CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDIO INFORME FINAL DE …€¦ · BEATRIZ ELENA ARIAS GONZÁLEZ Profesional Universitario JAIRO VELOSA GONZALEZ Profesional Universitario LAURA XIMENA

CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDIO

INFORME FINAL DE AUDITORÍA REGULAR

Código: FO-AS-32

Fecha: 01/02/2019

Versión: 3

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

M.A No. 08-2019

NOMBRE ENTIDAD AUDITADA: E.S.E. HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA DEL MUNICIPIO DE MONTENEGRO

VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDÍO

Armenia, julio 09 de 2019



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NOMBRE ENTIDAD AUDITADA: E.S.E. HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA DEL MUNICIPIO DE MONTENEGRO

CONTRALOR TERRITORIAL: GERMÁN BARCO LÓPEZ Contralor DIRECTOR TÉCNICO DE CONTROL FISCAL: CLAUDIA P. GONZÁLEZ QUINTERO Directora Técnica de Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR: FREDDY A. MORENO CARRILLO Líder de auditoría BEATRIZ ELENA ARIAS GONZÁLEZ

Profesional Universitario JAIRO VELOSA GONZALEZ Profesional Universitario LAURA XIMENA VARGAS DIAZ Pasante Admón. de negocios U.Q. NATALIA REINA GARCÍA Pasante Admón. de negocios U.Q. LUZ DAHIANA GÓMEZ MORENO Pasante Admón. de negocios U.Q.



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN ..................................................................................................................................................... 4

1.1 CONCEPTO FENECIMIENTO ............................................................................................................... 6 1.1.1 Control de Gestión ........................................................................................................................... 6 1.1.2 Control de Resultados ..................................................................................................................... 7 1.1.3 Control Financiero ............................................................................................................................ 8

1.2 SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................................................................ 8

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................................................................ 10 2.1.1 Gestión Contractual ....................................................................................................................... 10

2.1.1.1 Evaluación de la Gestión Contractual: ................................................................................................. 14 2.1.2 Revisión y Rendición de la Cuenta ............................................................................................. 17

2.1.2.1 Oportunidad en la Rendición de la Cuenta ......................................................................................... 18 2.1.2.2 Suficiencia (Diligenciamiento total de formatos y anexos) ................................................................. 18 2.1.2.3 Calidad (Veracidad) ............................................................................................................................. 18

2.1.3 Legalidad ......................................................................................................................................... 19 2.1.3.1 Legalidad Financiera ............................................................................................................................ 19 2.1.3.2 Legalidad de Gestión ........................................................................................................................... 21

2.1.4 Plan de Mejoramiento.................................................................................................................... 25 2.1.4.1 Cumplimiento y Efectividad del Plan de Mejoramiento ...................................................................... 26

2.1.5 Control Fiscal Interno .................................................................................................................... 29 2.1.5.1 Aplicación y efectividad de los controles ............................................................................................ 30

2.2 CONTROL DE RESULTADOS .................................................................................................................... 30 2.2.1 Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos ..................................................................... 30

2.3 CONTROL FINANCIERO ............................................................................................................................ 33 2.3.1. Estados Contables ........................................................................................................................ 33

2.3.1.1 Opinión sobre los estados contables:.................................................................................................. 33 2.3.1.2 Control Interno Contable: ................................................................................................................... 34 2.3.1.3 Saneamiento contable......................................................................................................................... 35 2.3.1.4 Implementación del nuevo marco normativo. .................................................................................... 36

2.3.2. Gestión Presupuestal ................................................................................................................... 41 2.3.2.1 Evaluación presupuestal: ..................................................................................................................... 42

2.3.3. Gestión Financiera ........................................................................................................................ 64

3. ANÁLISIS DERECHO DE CONTRADICCIÓN ............................................................................................. 68

4. TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ................................................................................................................. 73



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1. DICTAMEN

Armenia, 09 de julio de 2019 Doctora MIRIAM BEJARANO PULIDO Gerente ESE Hospital Roberto Quintero Villa Montenegro - Quindío Asunto: Dictamen de auditoría vigencia 2018 La Contraloría General del Quindío, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Regular a la E.S.E. HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA DEL MUNICIPIO DE MONTENEGRO vigencia 2018, a través la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2018, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas, auditoría conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Sujeto de Control, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General del Quindío, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporciona una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Territorial General del Quindío.



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ALCANCE DE LA AUDITORÍA El alcance de la auditoría: Durante este proceso auditor se evaluaron las siguientes variables: Componente Control de Gestión

Factor gestión contractual: Especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos, deducciones de Ley, objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento, liquidación de los contratos.

Factor rendición y revisión de la cuenta: oportunidad, suficiencia y calidad de la información rendida.

Factor Legalidad: Cumplimiento de las normas internas y externas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados.

Factor Plan de mejoramiento: Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y efectividad de las acciones.

Factor Control Fiscal Interno: Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados.

Componente Control de Resultados

Factor planes programas y proyectos: Cumplimiento de los planes de desarrollo: Indicadores resolución 743 de 2013 y resolución 710 de 2012. Evaluación del Gerente por parte de la Junta Directiva

Componente Control Financiero

Factor Estados Contables: Cuentas de los estados contables para emitir una opinión.

Factor Presupuestal: Programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución.

Gestión Financiera: Indicadores financieros.



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1.1 CONCEPTO FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 87,8 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría General del Quindío Fenece la cuenta de la Entidad: ESE HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA del Municipio de Montenegro, por la vigencia fiscal correspondiente al año 2018.

Cuadro No. 01 Evaluación de la Gestión Fiscal

Entidad auditada E.S.E. HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA DE MONTENEGRO Vigencia auditada 2018

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 90,0 0,5 45,0

2. Control de Resultados 81,8 0,3 24,5

3. Control Financiero 90,2 0,2 18,0

Calificación total 1,00 87,6

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de Evaluación

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión es Favorable como consecuencia de la calificación de 90,5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:



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Cuadro No. 02 Control de Gestión


Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 89,5 0,54 48,4

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 98,1 0,06 5,9

3. Legalidad 86,4 0,12 10,4

4. Plan de Mejoramiento 92,6 0,14 13,0

5. Control Fiscal Interno 88,5 0,14 12,4


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable


1.1.2 Control de Resultados La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados es Satisfactorio, como consecuencia de la calificación de 81,8 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 03 Control de Resultados


Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Plan de Gestión 81,8 1,00 81,8


Concepto de Gestión de Resultados Satisfactorio

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

70 o más puntos Satisfactorio

Menos de 70 puntos Insatisfactorio




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1.1.3 Control Financiero La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero es Favorable, como consecuencia de la calificación de 90,2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 04 Control Financiero


Factores mínimos Calificación


Calificación Total

1. Estados Contables 90,0 0,70 63,0

2. Gestión presupuestal 91,7 0,10 9,2

3. Gestión financiera 90,0 0,20 18,0


Concepto de Gestión Financiero y Presupuestal Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable


1.2 SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO El plan de mejoramiento producto de la presente auditoría, debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo y debe ser suscrito por el Representante legal y el Responsable de Control Interno; este último debe velar por su oportuno cumplimiento. Una vez suscrito por la entidad, dentro de los 15 días siguientes a la notificación del Informe Final de Auditoría, debe remitir una copia del mismo en medio físico y magnético en archivo Excel, a la Dirección Técnica de Control Fiscal de la Contraloría General del Quindío, con el fin de realizar la labor de seguimiento a las acciones planteadas. Una vez suscrito por la entidad, dentro de los 15 días siguientes a la notificación del Informe Final de Auditoría, debe remitir una copia del mismo en medio físico y



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magnético en archivo Excel, a la Dirección Técnica de Control Fiscal de la Contraloría General del Quindío. El plan de mejoramiento debe ser remitido con la copia del documento de conformidad del Plan de mejoramiento suscrito por el responsable del proceso de control interno, de conformidad a lo expuesto en la Circular Externa 009 de 2019 emitida por la CGQ En caso de que la Entidad no remita el Plan de Mejoramiento en el formato excel exigido, éste se dará por no recibido.

Atentamente, CLAUDIA PATRICIA GONZÁLEZ QUINTERO Director Técnica de Control Fiscal Revisó: Sandra Milena Arroyave Castaño Profesional Universitario

Elaboró

Freddy A. Moreno Carrillo Profesional Universitario



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la calificación de 90,5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: 2.1.1 Gestión Contractual

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la Gestión Contractual, es Eficiente, como consecuencia de lo siguientes hechos y debido a la calificación de 89,5 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 05 Evaluación de la Gestión Contractual

Vigencia 2018

Variables evaluadas

Prestación Servicios

Q Contratos

Suministros

Q Contratos

Consultoría y Otros

Q Contratos

Obra Pública

Q promedio Ponderación Puntaje

Atribuido

Fase de Planeación Contractual

89 2 83 3 80 3 92 1 84,44 0,50 42,2

Fase de Selección Contractual

100 2 100 3 100 3 100 1 100,00 0,05 5,0

Fase de Contratación

88 2 100 3 83 3 92 1 90,74 0,20 18,1

Fase de Ejecución Contractual

81 2 100 3 100 3 100 1 95,83 0,20 19,2

Fase de Liquidación y Obligaciones Posteriores

100 2 100 3 100 3 100 1 100,00 0,05 5,0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00 89,5

Calificación

Eficiente Eficiente <=100, >=80

Con deficiencias <80, >=50

Ineficiente <50 Fuente: Matriz de Calificación C.G.Q.

En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Entidad, se determinó que ésta celebró la siguiente contratación:



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En total celebró 155 contratos por valor de $ 4.675.686.825, distribuidos así:

Cuadro No. 06 Contratos celebrados

Vigencia 2018

Cifras en Pesos

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Obra Pública 1 73.832.898

Prestación de Servicios 105 3.504.440.366

Suministros 23 877.510.672

Consultoría u Otros 26 219.902.889

TOTAL 155 $ 4.675.686.825

Fuente: SIA Observa

Los anteriores contratos, se observa que fueron financiados con diferentes tipos de recursos como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 07 Origen de Recursos de los Contratos celebrados

Vigencia 2018

Cifras en pesos

Origen Presupuestal Totales

Cantidad Valor Total

Nacional 0 0

Departamental 0 0

Municipal 0 0

Recursos Propios 155 4.675.686.825

SGP 0 0

Regalías 0 0

Mixto 0 0

TOTALES 155 4.675.686.825

Fuente: SIA-Observa

Por otro lado, los procesos contractuales de los citados contratos se realizaron bajo las siguientes modalidades:

Cuadro No. 08 Modalidad de Contratación

Cifras en pesos

Modalidad Contractual Totales

Cantidad % Valor Total

Contratación Directa 154 64,65% 3.022.731.138

Selección Abreviada 0 0,00% 0



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Modalidad Contractual Totales

Cantidad % Valor Total

Concurso de Méritos 0 0,00% 0

Licitación Publica 1 35,35% 1.652.955.687

Mínima Cuantía 0 0,00% 0

Convocatoria Publica 0 0,00% 0

TOTALES 155 100% $ 4.675.686.825

Fuente: SIA-Observa

Muestra de auditoría gestión contractual La muestra se determinó, tomando como universo los contratos suscritos con recursos propios, así:

Cuadro No. 09 Muestra

Gestión Contractual Cifras en pesos

Universo de la Muestra (Recursos propios)

Muestra Seleccionada

Tipo #

Ctos. Valor Tipo # Ctos. Valor

Obra Pública 1 73.832.898 Obra Pública 1 73.832.898

Prestación de Servicios 105 3.504.440.366 Prestación de Servicios 2 1.659.255.687

Suministros 23 877.510.672 Suministros 3 208.800.000

Consultoría u Otros 26 219.902.889 Consultoría u Otros 3 82.824.279

Total 155 $ 4.675.686.825 Total 9 $2.024.712.864

Fuente:SIA-Observa

A continuación, se relacionan de manera detallada los contratos auditados:

Cuadro No. 10 Contratos auditados

Cifras en pesos

No. Tipo Contratista Objeto Valor

84 Consultoría y Otros

MEDINSULAB DE OCCIDENTE SAS

El contratista se compromete para con el hospital ROBERTO QUINTERO VILLA empresa social del estado a entregar a título de venta en términos de calidad, oportunidad y economía los medicamentos

9.017.279


RODRIGO LONDOÑO PEDRAZA

El contratista se obliga para con el hospital a prestar sus servicios de mantenimiento y reparación de los vehículos y motos de acuerdo a las necesidades de la institución.

8.000.000


COMPUYA

El contratista se compromete para con el hospital a entregar a título de venta en la cantidad solicitada por el hospital y de acuerdo a las características técnicas que a

65.807.000



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No. Tipo Contratista Objeto Valor

continuación se relacionan, los bienes requeridos por el área de sistemas para el desarrollo de los programas y el funcionamiento de la entidad

58 Prestación de

Servicios

SOLUCIONES EFECTIVAS TEMPORAL S.A.S

La prestación de servicios con empleados en misión en servicios de consulta médica y de enfermería profesional, odontología, bacteriología, auxiliar en salud oral, auxiliar de farmacia, auxiliar de enfermería para atención en procesos asistenciales de urgencias, hospitalización, partos, consulta externa, promoción y prevención, epidemiologia, laboratorio, servicio farmacéutico y odontología.

1.652.955.687

142 Prestación de

Servicios

CLAUDIA MILENA SEPULVEDA ORREGO

El contratista se compromete para con el hospital ROBERTO QUINTERO VILLA empresa social del estado a prestar sus servicios profesionales de apoyo como psicóloga en la ejecución del plan de salud pública de intervenciones colectivas municipal.

6.300.000

66 Suministros GENERICOS DE COLOMBIA GEDECOL SAS

El contratista se compromete para con el hospital ROBERTO QUINTERO VILLA empresa social del estado a suministrar de manera mensual en términos de calidad, oportunidad y economía los medicamentos

135.000.000

69 Suministros MEDIFE ARMENIA LTDA.

El contratista se compromete para con el hospital ROBERTO QUINTERO VILLA empresa social del estado a entregar de manera mensual en términos de calidad y oportunidad el suministro de dispositivos medico quirúrgicos y dispositivos médicos para la farmacia de acuerdo a las necesidades de la institución.

37.800.000

132 Suministros HOSPISUMINISTROS S.A.S

El contratista se compromete para con el hospital ROBERTO QUINTERO VILLA empresa social del estado a entregar de manera mensual en términos de calidad y oportunidad el suministro de dispositivos medico quirúrgicos y medicamentos para la farmacia de acuerdo a las necesidades de la institución

36.000.000

155 Obra Pública Juan Carlos Ortiz

Bejarano

El contratista se compromete para con el hospital ROBERTO QUINTERO VILLA empresa social del estado a ejecutar el contrato de obra pública para la realización de las obras de remodelación del servicio de urgencias priorizadas por el hospital bajo la modalidad denominada precios únicos unitarios.

73.832.898

Fuente: Matriz de Evaluación C.G.Q.



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2.1.1.1 Evaluación de la Gestión Contractual:

Fase de Planeación Contractual La fase de planeación contractual se divide en la elaboración de los estudios y documentos previos y en los términos y condiciones establecidos para la ejecución de los contratos. Según la muestra auditada, se encontró que la Entidad ESE Hospital Roberto Quintero Villa del Municipio de Montenegro, elabora los Estudios Previos, los cuales contienen generalmente los siguientes aspectos: Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer, objeto a contratar, fundamento jurídico, análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, tipificación y distribución de riesgos, interventor o supervisor, plazo de ejecución. Se evidenciaron en esta etapa, algunas debilidades en los análisis económicos o costos del mercado y en la asignación de riesgos.

Fase de Selección Contractual

La Entidad, determina la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista, según su manual de contratación adoptado mediante Resolución 188 del 27 de febrero de 2015, en el cual se estipulan las diferentes modalidades de contratación con base en el presupuesto oficial estimado, así se determina si aplica la contratación directa, la selección abreviada o la convocatoria pública. Se verificaron los diferentes contratos seleccionados en la muestra y las modalidades de contratación provenientes de la fase de selección, fueron correctamente aplicadas.

Fase de Contratación

Corresponde al periodo comprendido entre la suscripción del contrato y la publicación en el Secop, pasando por la obtención del registro presupuestal y la aprobación de las garantías si las hay. Se evidenció que todos los contratos auditados fueron publicados en la plataforma Secop, y que para todos ellos se realizó el trámite de la obtención del registro presupuestal, de lo cual se deja evidencia detallada en los respectivos papeles de trabajo. Adicionalmente, se verificó que en los casos en que se solicitó algún tipo de garantías, fueron aprobadas previamente al inicio de ejecución de los contratos, sin embargo existen deficiencias en la revisión de las pólizas de garantía, dado que se presentaron riesgos que no fueron cubiertos y las coberturas fueron aprobadas, dando así visto bueno a la contratación con algunos riesgos en la ejecución.



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Fase de Ejecución

Corresponde al periodo comprendido entre la legalización del contrato hasta su liquidación. En esta fase se realiza inicialmente la designación del supervisor de los contratos y en todos los casos auditados se verificó la correcta notificación al mismo, con un documento pre-establecido para tal fin. Adicionalmente se suscriben las actas de inicio, avance, adiciones, y terminación o las que corresponden a la ejecución y naturaleza de cada contrato.

o Cumplimiento de las especificaciones técnicas: La Entidad ESE Hospital Roberto Quintero Villa del Municipio de Montenegro en desarrollo de los contratos determinados en la muestra de auditoría, cumplió con la ejecución de las especificaciones técnicas establecidas en los estudios previos y en los contratos de diferente tipo. Los contratos revisados fueron ejecutados de acuerdo a lo estipulado en la fase de Planeación, en lo relacionado con las especificaciones de cantidad y calidad, tales como en los contratos de Suministros de Medicamentos y Equipos médico – quirúrgicos.

- Manejo del anticipo:

En los contratos auditados en la Entidad, no se realizaron pagos a título de anticipo o pagos anticipados.

o Cumplimiento del objeto contractual.

La Entidad (ESE), alcanzó los objetivos establecidos en los contratos ejecutados de Consultorías y otros (convenios), Prestación de Servicios, Suministros, y Obra Pública, por lo tanto se considera que las necesidades planteadas en los estudios previos fueron satisfechas con la ejecución de los contratos. Los suministros de medicamentos son esenciales para el funcionamiento de la ESE, y con el contrato de Obra, se mejoró la infraestructura física del área del Urgencias, pediatría, sala de reanimación, inyectología, ginecología y procedimientos.

o Labores de Interventoría y seguimiento En términos generales, las labores de supervisión de los contratos están encaminadas a la autorización de pagos a los contratistas, y la verificación del pago de seguridad social. Por lo anterior, al utilizarse un formato de interventoría pre-establecido, los supervisores se limitan a diligenciarlo sin una adecuada verificación de las actividades ejecutadas, ni el recaudo de las evidencias de ejecución correspondientes. Esto no implica necesariamente que las actividades no se ejecuten, sino que existen debilidades en el seguimiento y control a las mismas.



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Hallazgo por Supervisión e Interventoría. Se encuentran debilidades en el proceso de supervisión de los contratos celebrados, no obstante, esta observación no se configura nuevamente, dado que ya se encuentra en Plan de Mejoramiento en la entidad, denotando que la situación antes evidenciada no ha sido totalmente superada, por lo cual se solicita su reprogramación.

Fase de Liquidación y Obligaciones Posteriores.

La Entidad ESE, cumplió con la liquidación del 100% de los contratos auditados, estableciendo el paz y salvo por todo concepto con los contratistas, y formalizando las condiciones en el acta respectiva, en la cual se realiza además una descripción general de las características del contrato y un balance financiero del mismo. Todas las actas de liquidación se encontraban en los expedientes, debidamente diligenciadas y firmadas.

HALLAZGOS Hallazgo Administrativo No. 01. Proceso de autorización de Pagos de los contratos de suministro de medicamentos y dispositivos médico - quirúrgicos. Condición: Se evidenció que en el proceso de autorización de pagos de las facturas correspondientes a los contratos de suministros de medicamentos y dispositivos médico – quirúrgicos, existe una debilidad de la Entidad, por cuanto en dicho proceso se tramitan las facturas que radican los proveedores con cargo a cada contrato celebrado, sin existir un cruce de información con respecto a los topes máximos derivados del valor contratado. Esta situación específica se encontró en la revisión de los pagos autorizados del contrato de Suministro de medicamentos No. 66 con la firma GEDECOL, por valor de $ 135’000.000, en el cual el valor acumulado de los pagos autorizados por la facturación recibida supera por $500.896 pesos, el valor contratado. Lo anterior se evidencia en el siguiente cuadro que contiene el resumen de los pagos autorizados por actas de avance y el saldo correspondiente del contrato:

Contrato de Suministro No. 66

Valor del Pago Autorizado

Valor contrato y Adiciones

Saldo del Contrato Fecha

$ 90.000.000,00 14-feb.-18

Acta 1: $ 41.051.545,00

$ 48.948.455,00 28-feb.-18

Acta 2: $ 24.847.768,00

$ 24.100.687,00 26-mar.-18

Acta 3: $ 24.132.750,00

-$ 32.063,00 27-abr.-18

Valor Adición 1: $ 25.000.000,00 $ 24.967.937,00 4-may.-18

Valor Adición 2: $ 20.000.000,00 $ 44.967.937,00 11-may.-18

Acta 4: $ 30.292.783,00

$ 14.675.154,00 26-may.-18

Acta 5: $ 15.176.050,00

-$ 500.896,00 29-jun.-18



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No obstante lo anterior, los pagos efectivos realizados al proveedor, no superaron el valor contratado, dado que la Entidad se benefició por descuentos de pronto pago y por el contrario el contrato se liquidó con un saldo a favor de la Entidad de 3.406.343,05, sin embargo la debilidad de la Entidad en este aspecto permanece latente. Criterio: Artículo 12sub-numerales 12.2 alertas de vencimiento y 12.5 disposiciones generales para garantizar la ejecución, en la Resolución 5185 del Ministerio de Salud y Protección Social – Fase de Ejecución, Artículo 8, numeral 3 generación de alertas del Manual de Contratación de la Entidad- Fase de Ejecución, adoptado mediante Resolución 188 de 2015 de la ESE y demás normas concordantes. Causa: Debilidades en el ejercicio de la supervisión financiera de los contratos. Debilidad del sistema de control interno en el proceso. Aplicación inefectiva del principio de economía en desarrollo de los procesos contractuales, como guía fundamental de la función pública. Efecto: Riesgo de ineficiencia en los procesos contractuales, es decir cumplir metas contractuales, pero sin la optimización de los recursos. Riesgo de sanciones disciplinarias o incumplimientos contractuales. 2.1.2 Revisión y Rendición de la Cuenta Se emite una opinión de Eficiente; fundamentada en la Resolución Interna de rendición de cuentas de la Contraloría General del Quindío, y las variables establecidas en la Guía de Auditoría Territorial, así:

Cuadro No. 11 Rendición y revisión de la cuenta

Vigencia 2018

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 100,0 0,10 10,0

Suficiencia (Diligenciamiento de formatos y anexos) 100,0 0,30 30,0

Calidad (Veracidad) 96,9 0,60 58,1

CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1,00 98,1

Calificación



Ineficiente <50 Fuente: Matriz Evaluación C.G.Q.

A continuación se describe el resultado:



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Cuadro No. 12 Muestra de auditoría rendición de la cuenta

Formatos y anexos Evaluados

Formato F03

Formato F05

Anexo 19A

Anexo 19ª1

ANEXOS A2, A3, A4, A5, A6. A7, A8

Formato F11

Formato F15A

F19A Anexos

Anexo 23. Indicadores de Gestión.

Anexo 27. Certificado de Recursos Propios

Anexo 28. Informe de Gestión Gerencial

Anexo 28.3 Acuerdo de Calificación de la Gestión.

Anexo 35. Informe de seguimiento proyectos ambientales.

2.1.2.1 Oportunidad en la Rendición de la Cuenta

La rendición de la cuenta fue presentada con oportunidad por la ESE Hospital Roberto Quintero Villa del Municipio de Montenegro, dando cumplimiento a los términos Regulados en la Resolución No 358 del 27 de Diciembre de 2018, expedida por la Contraloría General del Quindío. 2.1.2.2 Suficiencia (Diligenciamiento total de formatos y anexos)

La Entidad cumplió con este criterio, al rendir el total de formatos y anexos solicitados, se realizó la revisión de los mismos a través del aplicativo SIA Observa, dispuesto para tal fin y se analizaron con detalle los anexos correspondientes a la línea de auditoría asignada. 2.1.2.3 Calidad (Veracidad) En cuanto a la calidad de la información rendida, la entidad ESE, cumplió con la veracidad de la misma, viéndose algo afectada la calificación en el área contractual por deficiencias en algunos expedientes contractuales, donde se evidenciaron problemas por diferencias entre los estudios previos y lo plasmado en los contratos, principalmente en lo relacionado con las pólizas de garantías en cuanto a vigencias y montos asegurados. No obstante lo anterior, dada la rendición de la cuenta desde el punto de



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vista general, la calidad no se vio afectada significativamente, alcanzando un concepto de cumplimiento. Al realizar entonces por parte del equipo auditor el requerimiento de rendición de la cuenta a través del formato establecido para tal fin, la ESE justificó las diferencias encontradas entre la cuantificación de las controversias y las demandas con el rubro presupuestal de sentencias y conciliaciones, frente a la rendición inexacta dentro del formato F15 A así: El formato F15A no permitió reflejar la realidad financiera, toda vez que la información

reportada en éste con respecto al valor pagado durante la vigencia 2018 difiere en

$57.334.398, que efectivamente fue pagado durante la vigencia y no fue posible rendirlo

en el mismo.

2.1.3 Legalidad Se emite una opinión Eficiente, basada en la evaluación de las siguientes variables:

Cuadro No. 13

Legalidad Vigencia 2018

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Financiera 86,4 0,40 34,5

De Gestión 86,5 0,60 51,9

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1,00 86,4

Calificación



Ineficiente <50 Fuente: Matriz de Evaluación C.G.Q.

2.1.3.1 Legalidad Financiera

Evaluados los factores que hicieron parte del control financiero, se concluyó lo siguiente:

Legalidad presupuestal

Aplicable a esta entidad el decreto 115 de 1996, modificado por el Decreto 4836 de 2011; concordante con lo establecido en el decreto nacional 111 de 1996, mediante el



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cual se le dio atribución a las entidades consideradas como Empresas Sociales del Estado –E.S.E; para que establecieran su propio manual o estatuto de presupuesto, lo cual efectivamente se hizo en la Entidad Auditada en el año 2005, pero que a la fecha no ha sido actualizado, y su contenido solo responde a una transcripción general de la normativa nacional, pero no obedece a reglar las necesidades y situaciones especiales para aplicar en este tipo de empresas de salud. Desde esta óptica la Entidad presenta deficiencias en la aplicación de su propia reglamentación presupuestal, lo que repercutió de alguna manera en las falencias operativas de su manejo, entre lo que se destaca la cantidad de modificaciones a la ejecución, el manejo de la situación financiera, además de varios errores en la elaboración de las resoluciones, debiendo tomar correctivos para la mejora de este proceso.

Legalidad contable La E.S.E ROBERTO QUINTERO VILLA de Montenegro además de acoger y aplicar las normas establecidas por el Gobierno Nacional desde la ley 1314 de 2009, el Decreto 3022 de 2013 y, las normas que los reforman y adicionan, se toman en cuenta los lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación que se evidencia en la misma resolución 414, el instructivo número 002 de septiembre 8 de 2014 que orienta la transición hacia el nuevo marco regulatorio, normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Adicionalmente la institución por su naturaleza de IPS perteneciente al Sistema Nacional de Salud se ve regida por las circulares y normas específicas que expide la Superintendencia de Salud, la cual, a la luz de la normatividad emitida por la CGN, estableció la necesidad de cronogramas de trabajo a partir de las entidades vigiladas, para la adopción del nuevo marco normativo. La ESE siguiendo en esa línea de cumplimiento de la normatividad adopta el MANUAL DE POLITICAS CONTABLES que es el documento guía a través de la cual la entidad expresa su naturaleza desde la perspectiva económica y financiera e identifica y acoge las normas aplicables en materia de reconocimiento, medición, valoración, presentación y revelación en sus estados financieros con el propósito de lograr: 1. El adecuado reconocimiento de las transacciones económicas y los recursos que en las mismas se utilizan, identificando sus impactos desde las perspectivas de solidez y financiamiento. 2. La medición y valoración en términos monetarios según los criterios acordes con las normas prescritas por la Contaduría General de la Nación, atendiendo a las condiciones de realización efectiva y realidad económica.



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3. La presentación y clasificación adecuadas de los diferentes rubros componentes de los estados financieros, de tal manera que le permitan a los usuarios externos, no vinculados con la entidad; interpretar la situación financiera desde las perspectivas de liquidez y endeudamiento, los resultados de las operaciones en términos de rentabilidad y generación de valor y los flujos de efectivo en sus niveles de operación, inversión y financiación; con el objeto de contribuir a la toma de decisiones objetivas, fundamentadas en información, oportuna, clara y confiable. 4. Los requerimientos en materia de revelaciones que, igualmente, permitan la comprensión de los estados financieros en su conjunto y por cada una de los rubros allí reflejados. 5. La adecuada y clara adopción de procedimientos para la corrección de errores de períodos anteriores y el reflejo de los impactos que de ellos se puedan derivar. A pesar de los anteriores propósitos de adopción de las Políticas Contables se concluye que una vez efectuado el examen de las cuentas seleccionadas en la muestra, se evidenciaron falencias de registro, reconocimiento y medición, en las cuentas que se objetaron, como por ejemplo en la cuenta 122490 fallas de registro, 147511 fallas de reconocimiento, etc. 2.1.3.2 Legalidad de Gestión

Evaluados los factores que hicieron parte del control de gestión, se concluyó lo siguiente:

Legalidad contractual:

o Cumplimiento obligaciones con el SECOP.

La entidad ESE, publicó el 100% de los procesos objeto de auditoría, en el plataforma de contratación del Secop, (en los papeles de trabajo de cada categoría de contratos, se encuentra el link correspondiente que lleva a cada proceso). Adicionalmente se verificó según el artículo 7 de la Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, la publicación del Plan Anual de Adquisiciones en la plataforma del Secop, el cual contiene la proyección de las compras anuales de la entidad, especificando valores y cantidades presupuestadas, denotando cumplimiento en este aspecto.

o Cumplimiento de los principios y procedimientos en la contratación

- Estudios previos y conveniencia. La entidad ESE, realizó los estudios previos en todos los procesos contractuales, los cuales contienen los requisitos exigidos por la normativa aplicable a las entidades del



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sector salud, sin embargo existen debilidades en el estudio de costos del mercado y en los análisis de riesgos inherentes a la contratación. Se evidencia que en varios casos se convierte en un formalismo y se utiliza un documento base a manera de formato que no es una efectiva herramienta de planeación.

- Garantías La entidad ESE, realiza un análisis de riesgos en la etapa precontractual, sin embargo existen debilidades en el manejo de los mismos, puesto que no se tiene un procedimiento claro para solicitar las pólizas que amparen los riesgos identificados. En los estudios previos, se asignan los riesgos directamente al futuro contratista, sin embargo esto en realidad no garantiza que la Entidad esté correctamente amparada ante posibles eventualidades que puedan surgir en desarrollo de los procesos contractuales.

o Calidad en los registros y aplicación del presupuesto de la contratación

Se verificaron las disponibilidades y los rubros presupuestales, encontrando que fueron correctamente expedidos y aplicados según su destinación y relación con el objeto contractual.

o Asignación de la interventoría o supervisión

La asignación de la supervisión, se realiza con un documento diseñado para tal fin, el cual contiene la información del contrato celebrado y se especifican además las obligaciones que se están asignando al supervisor, se indica además en este documento el objeto del contrato respectivo y se configura la notificación con la firma del supervisor designado. Por otra parte, se revisó el contrato de obra civil No. 155, y se tenía previsto el riesgo de que se realizara el seguimiento por parte de personal de la entidad, que no tuviera el perfil adecuado para supervisar un contrato de obra. No obstante lo anterior, ante la situación, se observó que la ESE, contrató una interventoría externa para el desarrollo de este contrato por parte de un ingeniero civil, el cual realizó un seguimiento detallado a la obra y al cumplimiento de las especificaciones técnicas de la misma.

Legalidad administrativa:

La entidad por ser una Empresa Social del Estado - ESE, se rige por lo establecido en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, en el que se establece que las ESE, se someterán al régimen contractual del derecho privado. No obstante lo anterior,



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el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, establece que las entidades que cuenten con un régimen contractual distinto al del Estauto General de Contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. El Ministerio de Salud y Protección Social, estableció bajo la Resolución No. 5185 de 2013 los lineamientos para que las ESE, adoptaran el estatuto de contratación que regiría su actividad contractual, situación que fue realizada por la entidad, mediante Resolución 188 del 27 de febrero de 2015. En ella se establecieron los diferentes criterios y los principios que rigen su contratación. Los procesos contractuales se desarrollaron de acuerdo a lo establecido en el manual, sin embargo, no es clara la forma como se determinó la base para el establecimiento de los montos presupuestales que definen los diferentes procesos. A pesar de ello, la entidad muestra cumplimiento de los aspectos legales a que se ve sometiva según su función y naturaleza jurídica.

HALLAZGOS

Hallazgo Administrativo No. 02 Elaboración de Estudios Previos. Condición: En la elaboración de la mayoría de los estudios previos, se encontraron deficiencias en cuanto a la calidad de los mismos, evidenciándose que se convierten en un formalismo, pues se utiliza un formato estandarizado que si bien contiene los diferentes aspectos de la planeación en forma general, no son una herramienta efectiva que evidencie el estudio de costos para la determinación de los presupuestos oficiales, ni el análisis de los riesgos inherentes a cada contrato. La etapa de planeación en la que se desarrollan los estudios previos, debe realizarse con pleno conocimiento de la necesidad que se va a satisfacer, desde el punto de vista técnico, administrativo, financiero, legal y contable, además se deben identificar claramente los riesgos y las medidas adoptadas para prevenirlos, monitorearlos o mitigarlos, según sea el caso, de esta manera el estudio previo se convertirá en una eficaz herramienta de planeación. Mayor tiempo invertido en la etapa de planeación, significará una optimización de los recursos en la etapa de ejecución. Criterio: Artículo 9 de la Resolución 5185 del Ministerio de Salud y Protección Social – Fase de Planeación, numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, artículo 209 de la Constitución Política y demás normas concordantes.



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Causa: Aplicación inefectiva del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad, igualdad, etcétera, como guías fundamentales de la función pública. Efecto: Riesgo de ineficiencia en los procesos contractuales, es decir cumplir metas contractuales, pero sin la optimización de los recursos. Hallazgo Administrativo No. 03. Análisis de Riesgos y expedición de Pólizas de Garantía de Cumplimiento. Condición: La Entidad ESE, no realiza un adecuado manejo y administración del riesgo en su contratación, pues a pesar de que desde la fase de estudios previos se realiza una primera identificación de los mismos, no se toman las medidas adecuadas para mitigarlos o controlarlos, a través de la exigencia de las garantías o amparos que corresponden. Específicamente se evidenció lo siguiente:

- En el Proceso que dio origen al contrato No. 58 para la prestación de servicios de empleados en misión, se indicó en los estudios previos la necesidad de solicitar la cobertura para Responsabilidad Civil Profesional (responsabilidad médica), sin embargo en el contrato no se materializó esta garantía, se mencionó con un texto que no aplica exactamente a la situación. (Afortunadamente la empresa contratista sí la exigió al personal suministrado a la Entidad, minimizando los riesgos inherentes a la actividad médica de los profesionales que prestan sus servicios en la ESE).

- En los contratos de suministros de medicamentos y dispositivos médico quirúrgicos Nos. 66, 69 y 132 no se solicitó ningún tipo de garantías. (Si bien la ESE tiene unos protocolos de recibo a satisfacción de los elementos que ingresan a farmacia, desde el punto de vista legal no se cuenta con las herramientas necesarias para hacer reclamaciones en caso de incumplimientos no previstos por parte de las empresas o proveedores).

- En el contrato de Obra No. 155 para efectuar algunas remodelaciones de las áreas priorizadas por la Entidad, a pesar de exigir el amparo de cumplimiento, pago de salarios y prestaciones y responsabilidad extracontractual, no se solicitó el amparo de Estabilidad de la Obra, el cual eventualmente puede ser necesario en este tipo de contratos. (Este amparo cubre a la Entidad de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción). Se realizó visita de inspección a las áreas en mención y las adecuaciones realizadas fueron bien ejecutadas y las diferentes zonas están funcionando según lo previsto.



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Todos los riesgos ya identificados por la Entidad, pueden cubrirse a través de los instrumentos de garantía correspondientes. No basta con identificar los riesgos en los estudios previos, si no se cubren esos riesgos con garantías efectivas. Tampoco es eficaz asignarlos totalmente al contratista en el capítulo de asignación de los mismos de los estudios previos, si no se exige la póliza que los ampara. Criterio: Artículo 9 de la Resolución 5185 del Ministerio de Salud y Protección Social – Fase de Planeación, numeral 9.2.9 Riesgos asociados al contrato, 9.2.10. Garantías exigidas, Artículo 5 Fase de Planeación, Numeral 5 Términos de Condiciones, sub-numeral 9 riesgos, sub-numeral 10 garantías, del Manual de Contratación de la Entidad adoptado mediante Resolución No. 188 de febrero de 2015 y demás normas concordantes. Causa: Inefectivo manejo y administración del riesgo a que se ve sometida la Entidad ESE. Efecto: Vulnerabilidad a que se somete la Entidad por no tener los medios adecuados, en caso de ser necesario para exigir un amparo o decretar incumplimientos contractuales para resarcir posibles daños causados por los contratistas o proveedores.

2.1.4 Plan de Mejoramiento Se emite una opinión de Cumple, con base en el siguiente resultado:

Cuadro No. 14 Plan de Mejoramiento

Vigencia 2018

VARIABLES A EVALUAR Calificación


Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 94,7 0,20 18,9

Efectividad de las acciones 92,1 0,80 73,7

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

1,00 92,6

Calificación

Cumple

Cumple <=100, >=80

Cumple Parcialmente <80, >=50

No Cumple <50 Fuente: Matriz de Calificación

A continuación se puede observar la conformación del plan de mejoramiento del Hospital:



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Cuadro No. 15 Conformación del Plan de Mejoramiento

M.A DE AUDITORÍA o DENUNCIA Cantidad de Hallazgos

Cantidad de Acciones

M.A-032 de 2017: incluyó la evaluación de 7 hallazgos de la auditoría especial a planes de mejoramiento M.A 038-2016 que fueron reprogramados.

11 19

TOTAL 11 19

La totalidad de las acciones que hacen parte de la conformación del plan de mejoramiento fueron evaluadas, a continuación se indican la cantidad de acciones que se evaluaron en la presente auditoría:

Cuadro No.16 Acciones Evaluadas

M.A DE AUDITORÍA o DENUNCIA Cantidad de Hallazgos

Cantidad de Acciones

M.A-032 de 2017: incluyó la evaluación de 7 hallazgos de la auditoría especial a planes de mejoramiento M.A 038-2016 que fueron reprogramados.

11 19

TOTAL 11 19


2.1.4.1 Cumplimiento y Efectividad del Plan de Mejoramiento Como se puede observar en la matriz de evaluación, el cumplimiento del Plan de Mejoramiento obtuvo una calificación de 92,6 puntos, la cual obedeció a que del total de las 19 acciones evaluadas, 17 acciones alcanzaron un cumplimiento del 100%, y 2de ellas se cumplieron parcialmente. No se evidenciaron acciones incumplidas. En cuanto a la efectividad, se evidenció que del total de las 17 acciones que se cumplieron en un 100%, 16de ellas alcanzaron una efectividad del 100% y 1 tuvo efectividad del 50%, y para las 2 acciones que tuvieron cumplimiento parcial, se evaluó su efectividad también con logro parcial del objetivo de mejora que buscaba. A continuación, se detalla la calificación otorgada a cada acción de mejora evaluada:



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Cuadro No. 17 Calificación de Acciones

Plan de Mejoramiento

No.

Hallazgo Evaluado

HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA

CALIFICACIÓN

CUMPLIMIENTO

EFECTIVIDAD

1

Supervisión: acción Verificación del cumplimiento de las actividades de los interventores estipulados en el procedimiento "Supervisión y/o Interventoría" mediante auditoría interna

Verificación del cumplimiento de las actividades de los interventores estipulados en el procedimiento "Supervisión y/o Interventoría" mediante auditoria interna

1 1

2 Rendición y revisión de la cuenta

1. Seguimiento de la información reportada en el COVI.

2 2

2. Conformación del Comité de Validación de Información SIA (Rendición de la Cuenta)

2 2

3 Manejo de Residuos Líquidos y Caracterización de Vertimientos.

1. Revisión e implementación de programa reactivo vigilancia.

2 2

2. Realizar la contratación de una persona idónea que se encargue de realizar la caracterización de la planta de aguas residuales y los ajustes pertinentes para el permiso de la CRQ.

2 1

4 Acuerdo de pago por impuestos y multas.

1. Socializar a los integrantes del proceso financiero; compras, bienes y suministros y líder de calidad; en los comodatos vigentes que tiene la entidad.

2 2

2. Designar responsable al seguimiento de los comodatos suscritos por la entidad.

2 2

3. Verificación de las obligaciones adquiridas por la entidad a cargo del pagador

2 2

5 Principio de Planeación

1. Realizar inducciones y reinducciones del procedimiento "Apropiación inicial" a los integrantes del proceso financiero.

2 2

2. Verificación del cumplimiento del procedimiento “Apropiación inicial" mediante auditoria interna del proceso financiero

2 2

6 Cierre Presupuestal y Financiero

1. Documentar, socializar e implementar el procedimiento "Cierre financiero"

2 2

2. Verificación del cumplimiento de los procedimientos del proceso financiero mediante auditoria interna.

2 2



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No. Hallazgo Evaluado

HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA

CALIFICACIÓN

CUMPLIMIENTO

EFECTIVIDAD

7

Realizada la verificación de los estados contables, de la ESE para la vigencia 2012, se establecieron falencias que afectan la razonabilidad de los mismos así: 1. la cuenta 1110 depósitos bancarios 2. La cuenta 1409 servicios de salud, presento subestimación.

1. Continuar con las revisiones y conciliaciones mensuales

2 2

2. Verificar la información financiera en el comité de validación SIHO trimestralmente.

1 1

8 Plan Anual de Adquisiciones

Adoptar el PAA mediante acto administrativo.

2 2

Actualizar el PAA de acuerdo a las necesidades de la institución.

2 2

9 Deficiencias Oficina Control Interno

Proyectar, ejecutar programa de auditoria, independiente de la auditoría interna del SGC de la ESE y realizar seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas derivadas de la auditoria tres (3) veces al año

2 2

10 Conciliación de información entre Áreas

Realizar conciliaciones mensuales entre subprocesos y documentar estas.

2 2

11 Depuración contable permanente

Cumplir con el cronograma y las funciones establecidas para el Comité de Sostenibilidad Contable

2 2

(Convenciones de Calificación: 2 = Cumple, 1 = Cumple Parcial, 0 = No Cumple).

Se evidencia que continúan debilidades en las labores de supervisión de los contratos, en aspectos fundamentales como el balance financiero a medida que se autorizan pagos parciales, evidencias de las actuaciones adelantadas por contratistas y en la revisión de las garantías exigidas. En cuanto al manejo de residuos líquidos y caracterización de vertimientos, se evidenció a través de una visita técnica a la planta de tratamiento de aguas residuales, que se le ha dado un adecuado manejo a los residuos y se han realizado acciones de mantenimiento a la planta, sin embargo persiste la condición de la falta cumplimiento total de requisitos para la obtención del permiso de vertimientos por parte de la Corporación Autónoma Regional del Quindío. Por otra parte, en lo referente a los estados contables, persisten debilidades relacionadas con la información financiera en el comité de validación SIHO, cuyas



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especificaciones se sustentan en las observaciones correspondientes del presente informe. Dado lo anterior, se presenta el siguiente cuadro resumen, donde se consolidan las acciones que deben ser ajustadas o reprogramadas según las condiciones actuales de la Entidad:

Acciones a reprogramar

Cuadro No. 18 Acciones a Reprogramar

Plan de Mejoramiento vigencia 2018

No. HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA

CALIFICACIÓN

CUMPLIMIENTO

EFECTIVIDAD

1

Supervisión: acción Verificación del cumplimiento de las actividades de los interventores estipulados en el procedimiento "Supervisión y/o Interventoría" mediante auditoría interna

Verificación del cumplimiento de las actividades de los interventores estipulados en el procedimiento "Supervisión y/o Interventoría" mediante auditoria interna.

1 1

3 Manejo de Residuos Líquidos y Caracterización de Vertimientos.

2. Realizar la contratación de una persona idónea que se encargue de realizar la caracterización de la planta de aguas residuales y los ajustes pertinentes para el permiso de vertimientos por la CRQ.

2 1

7

Realizada la verificación de los estados contables, de la ESE para la vigencia 2012, se establecieron falencias que afectan la razonabilidad de los mismos así: 1. la cuenta 1110 depósitos bancarios 2. La cuenta 1409 servicios de salud, presento subestimación.

2. Verificar la información financiera en el comité de validación SIHO trimestralmente.

1 1


(Convenciones de Calificación: 2 = Cumple, 1 = Cumple Parcial, 0 = No Cumple).

2.1.5 Control Fiscal Interno

Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Cuadro No.19 Control Fiscal Interno

Vigencia 2018


Aplicación de controles 91,9 0,30 27,6

Efectividad de los controles 87,1 0,70 61,0



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TOTAL 1,00 88,5

Calificación




2.1.5.1 Aplicación y efectividad de los controles Se verificó en desarrollo de la auditoría, que la oficina de Control Interno, realiza diferentes auditorías a los procesos de la Entidad. El año pasado se gestionó la creación del Comité de Control interno, la cual se formalizó mediante la Resolución No. 0368 del 30 de mayo de 2018. Este es un paso importante en el establecimiento de un procedimiento adecuado de auditorías por parte de la oficina de Control Interno de la ESE. Se evidenció la realización de diferentes auditorías a los procesos, de lo cual existe la evidencia documental de la muestra tomada en el área de contratación y la revisión de los expedientes correspondientes. Los resultados de las auditorías son socializados en el comité y a la fecha se encontró que según lo hallado en las revisiones internas de los procesos, se adoptan planes internos de mejora con el objetivo de suplir las debilidades evidenciadas. No obstante lo anterior, la efectividad de dichas acciones no ha sido inmediata y aún se evidencian deficiencias en algunos procesos contractuales, en ítems tales como estudios previos, establecimiento de costos, supervisión e interventoría, y dicha efectividad se verá reflejada paulatinamente dado que se trata de procesos en construcción actualmente.

2.2 CONTROL DE RESULTADOS

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de lo siguiente: 2.2.1 Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos

La evaluación del cumplimiento de Control de Resultados, en una ESE, se realiza con base en la calificación que otorga la Junta Directiva a la gestión del Gerente, según los



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indicadores que están regulados por el Ministerio de Salud y Protección Social, los cuales se encuentran en diferentes áreas. Dado lo anterior, se emite un concepto de Cumple, teniendo en cuenta la calificación de las siguientes variables:

Muestra de auditoría planes programas y proyectos

Cuadro No.20 Muestra de auditoría planes programas y proyectos

Proyecto – Meta -Actividad Valor Máximo

Dirección y Gerencia 20%

Financiera y Administrativa 40%

Gestión Clínica o Asistencial 40%

Total 100%

La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados es Satisfactorio, como consecuencia de la calificación de 81,8 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No.21 Cumplimiento de planes programas y proyectos

Vigencia 2018

FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

Dirección y Gerencia 20% 1.00 0,20 20.0

Financiera y Administrativa 40% 1.65 0,40 33.0

Gestión Clínica o Asistencial 40% 1.44 0,40 28.8

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 81.8

Calificación

Satisfactorio

Satisfactorio <=100, >=70

Insatisfactorio <70 Fuente: Matriz de Evaluación C.G.Q.



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Muestra de auditoría planes de gestión

Cuadro No.22 Muestra de auditoría planes programas y proyectos

(Solo hospitales)

Área de Gestión No. Indicador Calificación

Dirección y Gerencia: 20% /(Aplican para

Nivel I, II Y III)

1 Mejoramiento Continuo de la Calidad aplicable a Entidades no Acreditadas con Autoevaluación en la Vigencia Anterior.

5

2 Efectividad en la Auditoría para el Mejoramiento Continuo de la Calidad de la atención en salud.

5

3 Gestión de ejecución del Plan de Desarrollo Institucional.

5

Subtotal Dirección y Gerencia: 1,00

Financiera y Administrativa 40% /

(Aplican para Nivel I, II Y III)

4 Riesgo Fiscal y Financiero 5

5 Evolución del Gasto por Unidad de Valor Relativo producida

3

6

Proporción de medicamentos y materiales médicos quirúrgicos adquiridos mediante mecanismos de compras conjuntas, a través de cooperativas de Empresas Sociales del Estado y/o de mecanismos electrónicos.

0

7

Monto de la deuda superior a 30 días por concepto de salarios del personal de planta y por concepto de contratación de servicios y variación del monto frente a la vigencia anterior.

5

8 Utilización de información de Registro individual de prestaciones – RIPS.

5

9 Resultado Equilibrio Presupuestal con Recaudo 5

10

Oportunidad en la entrega del reporte de información en cumplimiento de la Circular Única expedida por la Superintendencia Nacional de Salud o la norma que la sustituya.

5

11 Oportunidad en el reporte de información en cumplimiento del Decreto 2193 de 2004 o la norma que la sustituya.

5

Subtotal Financiera y Administrativa: 1.60

Gestión Clínica o Asistencial 40% /

(Aplican para Nivel I)

21 Proporción de gestantes captadas antes de la semana 12 de gestación

3

22 Incidencia de Sífilis congénita en partos atendidos en la ESE

0

23 Evaluación de aplicación de guía de manejo específica: Guía de atención de Enfermedad Hipertensiva

5

24 Evaluación de aplicación de Guía de manejo de Crecimiento y Desarrollo

5

25 Proporción de reingreso de pacientes al servicio de Urgencias en menos de 72 horas

5

26 Tiempo promedio de espera para la asignación de cita de medicina general

5

Subtotal Clínica y Asistencial: 1.44

Total, calificación acumulada 4,04



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El resultado de la evaluación de la gestión gerencial, es aprobatorio por ser superior a 3,5 lo que indica que se pudo ratificar la gerente de la Entidad para una nueva vigencia, por parte de la Junta Directiva de la misma.

2.3 CONTROL FINANCIERO

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1. Estados Contables

2.3.1.1 Opinión sobre los estados contables:

La opinión fue Con Salvedades, con base en el siguiente resultado: En opinión de la Contraloría, excepto por lo expresado en el párrafo que precede, los Estados Contables del Hospital Roberto Quintero Villa, PRESENTAN RAZONABLEMENTE LA SITUACIÓN FINANCIERA, en sus aspectos más significativos por el año terminado al 31 de diciembre de 2018 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación. Las incertidumbres que afectaron la razonabilidad de los Estados Contables ascendieron a $310.000.000, valor que representa el 4.9% del total de los pasivos más el patrimonio, cuantificado en $6.361.822.422. Inconsistencias contables que afectaron la razonabilidad de las cifras analizadas en la muestra tomada y que se detallan a continuación, el dictamen es con salvedad el cual se sostiene con relación a la vigencia anterior auditada, la cual también fue con salvedad.

Cuadro No.23 Estados Contables

Vigencia 2018

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (pesos) 310.000.000

Índice de inconsistencias (%) 4.9%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90,0



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Calificación

Con Salvedad

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención - Fuente: Matriz de Evaluación

Muestra de auditoría estados contables

Código Subcuenta Nombre Subcuenta Valor

ACTIVO

111005 Cuentas corrientes 136.288.263

111006 Cuenta de ahorros 11.489001

122490 Otras inversiones en administraciones de liquidez 2.631.041,5

140900 Servicios de salud 3.381.389.500

151801 151802

Medicamentos Materiales médico quirúrgico

175.853.930

167502 Equipo de trasporte tracción y elevación, 690.714.209

251100 Beneficio a empleados a corto plazo, 243.683.126

270103 Litigios y demandas 476.382.327

TOTAL MUESTRA 1.118.431.397

Cuadro No.24

Total índice de inconsistencias Vigencia 2018

En pesos

Activo o pasivo más patrimonio ($)

Valor de inconsistencias ($)

% índice de inconsistencias (%)

6.361.822.422 310.000.000 0.0487


2.3.1.2 Control Interno Contable:

Una vez verificado y evaluado el sistema de control interno contable de la E.S.E. Roberto Quintero Villa y de acuerdo a los resultados obtenidos en el examen practicado a los Estados financieros, se observó que muestran un alto grado de depuración en sus cifras allí plasmadas, debido a que éstos no se ven afectados en su razonabilidad, excepto por las subestimaciones y sobreestimaciones, que se presentaron en las cuentas 12 24 90 Otras inversiones en Administración, 147511 deudas de difícil

recaudo a particulares y la cuenta 271003 provisión litigios y demandas, con base en la

muestra tomada para esta auditoría. Como aspectos relevantes se destacan los siguientes:



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Se evidenció la publicación de estados financieros al público en general.

Se cuenta con mecanismos de seguimiento continuo al proceso contable

A pesar de que el cruce de cuentas o su respectiva interface se hace manual mente Hoja de Excel, No se presentan deficiencias significativas en el proceso de cruces y conciliaciones de información entre las diferentes áreas que comprende el proceso contable.

Con lo anterior, se pudo establecer que el sistema de control interno contable de esta entidad es Eficiente a pesar de haber mostrado algunas deficiencias en las cuentas antes mencionadas, las cuales no impactaron de forma negativa total en el dictamen definitivo; el control se encuentra acorde con el proceso que fue establecido para la aplicación del nuevo marco normativo, esto con el fin de contar con una información contable confiable, veraz, exacta y oportuna; toda vez, que al verificar el proceso realizado por la oficina de control interno dentro de sus actividades de seguimiento, está verificando la aplicación de las políticas adoptadas en el proceso de la información contables, con el fin que sirvan de apoyo al mejoramiento continuo del proceso.

2.3.1.3 Saneamiento contable

El comité técnico de sostenibilidad del sistema contable fue creado mediante Resolución No. 0489 del 30 de abril de 2013, constituido por seis integrantes, con cinco funciones principales (Art. Segundo) enmarcadas en el asesoramiento al área contable de la Institución, sostenimiento de políticas contables de acuerdo a la normatividad en materia contable. El comité de Sostenibilidad Contable para la vigencia 2018 se centró en el cumplimiento de la entrada en vigencia del nuevo marco normativo, donde cumplió con las características de operatividad y funcionalidad; situación que se evidenció en lo presentado en las actas de reunión efectuadas por el comité en donde trataron temas como:

El comité técnico de sostenibilidad para la vigencia 2018 se centró en la depuración y deterioro de la cartera, análisis, medición, valoración y revelaciones de los litigios y demandas, propiedad planta y equipo, homologación de cuentas contables, Actualización de políticas contables, análisis de los cambios requeridos en organización, procesos y tecnologías como consecuencia de la implementación del nuevo marco normativo, análisis, medición, valoración y revelación de litigios y demandas. Durante la vigencia 2018, se realizaron 5 reuniones del comité, de las cuales se dispone en los archivos del área las correspondientes actas. Donde se verifica la



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realización de y seguimientos a actividades, temas y propuestas evaluadas por el Comité técnico de Sostenibilidad contable. En el acta No 1 se trataron los siguientes temas; Acta No. 1-2018 Fecha: 17 de enero de 2018 Socialización de notas crédito realizado y depuración de cartera y saldos por identificar. En el acta No 2 se trataron los siguientes temas; Fecha: 9 de Abril de 2018 Socialización saldos EPS en liquidación y conciliaciones con las mismas. También se trataron los litigios y demandas interpuestas por terceros y que están próximas a ser falladas. En el acta No 3 se trataron los siguientes temas; Fecha: 18 Mayo 2018 Socialización de avances en conciliaciones de cartera con ERP En el acta No 4 se trataron los siguientes temas; 19 septiembre 2018: Revisión cobro CAFESALUD y cumplimiento mesas de conciliación En el acta No 5 se trataron los siguientes temas 13 diciembre 2018: Socialización actividades cierre vigencia y plan de mejoramiento auditoria

2.3.1.4 Implementación del nuevo marco normativo.

En cumplimiento de las actividades propias del proceso de convergencia al nuevo marco en la ESE Roberto Quintero Villa de Montenegro, se corroboró que se habían desarrollado a 31 de diciembre de 2018, las siguientes tareas:

Se comparó el nuevo catálogo Vs el catálogo anterior, el de Régimen de Contabilidad Pública establecido mediante la Resolución 354 de 2007, emitida por la Contaduría General de la Nación y se homologaron las cuentas al nuevo Catálogo General de Cuentas (CGC) de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público en www.contaduria.gov.co, el cual fue expedido mediante la Resolución 139 de 2015.

Una vez establecidas las diferencias y semejanzas respecto a códigos y nombre de la cuenta, se está procediendo a hacer la respectiva parametrización en el sistema de Información C.N.T.



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Elaboraron el documento final que contiene Las políticas contables, que deben estar acordes con Régimen de Contabilidad Pública y necesidades de la ESE, documento que fue presentado a la Junta Directiva revisado y aprobado.

Se realizó durante la vigencia 2016 y 2017 la actualización de los bienes que conforman la propiedad planta y equipo de la ESE, informe que empezaron a desarrollar en la vigencia 2016 y que fue culminado en la vigencia 2017.

A través del sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública (CHIP), fueron generados, transmitidos, procesados y publicados los informes requeridos por este ente de control como seguimiento al proceso de convergencia a NIIF.

A diciembre 31 de 2017, el proceso de convergencia a Normas Internacionales, se había ya desarrollado en procura del cumplimiento de los requerimientos básicos que exigen los entes de Control, como La Superintendencia Nacional de Salud y La Contaduría General de Nación.

Revisado el cronograma del proceso de convergencia en sus tres etapas básicas: Periodo de preparación obligatoria, periodo de transición y periodo de aplicación, se aclara que a 31 de diciembre de 2017, en términos porcentuales el proceso de convergencia se encontraba en un 100% de su aplicación; sin embargo es necesario aclarar que a través de una evaluación objetiva del proceso de convergencia, realizado por este ente de control este presenta debilidades que ameritan en el corto plazo el desarrollo de acciones correctivas que permitan mitigar en un momento dado una evaluación adversa de parte de los Entes de Control.

Dentro de las actividades que ameritan realizarle análisis y mejoras se destacan:

1. Revisión pormenorizada de las actuales políticas contables que permitan la actualización de las mismas de acuerdo a las necesidades propias de cada proceso.

2. Revisión al actual sistema de información de La ESE que permita establecer las debilidades en la parametrización del mismo.

HALLAZGOS

Hallazgo administrativo No. 04. Subestimación cuenta contable 122490 Otras Inversiones en Administración.

Condición: Una vez analizados los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2018 de la E.S.E. Roberto Quintero Villa de Montenegro, se evidenció que la subcuenta Otras Inversiones en Administración con código contable 122490, presentó subestimación por valor de $90.000, toda vez que al confrontar el certificado emitido por la cooperativa COODESCA por valor de $2.721.041 y el saldo de la cuenta 122490 por valor de $ $2.631.041 se presenta dicha diferencia.



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Así las cosas, la anterior situación afecta los estados financieros de la siguiente manera:

Código subcuent

a

Nombre de la subcuenta

Saldo de la subcuenta

en el balance

Tipo de inconsistencia (Marcar con una x)

Contrapartida

Valor de la

inconsistencias ($) en pesos

Sobre Sub Incertidumbre

Código subcuenta

Nombre subcuenta

122490 Otras Inversiones en Administración

2.631.041,5 X

320801

Capital fiscal 90.000

Fuente: Estados Financieros E.S.E.

Criterio: Resolución 414 de 2014 expedida por la CGN “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones”; “Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público” versión 2014.03 expedido por la CGN. Causa: Falta de un control o procedimiento respecto de los registros de medición posterior de las inversiones.

Efecto: Riesgo de no proporcionar información útil a los diferentes usuarios. Hallazgo administrativo No. 05. Sobreestimación en el registro de la cuenta contable 147511 Deudas de Difícil Recaudo Servicios de Salud. Condición: Una vez examinada la cartera de la Entidad, se evidenció que la subcuenta 147511 “deudas de difícil recaudo servicios de salud a particulares”, tiene un valor de $182.607.629, el cual se encuentra sobreestimado toda vez que este valor reportado no corresponde a reales deudores pues no existen soportes que den cuenta del derecho de la Entidad a cobrar dichos recursos. Respecto de lo anterior, es preciso indicar que la Contaduría General de la Nación expidió el marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, Versión 2014.01, en el cual determinó, en el numeral 6.1.1, la definición del Activo de la siguiente manera:

“6.1.1 Activos Los activos representan recursos controlados por la empresa producto de sucesos pasados de los cuales espera obtener beneficios económicos futuros. Para que una



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empresa pueda reconocer un activo, el flujo de los beneficios debe ser probable y la partida debe tener un costo o valor que pueda medirse con fiabilidad. Subrayado y negrilla fuera de texto. (…)”

Así las cosas, la anterior situación afecta los estados financieros de la siguiente manera:

Código subcuenta


Saldo de la subcuenta en

el balance

Tipo de inconsistencia (Marcar con una x)

Contrapartida

Valor de la

inconsistencias ($) en pesos

Sobre Sub Incertidumbre

Código subcuenta

Nombre subcuenta

147511

Deudas de difícil recaudo servicios de

salud

182.607.629 X 320801 Capital fiscal

182.607.629

Criterio: Resolución 414 de 2014 expedida por la CGN “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones”; Numeral 6.1.1 “Definición del Activo” del Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, Versión 2014.01, expedido por la CGN. Causa: Fallas a corto y a largo plazo en la conservación, organización y archivo de las facturas o pagarés exigibles, que soportan las cuentas por cobrar; deficiencias en la parametrización y actualización del sistema de información CNT que permita a la ESE los reportes e información útil. Efecto: Deficiente presentación de las cifras con errores involuntarios de transcripción manual para reportes de información, riesgo de estados financieros no razonables que afectan la utilidad de la información para el control y cobro de la cartera, así como para la toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios de la información. Hallazgo administrativo No. 06. Sobrestimación y medición posterior de la cuenta litigios y demandas. Condición: Una vez examinada la subcuenta 270103 provisiones litigios y demandas administrativas con un valor de $476.382.327, se evidenció que ésta se encuentra sobreestimada en $155.000.000, toda vez que el saldo a provisionar real correspondería a $321.382.327, de acuerdo a lo certificado por la contadora de la entidad. Respecto de lo anterior, la Contaduría General de la Nación a través de las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, versión 2014.03, determinó en el numeral 2 del Capítulo III Activos y pasivos contingentes, lo siguiente:



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“2. PASIVOS CONTINGENTES

2.1. Reconocimiento 1. Los pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un pasivo contingente corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la empresa. Un pasivo contingente también corresponde a toda obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, pero no reconocida en los estados financieros, bien sea porque no es probable que, para satisfacerla, se requiera que la empresa tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos; o bien sea porque no puede estimarse el valor de la obligación con la suficiente fiabilidad. Los pasivos contingentes se evaluarán de forma continuada, con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros. En caso de que la salida de recursos sea probable y que se obtenga una medición fiable de la obligación, se procederá al reconocimiento del pasivo en los estados financieros del periodo en el que dicho cambio tenga lugar.

(…)1” Negrilla y subrayado fuera de texto.

De igual manera, las políticas contables establecieron que los litigios y demandas serían provisionados cuando el jurídico de la Entidad determinara que la posibilidad de perder el proceso fuera probable, condición que se cumple, toda vez que efectivamente el jurídico de la Entidad proporcionó al área contable el informe del análisis de riesgo de los procesos donde fueron calificados como probables. Teniendo en cuenta lo anterior, la medición del valor de la subcuenta debe ser objeto de corrección para que sea fiable y cumpla con el requisito para su reconocimiento. Así las cosas, la anterior situación afecta los estados financieros de la siguiente manera:

Código subcue

nta


Saldo de la subcuenta en

el balance

Tipo de inconsistencia

(Marcar con una x)

Contrapartida

Valor de la

inconsistencias ($) en pesos So

bre Sub

Incertidumbre

Código subcuent

a

Nombre subcuent

a

270103 Provisión litigios y demandas administrativas

476.382.327 x 320801

Capital fiscal

155.000.000

1 Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las empresas que no cotizan en

el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, versión 2014.03, Numeral 2 del Capítulo III Activos y pasivos contingentes. - CGN



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Fuente: Estados Financieros E.S.E.

Criterio: Resolución 414 de 2014 expedida por la CGN “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones”; Versión 2014.03 de las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, numeral 2 del Capítulo III Activos y pasivos contingentes, expedidas por la CGN. Causa: Falta de controles en la aplicación de políticas de medición posterior y reconocimiento.

Efecto: riesgo de estados financieros no razonables que afectan la utilidad de la información para su control, así como para la toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios de la información.

2.3.2. Gestión Presupuestal

Se emite una opinión de Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Cuadro No.25 Gestión presupuestal

Vigencia 2018


Evaluación presupuestal 91,7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91,7

Con deficiencias




Muestra de auditoría factor presupuestal

Rubro Concepto Valor

1120 CUENTAS POR COBRAR VENTA DE SERV. DE SALUD 1.159.188.556

1-109 CUENTAS POR PAGAR GASTOS DE PERSONAL 5.200.000



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Rubro Concepto Valor

1-203 CUENTAS POR PAGAR GASTOS GENERALES 72.017.216

2-490 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO (OPERACIÓN COMERCIAL Y SERVICIOS)

2.863.372.701

4-790 CUENTAS POR PAGAR INVERSION 67.619.984

270104 SENTENCIAS Y CONCILIACIONES 476.382.327

1-36001 PAGO SENTENCIAS Y CONCILIACIONES VIGENCIA 2018 58.154.061

Total $ 4.701.934.845

2.3.2.1 Evaluación presupuestal:

Esta evaluación incluyó la revisión del proceso de programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, obteniendo una calificación de 91,7, afectada por: Como deficiencia a destacar se tiene que por la orientación en la planificación de los ingresos dada por acto administrativo del Ministerio de Salud; Ley 1797 2016 Artículo 17: Proyección de los ingresos de acuerdo al recaudo del año anterior al que se elabora el presupuesto, y su modificación de acuerdo a ley 1940 de 2018 recaudo efectivo 2016 más IPC 5.09%, esto es, que los ingresos se elaboran con base en el recaudo efectivo del año inmediatamente anterior, sin tener en cuenta las Cuentas por Cobrar (facturación), entre otras causas, el presupuesto hubo de ser modificado de manera reiterada, incluso, acreditando y desacreditando un mismo rubro de forma desordenada, a fin de poder atender gastos no programados; es decir, con este actuar no se cumple debidamente con el principio de la Planificación o programación presupuestal establecido reglamentariamente. Otra deficiencia, es en el control interno del área, específicamente es que la Entidad no cuenta con un reglamento o manual de presupuesto que le permita orientar de mejor manera las situaciones presupuestales especiales que surjan, pues el manual existente se constituye en una copia de aspectos extraída de la normativa nacional, esto es, decreto 111 de 1996, y del Decreto 115 de 1996, de igual forma con sujeción a los Decretos 4836 de 2011, y para las Empresas Sociales del Estado, y el artículo 17 del Decreto 1797 de 2016; afectando la aplicación de los principios presupuestales de planificación, integralidad, universalidad y anualidad.

Valor Facturado y Recaudado por el hospital, durante la vigencia 2018.

Cifras en pesos

RUBRO VALOR

FACTURADO 2018 VALOR RECAUDADO

2018

DIFERENCIA RECUDO

FACTURACION 2018

%RECAUDO FRENTE A LO FACTURADO

INGRESOS POR SERVICIOS 6,496,399,049 5,337,210,490 1,159,188,558 82%



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RUBRO VALOR

FACTURADO 2018 VALOR RECAUDADO

2018

DIFERENCIA RECUDO

FACTURACION 2018

%RECAUDO FRENTE A LO FACTURADO

VENTA DE SERVICIOS DE SALUD 6,473,802,194 5,314,613,638 1,159,188,556 82%

ARS REGIMEN SUBSIDIADO 5,286,274,187 4,510,058,339 776,215,848 85%

EPS REGIMEN CONTRIBUTIVO 566,708,816 313,371,487 253,337,328 55%

OTROS 620,819,191 491,183,812 129,635,379 79%

OTROS BIENES Y SERVICIOS

22,596,854 22,596,852 2,52 100%

TOTAL 6,728,804,049 5,569,615,490 1,159,188,558 83%

Fuente: ejecución de ingresos vigencia 2018.

Una vez realizado el análisis de la facturación que durante la vigencia 2018 realizó la ESE, con respecto al valor real recaudado, se tiene que se recaudan de los servicios de salud prestados o de su operación comercial el 82% de está, por $5.337.210.490, quedando por recaudar un 18%, el equivalente a $1.159.188.558, correspondiente a las cuentas por cobrar de la ESE de la vigencia.

Cierre financiero: Resultado Presupuestal

Cifras en pesos CONCEPTO VIGENCIA 2018 VALOR

Recaudo Efectivo 6.136.650.611,41

Ejecución de Gastos 5.988.868.512,11

Superávit presupuestal 147.782.099.00

Fuente: Ejecución de ingresos y gastos rendición cuenta

Al cotejar la información presupuestal rendida a través de los formatos F19a3 anexos 9 y 11 ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos y realizar el cierre presupuestal que para este evento es con superávit, las cifras son coherentes con el formato de cierre que expide el hospital a través de acta de junta directiva rendida a través del anexo 13, cierre presupuestal y financiero.

-Resultado de Tesorería:

Cifras en pesos

CONCEPTO VIGENCIA 2018 VALOR


-Cuentas por pagar 77.217.216,11

-Pagos efectivos 5.988.868.512,11

Superávit de tesorería 70.564.883.00

Fuente: Ejecución de ingresos y gastos rendición cuenta.



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SALDOS EN CAJA

RESULTADOS EN BANCOS TOTAL DISPONIBLE

(Saldo Caja + Saldo Bancos) ENTIDAD BANCARIA

NOMBRE Y NUMERO CUENTA

BANCARIA

SALDO BANCOS

(Conciliados)

250.700.00

BANCOLOMBIA 75600093870 147.777.265

148.027.965

DAVIVIENDA 1361-6999852-5

DAVIVIENDA 13610003684-9



BANCO AGRARIO 540100277-22

AV-VILLAS 31205901-7


AV-VILLAS - 31205923-1

BANCO CAJA SOCIAL 24079939388



DAVIVIENDA 1361.525

Superávit de Tesorería

70.564.883.00

Cierre Presupuestal y Financiero Cifras en pesos


Resultado de tesorería 70.564.883.00

Resultado Presupuestal 147.782.099.00

Cierre Presupuestal y Financiero 77.217.216.00

Fuente: Ejecución de ingresos y gastos rendición cuenta 2018.

Una vez hallado el resultado de Tesorería de la ESE y el resultado presupuestal, se realiza el cierre presupuestal y financiero encontrándose que existe una diferencia entre el resultado presupuestal y el de tesorería, por valor de ($77.212.216.00) fue justificada por el hospital y obedece a lo siguiente:

Diferencias cierre presupuestal

Cifras en pesos

JUSTIFICACION DIFERENCIAS. VIGENCIA 2018

0 DIAN RETEFUENTE

0 DIAN IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

0 MUNICIPIO DE ARMENIA ICA

0 SALDO A ENERO 1º DE 2017 POR CUENTAS CONGELADAS

0 AJUSTE AL PESO



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77.212.216.00 Cuentas por pagar a 2019. Fuente: Ejecución de ingresos y gastos rendición cuenta 2018.

En conclusión al cierre cuenta con un resultado positivo así:



+CUENTAS POR COBRAR 261.994.650,56

-CUENTAS POR PAGAR 77.217.216,11

-Ejecución de Gastos (COMPROMISOS) 6.066.085.728,22

-PAGOS 5.988.868.512,11

Superávit presupuestal 255.347.318

Fuente: Ejecución de ingresos y gastos rendición cuenta 2018.

Una vez realizado el cotejo de la información presupuestal, de tesorería y contable se tiene que la ESE realiza un cierre financiero acorde a los requerimientos de ley, encontrándose coherencia entre la información reportada v/s la reflejada en los estados contables y los saldos de caja y banco por tanto el cierre refleja la realidad financiera de la entidad a 31 de Diciembre de 2018. Es importante resaltar que la diferencia entre el presupuesto y la tesorería representada en los pagos mediante comprobante de egreso, enunciados con anterioridad, fue muestra total revisada por parte de este equipo auditor encontrándose que sus saldos coinciden, reflejando con esto que la ESE a través de las Unidades Ejecutoras Del Proceso Financiero (tesorería, presupuesto y contabilidad), realizan un cruce de información continuo y corriente entre áreas; Así mismo se constató que dichos saldos se ven reflejados contablemente a través de sus estados; lo que indica que se lleva a cabo por parte de la entidad un buen proceso de conciliación que hace que la información financiera sea confiable y refleje la realidad económica del ente auditado, aunque existen saldos de cuentas de ahorro y corrientes de consignación de terceros que aún no ha sido posible identificar por esta razón la auditoria considera que: Según información entregada por la responsable de identificación de pagos, entre el periodo comprendido entre los meses de agosto y diciembre de 2018, se puede evidenciar una reducción del 7.36% en los saldos pendientes por identificar de vigencias anteriores y del 30.49% en los saldos de meses anteriores de la presente vigencia.

Saldos pendientes por identificar Agosto 2018 Noviembre 2018 % Reducción

Vigencias anteriores $98.262.544 $ 91.031.009 7.36%



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Saldos pendientes por identificar Agosto 2018 Noviembre 2018 % Reducción

Meses anteriores vigencia 2018 $357.041.690 $248.207.209 30.49%

Debido a los problemas para la identificación de pagos con Sanidad Policía y Sanidad Militar, se realizaron por parte de la ESE visitas a los responsables de estos reportes endichas entidades, de lo cual se dejó constancia mediante acta de reunión.

Cuentas por pagar

Cuadro No 26.Ejecución de Cuentas por Pagar Cifras en pesos

Nombre Rubro Presupuestal

Cuentas Por Pagar Constituidas

Vigencia Anterior 2017.

Cuentas Pagadas De La Vigencia Anterior. 2018

Cuentas por pagar,

pendientes por

cancelar.

Cuentas Por Pagar

Constituidos Al Cierre De La Vigencia.

2018.

C x P gastos de personal 31.116.517,97 31.116.517,97 5.200.000,00

Cuentas por Pagar Gastos Generales 26.759.308,80 26.759.308,80 0

C x P Transferencias Corrientes - - 0

C x P Gastos de Operación Comercial y de Servicios

0 0

C x P Formación Bruta de Capital 0 0

C x P Mantenimiento Planta Física - - 72.017.216,11

TOTAL 57.875.826,77 57.875.826,77 $77.217.216,11

Identificación de los conceptos de la cuentas por pagar:

CODIGO CONCEPTO VALOR

2201 GASTOS DE PERSONAL $ 31,116,517.97

22203 GASTOS GENERALES $ 26,759,308.80

TOTAL CUENTA POR PAGAR VIGENCIAS $ 57,875,826.77

PAGO VIGENCIAS ANTERIORES SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA

TERCERO RUBRO ORIGEN NOMBRE DEL

RUBRO VALOR

HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA ESE

211 0302 03 CESANTIAS $5.300.242.00

TOTAL $ 5.300.242.00

PAGO VIGENCIAS ANTERIORES SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

TERCERO RUBRO ORIGEN

NOMBRE DEL RUBRO VALOR



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TERCERO RUBRO ORIGEN

NOMBRE DEL RUBRO VALOR

SOLUCIONES EFECTIVAS TEMPORAL SAS.

211 0202 03 02 SERVICIOS TECNICOS ADMON TEMPORAL.

$23.072.120,97

LABORATORIO CLINICO MARTHA LUCIA HOYOS GUTIERREZ S.A.S.

211 0201 01 01 HONORARIOS INDIRECTOS

ASISTENCIALES $1.744.155.00

RUIZ GUEVARA CAMILO ANDRES 211 0202 01 HONORARIOS

PROFESIONALES ADMON

$1.000.000.00

TOTAL $25.816.275,97

PAGO DE VIGENCIAS ANTERIORES GASTOS GENERALES

TERCERO RUBRO ORIGEN NOMBRE DEL RUBRO VALOR

TORO RODAS CLAUDIA FERNANDA

213 0302 MANTENIMIENTO HOSPITALARIO BIENES

$ 16.759.308,80

SOLUCIONES EFECTIVAS TEMPORAL S.A.S

213 0201

MANTENIMIENTO HOSPITALARIO POR SERVICIOS OPERACIONALES

$ 10.000.000.00

TOTAL $ 26.759.308,80

Fuente: rendición de cuentas ingresos hm 2018.

Una vez analizadas las cuentas por pagar, se tiene que existe Resolución 0003 del 01 de enero de 2019, mediante la cual se constituyeron cuentas por pagar para la vigencia 2018 por valor de $77.217.216 , pagadas en su totalidad durante la vigencia 2019. Se procedió a verificar la totalidad de los documentos que la soportan legal, técnica y financieramente, así:

CONCEPTO RUBRO FACTURA VALOR BRUTO

VALOR NETO DESCUENTOS

POR CONCEPTO DE

GASTOS DE PERSONAL – RAUL TABARES SALAZAR

CÓDIGO FACT. 01

$5.200.000 $4.992.000 S 208.000

POR CONCEPTO DE

GASTOS DE INVERSION CONTRUCCION Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA – JUAN CARLOS BEJARANO

Código Fact. 316 - 320

Valor Bruto $72.017.216,11

Valor Neto $28.600.810,11 - $45.509.806

ESTAMPILLA $2.906.600 IVA $692.622.33 RENTA-ICA $ 667.118 CONTRIBUCION ESPECIAL $1.145.866

TOTAL 77.217.216,11

El 01 de enero de 2019 mediante resolución 0003 se realizó la constitución de las cuentas por pagar del año 2018 las cuales serán canceladas durante la vigencia 2019 en cuantía de $77.217.216,11 correspondientes a honorarios profesionales administrativos por $5.200.000 y construcción y mantenimiento de infraestructura hospitalaria por $72.017.216,11.

Cuadro No 27

Muestra Total de verificación de Cuentas pagadas a 31 de diciembre de 2018 que venían de 2017.



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Cifras en pesos

NOMBRE DEL PROVEEDOR CONCEPTO VALOR CUENTA

POR PAGAR DETALLE

HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA

INTERESES CESANTIAS 5.300.242,00

Adeudadas por intereses a personal de planta correspondiente al 1% anual.

SOLUCIONES EFECTIVAS TEMPORALES SAS

SERVICIOS TECNICOS ADMINISTRATIVOS Y DE MANTENIMIENTO TEMPORALES

23.072.120,97

10.000.000,00

Corresponden a 33.072.120,97

LABORATORIO CLINICO MLH SAS

HONORARIOS INDIRECTOS ASISTENCIALES

1.744.155,00

Lectura clínica de exámenes de laboratorio

CAMILO ANDRES RUIZ GUEVARA

HONORARIOS PROFESIONALES

1.000.000,00 Abogado externo

TORO RODAS CLAUDIA FERNANDA

MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

16.759.308,80

Corresponde a mantenimiento infraestructura hospitalaria

TOTAL 57.875.826,77

Fuente: Tesorería Hospital.

Mediante Resolución 0043 del 19 de enero de 2018, se constituyeron las cuentas por pagar a diciembre 31 de 2017, por valor de $57.875.826.77, que fueron pagadas en la vigencia 2018, realizando además la trazabilidad de los pagos revisando la información que se solicitó comprobando la totalidad de comprobantes de egreso mediante los cuales fueron cancelados las cuentas por pagar de la vigencia anterior.

Cuadro No 28 Comparativo de Indicadores presupuestales

Cifras en pesos INDICADOR FORMULA VIGENCIA 2017 VIGENCIA 2018

Total gastos comprometidos A 5,986,413,411.57 6,066,085,728.22

Total ingresos reconocidos B 6,789,365,505.53 7,295,899,660.01

Total ingresos recaudados C 5,983,417,792.91 6,136,711,101.41

Déficit / Superávit / Reconocimientos D = b – a 802,952,093.96 1,229,813,931.79

Reconocimientos / Compromisos E = b / a % 113% 120%

Déficit / Superávit Recaudos F = c - a -2,995,618.66 70,625,373.19

Recaudos / Compromisos G = c / a *% 99.9% 101%

Fuente: Rendición de la cuenta 2017/2018HRQV

En el comportamiento de la ejecución de ingresos, se tienen unos reconocimientos que reflejan que al finalizar la vigencia 2018, fueron suficiente garantía para el cubrimiento total de los compromisos adquiridos; toda vez que estos financiaron el 100%, más las



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adquisiciones realizadas en el periodo, donde se observa un superávit de ejecución de ingresos recaudados del 100%.

Cuentas por cobrar cartera.

Una vez comparado el análisis de las cifras por parte del equipo auditor al proceso de facturación en especial a la facturación sin radicar se tiene que existen presuntas observaciones administrativos determinadas en: Proceso de facturación

- No existe dentro del manual de procesos y procedimientos vigente en la ESE del S.G.C. la caracterización del proceso legal técnico que debe tener el proceso de facturación (tiempo de entrega de la facturación una vez se ha cerrado el ingreso y se ha dado de alta el paciente.), no se encuentra estandarizado ni documentado ni mucho menos socializado. Así como la estandarización y medición de los tiempos de entrega de la facturación una vez se ha cerrado el ingreso como consecuencia del alta del paciente presentándose entonces FACTURACION PENDIENTE DE RADICAR, INGRESOS ABIERTOS (CONSUMOS SIN FACTURAR) para un total de FACTURAS SIN RADICAR a 31 de diciembre de 2018, que no debería presentarse y que al contrario deben hacer la debida gestión de cobro de las mismas, con oportunidad y eficiencia que redunden en el recaudo efectivo.

- Se pudo determinar que la demora en la radicación de la factura se debe además a la implementación de plataformas propias para la radicación en línea de las EPS MEDIMÁS, INPEC y Coomeva lo cual propició el atraso, pues el Hospital no está adecuadamente preparado para la realización de estas nuevas actividades, esto como consecuencia de la poca preparación del personal encargado de realizar este trámite y la falta de equipos que faciliten la labor de digitalización de los documentos. Otra de las razones fue el cambio de razón social de la EPS ASMET SALUD que ocasionó inconvenientes generando anulaciones de facturas y radicación inapropiada de la facturación a esta.

- Otro de los motivos del atraso en la radicación de la facturación, tiene como causa la implementación de plataformas propias para la radicación en línea de varias EPS entre las que se encuentran las de MEDIMÁS, el INPEC y Coomeva, lo cual propició el atraso, pues la ESE, o el Hospital no está adecuadamente preparado para la realización de estas nuevas actividades, esto como consecuencia de la poca preparación sobre este tema del personal encargado de realizar este trámite, así como la falta de equipos que faciliten la labor de digitalización de los documentos. De otra parte también el cambio de razón social de la EPS ASMET SALUD ocasionó inconvenientes pues, generó



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anulación de facturas y radicación inapropiada, por tanto retraso en la radicación.

- No se lleva registro de facturas anuladas, con fechas de anulación, motivo, facturador, y nombre de quien autorizó la anulación, que permita generar indicadores mensuales tales como: anulaciones por facturador, motivo, porcentaje de facturas anuladas, entre otros, que sirvan de base para el análisis de información y toma de decisiones, respecto a la gestión de los facturadores.

- Se tiene identificada la necesidad de contar con la versión actualizada de CNT para que la estructura de los RIPS cuente con los últimos cambios requeridos por la normatividad vigente. Y a momento de la auditoria aún no se cuenta con ella.

Glosas Resultado de la auditoria: Glosas por concepto (resolución 3047).

Porcentaje Valor Glosado

La anterior gráfica muestra el comportamiento de las glosas por mes durante la vigencia 2018, las cuales oscilan entre el 0,36% y el 4,9% del valor total facturado por evento. Frente al motivo de glosas en la vigencia 2018,se puede evidenciar que un 72% de las glosas recibidas fueron por motivos administrativos, entre los cuales se encuentra la cobertura (24%), tarifas (22%), soportes (18%) y facturación (8%), el 28% restante de las glosas corresponden a motivos asistenciales como es la pertinencia.

0,00% 1,00% 2,00% 3,00% 4,00% 5,00% 6,00%

% V

ALO

R G

LOSA

DO

VALOR GLOSADO



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Motivo de Glosas

Con el objetivo de impactar en la reducción de las glosas, la ESE enfoco su gestión en impactar la intervención de las causas de glosas, así:

Pertinencia (28%): Se notificó al médico auditor sobre los aspectos a intervenir con el personal médico, para justificar los procedimientos realizados y/o implementar las acciones preventivas correspondientes.

Cobertura (24%): Articulación con la responsable de facturación para la Socialización de contratos suscritos con las Entidades Responsables de Pago.

Tarifas (22%): En coordinación con los responsables de facturación y sistemas se parametrizó en el software CNT las tarifas pactadas en los diferentes contratos, con el fin de evitar que se presentaran nuevas glosas por mayor valor cobrado.

Soportes (18%): Se realiza revisión diaria por parte de un auxiliar administrativo de la facturas y sus respectivos soportes, antes de realizar la radicación de la cuentas de cobro en las Entidades Responsables de Pago. De igual manera, se realiza escaneo de todas las facturas y sus respectivos soportes, con el fin de tener sustento al momento de dar respuesta a las glosas.

Facturación (8%): Se realizaron actividades de inducción y reinducción al personal de facturación, adicionalmente de manera mensual se realizó evaluación del desempeño de los facturadores por parte de la responsable de facturación y se brindó retroalimentación en reuniones periódicas con el líder del proceso.



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Producto de la gestión realizada para dar respuesta a las glosas presentadas, se logró reducir el valor glosado en $23.734.118, ya que el valor finalmente aceptado por glosas fue de $ 2,703,235, que equivale al 0.21% del valor total facturado.

Comportamiento de las Cuentas por Cobrar Vigencia 2018.

RUBRO

TOTAL CUENTAS POR COBRAR A DIC

31 DE 2016


31 DE 2017


31 DE 2018

%recuperación de cartera

2018

INGRESOS POR SERVICIOS

1,159,188,558

VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

1,159,188,556

ARS REGIMEN SUBSIDIADO

776,215,848

EPS REGIMEN CONTRIBUTIVO

253,337,328

OTROS

129,635,379

OTROS BIENES Y SERVICIOS 2,52

TOTAL 1,159,188,558

Fuente: ejecución de ingresos vigencia 2018.

Análisis: El cuadro muestra que el porcentaje de recaudo de las cuentas por cobrar de la vigencia 2018 que reporta la ejecución presupuestal de ingresos asciende al 18%, lo que equivale a decir que se dejó de recaudar dicha cifra y se verifico en la fuente el motivo; pues se entiende que es un porcentaje cuantioso, para la ESE, si miramos el nivel de complejidad de la misma y su necesidad de ser auto sostenible presentándose entonces una deficiencia en la planificación indagándose en la fuente los motivos si fue el caso de mala gestión financiera o que se debió; por tanto esta auditoría considera que los motivos se deben a:

Proceso de Cartera

Gestión de recaudo de facturación cartera de particulares Seguimiento a cobro persuasivo atención a particulares.

NOMBRES Y APELLIDOS DOCUMEN

TO FACTURA

PRIMER COBRO

VALOR

FACTURA

SEGUND

O COBRO

VALOR

FACTURA

OBSERVACIONES

YENNIFER VANESSA URIBE MEDINA

1.097.729.3

47 3175765 24/05/2018 $ 45.300

25/10/2018

$ 45.300 Pasa a cobro jurídico

HERNANDO VALLEJO LOPEZ

18.411.593 3136767 24/05/2018 $ 63.400 25/10/20

18 $ 63.400

Pasa a cobro jurídico


18.411.593 1575804 24/05/2018 $ 35.100 25/10/20

18 $ 35.100



18.411.593 228625 24/05/2018 $ 3.380 25/10/20

18 $ 3.380



18.411.593 196942 24/05/2018 $ 5.670 25/10/20

18 $ 5.670



18.411.593 83267 24/05/2018 $ 1.500 25/10/20

18 $ 1.500




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NOMBRES Y APELLIDOS DOCUMENTO

FACTURA PRIMER COBRO

VALOR

FACTURA

SEGUND

O COBRO

VALOR

FACTURA

OBSERVACIONES


18.411.593 83236 24/05/2018 $ 1.500 25/10/20

18 $ 1.500


MARYORI DEL SOCORRO BUILES SUAREZ

24.814.799 209773 24/05/2018 $ 800 25/10/20

18 $ 800



24.814.799 211446 24/05/2018 $ 2.425 25/10/20

18 $ 2.425



24.814.799 3224735 24/05/2018 $ 54.400 25/10/20

18 $ 54.400


JULIETH FERNANDA MARULANDA

1.097.228.456

3211114 24/05/2018 $ 54.200 25/10/20

18 $ 54.200


HUBERNEY RENGIFO GARCES

18.412.819 3208299 24/05/2018 $

102.700 25/10/20

18 $ 102.700


ELIZABETH BOTERO COTES

41.952.638 3235312 24/05/2018 $ 30.200 25/10/20

18 $ 30.200


PAOLA ANDREA MESA MUÑETON

24.814.310 1311898 24/05/2018 $ 31.080 25/10/20

18 $ 31.080

Reside en otro país

PAOLA ANDREA MESA MUÑETON

24.814.310 3126871 24/05/2018 $ 46.450 25/10/20

18 $ 46.450

Reside en otro país

ANDRES FELIPE CARDONA GALLO

1.088.249.691

3211159 24/05/2018 $ 54.500 25/10/20

18 $ 54.500


ANDRES FELIPE CARDONA GALLO

1.088.249.691

1236580 24/05/2018 $ 30.870 25/10/20

18 $ 30.870


Fuente: archivo cartera hospital Montenegro 2018

Análisis: Dicha gestión de cobro resulta insuficiente y poco significativa para la proporción de la deuda de los particulares con la entidad, teniendo en cuenta el último reporte de cartera correspondiente al tercer trimestre del año en curso, cuyo valor es de $248.990.373, de los cuales el 92.68%, es decir $ 230.766.935 corresponden a una cartera mayor a 180 días, con lo cual se debe retomar el cobro persuasivo y en su defecto el cobro jurídico para la recuperación de cartera con particulares, descargando de CNT la información reportada de la cartera a particulares la relación de deudores con fecha de atención, número y valor de la factura, número del pagaré, dirección y teléfono actualizado y presentar Informes bimestrales de gestión de cartera en Comité de Sostenibilidad Contable. Lo anterior y a pesar de que la ESE, durante la vigencia 2018 trató de realizar a través de la jefatura de cartera un procedimiento de cobro coactivo y que el mismo existe por calidad establecido para este cobro así:

“Ejecución:(actividades esenciales): Al momento de llegada del usuario al hospital se saluda y se solicita documento o número de documento, y se indaga por afiliación a seguridad social. Si el usuario refiere que tiene EPS se procede a validar la información en el ADRES, y/o en las páginas de las respectivas EPS. Si es negativo; se le explica al usuario y se procede a ingresar al software CNT como particular. En caso de que el usuario refiera accidente laboral pero no tenga vinculación a ARL, se le explica que la EPS no reconoce el diagnóstico y que la atención se abrirá como



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particular Conocida la información se procede a validar la información en CNT para proceder a la validación.

Actualizar la base de datos de los usuarios (dirección, teléfono de contacto) por parte de los facturadores

Generar factura y compromiso de pago los cuales se deben hacer firmar con los respectivos datos del usuario o el responsable

Recibir acuerdos de pago hechos por los usuarios para archivar y tener soportes. Descargar del sistema CNT, la cartera a particulares y generar planilla de

seguimiento Realizar el cobro a los usuarios del saldo pendiente que tengan con la entidad en

el momento de venir a realizar cualquier procedimiento en el hospital. Una vez realizado el cobro persuasivo a los usuarios y sin obtener respuesta de

pago por parte de estos, se procederá a realizar el cobro pre jurídico por medio de un oficio que se enviara a su casa.”

Conclusiones: De lo anterior y una vez revisadas las cifras de cartera se tiene que la ESE gestiona el recaudo de particulares aun cuando no está claramente definido el proceso de cobro jurídico de la misma establecido dentro del manual interno de cartera, que le permitan a la oficina Jurídica garantizar de manera permanente y efectiva el cobro jurídico de la misma. El informe de la Circular 030 no está parametrizado en CNT, lo cual demanda una mayor dedicación de tiempo de la persona responsable del Subproceso de Cartera para su debida generación y mayor soporte del Proceso de Sistemas de Información. Al generar y verificar el informe por edades de la cartera, el sistema de información CNT arroja la información de manera desordenada, por lo que se debe organizar manualmente, lo que aumenta la probabilidad de errores, e incrementa la dedicación de tiempo de la persona responsable del subproceso de cartera para la organización del mismo, por lo cual se recomienda la revisión de la parametrización del informe de cartera por edades en CNT. Medidas de Gestión establecidas por la ESE para el Recaudo de Cartera.

Saldos de cartera a 31/12/2018.

CONCEPTO VALOR

Total cartera 3.315.940.142

Cartera por depurar 1.183.206.507

Saldo 2.132.733.635



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CONCEPTO VALOR

Cartera reconocida 274.114.909

Cartera de capitación Cuentas x liquidar. 1.141.022.735

Saldo de cartera 1.858.618726

Cartera capitada 1.141.022.735

Saldo real cartera 717.595.991

Fuente: Auditoría proceso cartera 2018

Cartera Reconocida por EPS deudoras a 31/12/18

ENTIDAD VALOR

Coomeva 118.597.137

sanitas 17.438.964

Cafesalud 135.467.413

coosalud 2.424.095

Pijao Salud 187.300

Total reconocimientos 274.114.909


Análisis: Durante la vigencia 2018 y gracias a la gestión de cartera la ESE logro que fueran reconocidas por las entidades sujetas de intervención por parte de Min salud la facturación y cuentas radicadas antes de esa intervención y que fueron reconocidas para que con posterioridad fueran pagadas de acuerdo a los activos disponibles por valor total de $274.114.909. Cartera – Entidades Intervenidas Se realizó consolidación de la información contenida en los archivos descargados de la Superintendencia Nacional De Salud y se obtuvo una base de datos de con la cual se pudo obtener el listado de las distintas empresas que tienen cartera con la entidad y que están bajo cualquiera de las modalidades de intervención de la Superintendencia. El resumen, del cruce de información entre la cartera institucional y los reportes emitidos por la Superintendencia Nacional de Salud se consolida la siguiente información.

Tipo de intervención Cantidad Valor

MEDIDAS PREVENTIVAS 16 1.189.639.803

INTERVENCIÓN FORZOSA PARA LIQUIDAR 10 29.611.586

INTERVENSION FORZOSA ADMINISTRATIVA 1 168.875.067



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Tipo de intervención Cantidad Valor

LIQUIDADA 5 740.112.740

Total 41 2.128.239.196


Lo anterior significa que a 31 de diciembre de 2018, a la ESE, le debían 41 entidades prestadoras de servicios de salud intervenidas por el Min salud la suma de $2.128.239.196, servicios prestados y no pagados por tanto con riesgo de pérdida, a pesar que se han hecho ingentes esfuerzos para su recuperación. Durante la vigencia se hace urgente revisar el estado de la cartera de las entidades que están siendo intervenidas por la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de determinar el grado de deterioro de esta cartera y su probabilidad de baja por saneamiento. De otra parte, ya a partir de esta información es necesario establecer si las entidades que no tienen existencia jurídica, aún cuentan con saldos en la cartera de la institución, siendo necesario dar de baja del sistema dichos saldos y su consecuente ajuste en los saldos contables y los estados financieros. Cruzando esta información con la cartera institucional se determinaron las siguientes entidades que figuran en cartera, con algún tipo de intervención. De las anteriores se seleccionaron10 entidades intervenidas más representativas en valor: CAPRECOM EICE en Liquidación La cartera total de la entidad hasta el momento de la liquidación ascendió a la suma de $738.348.428 de los cuales no existe reconocimiento alguno. Los pagos pactados han sido cumplidos a cabalidad por parte de FIDUPREVISORA, entidad designada para la cancelación de las deudas reconocidas por la entidad liquidada, por tal razón no hay razón para creer que el saldo pueda ser catalogado como de difícil recaudo. MEDIMÁS E.P.S. S.A.S Entidad que presenta un alto valor pendiente de radicar a la fecha de corte de esta auditoría, Se ha dispuesto para subsanar esta situación, personal y equipo para escanear y digitalizar la información de acuerdo al requerimiento de la entidad, sin embargo es necesario hacer un estudio más detallado de los requisitos para la radicación que permita identificar mecanismos más eficientes para este cometido. A diciembre 30 la facturación pendiente de radicar sumó un valor total de $212.197.154 sin embargo se sigue considerando muy alta pues corresponde a más de un mes de la facturación a la entidad.



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COOMEVA E.P.S. S.A Entidad con la cual se han suscrito acuerdos de pago con la intermediación de la Superintendencia Nacional de Salud según datos a los que tuvo acceso la comisión auditora, Tiene un total de cartera $151.087.618, de los cuales $118.597.137 ya están reconocidos como lo indica el cuadro anterior sin embargo debido al comportamiento en pagos de esta entidad, se debe aumentar el valor del deterioro. SALUDCOOP E.P.S. Entidad que en la actualidad tiene un saldo en cartera de $168.875.067 de los cuales tiene en difícil recaudo el total. Aunque el saldo restante puede haber sido reconocido por la entidad como susceptible de pago, en días recientes ha manifestado que con los activos pendientes de liquidar no alcanzaría a pagar el 50% de las acreencias reconocidas con las IPS. Es por eso que se debe incrementar el valor del deterioro al 50% del resultado de restar el saldo actual menos el deterioro actual, es decir: 50% de este valor: 168.875.067 x 50% = 84.437.534. S.O.S. SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD S.A. La entidad tiene un saldo total de $76.814.607, de los cuales todos se encuentran clasificados como de difícil recaudo, El comportamiento en cuanto a pagos de la entidad es aceptable aunque tardío. Solo se recomienda deteriorar el valor de la facturación que no se radicó en los tiempos establecidos en la norma. E.S.S. ASOCIACIÓN MUTUAL B/UNIDOS DE QUIBDÓ AMBUQ Entidad que presenta un saldo total de $24.425.867 que se encuentran clasificados como de difícil recaudo, de acuerdo con la información suministrada por el área de recaudo, esta entidad presenta inconvenientes al momento de radicar las cuentas, presentando devoluciones permanentes. También se ha podido evidenciar inconvenientes al momento del pago de los valores reconocidos. Se debe incrementar el valor del deterioro teniendo en cuenta el comportamiento de pagos y radicación de la entidad y la intervención que la Superintendencia Nacional de Salud está ejerciendo sobre esta. CAPITAL SALUD EPS-S Según las indagaciones realizadas con la oficina de recaudo, esta entidad presenta algunos inconvenientes para la legalización y el pago oportunos. Presenta un saldo a la fecha de corte de esta auditoría de $14.667.670, que están clasificados como de difícil recaudo; por esto se debe aumentar el valor del deterioro de cartera.



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COMFENALCO ANTIOQUIA. Entidad liquidada, sobre la cual no se puede ejercer ningún tipo de acción para recaudar cualquier valor que haya adeudado. Sin embargo a la fecha de corte de este informe, aún no se ha realizado esta acción. Se debe dar de baja este saldo ($10.516.826) de la cartera a través del comité de saneamiento contable. Conclusión: No hay total claridad frente a la determinación del deterioro de la cartera, teniendo en cuenta factores de riesgo como la intervención de los entes de control, que, dependiendo del tipo de intervención, la determinación del deterioro puede variar. Incluso se pudo evidenciar que entidades que tienen 5 años de intervención o más, tienen saldos de cartera a los que no se la calculado ningún deterioro, a pesar de que no hay evidencia de la fluidez de sus pagos y cuentan con facturas con riesgo de prescripción del derecho de cobro sobre estas.

Vigencias futuras

Durante la vigencia 2018 el Hospital Roberto Quintero Villa, no gestionó vigencias futuras ni ordinarias ni extraordinarias.

Deuda Pública

A diciembre 31 de 2018, la ESE no registro saldo por concepto de deuda pública.

Riesgos financieros:

Estar incursos en una mala calificación financiera por parte de la Secretaria de Salud Departamental, en un proceso de saneamiento fiscal y financiero, de acuerdo a la calificación de “Riesgo Alto” cuando la operación no es suficiente para cubrir los gastos de funcionamiento y de inversión del ente auditado.

Que la operación anual (venta de servicios de salud) no sea suficiente, no solo con la capitación (giro directo) sino otras unidades de negocio que le permitan al ente una soltura financiera suficiente para lograr gastos de inversión que redunden en el mejoramiento no solo de la infraestructura física sino de la plataforma tecnológica de vanguardia que cumpla con todos los requerimientos de información para que esta sea suficiente, veraz y oportuna que le permitan un mejor servicio de calidad tanto al cliente interno como externo (Rendición de cuentas, organismos de control).

Flujo de recursos escasos (el no pago de EPS), Contextualización de las normas frente al flujo de recursos, Cierre e incertidumbre operativa de EPS, Condiciones del mercado sin accesibilidad por normatividad., Competencia del mercado,



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Usuarios que solicitan el servicio sin afiliación al Sistema General de Seguridad Social y usuarios que ingresan con EPS de otros Departamentos, La no oportunidad o incumplimiento en la entrega de medicamentos, procedimientos diagnósticos y terapéuticos, La UPC de cada usuario es baja para el sostenimiento de una institución de salud, Alto costo por usuarios sin adherencia a los programas.

o Formato F15a controversias judiciales (calificación del riesgo).

La ESE Hospital de Montenegro informa 15 demandas en su contra, según F15A, Controversias Judiciales, cuyas pretensiones iníciales fueron por $10.541.478.256, Menos la demanda ejecutoriada en 2018, con un primer pago por $57.334.398 correspondiente a la señora LIDA ARIAS BERRIO de un total $290.191.933, para un saldo de 14 demandas en cuantía de $10.251.286.323 lo que al cruzar el valor reportado en el F15a como pagos de sentencias a 31 de diciembre de 2018, con lo realmente ejecutado como valor con el presupuesto, los pagos de sentencias difieren, obteniéndose una diferencia de $57.334.398, cifra que fue requerida, para su aclaración, encontrándose que estuvo mal rendido el formato ya que el sistema CNT de la entidad no reporta las cifras automáticamente sino que el formato debe hacerse manual. Es de vital importancia resaltar que una vez hecho el análisis transversal del riesgo

financiero que corre la Entidad frente a la debilidad de la tercerización contractual del

personal médico asistencial con la firma Soluciones Efectivas en cuanto a las Pólizas de

Responsabilidad Medica debidas para este personal frente a los requerimientos de la

ESE ya que existen 12 demandas por mala praxis, hecho este que en los estudios

previos deberá corregirse con el fin de evitar contratiempos de tipo legal.

No. de Procesos Judiciales Vigentes A 2018: 14

CALIFICACION DEL RIESGO CUANTIA

RIESGO ALTO 476.382.327

RIESGO MEDIO 2.214.650.389

RIESGO BAJO 7.560.254.107

TOTAL 10.251.286.823

Fuente: Rendición de cuentas hm 2018

REGISTRO CONTABLE CUANTIA

PASIVO PROVISIÓN PARA CONTINGENCIA 476.382.327

CUENTAS DE ORDEN 9.774.904.496

TOTAL 10.251.286.323

Fuente: Rendición de Cuentas HM 2018



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De acuerdo al análisis realizado en ejecución del proceso auditor se logró constatar que

efectivamente las pretensiones por sentencias y conciliaciones ascienden a la suma de

$10.251.286.823, y que se encuentran calificadas de acuerdo al riesgo como lo

determina la norma.

Es importante que desde el comité de conciliación se analicen LOS RIESGOS A LOS

QUE ESTA EXPUESTA LA ESE, ASI COMO las causas y efectos de las demandas si

vemos que más del 90%, de estas tienen como causas la probable mala praxis del

personal médico asistencial que labora en el mismo por tanto se hacen de vital

importancia tener el respaldo de pólizas médicas que cubran al hospital de estos

incidentes y dejarlo como un acápite importante dentro de los estudios previos para la

contratación con el tercero que provee dicho personal (Soluciones Efectivas), para

evitar el gran riesgo en el que se ve incurso la ESE.

Acta de Comité de Conciliación y Defensa Judicial del 28 de diciembre de 2018 En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1285 de 2009 reglamentada por el Decreto 1716 de 2009, se convocó a reunión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del HOSPITAL ROBERTO QUINTERO VILLA E.S.E. de Montenegro, Quindío, conformado mediante Resolución No. 0086 de 2006 y actualizado por medio de la Resolución No. 669 del 31 de Agosto de 2016, con el fin de abordar temas de interés tanto en aspectos judiciales como patrimoniales que afectan la Entidad.

1. Los Temas a tratar fueron los siguientes: -Totalidad de Procesos activos en contra del HRQV -Totalidad de Procesos activos instaurados por el HRQV. -Estado actual de la totalidad de los Procesos Judiciales.

Con lo anterior se dejó claridad:-Que existen catorce (14) procesos activosen contra del Hospital Roberto Quintero Villa ESE Montenegro, de los cuales doce (12), se encuentran siendo tramitados en los Juzgados Administrativos de Armenia, Quindío, uno (1) en el Tribunal Administrativo de Antioquia Sala Tercera de Oralidad y uno (1), en el Juzgado Treinta y cinco (35) administrativo de Bogotá D.C. -Que no existen procesos activos instaurados por el Hospital Roberto Quintero Villa ESE Montenegro, en virtud a que el radicado al N° 2017-00819, que se tramitaba en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sala Primera de Bogotá. El día 12 de diciembre de 2018, en la realización de la audiencia inicial se declaró oficiosamente la falta de legitimación en la causa por pasiva de la FIDUCIARIA LA PREVISORA en calidad de liquidador de CAPRECOM, por considerar que la demanda fue presentada por fuera del tiempo que duró el tramite concursal de liquidación de la entidad y en consecuencia dicha fiduciaria no se encontraba obligada a responder por tales acreencias.



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CONCLUSION C.G.Q: La ESE realiza seguimiento control y evaluación periódicamente a todos sus procesos administrativos y coactivos, resaltando las decisiones oportunas que ejecuta para prevenir evitar y trasferir el riesgo y hacer efectiva la toma de decisiones a la alta gerencia, y con los resultados obtenidos se nota la mejora en este proceso. Evaluación a las Auditorias de control interno a los procesos de cartera, tesorería y facturación de la ESE durante la vigencia 2018. Al realizar el análisis de las actuaciones realizadas durante la vigencia 2018, por parte de la oficina asesora de Control Interno se tiene que se logró evidenciar instrumentos de planificación y control importantes como:

La Emisión de la RESOLUCIÓN No. 0368 Mayo 30 de 2018 "Por la cual se

integra y se establece el reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Hospital Roberto Quintero Villa E.S.E".

Etapa Calificación Observaciones

1. Etapa inicial (va desde la notificación

del auto admisorio de la demanda,

pasando por el período probatorio, hasta

el traslado para alegar de conclusión o

su equivalente)

BAJO

Tratándose de un litigio, en esta etapa es difícil

calificar con certeza la probabilidad de éxito, por lo

tanto se calificará como BAJO

2. Etapa Probatoria MEDIO En la etapa probatoria se calificara como medio.

3. Traslado para alegar de conclusión MEDIO

ALTO

Ya superada la etapa probatoria, el abogado tiene

elementos para calificar el proceso como MEDIO

O ALTO

4. Sentencia de primera instancia

ALTO

MEDIO

BAJO

La sentencia de primera instancia marca un

derrotero importante que indica con mayor certeza

la probabilidad de ganar o perder el litigio, por lo

tanto en esta oportunidad es necesario revaluar la

calificación para ratificarla o modificarla

5. Sentencia de segunda instancia 0

En este estado del proceso ya no se efectúa

calificación porque ya no hay lugar a la apropiación

de contingencia.



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La emisión de la RESOLUCIÓN No. 0832 Noviembre 15 de 2018 "Por medio de la cual se adopta La Política de Gestión del Riesgo del Hospital Roberto Quintero Villa ESE Montenegro “con los fundamentos legales que le exige el Artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y Artículos 2.2.21.1.6 y 2.2.21.5.3 del Decreto 648 de 2017 y Decreto 1499 de 2017.Que la ley 1474 de 2011 en su artículo 73° establece que cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano que contemplara entre otros cosas, el mapa de riesgos de corrupción.

Que mediante el Decreto 1499 de 2017, por medio del cual se modifica el

Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015; se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión "MIPG", el cual se compone de 7 dimensiones, siendo la séptima dimensión la de Control Interno, que se desarrolla a través de nuevo modelo estándar de control interno "MECI", y uno de sus 5 componentes es la gestión del riesgo institucional.

Que fueron en total apego a las directrices establecidos en la Guía para la

gestión del riesgo y diseño de controles en entidades públicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (Febrero de 2018).

Que quedo explicito dentro del acto con referencia al riesgo sus

responsabilidades así: Oficina de Control Interno: Será responsable de evaluar en forma independiente el componente de administración de riesgos, como parte integral del sistema de Control Interno, asesorar la identificación de los riesgos institucionales, analizar el diseño e idoneidad de los controles establecidos en los procesos y realizar seguimiento a los riesgos consolidados.

Que El análisis de los riesgos incluye la calificación del impacto y probabilidad de

ocurrencia de los mismos, ya que serán el criterio para establecer prioridad en las acciones a tomar por cada uno de ellos, se realizará con base en lo establecido en la Metodología de Función Pública la cual incluye riesgos de gestión y riesgos de corrupción de manera diferenciada.

La emisión de la RESOLUCIÓN No. 047 Septiembre 11 de 2b18 "Por medio de

la cual se adopta el Estatuto de Auditoría Interna que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna en el Hospital Roberto Quintero Villa ESE Montenegro. Artículo 13 de la Ley 87 de 1993' y el Artículo 4del Decreto 1826de 1994 y, Articulo 2.2.21.1.6 del Decreto 648 del 2017.

Que durante la vigencia 2018 realizo auditoría interna a los subprocesos de

cartera, tesorería y facturación encontrándose que:



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El Subproceso de Cartera presentó el Mapa de Riesgos actualizado, por lo cual su implementación no se evalúa en la presente auditoría, solo su planteamiento.

El Subproceso de Tesorería presentó el Mapa de Riesgos actualizado, por lo cual su implementación no se evalúa en la presente auditoría, solo su planteamiento.

El Subproceso de facturación y glosas presentó el Mapa de Riesgos actualizado,

por lo cual su implementación no se evalúa en la presente auditoría, solo su planteamiento.

Conclusiones C.G.Q; de la evaluación de la línea presupuestal de control interno:

Si bien la revisión de cuentas es un control correctivo importante, que abarca

todas las facturas de evento, permitiendo identificar errores previo al envío de las cuentas de cobro a las entidades responsables de pago, dicho control no está siendo efectivo en el sentido de asegurar que la totalidad de las facturas devueltas sean corregidas y entregadas de manera oportuna por parte de los facturadores, para evitar retrasos en la presentación de cuentas de cobro (capitación).

El Procedimiento Anulación de Facturas. Código 33-003-001 06/09/2018, se encuentra desactualizado, ya que no contempla todas las actividades realizadas dentro del ciclo PHVA.

No se lleva registro de facturas anuladas, con fechas de anulación, motivo, facturador, y nombre de quien autorizó la anulación, que permita generar indicadores mensuales tales como: anulaciones por facturador, motivo, porcentaje de facturas anuladas, entre otros, que sirvan de base para el análisis de información y toma de decisiones, respecto a la gestión de los facturadores.

No se lleva un registro de los contratos finalizados pendientes por liquidar, con el fin de establecer un efectivo seguimiento y control, de manera articulada con el proceso de cartera, identificando saldos pendientes de pago.

Mes a mes se viene evidenciando glosas por tarifas, por lo cual es necesario realizar la parametrización de las mismas en CNT de acuerdo a lo pactado en el contrato, para evitar que se siga repitiendo.

El Procedimiento Glosas y Desglosas. Código 33-003-001 06/09/2018, se encuentra desactualizado, ya que no contempla todas las acciones del ciclo PHVA.

Cumplimiento Ley 617/00 proceso de racionalización del gasto.

La ESE Cumplió con el proceso de racionalización del gasto durante la vigencia

2018.



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2.3.3. Gestión Financiera

Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Cuadro No.29 Gestión financiera

Vigencia 2018


Evaluación Indicadores 90,0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 90,0

Con deficiencias




Análisis de los indicadores financieros de la Entidad:

Cuadro No. 30 Indicadores Financieros

Vigencia 2018

Descripción del indicador

Indicador Valores (en pesos) Interpretación Cálculo del indicador

Solvencia

Activo Corriente / Pasivo Corriente

1.575.623.227/472.027.623

Este indicador señala que La Entidad tiene $ 3,34 como respaldo para atender el pago de cada peso que debe en periodo corriente

3,34

Nivel de Endeudamiento

Total pasivo con terceros / Total Activo

1038696792/6361822421

Nos representa que Por cada peso invertido en el Activo se cuenta con una financiación externa de 0.16

0,16

Solidez Activo total / Pasivo total

6361822420,13/1038696791,76

Indica que la entidad posee $6,124 como respaldo a la deuda total que posee

6.124

Concertación del Endeudamiento a corto plazo

Pasivo Corriente / Total pasivo con terceros

562.314.464/1038696791,76

Nos indica que 54.13% de los pasivos que tiene la Entidad con terceros tienen un vencimiento menor a un año. Es necesario observar que este pasivo corresponde básicamente a provisiones para pago de prestaciones

0.5413



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Descripción del indicador

Indicador Valores (en pesos) Interpretación Cálculo del indicador

sociales

Capital de Trabajo

Activo Corriente - Pasivo Corriente

6.361.822.420,13-

Este indicador informa que el excedente de los activos corrientes, (una vez cancelados los

5.323 1.038.696.791,76

pasivos corrientes) que le queda a la Entidad en calidad de fondos permanentes, para

=5,323,125.629 atender las necesidades de su operación normal es de $28.037.844.931

Apalancamiento Financiero

Pasivo Total / Patrimonio total

1.038.696.791/5.323.125.628,39

Significa que el endeudamiento con terceros tan solo afecta 0,19 del patrimonio de la entidad

0.1951

De acuerdo al desarrollo del ejercicio de la presente vigencia y sin aplicarle los indicadores financieros por cuanto existe subestimación en los activos y sobreestimación en los pasivos, a la ESE está evidenciando una situación estable para la entidad, demostrando un grado de liquidez alto teniendo en cuenta que durante la vigencia permaneció con un efectivo representativo y que los pasivos en su gran porcentaje son de largo plazo y que cuenta con una cartera muy representativa, y que para sus deudas a corto plazo, se cuenta con el efectivo suficiente para cubrirlo. En un momento dado con inmediatez Manejo del efectivo El efectivo de las ESE es manejado en las siguientes cuentas bancarias:

Banco Agrario de Colombia Banco Bancolombia Banco Davivienda

Se revisaron los extractos bancarios con las conciliaciones para verificar su razonabilidad, sin encontrar inconsistencia alguna en las cuentas seleccionadas en la muestra de auditoria. Por lo tanto, las cuentas bancarias representan razonablemente los recursos que la Entidad tiene depositado en las diferentes instituciones financieras, tal y como lo revelan las Notas a los Estados financieros. De igual forma se revisó la inversión que posee en la Cooperativa COODESCA la cual presentó subestimación en lo certificado por dicha Entidad.



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HALLAZGOS

Hallazgo Administrativo No.07. Depuración e identificación ineficiente de Saldos Bancarios. Condición: En cuanto a las consignaciones e identificación de saldos en cuentas corrientes y de ahorros se pudo verificar que existen por identificar saldos que venían de la vigencia 2017 por valor de $103.289.029, y a 31 de diciembre de 2018 cerró en $56.092.575. A pesar de haberse identificado durante la vigencia casi un 54% de lo no identificado a 31 de diciembre de 2017, el restante 46% por $47.196.454 es todavía significativo como lento el proceso de depuración y de identificación al que se ve sometido La ESE con el fin de identificar estos recursos, pues al no lograrse con oportunidad este proceso, se ve afectado el flujo del efectivo, por tanto la disponibilidad del presupuesto y su ejecución en el uso del gasto, hecho este que deberá corregirse a la mayor brevedad posible. Así mismo es preciso que la Entidad actualice la caracterización del proceso de tesorería, puesto que no se encuentra documentado el proceso de identificación de saldos bancarios y por tanto se hace imposible la disponibilidad con oportunidad del recurso en bancos para su uso en el gasto. Criterio: Ley 42 de 1993 articulo 8 principios rectores del control fiscal; Decreto 111 de 1996 y del Decreto 115 de 1996; de igual forma con sujeción a los Decretos 4836 de 2011, artículo 17 del Decreto Ley 1797 del 13 de Julio de 2016; Ley 87 de 1993 Causa: Ausencia de un procedimiento o control documentado que garantice la realización de la identificación de partidas bancarias y su posterior seguimiento. Efecto: No poder hacer uso de estos recursos vía ingreso y gasto.

Hallazgo Administrativo No. 08. Actualización Manual Interno de Cartera

Condición: Se evidenció que el manual interno de cartera de la E.S.E, no se encuentra actualizado conforme a lo establecido en la ley 1066 de 2006 respecto del cobro persuasivo y coactivo de la cartera en especial la de los particulares (Pagarés), porque se evidencia una buena gestión de recuperación de cartera de acuerdo al decreto 1095 de 2013 (ADRES), pero este debe estar descrito como política dentro de la ESE. Así mismo se debe realizar actualización en la caracterización del proceso de cartera transversalizando con control interno y sistema de gestión de calidad, que le permita a la ESE y de acuerdo a la normatividad legal vigente tener un proceso donde los procedimientos sean efectivos con el fin de depurar correctamente la cartera, de acuerdo a los requerimientos del Ministerio de Salud y Protección Social en lo



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Correspondiente al informe de la superintendencia Nacional de Salud de acuerdo a las siguientes calidades en las que se encuentren las EPS deudoras del hospital así: caracterizadas por: a. Intervención forzosa para liquidar, b. Intervención técnica para administrar, c. Medidas preventivas. Lo anterior, con el fin de prevenir que antes de ser liquidadas o intervenidas por el Min salud el hospital logre el reconocimiento de la cartera por prestación del servicio antes de su pérdida. Criterio: Ley 42 de 1993 artículo 8 principios rectores del control fiscal; Ley 1066 de 2006, (pagares); Decreto 1095 de 2013 (ADRES), anteriormente FOSYGA; Decreto 1499 de 2017, Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG. Causa: Debilidades del sistema de control interno en el proceso cartera, al no documentar claramente las actividades a realizar dentro de las diferentes fases de cobro. Efecto: Aumenta el riesgo de pérdida de recursos por la falta de cobro de cartera de particulares Hallazgo Administrativo No. 09. Actualización del Proceso de Facturación. Condición: Se evidenció que el manual de procesos y procedimientos dentro del sistema de gestión de calidad de la E.S.E, se encuentra desactualizado, específicamente porque determina los términos estipulados en la ley para su radicación tanto física como por plataforma, que garantice la oportunidad de la misma para su cobro; de igual manera no contiene los términos de radicación de ésta por devolución a cada facturador, que le permita a la entidad la asignación directa de responsabilidades y funciones desagregadas; como por ejemplo los ingresos abiertos. Criterio: Ley 42 de 1993 articulo 8 principios rectores del control fiscal, Decreto 4747 de 2007 y Resolución 3047 de 2008, del Ministerio de Salud y Protección Social. Causa: Fallas y debilidades del Sistema de Control Interno, y MIPG (Modelo Integrado de Planeación y Gestión). Efecto: Perdidas por mala facturación de insumos y servicios para la ESE. El no tener documentado el proceso evita la asignación de las responsabilidades contractuales específicas de los facturadores con productos medibles y cuantificables.



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3. ANÁLISIS DERECHO DE CONTRADICCIÓN

Después de comunicado por correo electrónico el informe preliminar de la auditoría, el sujeto de control remite respuesta al mismo, según comunicación radicada en la Contraloría General del Quindío con el No. 1110 del 16 de junio de 2019, la cual, reposa en el expediente de la auditoría. La entidad presenta objeción a 2 de las nueve observaciones administrativas realizadas por la Contraloría, las demás observaciones no fueron controvertidas por el Ente Auditado, por tanto éstas se ratifican configurándose en hallazgos. A continuación se analiza la respuesta de las 2 observaciones controvertidas por el Sujeto de Control, así:

Observación Administrativa No. 01. Proceso de autorización de Pagos de los contratos de suministro de medicamentos y dispositivos médico - quirúrgicos.

(Ver contenido de observación en la página 15 del informe preliminar)

Respuesta de la Entidad Citar la respuesta de la entidad, en caso de ser muy larga, precisar:

“El Hospital Roberto Quintero Villa ESE, cuenta con el sistema de información CNT, en

el cual a medida que se ingresan las facturas de los diferentes proveedores, en éste

caso de suministros, se afectan cuando los módulos del software como son: Inventarios,

Cuentas por pagar, Presupuesto y Contabilidad.

A través del módulo de inventarios se genera una entrada de mercancía por el valor de

cada factura, dentro de éste mismo módulo y posterior a la entrada, se genera una

cuenta por pagar, la cual arroja un número de obligación cuyo valor es descontado

automáticamente del rubro presupuestal asignado para cada contrato.

Es así como el software institucional proporciona un CONTROL que debita

AUTOMÁTICAMENTE las obligaciones adquiridas por la entidad en cada autorización

de pago, impidiendo que se causen cuentas por valor mayor al contratado, al

restringirlas al tope que tenga el registro presupuestal”.



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La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría Análisis y resultado de la respuesta de la entidad La respuesta de la ESE Hospital Roberto Quintero Villa del Municipio de Montenegro, basa sus argumentos en el hecho de que cuentan con un software que no permite realizar pagos mayores a los valores de los registros presupuestales, por lo tanto afirman que no existe una debilidad latente al respecto, situación que indica que la Entidad no ha identificado bien las deficiencias en su proceso de pago. Los hechos muestran que en un contrato seleccionado aleatoriamente que fue objeto de auditoría, (Suministro de medicamentos No. 66 de 2018) se evidenció que el supervisor no cruzó los valores totales autorizados por cancelar con el valor total del contrato, hasta el punto que autorizó realizar pagos por valores mayores a lo contratado en la suma de $500.896 (QUINIENTOS MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS), situación que no fue detectada por el software, gracias a que la ESE se benefició por Descuentos por Pronto Pago que evitaron esa situación, aunque las actas parciales de supervisión revisadas así lo evidencian. Por otra parte, si bien el software se convierte en una barrera que puede impedir que se realicen pagos por valores superiores a lo contratado, eso no implica que los supervisores puedan autorizar la realización de pagos por valores mayores a lo contratado (independiente de los descuentos que tengan lugar por proveedores que se acogen o tienen ese beneficio). En este caso específico, ¿qué hubiera pasado si la ESE Hospital Roberto Quintero Villa del Municipio de Montenegro, no contara con la liquidez suficiente para beneficiarse de los descuentos por pronto pago en el contrato de suministros No. 066 de 2018 y se hubieren retrasado los pagos al proveedor? La respuesta es que por estar autorizados por el supervisor los pagos mayores a lo contratado, la Entidad está aceptando que recibió más elementos que lo inicialmente contratado, y aunque el software le advierta a la Entidad que los valores a pagar superan el valor del registro y no permita realizar el pago, EL PROVEEDOR PUEDE INTERPRETAR QUE SE GENERÓ UNA OBLIGACIÓN ADICIONAL Y LE ES INDIFERENTE EL TRÁMITE INTERNO QUE LA E.S.E. TENGA QUE HACER PARA CUMPLIR SU OBLIGACIÓN ADICIONAL ACEPTADA Y APROBADA MEDIANTE EL ACTA FINAL, pues cuenta con la autorización de pago por parte del supervisor del contrato y es en ese sentido es que se identifica y ratifica por parte de la Contraloría General del Quindío, que la debilidad existe y permanece latente en la ESE.



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Así las cosas, SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO, toda vez que un software no debe ser la única barrera para controlar los pagos autorizados por los supervisores de los contratos, sino una herramienta de gestión que permite agilizar y contabilizar procesos, pero no se le debe encargar la administración de los mismos, esa labor está a cargo del personal quienes deben tener claridad sobre los acuerdos contratados. Un programa es una serie de códigos y algoritmos que pueden identificar muy fácilmente que un número es mayor que otro (para el caso sería un valor a pagar con respecto a un valor contratado), pero hasta ahí llega el sistema, mientras que las responsabilidades no pueden asignársele al mismo, las personas, en este caso los supervisores y administradores de recursos, son quienes asumen en ejercicio de sus cargos, las responsabilidades por posibles inconvenientes de tipo financiero con contratistas o proveedores, que la Contraloría con la observación realizada pretende evitar que se presenten. La Contraloría no quiere desincentivar el uso de los descuentos por pronto pago en las facturas que a ello tenga lugar (lo cual puede indicar que se optimizan los recursos puesto que puede obtener mayor beneficio por el mismo valor o menor costo por los mismos beneficios), sino que los supervisores de los contratos, mejoren las especificaciones de las actas parciales de avance en lo referente al balance financiero parcial y final, con el objetivo de que se tenga claridad en los saldos de que dispone la Entidad en cada proceso contractual, para evitar desequilibrio financiero. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad identifique las causas que dieron origen a la inconsistencia y documente en un plan de mejoramiento la acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.

Observación Administrativa No. 07. Depuración e Identificación Ineficiente de saldos bancarios.

(Ver contenido de observación en la página 65 del informe preliminar) Respuesta de la Entidad

“Para dar respuesta a la observación administrativa No. 7, es importante tener presente

el contexto institucional y normativo, a fin de evaluar la eficiencia de la Entidad frente a la

identificación de pagos realizados por las Entidades responsables de pagos:

- Los ingresos recaudados en la vigencia 2018 fueron $ 6.136.711.101, que

representan $ 153.293.308 más que en la vigencia 2017, en la cual se recaudaron

$5.983.417.792. Lo cual evidencia mayor recaudo en la vigencia 2018 y menor



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dinero pendiente por identificar, representados en $47.196.454 menos con respecto

a la vigencia 2017.

- A lo largo de la vigencia 2018, se evidenció el incremento progresivo en la

identificación de pagos, lo cual va de la mano con el incremento del recaudo,

obteniéndose el pico máximo en el mes de diciembre por valor de $925.938.706,

aproximadamente, 400 millones más que el promedio de identificación mensual. (…)

(…) El valor restante de los dineros no identificados correspondían a consignaciones

recibidas fuera del giro directo, situación que es más compleja, dado que las Entidades

Responsables de Pago no envían oportunamente la relación de facturas a las cuales se

les debe aplicar el pago, motivo por el cual, la identificación de pagos no solo depende

de la gestión de la entidad, sino de la oportunidad de la información enviada por estas

entidades, aspecto que se encuentra por fuera del alcance del Decreto 1095 de 2013,

sin que se disponga a la fecha de otro un sustento normativo que obligue a la ERP, a la

presentación oportuna de los soportes de pago o que permita a la IPS aplicar los pagos

que no hacen parte del giro directo.”

La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría. Análisis y resultado de la respuesta de la entidad SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO, toda vez que la observación no va dirigida a la gestión ineficiente de depurar, sino a la limitación en la utilización de la liquidez de la entidad frente al gasto, pues como es bien sabido al reflejarse el dinero en bancos y no poder contar con éste presupuestalmente vía ingresos, no puede dársele un uso en el gasto, lo que limita financieramente al Ente para disponer de sus recursos; en el entendido que se tiene total claridad del proceso legal técnico que se lleva a cabo en el Hospital, para avanzar en la identificación, pero también que se tiene que documentar el proceso y evidenciar gestión efectiva con el fin de que el Hospital cuente con recursos disponibles para garantizar una mayor eficacia y maniobrabilidad financiera. De otra parte hay que aclarar que este equipo auditor conoce y comprende en gran medida el proceso legal que por obligación debe llevar el hospital al momento de hacer la gestión de cartera y reportar los informes a los órganos de control y a la secretaria departamental de salud, así como a la Contaduría y demás, pero es claro que, según la respuesta que se cita:

(…) El valor restante de los dineros no identificados correspondían a consignaciones

recibidas fuera del giro directo, situación que es más compleja, dado que las Entidades



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Responsables de Pago no envían oportunamente la relación de facturas a las cuales se

les debe aplicar el pago, motivo por el cual, la identificación de pagos no solo depende

de la gestión de la entidad, sino de la oportunidad de la información enviada por estas

entidades, aspecto que se encuentra por fuera del alcance del Decreto 1095 de 2013,

sin que se disponga a la fecha de otro un sustento normativo que obligue a la ERP, a la

presentación oportuna de los soportes de pago o que permita a la IPS aplicar los pagos

que no hacen parte del giro directo.”

La entidad acepta que existen recursos en bancos no identificados y que no están por tanto disponibles para el gasto. De otra parte en la respuesta se acepta que este procedimiento no se encuentra documentado y debe realizarse a través de la caracterización o documentación de procesos. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad identifique las causas que dieron origen a la inconsistencia y documente en un plan de mejoramiento la acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.



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4. TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

Cuadro No. 31 Consolidado de hallazgos

Tipo Cantidad Valor

(en pesos)

1. Administrativos 9 N.A.

1.A Con incidencia fiscal 0

1.B Con incidencia disciplinaria 0

1.C Con incidencia penal 0

2 Solicitud de proceso administrativo sancionatorio 0

Cuadro No. 32

Matriz detalle tipificación de hallazgos

No. Hallazgo

Ad

min

ist

rati

vo

Cuantía

Incidencias

F D P

1 Proceso de autorización de Pagos de los contratos de suministro de medicamentos y dispositivos médico - quirúrgicos. Página 16

2 Elaboración de Estudios Previos. Página 23

3 Análisis de Riesgos y expedición de Pólizas de Garantía de Cumplimiento. Página 24

4 Subestimación cuenta contable 122490 Otras Inversiones en Administración. Página 37

5 Sobreestimación en el registro de la cuenta contable 147511 Deudas de Difícil Recaudo Servicios de Salud. Página 38

6 Sobrestimación y medición posterior de la cuenta litigios y demandas Página 39

7 Depuración e identificación ineficiente de Saldos Bancarios. Página 66

8 Actualización Manual Interno de Cartera Página 66

9 Actualización Proceso de Facturación. Página 67

TOTALES 9

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CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDIO INFORME FINAL DE …€¦ · BEATRIZ ELENA ARIAS GONZÁLEZ Profesional Universitario JAIRO VELOSA GONZALEZ Profesional Universitario LAURA XIMENA