CONTENIDO 1 OBJETIVO 3 2 DESTINATARIOS 3 2.1 … · • Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SIC

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Elaborado por: Nombre: Bibiana Morales Pedro Felipe Tapia Cargo: Coordinadora Centro de Documentación e Información Director Administrativo Fecha: 2014-02-20

Revisado y Aprobado por: Nombre: Juan David Duque Botero Cargo: Secretario General Fecha: 2014-02-20

Aprobación metodológica por: Nombre: Giselle Johanna Castelblanco Muñoz Cargo: Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad Fecha: 2014-02-24

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Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada.

SC01-F02 Vr2 (2014-02-04)

CONTENIDO

1 OBJETIVO ................................................................................................................................................ 3

2 DESTINATARIOS ..................................................................................................................................... 3

2.1 ALCANCE Y RESPONSABLES .................................................................................................................. 3

3 GLOSARIO ............................................................................................................................................... 4

4 REFERENCIAS NORMATIVAS.............................................................................................................. 18

5 GENERALIDADES ................................................................................................................................. 33

6 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA ...................................................... 34

7 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................... 35

7.1 Planeación ......................................................................................................................................... 36

7.2 Producción ........................................................................................................................................ 36 7.2.1 Creación y Diseño de Documentos ............................................................................................... 36 7.2.2 Medios y Técnicas de Producción Reprografía e Impresión .......................................................... 36 7.2.3 Tipos de Soporte ........................................................................................................................... 37 7.2.4 Diplomática en Términos de Formalidad ....................................................................................... 38

7.3 Gestión y Trámite de Documentos ................................................................................................. 39 7.3.1 Recepción y Distribución de Documentos ..................................................................................... 39 7.3.2 Trámite de los Documentos ........................................................................................................... 42 7.3.3 Desglose de Expedientes .............................................................................................................. 46


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7.4 Organización de los Documentos ................................................................................................... 47 7.4.1 Procedimiento Organización Documental y Responsables ........................................................... 47 7.4.2 Conformación de Expedientes Físicos .......................................................................................... 48 7.4.3 Archivo de Gestión ........................................................................................................................ 49 7.4.4 Archivo Central .............................................................................................................................. 49 7.4.5 Reconstrucción de Expedientes .................................................................................................... 49

7.5 Transferencia de Documentos ........................................................................................................ 50 7.5.1 Transferencias Primarias Del Archivo De Gestión Al Archivo Central ........................................... 50 7.5.2 Transferencias Secundarias del Archivo Central al Archivo Histórico (Archivo General de la Nación) 50

7.6 Disposición de Documentos ........................................................................................................... 50 7.6.1 Procedimiento Administración Tabla De Retención Documental – TRD ....................................... 50 7.6.2 Procedimiento de Administración Tabla de Valoración Documental – TVD .................................. 50 7.6.3 Eliminación Documental ................................................................................................................ 52

7.7 Preservación a Largo Plazo ............................................................................................................. 52 7.7.1 Conservación de Documentos ....................................................................................................... 52 Limpieza de las Áreas de Archivo ................................................................................................................ 54 Limpieza de la Documentación .................................................................................................................... 55 Archivo Central:............................................................................................................................................ 58 7.7.2 Riesgos Potenciales ...................................................................................................................... 60 7.7.3 Aseguramiento de la Información en Diferentes Medios y Soportes ............................................. 63

7.8 Valoración ......................................................................................................................................... 63

8 ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI, EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI: ........................ 63

9 ACTUALIZACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................... 64

10 ANEXOS ................................................................................................................................................. 64


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1 OBJETIVO Enmarcar las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, en la ejecución del Programa de Gestión Documental de la SIC, de manera que cumpla las expectativas de la entidad conforme con la legislación colombiana y los entornos propios de la entidad. Objetivo específico: Formular las políticas, establecer los procedimientos, los programas y actividades necesarias para que la gestión documental de la Superintendencia de Industria y Comercio, sea soporte para el adecuado cumplimiento de las funciones institucionales. Objetivos secundarios:

• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, los cuales se constituyen en elementos necesarios para la participación ciudadana, la transparencia y el control de la gestión pública.

• Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales.

• Contribuir con el cuidado del medio ambiente mediante el uso adecuado de materiales, soportes y equipos de calidad

• Normalizar procedimientos para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.

• Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

• Mejorar continuamente la organización documental, actualizando y dando aplicación al Programa de Gestión Documental, a los manuales, al Cuadro de Clasificación Documental, y a las Tablas de Retención Documental.

• Facilitar la recuperación de la información de manera eficiente y oportuna.

2 DESTINATARIOS El Programa de Gestión Documental (PGD), está dirigido a los funcionarios, contratistas, pasantes y demás personal que tenga algún vínculo contractual con la entidad, para el correcto desarrollo de sus labores. Así como a los usuarios personas naturales o jurídicas que establezcan relación con la entidad o que quieran conocer acerca de su funcionamiento. 2.1 Alcance y Responsables El Programa de Gestión Documental (PGD), se aplicará en el manejo y gestión de la información contenida en la documentación y en los archivos tanto físicos como electrónicos de la entidad.


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Las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental (PGD), son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los Delegados, Secretario General, Directores, Jefes de las dependencias, y los Coordinadores de Grupo, son responsables de la adecuada implementación. El Coordinador del Centro de Documentación e Información es quien lidera el programa, igualmente, se identifican como Autoridad Archivística Institucional el Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo.

3 GLOSARIO Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a las áreas y/o personal autorizado. Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acta: Documento en que consta lo sucedido o acordado en una reunión. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Afuera: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el transcurso de la gestión, conservados respetando el orden para servir como testimonio e información para la SIC y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, y que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.


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Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo satélite: Corresponde a documentos del archivo de gestión de una dependencia, resguardados y organizados por la misma, aunque se encuentran en un espacio físico diferente. Se sujetan a las mismas estipulaciones del archivo de gestión, siendo requisito para su funcionamiento que los espacios físicos que los alberguen cumplan con las condiciones técnicas ambientales mínimas para la conservación de documentos. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Área: Sección de la descripción archivística que comprende datos de una categoría o un conjunto de categorías. Asunto: Es cada uno de los documentos que se encuentran relacionados con un trámite específico que debe ser evaluado o atendido por una dependencia. Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales de archivo por la acción de organismos tales como hongos y bacterias. Carga de polvo: Peso de material particulado que se deposita en una unidad de área y unidad de tiempo. Carga microbiana: Número de unidades formadoras de colonias (U.F.C.) de microorganismos (hongos y bacterias) presentes en un volumen (m3) de aire analizado. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Comité de archivo: Grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.


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Comunicación: Documento informativo de interés público para determinada comunidad. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y polución. Conservación: Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles. Control de autoridad: El control de términos normalizados, incluidos los nombres (personal, corporativo o geográfico) usados como puntos de acceso. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Correspondencia externa: Es aquella que se produce entre la Superintendencia de Industria y Comercio y personas o entidades externas, con el propósito de iniciar, continuar o finalizar un asunto específico.


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Correspondencia interna: (Traslado): Es la que se produce entre las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el propósito de iniciar, continuar o finalizar un asunto específico. Correspondencia personal: Se considera correspondencia personal toda aquella que está dirigida a nombre de un funcionario, que tiene carácter privado o personal y que no tiene relación con los asuntos que se tramitan en la Superintendencia. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la protección material de los documentos y su accesibilidad. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descripción archivística: La creación de una representación precisa de una unidad de descripción y sus partes componentes, por el proceso de captura, cotejo, análisis y organización de cualquier información que sirva para identificar el material de archivo y explicar el contexto donde se producen. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deshumidificador: Aparato que sirve para disminuir la cantidad de humedad del aire y para obtener un aire más seco y más sano, aspira el aire del ambiente, lo condensa para retirar el agua que contiene y devuelve un aire seco. Desinsectación: Eliminación de insectos que afectan los soportes documentales, especialmente el papel y cartón. Desratización: Eliminación de ratones. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.


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Devolución: Actividad que realiza el Grupo Centro de Documentación e Información, a la dependencia emisora, en el momento en que un documento no es entregado al destinatario por parte de la empresa prestadora del servicio de correo o por la mensajería interna, contemplando entre otros motivos de devolución: Dirección errada, Dirección no existe, No reside, Dirección deficiente, otros. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.


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Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documentos audiovisuales: Son aquellos en los cuales el mensaje está estructurado a partir de la conjugación de imágenes en movimiento y sonidos. Inicialmente se conformaba exclusivamente por documentos fílmicos, los cuales carecían de datos sonoros en sus primeros ejemplares. Posteriormente se sumaron el video y los nuevos formatos electrónicos. Al igual que en el caso anterior se han ido modificando con los avances tecnológicos y requieren de equipo adecuado para registro y consulta. Documentos especiales: Son aquellos que presentan una o ambas de las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en que se presentan es distinto al papel. O aun siendo de tal material, su formato varia a los que usualmente se encuentran en los archivos, exigiendo condiciones particulares para su instalación. Documentos iconográficos: Se valen fundamentalmente de un lenguaje visual basado en imágenes, formas, líneas, colores y signos no textuales para transmitir el mensaje. Estos rasgos permiten incluir en esta categoría los documentos de naturaleza fotográfica y cartográfica, así como los planos y dibujos. Los datos se plasman por medios mecánicos, electrónicos o químicos, en el caso de la fotografía tradicional. Se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten. Documentos sonoros: Transmiten la información por medio de un lenguaje verbal o mediante sonidos. Requiere determinado equipo tecnológico tanto el registro de los datos en el soporte, como su consulta. Son diversos los formatos y soportes, mismos que reflejan la evolución de la tecnología. Documentos textuales: Presentan los datos por medio de una escritura alfabética (por lo menos en el caso de la cultura occidental), quedando plasmados en el soporte en forma de texto escrito. La fijación de la escritura puede ser por medios mecánicos (manuscritos, mecanografiados o impresos por cualquier medio), o electrónicos en el caso de documentos generados en un ámbito informático. Se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten. Durabilidad: Resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deterioro cuando son sometidos a esfuerzos físico mecánicos. Elemento de descripción: Palabra o frase, o grupo de caracteres que representa una unidad de información archivística diferenciada y que forma parte de un área de la descripción archivística. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material documental. El embalaje debe satisfacer tres


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requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobre sus condiciones de manejo y composición básicamente. Estabilidad: Propiedad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas en condiciones ambientales estables. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Evento: Es una etapa de un asunto o trámite compuesto por varias actuaciones que puede presentarse a lo largo de un trámite. Se utiliza generalmente en aquellos trámites en los que se requiere identificar etapas dentro de un asunto y en los que poseen sus propias actuaciones. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos de archivo relacionados entre sí. Factores de deterioro: Sistemas con capacidad de inducir cambios en las características propias a la naturaleza de los materiales, son denominados también causas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Firma electrónica: Cualquier método que permita identificar una persona siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. Firmante: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Fondo: Conjunto de documentos, cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.


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Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Humedad relativa: Es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua real que contiene el aire en un volumen determinado y la que necesitaría contener para saturarse a una misma temperatura. Indicadores de deterioro: Todas aquellas manifestaciones mediante las cuales se puede determinar o deducir los procesos deteriorantes. Indicadores de Deterioro Biológico por Hongos:

- Micelio: Conjunto de hifas que forman la colonia de hongos y puede verse microscópicamente de textura algodonosa o aterciopelada y de manera superficial sobre los soportes documentales. - Pigmentación: Producto del metabolismo de los microorganismos sobre el soporte, pueden ser ácidos orgánicos, inorgánicos o mico toxinas que varían de color desde violeta, marrón, amarillo, ocre hasta gris.

Indicadores de Deterioro Biológico por Insectos:

- Abrasión: Degradación mecánica superficial del soporte, causada principalmente por el insecto Lepisma saccarina (pescadito de plata). Inicialmente el deterioro es superficial, pero su avance puede ocasionar faltantes y pérdida total del documento. - Galerías: Perforaciones de tamaño irregular, que pueden involucrar las encuadernaciones o el cuerpo de la unidad, realizadas por los insectos durante su proceso de alimentación del material.

Indicadores de Deterioro Químico:

- Cambio cromático de los soportes: Variación del color original de los soportes debido a la degradación de los materiales constitutivos como consecuencia de su naturaleza ácida y a su reacción frente a factores medioambientales de deterioro. - Acidez por contacto: Alteración cromática parcial o generada por la migración por contacto de la acidez de soportes de mala calidad, al documento.


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Indicadores de Deterioro Físico:

- Manchas: Acumulaciones de diversa procedencia que llegan al documento por accidente o por haberse agregado intencionalmente, son frecuentes las manchas de humedad, tintas, por contacto con material metálico, adhesivos, entre otras. - Roturas: Son aquellas que se producen dentro de los formatos sin comprometer los bordes, causando rompimientos y con frecuencia se extienden hasta producir faltantes ó pérdida de soporte. - Rasgaduras: Son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o separar en dos, o más partes el soporte. - Faltantes: Pérdida parcial del soporte ocasionado por esfuerzos mecánicos o agresivos sobre el material. - Deformación de plano: Consiste en la alteración o modificación de la superficie plana o regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas irreversibles. Ésta puede ser total cuando sucede en todo el documento, o localizada en una zona específica. - Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido.

Inocuo: nos referimos al material que no hace daño o causa deterioro a la documentación, es un material estable ante el medio ambiente. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Limpieza documental: Eliminación mecánica de todo material particulado (polvo, hollín, entre otros.) que se deposita sobre la superficie de la unidad documental. Limpieza mecánica: Método por el cual se remueve con aspiradora, brocha o bisturí, los restos de micelio de hongos y suciedad consistente, con el fin de que el proceso de saneamiento sea eficiente. Limpieza superficial: Acción de conservación preventiva de unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo, la cual no implica una alteración en la estructura física de los documentos, unidades de almacenamiento y del mobiliario. Mancha: Área con tonalidad y características diferentes a la del soporte, como consecuencia de la acción de microorganismos, humedad, entre otros.


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Mantenimiento correctivo: Acción tomada para eliminar la causa de un problema detectado u otra situación no deseable. Mantenimiento preventivo: Conjunto de medidas para mitigar las causas de un problema potencial u otra situación no deseable. Material particulado: son micro partículas de polvo y metales que se encuentran en el ambiente, las cuales se acumulan en la superficie de los documentos, unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo. Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional. Metadatos: Información estructurada o semiestructurada que permite la creación, la gestión y la utilización de documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los ámbitos en que se crearon como entre ellos. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Monitoreo Ambiental: Realizar mediciones periódicas de parámetros físicos y microbiológicos en un área determinada. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo. Nivel Freático: Agua procedente del suelo que por acción capilar asciende por los muros. Cantidad de agua retenida en éstos. Oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Consultas&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Informe

http://es.wikipedia.org/wiki/Acuerdo

http://es.wikipedia.org/wiki/Ministerio

http://es.wikipedia.org/wiki/Embajada

http://es.wikipedia.org/wiki/Municipio

http://es.wikipedia.org/wiki/Colegio_profesional

http://es.wikipedia.org/wiki/Sindicato


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Perfil del trámite: Es un conjunto de datos que se encuentran relacionados con un trámite en particular, los cuales definen el comportamiento de dicho trámite. Está compuesto por eventos, actuaciones y dependencias, entre otros, que pueden presentarse dentro de un trámite. Adicionalmente identifica información como dependencia responsable y el tiempo estimado para resolverlo (interno y de ley), entre otros. Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase unidad documental. Plan de Transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central, para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivo central y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso para la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD. Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad. Punto de acceso: Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, asignan un número único consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Razón social: Nombre que identifica a una empresa. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.


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Registro1: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Resolución: Acto administrativo por el cual la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce su voluntad creando, modificando o extinguiendo situaciones jurídicas de interés particular o general. Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal técnico responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Salud Ocupacional: Programa dentro de una entidad encargado de proteger la capacidad productiva de los trabajadores, mediante acciones de promoción, mantenimiento y recuperación de la salud, a través de intervenciones orientadas a la identificación, evaluación y control de riesgos laborales. Cuenta con los siguientes subprogramas: Medicina Preventiva, Higiene Ocupacional, Seguridad Ocupacional, Comité Paritario y Sistema de Vigilancia Epidemiológico.

Saneamiento: aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades a servidores públicos. Conjunto de medidas tendientes a prevenir la enfermedad laboral. Saneamiento Ambiental: Proceso establecido para reducir la carga microbiana ambiental, garantizar un espacio salubre y evitar procesos posteriores de biodeterioro en la documentación mediante la aplicación de sustancias activas, aplicadas por medio de diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades al personal que labora en la entidad.

1 Tomado de la norma NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario.


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Conjunto de técnicas, servicios o dispositivos, destinados a reducir la carga microbiana, con el objeto de conservar la salud, prevenir las enfermedades y preservar la documentación. Saneamiento Documental: Eliminación de los agentes biológicos (microorganismos o insectos) deteriorantes de los soportes documentales por métodos físicos ó químicos a nivel puntual o masivo. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. Sentencia: Es una decisión judicial dictada por un juez o tribunal que pone fin al pleito o juicio. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Servicio de casillero: Servicio mediante el cual se asigna un espacio físico que se pone a disposición de un usuario externo por solicitud del interesado, para recibir las comunicaciones de aquellos actos que profiera la Superintendencia en ejercicio de sus competencias y que de conformidad con las disposiciones legales vigentes, no requieren de otro medio de comunicación. SGDEA: Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema de trámites: Sistema de información de la Superintendencia de Industria y Comercio que como tal se constituye en una herramienta importante de control de la prestación de sus servicios, del cumplimiento de sus funciones y del seguimiento de los procedimientos establecidos. Está implementado sobre una base de datos que permite el registro, seguimiento y control de todos los asuntos que cursan en la Superintendencia de Industria y Comercio desde que se solicitan, hasta el momento en que se resuelven. Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias de conservación preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanencia de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.


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Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Termohigrómetro: Equipo que mide la temperatura y la humedad relativa del aire y del medio ambiente, es un instrumento muy útil y práctico, los datos que se obtienen por medio de él son fáciles de interpretar. Testigo: véase Afuera Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite: Conjunto de pasos o acciones que se deben llevar a cabo para la atención de los temas a cargo de la Superintendencia y para el cumplimiento de sus funciones, los cuales sirven para resolver los asuntos que son de su competencia. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad de descripción: Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la base de la única descripción. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.


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Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.} Volumen: División de un expediente. Se establece para facilitar la gestión del contenido, mediante la creación de unidades que no resulten demasiado grandes o difíciles de manejar. Se realizan en función de criterios más prácticos que intelectuales (ej. Cantidad de documentos de archivo que lo componen, series de números o lapsos de tiempo).

4 REFERENCIAS NORMATIVAS

Jerarquía de la norma

Numero / Fecha Título Artículo Aplicación Específica

Constitución Política 1991 De los derechos sociales,

económicos y culturales

8,15, 20, 23, 27, 61, 63, 70, 71 74, 113

Proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación, Derecho a rectificar información que se tenga en entidades del estado; inviolabilidad de la correspondencia personal; derecho a presentar peticiones; protección de la propiedad intelectual; derecho a acceder a los documentos públicos; ramas del poder público.


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Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor Aplicación total

Ley 57 de 1985 Publicidad de actos y documentos oficiales Aplicación total

Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación

2 Políticas, reglamentos

Ley 44 de 1993 Modifica Ley 23 de 1982, sobre derechos de autor

Aplicación total

Ley 80 de 1993 Estatuto general de la Administración Pública

Aplicación total

Ley 87 de 1993 Normas para el ejercicio de control interno en entidades y organismos del Estado

Aplicación total

Ley 190 de 1995

Se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública, se fijan disposiciones para erradicar la corrupción administrativa

Aplicación total

Ley 223 de 1995 Normas sobre racionalización tributaria

36-47

Libro fiscal, factura de venta o documento equivalente

Ley 270 de 1996 Ley estatutaria de la administración de justicia

8, 96

Atribución funciones jurisdiccionales, Tecnología al servicio de la administración de justicia

Ley 300 de 1996 Ley general de turismo

70 Del control y las sanciones

Ley 527 de 1999

Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y de las firmas digitales, se establece las entidades de certificación.

Parte I Parte General; Parte III Firmas digitales, certificados y entidades de certificación.

Ley 594 de 2000 Ley general de archivos Aplicación Total

Ley 599 de 2000 Código Penal

192-197; 269A-269H; 270-272; 286-

296.

Capitulo VII. De la violación a la intimidad, reserva e interceptación de comunicaciones. Título VII Bis. De la protección de la información y de los datos. Título VIII De los delitos contra los derechos de autor. Capítulo III De la falsedad en documentos.

Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Aplicación total


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Ley 909 de 2004

Regula el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y otras disposiciones.

Aplicación total

Ley 909 de 2005 Se crea el acta de informe de gestión Aplicación total

Ley 962 / 2005 Racionalización de trámites y procedimientos administrativos

Título I, Capítulo I

Disposiciones comunes a toda la administración pública, derechos de las personas; notificación, entrega de información, atención al público, correo electrónico, supresión de sellos, presunción de validez de firmas

Ley 1150 de 2007

Disposiciones sobre la contratación pública Aplicación total

Ley 1340 de 2009

Normas en materia de protección de la competencia

Aplicación total

Ley 1369 de 2009

Se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones

21

Libre competencia, competencia desleal y protección del consumidor en el mercado de los servicios postales.

Ley 1437 / 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Título I, Capítulo II; Título II, Capítulo I, Capítulo IV, Capítulo V

Derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos y recusaciones, derechos de las personas, deberes de las personas, deberes de las autoridades en la atención al público… ; Derecho de petición; Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo; Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones

Ley 1474 de 2011

Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Aplicación total

Ley 1480 de 2011

Se expide el estatuto del consumidor Aplicación total

Ley 1564 de 2012 Código General del proceso Expedientes, Pruebas; Documentos; Notificaciones;

Proceso verbal

Ley 1581 de 2012

Disposiciones generales para la protección de datos personales

Aplicación total

Ley 1673 de 2013

Reglamenta la actividad de avaluador y se dictan otras disposiciones

Art. 24°, 25°, 26°, 27°, 34°,

37°

Autorregulación en la actividad del avaluador; Función disciplinaria; Entidades reconocidas de autorregulación; Requisitos; Negación o cancelación de inscripciones; Autoridades.

Decreto 2527 de 1950

Autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas

Aplicación total


Microfilmación de documentos Aplicación total


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Reorganiza el Ministerio de Fomento

Capítulo II Superintendencia de Industria y Comercio


Código de procedimiento civil

Título VIII; Título X

Copias, certificación y desgloses; Documentos; Expedientes

Decreto 410 de 1971 Código de Comercio

Título III; Título

VII

Del registro mercantil; De las Cámaras de Comercio

Decreto 152 de 1976 Modifica la estructura del Ministerio de Desarrollo Económico

19 Consejo Nacional de Industria y Turismo

Decreto 234 de 1983

Se fijan tarifas y se autoriza a la Superintendencia de Industria y Comercio a recaudarlas

Aplicación total


Por el cual se reestructura la Superintendencia de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones.

Aplicación total

Decreto 856 de 1994

Reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio

11; 12

Libros y archivos del registro único de proponentes; Información sobre licitaciones, contratos, multas y sanciones


Archivos laborales informáticos 23; 35 Certificaciones laborales de empleadores


Se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

Título I, Capítulo I; Art. 95°-96°; Capítulo XIV;

Régimen general, Actuaciones Generales; Publicaciones en el Diario Oficial; Departamento Administrativo de la Función Pública.


Se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario

Factura electrónica


Se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-2, 617, 618 y 618-2 del Estatuto Tributario

Factura


Se derogan, modifican y adicionan algunos artículos del Decreto 1748 de 1995

Certificaciones laborales de empleadores


Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial

Aplicación total


Reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo

Capítulo III

Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio


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relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales


Se modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999 20 Nombramiento de los Jefes de Control Interno

Decreto 1474 / 2002

Se promulga el “Tratado de la OMPI, Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT)”,

Art. 12

Obligaciones relativas a la información sobre la gestión de derechos


Se reglamenta la Ley 909 de 2004 y el Decreto- Ley 1567 de 1998

Carrera administrativa


Se adopta el Modelo de Control Interno para el Estado Colombiano

Aplicación total


Se modifica el artículo 8° del Decreto 1227 de 2005 Encargos o nombramientos provisionales


Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio y se determinan las funciones de sus dependencias.

Aplicación total


Operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP

Aplicación total


Se reasignan funciones del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- y a la Superintendencia de Industria y Comercio

Art. 3-6 Protección de los usuarios de servicios turísticos, investigaciones, cobro coactivo

Decreto 4886 / 2011

Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio y se determinan las funciones de sus dependencias.

Aplicación total

Decreto 19 / 2012

Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Título I, Capítulo I; Capítulo II, Capítulo XI

Principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos; notificaciones, trámites, procedimientos y regulaciones del sector administrativo de comercio, industria y turismo.


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Se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 7 Firma electrónica


Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Aplicación total


Se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental

Aplicación total


Se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia

Aplicación total

Decreto 805 de 2013 Se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012 (Código de Comercio)

Libros de comercio en archivos electrónicos


Se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación

Aplicación total

Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Aplicación total

Acuerdo 12 de 1995 Se modifica el Reglamento General de Archivos 4 Comité de Archivo

Acuerdo 11 de 1996

Se establecen criterios de conservación y organización de documentos

Aplicación total

Acuerdo 36 de 2000

Por el cual se aprueba la tabla de Retención Documental presentada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Aplicación total


Se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

Protección de datos personales


Se reglamenta el sistema de compras y contratación pública

Aplicación parcial


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Acuerdo 47 de 2000

Se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los documentos de archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”

Aplicación total

Acuerdo 48 de 2000

Se desarrolla el Artículo 59 del Capítulo VII “Conservación de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Conservación preventiva, conservación y restauración documental”

Aplicación total

Acuerdo 49 de 2000

Se desarrolla el artículo 61 Capítulo VII “Conservación de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”

Aplicación total

Acuerdo 50 de 2000

Por el cual se desarrolla del artículo 64 del Capítulo VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Aplicación total

Acuerdo 56 de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo 45 del Capítulo V “Requisitos para la consulta”, del Reglamento General de Archivos sobre “Acceso a los documentos de archivo”

Aplicación total

Acuerdo 60 de 2001

"Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Aplicación total

Acuerdo 016 de 2002

Se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio

1 Procedimiento registros públicos


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Acuerdo 37 de 2002

Se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía

Aplicación total

Acuerdo 38 de 2002

Se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Responsabilidad del servidor público documentos y archivos.

Aplicación total

Acuerdo 42 de 2002

Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos.

Aplicación total

Acuerdo 002 de 2004

Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

Aplicación total

Acuerdo 27 / 2006

Se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario

Aplicación total

Acuerdo 4 de 2013

Se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Aplicación total

Acuerdo 5 de 2013

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Aplicación total


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Resolución 938 de 1994

Por la cual se determina el sistema de control interno en la Superintendencia de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones

Aplicación total


Por la cual se crea el Comité de Archivo de la Superintendencia y se asignan funciones.

Aplicación total


Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental para la Superintendencia de Industria y Comercio.

Aplicación total

Resolución 884 de 2006 Manual de procesos y procedimientos de la SIC Aplicación total


Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Superintendencia de Industria y Comercio.

Aplicación total


Por la cual se modifica la Resolución 0938 de 1994. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Aplicación total


Por la cual se adoptan en la Superintendencia de Industria y Comercio los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, así como el procedimiento para superar las que ocurran (Comité de Convivencia Laboral)

Aplicación total


Por la cual se reglamenta el crédito educativo de los funcionarios de la SIC. Se integra el Comité de Promoción Profesional.

Aplicación total


Se conforma el Comité Paritario de Salud Ocupacional

Aplicación total


Por la cual se crea el Grupo de Trabajo "Centro de Documentación e Información" adscrito a la Secretaría General.

Aplicación total


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Por la cual se crea el Comité de Inversiones de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se reorganiza el Comité de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se adopta el Manual de Administración de Bienes Devolutivos y de Consumo (Comité de Bajas)

Aplicación total


Por la cual se crean los Comités de Coordinación y Seguimiento de áreas institucionales y el de Gestión en cada una de las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Se conforma el Comité Asesor en Contratación Aplicación total


Se crea el Comité de Dirección de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se conforma el Comité de Conciliación de la Superintendencia de Industria y Comercio y se expide su reglamento

Aplicación total


Por la cual se conforma el Comité de Convivencia Laboral de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por medio de la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en algunos documentos expedidos dentro de los trámites adelantados por la Delegatura para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal relacionados con las facultades legales conferidas por los artículos 11 y 12 del Decreto número 2876 de 1984.

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Por la cual se modifican los Títulos X y XI de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. (Propiedad Industrial: CD-ROM o DVD-ROM; PDF o en su defecto TIFF)

Aplicación total


Por el cual se modifica la Resolución N°. 31697 de 2011, por la cual se crea el Comité de Dirección de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Se actualiza la metodología de evaluación de TRD y de TVD, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos

Aplicación total


Por la cual se modifica la Resolución N°. 27363 de 2011, por la cual se conforma el Comité Asesor en Contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Modifica la Resolución 102 de 1996, mediante la cual se creó el Comité de Archivo de la Superintendencia de Industria y Comercio, en sus artículos 4° y 7°.

Aplicación total


Por la cual se modifica la Resolución N°. 2940 del 25 de enero de 2010, por la cual, se crea el Comité de Inversiones de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se adopta el Sistema Integral de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional en la Superintendencia de Industria y Comercio (Conformación del Comité Integral de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional)

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Por la cual se crea el Comité de Sostenibilidad Contable de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se modifica la Resolución N°. 5231 de 2011 por la cual se reorganiza el Comité de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se modifica la Resolución N°. 24510 de 2011, por la cual, se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y el Comité de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio

Aplicación total


Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en algunos actos administrativos expedidos dentro de los trámites adelantados en la Dirección de Signos Distintivos de la Delegatura para la Propiedad Industrial relacionados con las facultades legales conferidas por el artículo 19 del Decreto 4886 de 2011.

Aplicación total


Por la cual se señala el procedimiento para la autorización de las operaciones de integración empresarial y se adoptan unas guías.

Aplicación total


Por la cual se derogan la Resolución 24577 de 2011, los artículos primero, segundo y tercero de la Resolución 24510 de 2011, las resoluciones número 8228 y 21741 de 2012 y se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Aplicación total


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Por el cual se crea el Comité del Modelo Estándar de Control Interno - MECI

Aplicación total


Por la cual se derogan las Resoluciones números 31655 de 2012 y 652 de 2013 y se organiza la Secretaría Técnica de la Red Nacional de Protección al Consumidor.

Aplicación total


Por la cual se asignan funciones jurisdiccionales Aplicación total

Circular AGN 2 de 1997

Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas Tecnologías en los archivos públicos

Aplicación total


Producción documental: uso de tintas de escritura. No se deben utilizar micropunta o esferos de tinta húmeda

Aplicación total

Circular SIC

Única de 2001

Se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las reglamentaciones e instrucciones generales de la Superintendencia de Industria y Comercio que se encuentran vigentes

Aplicación total

Circular DAFP, AGN 4 de 2003 Organización de las

Historias Laborales Aplicación total

Circular 6 de 2005

Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la Gestión pública NTCGP 1000:2004.

Aplicación total

Circular COINFO 4 de 2010

Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. CONTEXTO

Aplicación total

Circular COINFO 4 de 2010

Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Anexo I

Aplicación total


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Obligación de transferir a los Archivos Generales los documentos de valor secundario.

Aplicación total


Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos de Entidades Señaladas en la Ley 1444 de 2011.

Aplicación total


Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información

Aplicación total

Circular DAFP

100-02 de 2011

Nominación de los jefes de Control Interno o quien haga sus veces a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011.

Aplicación total


Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental

Aplicación total


Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel

Aplicación total

Circular SIC 6 de 2012 Eficiencia administrativa y

cero papel Aplicación total

Circular 1 de 2013

Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012

Aplicación total

Circular SIC 7 de 2013

Políticas de racionalización y reducción de impresiones y consumo de papel

Aplicación total

Circular SIC 11 de 2013 Programa eficiencia

administrativa y cero papel Aplicación total

Memorando SIC 3099689 Prohibición de salida de

documentos de la Entidad Aplicación total

Manual AGN 2001

Mini/Manual N° 4 TRD y transferencias documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración

Aplicación total

Manual AGN 2004 Fondos Acumulados.

Manual de organización Aplicación total

Manual CIA 2005 Documentos electrónicos:

Manual para archiveros Aplicación total


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Manual MinTic 2010

Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia Versión 2010

Aplicación total

Manual SIC

GD01-M01 de 2012

Manual de archivo y retención documental Aplicación total

Manual SIC

GD01-M02 de 2012

Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites

Aplicación total

Directiva Presidencial 4 de 2012

Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública

Aplicación total

Decisión 351 / 1993 Régimen Común Andino sobre derechos de autor y derechos conexos

Aplicación total

Norma Técnica ICONTEC

NTC 3393 de 1996

Documentación. Elaboración de cartas comerciales.

Aplicación total


NTC 4095 de 1997

Norma general para la descripción archivística Aplicación total


NTC 4436 de 1998

Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad (Homologación de la Norma ISO 11108).

Aplicación total

Norma Técnica CIA

ISAD (G) de 2000

Norma internacional general de descripción archivística

Aplicación total


NTC 5029 de 2001

Norma sobre medición de archivos Aplicación total

Norma Técnica ISO

639-1 de 2002

Códigos para la representación de los idiomas principales del mundo

Aplicación total

Norma Técnica ISO

19011 DE 2002

Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental Aplicación total


NTC 5174 de 2003

Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata

Aplicación total


NTC 5238 de 2004

Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de operación Aplicación total


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NTC-ISO 14001 de 2004

Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso

Aplicación total

Norma Técnica

ICONTEC

NTC-ISO/IEC 27001 de 2006

Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisitos.

Aplicación total

Norma Técnica

ICONTEC

NTC-OHSAS 18001 de 2007

Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos.

Aplicación total


NTCGP 1000 de 2009

Norma técnica de la calidad en la gestión pública Aplicación total


NTC-ISO 15489-1 de

2010

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades

Aplicación total

Norma Técnica ISO

3166-1 de 2013

Códigos para la representación de los nombres de los países

Aplicación total

Modelo MinTic 2011

Modelo de seguridad de la información para la estrategia de gobierno en línea 2.0

Aplicación total

Modelo Comisión Europea

2011

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq

Aplicación total

5 GENERALIDADES El Grupo Centro de Documentación e Información en cumplimiento a lo establecido en el Capítulo II artículos 10 al 15 del Decreto 2609 de 2012 y a lo estipulado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, el cual establece que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”, ha elaborado el Programa de Gestión Documental. Este documento formula las políticas y establece las actividades a realizar en el corto, mediano y largo plazo, a fin de que la Gestión Documental se desarrolle atendiendo los siguientes procesos:

a. Planeación b. Producción


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c. Gestión y Trámite d. Organización e. Transferencia f. Disposición de Documentos g. Preservación a largo plazo h. Valoración

Así mismo, establece un modelo conceptual que indica la relación media entre los documentos y las actividades de la entidad, frente a los aspectos económicos, administrativos y tecnológicos que permitan establecer con participación activa a nivel directivo y los funcionarios en general, la mejora de todo el sistema de gestión documental. El Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad, se identifican como Autoridad Archivística Institucional y son los responsables de la actualización del presente documento. La Superintendencia de Industria y Comercio ha implementado acciones de mejora continua en la Gestión Documental dando aplicación a la normatividad, los manuales, y demás documentos que están establecidos en el Sistema Integral de Gestión Institucional SIGI, el cual se encuentra certificado en las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y NTCGP 1000, lo que garantiza que la gestión documental sea eficiente y de calidad. La información y las actividades que se proyectan en el presente documento, están basadas en el resultado de una revisión interna que inició con el diagnóstico documental en el año 2012, en desarrollo del Contrato de Consultoría No.142 del mismo año, y las diferentes necesidades identificadas en cuanto a rediseño o cambio en los procesos y procedimientos documentales. El contenido del documento se desarrolla ordenadamente en el punto 6, iniciando con los requerimientos para el desarrollo del PGD, luego con los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental según el ciclo de vida de todos los documentos, como son la planeación, producción, gestión, trámite y disposición final, posteriormente, las fases de implementación del PGD y los programas específicos, la armonización con el MECI y con el Sistema de Gestión de Calidad y el SIGI. El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Industria y Comercio, es un documento susceptible de mejoras continuas, por lo que, el Centro de Documentación e Información de la mano con la Oficina de Control Interno, estará encargado de realizar el seguimiento necesario y permanente para generar y adaptar los cambios que este documento requiera, así mismo de elaborar los planes y programas que complementen el PGD. El Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo avalarán los cambios y la Oficina Asesora de Planeación hará lo propio para la actualización y normalización en el Sistema Integral de Gestión Institucional SIGI.

6 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA Normativos: Se desarrollan en el numeral 4 de este documento.


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Tecnológicos: La Superintendencia de Industria y Comercio, cuenta con instrumentos técnicos previos como manuales, procedimientos y formatos para los diferentes procesos de la entidad, igualmente se han definido las tablas de retención documental, tablas de valoración documental (en proceso de elaboración), adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos y cuenta con Unidad de Correspondencia (Centro de Documentación e Información). Mediante los procesos de Gestión Documental, Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación, Sistema integral de Gestión y Gestión Administrativa, se controlan los diferentes parámetros de información documental de la SIC, complementariamente con los sistemas de información en software que utilizan los funcionarios y contratistas: SIIF, Sistema de Control de Trámites y de Gestión Documental, Sistema de Gestión de Archivo, Sistema de Control de Providencias, Sistema de Propiedad Industrial - Signos Distintivos, Sistema de Propiedad Industrial - Nuevas Creaciones, Registro de Productores e Importadores, Sistema de Denuncias, Aplicativo de Supervisión Empresarial, Integraciones Económicas, Informes de Cámaras de Comercio, Sistema de Recursos Humanos, Sistema de Intranet, y Sistema Integral de Gestión. (Ver GS01-M01 Manual de Seguridad Informática). Económicos y Administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el Programa de Gestión Documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental, atender aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. La SIC a través de los Proyectos de Inversión “Actualización del Sistema de Atención al Ciudadano” y “Fortalecimiento y Modernización del Sistema de Atención al Ciudadano”, tiene planeadas las siguientes acciones para desarrollar como trabajo de avance del Programa de Gestión Documental de la SIC: 1. Contratación del servicio de organización, digitalización e indexación y el inventario de documentación de

gestión de diferentes dependencias de la SIC, bajo los parámetros de calidad establecidos por la Entidad.

2. Elaborar un programa de documentos vitales o esenciales asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia.

3. Contratar los servicios especializados en administración de gestión documental que incluye: Los servicios

de correspondencia (recepción, registro, radicación, digitalización y distribución) fax, correo electrónico, mensajería interna y externa, la organización, clasificación, incorporación, préstamo, cuidado y custodia de documentos que se encuentran en los diferentes depósitos de archivo de gestión, Central y demás servicios que se requiera en el campo de la gestión documental.(Ver Anexo 2 - Cronograma y presupuesto anual para la implementación del PGD)

7 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL


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7.1 Planeación La documentación que se genera en la entidad, atiende a los parámetros establecidos para la gestión de calidad, es así como, todo documento que se produce debe cumplir lo establecido tanto en el MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI SC01-M01, como en el procedimiento DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI SC01-P01, en los cuales, se plantean tanto las generalidades como la metodología para la elaboración, la actualización, distribución, eliminación y el control de los documentos que forman parte del Sistema Integral de Gestión Institucional. El Centro de Documentación e Información tomará parte activa en la planeación y análisis archivístico de la documentación que se cree en las diferentes dependencias, para formar parte del Sistema Integral de Gestión Institucional – SIGI.

7.2 Producción

7.2.1 Creación y Diseño de Documentos Se describen los diferentes tipos de documentos que produce la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de sus funciones, de igual manera se presentan los modelos de documentos y los aspectos técnicos inmersos en la producción de dicha documentación aplicados por la Entidad.’ Para la elaboración de Manuales, Procedimientos, Instructivos, Planes, Programas, Reglamentos y Formatos, se deben seguir los parámetros establecidos en el procedimiento SC01-P01 DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Para la elaboración de informes, memorandos, cartas, autos, circulares, consultas, resoluciones y actas de reunión, se debe utilizar el tipo de letra Arial, tamaño 12 puntos, siguiendo los parámetros establecidos en los documentos CS01-I01 INSTRUCTIVO MARCA INSTITUCIONAL y GD01-I02 INSTRUCTIVO PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS, y utilizando los formatos que se encuentran disponibles en la IntraSIC, en la pestaña “Plantillas” ; allí mismo, se halla el formato para elaborar presentaciones en PowerPoint. En la pestaña de “Plantillas” se tiene la opción de utilizar un buen número de formatos de la Delegatura de Propiedad Industrial. Para cada dependencia, en la IntraSic en la pestaña del Sistema Integral de Gestión Institucional en su respectivo proceso, se hallan los diferentes “Formatos” que se emplean en el desarrollo de sus funciones.

7.2.2 Medios y Técnicas de Producción Reprografía e Impresión La Superintendencia cuenta con una línea de impresoras multifuncionales, suministradas mediante outsourcing, empresa que se encarga de proveer los insumos, el servicio de mantenimiento y los informes periódicos que debe rendir en cuanto al uso general y particular de este servicio.


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7.2.2.1 Fotocopiado El servicio de fotocopiado se presta en dos modalidades: 1. Servicio centralizado, 2. Fotocopiadoras por dependencias o áreas laborales. Servicio Centralizado: ubicado en el tercer piso, ala norte del edificio. Con este servicio se suple la necesidad de las dependencias de procesar trabajos de reprografía de volúmenes medios y altos. Para la prestación del servicio, se tendrá en cuenta:

- La reproducción o fotocopiado de documentos se atenderá en orden de llegada previo diligenciamiento y entrega del formato Solicitud de Servicios al Centro de Documentación e Información, GD01-F05 firmado por el Superintendente, Superintendentes Delegados, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores, Coordinadores de Grupo, Asesores del Despacho del Superintendente y Secretarios Ad-Hoc.

- Los formatos deberán diligenciarse detallando la descripción del documento a fotocopiar. En caso que esto no suceda se devolverá a la dependencia para que complemente la información.

- Las fotocopias deben ser única y exclusivamente relacionadas con las funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

- Para la reproducción de documentos con destino a usuarios externos de la Superintendencia de Industria y Comercio, se seguirá lo previsto en el procedimiento GJ04 – P06 Solicitud de Copias.

Fotocopiadoras por dependencias o áreas laborales: Ubicadas en los diferentes pisos de la Entidad, prestan el servicio de fotocopiado, impresión y escaneo de documentos. Todo el servicio de fotocopiado tiene seguimiento automatizado que establece códigos por usuario, con lo que se lleva registro y control estadístico de uso del servicio.

7.2.3 Tipos de Soporte La Superintendencia de Industria y Comercio atiende los lineamientos contemplados en el Acuerdo 060 de 2001 del AGN, Artículo 9° Conservación documental, el cual establece que “Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción”. Con base en lo anterior, la Entidad utilizará para la elaboración de sus documentos, papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo requisitos para la permanencia y durabilidad”. Así mismo, se establecerán los parámetros que deberán cumplir otros tipos de soporte documental que se utilizan en la entidad y la manera óptima de guardar y preservar la información por ellos contenida.


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7.2.4 Diplomática en Términos de Formalidad

7.2.4.1 Imagen Corporativa El logo y sigla de propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio, solo podrá ser utilizada en los términos establecidos en el Instructivo CS01-I01 Marca Institucional.

7.2.4.2 Firmas Autorizadas Documentos físicos y Cero Papel Los funcionarios autorizados para firmar los diferentes documentos para atender asuntos de carácter oficial, siguiendo lo estipulado en el documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites, son los siguientes: - Superintendente de Industria y Comercio, Superintendentes Delegados, Secretaria General, Jefes de

Oficina, Directores y Coordinadores. - El Superintendente de Industria y Comercio puede firmar la correspondencia de todas las dependencias y

los Superintendentes Delegados, el Secretario General, los Jefes de Oficina y Directores, la de las dependencias a su cargo.

- Los funcionarios comisionados por el Secretario General para la práctica de pruebas de los procesos disciplinarios están autorizados para firmar la documentación relacionada con esta etapa del proceso.

- Los Secretarios generales ad-hoc nombrados por la Secretaría General para el desempeño de funciones de certificados y autenticación, podrán suscribir la correspondencia relacionada.

- Los asesores del Despacho del Superintendente de Industria y Comercio podrán suscribir comunicaciones para adelantar actuaciones relacionadas con solicitudes de información.

- Funcionario designado expresamente por el Superintendente de Industria y Comercio para atender asuntos especiales.

NOTA: El Grupo Centro de Documentación e Información se abstendrá de tramitar aquella documentación que venga firmada, por un funcionario que no esté autorizado.

Cero Papel Por medio de la resolución 12426 de 2012, en la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en algunos documentos expedidos mediante trámite adelantados por la Delegatura para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal. La firma mecánica está autorizada para las comunicaciones a través de las cuales se trasladan a otras entidades por competencia, quejas, los recursos y demás peticiones que no sean de competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las comunicaciones en las cuales se informa a los quejosos sobre los traslados de escritos y el tramite que se surte en esta Entidad.


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Las solicitudes de explicaciones y requerimientos dentro del trámite de las investigaciones administrativas por incumplimiento de la normatividad de control de precios y especulación indebida. Los actos administrativos sancionatorios y de archivo dentro del trámite de las investigaciones administrativas por incumplimiento de la normatividad de control y precios y especulación indebida. Por medio de la resolución 82538 de 2012, por la cual se autoriza el uso de la firma en algunos actos administrativos expedidos dentro de los tramites adelantados en la Dirección de los Signos Distintivos de la Delegatura para la Propiedad Industrial. Se autoriza la firma mecánica del Coordinador del Grupo de Trabajo de Registro para los siguientes actos administrativos 1. Oficios de requerimiento 2. Las órdenes de publicación. 3. Oficios mediante los cuales se ordenan los desgloses de documentos y tasas. Autoriza la firma mecánica al Coordinador del Grupo de Trabajo de Fondo para la expedición de los actos administrativos mediante los cuales ejecutan los requerimientos. Autoriza la firma mecánica al Coordinador del Grupo de Trabajo de Oposiciones y Cancelaciones para la expedición de los siguientes actos administrativos. 1. Oficios de requerimiento 2. Oficios de traslado de oposiciones y acciones de cancelación. Módulo Cero Papel La Superintendencia ha implementado la política “Cero Papel”, para la producción de documentos bajo esta modalidad, las firmas autorizadas son:

- Señor Superintendente. - Secretario General. - Delegados. - Directores. - Jefes de Oficina. - Coordinadores de Grupo.

7.3 Gestión y Trámite de Documentos El sistema de gestión documental utilizado por la Superintendencia de Industria y Comercio para la administración, seguimiento y control de los asuntos que cursan trámite en la Entidad, se denomina Sistema de Trámites y se encuentra desarrollado su funcionamiento en el documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites.

7.3.1 Recepción y Distribución de Documentos


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Las comunicaciones que se reciben durante el horario de atención al usuario externo (8:00 horas a las 16:30 horas) a través de fax, correo tradicional o de correo electrónico deben ser radicadas en el sistema el mismo día en que se reciben, en el caso de comunicaciones recibidas mediante fax y correo electrónico luego del horario establecido se radican con fecha del día hábil siguiente. Las políticas y normas de aplicación general para recepcionar, registrar, radicar, distribuir y enviar las comunicaciones oficiales de Entrada, de Traslado y de Salida se encuentran establecidas en el documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites. En la distribución de comunicaciones oficiales y como medio de trazabilidad se utiliza el Sistema de Trámites, como sistema de gestión documental de la Entidad, el cual asigna la siguiente codificación:

Código Dependencia Nombre de la Dependencia

0 Despacho del Superintendente 1 Asesores 10 Oficina Asesora Jurídica 11 Grupo De Cobro Coactivo 12 Grupo De Regulación 20 Oficina De Tecnología e Informática 23 Grupo Trabajo Infraestructura Tecnológica y Seguridad 24 Grupo Trabajo Gestión de Información y Proyectos Informáticos 25 Grupo Trabajo Sistemas de Información 30 Oficina Asesora de Planeación 37 Grupo de Trabajo de Estudios Económicos 50 Oficina de Control Interno 60 Grupo de Gestión Judicial 70 Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial 71 Grupo de Trabajo de Formación 72 Grupo de Trabajo de Atención al Ciudadano 73 Grupo de Trabajo de Comunicación 100 Secretaría General 101 Grupo Centro de Documentación e Información 103 Grupo de Control Disciplinario 104 Grupo de Notificaciones y Certificaciones 105 Grupo De Contratación 111 Grupo de Trabajo de Talento Humano 130 Dirección Financiera 131 Grupo Trabajo Administrativo 140 Dirección Administrativa 1000 Despacho del Superintendente Delegado para Protección de la Competencia 1003 Grupo de Trabajo de Competencia Desleal y Propiedad Industrial 1004 Grupo de Protección de la Competencia 1005 Grupo de Integraciones Empresariales 1006 Grupo de Trabajo Interdisciplinario de Colusiones


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1020 Dirección de Cámaras de Comercio

1021 Grupo de Trabajo de Trámites Administrativos Adscrito a la Dirección de Cámaras de Comercio

1022 Grupo de Trabajo de Vigilancia a las Cámaras de Comercio y a los Comerciantes adscritos a la Dirección de Cámaras de Comercio

2000 Despacho del Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial 2010 Dirección de Signos Distintivos 2011 Grupo de Fondo 2013 Grupo de Oposiciones y Cancelaciones 2014 Grupo de Registro 2016 Grupo de Trabajo de Forma 2020 Dirección de Nuevas Creaciones 2023 Grupo Banco Patentes 2025 Grupo de Trabajo del Sector de Ingenierías 2026 Grupo de Trabajo de Ciencias Químicas 2027 Grupo de Trabajo de Ciencias Farmacéuticas y Biológicas 3000 Despacho del Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor 3003 Grupo de Trabajo de Apoyo a la Red Nacional de Protección al Consumidor 3100 Dirección de Investigaciones de Protección al Consumidor 3110 Grupo de Trabajo de Supervisión Empresarial y Seguridad de Producto 3200 Dirección de Investigaciones de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones

3210 Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones

3211 Grupo de Trabajo de Supervisión, Control y Vigilancia Regímenes de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones

4000 Despacho del Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales 4002 Grupo de Trabajo de Defensa del Consumidor 4005 Grupo de Trabajo de Calificación

6000 Despacho del Superintendente Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

6100 Dirección de Investigaciones para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

7000 Despacho del Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales 7100 Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales 7110 Grupo de Trabajo de Habeas Data 7111 Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas 9001 Secretario Ad-Hoc Delegatura para la Propiedad Industrial 9003 Despacho Superintendente 9036 Comisión de Personal 9037 Comité de Convivencia Laboral

Tabla Códigos y Dependencias


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7.3.2 Trámite de los Documentos En la Superintendencia de Industria y Comercio, para la administración, seguimiento y control de los asuntos que cursan trámite en la Entidad se utiliza el Sistema de Trámites, tal como se desarrolla en el numeral 6 del documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites. Mediante el Sistema de Trámites se desarrollan entre otras las labores de registro y radicación; se le da el direccionamiento a la dependencia competente de acuerdo con el contenido o asunto del documento y queda especificado con el tipo de Trámite, Evento y Actuación que están predefinidas en la Entidad; es el medio de control y seguimiento y permite establecer la trazabilidad de la documentación que ingresa o se produce en la Superintendencia; el Sistema de Trámites de acuerdo con parámetros establecidos determina la disponibilidad de los documentos, permite la solicitud en préstamo o la consulta de los mismos.

7.3.2.1 Consulta y préstamo documental El procedimiento para el préstamo de documentos se encuentra detallado en GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental y el Instructivo GS01-I04 Préstamo de Expedientes a Usuarios Internos.

7.3.2.2 Consulta y Préstamo Documental Archivo Central (Módulo del Sistema de Gestión de Archivo)

7.3.2.2.1 Generalidades Sistema de Gestión de Archivo

El ingreso al Sistema de Gestión de Archivo se realiza de la misma forma que para el Sistema de Trámites. De esta manera al usuario con permiso de ingreso al Sistema de Trámites es posible configurarle un conjunto de opciones para el Sistema de Gestión de Archivo sin necesidad de asignarle una nueva clave.

Pantalla Ingreso al Sistema de Trámites


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En el menú izquierdo inferior del Sistema de Tramites se encuentra la opción Sistema de Gestión de Archivo, al seleccionarla se desplegará el MENÚ PRINCIPAL en donde dependiendo del perfil del usuario saldrán una serie de opciones agrupadas. Todas las herramientas en el Sistema de Gestión de Archivo tienen comportamientos similares que se describen a continuación:

- Mensaje de ayuda en campo de formulario: En los formularios de registro de información es posible

encontrar un icono de ayuda . Pasando el puntero del ratón por encima se despliega el mensaje de ayuda correspondiente al campo a diligenciar.

- Botones de Guardar, Modificar, Nuevo, Anular: Al final de cada formulario se encuentran los botones para aplicar al registro diligenciado. Si se diligencia un registro nuevo el botón que aparecerá es

solamente el de Guardar de otra forma será mostrado los botones de Modificar, Nuevo, Anular . El botón Nuevo despliega el formulario en blanco para poder diligenciar un registro nuevo.

- Registro de fechas: En donde sea necesario diligenciar un campo tipo fecha, se mostrara un botón “…” en puntos suspensivos que al hacerle click desplegara una herramienta para seleccionar de forma interactiva, el día correspondiente en una tabla de la misma manera que en un calendario. Contiene un botón de ayuda “?”, de cerrado “x” , dos botones para desplegar y seleccionar el año “<<” y “>>” hacia adelante o hacia atrás respectivamente y dos botones para seleccionar el mes “<” y “>”.

Pantalla Opciones de Búsqueda Sistema Gestión de Archivo

- Validación de información correcta: Todos los formularios validaran la calidad de la información

diligenciada. Cuando se presente un fallo en el diligenciamiento aparecerá un mensaje de advertencia con la lista de campos con errores. La modificación o registro no será finalizada hasta tanto no se corrija y se vuelva a intentar aplicando el cambio.


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Validación de Datos en el Formulario Inventario

7.3.2.2.2 Préstamo Manual Para aquella documentación transferida al Archivo Central, correspondiente a la vigencia 2010 hacia atrás, el procedimiento de consulta será:

- Las dependencias consultarán los formatos de transferencias ya realizadas, para ubicar que serie o subserie documental requiere en calidad de préstamo.

- La solicitud se realizará por medio de correo electrónico institucional de los funcionarios del Archivo Central, con copia al Coordinador del Centro de Documentación e Información, indicando año de realización de la transferencia, N°. de caja, Serie o subserie, N°. de carpeta(s).

- Los documentos solicitados al Archivo Central son enviados en los recorridos internos (carpetas) programados.

- En el evento que se requiera de algún documento con carácter urgente el funcionario se debe acercar al Archivo Central, previa autorización del Coordinador del Centro de Documentación e Información.

7.3.2.2.3 Préstamo Automatizado Toda solicitud de documentos y/o fotocopias que se requieran del Archivo Central (historias laborales, resoluciones, consecutivos, contratos, etc), correspondiente a la vigencia 2011 en adelante, se debe realizar mediante el Sistema de Gestión de Archivo / módulo de préstamo, el cual registra en el sistema de información la fecha del préstamo, nombre del solicitante, dependencia, nombre del documento prestado. Las solicitudes son atendidas en estricto orden de llegada. Los documentos solicitados al Archivo Central son enviados en los recorridos internos (carpetas) programados. El sistema de gestión de archivo es una herramienta que ayuda al Centro de Documentación e información a llevar control, integridad y seguridad a la información relativa al inventario documental dentro de los distintos


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tipos de archivo manejados en la SIC. Este documento tiene como finalidad describir el funcionamiento de las herramientas para dar al usuario final la guía necesaria para su utilización correcta. Formulario Préstamo Inventario El usuario por medio de esta opción puede hacer las solicitudes de préstamo de unidades documentales que requiera. En el formulario se selecciona la unidad documental con la ayuda de opciones de búsqueda, se diligencian fechas de vigencia de lo solicitado junto con una descripción. Cada solicitud genera automáticamente un correo electrónico dirigido al solicitante y a los administradores del Sistema de Gestión de Archivo, para informar las actualizaciones de los préstamos.

En la pestaña de búsqueda se pueden encontrar las solicitudes registradas. Estos resultados se encuentran filtrados por defecto de acuerdo a los permisos que posea el usuario con respecto a la dependencia.

Formulario Préstamo Automatizado


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Resultado de la Consulta de Préstamo Automatizado

7.3.3 Desglose de Expedientes En primer lugar, se encuentra establecido como regla general el derecho que tienen las personas al acceso a los documentos públicos, Constitución Política art. 74 y el derecho fundamental a la intimidad económica, también podemos encontrar en la Ley 57 de 1985 en el art. 12 respectivamente, artículos en los cuales hacen referencia que las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos y a obtener copia de ellos, salvo excepciones constitucionales y legales. En el art. 15 de la Ley 1340 de 2009, en relación al procedimiento de prácticas restrictivas de la competencia, se establece una forma válida para ser aplicada en los procesos de integraciones y es lo correspondiente a mantener en dos carpetas la información del proceso, una que contenga la información a la que pueda acceder el público sin restricción alguna y la otra que es mantenida en reserva, esto con el objetivo de prevenir que terceros o la competencia puedan usar dicha información que gozaría de la reserva para generar efectos negativos en la empresa. Los documentos públicos o privados podrán desglosarse de los expedientes y entregarse a quien los haya solicitado previa solicitud del documento y/o recibo de caja debidamente diligenciado y siempre y cuando lo haya autorizado la Delegatura encargada del trámite, por medio de un acto administrativo y/o comunicación, la cual es verificada por el funcionario encargado para que la información coincida con lo solicitado por el usuario y lo autorizado.


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La Entidad dará aplicación a lo establecido en la Ley 1564 de 2012 “Código General del Proceso”

Artículo 116. Desgloses. Los documentos podrán desglosarse del expediente y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha, todo con sujeción a las siguientes reglas y por orden del juez: 1. Los documentos aducidos por los acreedores como títulos ejecutivos podrán desglosarse: a) Cuando contengan crédito distinto del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario hará constar en cada documento qué crédito es el allí exigido; b) Cuando en ellos aparezcan hipotecas o prendas que garanticen otras obligaciones; c) Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento si la obligación se ha extinguido en todo o en parte; y, d) Cuando lo solicite un juez penal en procesos sobre falsedad material del documento. 2. En los demás procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario dejará constancia sobre la extinción total o parcial de ella, con indicación del modo que la produjo y demás circunstancias relevantes. 3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento contentivo de la obligación solo podrá desglosarse a petición suya, a quien se entregará con constancia de la cancelación. 4. En el expediente se dejará una reproducción del documento desglosado.

7.4 Organización de los Documentos

7.4.1 Procedimiento Organización Documental y Responsables

Los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en los archivos de la Entidad, son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original, los cuales están dados por la dependencia productora de los mismos. Las responsabilidades están establecidas en el documento GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental. La documentación de la Entidad, está clasificada de acuerdo con la estructura administrativa y organizacional de la SIC y tomando como base las funciones que debe cumplir cada dependencia, estas funciones se reflejan en las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental que para la Superintendencia fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 036 del 2000 y adoptadas por la Superintendencia mediante la Resolución 29453 del 2001.


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ORGANIGRAMA FUNCIONAL

DESPACHO SUPERINTENDENTE

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

OFICINA DE SERVICIOS AL CONSUMIDOR Y DE APOYO

EMPRESARIAL

OFICINA ASESORA JURIDICA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

SECRETARIA GENERAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN FINANCIERA

DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIAL

DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA

COMPETENCIA

DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALES

DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DEL

CONSUMIDOR

DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES

DELEGATURA PARA LA VERIFICACIÓN Y CONTROL DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y

METROLOGÍA LEGAL

DIRECCIÓN DE CÁMARAS DE

COMERCIO

DIRECCIÓN DE SIGNOS

DISTINTIVOS

DIRECCIÓN DE NUEVAS

CREACIONES

DIRECCIÓN INVESTIGACIONES PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR

DIRECCIÓN INVESTIGACIONES

PARA LA PROTECCIÓN DE USUARIOS DE

SERVICIOS DE COMUNICACIONES

DIRECCIÓN INVESTIGACIÓN PROTECCIÓN DE

DATOS PERSONALES

DIRECCIÓN INVESTIGACIONES VERIFICACIÓN Y

CONTROL DE REGLAMENTOS

TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL

Grupo de Trabajo de Regulación

Grupo de Trabajo de Gestión Judicial

Grupo de Trabajo de Cobro Coactivo Grupo de Trabajo de Estudios Económicos

Grupo de Trabajo Administrativo

Grupo de Trabajo Centro Documentación e Información

Grupo Trabajo de Contratación

Grupo de Trabajo de Talento Humano

Grupo de Trabajo de Notificaciones y Certificaciones

Grupo Trabajo Control Disciplinario Interno

Grupo de Trabajo de Gestión de la Información y proyectos Informáticos

Grupo de Trabajo Sistemas de Información

Grupo de Trabajo de Infraestructura y Seguridad InformáticaGrupo de Trabajo de Formación

Grupo de Trabajo Atención al Ciudadano

Grupo de Trabajo de Comunicación

Grupo de Trabajo Banco Patentes

Grupo de Trabajo de Fondo

Grupo de Trabajo Oposiciones y Cancelaciones

Grupo de Trabajo Registro

Grupo de Trabajo Ciencias Farmacéuticas

y Biológicas

Grupo de Trabajo de Ciencias Químicas

Grupo de Trabajo Sector Ingenierías

Grupo de Trabajo Protección de la

Competencia

Grupo de Trabajo Integraciones Empresariales

Grupo de Trabajo Interdisciplinario de

Colusiones

Grupo de Trabajo de Defensa del Consumidor

Grupo de Trabajo de Competencia Desleal y Propiedad Industrial

Grupo de Trabajo de Calificación

Grupo de Trabajo de Apoyo a la Red Nacional de Protección al Consumidor

Grupo de Trabajo de Supervisión

Empresarial y Seguridad de

Producto

Grupo de Trabajo de Supervisión, Control y

Vigilancia de los Regímenes de

Protección de Usuarios de Comunicaciones

Grupo de Trabajo de Investigaciones

Administrativas de Protección de Usuarios

de Servicios de Comunicaciones

Grupo de Trabajo de Investigaciones

Administrativas de Protección de Datos

Personales

Grupo de Trabajo de Habeas Data

* Ultima Actualización Noviembre de 2013: Resolución No.65294 Grupo de Trabajo de Secretaría adscrito al Despacho del Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales

Grupo de Trabajo de Tramites Administrativos

Grupo de Trabajo de Vigilancia a las Cámaras de Comercio y a

los Comerciantes

Grupo de Trabajo de Forma

Grupo de Trabajo de Secretaría

Organigrama Funcional

7.4.2 Conformación de Expedientes Físicos • Alistamiento: Proceso que consiste en la organización de los documentos previos a la conformación física

de los expedientes, y se realiza de la siguiente manera:

- Organizar los documentos en orden lógico y cronológico teniendo en cuenta el trámite del asunto, es decir el orden original, donde al abrir el expediente el primer documento es el que inicia el trámite con la fecha más antigua, y el que lo finaliza con la fecha más reciente, el archivo de los documentos debe ser en formato libro, acatando las instrucciones del Acuerdo 042 del 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

- En el tipo de ordenación cronológica no se tiene en cuenta la fecha de los documentos anexos al principal, ya que pueden tener fechas anteriores al mismo.

- Los documentos deben ir fijados a la carpeta por medio del gancho legajador plástico.


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- No se deben archivar documentos duplicados en la misma carpeta. - Eliminar el material metálico, hojas en blanco y copias: Los expedientes deben estar depurados; ésta

labor consiste en retirar los duplicados, folios en blanco y documentos no pertinentes. De igual manera se deben eliminar clips, ganchos y/o elementos metálicos que deterioran el documento.

7.4.3 Archivo de Gestión La organización física de los archivos de gestión se hará de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, que indica las series y sub series de archivo definidas por la Superintendencia las cuales se han elaborado teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las funciones de las dependencias. Ver instructivo GD01-I01 – Aplicación Tablas de Retención Documental y GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental.

7.4.3.1 Organización de Expedientes Híbridos El funcionario consulta el expediente virtual en el Sistema de Trámites, y en la pestaña “expediente” observa los documentos que contiene, verificando cuáles documentos faltan en el expediente virtual comparándolo con el expediente físico, de esta manera, una vez identificados aquellos documentos que deben ser digitalizados porque aparecen en el físico y no en el expediente virtual, se entregan al auxiliar asignado para digitalizar los documentos faltantes, indicándole el número de radicado al cual debe indexarse (pegarse) y el nombre que se le debe asignar en la tipificación. Los anexos impresos tales como folletos, boletines, revistas, periódicos, etc., se registrarán como un solo folio, dejando un testigo documental en el radicado que indique la ubicación física del anexo. Una vez digitalizado el documento, es entregado al personal encargado de esta actividad, para que lo anexe al expediente correspondiente y lo almacene en el lugar designado.

7.4.4 Archivo Central

Es aquel donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las dependencias y particulares en general. Ver instructivo GD01-I01 – Aplicación Tablas de Retención Documental y GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental.

7.4.5 Reconstrucción de Expedientes Los pasos descritos aplican para la ubicación de documentos faltantes en los expedientes y la reconstrucción de expedientes en casos de pérdida tanto en los archivos de gestión, como en el Archivo Central, partiendo de la base que el Código Contencioso Administrativo señala que en el evento de no existir normatividad que regule al respecto, se debe aplicar en lo pertinente lo previsto en el Código de Procedimiento Civil artículo 133. Ver documento GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental.


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7.5 Transferencia de Documentos

7.5.1 Transferencias Primarias Del Archivo De Gestión Al Archivo Central El procedimiento de Transferencias Primarias se encuentra descrito en el documento GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental y utilizando el módulo Sistema de Gestión de Archivos.

7.5.2 Transferencias Secundarias del Archivo Central al Archivo Histórico (Archivo General de la Nación) Para las transferencias secundarias se tiene establecido el procedimiento mediante el documento GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental, adicionalmente se realizarán los ajustes que se considere necesarios para dar cumplimiento a lo establecido en los Decretos 2609 de 2012 y 1515 de 2013, y a los aspectos técnicos que reglamente el Archivo General de la Nación para este aparte, en cuanto a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico que debe realizar la Entidad al Archivo General de la Nación.

7.6 Disposición de Documentos

7.6.1 Procedimiento Administración Tabla De Retención Documental – TRD La aplicación de las Tablas de Retención Documental, permitirá organizar y seleccionar los documentos en sus diferentes etapas de archivo para su conservación total, temporal o su eliminación definitiva. La Tabla de Retención Documental ha sido aprobada por el Archivo General de la Nación a la Superintendencia de Industria y Comercio mediante el Acuerdo 036 del año 2000 y adoptada su aplicación para la entidad mediante Resolución 29453 del año 2001. Sin embargo, por desarrollo de las actividades propias de la entidad, puede ser necesario actualizar tipos, sub series e incluso series documentales. Ver instructivo GD01-I01 – Aplicación Tablas de Retención Documental y GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental.

7.6.2 Procedimiento de Administración Tabla de Valoración Documental – TVD

7.6.2.1 Fondos documentales acumulados Para la organización de los fondos documentales acumulados se adelantará el siguiente procedimiento:

7.6.2.1.1 Identificar

El funcionario designado por el Coordinador del Centro de Documentación e Información en conjunto con la dependencia productora, identifica la documentación producida y depositada en el fondo documental, reconociendo la procedencia y describiendo la documentación producida.


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7.6.2.1.2 Organizar los Fondos Documentales

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:

- Clasificación: Este proceso se desarrolla atendiendo la estructura orgánica de la Entidad en las diferentes épocas según su evolución y cambios estructurales. Para el efecto el Coordinador del Centro de Documentación e Información recopila las disposiciones legales, los actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la Superintendencia.

- Ordenación: Los documentos previamente clasificados se ordenan teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes dependencias. Para el efecto el funcionario designado por el Coordinador del Centro de Documentación e Información en conjunto con la dependencia productora ordena los documentos teniendo en cuenta las series y subseries documentales definidas para cada dependencia.

- Descripción: (Inventario): Para la descripción, se debe diligenciar el formato GD01-F01 Formato Inventario Documental adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se debe tener en cuenta:

- Depurar, entendiendo por tal, el retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo.

- Separar la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo. - Foliar y retirar el material abrasivo. - Almacenar la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas. - Elaborar un cuadro de clasificación sobre el cual debe basarse el inventario, con el fin de

identificar los fondos documentales existentes en el Archivo Central determinar los fondos cerrados y los fondos abiertos y levantar lista de temas o asuntos.

Debe cumplir con las siguientes etapas:

- Identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, técnicos y legales). - Identificar los valores secundarios (históricos, científicos y culturales), que posea la

documentación. - Establecer los tiempos de retención y su disposición final los cuales deben quedar plasmados en

la Tabla de Valoración Documental.

El formato GD01-F02 Tabla de Valoración Documental se elabora teniendo en cuenta el cuadro de clasificación con el fin de registrar correctamente las dependencias productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas producida. Además se tendrá en cuenta otros datos tales como la


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retención de la documentación y la disposición final (conservación total, eliminación, selección), producto de la valoración. Para efectos de la eliminación de la documentación se adelanta lo indicado en el numeral 9.2 del Manual de Archivo y Retención Documental. La Tabla de Valoración Documental, será avalada por el Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad y se dará total aplicación a lo allí establecido, para lo cual, la Superintendencia destinará el presupuesto necesario para dar cumplimiento al proceso de organización del fondo acumulado. La Tabla de Valoración Documental, presentada al Archivo General de la Nación para su revisión y aprobación.

7.6.3 Eliminación Documental Por eliminación se entiende la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico. Se procede tanto para los archivos de gestión, como para el Archivo Central de acuerdo a lo establecido en el documento GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental, numeral 10. Eliminación de documentos.

7.7 Preservación a Largo Plazo

7.7.1 Conservación de Documentos

7.7.1.1 Diagnóstico Integral Mediante Contrato N°. 142 de 2012, se realizó el diagnóstico integral de los archivos de la SIC, con el cual, se obtuvo información de suma importancia para la planeación y el desarrollo de programas a ser incluidos en los diferentes planes de acción que asumirá la entidad. Se tiene información específica que apunta claramente a mostrar las acciones a realizar, para lograr las mejores prácticas que se deben tener para brindar una adecuada conservación a la documentación, por lo tanto el informe final del diagnóstico será esencial y se constituye en el documento obligado de consulta permanente.

7.7.1.2 Sensibilización y Toma de Conciencia La SIC, mediante la realización de capacitaciones periódicas y establecidas por cronograma, utiliza dichos espacios para brindar la información necesaria en cuanto al manejo técnico y uso adecuado de la documentación a los funcionarios y contratistas que laboran en la entidad; así mismo, este escenario se utiliza para sensibilizar al personal en lo que tiene que ver con la apropiada conservación de los documentos.


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Se utilizará la Intrasic, para continuar divulgando a los funcionarios y contratistas los manuales, los procedimientos y las actividades que desarrolla el Centro de Documentación, en materia de gestión documental. Se darán charlas permanentes al personal que labora en las áreas de archivo, acerca de las mejores prácticas en el manejo documental.

7.7.1.3 Prevención y Atención de Desastres La Superintendencia de Industria y Comercio, atendiendo lo normado en el Acuerdo 050 de 2000 del AGN, trabaja en la elaboración y posteriormente en el desarrollo e implementación del “Plan de Emergencia Documental de la SIC”, el cual, presentará y ampliará el desarrollo del presente numeral, como medida para prevenir el deterioro de la documentación de archivo en posibles situaciones de riesgo que se presenten en la Entidad.

7.7.1.4 Inspección y Mantenimiento de Instalaciones El programa de inspección y mantenimiento para las áreas de archivo de la entidad, está atado y se rige por los lineamientos estipulados en el GA03-G04 Programa de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Bienes Muebles E Inmuebles, por lo cual, se dará cumplimiento a lo allí establecido. Cuando se considere pertinente, se harán las sugerencias necesarias para ampliar o cambiar algunos de los lineamientos del programa enunciado, haciendo énfasis en la verificación de seguridad de las condiciones de la infraestructura en las áreas de los Archivos de Gestión y Central y el mantenimiento de las condiciones óptimas. Se realizará el mantenimiento preventivo permanente de los archivadores fijos y rodantes y un mantenimiento correctivo una vez por año como mínimo, y las respectivas refacciones que requiera en cuanto a cambio de piezas se refiere, esto con el propósito de prevenir cualquier evento que ponga en riesgo la vida del personal del depósito de archivo y la pérdida o no consulta por no poder acceder a la documentación. Eventos como el descarrilamiento y caída de un estante fijo o rodante, desajuste o daño de los tensores, pérdida de freno en la apertura y cierre de los carros, el trabado de los mismos en su apertura y cierre, y el daño en las cadenas o mecanismos de movimiento son algunos de los eventos más comunes. Es importante destacar que en parte, el mantenimiento de un archivo fijo o rodante depende de su cuidado periódico en la limpieza y del control en el peso, por lo que no se sobrecargarán con más unidades de almacenamiento de las que se pueden disponer según su capacidad, y las unidades de almacenamiento serán ubicadas de forma adecuada en los estantes.

7.7.1.5 Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Diariamente se realizará la revisión de los instrumentos de monitoreo instalados en los depósitos de archivo, así:


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7:30 a.m. revisión y lectura de los termohigrómetros, anotación en la hoja de control (GD-FXX) con las respectivas mediciones registradas. 10:30 a.m. revisión y lectura de los termohigrómetros, anotación en la hoja de control (GD-FXX) con las respectivas mediciones registradas. 13:30 p.m. revisión y lectura de los termohigrómetros, anotación en la hoja de control (GD-FXX) con las respectivas mediciones registradas. 16:30 a.m. revisión y lectura de los termohigrómetros, anotación en la hoja de control (GD-FXX) con las respectivas mediciones registradas. Se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

� Temperatura de 15° a 20° C, con una fluctuación diaria de 4º C. � Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

En caso de presentarse cambios superiores a los establecidos, se debe reportar a la coordinación del Centro de Documentación, para tomar las medidas pertinentes.

7.7.1.6 Limpieza de Áreas y Documentos Limpieza de las Áreas de Archivo A las áreas de archivo y a la documentación allí almacenada, se les dará la relevancia que requieren, por lo tanto, se establece un programa especial de limpieza y saneamiento que permite contribuir en el correcto accionar hacia la conservación preventiva que se aplicará en la entidad.

Los trabajos de limpieza permitirán controlar la generación de cargas de polvo y de contaminantes biológicos que afectan y en muchos casos deterioran la documentación.

Las partículas de polvo que ingresan a los depósitos de archivo y se almacenan sobre estanterías, cajas, carpetas y los diferentes tipos de soportes documentales, pueden generar corrosión de los materiales y en asocio con altas condiciones de humedad y temperatura pueden favorecer la acidificación de los mismos y la ocurrencia de deterioros físicos y químicos por lo general irreversibles. Además estas acarrean consigo ácaros y esporas de hongos y bacterias, los cuales utilizan la celulosa como fuente de carbono, generando manchas de diversos colores y ácidos que degradan tanto las fibras como las cargas y los encolantes que componen el papel.”2

Es indispensable que el personal que labora en los archivos evite al máximo la suciedad y el desorden, ya que esto ocasiona la aparición de insectos, tales como, cucarachas, pececitos de plata, coleópteros

2 Archivo General de la Nación. Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo. Bogotá: El Archivo, 2010. p. 1


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(gorgojos) y de organismos mayores como los roedores (ratones), por lo que se establecerán las actividades y los controles adecuados para evitar al máximo que se generen deficiencias de orden y saneamiento. Así mismo, se tomarán las medidas necesarias para evitar el ingreso de aves y otros organismos que con sus excrementos generen daños considerables a los diferentes materiales y documentos. Limpieza de la Documentación Como parte de las medidas de conservación que se debe aplicar a la documentación de la Entidad, la Superintendencia elaborará el “Programa de Saneamiento Ambiental de Instalaciones de Archivo de la Sic”, por lo cual, se dará total aplicación a lo allí señalado y así establecer y contar tanto con los materiales y elementos necesarios, como con los procedimientos y actividades a realizar para una correcta limpieza de la documentación.

7.7.1.7 Control de Plagas Con el fin de garantizar un ambiente salubre para las personas que laboran en las áreas de archivo, y como medio para la conservación preventiva del patrimonio documental de la Entidad, se dará aplicación a lo estipulado en el “Programa de Saneamiento Ambiental de Instalaciones de Archivo de la SIC”, enfocado a tres aspectos básicos: La desinfección orientada a reducir y controlar microorganismos; La desinsectación para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo y la desratización para erradicar ratas y ratones que emplean la documentación como nido.

7.7.1.8 Almacenamiento, Realmacenamiento y Empaste / Encuadernación

En la Superintendencia, la única dependencia que está empleado el sistema de empaste duro (cosido y pegado) es la Dirección Financiera, la cual, empasta los comprobantes de egreso, las consignaciones y los movimientos contables. Se está trabajando para la búsqueda conjunta de soluciones y así cambiar la estrategia y utilizar otro medio de almacenamiento y conservación acorde con el tipo de documentos que allí se manejan.

7.7.1.9 Unidades de Conservación y Almacenamiento La Superintendencia está utilizando como unidades de conservación y almacenamiento básicamente y en su orden:

- A nivel de unidades documentales: Carpetas blancas de dos y cuatro aletas. - A nivel de series o subseries documentales: Cajas para archivo X200 - A nivel de unidades de almacenamiento: Estantería fija y rodante.


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Como parte del mejoramiento continuo se está trabajando para dotar a las áreas que así lo requieren, con mobiliario especial para la conservación y almacenamiento de materiales especiales (microfilm, cd-rom, dvd, casetes, pruebas, y otros).

7.7.1.10 Mobiliario La Superintendencia, atendiendo las recomendaciones técnicas que a nivel de mobiliario están establecidas, cuenta en sus dependencias básicamente con: Archivos de Gestión: En las dependencias de la Entidad se cuenta con mobiliario muy uniforme, en los cuales se ubica la documentación organizada en carpetas o legajos y almacenada en cajas de archivo X200.

Mobiliario Archivos de Gestión


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Se cuenta con estantería fija y rodante, en la cual se halla la documentación organizada y almacenada en cajas de archivo X200, con especificaciones orientadas a cumplir lo establecido en el Acuerdo 049 de 2000 del AGN.

- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contiene, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

- Estantes construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable: Altura de 1.80 mt. a 2.00 mt., cada bandeja soporta un peso de 100kg/mt lineal.

- La estantería total no tiene más de 100 mt. de longitud. - La balda superior está a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del

operario a la documentación. - La balda inferior está a 10 cms del piso. - Las baldas ofrecen la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, permitiendo ser graduadas y

almacenar diversos formatos. - Los acabados en los bordes y ensambles de piezas son redondeados para evitar desgarres en la

documentación. - El cerramiento superior no se utiliza como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro

material.

Mobiliario Archivos de Gestión 1

Se cuenta con estantería industrial (Archivo satélite Delegatura de Propiedad Industrial), en la que se halla organizada la documentación en carpetas o legajos y almacenada en cajas de archivo X200, con especificaciones orientadas a cumplir lo establecido en el Acuerdo 049 de 2000 del AGN.


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Archivo Central: Se cuenta con estantería fija y rodante, en la cual se halla la documentación organizada y almacenada en cajas de archivo X200, con especificaciones orientadas a cumplir lo establecido en el Acuerdo 049 de 2000 del AGN.

- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

- Estantes construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable: Altura de 1.80 o 2.20 mt. y cada bandeja soporta un peso de 100kg/mt lineal.

- La estantería total no tiene más de 100 mt. de longitud. - En los módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se utilizan los parales y tapas laterales

para proporcionar mayor estabilidad. Están anclados los estantes con sistemas de fijación a piso. - La balda superior está a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del

operario a la documentación. - La balda inferior está por lo menos a 10 cms del piso. - Las baldas ofrecen la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, permitiendo ser graduadas y

almacenar diversos formatos. - Los acabados en los bordes y ensambles de piezas son redondeados para evitar desgarres en la

documentación. - El cerramiento superior no se utiliza como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro

material.

Mobiliario Archivos de Gestión 1 Mobiliario Archivos de Gestión 2


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Mobiliario Archivo Central

7.7.1.10.1 Intervenciones de Primeros Auxilios para Documentos En la Superintendencia de Industria y Comercio, mientras no se establezca de manera formal, las intervenciones que se harán a la documentación son mínimas y en ningún momento van a incluir la utilización de cinta pegante comercial.

- Se hará el desdoble de las hojas que se encuentren con dobleces - Se hará el planchado por presión de aquellos documentos que presenten arrugas o pliegues debidas

a una mala manipulación - Se hará intervención básica de reparación de roturas y rasgaduras a documentos deteriorados

El Centro de Documentación e Información, evaluará el tipo de deterioro que presenta la documentación y determinará el tipo de intervención que se hará a la misma y si es necesario se enviará la documentación a ser intervenida por agentes externos especialistas en la prestación de estos servicios de recuperación documental.

7.7.1.11 Establecimiento de Medidas Preventivas La Superintendencia de Industria y Comercio, ha instaurado una serie de medidas tendientes a prevenir y controlar los posibles incidentes que se puedan presentar en sus instalaciones, las cuales están directamente relacionadas o se aplican a la prevención que se debe tener con la documentación que se halla en las diferentes dependencias de la Entidad, es así como:


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- Se cuenta con servicio de vigilancia las 24 horas del día, los 365 días del año. - Control de acceso instalado. - Se han instalado detectores de humo, en las áreas de labores y lugares de almacenamiento

documental. - Se tienen instaladas cámaras de vigilancia en la mayor parte de las áreas de la Entidad. - La empresa de vigilancia hace el seguimiento o monitoreo permanente a las cámaras de vigilancia,

en atención a cualquier anomalía. - Se cuenta con extintores contra incendio de diferentes especificaciones de tamaño y tipo de agente

extintor, ubicados en las diferentes áreas de la Entidad, de manera estratégica, visible y en las cantidades necesarias de acuerdo con el tamaño de las áreas y la cantidad de personal que en ellas labora.

7.7.1.12 Plan de Contingencia Para elaborar el plan de contingencia que se aplicará a las áreas de archivo de la Superintendencia, se realizó la evaluación de las condiciones medioambientales del lugar en el que se halla la Superintendencia de Industria y Comercio y de manera particular cada área de archivo al interior del edificio, la posible vulnerabilidad del edificio, de los sistemas mecánicos y las colecciones documentales, de igual manera se contemplaron aquellos acontecimientos o riesgos pasados. Como parte del mejoramiento continuo, se elaborará el “Plan de emergencia documental de la SIC”, el cual, presentará y ampliará el desarrollo de este numeral. Igualmente, la Entidad cuenta con el “Manual de Contingencias GA03-M01” elaborado por el Grupo Administrativo, que tiene por objetivo: Describir las acciones técnicas, de seguridad y organizacionales necesarias para garantizar la continuidad de la prestación del servicio en caso de una eventualidad generada por diferentes factores, y minimizar la cantidad de tiempo requerido por la organización, para recuperarse de una interrupción y facilitar el proceso de recuperación. Este documento será tenido en cuenta y se le harán los comentarios, cambios o adiciones de información necesarios, y orientados a ampliar lo pertinente en cuanto a la prevención en materia de la documentación y los archivos de la Superintendencia. Ubicación Física de la Superintendencia de Industria y Comercio está instalada desde los años 70´ en el Centro Internacional de Bogotá, en el edificio Bochica y actualmente ocupa de manera parcial y/o total los pisos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 10, un área aproximada a los 660 mt2 ubicados en el extremo sur oriental del Sótano 2 y un área aproximada a los 600 mt2 en una bodega que se encuentra en la zona noroccidental de Bogotá en el Barrio Las Ferias.

7.7.2 Riesgos Potenciales Para el caso de la Entidad, se pueden presentar diferentes clases de riesgos, los cuales se pueden clasificar en:


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Fenómenos Naturales. Producidos por la fuerza incontrolable de la naturaleza, predecibles o no. Se clasifican en:

- Hidrometeorológicos: como inundaciones de planicie, inundaciones repentinas, inundaciones de ciudad, represamientos, borrasca o vendavales, tempestades, sequías, otros.

- Geológicos: como sismos (terremotos), erupciones volcánicas, remoción en masa (derrumbes, deslizamientos, avalanchas).

Fenómenos antrópicos: Ocasionados por la acción voluntaria o involuntaria del hombre. Entre otros están: Incendios, accidentes, sanitarios, guerra, subversión, asonada, medio ambiente. Continuando con lo planteado en la anterior clasificación, la Superintendencia de Industria y Comercio se vería afectada por amenazas o riesgos, como: Hidrometeorológicos: Inundaciones de ciudad, represamientos, borrasca o vendavales. Áreas de afectación: Todas las áreas o dependencias, especialmente el área del Sótano (-2), su ubicación facilita la posibilidad de inundaciones por derrame de aguas lluvias o de tuberías de suministro de agua potable.

- Factores de afectación: En el área del Sótano (-2) se presenta filtración de agua por capilaridad o por defecto en tuberías.

En los pisos superiores, se ha presentado afectaciones por defecto de tuberías que han incidido tanto en el piso en el cual se generó el incidente, como en los pisos inferiores a los cuales llega la humedad o la filtración del agua afectando las áreas de trabajo, el mobiliario, los equipos y en algunos casos han afectado la documentación que allí se encontraba. Geológicos: como sismos (terremotos), remoción en masa (derrumbes, deslizamientos, avalanchas).

- Áreas de afectación: todas las áreas o dependencias

- Factores de afectación: De acuerdo con el informe “Zonificación de la respuesta sísmica de Bogotá para el diseño sismo resistente de edificaciones (2010), el suelo en el que se halla la sede centro de la Superintendencia de Industria y Comercio pertenece a la zona PIEDEMONTE B, cuya descripción geotécnica general es que está compuesta de suelo coluvial y aluvial con intercalaciones de arcillas blandas: Bloques cantos y gravas con matriz arcillo arenosas o areno arcillosa, capas de arcillas blandas con profundidades entre los 12 y 50 metros.

- En áreas donde la topografía es plana y donde se presentan depósitos de suelos relativamente

blandos, prevalece la posibilidad de resonancia entre el depósito y la señal de entrada, obteniéndose como resultado grandes amplificaciones de los movimientos sísmicos. A Bogotá la rodean once (11) fallas geológicas del sistema andino que le dan alto riesgo sísmico.

Fenómenos antrópicos: Incendios, accidentes, sanitarios, guerra, subversión, asonada, medio ambiente.


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Incendio:

- Escenarios posibles: Todas las áreas. De forma acentuada en el sótano (-2) el sistema de iluminación emplea lámparas con tubos fluorescentes cuyos balastros se hallan dentro del depósito, las conexiones de las lámparas están a la vista y sobre la estantería lo que incrementa la posibilidad de un incendio en la documentación.

- Factores de afectación: Las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio se

clasifican como: Riesgo medio alto:

� Se considera que todas las áreas de la Entidad, presentan este tipo de riesgo debido a los volúmenes medio y alto de almacenamiento de documentación que manejan los archivos de gestión, los cuales, en muchos de los casos sobrepasan la capacidad de almacenamiento del mobiliario asignado y se distribuyen en los puestos de trabajo y sobre otro tipo de muebles o lugares de la dependencia, lo cual, aumenta el riesgo de propagación en el evento de presentarse un incendio.

Accidentes:

- Escenarios posibles: Aquellas áreas (archivos satélites) en las que se cuenta con estantería fija o rodante, en las áreas en las que se presenta acumulación de grandes cantidades de documentación en puestos de trabajo y pasillos.

- Factores de afectación: La estantería fija o rodante, si no se le realiza un mantenimiento adecuado y debido a las altas cargas de peso, pueden presentar volcamiento o descarrilamiento, caída de documentación, y otros factores que inciden en la humanidad del personal que allí labora, igualmente, la acumulación de documentos en puestos de trabajo o pasillos de circulación es factor que puede generar riesgos al personal por posibles caídas, golpes u otros.

- El inadecuado movimiento de cargas (peso) por traslado de documentación de un lugar a otro de la

dependencia o entre pisos, puede ocasionar afectaciones de tipo musculo esquelético en el personal que realiza la labor.

Explosión:

- Escenarios posibles: Áreas cercanas al lugar en el que se halla una caldera para producir

vapor de un sistema de calefacción y para producir agua caliente sanitaria al edificio de Residencias Tequendama al costado oriental de la Superintendencia de Industria y Comercio y Sótano (-2) de los Parqueaderos.

- Factores de afectación: Manejo de combustibles inflamables, corto circuito por picos de voltaje, derrame de gasolina o escape de gas automotor de vehículos estacionados en el sótano cerca a la caldera.


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Terrorismo, Asonada:

- Escenarios posibles: Todas las instalaciones.

- Factores de afectación: Las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio al igual que las demás entidades públicas, se consideran lugares neurálgicos para cometer acciones terroristas o asonadas.

7.7.3 Aseguramiento de la Información en Diferentes Medios y Soportes En lo pertinente a la seguridad informática de la Entidad, se da aplicación a lo estipulado en el “Manual Seguridad Informática GS01-M01”, en el cual se establecen las políticas a nivel informático, el alcance, los procedimientos y los responsables del cumplimiento de lo establecido. Como parte del mejoramiento continuo del Centro de Documentación e Información se trabajará en lo correspondiente para ampliar este tema o generar un documento especializado en el aseguramiento de la información a nivel de la gestión documental, tanto para documentos físicos como documentos electrónicos.

7.8 Valoración Aunque la Superintendencia viene aplicando la valoración y los tiempos de retención que se dieron a los documentos en el momento en que se elaboraron las Tablas de Retención Documental y en las actualizaciones que se han hecho de las mismas, se hace necesario revisar y revaluar los tiempos de retención que se aplican actualmente, de ser necesario generar un nuevo proceso de valoración de los documentos atendiendo los procesos y procedimientos en los que se generan, revisando el tema de la disposición final que se le está dando a los documentos y por consiguiente se hace necesario revisar y generar procedimientos de disposición final acordes con las medidas o cambios que se efectúen en las Tablas de Retención de la Entidad. Esta labor será programada para su desarrollo en el mediano plazo.

8 ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI, EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI:

El presente documento se encuentra alineado con las políticas de la entidad y se encuentra en armonía con el MECI y el SIGI, según los documentos relacionados a continuación: GD01-M01 Manual de archivo y retención documental GD01-M02 Manual de correspondencia y sistema de trámites GD01-I01 Instructivo Aplicación tablas de retención documental GD01-I02 Instructivo pautas para la elaboración de documentos GD01-I03 Instructivo Uso de testigos Documentales SC01-P01 Documentación y Actualización del Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI CS01-I01 Instructivo Marca Institucional


Código: GD01-G01

Versión: Inicial

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GS01-M01Manual de Seguridad Informática GS01-I02 Instructivo Manejo Sistema de Actos Administrativos GS01-I04 Instructivo Préstamo de Expedientes a Usuarios Internos GS01-I12 Instructivo Escaneo y Asignación Diaria de Documentos GA03-M01 Manual de Contingencias

9 ACTUALIZACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Industria y Comercio, es un documento susceptible de mejoras continuas, por lo que, el Centro de Documentación e Información estará encargado de realizar el seguimiento necesario y permanente para generar y adaptar los cambios procedimentales que este documento requiera, así mismo de elaborar los planes y programas que complementen el PGD. El Comité de Archivo Avalará los cambios y la Oficina Asesora de Planeación hará lo propio para la actualización y normalización en el Sistema Integral de Gestión Institucional. SIGI.

10 ANEXOS Anexo 1 - Diagnóstico de gestión documental Anexo 2 - Cronograma y presupuesto anual para la implementación del PGD. Anexo 3 - Mapa de procesos de la Entidad

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CONTENIDO 1 OBJETIVO 3 2 DESTINATARIOS 3 2.1 … · • Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales