Contorl Materia Prima en Restaurantes

5/9/2018 Contorl Materia Prima en Restaurantes - slidepdf.com

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CONTORL MATERIA PRIMA EN RESTAURANTES

http://www.mailxmail.com/curso-como-controlar-inventario/formatos-control-inventarios

Capítulo 1:

Importancia del control de inventarios.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda

empresa: obtener utilidades.

La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que

éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con

efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se

inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios,

simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la

micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros

fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa

tarea.

y Bulk material equipmentMaterial handling and processing. Bothpowder and solidmaterials. boynearea-mfg.comEnlaces patrocinados

EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios,

dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y

desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente

estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado

que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios.

Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las

fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en

debilidades.

El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas

y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria perosencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.

Capítulo 2:



Problemas frecuentes en el control deinventariosa. Falta de registros

a. Falta de registros

El microempresario, también conocido como "hombre orquesta", difícilmente

encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido

encomendadas: las compras, las ventas, la producción, el manejo de personal, manejo

del efectivo... El empresario ocupa su tiempo más en cuestiones operativas o tácticas que

en labores de orden estratégico.

En cuanto a la falta de registros (no sólo de inventarios, sino de cualquier tipo de

operación) se oyen los siguientes comentarios:

- Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".

- Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender.

- "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día"

- "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por

eso que nos hemos avocado a la tarea de ir disminuyendo los inconvenientes.

El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque

las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide) o porque los

necesitamos para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar con

información suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez,

mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la

consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien

estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de información,

si no los alimentamos con información real y constante. Otro inconveniente que presentan

es su alto costo y, en MÚLTIPLES ocasiones, la falta de soporte técnico de parte delproveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avión y el piloto nos lo

prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el día que pueden, si es que

pueden o quieren. Claro, esto no en todos los casos, pero sí en la mayoría.

Recomendamos ampliamente la utilización de una de las herramientas más

sencillas pero más poderosas que la tecnología actual nos ha brindado: la hoja de cálculo.



El uso de la hoja de cálculo para los registros de la empresa tiene los siguientes

beneficios:

- Podemos hacer el formato que necesitemos con la información que necesitemos

a un costo mínimo.

- La mayoría de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja de

cálculo más popular en el mundo (Excel de Microsoft)

- La operación de una hoja de cálculo se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de

aprender y fácil de enseñar.

- El uso de hoja de cálculo elimina tiempos muertos de personal de caja y

administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del inventario.

El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser tan grandeo tan pequeño como nuestra gama de productos. No necesariamente una gama de

productos extensa implica problemas grandes, lo que sí complica la operación de nuestro

negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos

pizzas, pero también vendemos sushi, tortas, tacos, arracheras, helados, tostadas y

comida internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificación excesiva que nos

obliga a tener un inventario demasiado alto.

Pasos para establecer el control de inventarios

El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema

ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que

componen al menos el 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos "B"

que componen aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son el

10% restante, aproximadamente.

1. Anterior a cualquier clasificación, es recomendable llevar a cabo un inventario

físico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario.

2. Posteriormente, resultará de mucha utilidad el "unitizar" todos los productos de

nuestro almacén, es decir, si por ejemplo utilizamos frijol, no sería recomendable surtirlo a

cocina proporcionándole el costal completo, sino previamente debería ser porcionado yembolsado en paquetes. Digamos que cada carga de la olla express puede recibir y hacer

dos kilos de frijol, de modo que cada unidad sería igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar

de cuantificarla por saco o simplemente por kilo.

3. Se llevaría entonces a cabo la clasificación ABC. Como ejemplo podemos tener

el caso de una coctelería, que tendría la siguiente composición[1]:



Los productos que más valor tienen asignado en su inventario son prácticamente

mariscos y bebidas, los cuales son también su producto principal.

La clasificación ABC sería entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y

bebidas) los que mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que

tenemos que cuidar y controlar más.

No sólo para el ramo restaurantero, sino también para cualquier empresa

comercial se aplican estos principios. Entonces, necesitamos un registro que cubra AL

MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B, que son los que

merecen de mayor resguardo, pero también mayor cuidado y atención en cuanto a la

calidad que presentan.

Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea mediante hoja

de cálculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta

poco valor a la empresa y a sus utilidades y sí puede aumentar sus gastos operativos yaque aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.

4. Después de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos

por origen, es decir, ¿los compramos en el mercado?, ¿el proveedor nos los trae?, ¿nos

los mandan por paquetería?.

La clasificación entonces quedaría como sigue:



5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen

podremos llevar a cabo una lista de control cuyo ejemplo mostramos a continuación:



6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -también en hoja de

cálculo- los consumos diarios de nuestras unidades de productos, como "Entradas" y

"Salidas", en el día en que sucedan.

Dicha lista de control nos servirá en primera instancia para controlar los consumos

diarios y semanales, así como para elaborar una lista de compras que puede incluir el

monto de dinero que vamos a gastar.

Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que

cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona

encargada de recibir el material.

Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que

sea más rápido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con información valiosa

para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.

[1]Datos ficticios

Capítulo 3:

Exceso de inventario



Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario

para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta,

lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminución de la

calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los

productos que se ofrecen.

En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a

mayor descontrol los mismos y una disminución paulatina de la liquidez, es decir, para

mantener un alto nivel de mercancía la empresa debe contratar créditos con proveedores

y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagar dichos créditos y gastos fijos de la

empresa con dificultad, provocando que se viva "al día". Esta situación es más acentuada

cuando la empresa maneja créditos para sus clientes, ya que entra en juego también la

recuperación de cartera que en nuestro país siempre es problemática.

Capítulo 5:

Políticas de controla. Seguridad en bodega

Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o pérdidas. Debe

destinarse un área específica para guardar las mercancías y materia prima que vamos a

vender.

El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como máximo y

solo debe entrar más personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios físicos.

Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de alto costo

deben guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el día, así como también si se

encuentran en congelación.

Existen negocios en los que se han implementado el uso de cámaras, vigilantes,

costosos sistemas de cómputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le

llamaremos "democrático": el costo del material faltante se reparte entre las personas que

tengan acceso al área de bodega y/o preparaciones, resultando ser prácticamente todo el

personal. Pero esto no puede llevarse a cabo sino tenemos conocimiento de si en realidad

nos falta o no material, es decir, sin registros de control.

Capítulo 6:

Control de la calidad en expendios de comidapreparada



Resulta obligatorio el que exista una persona encargada de supervisar que la

materia prima se encuentre en las condiciones óptimas para poder ofrecerla al público.

Dicha persona verificaría la nota o factura de ventas contra el pedido hecho, revisaría la

calidad de los perecederos de acuerdo con la tabla de control de la calidad de materia

prima que se incluye como anexo 1.

El responsable puede ser el jefe de cocina o bien el empresario mismo. No es

recomendable dejar que esta labor sea desempeñada por personal administrativo ya que

no tendría el mismo nivel de compromiso.

Como un factor de control del platillo una vez terminado, es necesario que tanto el

jefe de cocina como sus auxiliares prueben la preparación en porciones mínimas, para

asegurarse de que cumple con el estándar de calidad que buscamos ofrecer al cliente.

Esta práctica, si bien aumenta marginalmente el costo de producción, es un gran apoyo

en la capacitación de los ayudantes de cocina y elimina las devoluciones de platillos casi

en un 100%.

Capítulo 7:

Acomodo de las mercancías y Método PEPS

Indudablemente, el acomodo de las mercancías nos dará la pauta para un mejor

control de las mercancías, facilitando su conteo y localización inmediata.

El método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control,

disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.

Acomodo sugerido por tipo de producto:

En la gráfica ejemplo se muestran varias consideraciones:

- No se indica una entrada y una salida de mercancía de la bodega. Por supuesto

que todo depende de la configuración física del negocio, sin embargo, la opción de tener

un sólo acceso facilita el control.

- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, debenser refrigerados para alargar su vida útil.

- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado y

empaquetado previamente en el área de preparación al recibir la mercancía, en unidades

fáciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)



- Los artículos de uso más común, se presentan cercanos a la entrada, así como

aquellos de menor duración en almacenamiento.

- Los productos químicos (artículos de limpieza) se almacenan en un extremo,

sólo junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco

o con empaque sellado)

- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teoría, estas se encontrarían junto

al área de servicio.

Visto de frente, un anaquel tendría más o menos la siguiente disposición física:

En la gráfica ejemplo se muestran varias consideraciones:

- No se indica una entrada y una salida de mercancía de la bodega. Por supuesto

que todo depende de la configuración física del negocio, sin embargo, la opción de tener

un sólo acceso facilita el control.



- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben

ser refrigerados para alargar su vida útil.

- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado y

empaquetado previamente en el área de preparación al recibir la mercancía, en unidades

fáciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)

- Los artículos de uso más común, se presentan cercanos a la entrada, así como

aquellos de menor duración en almacenamiento.

- Los productos químicos (artículos de limpieza) se almacenan en un extremo,

sólo junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco

o con empaque sellado)

- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teoría, estas se encontrarían junto

al área de servicio.

Visto de frente, un anaquel tendría más o menos la siguiente disposición física:

En el gráfico anterior podemos apreciar que se establecen "coordenadas" para

localizar más fácilmente los productos almacenados, para mayor claridad se ilustra con el

siguiente ejemplo:



Así, vemos que en el anaquel "C", espacio "1" (o "C1" de manera abreviada)

encontramos un producto desechable voluminoso pero de muy poco peso, que en caso

de caer no dañará al trabajador ni se dañará el producto en sí.

También se denota que en los espacios A5 y B5 no encontramos productos ya

que son anaqueles de alimentos. Esto no significa que no puedan utilizarse estos

espacios para almacenamiento, aunque por higiene, estos no deberán ser perecederos

que puedan ser consumidos por animales rastreros.

Con las coordenadas establecidas se pueden localizar y contar los productos

mediante listas de manera extremadamente sencilla. Dichas listas pueden servir al

supervisor o gerente para verificar que lo que existe en papel, se encuentra efectivamente

dentro de la bodega.

La laboriosidad que conlleva este método de control resulta más un beneficio que

una tarea inútil, ya que ayuda de manera natural a terminar con tiempos muertos del

personal.

El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple:aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, serán también los primeros en

salir de la misma, recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del anaquel y los

más nuevos se quedarán en la parte posterior. Con esto aseguramos aún más la frescura

de los productos que vendemos.

Capítulo 8:



Control de caducidades

1.Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la

mercancía.

2. Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad,

esto es en casos específicos como la cerveza, refresco, y de algunos otros productos si

es el caso.

3. Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado

semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.

4. La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará

salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a

algún departamento.

5. No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se

levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia, chef ó jefe de

piso.

6. Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se

lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo este en orden.

7. El acomodo de la mercancía perecedera y con fecha de caducidad debe ser

con forme a esta, los productos mas a la mano serán los que tengan la caducidad más

próxima, para el momento de hacer transferencias dar la mercancía con la menor fechade caducidad.

Capítulo 9:

Control de mer mas

1. Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento en el

formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.

2. Semanalmente se llevara a cabo la revisión de las mermas con el jefe de

departamento, firmando la revisión (formato) y siendo verificada por la gerencia.

3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso de

productos deberán ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones

pertinentes en cada caso.



4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la

operación se registrarán en un reporte de incidencias y se notificará al proveedor, tratando

de llegar a un acuerdo para el cambio físico de dicha mercancía.

5. Se llevará un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual

será revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes.

6. Se atacarán inmediatamente las mermas producidas por errores del personal,

teniendo como prioridad las de mercancías caras y las que se tengan como reincidencias

en varios departamentos según el formato de control.

Capítulo 10:

Procedimientos de almacén

1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para

ella en el almacén.

2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir

accidentes y deterioro del producto.

4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que

todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).

5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que

tenemos en sistema.

6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad

y salida a los de más cercana caducidad.

7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de

esta (items o productos hijos).

8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la

persona que realiza el pedido de mercancías.

9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser

registrada en el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el departamento al

que se haya hecho la transferencia.



Capítulo 11:

Procedimientos de recibo

1. El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio de ser posible.

2. Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habrá

favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercancía.

3. El recibo de la mercancía debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas,

checar que la mercancía venga en óptimas condiciones, verificar peso de mercancía que

lo requiera, checar caducidades, etc.

4. En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones

no óptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se devolverán esos productos,además que se levantara un acta de incidencia si así se requiere.

5. Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se recibe

físicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y corregir

en el documento la cantidad errónea.

6. La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la mercancía (o de

acuerdo con la política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto

correcto y tachando y corrigiendo las que no.

7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se reciben por

proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o

del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.

8. Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el

almacén y ser capturada en sistema.

Capítulo 12:

Procedi

miento de to

ma física (Conteo de

mercancías)

1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de

atrás hacía adelante.



2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo

contado sea lo correcto.

3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida

detección de errores.

4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno

empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.

5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos

encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia

delante, esto para facilitar más el conteo.

6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su

lugar una vez contada.

7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades

correctas de producto dentro de ellas.

8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un

número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al

final de la hoja.

9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por

anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que

se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo

comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.

10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para

verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo

esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el

sistema.

11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico

de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se

buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante

real.

Capítulo 13:

Beneficios del control de inventarios



El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:

venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la

calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.

También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:

a. Planeación de compras de la empresa.

Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil

para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a

ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que

estemos.

De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la

cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de cálculo:

La hoja de cálculo, una vez alimentada con información generada diariamente,

nos sugerirá de manera aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del

inventario, una vez analizada la rotación de cada producto durante un periodo de almenos 3 meses.

b.Planeación del flujo de efectivo.

Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra ya

sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en



pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la

empresa, para no minar su liquidez.

Capítulo 14:

For matos de control de inventarios

Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control

de nuestro inventario. Dependiendo qué tantos aspectos queremos controlar, serán los

formatos que necesitemos.









y El "Programa Contable" #1Conoce El Programa de Contabilidad Más Utilizado enColombia. Ver demo www.worldoffice.com.co

y Resumen: El FoodCost es el valor a precios de compra de todos los

productos (materias primeras y bebidas) que se utilizan para elaborar los

platos y bebidas que se sirven a los clientes en un periodo determinado. No

se debe confundir entre compras y consumo, pues las compras en el

periodo, son el total de productos adquiridos y que entran en el almacén,

mientras que el consumo es el total de productos que salen del almacén

para ser consumidos. En ambos casos siempre se calcula el valor a preciode coste.

y Con el patrocinio de:



y 1- Introducción al concepto de Coste. Los costes de una empresa son la suma de los precios de cada factorproductivo (personal, materia prima, suministros, alquileres...) necesariospara producir el producto o servicio.En un restaurante tenemos tres tipos de costes:

y - Costes Variables: son aquellos que varían en función de las ventas (Ej.

Consumo de materias primas).- Costes Fijos: son aquellos que se generan independientemente de losniveles de venta (Ej. Alquiler).- Costes Semi-fijos: son aquellos que tienen un tramo inicial fijo yposteriormente varían en función de las ventas o la actividad (Ej.Suministros).

y

y y

2- Que es el FoodCost. y El FoodCost es el valor a precios de compra de todos los productos

(materias primeras y bebidas) que se utilizan para elaborar los platos y

bebidas que se sirven a los clientes en un periodo determinado. No se debeconfundir entre compras y consumo, pues las compras en el periodo, son eltotal de productos adquiridos y que entran en el almacén, mientras que elconsumo es el total de productos que salen del almacén para serconsumidos. En ambos casos siempre se calcula el valor a precio de coste.El foodcost es un coste variable, pues aumenta y disminuyeproporcionalmente a las ventas realizadas

y 3- Cómo se calcula el consumo o Foodcost. y Cuando hablamos de consumo hay que distinguir entre consumo teórico y

consumo real. El consumo teórico ³Ct´, es el gasto previsto a partir delFoodcost teórico, es decir, de los costes previstos en los escandallos. Por suparte el consumo real ³Cr´, es la cantidad real consumida, y que por

cuestiones varias difiere del Ct.Contablemente y sobre todo para el control de costes del restaurante él queinteresa es el coste real, pero a nivel presupuestario se trabaja con el costeteórico, y cuando no coinciden al final del periodo se debe analizar porqué.

y a- Consumo Teórico: es el gasto previsto o presupuestado en las fichastécnicas de cada una de las referencias de la oferta (CT).b- Consumo Real: es el gasto efectivo de materias primas contabilizadodurante el período (CR).



y Para comparar el Ct y el Cr entre ellos, utilizaremos el ³ratio de Consumosobre ventas´ dado que el foodcost es un coste variable que depende de lasventas. El Consumo sobre ventas Cv, es el ratio obtenido de consumo dematerias primas en función de las ventas realizadas, y se calcula dividiendoel coste de todas los productos (food&beverage) en un periodo por el totalde ventas alcanzadas en el mismo periodo.

y y El consumo real o foodcost se calcula de la siguiente forma:

y y Existencias Iniciales: valor monetario del inventario al inicio del período en

cuestión.Existencias Finales: valor monetario del inventario al final del período encuestión.Compras: suma de las facturas de productos recibidos dentro del período en

cuestión.y Sin embargo, como ya he indicado anteriormente, el consumo teórico

previsto y el consumo real conseguido en el restaurante suelen no coincidir.La diferencia entre consumo real y consumo teórico:

y y

- Mermas no previstas controladas: caducidades, sobras no recicladas,producto mal utilizado.- Consumos no facturados: consumiciones de personal, invitaciones...- Mermas no justificadas: desapariciones, consumos o invitaciones no

marcadas, ventas no introducidas en TPV, recepciones de productoinferiores en cantidad.y 4-Cómo controlar el consumo. y 1-Realizar fichas técnicas y escandallos de cada referencia.

2-Realizar inventarios mensuales.3-Implementar sistemas de recepción de producto: pesaje, control dealbaranes y control de precios.4-Implementar la hoja de mermas.5-Implementar hoja de consumos de personal e invitaciones.6-Incentivar al responsable (Ej. Chef) sobre el control del ratio de consumo.

y

1-Realizar fichas técnicas y escandallos de cada referencia. El escandallo de

una referencia de venta es la suma de todos los costes de los productos quese utilizan para elaborarla. Además, la ficha técnica incluye la presentacióny otras informaciones importantes (nutricionales, Appcc, etc...) del plato oreferencia de venta. Cómo ejemplo se puede acceder en esta dirección a lasfichas técnicas editadas por esta revista, que incluyen también loscorrespondientes escandallos.Ver f ichas técnicas: http://www.gestionrestaurantes.com/fitxes_tecniques.php?tipus=1



y 2- Realizar Inventarios Mensuales. El inventario es la contabilización deltotal de productos almacenados en el restaurante, es decir, lasdenominadas existencias, imprescindibles para calcular el consumo.Recordemos que éste se calcula:

y y Cómo mínimo el inventario se debe realizar con una frecuencia mensual, sin

embargo, hay cadenas de restaurantes que realizan inventarios semanales.y 3- Implementar sistemas de recepción de producto: pesaje, control de

albaranes y control de precios. Las diferencias entre consumo real y elteórico se pueden deber en una proporción a que entre producto en menorcantidad de lo que indican los albaranes de entrega, en calidad diferente yque por tanto puedan tener un menor rendimiento al esperado, o a preciossuperiores del que habíamos previsto en el escandallo. Por esta razón sedeben realizar dos tipos de control:

y a- Control de recepción. Donde se comprobará que la cantidaddecepcionada, así como la calidad, coincide con lo indicado en los albaranes

del proveedor.b- Control de Precios. Donde se controlará sobre las facturas que los preciosde adquisición coinciden con los pactados y por tanto con los del escandallo.

y 4-Implementar la hoja de mermas. La hoja de mermas es un formulariodonde se registran las cantidades y las causas (caducidad, elaboraciónerrónea, retorno de platos, etc...) que acontecen diariamente en elrestaurante, y que nos permitirá por tanto, no solo contabilizar el coste delos productos desechados, sino también las causas.

y 5-Implementar hoja de consumos de personal e invitaciones. De igual formase debe controlar el consumo de comida y bebidas del personal, ya seamarcándolo en la TPV, o bien creando una hoja de registro diario.Asímismo, todas las invitaciones deben ser también marcadas en la TPV.

y

6-Incentivar al responsable (Ej. Chef) sobre el control del ratio de consumo.Es evidente, que el responsable máximo del consumo es el que tiene lamáxima potestad de uso sobre las materias primeras como es el chef o jefede cocina, el cual en muchas ocasiones también es el que compra, controlala recepción, gestiona el almacenaje y realiza los escandallos. Porconsiguiente es aconsejable que una parte de la retribución económica deéste se calcule sobre el objetivo del consumo teórico y se pague en funciónde las desviaciones del consumo real.



y y En definitiva y para finalizar este artículo, recordar que una mala gestión del

foodcost puede provocar fuertes pérdidas en el restaurante, pues el costede consumo tiende siempre a incrementarse. En el cuadro superior puedeverse cual es el proceso completo para controlar el Foodcost.

Costos gastronómicos: el control de las mermas en la producción de

alimentos

Administración y CostosPrint



El control de costos aplicado a las materias primas es un rubro importantísimo dentro de

la gastronomía, tanto en lo que refiere a la estandarización de recetas, control de entregasde proveedores, control de hurtos y también el control de merma; ya que el corazón del

éxito y la rentabilidad del negocio está allí.

Sabemos que no se puede llegar a la merma cero en las empresas del sector alimentariodebido principalmente a la fluctuación del rendimiento de las materias primas, su vida útil,

el procesado,« Pero hay otros factores que hacen que el porcentaje de pérdidas aumente.

El control de la merma es imprescindible para ajustar nuestros costes.

En cualquier empresa de nuestro sector, son frecuentes las diferencias entre los inventariosteóricos y los inventarios físicos. Si realizamos una mínima supervisión de nuestros stocks

y escandallos, comprobaremos que el desvío varía en función del tipo de materia prima, laépoca del año, el proveedor, o incluso, el personal que esté trabajando en al cocina.

Conocer las causas de las mermas en nuestras cocinas y el porcentaje de producto que

se pierde en cada proceso son la clave para reducir costes de producción y mejorar así el rendimiento de nuestras compras y procesos. El control de la merma supone reducir al mínimo las causas de la misma así comoconocer el porcentaje de pérdida en cada producto y proceso para poder estandarizarlo .

Tan sólo con una buena planificación de la producción unida a la medición de las mermasen cada proceso y subproceso nos permitirá cuantificar las mermas totales y, por tanto, su

coste. En primer lugar las causas, las más frecuentes son: caducidad, rotura,sobreproducción, procesado inadecuado, error administrativo y robo. En todas ellas

influyen la mala planificación (poca rotación de género, error en la previsión denecesidades de producción,«) y la falta de supervisión (control de los procesos a los que

sometemos a los alimentos, falta de formación a los operarios, «)

Las soluciones para reducir y controlar al merma en las cocinas parten de laplanificación: en base a mis previsiones de venta defino lo que tengo que producir y, por

tanto, el volumen que tenemos que comprar y almacenar durante un espacio de tiempodeterminado.

A partir de ahí es imprescindible establecer controles en los puntos clave de los procesos en

nuestra cocina: recepción y almacenamiento, manipulación, producción, envasado yalmacenamiento, logística y servicio.

En cada uno de estos puntos hay que controlar la cantidad de alimento que se obtienedel proceso anterior y la cantidad resultante después del trabajo con ella.

Por ejemplo: en la recepción de mercancías se registran 10 kg de conejo congelado y se

almacena en la cámara de refrigeración para su descongelación. Tres días después, una vezdescongelados, el manipulador pesa ese mismo conejo antes de proceder a su procesado. La

bascula indica 9,100 kg, ha mermado el peso por la pérdida del hielo. Una vezdescabezados y limpios el operario vuelve a pesar los conejos: 6, 300 Kg. En este ejemplo,

se ve claramente que la mayor parte de la merma es debida a causas inherentes a la materia



prima en cuestión. Sin embargo, debemos tener detectado el rendimiento de cada materia

prima para poder ajustar mejor los escandallos y, por tanto, los aprovisionamientos.

Aunque esto pueda parecer una carga de trabajo excesiva es imprescindible hacerlo concierta frecuencia, sobretodo con los productos en los que comprobemos que hay mayor

desvío en los inventarios, ya sea por cantidad o por coste.

Además las cocinas que tengan un volumen de más de 400 menús diarios de producción

pueden optimizar este sistema mediante un programa informático que registreautomáticamente los pesos de las básculas, por lo que el tiempo que implica al trabajador es

mínimo.

Este control permanente nos permitirá analizar muchas variables que nos ayudarán a ir recortando la merma poco a poco hasta llegar a reducir al mínimo las mermas por robo,

debido al control que los trabajadores detectan,; la mermas por caducidad ymanipulación, ya que al controlar los procesos podremos ir corrigiendo nuestra

planificación: y también reduciremos la merma por error administrativo, ya que todoqueda registrado en cada paso.

El control de la merma nos va a ayudar a tomar decisiones sobre las compras, los procesosy los platos que debemos mantener y los que debemos cambiar o retirar. Decidir qué

productos se comprarán en 4ª o 5ª gama a partir del próximo año, qué platos se retiran delmenú, qué materias primas debemos sustituir o, incluso, qué trabajadores obtienen mejor

rendimiento en al manipulación de los alimentos.

En todo caso, detectar las causas de los desvíos en los inventarios es imprescindible para poder reducir nuestros costes de producción y ayudarnos a mejorar nuestros productos

finales. En conclusión cuatro herramientas: el inventario, los escandallos, las órdenes de producción y las básculas.

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