancario del mes de julio de 2009 al igual que el respectivo auxiliar de bancos no fue entregado por la Entidad.

X

16. El Asilo San José no rindió cuenta a través del SIA X

Elaboró:

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA JAIME ALONSO PEDRAZA VALLEJO Profesional Especializado Administrador – Contratista

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO Auditor Fiscal (C)

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CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA INFORME FINAL DE ... - Contraloría de …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/informe-final-asilo... · de comercio y la ley 1529 de 1990;