Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 1 

Contract management and analysis is one of the most critical focus points.  Hospital Financial Managers 

need a tool to manage, evaluate and optimize reimbursement to achieve the required returns. 

The PARA Data Editor (PDE) Contracts tab provides the following: 

1. Contract tracking for renewals and key terms 

2. Settlement of claims by patient type with simple hierarchical tiered payment structure 

3. Calculation of Stop Loss impact  

4. Calculation of individual claim cap impact – loss of reimbursement 

5. Comparison of settlement to hospital specific cost data 

6. Comparison of settlement to Medicare reimbursement 

7. Calculation impact for pro‐forma  “what if” analysis 

8. Calculation of “Lower of Charge” of DRG or fee schedule – loss of reimbursement 

9. Denial Tracking and Analysis 

The Contracts tab is a compont of the PARA Data Editor, a multi‐function web based revenue cycle 

management and analysis tool. 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 2 

Data Table Requirements 

The tables required to load the Contract Management system are as follows: 

1. Charge Description Master 

2. Account Header and Transaction  

3. Patient Type and Insurance Crosswalk 

4. HIM ICD9 codes for diagnosis and procedures 

5. Payer Contracts or matrix 

Pasted below is a link to the PARA Data Requirements 

https://apps.para‐hcfs.com/pde/documents/PARA_DataRequirements.pdf 

Data Tables are transmitted to PARA using the Secure File Transfer link pasted below 

  https://apps.para‐hcfs.com/pde/documents/PARA_FileTransferUserGuide.pdf 

PARA tracks all data tables by client and project, with automatic email requests to designated Users to 

refresh the tables.  

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 3 

Contract Summary Tab 

The PDE Contract Summary tab page contains the “dash board” for the Contacts system. 

The tab contains basic contract notification and settlement terms which apply to all patient types, along 

with a number of functions: 

1. Linking of multiple “sibling” contracts to a single “parent”  

 

 

2. Selection of individual contracts for payment term analysis 

 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 4 

Contract Summary Tab (continued) 

3. Sorting of contracts – Provides focus and quick retrieval of terms 

 

A. Total Charges 

B. Contract Mnemonic 

C. Insurance Name 

 

 

4. Copy terms from one contract to another 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 5 

Contract Summary Tab (continued) 

5. Reporting ‐ There are a number of different reporting options 

 

A. Insurance Plan – Proof, settlement, claim cap 

B. Forecasting / Pro Forma – Proof and Claim  

C. Settlement to Cost or Medicare Reimbursement Analysis – Proof and Claim 

D. Settlement to paid claim data / denial reporting – EDI 835 records 

Audit Reports 

 

Summary Reports

 

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 6 

Contract Summary Tab (continued) 

6. Forecasting / Pro Forma – Assignment of a Pro Forma contract to current contract 

The Forecasting model provides a tool to determine the impact of a change to a contract by quantifying 

the impact against an historic book of business. 

 

Contracting Forecasting / Pro Forma Reporting 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 7 

Contract Terms and Settlement Sub Tabs 

Each of the “summary” patient types defined on the summary tab link to a sub tab for term construction 

and settlement, the components of each of the term sub tabs is as follows: 

1. Reimbursement Method – Define by patient type and contract terms 

2. Priority – Allows “carve‐outs” and exemptions to per diem and DRG 

3. Code Type – Defines the DRG or fee schedule settlement 

4. Code From / To – Allows ranges of codes 

5. Value – Go to payment values, used for per diems 

6. NTE – Not to exceed, limits percent of charges settlement subject to a per diem cap 

7. Claim Cap – Limits percent of charges settlement subject to a case cap 

8. Type – defines APC, HCPCS, DRG 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 8 

Inpatient 

The available terms are as follows: 

1.  Case Rate ‐ based on Diagnosis ICD9 

2.  Case Rate – based on DRG 

3.  Case Rate – based on HCPCS 

4.  Case Rate ‐ based on Procedure ICD9 

5.  Case Rate ‐ Percent of Charges based on DRG 

6.  DRG – Medicare Weight 

7.  DRG – Medicare Weight ‐ Insurance Per Diem 

8.  DRG – Special Weight 

9.  Per Diem 

10.  Per Diem ‐ based on Procedure ICD9 

11.  Per Diem – based on Rev Code 

12.  Per Diem – Lower of Percent Discount or Daily Limit 

13.  Percent of Charges 

14.  Percent of Charges ‐ subject to Claim Limit 

15.  Cost ‐ Subject to Settlement  

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 9 

Outpatient 

The available terms are as follows: 

1.  Fee schedule – Contract Specific 

2.  Fee schedule – Cost Plus 

3.  Fee schedule – Lab Medicare 

4.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50% 

5.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50%, 25% 

6.  Fee Schedule – Percent of Charge 

7.  Fee schedule – Percent of Invoice 

8.  Fee schedule – Pro Fee Medicare 

9.  Percent of Charges 

10.  Percent of Charges – not subject to Fee Schedule 

11.  Percent of Charges ‐ subject to Claim Limit 

12.  Per Visit ‐ Based on Fee Schedule  

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 10 

Ambulatory Surgical 

The available terms are as follows: 

1.  ASC – Contract Specific 

2.  ASC – Medicare 

3.  ASC Groups 1‐9 2009  

4.  ASC  ‐ Fee Schedule 

5.  ASC  ‐ Percentage of Charge 

6.  Fee schedule – Contract Specific 

7.  Fee schedule – Cost Plus 

8.  Fee schedule – Lab Medicare 

9.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50% 

10.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50%, 25% 

11.  Fee Schedule – Percent of Charge 

12.  Fee schedule – Percent of Invoice 

13.  Fee schedule – Pro Fee Medicare 

14.  Percent of Charges 

15.  Percent of Charges – not subject to Fee Schedule 

16.  Percent of Charges ‐ subject to Claim Limit 

17.  Per Visit ‐ Based on Fee Schedule   

 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 11 

Emergency 

The available terms are as follows: 

1.  Fee schedule – Contract Specific 

2.  Fee schedule – Cost Plus 

3.  Fee schedule – Lab Medicare 

4.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50% 

5.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50%, 25% 

6.  Fee Schedule – Percent of Charge 

7.  Fee schedule – Percent of Invoice 

8.  Fee schedule – Pro Fee Medicare 

9.  Percent of Charges 

10.  Percent of Charges – not subject to Fee Schedule 

11.  Percent of Charges ‐ subject to Claim Limit 

12.  Per Visit ‐ Based on Fee Schedule   

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 12 

Urgent Care 

The available terms are as follows: 

1.  Fee schedule – Contract Specific 

2.  Fee schedule – Cost Plus 

3.  Fee schedule – Lab Medicare 

4.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50% 

5.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50%, 25% 

6.  Fee Schedule – Percent of Charge 

7.  Fee schedule – Percent of Invoice 

8.  Fee schedule – Pro Fee Medicare 

9.  Percent of Charges 

10.  Percent of Charges – not subject to Fee Schedule 

11.  Percent of Charges ‐ subject to Claim Limit 

12.  Per Visit ‐ Based on Fee Schedule 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 13 

Non Patient  

The available terms are as follows: 

1.  Fee schedule – Contract Specific 

2.  Fee schedule – Cost Plus 

3.  Fee schedule – Lab Medicare 

4.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50% 

5.  Fee schedule ‐ multi code discount 100%, 50%, 25% 

6.  Fee Schedule – Percent of Charge 

7.  Fee schedule – Percent of Invoice 

8.  Fee schedule – Pro Fee Medicare  

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 14 

Stop Loss 

The stop loss term settlement components are as follows: 

1. Start / End Dates – Used to define multiple periods 

2. Dollar Threshold ‐ Value 

3. Threshold Type – Dollar or per diem 

4. Percentage of Billed Charges – settlement percentage 

5. Method – 1st or 2nd dollar, per diem 

6. Dollars Not to Exceed – Value 

7. Not to Exceed Type – Per Diem or case 

8. Not to Exceed Quantity – Multiplier of per diem or case reimbursement 

9. Exclusions – Implants, trauma, high cost drugs 

10. Exclusion Definition – All claims or specific DRG’s 

11. Exclusion Codes – Value 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 15 

Blended Rate 

Allows multiple blended rates to be used for extended settlement period 

 

 

Comments / Notes  

Allows all Users to note and view terms and communications 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 16 

Contacts 

Provides all Users a central point to record names, phone numbers and addresses 

 

 

ADDB  

Provides the User an Excel worksheet file to record in a central file all fee schedules by patient type 

 

 

   

Contract Management and Analysis  

 

 

PARA Healthcare Financial Services  Page 17 

The Contract Management system is also used is for the Quote a Price and the Pricing tabs.  

Quote a Price – Patient Price Quote, Coverage and Eligibility Checker 

 

Pricing – Market based pricing to competitively position the hospital