CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER …santander.gestiontransparente.com/institucional/Portals/0/Files/... · Contralor General de Santander CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO- AUDITORIA GUBERNAMENTAL

CON ENFOQUE INTEGRAL. MODALIDAD REGULAR

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL

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DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA-SANTANDER

( No. 000019 19 Febrero 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

RESPONSABLE

HERNAN QUIÑONES PINZON Ex - Director

VIGENCIA 2012

BUCARAMANGA, 2013







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DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA-SANTANDER

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

MERCEDES LEON ROJAS Contador Público

LUZ AMPARO RIOS SILVA

Economista

MARIA CLAUDIA PLATA GARCIA Administradora de Empresas

EDWIN QUINTERO GUERRERO

Abogado Coordinador de Auditoria







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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4 1.1 CONTROL DE GESTION 4 1.1.1 Factores Evaluados 4 1.1.1.1 Ejecución Contractual 4 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 34 1.1.3 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 35 1.1.4 Control Fiscal Interno 38 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 40 1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 40 1.2.1.1 Estados Contables 40 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable 50 1.2.1.2 Gestión Presupuestal 53 1.3 OTRAS ACTUACIONES 56 1.3.1 Seguimiento a controles de Advertencia 56 1.3.2 Atención a Quejas y Denuncias 56 1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 57 1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 59 1.6 DICTAMEN DE AUDITORIA 60







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1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

1.1. CONTROL DE GESTION

Como resultado de la Auditoria adelantada a la Dirección de Tránsito y Transporte del municipio de Barbosa.-. Santander, el concepto sobre el Control de Gestión se determina como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 1.1.1 Factores evaluados 1.1.1.1 Ejecución Contractual En La Dirección De Tránsito y Transporte de Barbosa se practicó el proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad Regular sobre los contratos suscritos en la vigencia 2012; y Con el fin de evaluar su gestión fiscal y su función administrativa se seleccionó una muestra representativa de los contratos suscritos por la Entidad para determinar si dicha gestión se efectuó de manera eficiente y lo más imperativo establecer si con esta gestión fue satisfecha la necesidad pretendida y plasmada por la entidad en la etapa previa a la celebración de cada uno de los contratos. Una vez finalizado el proceso auditor se evidenciaron irregularidades administrativas y disciplinarias en lo referente a la rendición en la cuenta SIA, la falta de soportes en los expedientes contractuales e inconsistencias en la supervisión; Así mismo se suscribieron contratos incumpliendo sus cláusulas contractuales y se realizaron pagos injustificados. Se pudo establecer la falta de documentación en las carpetas contractuales, los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados ni foliados, no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas, lo cual genera dificultades en su control y manejo; Es así que las inconsistencias descritas anteriormente generaron imposibilidad de realizar un control más efectivo por parte del equipo auditor; Un principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano, a los órganos de control y como fuente de la historia. Por último, es de vital importancia mencionar que la revisión se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal de acuerdo con los procedimientos instados por la Contraloría General de Santander, los cuales tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones de los sujetos de control se cumplan de manera objetiva y transparente; Así mismo, que el trabajo de campo se realizó sobre los documentos e información legalmente obtenida y allegada por la Administración en sus instalaciones y que los hallazgos consignados en el informe están debidamente respaldados por los papeles de trabajo y documentos anexos.

CONTRATACIÓN AUDITADA







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Según certificación expedida el día 09 de septiembre del 2013 por la administración de La Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, se celebraron para la vigencia2012 un número de 27 contratos por valor de $256.542.800, distribuidos según la clase de contrato de la siguiente manera:

CLASE DE CONTRATO 2012

NUMERO VALOR

C1 P. DE SERVICIOS 9 122.980.000

C2 CONSULTORIA

C3 INTERVENTORIA

C4 MANTENIMIENTO 1 3.5000.000

C5 OBRA PUBLICA 1 15.000.000

C6 COMPRA Y SUMINISTRO 13 100.947.000

C8 COMODATO

C9 ARRENDAMIENTO

C10 FIDUCIA

C15 SEGUROS 1 1.815.800

C19 OTROS 2 12.300.000

TOTAL 27 256.542.800 Fuente de información: Certificación de la Entidad

Teniendo en cuenta que la Entidad auditada celebró la contratación anteriormente referida, el equipo auditor seleccionó una muestra de 10 contratos por valor de$ 113.027.000 que corresponden al44% del total de la contratación; Contratos que se relacionan a continuación:

VIGENCIA 2012 Número Del Contrato

Clase De Contrato Objeto Del Contrato Valor Contratista

Fecha De Suscripción

2 PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PRESTAR LOS SERVICIOS ALQUILANDO DOS PANTALLAS LEDS DE 18 MTS CUADRADOS. PH 16 PARA DIFUNDIR LA CAMPAÑA PEDAGOGICA CUYA FINALIDAD ES CONCIENTIZAR LA COMUNIDAD BARBOSEÑA SOBRE EL RESPETO POR LAS SEÑALES Y NORMAS DE TRANSITO PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD VIAL EN EL MUNICIPIO DE BARBOSA 10.000.000

RODRIGUEZ VEGA JORGE ALBERTO 24/02/2012

5 OTROS

ADQUISICIÓN DE UNA FOTOCOPIADORA PARA LA DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE DEL MUNICIPIO DE BARBOSA 3.000.000

PARDO RODRIGUEZ LIDA YANETH 21/03/2012

8 SUMINISTROS SUMINISTRO PAQUETES CONTABLES Y PRESUPUESTAL 15.000.000 AURA MARIA FUENTES 15/08/2012

7 SUMINISTROS SUMINISTRO DE PAPELERIA 6.027.000

LINA ANDREA NARANJO CAMACHO 16/07/2012

4

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PUBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER 12.500.000

CORREDOR SANCHEZ MARIO IVAN 01/08/2012

11 SUMINISTROS SUMINISTROELEMNTOS DE ASEO 4.500.000

LADY JOHANA ALBA DUARTE 23/10/2012

24 OTROS CAPACITACION EN LA ACTUALIZACION NORMATIVA EN MATERIA DE TRANSITO Y SENSIBILIZACION VIAL 25.000.000

NEUMAN BAEZ MARTINEZ 01/11/2012

27 OTROS

PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS Y DE APOYO A LA GESTION PARA ADELANTAR CAMPAÑAS CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRANSITO 20.000.000

LUIS ALBEIRO SAENZ ORTIZ 01/11/2012

16 SUMINISTROS SUMINISTRO DE CINCO EQUIPOS DE COMPUTO 8.000.000

MARITZA PILAR BUITRAGO NIÑO 27/12/2012







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17 SUMINISTROS COMPRA DE MUEBLES PARA LAS INSTALACIONES DEE LA DIRECCION 9.000.000

LIDA YANETH PARDO RODRIGUEZ 27/12/2012

Seleccionados así estos contratos se procedió a realizar un análisis detallado y acucioso por el grupo auditor, verificándose de acuerdo a cada característica contractual que éstos cumplieran con lo establecido en su propio manual de contratación junto a la normatividad legal vigente aplicable al momento de su suscripción, hallándose irregularidades de tipo PENALES, FISCALES Y DISCIPLINARIAS, las cuales se describen debidamente soportadas de la siguiente manera:

INDEBIDA CELEBRACION DE CONTRATOS

CONTRATO No 027-2012

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS Y DE APOYO A LA GESTION PARA ADELANTAR CAMPAÑAS CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRANSITO

VALOR: $ 20.000.000

CONTRATISTA: LUIS ALBEIRO SAENZ ORTIZ

SUPERVISOR DEL CONTRATO HERNAN QUIÑONEZ PINZON

FECHA INICIO 28 de Diciembre del 2012

La entidad a través de los estudios previos y más exactamente en sus numeral primero justifica que este contrato era necesario para poner en marcha la actividad cultural, por lo que se requería contratar los servicios de una orquesta de reconocimiento nacional y que tenga especial audiencia en la población Barboseña para que sirva como atractivo y garantía de convocatoria. Lo cual resulta improcedente para este órgano de control pues nada tiene que ver la contratación de una orquesta con los fines de esa entidad y mucho menos en los días de ferias y fiestas del Municipio, sin dejar a un lado que la alcaldía realizo un contrato para dichas actividades como el contrato no 021 del 2012 con la fundación festival del rio Suarez cuyo objeto era colaborar con la realización de la “XLIX ferias y fiestas de Barbosa, y en cual se contrataron dos orquestas. Lo anterior denota que esta contratación fue antieconómica, ineficaz e innecesaria, generando un detrimento patrimonial injustificado por el valor total de la inversión ($20.000.000), por cuanto no se evidenció qué beneficio arrojó este contrato para la comunidad, qué utilidad o qué impacto social produjo para la población o para la entidad, vulnerando los principios de transparencia, responsabilidad y eficacia de la contratación en la administración pública.

…Constitución Nacional - Art. 6o: “…Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones…”

Norma constitucional que sirve de reproche y establece responsabilidad para los servidores públicos que omitan, se extralimiten o violen la constitución o la ley en el ejercicio de sus funciones, como sucedió en este evento con el Director de tránsito, al realizar este contrato innecesario.







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“…Ley 80 de 1993. Artículo 26 - Principio de Responsabilidad: Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato; Asimismo que los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas…”. Lo cual no fue tenido en cuenta en el presente contrato.

Ley 80 de 1993, Art 24: Principio de la transparencia, En virtud de este principio, como se puede apreciar al no tener en cuenta tal exigencia, se violó el principio de la transparencia, pues no se tuvo en cuenta el deber objetivo de cuidado con los recursos públicos. La ley 80 en cuanto integra principios fundamentales de origen constitucional es aplicable a toda entidad estatal en todos los órdenes y niveles, por lo menos en sus principios. El deber objetivo de cuidado se desarrolla en el principio de igualdad, imparcialidad y moralidad previstas en el artículo 209 de la Constitución. Por lo tanto la administración estará obligada no solo a acatar sino a aplicar estrictamente los principios generales de la contratación estatal, siendo estos de raigambre constitucional y legal, cuyo cumplimiento es un deber para la administración. Ley 734 de 2002- Art.48: Faltas Gravísimas: “…Son faltas gravísimas las siguientes: Numeral31. Participar en la actividad contractual… con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal…” Para el grupo auditor la irregularidad cometida es una falta con culpa gravísima, pues paso por alto los principios y las reglas de obligatorio cumplimiento. Tal situación deviene como lo ha precisado la doctrina de la Procuraduría, del hecho que el servidor público tiene reglas de obligatorio cumplimiento, las que juró conocer y cumplir fielmente en el momento de su posesión, pues cuando se asume una investidura se tienen que cumplir la Constitución, la ley y demás normas y reglas, y su incumplimiento genera culpa gravísima, como lo establece el parágrafo del artículo 44 de la Ley 734 de 2002. Así mismo, se desatendieron otras disposiciones legales en lo referente a la falta de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, tampoco se realizaron los descuentos de ley por concepto de estampillas, impuestos, deducciones y demás descuentos del contrato, generando un pago injustificado que no debió aprobarse por el director de tránsito, siendo este un deber legal que fue omitido, lo que conlleva a un violación grave de tipo Penal al omitir deliberadamente un acto propio de sus funciones (Art 414 C.P) y Disciplinario por no hacer los descuentos conforme a la Ley 734/2002. Art 34 Núm. 18. No fueron publicadas todas sus actuaciones en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

“…Decreto 734 del 2012 - Artículo 2.2.5. Publicidad del procedimiento en el Secop. La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.







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Parágrafo 1°. La falta de publicación en el Secop de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO En relación a estas irregularidades es preciso indicar que la eficiencia en la gestión fiscal exige la adecuada y correcta adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con lo previsto en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000, lo cual no fue tenido en cuenta en este contrato. Por lo anterior, se concluye con todo lo expuesto, que estamos en presencia de hallazgos de tipo disciplinario, fiscal y penal. HALLAZGO No.1 El objeto del contrato 027 de 2012 no tiene nada que ver con los fines de la institución siendo una contratación antieconómica ineficaz e innecesaria. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO CONTRADICCIÓN A PRIMER HALLAZGO. El primer hallazgo reportado en el informe de la referencia se califica por ustedes como HALLAZGO DE TIPO PENAL, DISCIPLINARIO Y ADMINISTRATIVO por una supuesta INDEBIDA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS, en la revisión del contrato 027 de 2012 cuyo objeto era “LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ARTÍSTICOS Y DE APOYO A LA GESTIÓN PARA ADELANTAR CAMPAÑAZ CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRÁNSITO”. Procede la CONTRALORÍA a calificar de improcedente un CONTRATO pues “nada tiene que ver la contratación de una orquesta con los fines de esa entidad y mucho menos en los días de ferias y de fiestas del Municipio” Sobre esta primer apreciación me permito recordar que en el numeral primero de los Estudios Previos del referido proceso contractual se consignó, claramente la razón por la cual tiene mucho que ver con los fines de la Dirección de Tránsito puesto que, como se anotó en los referidos estudios “La Dirección de Tránsito y Transportes como entidad Estatal, detenta la obligación consagrada en el artículo 70 de la Constitución Política de Colombia, en el cual ordena que “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional.” (Negrillas fuera del texto original) Es clarísima la obligación que le asiste a la Dirección de Tránsito de fomentar y promover el acceso a la cultura. Así lo determina también el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia cuando a propósito de los fines esenciales del Estado prescribe: “Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos enlas decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.” (Negrillas y subrayas fuera del texto original) Lo cual desvirtúa de entrada su apreciación de contradicción del contrato 027 con los fines de la entidad. El contrato 027 de 2012 se celebró en atención al acaecimiento de las XLIX FERIAS Y FIESTAS DE BARBOSA SANTANDER, las cuales hacen parte de la tradición de los Barboseños, integran nuestro patrimonio inmaterial, toda vez que nuestro Municipio se ha caracterizado por su marcada actividad cultural y artística al tener 3 fiestas anuales las cuales son FESTIVAL NACIONAL DEL RIO SUAREZ, FESTIVAL DEL REGRSO A CASA Y LAS FERIAS Y FIESTAS MUNICIPALES. Al ser una tradición como patrimonio inmaterial, se convierte en una parte de nuestra identidad cultural y es obligatoria su protección y materialización, y le obliga a las entidades Municipales a vincularse presupuestal y logísticamente, al tenor de las disposiciones Constitucionales señaladas. La Honorable Corte Constitucional en sentencia C – 882 de 2011 con ponencia del Magistrado JORGE IGNACIO PRETELT CHALJUB, precisó sobre la definición del concepto de CULTURA y anotó que “No existe una definición







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unívoca de cultura; sin embargo, en términos generales, acudiendo a la definición de la Unesco, ésta puede ser conceptuada como (…) el conjunto de rasgos distintivos espirituales y materiales, intelectuales y afectivos que caracterizan a una sociedad o a un grupo social y que abarca, además de las artes y letras, los modos de vida, las maneras de vivir juntos, los sistemas de valores, las tradiciones y las creencias”. (Negrillas, cursivas y subrayas fuera del texto original) En este sentido, claro es que las FESTIVIDADES realizadas con infaltable frecuencia, como las FERIAS Y FIESTAS DE LOS BARBOSEÑOS, así como el FESTIVAL NACIONAL DEL RIO SUAREZ y LAS FIESTAS DEL RETORNO A CASA, hacen parte de una tradición que nos identifica y nos distingue, por ello hace parte de la CULTURA BARBOSEÑA y por esto tiene todo que ver respecto de los fines de la Dirección de Tránsito de Barbosa Santander, la celebración del contrato 027 de 2012, puesto que la Dirección de Tránsito y Transportes de Barbosa Santander es un ESTABLECIEMIENTO PÚBLICO DEL ORDEN MUNICIPAL y como tal hace parte del Estado Colombiano. Es tan importante el reconocimiento y fomento de la Cultura de los pueblos, que no solo la Constitución le ordena a las instituciones que integran el Estado fomentar actividades culturales (lo cual no es poco relevante) sino que además la propia Corte Constitucional en sentencia C – 742 de 2006 con ponencia del Magistrado MARCO GERARDO MONROY CABRA señaló “Como manifestación de la diversidad de las comunidades, como expresión de la riqueza humana y social de los pueblos y como instrumento para construir sociedades organizadas que aprenden a manejar sus relaciones adecuadamente, la cultura fue reconocida en la Constitución de 1991 como un pilar fundamental que requiere especial protección, fomento y divulgación del Estado. En efecto, es amplio el conjunto de normas constitucionales que protegen la diversidad cultural como valor esencial de nuestra Nación, de tal manera que dicho bloque normativo, que también se ha denominado por la doctrina como la Constitución Cultural, entiende la cultura como valor, principio y derecho que deben impulsar las autoridades.” (Negrillas y subrayas fuera del texto original) dejando claro y sin asomo de duda que todas las autoridades, incluida la Dirección de Tránsito y Transportes de Barbosa Santander, respecto de la cultura deben actuar con “especial protección, fomento y divulgación” lo cual desvirtúa la aseveración consignada en el hallazgo. Además de ser una actividad cultural el objeto del Contrato 027 de 2012, también se consignó la necesidad de divulgar el buen ejercicio de la conducción, la responsabilidad de no ingerir alcohol previa conducción y el respeto por las normas de tránsito, ello se consignó en los estudios previos y se cumplió a cabalidad en el desarrollo de la actividad artística y cultural. El cumplimiento de tal obligación contractual fue certificado por el Supervisor del Contrato y por ello se pagó el valor convenido entre los sujetos contractuales. El equipo auditor no puede sostener que no evidenció el beneficio para la Entidad o para la Población, puesto que ninguna diligencia en ese sentido desplegó, más allá de revisar el expediente físico en donde se encontraban los documentos contractuales. Sin embargo es preciso afirmar que como resultado de las campañas educativas y culturales respecto de la movilidad que ha venido desplegando la entidad, dentro de las cuales se encuentra la contratación 027 de 2012, se logró disminuir significativa y progresivamente el índice de accidentalidad y mortalidad en siniestros de tránsito. Respecto del anuncio que hace el equipo auditor, a manera de reproche y dejando en el ambiente un aire de doble contratación sobre un mismo objeto al decir que “…, sin dejar a un lado que la alcaldía (sic) realizó un contrato para dichas actividades como el contrato no 121 de 2012 con la fundación festival del rio Suarez cuyo objeto era colaborar con la realización de la “XLIX ferias y fiestas de Barbosa, y en la cual se contrataron dos orquestas” podemos decir desde ya que el hecho que la Fundación FUNRIO hubiese contratado DOS ORQUESTAS para las festividades, en nada obstaba para que la Dirección de Tránsito contratara y pusiera a disposición del certamen ferial UNA ORUQESTA, puesto que las FERIAS Y FIESTAS DE BARBOSA SANTANDER se celebran desde el día 28 de Diciembre hasta el día 31 de Diciembre, evento que como se advierte dura 4 días, y ha correspondido siempre una ORQUESTA POR NOCHE, es decir 4 orquestas requiere el certamen ferial. Ya para terminar y apuntando a la tipificación que le dio el equipo auditor al HALLAZGO PENAL, nominándolo INDEBIDA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS, es preciso anotar lo siguiente: Como CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS no se encuentra tipificada ninguna conducta penal en el ordenamiento jurídico Colombiano. Así se denomina el NOMEN IURIS del capitulo 4 del Código Penal en el cual se contienen las descripciones típicas de los delitos de: VIOLACIÓN AL REGIMEN LEGAL O CONSTITUCIONAL DE INHABILIDADES DE INCOMPATIBILIDADES, INTERES INDEBIDO







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EN LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y CONTRATO SIN CUMPLIMINETO DE REQUISITOS LEGALES. Entendiendo que para que a alguna persona se le pueda endilgar la comisión de una conducta Penal, es necesaria que como primera medida se establezca que la conducta desplegada por el sujeto activo sea descrita previa y precisamente por la ley como delito, (esto es lo que se denomina TIPICIDAD) y en este caso la conducta reprochada por el equipo auditor no se ajusta a ninguna de las contenidas en el título de CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS, procederemos a demostrarlo al analizar los tres tipos penales previamente mencionados: Artículo 408. Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. El servidor público que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato con violación al régimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. Al analizar la descripción típica no se advierte ninguna relación entre lo referido por el equipo auditor y lo descrito por la norma, puesto que en ninguna parte se mencionó siquiera que la celebración del contrato 027 de 2012 hubiese vulnerado el régimen de inhabilidades e incompatibilidades pues el Contratista no se encontraba incurso en ninguna causal de inhabilidad al momento de la suscripción del contrato, ni tampoco operó ninguna causal de inhabilidad sobreviniente durante el desarrollo del objeto contractual. Menos se evidenció que el Contratista incurriera en una incompatibilidad al celebrar el contrato. Artículo 409. Interés indebido en la celebración de contratos. El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. No se evidenció siquiera someramente por parte del equipo auditor, interés indebido alguno ni en favor del Director de Tránsito de la época, así como de un tercero, puesto que el interés manifiesto y consignado en los estudios previos del proceso contractual fue claro, un interés en el fomento cultural y la divulgación la ausencia de alcohol al volante y el respeto por las normas de tránsito. Artículo 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. No se advirtió y ni siquiera se hizo mención a la celebración del referido contrato sin la observancia de requisitos legales esenciales, por el contrario se probó que los mismos se exigieron. En mérito de lo descrito debemos afirmar que en ningún momento la contratación contenida en el proceso 027 de 2012 sea pasible de identificar como “antieconómica, ineficaz e innecesaria” y menos de delictiva, por ello solicito sea desvirtuado el hallazgo en mención, en los aspectos PENALES, DISCIPLINARIOS, FISCALES Y ADMINISTRATIVOS.

RESPUESTA DE HERNAN QUIÑONEZ PINZON En el informe de la referencia se califica por ustedes como HALLAZGO DE TIPO PENAL, DISCIPLINARIO, FISCAL Y ADMINISTRATIVO por una supuesta INDEBIDA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS, en la revisión del contrato 027 de 2012 cuyo objeto era “LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ARTÍSTICOS Y DE APOYO A LA GESTIÓN PARA ADELANTAR CAMPAÑAS CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRÁNSITO”. ANTE DICHOS HALLAZGOS nos permitiremos de primera mano aportar y entregar mediante el presente documentos a requerimientos legales de los cuales se pronuncia el informe de la referencia, como faltas o que no existen documentos dentro del archivo de los contratos en mención, como son:







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Respecto de las faltas gravísimas y la supuesto desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal sin evidenciar mediante qué acto u hecho se diera esa falta gravísima, y a la cual solo se informa de carácter puntual a tal incumplimiento como subsidiarias la no evidencia de parafiscales al sistema de Seguridad Social integral, a la falta de pago de estampillas, impuestos deducciones y demás descuentos del contrato; podemos decir: dichos pagos y descuentos se efectuaron por lo tanto anexo copias de recibos pago de seguridad social, pago de estampillas, parafiscales, y certificación expedida por la tesorera de ese momento respecto del cumplimiento de que se realizaron los pagos y descuentos que ordena la ley respecto de estos actos contractuales, así mismo solicito se desvirtúe este hallazgo y se evidencie que se cumplió con lo ordenado en el ordenamiento jurídico. También se informa que no fueron publicadas todas sus actuaciones en el sistema electrónico para la contratación pública (SECOP) ante este hallazgo podemos decir: Lo estipulado por el escrito de la referencia establece que se incumplió con la publicación de las actuaciones según lo estipulado puntualmente al art 2.2.5 del decreto 734 del 2002 el cual establece:“Publicidad del procedimiento en el Secop” y vemos como única norma aplicable al contrato realizado 027-2012 lo establecido el parágrafo 3, que habla de contratación directa y prestación de servicios modalidad por la cual se efectuó el contrato en mención, la norma establece lo siguiente: “En tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto a que se refiere el artículo 3.4.1.1 del presente decreto cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 18 y 19 del presente artículo” la cual nos habla de la ley 1150 de 2007 art 2 que establece lo referente a la contratación directa y nos remite al art 3.4.1.1 del mismo decreto que hace referencia al acto administrativo de justificación de la contratación directa, el cual se debe publicar por el secop tal y como lo señala el informe de auditoría pero en dicho artículo del mismo decreto también nos dice: “Parágrafo 2°. En tratándose de los contratos a los que se refiere el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto no será necesario el acto administrativo a que se refiere el presente artículo.” Y este articulo 3.4.2.5.1 establece: “Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.” Es de entender que no es necesario subir el acto administrativo de justificación de la contratación directa ya que no se debe realizarpor el tipo de contrato efectuado dado que es de prestación de servicios profesionales, por lo tanto solicito se desestime ese hallazgo por las razones expuestas. La contraloría también procedió a calificar de improcedente un CONTRATO pues “nada tiene que ver la contratación de una orquesta con los fines de esa entidad y mucho menos en los días de ferias y de fiestas del Municipio”Sobre esta apreciación también me permito recordar que en el numeral primero de los Estudios Previos del referido proceso contractual se consignó, claramente la razón por la cual tiene mucho que ver con los fines de la Dirección de Tránsito puesto que, como se anotó en los referidos estudios “La Dirección de Tránsito y Transportes como entidad Estatal, detenta la obligación consagrada en el artículo 70 de la Constitución Política de Colombia, en el cual ordena que “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional.” (Negrillas fuera del texto original) Es clarísima la obligación que le asiste a la Dirección de Tránsito de fomentar y promover el acceso a la cultura. Así lo determina también el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia cuando a propósito de los fines esenciales del Estado prescribe: “Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.” (Negrillas y subrayas fuera del texto original) Lo cual desvirtúa de entrada su apreciación de contradicción del contrato 027 con los fines de la entidad.El contrato 027 de 2012 se celebró en atención al acontecimiento de las XLIX FERIAS Y FIESTAS DE BARBOSA SANTANDER, las cuales hacen parte de la tradición de los Barboseños, integran nuestro patrimonio inmaterial, toda vez que nuestro Municipio se ha caracterizado por su marcada actividad cultural y artística al tener 3 fiestas anuales las cuales son FESTIVAL NACIONAL DEL RIO SUAREZ, FESTIVAL DEL REGRSO A CASA Y LAS FERIAS Y FIESTAS MUNICIPALES. Al ser una tradición como patrimonio inmaterial, se convierte en una parte de nuestra identidad cultural y es obligatoria su protección y materialización, y le obliga a las entidades Municipales a vincularse presupuestal y logísticamente, al tenor de las disposiciones Constitucionales señaladas. La Honorable Corte Constitucional en sentencia C – 882 de 2011 con ponencia del Magistrado JORGE IGNACIO PRETELT CHALJUB, precisó sobre la definición

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#2.4







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del concepto de CULTURA y anotó que “No existe una definición unívoca de cultura; sin embargo, en términos generales, acudiendo a la definición de la Unesco, ésta puede ser conceptuada como (…) el conjunto de rasgos distintivos espirituales y materiales, intelectuales y afectivos que caracterizan a una sociedad o a un grupo social y que abarca, además de las artes y letras, los modos de vida, las maneras de vivir juntos, los sistemas de valores, las tradiciones y las creencias”. (Negrillas, cursivas y subrayas fuera del texto original) En este sentido, claro es que las FESTIVIDADES realizadas con infaltable frecuencia, como las FERIAS Y FIESTAS DE LOS BARBOSEÑOS, así como el FESTIVAL NACIONAL DEL RIO SUAREZ y LAS FIESTAS DEL RETORNO A CASA, hacen parte de una tradición que nos identifica y nos distingue, por ello hace parte de la CULTURA BARBOSEÑA y por esto tiene todo que ver respecto de los fines de la Dirección de Tránsito de Barbosa Santander, la celebración del contrato 027 de 2012, puesto que la Dirección de Tránsito y Transportes de Barbosa Santander es un ESTABLECIEMIENTO PÚBLICO DEL ORDEN MUNICIPAL y como tal hace parte del Estado Colombiano. Es tan importante el reconocimiento y fomento de la Cultura de los pueblos, que no solo la Constitución le ordena a las instituciones que integran el Estado fomentar actividades culturales (lo cual no es poco relevante) sino que además la propia Corte Constitucional en sentencia C – 742 de 2006 con ponencia del Magistrado MARCO GERARDO MONROY CABRA señaló “Como manifestación de la diversidad de las comunidades, como expresión de la riqueza humana y social de los pueblos y como instrumento para construir sociedades organizadas que aprenden a manejar sus relaciones adecuadamente, la cultura fue reconocida en la Constitución de 1991 como un pilar fundamental que requiere especial protección, fomento y divulgación del Estado. En efecto, es amplio el conjunto de normas constitucionales que protegen la diversidad cultural como valor esencial de nuestra Nación, de tal manera que dicho bloque normativo, que también se ha denominado por la doctrina como la Constitución Cultural, entiende la cultura como valor, principio y derecho que deben impulsar las autoridades.” (Negrillas y subrayas fuera del texto original) dejando claro y sin asomo de duda que todas las autoridades, incluida la Dirección de Tránsito y Transportes de Barbosa Santander, respecto de la cultura deben actuar con “especial protección, fomento y divulgación” lo cual desvirtúa la aseveración consignada en el hallazgo. Además de ser una actividad cultural el objeto del Contrato 027 de 2012, también se consignó la necesidad de divulgar el buen ejercicio de la conducción, la responsabilidad de no ingerir alcohol previa conducción y el respeto por las normas de tránsito, ello se consignó en los estudios previos y se cumplió a cabalidad en el desarrollo de la actividad artística y cultural. El cumplimiento de tal obligación contractual fue certificado por el Supervisor del Contrato y por ello se pagó el valor convenido entre los sujetos contractuales. El equipo auditor no puede sostener que no evidenció el beneficio para la Entidad o para la Población, puesto que ninguna diligencia en ese sentido desplegó, más allá de revisar el expediente físico en donde se encontraban los documentos contractuales. Sin embargo es preciso afirmar que como resultado de las campañas educativas y culturales respecto de la movilidad que ha venido desplegando la entidad, dentro de las cuales se encuentra la contratación 027 de 2012, se logró disminuir significativa y progresivamente el índice de accidentalidad y mortalidad en siniestros de tránsito. Respecto del anuncio que hace el equipo auditor, a manera de reproche y dejando en el ambiente un aire de doble contratación sobre un mismo objeto al decir que “…, sin dejar a un lado que la alcaldía (sic) realizó un contrato para dichas actividades como el contrato no 121 de 2012 con la fundación festival del rio Suarez cuyo objeto era colaborar con la realización de la “XLIX ferias y fiestas de Barbosa, y en la cual se contrataron dos orquestas” podemos decir desde ya que el hecho que la Fundación FUNRIO hubiese contratado DOS ORQUESTAS para las festividades, en nada obstaba para que la Dirección de Tránsito contratara y pusiera a disposición del certamen ferial UNA ORUQESTA, puesto que las FERIAS Y FIESTAS DE BARBOSA SANTANDER se celebran desde el día 28 de Diciembre hasta el día 31 de Diciembre, evento que como se advierte dura 4 días, y ha correspondido siempre una ORQUESTA POR NOCHE, es decir 4 orquestas requiere el certamen ferial. Ya para terminar y apuntando a la tipificación que le dio el equipo auditor al HALLAZGO PENAL, nominándolo INDEBIDA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS, es preciso anotar lo siguiente: Como CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS no se encuentra tipificada ninguna conducta penal en el ordenamiento jurídico Colombiano. Así se denomina el NOMEN IURIS del capítulo 4 del Código Penal en el cual se contienen las descripciones típicas de los delitos de: VIOLACIÓN AL REGIMEN LEGAL O CONSTITUCIONAL DE INHABILIDADES DE INCOMPATIBILIDADES, INTERES INDEBIDO







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EN LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y CONTRATO SIN CUMPLIMINETO DE REQUISITOS LEGALES. Entendiendo que para que a alguna persona se le pueda endilgar la comisión de una conducta Penal, es necesaria que como primera medida se establezca que la conducta desplegada por el sujeto activo sea descrita previa y precisamente por la ley como delito, (esto es lo que se denomina TIPICIDAD) y en este caso la conducta reprochada por el equipo auditor no se ajusta a ninguna de las contenidas en el título de CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS, procederemos a demostrarlo al analizar los tres tipos penales previamente mencionados: Artículo 408. Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. El servidor público que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato con violación al régimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. Al analizar la descripción típica no se advierte ninguna relación entre lo referido por el equipo auditor y lo descrito por la norma, puesto que en ninguna parte se mencionó siquiera que la celebración del contrato 027 de 2012 hubiese vulnerado el régimen de inhabilidades e incompatibilidades pues el Contratista no se encontraba incurso en ninguna causal de inhabilidad al momento de la suscripción del contrato, ni tampoco operó ninguna causal de inhabilidad sobreviniente durante el desarrollo del objeto contractual. Menos se evidenció que el Contratista incurriera en una incompatibilidad al celebrar el contrato. Artículo 409. Interés indebido en la celebración de contratos. El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

No se evidenció siquiera someramente por parte del equipo auditor, interés indebido alguno ni en favor del Director de Tránsito de la época, así como de un tercero, puesto que el interés manifiesto y consignado en los estudios previos del proceso contractual fue claro, un interés en el fomento cultural y la divulgación la ausencia de alcohol al volante y el respeto por las normas de tránsito. Artículo 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. No se advirtió y ni siquiera se hizo mención a la celebración del referido contrato sin la observancia de requisitos legales esenciales, por el contrario se probó que los mismos se exigieron. En mérito de lo descrito debemos afirmar que en ningún momento la contratación contenida en el proceso 027 de 2012 sea pasible de identificar como “antieconómica, ineficaz e innecesaria” y menos de delictiva, por ello solicito sea desvirtuado el hallazgo en mención, en los aspectos PENALES, DISCIPLINARIOS, FISCALES Y ADMINISTRATIVOS.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dentro de las respuestas entregadas por el ente auditado, se observa que confluyen diferentes teorías respecto a cada una de las incidencias del hallazgo, y de los cuales es pertinente entrar a estudiar cada uno de ellos. En principio se establece como necesidad por parte del Organismo de Transito de Barbosa, la contratación de los servicios de una orquesta que garantice la convocatoria







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para realizar un acto de sensibilización. Objeto que es cuestionable desde el punto de vista pedagógico, sin embargo, de acuerdo a las contradicciones del ente auditado y lo aportado como medio de prueba, no se establece un detrimento patrimonial entendido como el daño que consiste fundamentalmente en una lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida o deterioro de los bienes o recursos públicos o de los intereses patrimoniales del Estado, por una mala gestión fiscal, fenómeno que sucede en el caso del pago de multas, sanciones e intereses de mora, de una entidad pública a otra1. Lo cual para el caso en concreto no ocurrió debido a que la actividad se realizó cumpliendo su objetivo contractual, como quiera que se logra garantizar la convocatoria de los agentes activos de la movilidad en Barbosa. Por ello, no es clara la existencia de hallazgo de tipo fiscal pues los recursos fueron empleados en la actividad. Por lo cual el equipo auditor no encuentra la existencia de los elementos de juicio que procedan para abrir una investigación de tipo fiscal. De otra parte, al plantear la existencia en el hallazgo incidencia penal, se debe evaluar la estructura del delito, esto es, verificar la confluencia de la acción o conducta, la tipicidad, la antijuricidad y la culpabilidad. Sin embargo la conducta ya sea por acción u omisión es la base donde descansa toda la estructura del delito. Si no hay acción humana, si no hay conducta, no hay delito. Con que la simple acción humana no se puede catalogar como delito. Lo que conllevaba a establecer, a raíz de la contradicción realizada por el ente auditado que manifiesta que “Entendiendo que para que a alguna persona se le pueda endilgar la comisión de una conducta Penal, es necesaria que como primera medida se establezca que la conducta desplegada por el sujeto activo sea descrita previa y precisamente por la ley como delito, (esto es lo que se denomina TIPICIDAD) y en este caso la conducta reprochada por el equipo auditor no se ajusta a ninguna de las contenidas en el título de CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS, la cual desde la perspectiva de la Teoría de la Imputación Objetiva, los elementos del tipo penal de cada uno de los tres diferentes delitos de celebración indebida de contratos y los principios de la contratación estatal tenemos lo siguiente: La primera condición para estar en capacidad de crear un riesgo jurídicamente desaprobado frente al Delito de Celebración Indebida de Contratos es la de tener la condición de servidor público, es decir, que el delito es de aquellos que exigen la intervención de un sujeto activo cualificado. En segundo lugar, se requiere que se encuentre en ejercicio de sus funciones e intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato, y que además se dé un abuso del poder, es decir, excederse en sus competencias u omitir las mismas Y en tercer lugar, que realice la acción descrita de “violar” referido a las inhabilidades e incompatibilidades para la contratación, es decir, que infrinja o quebrante lo referente a las inhabilidades e incompatibilidades y por consiguiente cause un daño o lesión que se agota con un resultado en el mundo exterior. Además, este tipo penal requiere como presupuesto una modificación del mundo exterior y se exige un vínculo entre la acción y el resultado. Hay que demostrar la causalidad y después someterse el comportamiento a criterios de valoración que surgen del ordenamiento jurídico, para determinar si el nexo entre acción y resultado es relevante para el tipo penal. En otras palabras, de lo que se trata es de separar causalidad de la imputación

1 CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Bogotá D. C., quince (15) de

diciembre de dos mil nueve (2009) Consejero ponente: GUSTAVO APONTE SANTOS Radicación numero: 11001-03-06-000-2007-00077-00(1852)A







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porque una conducta sólo puede ser imputada cuando ha creado un riesgo jurídicamente desaprobado que se concreta en la producción de un resultado2. De lo anterior se procede a analizar los tres tipos, entendiendo que para que a alguna persona se le pueda endilgar la comisión de una conducta Penal, es necesaria que como primera medida se establezca que la conducta desplegada por el sujeto activo sea descrita previa y precisamente por la ley como delito, (esto es lo que se denomina TIPICIDAD) y en este caso la conducta reprochada por el equipo auditor no se ajusta a ninguna de las contenidas en el título de CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS, procederemos a demostrarlo al analizar los tres tipos penales previamente mencionados”. Encontrando el equipo auditor similitud de criterios. Desvirtuando la existencia de un hallazgo penal. Finalmente el equipo auditor, establece que con fundamento en lo anterior se logra desvirtuar el hallazgo disciplinario, penal y fiscal y se confirma el hallazgo administrativo para incluir dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes establecer campañas claras en materia de movilidad, respeto por la vida y normas de comportamiento de todos los agentes que intervienen en la movilidad

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

Director

FALTA DE EXPERIENCIA E IDONEIDAD

Número MODALIDAD OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATISTA

SUSCRIPCIÓN

2 MÍNIMA CUANTÍA

PRESTAR LOS SERVICIOS ALQUILANDO DOS PANTALLAS LEDS DE 18 MTS CUADRADOS. PH 16 PARA DIFUNDIR LA CAMPAÑA PEDAGOGICA CUYA FINALIDAD ES CONCIENTIZAR LA COMUNIDAD BARBOSEÑA 10.000.000


5 MÍNIMA CUANTÍA

ADQUISICIÓN DE UNA FOTOCOPIADORA PARA LA DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE DEL MUNICIPIO DE BARBOSA

3.000.000

PARDO RODRIGUEZ LIDA YANETH 21/03/2012

7 MÍNIMA CUANTÍA SUMINISTRO DE PAPELERIA

6.027.000


4 CONTRATACION DIRECTA

PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PÚBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER 12.500.000


11 MÍNIMA CUANTÍA SUMINISTROELEMNTOS DE ASEO

4.500.000

LADY JOHANA ALBA DUARTE 23/10/2012


CAPACITACION EN LA ACTUALIZACION NORMATIVA EN MATERIA DE TRANSITO Y SENSIBILIZACION VIAL 25.000.000


16 MÍNIMA CUANTÍA SUMINISTRO DE CINCO EQUIPOS DE COMPUTO

8.000.000


17 MÍNIMA CUANTÍA

COMPRA DE MUEBLES PARA LAS INSTALACIONES DEE LA DIRECCION

9.000.000


En los contratos anteriores no se tuvo en cuenta por parte de la entidad la experiencia e idoneidad de los contratistas, exponiendo el tesoro público ante posibles erogaciones, vulnerando el principio de la correcta selección del contratista .Como se puede apreciar al no tener en cuenta tal exigencia, se violó el principio de la transparencia, pues no se tuvo en cuenta el deber de selección objetiva. La ley 80 en

2 LA IMPUTACIÓN PENAL EN LOS DELITOS DE CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS,

MARLON JAIME CHÁVES RINCÓN







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cuanto integra principios fundamentales de origen constitucional es aplicable a toda entidad estatal en todos los órdenes y niveles, por lo menos en sus principios. La administración no puede exponer la cabal obtención del interés general, confiando la ejecución de los objetos contractuales en manos de personas que no reúnan las garantías y condiciones suficientes; es más se le impone un celo especial en la selección de aquella persona que mejores condiciones y garantías presenta. La selección de los contratistas está sujeta a los principios de transparencia, igualdad, imparcialidad y moralidad previstos en el artículo 209 de la Constitución. Por lo tanto la administración estará obligada no solo a acatar sino a aplicar estrictamente los principios generales de la contratación estatal, cuyo cumplimiento es un deber para la administración, independientemente de cual sea el procedimiento de escogencia del contratista

Normas violadas y concepto de la violación

Decreto 734 del 2012 Artículo 3.4.2.5.1. “…Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

…Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita…”

Decreto 734 del 2012, Art 3.5.3: INVITACION PUBLICA Numeral 7. Requisitos habilitantes:“…se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto…”

Constitución Nacional - Art. 6o: “…Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones…” Ley 734 de 2002- Art.48: Faltas Gravísimas: “…Son faltas gravísimas las siguientes: Numeral31. Participar en la actividad contractual…con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal…” Las entidades públicas en cumplimiento de sus fines esenciales, deben garantizar el debido cumplimiento mediante actos idóneos, transparentes, claros y ciertos, lo que conlleva a establecer que se transgredió además del código único disciplinario por el incumplimiento en los deberes funcionales, se vulnero los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal establecido en los artículos 207 y 209 de la constitución política; lo que constituye que se configure un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por ser una conducta sustancialmente ilícita en la omisión de las actividades y funciones que normativa y funcionalmente les competen, afectando notablemente los fines esenciales del Estado.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#2.4.h







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HALLAZGO N° 2 En los contratos referidos no se tuvo en cuenta por parte de la entidad la experiencia e idoneidad de los contratistas, exponiendo el tesoro público ante posibles erogaciones RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO CONTRADICCIÓN A SEGUNDO HALLAZGO: El segundo hallazgo se centra en una supuesta falta al régimen legal al no exigir experiencia e idoneidad en los siguientes procesos contractuales: Para efectos explicativos dividiremos los contratos según las modalidades contractuales: MÍNIMA CUANTÍA: CONTRATO No 02 de 24 de febrero de 2012. Cuyo objeto era: PRESTAR LOS SERVICIOS ALQUILANDO DOS PANTALLAS LED DE DIEZ METROS CUADRADOS PARA DIFUNDIR LA CAMPAÑA PEDAGÓGICA CUYA FINALIDAD ES CONCIENTIZAR LA COMUNIDAD BARBOSEÑA. En este contrato, pese a señalarse en su objeto que se contrataba una PRESTACIÓN DE SERVICIOS, debe entenderse que en realidad lo que se contrato fue un ARRENDAMIENTO DE BIEN MUEBLE, puesto que el desarrollo del mismo y la lectura jurídica de su objeto determina una imposibilidad de calificar dicha actividad como prestación de servicios. El artículo 32 numeral 3 de la ley 80 de 1993 define lo que es un CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS y son “los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimiento especializados.”Esta definición descarta la posibilidad de enmarcar el objeto del contrato en mención den una PRESTACIÓN DE SERVICIOS, puesto que al tenor de la definición referida la prestación del servicio de be ser una ejecución humana, es decir efectuada una actividad por una PERSONA NATURAL. El Código Civil Colombiano define que es un Contrato de Arrendamiento y dispone “ARTICULO 1973. <DEFINICION DE ARRENDAMIENTO>. El arrendamiento es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.” En el objeto del contrato en mención lo que en realidad se efectuó y acorde con nuestro ordenamiento jurídico, fue un ARRENDAMIENTO DE BIEN MUEBLE, puesto que era el bien PANTALLA LED el que se concedía el goce a la Entidad Contratante para la ejecución de actividad requerida. Esta definición debe aplicarse en el ejercicio de la Contratación Estatal por virtud del artículo 13 de la ley 80 de 1993 el cual dispone que “Los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del presente estatuto se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta Ley.” Al definir el Código Civil la definición del Contrato de Arrendamiento y no hacerlo la ley 80, debe regir la disposición civil. Efectuada esta precisión debemos recordar las disposiciones del artículo 3.5.3 del Decreto 734 de 2012 respecto de la exigencia del requisito de EXPERIENCIA en los contratos de Mínima Cuantía. El numeral 7 del referido artículo define en que contratos de mínima cuantía es necesario exigir experiencia, pues no es obligatoria en todos los objetos que se celebren bajo la modalidad de mínima cuantía allí se dispone que “Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto.” Por tanto, no es exigible por la normatividad contractual, y menos puede serlo por el equipo auditor, la acreditación de la EXPERIENCIA en los contratos que se celebren bajo la modalidad de contratación de Mínima Cuantía, y que cuyo objeto no pueda ser calificado como obra, consultoría y prestación de servicios. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO







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La precisión de la ausencia de obligación legal de exigir experiencia en los procesos de mínima cuantía debe ser extendida a los siguientes contratos: CONTRATO 05 De 21 de marzo de 2012 cuyo objeto era “ADQUISICIÓN DE UNA FOTOCOPIADORA PARA LA DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL MUNICIPIO DE BARBOSA” En el presente contrato, por haberse celebrado bajo la modalidad de mínima cuantía y por no ser de obra, consultoría o prestación de servicios, no es exigible por la normatividad contractual la acreditación o verificación de experiencia dadas las disposiciones del artículo 3.5.3 numeral 7 del decreto 734 de 2012. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO CONTRATO 07 de 16 de Julio de 2012 cuyo objeto era “SUMININSTRO DE PAPELERÍA” En el presente contrato, por haberse celebrado bajo la modalidad de mínima cuantía y por no ser de obra, consultoría o prestación de servicios, no es exigible por la normatividad contractual la acreditación o verificación de experiencia dadas las disposiciones del artículo 3.5.3 numeral 7 del decreto 734 de 2012. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO. CONTRATO 011 de 23 de Octubre de 2012 cuyo objeto era “SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO” En el presente contrato, por haberse celebrado bajo la modalidad de mínima cuantía y por no ser de obra, consultoría o prestación de servicios, no es exigible por la normatividad contractual la acreditación o verificación de experiencia dadas las disposiciones del artículo 3.5.3 numeral 7 del decreto 734 de 2012. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO. CONTRATO 016 de 27 de Diciembre de 2012 cuyo objeto era “SUMINISTRO DE CINCO EQUIPOS DE CÓMPUTO” En el presente contrato, por haberse celebrado bajo la modalidad de mínima cuantía y por no ser de obra, consultoría o prestación de servicios, no es exigible por la normatividad contractual la acreditación o verificación de experiencia dadas las disposiciones del artículo 3.5.3 numeral 7 del decreto 734 de 2012. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO. CONTRATO 017 de 27 de Diciembre de 2012 cuyo objeto era “COMPRA DE MUEBLES PARA LAS INSTALACIONES DE LA DIRECCIÓN” En el presente contrato, por haberse celebrado bajo la modalidad de mínima cuantía y por no ser de obra, consultoría o prestación de servicios, no es exigible por la normatividad contractual la acreditación o verificación de experiencia dadas las disposiciones del artículo 3.5.3 numeral 7 del decreto 734 de 2012. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO. CONTRATO 04 de 01 de Agosto de 2012 cuyo objeto era “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PÚBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER” En dicho contrato sí se verifico la EXPERIENCIA E IDONEIDAD del contratista puesto que así lo demuestran los documentos contentivos en el proceso contractual folios 102 a 106, pues allí se estableció que el Doctor MARIO IVAN SANCHEZ CORREDOR ha fungido como CONTADOR de diversas entidades públicas y privadas dentro de las cuales se encuentran los Municipios de OTANCHE, JENESANO, IZA, BELEN y TIBASOSA. Con lo cual se demuestra la experiencia e idoneidad del contratista, además de ser TITULADO EN CONTADURIA, AUXILIAR DE CONTABILIDAD GENERAL Y ESPECIALISTA EN CONTROL DE GESTIÓN Y REVISORÍA FISCAL. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO. CONTRATO 024 de 01 de noviembre de 2012 cuyo objeto era “CAPACITACIÓN EN LA ACTUALIZACIÓN NORMATIVA EN MATERIA DE TRÁNSITO Y SENSIBILIZACIÓN VIAL” En dicho contrato sí se verifico la EXPERIENCIA E IDONEIDAD del contratista puesto que así lo demuestran los documentos anexos 25 a 32 contentivos en el proceso contractual y que estuvieron a disposición del equipo auditor. Allí se demuestra que el contratista fungió como INSTRUCTOR DE







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TRÁNSITO EN LAS ENTIDADES ESCUELA NACIONAL DE POLICÍA GENERAL SANTANDER, POLICÍA DE TRÁNSITO DE BOGOTÁ, POLICÍA DE TRÁNSITO DE TUNJA, INSTRUCTOR DE POLICÍA DE TRANSITO DE NEIVA, DIJIN, SECRETARÍA DE TRÁNSITO DE BOGOTÁ ENTRE OTRAS. Situación que prueba la experiencia e idoneidad del contratista. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO.

RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON En este hallazgo hace referencia al incumplimiento en lo aportes al sistema de seguridad social ante este podemos precisar:

CONTRATO 04 de 01 de Agosto de 2012 cuyo objeto era “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PÚBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER” En dicho contrato sí se verifico la EXPERIENCIA E IDONEIDAD del contratista puesto que así lo demuestran los documentos contentivos en el proceso contractual folios 102 a 106, pues allí se estableció que el Doctor MARIO IVAN SANCHEZ CORREDOR ha fungido como CONTADOR de diversas entidades públicas y privadas dentro de las cuales se encuentran los Municipios de OTANCHE, JENESANO, IZA, BELEN y TIBASOSA. Con lo cual se demuestra la experiencia e idoneidad del contratista, además de ser TITULADO EN CONTADURIA, AUXILIAR DE CONTABILIDAD GENERAL Y ESPECIALISTA EN CONTROL DE GESTIÓN Y REVISORÍA FISCAL. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO. CONTRATO 024 de 01 de noviembre de 2012 cuyo objeto era “CAPACITACIÓN EN LA ACTUALIZACIÓN NORMATIVA EN MATERIA DE TRÁNSITO Y SENSIBILIZACIÓN VIAL” En dicho contrato sí se verifico la EXPERIENCIA E IDONEIDAD del contratista puesto que así lo demuestran los documentos anexos 25 a 32 contentivos en el proceso contractual y que estuvieron a disposición del equipo auditor. Allí se demuestra que el contratista fungió como INSTRUCTOR DE TRÁNSITO EN LAS ENTIDADES ESCUELA NACIONAL DE POLICÍA GENERAL SANTANDER, POLICÍA DE TRÁNSITO DE BOGOTÁ, POLICÍA DE TRÁNSITO DE TUNJA, INSTRUCTOR DE POLICÍA DE TRANSITO DE NEIVA, DIJIN, SECRETARÍA DE TRÁNSITO DE BOGOTÁ ENTRE OTRAS. Situación que prueba la experiencia e idoneidad del contratista. Por ello solicito SE DECLARE DESVIRTUADO EL HALLAZGO.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De acuerdo a las respuesta entregada por el ente auditado donde establece que el contrato 02 del 24 de febrero de 2012, se debía establecer como un contrato de arrendamiento y no una prestación de servicios. Observando con claridad lo establecido por el equipo auditor en el hallazgo, al violar el principio de transparencia. En relación a lo señalado por el ente auditado, en referencia en que no es requisito para los contratos de mínima cuantía exigir experiencia, se debe poner de manifiesto que existe una errónea interpretación de la norma, debido a que según el artículo 5, numeral 1 de la ley 1150 de 2007 se establece la selección objetiva como factor determinante para la selección del contratista, entre la que se encuentra la experiencia entre otras objetos de verificación de la contratación. Así las cosas, el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a cumplir con todos los principios en materia contractual.

Tipo de Hallazgos: DISCIPLINARIO Norma vulnerada: Constitución Política: Art 06 y 209.

Ley 734 del 2002: “Faltas Graves” Art 48 Núm. 31







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Ley 80 de 1993 - Art 24 y 26. Decreto 734 del 2012 Artículo 3.4.2.5.1 y Art 3.5.3.

Estatuto anticorrupción / 1474 del 2011 Responsables: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS–Director HERNAN QUIÑONEZ PINZON –Ex -Director

CONTRATISTAS: JORGE ALBERTO RODRIGUEZ VEGA

LINDA YANETH PARDO RODRIGUEZ LINA ANDREA NARANJO CAMACHO MARIO IVAN CORREDOR SANCHEZ LADY JOHANA ALBA DUARTE NEUMAN BAEZ MARTINEZ MARITZA PILAR BUITRAGO NIÑO LIDA YANETH PARDO RODRIGUEZ

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

Director

INCUMPLIMIENTO EN LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

VIGENCIA 2012

Número Contrato MODALIDAD Objeto Del Contrato Valor Contratista



PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PÚBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER

12.500.000



CAPACITACION EN LA ACTUALIZACION NORMATIVA EN MATERIA DE TRANSITO Y SENSIBILIZACION VIAL

25.000.000


NORMATIVIDAD DESATENDIDA. (Ley 1122 de 2007 - artículo 18) “…Los contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato…” (Ley 789 de 2002 - artículo 50) “…Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas…”

(Ley 1150 del 2007 - artículo 23) “… El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral,







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El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente. HECHOS RELEVANTES

En virtud de los contratos referidos, la entidad auditada no efectuó un verdadero control al pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratista liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada contrato, lo que evidencia que además de realizar un pago indebido por parte de la administración y una desatención eminente en la normatividad que reglamenta la materia. Para este órgano de control la falta cometida es reprochable con culpa grave, pues hubo violación manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento. Como ya se había mencionado por este órgano de control los servidores públicos tiene reglas de estricto cumplimiento, las que juró conocer y cumplir fielmente en el momento de su posesión, pues cuando se asume una investidura se tienen que cumplir la Constitución, la ley y demás normas y reglas; su incumplimiento genera culpa gravísima, como lo establece el parágrafo del artículo 44 de la Ley 734 de 2002, por lo cual se configura el presente hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, el cual se trasladara al órgano competente. HALLAZGO NO 3 No se efectuó un verdadero control al pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratista liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada contrato. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO CONTRADICCIÓN AL TERCER HALLAZGO: En este hallazgo el equipo auditor advierte que existió una supuesta ausencia al deber de supervisar los Contratos referidos. Frente a ello tenemos que afirmar que no existe tal incumplimiento, puesto que en todos ellos existen los informes de supervisión y también se certificó el cumplimiento de las actividades por parte del supervisor contractual. Esto se puede evidenciar en los expedientes que estuvieron a disposición del equipo auditor. CONTRATO 04 de 01 de Agosto de 2012 cuyo objeto era “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PÚBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER” Se encuentran informes de actividades y constancia de supervisión emitida por el Director. CONTRATO 024 de 01 de noviembre de 2012 cuyo objeto era “CAPACITACIÓN EN LA ACTUALIZACIÓN NORMATIVA EN MATERIA DE TRÁNSITO Y SENSIBILIZACIÓN VIAL” En los contratos referentes a suministros, se logró establecer la entrega de los bienes y la calidad de los mismos, la cual debía corresponder a las exigidas en las diversas invitaciones. En ausencia de actividades dentro de los mismos, por ser contratos de suministros, se verificó por parte de los Directores, y se dejó constancia del cumplimiento de la entrega de los bienes.







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CONTRATO 027 de 2012 cuyo objeto era “LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ARTÍSTICOS Y DE APOYO A LA GESTIÓN PARA ADELANTAR CAMPAÑAZ CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRÁNSITO” En dicho contrato se verificó personalmente el cumplimiento del objeto por parte del Supervisor, así se consignó en acta de liquidación, así como también se aportaron evidencias fotográficas. Los documentos referidos se encuentran en original en la Dirección de Tránsito debidamente foliados, para su revisión.

RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON Este hallazgo trata de incumplimiento de las obligaciones en la supervisión respecto de estos podemos decir: No se efectuó un verdadero control al pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratistas liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada uno. Según la ley 1122 de 2007 y el concepto del consejo de estado No 1832 de 2007 nos dice que a los contratistas independientes se le exige el pago de salud a un tope máximo es el 40% del valor del contrato. En los contratos referentes a suministros, se logró establecer la entrega de los bienes y la calidad de los mismos, la cual debía corresponder a las exigidas en las diversas invitaciones. En ausencia de actividades dentro de los mismos, por ser contratos de suministros, se verificó por parte de los Directores, y se dejó constancia del cumplimiento de la entrega de los bienes. En los contratos referentes a la prestación de servicios profesionales y contratación directa se verificó personalmente el cumplimiento del objeto por parte del Supervisor, así se consignó en acta de liquidación, así como también se aportaron evidencias fotográficas. Los documentos referidos se encuentran en original en la Dirección de Tránsito debidamente foliados, para su revisión.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER.

El equipo auditor no encuentra relación entre el mecanismo de defensa del ente auditado, debido a que su respuesta se basa en establecer que existió cumplimiento del objeto contractual, y lo establecido en el hallazgo consistía en que no se cumplió con la supervisión en el pago de parafiscales y la seguridad social. Por lo cual, el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a cumplir con la verificación del pago de los aportes parafiscales y seguridad social de los contratistas.

Tipo de hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada: Ley 1122 de 2007 - artículo 18

Ley 789 de 2002 artículo 50 Ley 1150 del 2007 Artículo 23 Ley 734 del 2002, Art 34 y 44.

Decreto 734 del 2012. Estatuto anticorrupción / 1474 del 2011







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Constitución Nacional Art 6 y 209. Responsables: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS–Director HERNAN QUIÑONEZ PINZON – Ex Director

CONTRATISTAS: MARIO IVAN CORREDOR SANCHEZ NEUMAN BAEZ MARTINEZ

NINI YOHANA NIÑO - Tesorera Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

Director.

INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES EN LA SUPERVISION.

VIGENCIA 2012 Número Del Contrato SUPERVISOR Objeto Del Contrato Valor Contratista


2

MENESES PORRAS

JEFFER EDWIN

PRESTAR LOS SERVICIOS ALQUILANDO DOS PANTALLAS LEDS DE 18 MTS CUADRADOS. PH 16 PARA DIFUNDIR LA CAMPAÑA PEDAGOGICA 10.000.000


7

MENESES PORRAS

JEFFER EDWIN SUMINISTRO DE PAPELERIA 6.027.000 LINA ANDREA NARANJO CAMACHO 16/07/2012

4

MENESES PORRAS

JEFFER EDWIN

PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PÚBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE 12.500.000


11

HERNAN QUIÑONEZ

PINZON SUMINISTROELEMNTOS DE ASEO 4.500.000 LADY JOHANA ALBA DUARTE 23/10/2012

24

HERNAN QUIÑONEZ

PINZON

CAPACITACION EN LA ACTUALIZACION NORMATIVA EN MATERIA DE TRANSITO Y SENSIBILIZACION VIAL 25.000.000


27

HERNAN QUIÑONEZ

PINZON

PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS Y DE APOYO A LA GESTION PARA ADELANTAR CAMPAÑAS CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRANSITO 20.000.000

LUIS ALBEIRO SAENZ ORTIZ 01/11/2012

16

HERNAN QUIÑONEZ

PINZON

SUMINISTRO DE CINCO EQUIPOS DE COMPUTO 8.000.000


17

HERNAN QUIÑONEZ

PINZON

COMPRA DE MUEBLES PARA LAS INSTALACIONES DEE LA DIRECCION 9.000.000


En los contratos referidos, no se generaron por parte de los supervisores informes completos, cronológicos y detallados, que determinen el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

A los supervisores les falto más compromiso y sentido de pertenencia por la Entidad y con los recursos del tesoro, pues estos se deben cuidar como propios, ya que en algunos de los contratos solo habían certificaciones de cumplimiento siendo necesario informes, lo que además del incumpliendo de los supervisores demuestra que se realizaron pagos injustificados. En los contratos que se reposan solo certificaciones de cumplimiento, y si bien es cierto que estas certificaciones son permitidas en los contratos de ejecución instantánea, la mayoría de estos se prolongan en el tiempo es decir de tracto







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sucesivo, por lo tanto si es necesario informes de seguimiento; Ahora bien, la falta de informes serios y detallados posibilita y da libertad a los contratistas en la entrega o no de sus respectivos informes y en la ejecución de sus actividades contractuales, generando incertidumbre en el equipo auditor sí dichas actividades contractuales se realizaron de manera cumplida, oportuna, cierta y eficiente, lo que demuestra un incumpliendo funcional por parte de los supervisores siendo este un tema de impacto nacional reglamentado por el estatuto anticorrupción por lo que se deberán hacer correctivos disciplinarios.

La falta de estos informes genera investigaciones administrativas y judiciales, ya que los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en lo civil, penal, fiscal o disciplinario por razones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones de interventoría y/o supervisión y por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan o intervienen. (Ley 80/1993- Art 53 y 56, Ley 734/2002 - Art 34, Núm. 1, 10, 21, 24, 28 Deberes y Art 48 Núm. 31 Faltas graves y el Estatuto Anticorrupción Art 83 y 84). Es importante recordar que esta obligación está inmersa en el propio manual de contratación de la entidad, en el clausulado de los contratos y no en vano el Estatuto Anticorrupción reglamento la materia, estableciendo que las entidades públicas independientemente de su naturaleza “…están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual…” negrillas nuestras.

Finalmente es de suma importancia señalar que en el requerimiento realizado por el equipo auditor, se solicitó clara y detalladamente lo siguiente: “… Suministrar en calidad de préstamo todas y cada una de las etapas contractuales (Precontractual, contractual y pos contractual), de los siguientes contratos: “…Nota: en los contratos solicitados deben reposar todos los documentos administrativos, técnicos y financieros que hicieron parte desde su inicio hasta su culminación, así mismo deben contener una hoja de ruta de todos sus soportes…” Lo anterior demuestra que los soportes que no se allegaron no fueron realizados en su debido momento. La falta de informes completos, detallados y cronológicos que determinen el seguimiento y la idoneidad de la ejecución del objeto contractual, sumado a la falta de exigencia a los contratistas en la presentación de informes de actividades detallados y serios en cumplimiento de sus obligaciones, conlleva a que se configure un hallazgo administrativo con incidencia Disciplinaria que además deberá incluirse en el plan de mejoramiento.

HALLAZGO No. 4 No se generaron por parte de los supervisores y tampoco se exigieron informes completos, cronológicos y detallados sobre las actividades contractuales.







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RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El ente auditado no presento respuesta sobre este punto

RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON Se trata de informes cronológicos de contratos realizados por el anterior director.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Teniendo en cuenta que no existe ningún tipo de controversia sobre este hallazgo el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a cumplir con todos los propósitos del manual de contratación.

Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada: Ley 734 de 2002. Deberes Art 34

Núm. 1, 10, 21, 24 y 28. Falta Grave Art 48 Núm. 31

Ley 80 de 1993 - Art 53 y 56 Estatuto Ley 1474 del 2011 Art 83 y 84 Manual de contratación y cláusulas contractuales.

Responsables: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

Supervisor HERNAN QUIÑONEZ PINZON

Supervisor

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

Director.

FALTA DE SOPORTES QUE DEMUESTRAN LA EJECUCION DEL CONTRATO.

Número Del Contrato SUPERVISOR Objeto Del Contrato Valor Contratista


7

MENESES PORRAS JEFFER EDWIN SUMINISTRO DE PAPELERIA 6.027.000


4

MENESES PORRAS JEFFER EDWIN

PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PUBLICO. RESPONSABLE DE LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA SANTANDER 12.500.000








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En los presentes contratos existen falencias de orden administrativo con una incidencia disciplinaria, por la falta de los soportes que demuestran su ejecución; Documentos imperativos por ser los idóneos para evidenciar que se cumplió con la necesidad pretendida en los documentos previos de cada uno de los contratos. Esta clase de contratos por tener recursos públicos se rigen por los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal establecido en los artículos 207 y 209 de la constitución política, que entre ellos el de justificación de las actuaciones contractuales, según el cual la Administración debe enrostrar todas y cada una de sus actividades contractuales para demostrar la correcta inversión de los dineros del erario. En ese orden de ideas, las actuaciones de las autoridades derivadas de la actividad contractual deben ser justificadas, máxime cuando el procedimiento de uno de estos contratos es excepcional por su régimen de contratación, siendo de aplicación e interpretación exclusiva, razón por la cual la Administración siempre debe justificar y demostrar sus actuaciones, pues la actividad contractual no es arbitraria sino que está regulada por el legislador y la reglamentación del Gobierno Nacional sobre el tema debe ceñirse en los principios de transparencia y responsabilidad. Como se ha venido reiterando en varios pronunciamientos de la procuraduría las entidades estatales en cumplimiento de sus fines esenciales, deben garantizar el debido cumplimiento de las obligaciones contractuales mediante actos claros, públicos, ciertos y evidentes, lo que conlleva a que esta observación sea mejorada con metas claras precisas y concisas a corto plazo, sin ambigüedad e imprecisión alguna que pueda ser sujeta de interpretaciones. Se deja constancia que en el requerimiento realizado por el grupo auditor se solicitó clara y detalladamente en calidad de préstamo todas y cada una de las etapas contractuales (Precontractual, contractual y pos contractual), y a su vez que en los contratos solicitados deben reposar todos los documentos administrativos, técnicos y financieros que hicieron parte desde su inicio hasta su culminación. Lo anterior demuestra que pese haber sido requerido no fueron entregados y no reposan estos soportes, pese a la previa solicitud del órgano de control. Es muy importante que el ente auditado demuestre de manera detallada y explicita las acciones realizadas, toda vez que los soportes en este de tipode contratación, son los que reflejan el cumplimento del objeto contractual y demuestran la correcta inversión en los recursos.

Además de la connotación disciplinaria esta observación deberá incluirse en el plan de mejoramiento suscrito por la entidad.

HALLAZGO NO. 5 En los contratos referidos no se encontraron los soportes que demuestran la ejecución contractual. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO CONTRADICCIÓN AL HALLAZGO QUINTO







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Respecto del hallazgo 5, en sentido de afirmar el equipo auditor una ausencia de descuentos y aportes de ley. Debemos afirmar que revisados nuevamente los expedientes contractuales de los referidos procesos, se verificó que existen en todos y cada uno de ellos los aportes a seguridad social, pensión y los descuentos de estampillas. Además de ello a la entices tesorera de la entidad e le vinculó a la presente auditoria, y se le solicitó informe detallado respecto de este hallazgo, teniendo en cuenta que es la tesorera la que por manual de funciones realiza la verificación y descuento en los pagos.

RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON Respecto de este se afirma, por parte del equipo auditor una ausencia de descuentos y aportes de ley. Debemos afirmar que revisados nuevamente los expedientes contractuales de los referidos procesos, se verificó que existen en todos y cada uno de ellos los aportes a seguridad social, pensión y los descuentos de estampillas. Además de ello a la entices tesorera de la entidad e le vinculó a la presente auditoria, y se le solicitó informe detallado respecto de este hallazgo, teniendo en cuenta que es la tesorera la que por manual de funciones realiza la verificación y descuento en los pagos.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER No se guarda ninguna relación de la controversia sobre este hallazgo, lo que el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a cumplir con todos los propósitos de realizar un adecuado seguimiento a la ejecución del contrato.

Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada: ley 734 de 2002. Deberes Art 23 y 34.

Manual de contratación Constitución política art 267, 268. Ley 80 de 1993 - Art 24 y 26. Estatuto anticorrupción / 1474 del 2011

Responsables: HERNAN QUIÑONEZ PINZON Director.

.

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS Ex director

PAGOS INJUSTIFICADOS E INDEBIDOS

Número Del Contrato

Clase De Contrato Objeto Del Contrato Valor Contratista


2 PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

PRESTAR LOS SERVICIOS ALQUILANDO DOS PANTALLAS LEDS DE 18 MTS CUADRADOS. PH 16

PARA DIFUNDIR LA CAMPAÑA PEDAGOGICA CUYA FINALIDAD ES CONCIENTIZAR LA

COMUNIDAD BARBOSEÑA SOBRE EL RESPETO POR LAS SEÑALES Y NORMAS DE TRANSITO PARA

GARANTIZAR LA SEGURIDAD VIAL EN EL MUNICIPIO DE BARBOSA

10.000.000 RODRIGUEZ VEGA JORGE ALBERTO

24/02/2012

5 OTROS ADQUISICIÓN DE UNA FOTOCOPIADORA PARA LA

DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE DEL MUNICIPIO DE BARBOSA

3.000.000 PARDO RODRIGUEZ

LIDA YANETH 21/03/2012







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8 SUMINISTROS SUMINISTRO PAQUETES CONTABLES Y

PRESUPUESTAL 15.000.000

AURA MARIA FUENTES

15/08/2012

7 SUMINISTROS SUMINISTRO DE PAPELERIA 6.027.000 LINA ANDREA

NARANJO CAMACHO 16/07/2012

4 PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PROFESIONALES

PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTADOR PUBLICO. RESPONSABLE DE

LLEVAR LA CONTABILIDAD DE LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA

SANTANDER

12.500.000 CORREDOR SANCHEZ

MARIO IVAN 01/08/2012

11 SUMINISTROS SUMINISTROELEMNTOS DE ASEO 4.500.000 LADY JOHANA ALBA

DUARTE 23/10/2012

24 OTROS CAPACITACION EN LA ACTUALIZACION

NORMATIVA EN MATERIA DE TRANSITO Y SENSIBILIZACION VIAL

25.000.000 NEUMAN BAEZ

MARTINEZ 01/11/2012

27 OTROS

PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS Y DE APOYO A LA GESTION PARA ADELANTAR

CAMPAÑAS CULTURALES SOBRE NORMAS DE TRANSITO

20.000.000 LUIS ALBEIRO SAENZ

ORTIZ 01/11/2012

16 SUMINISTROS SUMINISTRO DE CINCO EQUIPOS DE COMPUTO 8.000.000 MARITZA PILAR BUITRAGO NIÑO

27/12/2012

17 SUMINISTROS COMPRA DE MUEBLES PARA LAS INSTALACIONES

DEE LA DIRECCION 9.000.000

LIDA YANETH PARDO RODRIGUEZ

27/12/2012

En los anteriores contratos no se realizaron los descuentos de ley por concepto de estampillas, impuestos, deducciones y demás descuentos del contrato, generando un pago injustificado que no debió aprobarse por el director de tránsito, siendo este un deber legal que fue omitido, lo que conlleva a un violación grave de tipo Disciplinaria al omitir deliberadamente un acto propio, no hacer los descuentos conforme a la Ley 734/2002. Art 34 Núm. 18.

En ese orden de ideas, las autoridades en el desarrollo de sus funciones tienen el deber de obrar bajo los postulados de la buena fe, es decir que deben sujetarse a los mandatos de honestidad, lealtad y sinceridad, siendo necesario que todas las actuaciones de la administración pública se basen en la equidad, la eficiencia y la economía con el fin de proteger el patrimonio público, la transparencia y moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y utilización de los bienes y recursos públicos, y la eficiencia y eficacia de la administración en el cumplimiento de los fines del Estado.

En ese sentido se conlleva a establecer que se transgredió además del código único disciplinario por el incumplimiento en los deberes funcionales, se vulnero los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal establecido en los artículos 207 y 209 de la constitución política; lo que constituye que se configure un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, HALLAZGO N°. 6 Se realizaron por parte de la administración pagos injustificados por la falta de los descuentos de ley REPUESTA DEL ENTE AUDITADO CONTRADICCIÓN AL HALLAZGO QUINTO

Respecto del hallazgo 5, en sentido de afirmar el equipo auditor una ausencia de descuentos y aportes de ley. Debemos afirmar que revisados nuevamente los expedientes contractuales de los referidos procesos, se verificó que existen en todos y cada uno de ellos los aportes a seguridad social, pensión y







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los descuentos de estampillas. Además de ello a la entices tesorera de la entidad e le vinculó a la presente auditoria, y se le solicitó informe detallado respecto de este hallazgo, teniendo en cuenta que es la tesorera la que por manual de funciones realiza la verificación y descuento en los pagos.

RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON

Frente a dicho hallazgo referente a tabla de retención documental y desorganización de expedientes, nos permitimos informar que se adelanta por parte de la dirección de tránsito lo pertinente respecto de las normas de archivo. Así mismo se implementó respecto de la nueva contratación y archivo de los contratos realizados en el 2012, las tablas de retención y organización del archivo de acuerdo a las normas de archivística como se podrá evidenciar en las instalaciones de la dirección de tránsito, cuando se recibió la dirección de tránsito por parte de la administración anterior se encontraba en un completo desorden y no se llevaba ningún tipo de orden respecto del archivo de la oficina de tránsito a lo largo de 2012 y 2013 se viene implementando lo referente a normas de archivística tal y como se evidencia en su informe en el hallazgo 13.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Si bien es cierto en la respuesta entregada por el ente auditado, no guarda relación con el numeral del hallazgo se entiende que esta contradicción corresponde a la numero seis, la cual el equipo auditor encuentra como preciso el órgano de Transito de Barbosa, que manifestó que este hallazgo corresponde a la tesorería de la entidad el responder por estos descuentos, por lo cual se obvia como presunto responsable al director y exdirector, por este hallazgo disciplinario, siendo esta responsabilidad exclusiva de la tesorería. De lo anterior el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a realizar los debidos descuentos a los contratistas.

Tipo de hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada: Ley 734 del 2002, Art 23 y 34 Deberes Núm. 18.

Constitución Nacional Art 207 y 209. Ley 80 de 1993 - Art 24 y 26. Estatuto anticorrupción / 1474 del 2011

: Responsables NINI YOHANA NIÑO - Tesorera Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS

Director. FALTA DE ORGANIZACION EN LOS EXPEDIENTES.

De acuerdo con las revisiones efectuadas por este Órgano de Control a la documentación inmersa en cada uno de los expedientes contractuales, se pudo evidenciar que los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba debidamente foliado; no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas, a pesar de ser solicitadas por el órgano de control, lo cual generó







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dificultades en su control y manejo, además esta manera de archivar puede extraviar información importante. Es necesario recordarle a la entidad que el principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación debidamente organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (Ley 594 de 2000). Las inconsistencias descritas anteriormente generan imposibilidad de realizar un control efectivo al cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos y de realizar un control más ágil en la revisión por parte del equipo auditor, lo que conlleva a una conducta de tipo administrativo y que se debe tener en cuenta para la elaboración en el Plan de Mejoramiento.

HALLAZGO NO. 7 Los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba debidamente foliado y no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Frente a dicho hallazgo referente a tabla de retención documental y desorganización de expedientes, nos permitimos informar que se celebró Contrato número 009 De fecha 19 de septiembre de 2013 en el cual se busca “implementar el acompañamiento, asesoría, capacitación y sensibilización de en las etapas de planeación al diseño e implementación del sistema del control interno, en aras de continuar con el proceso de fortalecimiento al sistema de control interno institucional, así como continuar la documentación de los procedimientos d acuerdo con los lineamientos establecidos por el DAFP, y el

mapa de procesos de la entidad.”

RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON Frente a dicho hallazgo referente a tabla de retención documental y desorganización de expedientes, nos permitimos informar que se adelanta por parte de la dirección de tránsito lo pertinente respecto de las normas de archivo. Así mismo se implementó respecto de la nueva contratación y archivo de los contratos realizados en el 2012, las tablas de retención y organización del archivo de acuerdo a las normas de archivística como se podrá evidenciar en las instalaciones de la dirección de tránsito, cuando se recibió la dirección de tránsito por parte de la administración anterior se encontraba en un completo desorden y no se llevaba ningún tipo de orden respecto del archivo de la oficina de tránsito a lo largo de 2012 y 2013 se viene implementando lo referente a normas de archivística tal y como se evidencia en su informe en el hallazgo 13.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo administrativo. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes organizar los soportes de los contratos

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS Director.







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CONTRATOS SIN LIQUIDAR

Existen contratos pendientes de liquidación correspondientes a la vigencia 2012 pues además de ser una exigencia en el formato del sistema integral de auditoría SIA es de suma importancia para establecer que las partes quedaron a paz y salvo de todo concepto y a la postre cerrar toda posibilidad de acciones, peticiones y reclamos por las partes del contrato. De manera general existen en nuestro ordenamiento jurídico tres clases de liquidación de los contratos estatales: de común acuerdo, unilateral por la entidad contratante y judicial. La liquidación de común acuerdo o voluntaria de los contratos ya señalados, se efectúa dentro del término establecido en los pliegos de condiciones o en los términos de referencia o del acordado en el contrato. En defecto de tal señalamiento o a falta de acuerdo, procede practicarla dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación del contrato o a la fecha del acuerdo de voluntades que la disponga. Ahora, si el contratista no se presenta a la liquidación voluntaria o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, ella será practicada directa y unilateralmente por la entidad contratante y se adoptará mediante acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición, para lo cual la administración, al tenor del artículo 44, numeral 10, literal d) de la ley 446 de 1998, sustitutivo del 136 del C.C.A., dispone de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes para practicarla o, en su defecto, de los cuatro (4) meses siguientes previstos por la ley para efectuar la liquidación de común acuerdo Si la entidad contratante no liquida unilateralmente el contrato dentro del término de seis (6) meses ya señalado o dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes, el interesado "podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar, con las consecuencias que esto acarrea. También es importante señalar que si bien es cierto la ley señala que para el caso de los contratos de prestación de servicios no se requiere de su liquidación, también lo es que la misma ley exige su liquidación en los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo "y los demás que lo requieran" y para el caso que nos atañe en la mayoría de los contratos su ejecución se prolongan en el tiempo, por lo tanto se hace necesaria su liquidación, además con la liquidación se cierra toda posibilidad de acciones posteriores por las partes que podrían generar erogaciones al erario; es así que este órgano de control conmina a la entidad para efectuar las respectivas liquidaciones y a su vez incluir esta observación administrativa en el plan de mejoramiento para la respectiva liquidaciones en los contratos.

HALLAZGO NO. 8 En la vigencia 2012 se presenta un gran número de contratos que a la fecha aún no han sido liquidados. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Y RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON







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Frente a dicho hallazgo no nos podemos pronunciar debido a la indeterminación de los contratos que supuestamente se encuentran sin liquidar.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo administrativo. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a realizar la liquidación de todos los contratos

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS - Director

EL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y DE SUPERVISION DESACTUALIZADOS. En la Entidad auditada el manual de contratación y de supervisión e interventoría se encuentran desactualizados, siendo necesario y fundamental en el campo de la contratación, ya que este Integra elementos como la caracterización, el procedimiento y la documentación soporte que permita ajustar el proceso contractual, bajo el marco normativo legal vigente. Su actualización es de vital importancia para mejorar los niveles de eficiencia y efectividad de los servicios prestados por las entidades del Estado, como quiera que el éxito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas y con la coordinación entre las diferentes dependencias o instancias que participan en el mismo. Tener el manual de contratación y de supervisión desactualizados conlleva a una conducta de tipo administrativa que se debe tener en cuenta para la elaboración en el Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad.

HALLAZGO No.9

El manual de contratación y de supervisión e interventoría se encuentra desactualizados. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No es obligatorio para la Dirección de Tránsito y Transporte adoptar MANUAL DE CONTRATACIÓN y SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA debido a su naturaleza de ESTABLECIEMIENTO PÚBLICO DEL ORDEN MUNICIPAL es regida por ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Las entidades públicas que deben adoptar MANUAL DE CONTRATACIÓN son aquellas sometidas a régimen de contratación privado como las ESE y las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos Domiciliarios.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo administrativo. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal







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manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a adoptar un manual de contratación y supervisión.

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

PAGINA WEB DE LA ENTIDAD En la página web del municipio no se publicó ningún proceso de contratación realizados en la vigencia 2012, por lo que se conmina a la entidad que subsane esta desatención, conllevando a una obsecración administrativas que deberá ser incluida en el Plan de mejoramiento que la entidad suscriba y ante su incumplimiento podría generar un hallazgo disciplinario en la próxima auditoria. HALLAZGO NO. 10 En la página web de la entidad no se publicó ningún proceso de contratación realizados en la vigencia auditada. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Todos los contratos celebrados por la entidad fueron reportados en el portal de contratación. No existe exigencia legal que obligue a la entidad a publicar los procesos de contratación en otra página distinta CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo administrativo. Con el fin de ser incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice labores tendientes a Reportar todos los contratos en la página web del municipio.

Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS Director. 1.1.2 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta La entidad realizó rendición de la cuenta a través de la plataforma establecida por la Contraloría General de Santander, Sistema Integral de Auditoria SIA, información que al tomarse como insumo para el proceso auditor y ser confrontado con lo informado y suministrado al grupo auditor en el trabajo de campo, presentó inconsistencias en la contratación, como se detalla a continuación:

RENDICION DE LA CONTRATACION AL SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIA En la contratación rendida por la Administración de La Dirección De Tránsito y Transporte de Barbosa al Sistema Integral de Auditoria (formato_201213_f20) se







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evidencia que para la vigencia 2012 se registraron 35contratos por valor de $227.042.800 Se solicitó a la Administración revisar y certificar de acuerdo a la información que reposan en los archivos de la entidad cual es la totalidad de los contratos sumando los adicionales realizados en cada vigencia, obteniendo como respuesta en previa certificación que en la vigencia 2012 se suscribieron 27 contratos por $256.542.800; datos diferentes a los reportados en la plataforma.

CONTRATOS REPORTADOS EN EL SIA

CONTRATOS SUSCRITOS POR LA ENTIDAD

2012

35 contratos por $227.042.800

27contratos por $256.542.800

Fuente: Información reportada al SIA y certificada por la entidad

Sumado a esto, se registraron contratos por valores diferentes, la mayoría repetidos en varias oportunidades, otros con el número y la clase de contratos errada y con plazos diferentes y lo más grave la mayoría no se registraron.

Es de suma importancia mencionar la relevancia que tiene este diligenciamiento ya que es el mecanismo por el cual este órgano de control reporta la información a la Auditoria General de la Republica, la cual es sometida a análisis con el fin de identificar la contratación de riesgo, además de hacer el seguimiento respectivo de la correcta inversión de los recursos públicos, sin dejar a un lado que es la información que se tiene en cuenta para los insumos respectivos de auditoría. Por lo tanto, el hecho de no subir la información a la plataforma de manera real, genera inconsistencias e inconvenientes en el proceso auditor, lo cual induce a error y dificulta notablemente la auditoria, por lo que se configura un presunto hallazgo administrativo con incidencia sancionatoria por el incumplimiento a la Resolución No. 291 del 2004, Capítulo VII, Ley 42 de 26 de enero de 1993, la Constitución política art 267, 268 y la ley 734 del 2002.

HALLAZGO NO. 11 En los datos reportados en las vigencias 2011 y 2012 al Sistema Integral de Auditoria (formato_201213_f20), se evidenciaron múltiples diferencias lo cual dificulta el proceso auditor.

Tipo de Hallazgo: SANCIONATORIO Norma Vulnerada: Resolución 291 de 2004. Capítulo VII Ley 42 de 26 de Enero de 1993 Presunto Responsable: HERNAN QUIÑONEZ PINZON

Director Tipo de hallazgo: ADMINISTRATIVO







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Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS Director.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO En los datos reportados en las vigencias 2011 y 2012 al Sistema Integral de Auditorias (formato_201213_ f20), se evidenciaron multiples diferencias lo cual dificulta el proceso auditor. En el plan de mejoramiento se mejora con respecto a este hallazgo CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo SANCIONATORIO.

1.1.3 Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2011 HALLAZGO No 12

La Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, de conformidad con la Auditoria realizada para la vigencia 2011, de planteo un Plan de mejoramiento aprobado el 7 de febrero de 2012, con ocho (8) acciones de mejoramiento, las cuales se encuentran en las siguientes etapas de cumplimiento. A continuación se presentan los criterios de evaluación determinados por el equipo auditor:

HALLAZGO DESCRIPCION

VENCIMIENTO CALIFICACION

1

TESORERIA

EFECTIVO EN CAJA: Existe diferencia por

valor de $22.082.50 en el Efectivo reportado en

Caja en el Balance de Prueba($2.930.386.50) y

en el efectivo realmente consignado en Bancos

el 2 de Enero de 2012, mediante dos (2)

consignaciones una por $1.404.767,00 y otra por

$1.547.702 para un total de $2.952.469, por lo

cual la entidad debe realizar los ajustes

correspondientes

30/06/2013 2

2

TESORERIA

MANEJO DE LOS INGRESOS POR

TESORERIA: En la Dirección de Tránsito y

Transporte de Barbosa se encuentra

actualmente en aprobación por parte de la

Entidad Financiera Banco Popular un punto de

pago dentro de las instalaciones de la Entidad

para que sean consignados todos los recaudos

por parte del cliente

30/06/2013 2

3

TESORERIA

DEUDORES: La cuenta de Deudores por

concepto de Tasas, Multas, Derechos de

Tránsito y otros Deudores – Polca, refleja un

saldo por valor de $585.868.654 en el Balance

de Prueba a diciembre 31 de 2011 y según el

Informe de Cartera de la entidad, muestra un

saldo por valor de $1.663.825.969, pero el saldo

30/06/2013 0







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reportado por el sistema y entregado en el

trabajo de campo registra otro valor

$1.138.435.025, por lo cual la entidad debe

investigar esta cuenta con el fin de establecer el

saldo real soportando y justificando esta

inconsistencia

4

TESORERIA

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: La Entidad

debe individualizar los bienes de Propiedad,

Planta y Equipo como lo establece el Régimen

de Contabilidad Pública, en razón a que en el

Balance de Prueba, se verifico que estos bienes

están registrados globalmente.

30/06/2013 0

5

CONTRATACION

CONTRATACION: De los 27 contratos tomados

como muestra, ocho de ellos no reposan:

Informes de las Actividades realizadas por los

Contratistas o Supervisores en los cuales se

refleje que sucedió en la ejecución del Contrato.

31/12/2013 0

6

CONTROL

INTERNO

CONTROL INTERNO: Se pudo constatar que el

sistema de control Interno de la Entidad no se

encuentra implementado

31/12/2013 2

7

LEY DE

ARCHIVO

LEY DE ARCHIVO: La entidad no da

cumplimiento a la Ley de Archivo, al no

identificar plenamente la Contratación y sus

documentos soportes

31/12/2013 1

8

TESORERIA

COBROS COACTIVOS: Mejorar la gestión de

los cobros coactivos por infracciones al Código

de Tránsito Nacional

30/06/2013 1

ITEMS: 8 TOTAL 8

Método de evaluación del cumplimiento de los Planes de Mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de evaluación. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento. La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios:

CRITERIO DE SEGUIMIENTO PUNTUACIÓN

Si cumplió con la acción de mejoramiento y fue efectiva (solucionó

la deficiencia)

Dos (2) puntos.

Si se cumplió con la acción de mejoramiento, pero su resultado es

parcialmente efectivo (solución parcial de la deficiencia)

Un (1) punto.

Si se cumplió con la acción de mejoramiento, pero ésta no fue

efectiva (no solucionó la deficiencia)

Cero (0) puntos

Si no se cumplió con la acción de mejoramiento Cero (0) puntos

La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se







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encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento y de cero (0) puntos si no la cumplió. Porcentaje de cumplimiento: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad, se calculará tomando como referencia las categorías anteriores en los papeles de trabajo de la auditoria y se obtiene de la siguiente manera:

Porcentaje de cumplimiento = Puntuación total de las acciones de mejoramiento / Número total de acciones de mejoramiento

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Si el resultado oscila entre 1.41 y 2 “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.4 “No Cumplido”. Explicada la forma de evaluación del Plan de Mejoramiento, y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la Auditoria, se comprobó que la Administración del Municipio de Barbosa de ocho (8) acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia 2010, obtuvo una calificación de 1.0 puntos, lo cual indica que el Plan de Mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencia 2010 se encuentra con un Cumplimiento parcial.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZO: En consecuencia, la Entidad debe replantear aquellas metas que no fueron cumplidas y consolidarlas en un solo Plan de mejoramiento con metas a corto plazo que permitan el cabal cumplimiento del mismo en un 100%, pero se previene para que estas acciones estén completamente implementadas y subsanadas en el momento en que se efectué la auditoria de campo que se programe para la vigencia siguiente. TIPO DEHALLAZGO: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON –EX DIRECTOR En el plan de mejoramiento que se encuentra en vigencia se tiene contemplado la mayoría de estos hallazgos y están en proceso de mejoramiento archivos que reposan en la entidad.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO

1.1.4 Control Fiscal Interno

HALLAZGO No 13 Con el fin de dar consecución a la Oficina de Control Interno y de acuerdo a lo establecido en la normatividad, Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 1 del Decreto Nacional 984 de 2012, donde expone: “… Que las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de







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restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...”

Se evidenció por parte del equipo auditor las siguientes observaciones:

La Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa incluyo dentro de su nómina a la Dra. María del Pilar Tovar Ariza como Profesional Universitario adscrita a Control Interno, la funcionaria incluyo dentro de su plan de Auditorias un Informe de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público de las actividades realizadas por el sujeto de control; realizó verificación de los recursos que ingresan a la Dirección de Tránsito por medio de arqueos de caja por los diferentes recursos y el cuelgue de información y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno, a través de la página web del Departamento Administrativo de la Función pública; además verificación de cumplimiento de funciones de la entidad por parte de los funcionarios encargados y revisión de la contratación.

Igualmente la Oficina de Control Interno de Tránsito y Transporte certifico que el sistema de gestión de la calidad NTC GP 1000:2005 no aplica dicho procedimiento, por lo tanto no puede darse cumplimiento a este lineamiento.

Presenta mapa de Riesgos actualizado de la vigencia 2012.

Certifican que el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) se encuentra en la etapa de gestión de implementación.

IMPLEMENTACIÓN LEY DE ARCHIVOS La entidad a partir del 3 de Septiembre del 2012 inicio la implementación de la Ley de Archivo, cuenta con Tablas de Retención Documental y el archivo se encuentra debidamente organizado en carpetas y guardados en las cajas debidamente rotuladas.

DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA – SANTANDER

ARCHIVO







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La oficina de Control Interno, inicio la implementación de la Ley de archivo presenta una mejor organización que en la vigencia anterior, como se observa en el registro fotográfico anterior. En este orden de ideas, se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, dado lo observado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, y lo reportado por el funcionario encargado de la oficina de control interno de la entidad, se encuentra el Modelo Estándar de control interno en la etapa de implementación., se hace necesario seguir trabajando en la implementación y socialización de cada uno de los procesos MECI, la Entidad debe enfocar más sus esfuerzos en fortalecer la Oficina de Control interno y en involucrar a todos sus funcionarios concientizándolos de la importancia de la misma. Por lo anteriormente expuesto se consolida un hallazgo administrativo, para verificación en próximas auditorias. TIPO DEHALLAZGO: ADMINISTRATIVO

Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO RESPUESTA HERNAN QUIÑONEZ PINZON Mediante oficio enviado por la encargada del control interno MARIA DEL PILAR TOVAR donde solicito esta solicitud se contrató de prestación de servicios profesionales para realizar todo lo relacionado con lo del MECI donde la entidad se encuentra en proceso de implementación de estos procesos.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido en el plan de mejoramiento de la entidad.

1.2 CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría realizada, el concepto sobre el control Financiero y Presupuestal, es consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

1.2.1.1 Estados Contables El análisis de la información financiera se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoria prescritos por este ente de control, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo de campo de manera que el examen proporcione una base







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razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el presente informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. BALANCE GENERAL

Los componentes considerados en la evaluación del proceso correspondieron a valorar si se cuenta con una estructura del área contable que responda a la complejidad del ente público; Igualmente establecer la debida implementación de manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera, así como verificar la existencia de adecuados sistemas de información. De otra parte se determinó la debida aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y las normas técnicas contables para el registro de las operaciones. En relación a los archivos se verificó que se encuentran organizados de acuerdo a las exigencias del Plan General de Contabilidad Pública. Los resultados de la evaluación muestran que la Dirección de Tránsito y transporte del Municipio de Barbosa cuenta con un área encargada del proceso contable, quien apoya las diferentes dependencias y proveedores del sistema de información para el manejo del módulo de contabilidad y presupuesto para el 2011 y 2012 respectivamente, este programa se encuentra red con las áreas financieras a excepción de cartera respectivamente.

Hallazgo No. 14 Los Estados Financieros no están siendo presentados en debida forma, dado que no se presentan en forma comparativa, como lo estipulan las normas de la Contaduría General de la Nación, por lo cual el equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo a la Entidad con el fin de que los informes financieros sean comparativos y permitan un mejor entendimiento a las personas y entes de control que los revisan o supervisan y a su vez cumplan con las normas de la Contaduría General de la Nación. TIPO DEHALLAZGO: ADMINISTRATIVO

Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Los Estados Financieros no estan siendo presentados en debida forma, dado que no se presentan en forma comparativa, como lo estipulan las normas de la Contaduria General de la Nación, Los balances se presentaron en la plataforma SIA como anexo del formato F01 en forma comparativa tanto balnace como estado de resultados

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido en el plan de mejoramiento de la entidad y hacer seguimiento en próximas auditorias.







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Con base en los Estados Financieros de la vigencias 2012, presentados en el aplicativo SIA y entregados en el trabajo de campo, firmados por el Gerente de LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA y el Contador Público, correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2012, encontramos la siguiente información financiera:

En el Balance General comparativo y la gráfica presentada anteriormente, se observa la evolución que ha tenido en sus Activos y Patrimonio la Dirección de Transito de Barbosa. Es importante destacar que sus Activos en la vigencia 2.012, terminaron la vigencia con saldo de $ 664.905, siendo el de más alta representatividad la cuenta de deudores, la cual finaliza la vigencia con un saldo de $ 585.102, su porcentaje de participación en los Activos es del 88%

EFECTIVO Y BANCOS CAJA MENOR Hallazgo No.15 La Administración de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, mediante Resolución No. 186 de Junio 28 de 2.012, constituyó y reglamentó la caja menor. Resolución que define la caja menor como un fondo renovable que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de los entes públicos distritales, y su finalidad es

CUENTAS AÑO 2012 AÑO 2011 VARIACION %

CORRIENTE 623.189 613.809 9.380 2%

Efectivo 38.087 27.940 10.147 27%

Deudores 585.102 585.869 (767) 0%

NO CORRIENTE 41.716 33.920 7.796 19%

Propiedades, Planta y Equipo 40.578 32.782 7.796 19%

Otros Activos 1.138 1.138

TOTAL ACTIVO 664.905 647.729 17.176 3%

CORRIENTE 116.252 138.917 (22.665) -19%

Cuentas Por Pagar 97.725 118.365 (20.640) -21%

Obligaciones Laborales y de

Seguridad Social9.458 9.154 304 3%

Otros Pasivos 9.069 11.398 (2.329) -26%

NO CORRIENTE - - -

Pasivos Estimados -

TOTAL PASIVO 116.252 138.917 (22.665) -19%

Patrimonio Institucional 497.715 464.970 32.745 7%

Excedente Presente Ejercicio 50.938 43.842 7.096 14%

Total Patrimonio 548.653 508.812 39.841 7%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 664.905 647.729 17.176 3%

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

CIFRAS EN MILES DE $

DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA

ACTIVOS

PATRIMONIO

PASIVOS







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atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios para la buena marcha de la administración. Las Cajas menores, se deben constituir mediante Resolución suscrita por el Representante Legal, en la cual deben indicarse claramente los siguientes aspectos:

Cuantía Finalidad Unidad Ejecutora Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor Discriminación de los gastos que se pueden realizar de acuerdo con la

normatividad vigente. Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía. Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo. Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor.

Dentro de las Funciones del Responsable de la Caja Menor están las siguientes:

Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado

en las leyes 80 de 1.993 y 1150 de 2.007, los decretos reglamentarios, las normas administrativas y fiscales.

Efectuar las deducciones de Retención en la fuente y retención de IVA, a que hubiere lugar por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo a las normas tributarias vigentes del orden Nacional y Distrital

SOPORTES DE CAJA MENOR:

Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Las facturas (Art. 617 del Estatuto Tributario), recibos y demás comprobantes, deberán estar elaborados en original y deben contener los siguientes datos mínimos: Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía. Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios. Lugar y fecha de expedición Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. Detalle y especificación del gasto. Valor del Servicio o bien.







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Notas:

1. Los recibos expedidos por registradoras de los Establecimientos comerciales debidamente autorizados, se aceptan de acuerdo a su diseño particular, siempre y cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario. 2. Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajería deberán soportarse en las planillas diseñadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, entidad y valor, entre otros aspectos. 3. Cuando una dependencia o entidad en desarrollo de sus funciones tenga que realizar actividades en zonas en las cuales no existan establecimientos de comercio que expidan facturas y que por extrema necesidad tengan que adquirir elementos con fondos de caja menor, dicho gasto se podrá legalizar mediante la elaboración de un documento equivalente a factura.

Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe gestionar el ingreso a la bodega o almacén, mediante los documentos establecidos para tal fin.

Cuando se adquieran bienes o servicios a contribuyentes del régimen simplificado, se debe anexar copia del RUT. Así las cosas es conveniente que se revise al interior de la Dirección de tránsito por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario los procesos que se tienen establecidos para el manejo y control de caja menor. Así mismo es conveniente advertir al Contador de la Dirección de Tránsito de Barbosa que dentro de las normas de la Contabilidad General esta que a Diciembre 31 debe realizarse cierre de Cajas Menores, con el fin de evitar que no se registren todos los gastos correspondientes a la vigencia y no se presenten Estados Financieros razonables.

Durante la vigencia 2012 no se realizó cierre de caja menor, tal como lo indica las normas de la Contaduría General de la Nación, lo cual se evidencia en el saldo de caja menor a Diciembre 31 de 2.012 con un valor de $ 450.000 y donde el cierre de este ítem siempre debe ser cero (0). Con los argumentos expresados, nos encontramos frente a una falla Administrativa, por lo que el equipo auditor tipifica un hallazgo de tipo Administrativo para que mediante metas incluidas en el plan de mejoramiento que deben suscribir se subsanen estas inconsistencias.

Tipo de hallazgo : Administrativo Presuntos responsables : JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Durante la vigencia 2012 no se realizo cierre de caja menor, tal como lo indica las normas de la Contaduría General de la Nación, lo cual se evidencia en el saldo de caja menor a







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Diciembre 31 de 2012 con un valor de $450.000 y donde el cierre de este item siempre debe ser cero. En el plan de mejoramiento se encuentra.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Teniendo en cuenta que no existe ningún tipo de controversia sobre este hallazgo el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo. Con el fin de que sea incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad suscriba de tal manera que en la próxima auditoria se realice el respectivo seguimiento.

BANCOS HALLAZGO NO. 16 En el activo corriente encontramos la cuenta de Efectivo, la cual cuenta trece (13) cuentas bancarias entre las cuales tenemos cuatro cuentas corrientes y nueve (09) cuentas de ahorro para el manejo de los recursos financieros de la Dirección de Transito de Barbosa. De las cuentas bancarias que se conciliaron a Diciembre 31 de 2.012 algunas presentan partidas conciliatorias y otras no corresponden los saldos de la conciliación con los saldos del Balance de Prueba, lo que significa la no realización de la depuración de las conciliaciones bancarias, lo cual no permite conocer los saldos bancarios reales. De acuerdo a lo manifestado anteriormente, es importante para el control y manejo de los recursos realizar las conciliaciones Bancarias mes a mes y depurarlas, con el fin de conocer el movimiento tanto débito y crédito que se refleja en los extractos bancarios. El equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo, con el fin de que mediante plan de mejoramiento se incluya dentro de las metas y se realice depuración de las conciliaciones bancarias.

Tipo de Hallazgo : Administrativo

Responsable : JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Es necesario para el control y manejo de los recursos realizar las conciliaciones Bancarias mes a mes y depurarlas, con el fin de conocer el movimiento tanto débito y crédito que se refleja en los extractos Bancarios. Las conciliaciones se estan realizando mensualmente los soportes y conciliacion reposan en la empresa








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De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido en el plan de mejoramiento de la entidad y hacer seguimiento en próximas auditorias.

DEUDORES HALLAZGO NO. 17 Al realizar un comparativo de las vigencias 2011 vs. 2012 en los Balances reportados por la entidad, el equipo auditor evidencia que la Cartera no presentó ninguna variación, siendo su valor total de $ 585.102 a Diciembre 31 de 2012. Es importante que se aclare el valor de la cartera que actualmente presenta la Dirección de Tránsito de Barbosa, toda vez que en el trabajo de campo no se pudo establecer cuál es el valor real de la cartera, teniendo en cuenta que por Balance de Comprobación se evidencia un valor de $ 585.102 y por información presentada por la Dirección de Transito presentan un informe de la siguiente manera:

No se tiene certeza de cuál es la realidad de la información, por lo anterior el equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo, teniendo en cuenta la subestimación que se tiene en los Estados Financieros con relación a los saldos de la cuenta de deudores, para que mediante plan de mejoramiento se corrija inmediatamente esta información y se proceda a presentar Estados Financieros con cifras reales, de igual manera no se establecen edades de cartera por lo tanto la administración no tiene conocimiento de los valores próximos a prescribir.

Tipo de hallazgo : Administrativo

Presuntos responsables : JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se tiene certeza de cuál es la realidad de la información, por lo anterior el equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo, teniendo en cuenta la subestimación que se tiene en los Estados Financieros con relación a los saldos de la cuanta de deudores.

Se debe realizar por parte de la administracion una auditoria a esta cuenta por que al contabilazar con las deudas de la empresa estos valores sobre estimarias los estados financieros. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

Vigencia Clase Valor

2009 Comparendos 378.731

2010 Comparendos 749.439

2012 Cartera con Propietarios 1.015.066

2012 Cartera Barbosa 999.055







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PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

HALLAZGO NO. 18 La Propiedad Planta y Equipo aumento en un 19% entre las vigencias 2.011 y 2.012, lo cual fue debido al mobiliario de muebles y enseres y equipos de cómputo con los cuales fue dotada la Dirección de Transito de Barbosa. Los Activos Fijos dela Dirección de Transito no se encuentran inventariados e identificados, ni valorizados y la depreciación se realiza en forma global e inadecuada no individual como lo indica la Contaduría General de la Nación, lo cual afecta la razonabilidad de los Estados Financieros. El equipo Auditor tipifica un hallazgo de tipo Administrativo para la Administración Actual, con el fin de que se identifiquen claramente la totalidad de Activos Fijos, se realice la depreciación individual mes a mes, con el fin de conocer exactamente los inventarios de la Dirección de Transito de Barbosa, que permitan establecer responsables de los mismos por dependencias con el fin de evitar posibles pérdidas de los mismos.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad se encuentra en proceso de contratar a la persona idonea para realizar tal labor ya que la entidad no cuenta con ella para realizar la depresiacion de ca uno de los inmuebles que se encuentran en la entidad y asi reflejarlos en los balances.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER De lo señalado por el ente auditado se logra confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido en el plan de mejoramiento de la entidad y hacer seguimiento en próximas auditorias. PASIVOS La Dirección de Transito de Barbosa a 31 de Diciembre de 2012, presenta un valor de Pasivos de $ 116.254, el cual al compararlo con la vigencia 2.011 presentó una disminución del 19%, lo cual significa que está al día con sus obligaciones..

PROVISIONES DE PROCESOS Y OBLIGACIONES

Hallazgo No. 19







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A pesar de que se tiene conocimiento de los procesos en contra de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, no se evidencia en los Estados Financieros provisión para ello, de igual manera dos de los procesos se encuentran relacionados con la parte laboral por despidos injustificados así:

Nombre Demandante

Causa Valor Fecha

Ángel Alberto Acuña Góngora

Solicita reintegro a su empleo por despido injustificado

$14.898.043 2012

Ministerio de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones

Por no inscribirse de manera oportuna en el Registro TIC

$2.868.000

José Armando Castañeda Rivera

Solicita reintegro a su empleo por despido injustificado

2004

De igual manera la cartera que actualmente tiene la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa no existe provisión de la misma, por lo cual es conveniente hacer un llamado de atención al profesional que presta los servicios como Contador para que revise estos procesos y se realicen los ajustes a que haya lugar, por lo cual el equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo para que mediante plan de mejoramiento se establezcan metas para el cumplimiento de las falencias prestadas y se mejore el procedimiento, para así no tener que afectar los Estados Financieros en valores que por falta de provisión generarían informes con debilidades.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La cartera que actualmente tiene la Dirección de Transito y Transporte no existe provisión de la misma. Con el anterior estudios de procederia a realizar las respectivas provisiones CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER


PATRIMONIO La Dirección de Transito de Barbosa refleja un patrimonio de $548.653representados en Patrimonio Institucional y resultado de Ejercicios. Comparando la vigencia anterior 2011 se observa que tuvo un incremento del 7%, lo cual es debido al superávit presentado los ejercicios de la vigencia 2.011 y 2012 respectivamente.







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ESTADO DE SITUACION FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL

INGRESOS La Dirección de Transito de Barbosa a 31 de Diciembre de 2012 refleja unos ingresos operacionales de $587.289, el cual al compararlo con la vigencia 2.011 tuvo una disminución del 2%, en donde el mayor incremento lo tuvo el cobro de multas dentro de los ingresos no tributarios. En la gráfica que presentamos a continuación, podemos observar el comportamiento de los ingresos por servicios y vemos la evolución que han tenido en los últimos tres (03) años:

CUENTAS AÑO 2012 AÑO 2011 AÑO 2010 VARIACION %

INGRESOS OPERACIONALES 587.289 597.654 404.826 (10.365) -2%

TRIBUTARIOS 139.518 137.730 80.067 1.788 1%

Impuestos Sobre Vehiculos Automotores 139.518 137.730 80.067 1.788 1%

NO TRIBUTARIOS 447.771 459.924 324.759 (12.153) (0)

Multas 193.825 190.793 126.656 3.032 2%

Intereses 14.231 10.072 7.706 4.159 29%

Licencias 47.964 47.240 23.928 724 2%

Matriculas 2.469 1.905 1.357 564 23%

Placas y Vehiculos 37.724 60.766 39.293 (23.042) -61%

Traspaso de Vehiculos 46.934 45.267 31.782 1.667 4%

Otros Servicios 104.624 103.881 94.037 743 1%

GASTOS OPERACIONALES 557.010 551.106 412.353 5.904 1%

De Administracion 523.189 538.558 402.828 (15.369) -3%

Transferencias 33.821 12.548 9.525 21.273 63%

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL 30.279 46.548 (7.527) (16.269) -54%

OTROS INGRESOS 23.992 760 657 23.232 97%

Otros Ingresos 23.992 760 657 23.232 97%

OTROS GASTOS 3.333 3.466 2.526 (133) -4%

Otros Gastos 3.333 3.466 2.526 (133) -4%

EXCEDENTES (DÉFICIT) 50.938 43.842 (9.396) 7.096 14%

DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA

CIFRAS EN MILES DE $

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL







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Como se observa en la gráfica anterior el objeto de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, es prestar a la comunidad servicios relacionados con la movilidad de los vehículos, en donde el servicio que genera mayor ingreso son las multas que interpone esta dependencia a los vehículos automotores; de igual manera se observa durante los dos (02) últimas vigencias el incremento que tuvo el cobro de impuesto de vehículos automotores matriculados en esta oficina, a pesar de la recuperación que se obtuvo la cartera a un sigue con bajo recaudo tal como se manifestó en párrafos anteriores. GASTOS

Al observar la gráfica anterior evidenciamos que los gastos de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa han tenido un valor constante, donde podemos destacar que la Administración ha realizado una gestión controlada, pero contrario a los ingresos los cuales se bajaron en un 2%. Para el análisis anterior, si realizamos el comparativo entre la vigencia 2012 y 2011 observamos que el incremento de los gastos ha sido muy mínimo, de tan solo el 1% EXCEDENTE DEL EJERCICIO En la siguiente gráfica apreciamos el comportamiento de la utilidad durante los tres (03) años de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, en donde podemos observar la recuperación que tuvo en las dos últimas vigencias.

La Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa, a 31 de Diciembre de 2012 presenta una utilidad de $50.938, en donde vale la pena resaltar lagestión que ha realizado la Administración de esta Empresa al llevarla a recuperar su déficit que tenia de años atrás. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2012, de LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor







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llevado a cabo sobre la vigencia 2.012, generan el siguiente pronunciamiento de la Contadora Pública de la entidad MERCEDES LEON ROJAS, portadora de la tarjeta profesional número 68521 – T OPINION CON SALVEDAD: En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA, no presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2.012, ni los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Aspectos Relevantes:

Dentro de las deficiencias encontradas en el proceso auditor está la falta de confiabilidad de la información reportada por la entidad, demostrándose deficiencia dentro del control interno contable.

No realizar la depreciación de activos fijos de acuerdo a la normatividad vigente lo cual afecta el Estado de Resultados en una cantidad incierta.

La cartera que presentada en los Estados Financieros no corresponden a la realidad.

Falta de provisión de Cartera y de Procesos Judiciales.

1.2.1.1.1 Concepto del Control Interno Contable Hallazgo No. 20 CONTROL INTERNO Y EL PROCESO CONTABLE.- En la LA DIRECCION DE

TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA, no existe Sistema de Control Interno contable, incumpliendo con la normatividad vigente y aplicable en la materia. Durante las vigencias objeto de examen (Vigencia 2012), se evidencia el incumplimiento a la obligación de raigambre constitucional de implementar el Sistema de Control Interno y los procesos, procedimientos y sistemas desarrollados en la normatividad vigente y aplicable en esta materia, infiriéndose la presunta comisión de conducta disciplinaria, con especial atención al artículo 34 numerales 1 y 31 de la Ley 734 de 2002. La Ley 87 de 1993, en su artículo 3 ordinal a), establece que el Sistema de Control Interno, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y de operaciones de la entidad. Asimismo, en el artículo 6, dispuso que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, sea responsabilidad del representante legal o máximo directivo. En cuanto al Control Interno Contable, mediante Resolución 357 de julio 23 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación, se adoptó el procedimiento de







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control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación; en el artículo 2, la citada Resolución dispone: “El procedimiento para la implementación de controles al

proceso contable público debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la

Resolución 354 de 2007 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan”. En una entidad donde funcione el Sistema de Control Interno Contable, no se presentan actas de Sostenibilidad Contable como la evidenciada en el trabajo de campo, donde el Sr. Contador se limita a manifestar: “…El comité de sostenibilidad

financiera es una figura creada para discutir los Estados Financieros con el fin de que sean razonables y a la vez tiene las facultades para depurar, ajustar, reclasificar cuentas de Balance. Que se deben realizar los ajustes encontrados por la Auditoria de la Contraloría Departamental los cuales son: LOS DEUDORES, para este punto se debe comprar el módulo de deudores para que quede de interface con el módulo contable y presupuestal. LOS INVENTARIOS: se debe realizar un contrato para el levantamiento de los inventarios y si es posible adquirir el módulo de inventarios…” a lo que el director manifiesta no hay presupuesto...”

Es importante manifestar que el Comité de Sostenibilidad Contable tiene las siguientes funciones:

1.- Adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la

sostenibilidad y la permanencia de un sistema contable que produzca información

y estados contables de forma razonable y oportuna.

2.- Procurar medidas que garanticen la continuidad del proceso contable y

eficiencia de los sistemas de información contable.

3.- Orientar a la Entidad en la implementación aplicación del Modelo Estandar de

procedimientos para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

4.- Definir e implementar el proceso de planeación estratégica de la entidad que

comprende la misión, visión, objetivos, bajo un diseño sistémico y de procesos.

5.- Establecer los controles necesarios para atenuar los riesgos inherentes al

proceso contable relacionados con cada una de sus etapas.

6.- Evaluar y proponer alternativas de solución frente a la pertinencia y

conveniencia de los medios tecnológicos que utiliza el ente público para procesar

la información contable, mecanismos de protección y custodia de la

documentación, papeles, soportes contables e información producida por el

sistema contable.

7.- Analizar el manual de políticas contables, Manual de Funciones para el área

contable y definir los niveles de autoridad y responsabilidad de las personas

involucradas en esta área, con el fin de mantener un proceso de actualización

permanente.

8.- Orientar las políticas de seguridad de registros y restricciones de acceso en os

sistemas de información.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=26612#0







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9.- Analizar y tomar los correctivos necesarios frente a los informes de las

entidades de inspección, vigilancia y control.

10- Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el

proceso de sostenibilidad contable y recomendar la depuración de los valores

contables a que haya lugar.

11.- Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a

través de las dependencias de la entidad, con el fin de generar oportunamente los

libros de contabilidad e información contable.

12. – Implementar políticas permanentes relacionadas con los procesos de

depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás tratados en cada reunión.

13.- Establecer como política institucional la presentación oportuna de la

información contable debidamente analizada.

14.- Dejar constancia en actas de las decisiones tomadas y temas tratados en

cada reunión.

15.- Entre otras

Se da también al presente hallazgo la connotación administrativa, para inclusión en el Plan de Mejoramiento, resultante del proceso auditor, teniendo en cuenta la ligereza con que se realizan los procedimientos en cuanto al comité de sostenibilidad contable, donde se presenta una acta para definir cifras financieras pero sin presentar un análisis a las mismas.


Presuntos responsables : JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

Ligereza con que se realizan los procedimientos en cuanto al comité de sostenibilidad contable. Se mejorara este procedimiento realizando reuniones terminando los trimestres para analizar los estados financieros









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1.2.1.2 GESTION PRESUPUESTAL LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la Administración de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa - Santander, el equipo auditor realizó el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto Decreto 111 de 1996 y disposiciones internas.

Mediante Acuerdo del día 04 de Enero de 2013, se establece el Presupuesto general de Ingresos, Recursos de Capital y Gastos para el período comprendido entre el 1º de Enero al 31 de Diciembre de 2012, por la suma de OCHOCIENTOS TREINTA MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA MIL PESOS MCTE ($830.440.000).

En el transcurso de las vigencias se realizaron Adiciones Presupuestales por la suma de $15.000.000, para un Presupuesto Definitivo de $845.440.000 en la vigencia 2012, como se detalla a continuación:

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Hallazgo No. 21 Los Ingresos de la Entidad están conformados por:

DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA - SANTANDER

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2012

CONCEPTO PTO

INICIAL ADICIONES

PTO DEFINITIVO

RECAUDOS

% EJECUCIO

N DEL RECAUDO

% PARTICIP

ACION DEL

RECAUDO

INGRESOS

830.440.000 15.000.000 845.440.000 610.045.201 72% 100%

1. INGRESOS CORRIENTES

830.440.000 15.000.00 845.440.000 610.045.201 72% 100%

* TRIBUTARIOS DIRECTOS

145.600.000 0 145.600.000 158,892,603 109% 26%

Impuestos vehículos automotores

145.600.000 0 145.600.000 158.892.603 109% 26%

NO TRIBUTARIOS

478.129.600 15.000.000

493,129,600

451,152,598

91% 74%

VENTA DE SERVICIOS 478.129.600 15.000.000 493.129.600

451,152,598

91% 74%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

40,310,400.00

0

40,310,400

0 0 0

POLCA (55%) 33.945.600 0 33.945.600 0 0 0

SIMIT (10%) 6.364.800 0 6.364.800 0 0 0

RECURSOS DE CARTERA

166.400.00 0 166.400.00 0 0 0

Impuestos 83,200,000

0 83,200,000

0 0 0

Multas 83,200,000

0 83,200,000

0 0 0







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Ingresos Corrientes Tributarios: Se obtienen Por concepto de Impuestos sobre los vehículos automotores, presupuestando $145.600.000 de los cuales se recaudó el 109% del valor presupuestado.

Venta de Servicios: Es el Ingreso más representativo, se recaudaron $451.152.598 un 74% de su participación; los Servicios que presentan un mayor recaudo son: Multas por Infracciones, Placas, Limitación a la Propiedad de Vehículos y Motocicletas.

Transferencias: La Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa recibe dineros por este concepto de la Alcaldía Municipal, Policía de Carreteras y del SIMIT; por este concepto presupuestaron la suma de $40.310.400 de los cuales no se recaudó quedando un saldo por recaudar de $40.310.400. Recuperación de Cartera: Por Recuperación de Cartera se apropiaron $166.400.000 de los cuales no se recuperó nada, ninguno de estos Rubros Presupuestales de la Dirección de Tránsito y Transporte recaudó nada del valor presupuestado durante la vigencia 2012. Por lo anteriormente expuesto la Entidad debe ser más eficiente en la gestión del recaudo, la recuperación de cartera y la planeación de la misma, si bien es cierto presenta un superávit presupuestal en las dos últimas vigencias no se debe descuidar ese equilibrio presupuestal, se hace necesario mayor eficiencia en el recaudo consolidándose un hallazgo administrativo, para verificación en próximas auditorias.

TIPO DEHALLAZGO: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad desde el 2013 implemento lo del cobro coativo donde ha recuperado un 35% de los 900.000 millones que la entidad ya certifico esto se ha recuperado debido al seguimiento que se han realizado a cada uno de los infractores y deudores de impuesto

Atendiendo lo anterior esperamos sean atendidas nuestras respuestas y desestimado los hallazgos que se encontraron en el informe preliminar.



MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Durante la vigencia 2012, la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa adicionó $15.000.000 para un Presupuesto Definitivo de $845.440.000; comparados los Actos Administrativo de la Entidad con la información rendida en el Formato F_8 A







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Modificaciones al Presupuesto de Ingresos se observó que los valores subidos al SIA concuerdan. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS El Presupuesto de Gastos de la Entidad está conformado por los Gastos de Funcionamiento y Transferencias Corrientes; se presupuestó para la vigencia 2012 la suma de $845.440.000 de los cuales se ejecutó el 66%.

FUENTE: EJECUCION DE GASTOS VIGENCIA 2012

Gastos de Funcionamiento: Son los Gastos en que incurre la Entidad con el fin de atender el desarrollo de sus actividades misionales, están conformado por los Gastos de Personal y gastos generales. Gastos de Personal: Se presupuestó la suma de $443.670.000 de los cuales se ejecutó el 82% y se realizaron pagos por $363.906.149 (100%). Gastos Generales: Apropiaron $340.660.560 para la vigencia 2012, ejecutándose el 48%, realizaron pagos por $157.855.696 (96%) Transferencias Corrientes: La Apropiación Definitiva para éste Rubro Presupuestal fue de $61.109.440 ejecutando el 55% y realizando pagos por $33.821.282 (100%).

PRESUPUESTO EJECUTADO DE GASTOS VIGENCIA 2012 ALCALDIA MUNICIPAL DE BARBOSADIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA

VIGENCIA 2012

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 443,670,000 363,906,149 361,406,149 82% 99% 65%

GASTOS GENERALES 340,660,560 163,591,070 157,855,696 48% 96% 29%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 61,109,440 33,821,282 33,821,282 55% 100% 6%

GASTOS 845,440,000 561,318,501 553,083,127 66% 99% 100%

%

Participaci

ón

comprome

Detalle Cuenta Presupuesto

Definitivo

Comprometido Pagado %

Comprometido

% Pago







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SITUACIÓN PRESUPUESTAL

Al finalizar la vigencia la Dirección de Tránsito y Transporte del Municipio de Barbosa obtiene un resultado presupuestal de SUPERAVIT PRESUPUESTAL por un total de $48.726.700, lo que muestra que los RECAUDOS obtenidos por la Dirección durante la vigencia fueron superiores a los COMPROMISOS, mostrando Eficiencia en la Planeación y Gestión Financiera.

DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE

BARBOSA. SANTANDER

SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2011 -2012

VIGENCIA

2011

VIGENCIA 2012

INGRESOS RECAUDADOS $688.265.865

$610.045.201

MENOS: GASTOS COMPROMETIDOS $609.784.557

$561.318.501

DEFICIT PRESUPUESTAL $78.481.308

$48.726.700 FUENTE: EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS DE LA ENTIAD

1.3 OTRAS ACTUACIONES

1.3.1 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA Revisada las vigencias anteriores y la página Web de la Contraloría General de Santander, se evidencio por parte del equipo auditor no se han realizado Controles de Advertencia a la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa – Santander 1.3.2 ATENCION DE QUEJAS Y DENUNCIAS La Oficina de Políticas Institucionales y Control Social de la Contraloría General de Santander, informo al equipo de auditor sobre las quejas recibidas de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa-Santander, la cual reporta la QUEJA No. 12-0043 por el Señor Carlos García.

Por lo anteriormente expuesto, esta Queja fue resuelta por la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social concluyendo en un Informe Preliminar de Queja No S-12-0043 de fecha septiembre 13 de 2012.

1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS

No

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA

INFORME

A D P F S







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1

x

El objeto del contrato 027 de 2012 no tiene nada que ver con los fines

de la institución siendo una contratación antieconómica

ineficaz e innecesaria.

JEFFER EDWIN MENESES PORRAS -Director

8

2 x X

En los contratos referidos no se tuvo en cuenta por parte de la

entidad la experiencia e idoneidad de los contratistas, exponiendo el

tesoro público ante posibles erogaciones

JEFFER EDWIN MENESES PORRAS – Director

HERNAN QUIÑONES PINZON- exDIRECTOR

CONTRATISTAS:

JORGE ALBERTO RODRIGUEZ VEGA

LINDA JENETH PARDO RODRIGUEZ

LINA ANDREA NARANJO CAMACHO

MARIO IVAN CORREDOR SANCHEZ

LADY JOHANA ALBA DUARTE

NEUMAN BAEZ MARTINEZ MARITZA PILAR BUITRAGO

NIÑO LIDA YANETH PARDO

RODRIGUEZ

17

3

x X

No se efectuó un verdadero control al pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratista liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada

JEFFER EDWIN MENESES PORRAS – Director HERNAN QUIÑON EZ PINZON – ex Director NINI YOHANA NIÑO -TESORERA CONTRATISTAS: MARIO IVAN CORREDOR SANCHEZ NEUMAN BAEZ MARTINEZ

21

4 x x No se generaron por parte de los supervisores y tampoco se exigieron informes completos, cronológicos y detallados sobre las actividades contractuales.

JEFFER EDWIN MENESES PORRAS Supervisor HERNAN QUIÑONEZ PINZON Ex DIRECTOR - Supervisor

25

5 x x En los contratos referidos no se encontraron los soportes que demuestran la ejecución contractual.

JEFFER EDWIN MENESES PORRAS Director. HERNAN QUIÑONEZ PINZON Ex Director.

27

6 x X

Se realizaron por parte de la administración pagos injustificados por la falta de los descuentos de ley

NINI YOHANA NIÑO – Tesorera JEFFERSON EDWIN MENESES PORRAS-DIRECTOR

29

7 x

Los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba debidamente foliado y no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas.


30

8 x

En la vigencia 2012 se presenta un gran número de contratos que a la fecha aún no han sido liquidados.


32

9 x

El manual de contratación y de supervisión e interventoría se encuentra desactualizados.


32







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10 x

En la página web de la entidad no se publicó ningún proceso de contratación realizados en la vigencia auditada.


33

11 x x

En los datos reportados en las vigencias 2011 y 2012 al Sistema Integral de Auditoria (formato_201213_f20), se evidenciaron múltiples diferencias lo cual dificulta el proceso auditor.

HERNAN QUIÑONEZ PINZON. EX - DIRECTOR

35

12 x

En consecuencia, la Entidad debe replantear aquellas metas que no fueron cumplidas y consolidarlas en un solo Plan de mejoramiento con metas a corto plazo que permitan el cabal cumplimiento del mismo en un 100%.


35

13 x

Lo observado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, y lo reportado por el funcionario encargado de la oficina de control interno de la entidad, se encuentra el Modelo Estándar de control interno en la etapa de implementación., se hace necesario seguir trabajando en la implementación y socialización de cada uno de los procesos MECI y seguir fortaleciendo la Oficina de Control interno.


38

14 x

Los Estados Financieros no están siendo presentados en debida forma, dado que no se presentan en forma comparativa, como lo estipulan las normas de la Contaduría General de la Nación, por lo cual el


40

15 x

Durante la vigencia 2012 no se realizó cierre de caja menor, tal como lo indica las normas de la Contaduría General de la Nación, lo cual se evidencia en el saldo de caja menor a Diciembre 31 de 2.012 con un valor de $ 450.000 y donde el cierre de este ítem siempre debe ser cero (0).


42

16 x

Es necesario para el control y manejo de los recursos realizar las conciliaciones Bancarias mes a mes y depurarlas, con el fin de conocer el movimiento tanto débito y crédito que se refleja en los extractos bancarios.


44

17 x

No se tiene certeza de cuál es la realidad de la información, por lo anterior el equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo, teniendo en cuenta la subestimación que se tiene en los Estados Financieros con relación a los


45







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saldos de la cuenta de deudores,

18 x

Identificar claramente la totalidad de Activos Fijos, se realice la depreciación individual mes a mes, con el fin de conocer exactamente los inventarios de la Dirección de Transito de Barbosa.


46

19 x

La cartera que actualmente tiene la Dirección de Tránsito y Transporte no existe provisión de la misma.


47

20 x

Ligereza con que se realizan los procedimientos en cuanto al comité de sostenibilidad contable.


50

21 x

La entidad debe ser más eficiente en la gestión del recaudo. La recuperación de cartera y la planeación de la misma.


53

1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADO

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVOS 21

DISCIPLINARIOS 5

PENALES

FISCALES

SANCIONATORIOS 1

TOTAL HALLAZGOS 27

1.6 DICTAMEN DE AUDITORIA ESTADOS CONTABLES: OPINION CON SALVEDAD: En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de LA DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA, no presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2.012, ni los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.







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PRESUPUESTO Realizadas las pruebas de auditoría programadas, las evidencias resultantes brindan elementos de juicio para opinar que se debe hacer una mayor planeación del presupuesto para una adecuada y correcta identificación, clasificación y registro de la información presupuestal correspondiente a las vigencias a auditar Igualmente se observó que la entidad debe ser más eficiente en la gestión del recaudo y la planeación del mismo. DICTAMEN A LA CONTRATACIÓN. Analizada previamente la gestión fiscal y la función administrativa desarrollada por La Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa durante la vigencia 2012, se pudo determinar por parte del equipo auditor que dicha gestión en términos de calidad, cantidad y oportunidad fue inadecuada, pues se evidenciaron irregularidades que contrarían los principios de la función Pública y por ende los fines esenciales de la entidad, no sin antes advertir que el presente informe es de carácter preliminar en consecuencia está sujeto a las respectivas contradicciones y goza de la reserva legal pertinente. La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe Preliminar y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional. Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE BARBOSA – SANTANDER no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012 cuyo Representante legal es, JEFFER EDWIN MENESES PORRAS DIRECTOR, NO SE FENECE. Con el fin de orientar el ejercicio de la Auditoria al fortalecimiento de la Entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el presente Informe señaladas como hallazgos Administrativos deberán elaborar un PLAN DE MEJORAMIENTO (si hay otro metas que no se han cumplido de vigencia anterior se debe funcionar en uno solo) y presentarlo a esta Contraloría en el término de 15 días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación.

El Plan de mejoramiento debe detallar las acciones que se implementan por parte de la Dirección de Tránsito y Transporte de Barbosa - Santander, sobre cada una de las debilidades detectadas y plasmadas en el presente Informe.







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POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) MERCEDES LEON ROJAS LUZ AMPARO RIOS SILVA Profesional Especializada Profesional Especializada (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MARIA CLAUDIA PLATA GARCIA EDWIN QUINTERO GUERRERO Profesional Universitario Profesional Especializado Coordinador de Auditoria (ORIGINAL FIRMADO) ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ AUDITORA FISCAL

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

NOTA: La Dra. Mercedes León Rojas, no firma el presente Informe Definitivo por en encontrarse en periodo vacacional.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER …santander.gestiontransparente.com/institucional/Portals/0/Files/... · Contralor General de Santander CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar