Upload
billy-lapod
View
227
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
1/21
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
1.0. IDENTITAS PROYEK Judul Optimalisasi Tata !l"la P!#$a%sipa# B!%&asis El!t%"#i
D!s%ipsi
Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, pengelompokan,pemeliharaan dan perawatan menurut system sehingga mudah untukmendapatkan kembali.Oleh sebab itu pengarsipan merupakan suatupekerjaan yang sangat vital dalam pengambilan keputusan untuktercapainya tujuan organisasi.Penyebab(menggambarkan tentang judul)
Sp"#s"% Kepala Bagian arana Perekonomian Biro Perekonomian ekretariat!aerah Provinsi ulwesi "tara(adalah mentor) atasan pejabat yg ditunjuk oleh
P%"'!(t)!ad!%
elvie P. Keintjem, B#c
Sum&!%da*aTim
Kepala BagianaranaPerekonomian
Kasubbag $ata"saha Biro
sta% Operator komputerProgramer&$enaga
'$
Kepala Bagian sarana Perekonomian ebagai sponsor karena merupakan atasan langsung
project leaderProject eader*
ebagai pemimpin proyek, perlu diberi kewenanganoleh atasan langsung untuk membuat perubahanterkait tupoksi
+erupakan pelaksana kegiatan mengolah suratmenyurat , ngetikan, penggandaan,pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.
Pihak yang dapat membantu mengumpulkandokumen Pegawai yang akan menginput dokumen keistem lektronik
+empunyai keahlian dalam '$, dapat memberidukungan teknis '$.
+.0. )ATAR BE)AKANG ,BURNING P)AT-OR/Berdasarkan Peraturan -ubernur Provinsi ulawesi "tara omor /0 $ahun 1223tentang "raian $ugas ekretariat !aerah dan sta% #hli -ubernur Provinsi ulawesi"tara.Pada Paragra% 4 Pasal 56 Biro Perekonomian mempunyai tugas * +elaksanakan sarana
perekonomian daerah, produksi daerah, industri, perdagangan, transportasi danpariwisata serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. "ntuk melaksanakan tugas pokok tersebut, %ungsi yang dijalankan yakni* a).Pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya7 b) penyusunan rencana danpelaporan kegiatan7 c) pengkoordinasian pelaksanaan tugas7
8isi Biro Perekonomian ekretariat !aerah Provinsi ulawesi "tara 7 $erwujudnyaKoordinasi Bidang perekonomian yang berorientasi pada 9siensi dan %ekti9tas antarektor konomi.
"ntuk mewujudkan visi tersebut maka misi yang diemban yakni* 6)memantapkan koordinasi bidang perekonomian 7 1) meningkatkan kualitas sumberdaya aparatur dan sarana kantor 7 5) meningkatkan pelayanan administrati%, teknisdan personaliti.
+asalah yang dihadapi dalam meningkatkan pelayanan administrative salahsatunya adalah pengelolaan arsip, dimana kurangnya minat pegawai untukmengelolah arsip secara baik dan benar, mengakibatkan kondisi arsip saat inisangatlah tidak mendukung kinerja pimpinan,karena sulitnya menemukan kembalidokumen yang dibutuhkan."ntuk mengatasi masalah tersebut terobosan yang diambil adalah melakukan tatakelola pengarsipan berbasis elektronik.
.0. TUJUAN &!%isia# p!%u&aa# *a#$ i#$i# di(apai."ut("m! &isa dilim!#aat
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
2/21
da%i 'a#$a m!#!$a.di&uat a#*a 'a#$a m!#!#$aa. :angka pendek* memindahkan & menscan data tahun 1265, 126/ dan 1260b. :angka menengah (6 tahun)* +embuat so%tware yang lebih baik
2.0. AN-AAT 3 &a$i "%$a#isasi4 mas*a%aat4a. Bagi 'nstansi * +eningkatkan pelayanan administrati% , teknis dan personalityb. Bagi Pegawai * meningkatkan kinerja
5.0. RUANG )INGKUP &!%isia# !$iata#!$iata# *a#$ aa# dilaua# dlm PP;uang lingkup proyek perubahan adalah sosialisasi pr Penyediaan ruang dalamwebsite yang sudah tersedia, dirancang dan siap dioperasikan
6. Pembuatan skedul program diklat yang memuat seluruh jenis diklat kepemimpinanyang disinkronkan dengan diklat dasar (prajabatan)
6.0. OUTPUT KUNCI ,KEY PROJECT DE)I7ERAB)ES/ &!%isia# #ama da#p!#'!lasa# "utput *a#$ dia%apa#
Nama D!s%ipsi
6. ;uang dalam website
yang dirancang untukskedul program diklat
6. Penambahan ruang khusus pada website yang sudah
beroperasi di Badan !iklat Prov ulut untuk skedul diklat.
1. kedul program diklat 1. $ersusunnya skedul yang memuat program diklatkepemimpinan yang disinkronkan dengan program diklatdasar (prajabatan).
8.0. PENTAHAPAN ,I)ESTONES/ u%uta# (apaia# dlm p!%i"d! t!%t!#tu $ahap "tama &Kegiatan Pelaksana
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
3/21
61. +emasukkan skedul latprajab kedalam website Bandiklat
d. S"sialisasi s!dul dilat65. +embuat surat pemberitahuan
skedul kepada pemakai jasadiklat
6/. +engirim surat pemberitahuanskedul kepada pemakai jasadiklat
ubum&perl
ta%
• uratpemberitahuan
• urat terkirim
Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan* eluruh kegiatan dari (a) sampai dengan (p) akan dimonitoring dan dipara% oleh
mentor sesuai %ormulir kegiatan. eluruh kegiatan (a) sampai dengan (p) dan perkembangan outputnya akan
dilaporkan kepada coach pada tiap minggu sesuai dengan %ormulir kegiatan denganmenggunakan '$.
Penjelasan tentang sistem dan %ormat pelaporan yang dipakai oleh tim* +asingmasing tim akan mengembangkan sistim pelaporan @ pertanggung
jawaban, yang berisi tentang* #pa yang dikerjakan, kapan dikerjakan, bagaimanaperkembangan output, serta berapa kebutuhan sarana pendukung
:.0. TATA KE)O)A PROYEK STRUKTUR D!s%ipsi
Peran*Kepala Badan !iklat Kepemimpinan Pemberi otoritas kepada Pemimpin
proyek, untuk melakukan perubahanmelalui persetujuan dokumenproposal dan dokumen pelaksanaanproject perubahan
Pembimbing project leader saatB$6&B$1Project eader Pemimpin (perencana dan
pelaksana proyek perubahan)Pokja 6 (Kepala&sta% ubag "mum danPerlengkapan&pengelola website)* Penyedia sarana prasarana&ruang
khusus pada website serta sebagaipemimpin.
Pokja 1 (Kepala&sta% ubid!iklatKepemimpinan dan ubid diklat dasar*
Penyusun skedul diklatpim ''' dan '8serta sebagai pemimin pokja 1Konsultan Perancang ruang khusus pada
website untuk menampung skeduldiklat
Aoach; Pemantau dan pemberi dukungan
teknis proyek perubahan dalamsemua tahapan
$ugas dan
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
4/21
• Konsultan bertugas menyiapkan aplikasi web, dengan wewenang memasukanskedul diklat ke dalam web.
• Aoach bertugas memberikan bimbingan dalam semua tahap project leader,dengan wewenang memantau serta meminta laporan pelaksanaan
a. +asa berlaku tim selama 52 harib. tika kerja tim* aling menghormati, menjaga kekompakan, membangun
komunikasi yang baik, memberikan saran diminta&tidak.
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
5/21
-ORU)IR BAGI COACH PADA TAHAP BT I
1. Nama S!l>i! P. K!i#t'!m4 BA(
+. I#sta#si Bi%" P!%!"#"mia# S!tda P%">. Sulut
. T"pi *a#$ di'adia#a%!a P!%u&aa#
Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasislektronik
Catata#
R!"m!#dasi
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
6/21
+anado,
COACH4
RHEINHARD J. S.
PARENGKUAN4SH.H
NIP. 1
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
7/21
0 C #-#$ ";-'D&;'O"&-;O
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
8/21
"saha Biro
ta%
Operator Komputer
Programer
+erupakan pihak yang dapatmembantu
+engumpulkan dokumen. Petugas yang akan menginput
dokumen ke system elektronik
+emberikan pelatihan tentang
system berbasis elektronik.
)ata% B!laa#$
Berdasarkan Peraturan -ubernur Provinsi ulawesi "tara omor /0 $ahun 1223
tentang "raian tugas ekretariat !aerah dan ta% #hli -ubernur Provinsiulawesi "tara.
Paragra% 4 ayat 56 Biro Perekonomian mempunyai mempunyai tugas
melaksanakan sarana perekonomian daerah. Produksi daerah, industry,
perdagangan,transportasi dan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh pimpinan.
"ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka Biro Perekonomian
mempunyai %ungsi * a) pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya 7 b)
Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan 7 c) Pengkoordinasian pelaksanaan
tugas.
edangkan tugas dan %ungsi sub.bagian $ata usaha yang menjadi area
perubahan adalah * +engolah surat menyurat , pengetikan, penggandaan,
pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.
!alam pelaksanakan tugas dan %ungsi kegiatan yang membutuhkan
perubahan yaitu kegiatan pengarsipan dimana ketika user membutuhkan
dokumen terkesan lambat dan sulit untuk menemukan kembali, hal ini
disebabkan masih kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap
pengarsipan sehingga arsip tidak dikelolah secara baik dan benar. Oleh sebab
itu perlu melakukan terobosan baru dalam penataan dan pengelolaan arsipyaitu pengarsipan yang berbasis elektronik sehingga akan lebih mudah dan
cepat untuk menemukan arsip& dokumen juga lebih hemat dalam
penggunaan tempat&ruangan.
.0 TUJUAN
+engoptimalisasikan tata kelola Pengarsipan urat F surat dan dokumen Fdokumen menggunakan computer &berbasis elektronik ( :angka Pendek )
+embuat so%tware (:angka menengah)
2.0 AN-AAT
Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik
+emudahkan menemukan kembali dokumen yang diperlukan +enghemat penggunaan tempat&ruangan +eningkatkan kesadaran bahwa pengarsipan merupakan pekerjaan yang
sangat vital di organisasi pemerintahan khususnya di biro perekonomian
5.0 RUANG )INGKUP
+engumpulkan dokumen dokumen +elaksanakan ;apat koordinasi dengan takeholder +engawasi & pelaporan
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
9/21
6.0 OUTPUT KUNCI
ama !eskripsi
Output kunci* +embuat system
&aplikasi pengarsipan berbasiselektronik secara sederhana
Output akhir* $ersedianya aplikasi
+elalui Proyek Perubahan diharapkan
akan menghasilkan ouput kunci danoutput akhir
8.0 TAHAPAN ,I)ESTONES/
NO KEGIATAN PE)AKSA
NA
9AKT
U
TANGGA)
PE)AKSANA
AN
OUTPUT
1 K"#sultasi
T!#ta#$ P%"*!p!%u&aa# *a#$
aa# dilasa#aa#
s!lama 60 a%i 3
a. Konsultasi dengan
Kepala Biro
b. Konsultasi dengan
Kabag arana
Perekonomian
Project
leader
/ hari 60 s.d 63
Oktober 1260
60 dan 64
Oktober 1260
6= dan 63
Oktober 1260
otulen &
arahan&petunjuk.
Doto
Pernyataan
dukungan
stakeholder
+ Rapat P!%siapa#p!%t!mua# d!#$a#p"'a u#tum!#'!lasa#masud da#%!#(a#a m!m&uatP%"*! P!%u&aa#.3
a. "ndanganmelalui sms
b. ;apat
Project
leader
1
hari
6> s. d 12
oktober 1260
6> Oktober
1260
12 Oktober
1260
otulen
!a%tar adir
Doto
5 P!%t!mua# d!#$a#
t!#a$a p%"$%am!%3
a. Komunikasi $entangpengarsipan berbasiselektronik
b. Kesepakatan
pembuatan
aplikasi
Project
leader
1 ari 1115
Okt.1260
11 Oktober
1260
15 oktober
1620
#rahan
&teknis
Pelaksanaa
n
Doto
Kesepakata
n membuat
Pembimbin
gan&pelatih
an
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
10/21
/ P!%siapa# 3
a. +enyediakan
datadata
&suratsurattahun 1265
b. +enyediakan
datadata
dokumen
&suratsurat
tahun 126/
c. +enyediakan
datadata
dokumen
&suratsurattahun 1260
Pokja
60 hari
0 hari
0 hari
0 hari
1/ Oktober
62 ovember
1260
1/,14,1=,13,1>Oktober1260
52,56
Oktober
6,1,5,ovem
ber 1260
0,4,=,3,>
N">!m&!%+015
!ata 1265
!ata 126/
!ata 1260
0 P!m&uata#
Apliasi *
a. Penyediaaan
data data
b. $ersedianya
aplikasi
Programer 0
hari
4 ovember
62
ovember
1260
Doto
!ata
#plkasi
4 P!m&im&i#$a#
!pada sta?=P"'a
dan p!#$impu#a#
data ! -il!
!l!t%"#i
a.pelatihan
pengoperasian
aplikasi kepada sta%
b. melakukan
pengumpulan data
tahun 12651260
c. Proses import
dokumen ke 9le
elektronik
Programer
Programer
Programer
10
hari
62 hari
60 hari
11
#">!m&!%
+015; <
D!s!m&!%
+015
66 12
ovember
1260
16 ovember
F > desember
1260
c. Klasi9
kasi
#rsip
d. #rsip
elektr
onik.
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
11/21
= E>aluasi da#
P!lap"%a# 3
a. valuasi
kegiatanpelaksanaan
proyek
perubahan
b. aporanpimpinan&ment
or
Project
leader
Project
leader
0
hari
> s.d 65
!esember
1260
> dan 62desember
1260
66 s.d 65
desember
1260
+embuat
Guestionerapakah
proyek
perubahan
berman%aat
dan sudah
bisa
digunakan
;ingkasan
hasilpelaksan
Proyek
Perubahan
:.0 TATA KE)O)A PROYEK
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
12/21
$;"K$";
Pengarah* Kepala Biro
ponsor* ebagai Pengarah dan
Pendukung Proyek Perubahan
+entor * memberikan
petunjuk&instruksi
Aoach * Pembimbing dalam Proyek
Perubahan dari setiap tahapan
Pokja* Petugas yang membantu
terlaksananya Proyek Perubahan
Programer * Pembuatan aplikasi
P!#$a%a 3 K!pala Bi%" P!%!"#"mia# S!tda P%">. Sulut
!#t"% 3 K!pala Ba$ia# Sa%a#a P!%!"#"mia#
K!tua 3 Kasu& TU Bi%"
P"'a 3
ub.$ata "saha Biro
Pokja '
6. ri uadnyani,
1. +elvy +ait
5. Dientje +akahekung
/. #l%a olowang,
Pokja ''
Programer
Tu$as Tim
Pengarah
• +engarahkan, mendukung, membimbing, menjelaskan dan inspirator
bagi pelaksanaan Proyek Perubahan
• +enerima aporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dari +entor dan Ketua
$imKewenangan * +emberikan Petunjuk&'nstruksi
+entor
• +enyepakati Proyek Perubahan
Kepala Biro
Perekonomi
an etda
+$O
Programe
r
Kasub $"
Biro
Aoach
POK:# POK:#
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
13/21
• +embimbing dan mendukung Proyek Perubahan
• +emberikan +otivasi untuk Proyek Perubahan
• +emberikan aporan Kepada Pengarah
Kewenangan * +enyetujui Proyek Perubahan
Ketua
• Bertanggung :awab pada Proyek Perubahan
• +erencanakan Proyek Perubahan
• +enentukan tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
• +engarahkan Pokja untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan
• +engawasi Pokja dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Proyek kepadaPengarah dan +entor
Kewenangan * Penanggung :awab Proyek Perubahan
Pokja
• +elaksanakan pengumpulan data&dokumen• +embuat laporan kepada Ketua $im
tika $im*
Kerjasama, emangat, saling menghormati, saling menghargai, kemiteraan,
saling percaya, tanggung jawab
+ekanisme $im*
Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan +entor Pengarah memberikan 'nstruksi kepada +entor +entor memberikan instruksi kepada Ketua Ketua memberikan instruksi kepada Pokja Pokja melaporkan kepada Ketua Ketua melaporkan kegiatan kepada mentor +entor melaporkan kegiatan kepada Pengarah
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
14/21
olusi * +emberikan penjelasan dan pemahaman secara %ace to %ace
1+.0 RESIKO
!alam melaksanakan kegiatan terjadi gangguan listrik1.0 KRITERIA KEBERHASI)AN
$erlaksananya konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder #danya dukungan dari stakeholder dalam pelaksanaan kegiatan; P!maama# a#$$"ta p"'a12.0 -AKTOR KUNCI KEBERHASI)AN
$erjadinya komunikasi yang e%ekti% antara takeholder Koordinasi yang e%ekti% dan e9sien antara stakeholder #danya pemahaman tentang tugas dan %ungsi dari $im yang dibentuk
$erciptanya situasi kerja yang kondusi% di dalam $im; #danya kesadaran bahwa pentingnya pengarsipan berbasis elektronik 15.0 DISETUJUI
ENYETUJUI4
KEPA)A BAGIAN SARANA PEREKONOIAN4
ARCIANO A. A. )OBAN4 SE. .Si
NIP. 1
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
15/21
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
1.0 IDENTITAS PROYEK
:udul&ama Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik
!eskripsi Pengarsipan dokumen pada Biro perekonomian saat ini belum
dikelolah secara baik dan benar. al itu berdampak pada
kpimpinan karena sulit menemukan kembali dokumen yangdibutuhkan. al ini terjadi karena kurangnya minat dan
pemahaman tentang pentingnya arsip dalam organisasi.
"ntuk menjawab akan kebutuhan tersebut maka perlu melakukan
terobosan pada pengelolaan pengarsipan dengan berbasis
elektronik karena selain menghemat tempat ataupun ruangan
tetapi juga memudahkan untuk menemukan kembali dokumen
yang dibutuhkan.
ponsor Kepala Bagian arana perekonomian
Project
leader
elvie Paula Keintjem, B#c
Sum&!%
da*a Tim
Kepala BiroPerekonomian etdaProv. ulut
Kepala Bagian arana
Perekonomian
Kepala ub $ata "sahaBiro
ta%
Operator Komputer
Programer
+emiliki pemahaman lebih
tentang masalah kearsipan dan
selaku KP#
+emiliki pemahaman lebih tentangmasalah kearsipan yang ada dilingkup Biro perekonomian
Pembuat Proyek Perubahan
+erupakan pihak yang dapatmembantu&menyedikan dan+engumpulkan dokumen.
Petugas yang akan menginput
dokumen ke system elektronik
+emberikan pelatihan tentang
system berbasis elektronik.
Berdasarkan Peraturan -ubernur Provinsi ulawesi "tara omor /0 $ahun 1223
tentang "raian tugas ekretariat !aerah dan ta% #hli -ubernur Provinsi
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
16/21
ulawesi "tara.
Paragra% 4 ayat 56 Biro Perekonomian mempunyai mempunyai tugas
melaksanakan sarana perekonomian daerah. Produksi daerah, industry,
perdagangan,transportasi dan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yangdiberikan oleh pimpinan.
"ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka Biro Perekonomian
mempunyai %ungsi * a) pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya 7 b)
Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan 7 c) Pengkoordinasian pelaksanaan
tugas.
edangkan tugas dan %ungsi sub.bagian $ata usaha yang menjadi area
perubahan adalah * +engolah surat menyurat , pengetikan, penggandaan,
pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.
$ata kelola pengarsipan pada biro perekonomian saat ini masih dilakukansecara manual dan belum dilakukan secara baik dan benar. Kondisi yang ada
ketika pimpinan membutuhkan dokumen terkesan lambat ataupun sulit untuk
menemukan kembali oleh sebab itu solusi yang akan diterapkan adalah
mengelolah arsip berbasis elektronik, dimana selain lebih mudah dan cepat
untuk menemukan arsip& dokumen juga lebih hemat dalam penggunaan
tempat&ruangan.
.0 TUJUAN
!mi#daa#=m!#;s(a# d"um!# =data +014 +0124+015 pada
("mput!%.
+embuat aplikasi (:angka menengah)
2.0 AN-AAT
Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik
+emudahkan menemukan kembali dokumen yang diperlukan +enghemat penggunaan tempat&ruangan +eningkatkan kesadaran bahwa pengarsipan merupakan pekerjaan yang
sangat vital di organisasi pemerintahan khususnya di biro perekonomian
5.0 RUANG )INGKUP
+engumpulkan dokumen dokumen +elaksanakan ;apat koordinasi dengan takeholder +engawasi & pelaporan
6.0 OUTPUT KUNCI
ama !eskripsiOutput kunci* +embuat system
pengarsipan berbasis elektronik
secara sederhana
Output akhir* $ersedianya aplikasi
+elalui Proyek Perubahan diharapkan
akan menghasilkan ouput kunci dan
output akhir
8.0 TAHAPAN ,I)ESTONES/
NO I)ESTONES PE)AKSA 9AKT TANGGA)
PE)AKSANA
OUTPUT
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
17/21
NA U AN
1 Koordinasi $entang
Proyek perubahan
yang akan
dilaksanakan selama
42 hari *
a. KOnsultasi dengan
Kepala Biro
b. Konsultasi dengan
Kabag arana
Perekonomian
Project
leader
5 hari
otulen
Doto
Pernyataan
dukunganstakeholder
1 ;apat Persiapan
pertemuan dengan
pokja untuk
menjelaskan maksud
dan rencana
membuat Proyek
Perubahan. *
a. "ndanganmelalui sms
b. ;apat
Project
leader
5
ari
undangan
notulen
da%tar hadir
%oto
5 pertemuan dengan
tenaga programmer*
a. Komunikasitentangpengarsipanberbasiselektronik
b. Kesepakatanpembuatanaplikas
Project
leader
programer
hari urat
pernyataan
dukungan
kesepakata
n
membuat
pelatihan
Doto
/.
Pembuatan aplikasi
a. Penyediaandata!ata
b. $ersedianyaaplikasi
Programer !ata
#plikasi
%oto
0 Persiapan *
a. +enyediakan
Pokja 60
hari
a. !ata1265
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
18/21
datadata !okumen&suratsurat
tahun 1265 yang
akan diolah .
b. !okumen&suratsurat tahun126/
c. !okumen&datatahun 1260
b. !ata126/
c. !ata1260
d. Doto
4 Pembimbingan
kepada sta% *
a.pelatihan
pengoperasian
aplikasi kepada sta% b. Kasub $"
Programer 0 hari Doto
= imulasi *
a.data 1265
b.data 126/
c.data 1260
Programer 16
ari
!ata
3 penyusunan
laporan *
a. valuasikegiatanpelaksanaanproyekperubahan
b. aporan
pimpinan&mentor
Project
leader
= hari
aporan
tersedia
:.0 TATA KE)O)A PROYEK
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
19/21
$;"K$";
Pengarah* Kepala Biroponsor* ebagai Pengarah dan
Pendukung Proyek Perubahan
+entor * memberikan petunjuk&instruksi
Aoach * Pembimbing dalam Proyek
Perubahan dari setiap tahapan
Pokja* Petugas yang membantu
terlaksananya Proyek Perubahan
Programer *
P!#$a%a 3 K!pala Bi%" P!%!"#"mia# S!tda P%">. Sulut
!#t"% 3 K!pala Ba$ia# Sa%a#a P!%!"#"mia#
K!tua 3 Kasu& TU Bi%"
P"'a 3
ub.$ata "saha Biro
Pokja '
6. ri uadnyani,
1. Ahristine un
5. Philip ;ondonuwu
/. Dientje +akahekung
0. +elvy +ait
4. #l%a olowang,
Tu$as Tim
Pengarah
• +engarahkan, mendukung, membimbing, menjelaskan dan inspirator
bagi pelaksanaan Proyek Perubahan
• +enerima aporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dari +entor dan Ketua $im
Kepala
BiroPerekono
+$O
Kasub $"
Biro&Pimpr
o
Aoach
;heinhard
Parengkua
POK:# ' Pokja ''
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
20/21
Kewenangan * +emberikan Petunjuk&'nstruksi
+entor
• +enyepakati Proyek Perubahan• +embimbing dan mendukung Proyek Perubahan
• +emberikan +otivasi untuk Proyek Perubahan
• +emberikan aporan Kepada PengarahKewenangan * +enyetujui Proyek Perubahan
Ketua
• Bertanggung :awab pada Proyek Perubahan
• +erencanakan Proyek Perubahan
• +enentukan tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
•
+engarahkan Pokja untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan• +engawasi Pokja dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Proyek kepada
Pengarah dan +entorKewenangan * Penanggung :awab Proyek Perubahan
Pokja
• +elaksanakan pengumpulan data&dokumen
• +embuat laporan kepada Ketua $im
tika $im*
Kerjasama, emangat, saling menghormati, saling menghargai, kemiteraan,saling percaya, tanggung jawab
+ekanisme $im*
Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan +entor Pengarah memberikan 'nstruksi kepada +entor +entor memberikan instruksi kepada Ketua Ketua memberikan instruksi kepada Pokja Pokja melaporkan kepada Ketua
Ketua melaporkan kegiatan kepada mentor +entor melaporkan kegiatan kepada Pengarah
8/19/2019 Contoh Rancangan Pp
21/21
• Kepala Bagian arana Perekonomian
• Kepala ub Bagian
• ta%
• Operator komputer
; ksternal• Programer
•
u11.0 IDENTI-IKASI ASA)AH
Pokja kurang paham dengan tugasnya dalam tim
olusi * +emberikan penjelasan dan pemahaman secara %ace to %ace
1+.0 RESIKO
!alam melaksanakan kegiatan terjadi gangguan listrik
1.0 KRITERIA KEBERHASI)AN
$erlaksananya konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder #danya dukungan dari stakeholder dalam pelaksanaan kegiatan; P!maama# a#$$"ta p"'a
12.0 -AKTOR KUNCI KEBERHASI)AN
$erjadinya komunikasi yang e%ekti% antara takeholder
Koordinasi yang e%ekti% dan e9sien antara stakeholder #danya pemahaman tentang tugas dan %ungsi dari $im yang dibentuk $erciptanya situasi kerja yang kondusi% di dalam $im; #danya kesadaran bahwa pentingnya pengarsipan berbasis elektronik
15.0 DISETUJUI
ENYETUJUI4
KEPA)A BAGIAN SARANA PEREKONOIAN4
ARCIANO A. A. )OBAN4 SE. .Si
NIP. 1