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Único Sistema de Control de Gestión para Servicios PúblicosDiseñado y Desarrollado sobre SharePoint Online

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Planificación y Control de Gestión

www.controlshare.cl | [email protected] | +562 224 70749

Toda institución pública genera información, respecto a la ejecución de sus procesos internos y provisión de bienes y servicios, que requiere ser procesada y sistematizada, a fin de ponerla a disposición de sus autoridades, jefaturas y/o funcionarios, para apoyar el proceso de toma de decisiones.

Esta información, traducida en los resultados de indicadores y compromisos de gestión, debe ser confiable y accesible en

forma oportuna, requiriéndose para ello la existencia de una herramienta acorde con los estándares tecnológicos vigentes que lo haga posible.

ControlShare es una herramienta tecnológica diseñada sobre SharePoint online, que permitirá a las instituciones públicas, de manera sencilla y segura, ejecutar el ciclo completo de monitoreo de sus indicadores, transformándose en una herramienta de apoyo para la toma de decisiones de gestión y para la rendición de cuentas del desempeño institucional.

Las fases, traducidas en módulos, mediante los cuales será posible llevar a cabo este proceso son los siguientes:

• Definiciones Estratégicas• Formulación de Indicadores• Seguimiento de Indicadores• Obtención de Reportes

¿Qué es ControlShare?

DefinicionesEstratégicas

Formulación de Indicadores

Seguimientode Indicadores

Reportes Actividades Mantenedores


Módulos del Sistema

Gestiona la Información Estratégica de Manera Simple y Centralizada¡¡


Objetivos Ministeriales

Objetivos Estratégicosdel Servicio

Objetivos de Soporte

ProductosEstratégicos

Productosde Soporte

SubproductosEstratégicos

Subproductosde Soporte

Datos Exportables

Módulo Definiciones Estratégicas


Pantallas Módulo Definiciones Estratégicas

Controla en Línea los Resultados Parciales y Totales¡¡


Maneja Cinco Tiposde Indicadores

Desagregación Territorial

Desagregación por Sexo

Frecuencias de ControlEstándar

Frecuencias de ControlPersonalizada

Programación de Metas Totales y

Parciales

Acceso Restringido Según Roles

MóduloFormulación de Indicadores

MúltiplesInstrumentos de

Gestión


Pantallas Módulo Formulación de Indicadores

Evalúa Resultados y Cumplimiento Eficientemente¡¡


Plazo de Reporte Configurable

Bloqueo de Reporte Fuera de Plazo

Reportes por Cumplimientos

Parciales

Gestores por Indicadores

MóduloSeguimiento de Indicadores

Carga Medios de Verificación

Estado de Indicadores Mediante Semáforos

Gestores por Desagregación

Notificaciones por Fechas Límites


Pantallas Módulo Seguimiento de Indicadores

El Status de los Indicadores Siempre Actualizado y Disponible en Línea¡¡


Gráficos Reporte por Centro de Responsabilidad

Reporte por ADP Reporte PMG

Reporte por Indicador Exportación de Reportes a Pdf, Word y

Excel

MóduloReportes

Reporte por CDC

Reportes Personalizados

Reportes por Desagregaciones

Comparativo Períodos Anteriores


Pantallas Módulo Reportes


MóduloActividades

Muestra Actividades en Vista Gantt

Permite Adjuntar Archivos a Cada

Actividad

Tareas Sincronizablescon Outlook

Responsables por Cada Actividad

Gestiona Rápida y Fácilmente Tareas y Actividades¡¡

Fecha de Inicio y Término por Actividad

Trackeo de Comentarios

Envío de Notificaciones de

Forma Automática

Exportación a Excel


Pantallas Módulo Actividades

Parametriza los Aspectos Generales del Sistema¡¡


Beneficiarios Centros de Responsabilidad

Equipos de Trabajo

Fecha Bloqueo para Reportar

Ponderación Indicadores

Rangos para Semáforos

Días de Bloqueo

MóduloMantenedores


Pantallas Módulo Mantenedores

Carga Masiva de DatosSharePoint permite ver los datos en modo de Edición Rápida, donde puedes fácilmente copiar y pegar datos desde Excel.

Datos Exportables a ExcelLos datos almacenados son fácilmente exportables a Excel, donde podrás generar tus propios gráficos, reportes personalizados y gestión de la información según necesidades específicas.

Roles y Permisos de AccesoNo es necesario crear usuarios para el sistema, todo está centralizado con Office365, solamente se ingresan usuarios a los grupos con roles de Administrador, Gestor o Supervisor.

Las Características de ControlShare harán que tu Gestión sea más Fácil, Rápida y Amigable

Imagen PersonalizadaAl generar instalaciones independientes para cada cliente, personalizamos totalmente la imagen corporativa de cada servicio como Logotipo, colores, imágenes y estilos.

Instalado en la Nube sobre Office365ControlShare está diseñado y modelado sobre SharePoint Online, herramienta disponible en la nube y soportada directamente por Microsoft.

Sistema es Propiedad del ClienteAl obtener ControlShare, se realiza una instalación en la plataforma propia del servicio, los datos almacenados y código fuente es propiedad del cliente.


Característicasdel Sistema


1. ¿Qué es ControlShare?ControlShare es un completo sistema de monitoreo de indicadores institucionales, ha sido diseñado entendiendo que las instituciones públicas formulan sus indicadores basados en sus Definiciones Estratégicas, así como también, en Elementos de Soporte fundamentales para llevar a cabo los objetivos planteados por la organización.

Permite administrar el ciclo completo de indicadores, pasando por el diseño, seguimiento, control y reportes, entregando una visión eficiente, rápida y oportuna del estado general de las metas institucionales.

3. ¿Qué pasa si deseo obtener ControlShare pero en mi institución no tenemos Office365?

Como alternativa para los servicios públicos que no tienen habilitado Office365, tenemos disponible la modalidad arriendo, esto significa que el sistema se aloja en nuestro ambiente y los usuarios que necesitan acceso lo pueden hacer directamente con su correo electrónico y contraseña.

2. ¿Cómo se licencia ControlShare?Nuestro sistema de Control de Gestión no se comercializa con sistema de licencia corporativa o usuario, la modalidad de compra significa adquirir los derechos de uso, explotación y edición de los archivos fuente y la estructura de datos. Al estar alojado en el Office365 de cada cliente, se implementa directamente en el SharePoint Online de cada Servicio para su uso ilimitado sin ningún tipo de restricción para los usuarios ni de tiempo.

4. ¿Qué capacidad de almacenamiento tiene ControlShare?

No tiene límite de almacenamiento, su capacidad está definida por las licencias de Office365 que estén disponibles en la organización, SharePoint Online tiene como capacidad base 1TB + 10GB por cada licencia de usuario adquirida. Esta capacidad estará repartida entre todas las soluciones habilitadas sobre SharePoint Online.

PreguntasFrecuentes


5. ¿Cuántos usuarios puedo administrar en ControlShare?

ControlShare, al estar habilitado sobre SharePoint Online no tiene límites específicos de usuarios, todos los usuarios que tengan licencias de SharePoint Online pueden tener acceso a ControlShare. Los grupos de usuarios y sus niveles de permiso se configuran directamente en las secciones destinadas para ello en ControlShare.

8. ¿Puedo descargar la información desde ControlShare?

Por supuesto, el modelo de datos presentado por SharePoint Online permite exportar los datos gestionados a planillas Excel en cualquier momento, la comodidad de esto reside principalmente en que el archivo exportado queda con una conexión interna a la fuente de los datos, por lo tanto en el futuro es muy fácil actualizar los datos y la planilla sincronizará todo lo que haya sido modificado en ControlShare. Con esto puedes construir tus propios tableros, reportes, gráficos, tablas dinámicas y se actualizarán automáticamente.

6. ¿Dónde se alojan los datos que gestiono en ControlShare?

ControlShare se habilita directamente sobre el SharePoint Online de cada cliente, por lo tanto los datos se almacenan en la nube de cada servicio. Los niveles de seguridad y confidencialidad de la información están garantizados directamente por Microsoft a través de sus contratos de servicio.

7. ¿Puedo cargar datos históricos en ControlShare?

Si, SharePoint Online permite convertir cada tabla de datos en una planilla de carga rápida que admite copiar y pegar datos masivos desde Excel, gracias a esto puedes cargar todos los indicadores institucionales, sus datos de seguimiento, medios de verificación y mucho más para todos los años anteriores que necesites.

PreguntasFrecuentes


10. ¿Al adquirir ControlShare, tengo que contratar servicio de soporte?

No, como política no mantenemos a nuestros clientes por contratos de mediano o largo plazo, el modelo principal de negocios está diseñado en la venta con derechos a perpetuidad. Si tienes necesidades puntuales y quieres que te acompañemos en forma permanente podemos diseñar un plan que se adecue a tus necesidades.

11. ¿Al adquirir ControlShare, qué garantía me entrega el fabricante?

Como equipo desarrollador, entregamos una garantía de 3 meses desde el momento de la entrega. Esta garantía considera revisión, reparación y pruebas sobre incidencias relacionadas con el desarrollo.

12. ¿Al adquirir ControlShare, recibo una capacitación de uso?

Si, al momento de incorporar ControlShare a un institución, nos encargamos de entregarte una completa capacitación de administración y uso del sistema, además te entregamos los manuales necesarios para que puedas consultarlos en el momento que lo necesites.

PreguntasFrecuentes

9. ¿De quién son los datos almacenados en ControlShare?

Siempre, los datos almacenados y gestionados en el sistema son de propiedad del cliente. ControlShare, al estar montado en la nube privada de cada servicio, desde el equipo de desarrollo no mantenemos conexión o acceso a los datos, por lo tanto eres libre de manejarlos según tus propias necesidades.

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