Contabilidad Gubernamental e Implementación de las NICSP

Seminario Internacional sobre Contabilidad Pública e Implementación de las NICSPRepública Dominicana

Contabilidad Gubernamental e Implementación de las NICSP

Costa Rica

3 y 4 de Noviembre del 2011 1

M.SC. Irene Espinoza AlvaradoContadora Nacional


Ley N° 8131


Ley de la Administración Financiera de la República de Costa Rica y de Presupuestos Públicos

Alcance de la Ley

Contabilidad Gubernamentale Implementación de las NICSP


Costa Rica


SubsistemasSistema de la Administración Financiera


Presupuesto

Tesorería

Crédito Público

Contabilidad Pública

ABCA


Costa Rica


Objetivos• Proveer información para la toma de decisiones.• Promover el registro sistemático de todas las transacciones

que afecten la situación económico financiera del Sector Público.

• Proveer la información y documentación contable para apoyar las tareas de control y auditoria.

• Obtener información financiera útil, adecuada oportuna y confiable de las entidades del Sector Público.

• Posibilitar la integración contables con el Sistema de Cuentas Nacionales.

Subsistema de Contabilidad Pública



Costa Rica


Dirección General de Contabilidad Nacional• Órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública.• Propone al Ministro de Hacienda la normativa contable que

rige al Subsistema de Contabilidad Pública.• Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector

público nacional, en las materias de su competencia.• Realizar el proceso contable de la Administración Central.

Subsistema de Contabilidad Pública



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)Artículo 125 (LAF-8131)

“El Ministerio de Hacienda promoverá y apoyará eldesarrollo y buen funcionamiento de un Sistema Integradode Información de la Administración Financiera, comoelemento facilitador del cumplimiento de los objetivos deesta Ley.”

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)MisiónModernizar las gestión administrativa y financiera del Gobierno Central, integrando y optimizando sus procesos por medio del uso del Software SAP ERP, con la finalidad de mejorar la gestión de los recursos públicos asignados y generar información homogénea, confiable y oportuna que apoye el proceso de toma de decisiones de las autoridades gubernamentales.

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)Subsistemas• Presupuesto Nacional• Tesorería Nacional• Crédito Público• Contabilidad Nacional• Dirección de Administración de Bienes y

Contratación Administrativa

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)Subsistema de Presupuesto de Egresos• Registro y control de la ejecución del presupuesto.• Programación de cuotas de compromiso y devengado.• Registro y control de la ejecución de compromisos

pendientes y de los saldos revalidados.• Administración y mantenimiento de los clasificadores

presupuestarios.• Generación de información estadística, histórica y agregada

sobre la ejecución del presupuesto.• Liquidación y cierre del ejercicio presupuestario.

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)Subsistema de Gestión de la Tesorería• Programación del flujo de caja y asignación de cuotas de

pago a Ministerios y Adscritas.• Conciliación bancaria de las cuentas que integran la Caja

Única.• Pago de obligaciones contraídas: (Proveedores,

transferencias, alquileres, otros).• Retención y anulación de órdenes de pago.• Aplicación de embargos.• Aplicación de cesiones de pago.

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)Subsistema de Contratación Administrativa• Registro y control de proveedores nacionales y extranjeros.• Mantenimiento y actualización del catálogo de mercancías.• Generación y aprobación de solicitudes de mercancías y

ordenes de compra.• Seguimiento y control de trámites de contratación.• Registro y control de: ofertas, garantías, muestras y

adjudicaciones.

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)Subsistema de Contabilidad Patrimonial• Registro y control, Registro automático y manual de

movimientos en las cuentas de la Hacienda Pública.• Mantenimiento y actualización de las cuentas del plan

contable.• Mantenimiento y actualización de auxiliares contables.• Generación de estados financieros e informes contables.• Liquidación y cierre del período contable.

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)

Órganos de fiscalizaciónControl Interno y Externo• Auditorías Internas.• Contraloría General de la República.

Alcance de la Ley



Ley N° 8131


Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF)En ResumenEl SIGAF constituye para el Gobierno Central deCosta Rica la conclusión de un esfuerzo en procura del Gobierno Digital. Su desarrollo ha posibilitado en el corto y mediano plazo una mejor rendición de cuentas y transparencia en la gestión de los recursos públicos.

Alcance de la Ley


Adopción de las Normas Internacionales de ContabilidadPara el Sector Público de Costa Rica (NICSP)Dirección de Contabilidad Nacional

Proceso de Adopción NICSPCRProyecto de Implementación



Introducción


• Lenguaje Común.• Unificación de Criterios para reconocer

los hechos económicos, financieros y sociales.

• El resultado del proceso contable sea una información confiable y comparable (en el tiempo, entre entidades, entre países) para una adecuada y oportuna Toma de Decisiones.

• Prácticas Uniformes.• Reforzamiento del Marco Normativo.• Mejorar la Rendición de Cuentas y trasparencia

NICSPCR: Objetivos Perseguidos



Etapa Inicial


NICSPCR: Formas de Aplicar la Normativa


Armonizar Adaptar

Adoptar Ajustar


Decreto Ejecutivo 34918-H“Adopción e Implementación de lasNormas Internacionales de Contabilidaddel Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense”

Publicado: Gaceta # 238 del 09 de diciembre de 2008.

Entrada en Vigencia de la Norma: Enero 2012

Etapa Inicial


NICSPCR: Decreto Ejecutivo



Decreto Ejecutivo 34918-H: ObjetivoAdoptar e implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), como la única base de contabilización a ser utilizada en los procesos de elaboración, presentacióny análisis de los estados financieros de lasinstituciones del Sector Público costarricense, con la salvedad de las Empresas Públicas y las Instituciones Bancarias.

Etapa Inicial


NICSPCR: Decreto Ejecutivo



190 Instituciones bajo Alcance…

Etapa Inicial


NICSPCR: Un Gran Reto País…


81 93 16


¿Cómo cuantificar el Alcancey el Impacto del Proceso de Adopción?

Conocimiento NormativaExperiencia Previa Proceso de ImplementaciónAcompañamiento y Asesoría

Etapa Inicial


NICSPCR: ¿Cómo Abordar el Reto?...


Reconocimos que requeríamos apoyo…


Etapa Inicial


NICSPCR: ¿Cómo Abordar el Reto?...


Capacitación NICSP en el Sector Publico

Formulación Nuevo Plan Contable

Generación de Plan de Acción

Definición de Equipos de Implementación

Acompañamiento (Contrataciones)

Instituciones Avanzando en la Implementación


Recursos Insuficientes económicos y de recursos humanos2007 la entidad C.R.U.S.A. Dio apoyo a la Contabilidad Nacional para el proyecto denominado “Calidad de la Información Financiera del Sector Público”:

Definición y Diseño del Plan General de Contabilidad Nacional.

Capacitación NICSP.Contratiempos en contratacionesCambio de Administración y la Reforma fiscal

Etapa Inicial


NICSPCR: La Realidad del Proceso de Adopción



Aspectos Complejos

La transición a la contabilidad con base en el devengo se convirtió en uno de los principales retos para la mayoría de las instituciones bajo alcance.

Etapa Inicial


NICSPCR: La Realidad del Proceso de Adopción



Encuestas al Sector Publico: Resultados.• 21% en 2012, 25% en 2013, 36% en 2014,

y 18% en 2015• Los esfuerzos han sido insuficientes.• Tenemos debilidades en temas claves tales

como: – Registro bajo uso del método contable del Devengado, – Sistema integrado de Información Financiera,– Sistemas informáticos, – Falta del Capital Humano con conocimientos

específicos en los fines perseguidos.

Etapa Inicial


NICSPCR: Los Resultados…



• Los plazos establecidos en el Decreto 34918-H no se plantearon con una base o un estudio previo.

• El proceso de adopción e implementación debe estar acompañado del apoyo y compromiso político y de la participación activa de los altos jerarcas de las instituciones públicas bajo alcance.

Etapa Inicial


NICSPCR: Lecciones Aprendidas



• Dotar el recurso humano interno con conocimientos contables para la ejecución del proyecto en cada institución.

• Una adecuada administración de proyectos y una estructura de dirección y coordinación.

Etapa Inicial





• La mayoría de las entidades poseen limitados recursos. Es esencial que los usen eficientemente

• Se requiere de una capacitación práctica para poder dotar al recurso de las capacidades y competencias necesarias e idóneas.

Etapa Inicial





• Cuando la entidad migra de la contabilidad de caja a la contabilidad de devengado, se experimentan cambios en cómo la organización es administrada y cómo opera. El entrenamiento va más allá de la habilidad contable: componente organizacional.

Etapa Inicial





• La relación con los colegios que agrupan a los profesionales en contabilidad es de gran importancia para el avance del proceso, particularmente en capacitación y en acompañamiento.

Etapa Inicial





• Es necesario que la capacitación se fortalezca mediante metodologías de aprender haciendo, ya que no solo es necesario comprender las normas, sino también aprender a aplicarlas en las condiciones concretas de cada institución.

• Mayor Seguimiento al Proceso de Adopción Externo a la CN.

Etapa Inicial





• La creación de equipos de implementación en las instituciones con personal de las áreas que suministran información y datos para el proceso contable, es de gran importancia para que el proceso sea institucional y avance con agilidad.

Etapa Inicial





• El tema de los sistemas de información de soporte al proceso contable, debe ser parte del proceso desde el inicio, para que al final no se convierta en el principal obstáculo a superar.

Etapa Inicial





Proceso de Adopción NICSPCRReplanteamiento del Proyecto



Modificación a los decretos Nº 34918 del 09 de diciembre del 2008, sobre la Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense, y N° 34460-H del 29 de abril de 2008, sobre Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.

Nueva Entrada en Vigencia de la Norma: Enero 2016

Nueva Etapa


NICSPCR: Cambio de Decreto Ejecutivo



Nueva Etapa


• Proyecto que involucra múltiples procesosde transformación y un impacto profundoen la cultura operativa de las institucionesbajo alcance.

• El éxito del proyecto se encuentra condicionado por factores de diversa índole fuera de las fronteras de la propia contabilidad.

• Sus repercusiones van mucho más allá de las complejas adecuaciones técnicas-contables y de los procesos operativos relacionados (cambio institucional).

NICSPCR: Un Proceso de Transformación Complejo



Nueva Etapa


• Se ha definido un nuevo espacio de tiempo deejecución del proyecto sin embargo, laContabilidad Nacional se encuentra contrareloj por ser el ente Rector y Patrocinadordel proyecto.

• Existen no solo retos inmersos en el proceso de Adopción, sino una gran cantidad de riesgos que pueden condicionar altamente el éxito del proyecto e incluso, su propia factibilidad.

• El proceso de Adopción se está realizando por primera vez y existe un desconocimiento relacionado.




Nueva Etapa


• El alcance de las adecuaciones involucra adiversos sectores multidisciplinarios de apoyo:– Reingeniería de Procesos y Gestión del Cambio.– Redefiniciones Conceptuales y Principios.– Establecimiento de la nueva Normativa.– Rediseño de Modelo Instrumental:

• Manuales de Procedimientos.• Catálogo de Cuentas (Estructura, Dinámica y

Descripciones).• Estados Financieros (Definición, alcance y Estructura).

– Proceso de Conversión.– Adecuaciones a los Sistemas de Información.




Nueva Etapa


• Frente al reto de la Adopción en los tiemposnuevamente determinados, el Órgano Rector se planteó nuevamente la siguientepregunta:

¿Qué debemos garantizar verdaderamente para poder obtener Éxito y Cumplimiento en el Proceso de Adopción e Implementación de las NICSP y lograr alcanzar los objetivos esenciales planteados?...




Nueva Etapa


• Es evidente que un proyecto de la envergadurae implicaciones del Proceso de Adopción delas NICSP en Costa Rica, requiere delaseguramiento de un robusto componentede Planificación Estratégica, Gestión y Control para garantizar su éxito.

• Es por ello, que el paso natural y lógico en esta nueva etapa del proceso de adopción e implementación, ha sido la formal definición de una nueva concepción del Proyecto como tal… un nuevo hilo conductor, un nuevo plan de esfuerzos y actividades a ejecutar.

NICSPCR: Garantizando el Éxito en el Proceso



Puntos ClavesPlaneación Estratégica del ProyectoSe efectuó un proceso planeación estratégica a través del cual se logró definir claramente la visión, misión del Ente Rector para con el Proceso de Adopción e Implementación de las NICSP. También se definieron los objetivos perseguidos con la Implementación para posteriormente generar las estrategias de acción para poder satisfacerlos.

Nueva Etapa





Puntos ClavesPlaneación Estratégica del ProyectoSe llevó a cabo una análisis FODA de la Situación Actual, tanto externa, como interna del Ente Rector frente al reto de la Implementación de las NICSP.

Nueva Etapa





Puntos ClavesDefinición de EstrategiasSe formularon las Estrategias y Planes de Acción necesarios para alcanzar los objetivos perseguidos:1. Antecedentes y Lecciones Aprendidas de la Etapa Inicial2. Limitaciones del Ente Rector3. Factores Críticos para el Éxito del Proyecto4. Determinación de Aspectos que hacían al Proyecto No Factible5. Determinación y Manejo de los Riesgos de la Implementación

Nueva Etapa





Análisis PreliminarCapacitaci

ón

Conocimiento

ExperienciaParticipaci

ón

Venta

Acompañamiento

Evaluación

Puntos ClavesDefinición de Estrategias

Nueva Etapa






Análisis PreliminarObtener retroalimentación de las diversas experiencias de las instituciones en el proceso de implementación, así como de la unidad contable del Ente Rector, para afinar las estrategias a definir.[Encuestas al Sector Público bajo alcance Institucional]

Nueva Etapa






CapacitaciónDefinición de un nuevo Plan de Capacitación para unificar los criterios e interpretaciones de la normativa a nivel de aplicación.[Talleres Prácticos de Aplicación y Tratamiento de la Norma]

Nueva Etapa






ConocimientoProporcionar a las instituciones de los elementos de conocimiento y herramientas adicionales que aseguren una hoja de ruta de implementación efectiva de la normativa internacional.[Guía Práctica de Implementación]

Nueva Etapa






ExperienciaImportar la experiencia en procesosprevios de similar naturaleza, que permitan reforzar la planificación y ejecución del proyecto en aquellas áreas así requeridas.[Contrataciones en materia Técnico-Contable]

Nueva Etapa






VentaEstablecer una estrategia de venta delproyecto y sus beneficios hacia los altos Jerarcas del Sector Público y las Instituciones.[Gestión del Cambio]

Nueva Etapa






ParticipaciónIncorporar a una serie de entidades tantoNacionales como Internacionales paragenerar una mesa de discusión la cualpermita blindar el proceso y brindar apoyo adicional.[CCPCR, AIC, IFAC, IPSASB, BID, CRUSA, firmas de consultoría con experiencia comprobada]

Nueva Etapa






AcompañamientoEstablecer los mecanismos y unidades operativas que mantengan uncontacto activo con las instituciones paraapoyo en el proceso de implementación.[Mesa de Ayuda y el Centro de ExcelenciaNICSP de Costa Rica]

Nueva Etapa






EvaluaciónEstablecer los mecanismos de aseguramiento de calidad adicionales, así como el monitoreo y evaluación del avance en la implementación de las instituciones del Sector Público.[Cuestionarios, Puntos de Chequeo, Entrega de Avances]

Nueva Etapa





Puntos ClavesGestión del Proyecto

Que garantice el éxito en los esfuerzos temporales efectuados para crear el producto y resultados únicos del Proyecto de Implementaciónde las NICSP.

Nueva Etapa





Puntos ClavesGestión del Proyecto

Para entregar el producto y resultadosrequeridos, dentro del alcance y tiemposestablecidos, y en función del presupuestoplanificado para tales fines.

Nueva Etapa





Project Management Body ofKnowledge (PMBOK®)La Guía del PMBOK® es un estándar en lagestión de proyectos desarrollado por elProject Management Institute (PMI).

El PMBOK es una colección de 5 procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes, actualmente aceptadas como una de las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos a nivel mundial.

Nueva Etapa


NICSPCR: Gestión del Proyecto



Project Management Body ofKnowledge (PMBOK®)

Nueva Etapa


NICSPCR: Gestión del Proyecto


Inicio

Planificación

Ejecución

Seguimiento y

Control

Cierre


Puntos ClavesCiclo de Vida del Producto

Se requiere definir y establecer unametodología para la determinación de los distintos procesos o etapas que permitirán generar el Producto del Proyecto.

Nuestro Producto a Generar: NICSP Implementadas con Éxito!...

Nueva Etapa





Puntos ClavesCiclo de Vida del Producto

Es importante tener presente a lahora de Planificar la Ejecución del Proyectode Implementación de las NICSP, que una vez finalizado el mismo, comienza un proceso de Soporte y Mejora Continua para ir incorporando progresivamente las actualizaciones respectivas de las Normas.[Centro de Excelencia de las NICSP]

Nueva Etapa





ESTRATEGIASCAPACITACION PARTICIPACION EVALUACION ACOMPAÑAMIENTO VENTA

Estrategia General del Proceso de Implementación

CONTABILIDAD NACIONALEQUIPO DE PROYECTO

CENTRO DE EXCELENCIA NICSP

INTERESADOS

RESTO DEL SECTOR PUBLICO

GESTION DEL PROYECTO

Nueva Etapa




Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

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El Reto Actual de las Administraciones PúblicasTendencias Las administraciones públicas tienen ante sí el reto de mejorar la eficiencia y optimizar los servicios que prestan a los ciudadanos:• Rápida Adaptación al Cambio.• Compromiso con la Transparencia.• Empleados y Procesos enfocados hacia el

Ciudadano.• Atención al Retorno de la Inversión.• Apertura a las Prácticas del Sector

Privado.

Nueva Etapa





SIGAFSPSistema Único de Gestión de la AFUna ventanilla única de acceso y apoyo tecnológico a la gestión de la administración financiera de todo el sector público, que garantizará a través de la descentralización operativa y la consolidación de la gestión sobre una única plataforma, el unificar las inversiones TIC hasta ahora efectuadas de manera independiente (y redundantes) por las Instituciones, y permitirá que otras con menos recursos disponibles, puedan acceder a los beneficios tecnológicos de los sistemas de información de clase mundial.

Nueva Etapa





SIGAFSPSistema Único de Gestión de la AFCentro de Servicios CompartidosPara garantizar el éxito operativo del Sistema, se debe establecer una unidad exclusiva para dar atención a los requisitos y necesidades de la operación diaria del Sistema (Incidencias), así como el establecimiento de un proceso de Mejora Continua de la Herramienta (incorporación de nuevas funcionalidades y requerimientos específicos del ecosistema de Instituciones bajo alcance).

Nueva Etapa





SIGAFSPSistema Único de Gestión de la AFSoftware as a Service (SaaS)El SaaS (Software como un Servicio) supone un cambio radical en el modelo conocido hasta ahora dedistribución del software, programas o sistemas de información, ya que bajo esta modalidad, y haciendo uso de las ventajas del internet, se proporciona los beneficios y bondades de una herramienta tecnológica a un determinado grupo de usuarios, y estos últimos solo pagan un costo por uso, que es muchísimo menor al de adquisición por separado de licencias, unificando a su vez, los costos operativos y de mantenimiento.

Nueva Etapa





SIGAFSPSistema Único de Gestión de la AFSoftware as a Service (SaaS)Siendo el SIGAFSP un sistema utilitario delSector Público, no habría interés algún degenerar lucro con el sistema, por lo que seestablece es un costo unitario por usuario que accedeal sistema desde el ecosistema de instituciones bajo alcance. De esta forma, cada institución paga por el uso del sistema de manera proporcional al volumen de su operación, y de esta forma, instituciones que no podrían costear la inversión de implementar un sistema de clase mundial, si podrán pagar por el uso del Sistema.

Nueva Etapa





Sistema ERP

Centro de Servicios

Compartidos

Modalidad SaaS

Gestión Consolidada

AF

Ecosistema SP

SIGAFSPSistema Único de Gestión de la AFElementos Claves

Nueva Etapa





• Una adecuada Planificación Estratégica garantiza el considerar todos los aspectos de interés del proyecto en función de la situación actual.

• Una robusta y adecuada Gestión de Proyectos permitirá el aseguramiento de los objetivos perseguidos previamente.

• La Planificación de los Alcances, Presupuestos y Tiempos de ejecución del proyecto, brindará la oportunidad de poder garantizar un exitoso proceso de implementación.

• Lecciones aprendidas y experiencias previas de similares procesos deben ser consideradas.

Conclusiones Generales





• Las estrategias que sean definidas (capacitación, acompañamiento, participación, etc.) mitigarán los riesgos esenciales del proyecto y aumentarán la factibilidad de éxito..

• El ente Rector debe perseguir poder brindar las herramientas idóneas para que cada institución pueda realizar su proceso de implementación de preferencia con equipo interno.

• Garantizar una unidad de criterios e interpretaciones de la normativa, a través de Guías prácticas de Implementación.






• Se debe dotar al proyecto de un equipo interno que pueda estar a tiempo dedicado en la ejecución de las diferentes tareas previamente planificadas y heredadas.

• El proyecto finaliza con la generación del Producto, pero este último continúa y se debe garantizar un método o procedimiento de soporte y mejora continua para brindar el mantenimiento y actualizaciones de la normativa.

• Posterior a la definición de los decretos que respalden el proceso de Adopción de las NICSP, se debe formalizar el Proyecto.






Hacia un Proceso Exitoso de Implementación de las NICSP…

Muchas Gracias!


Espacio de Intercambio


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