Consulta de Selección

8/15/2019 Consulta de Selección

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Hay varios medios para crear consultas, pero en general se pueden resumir en dos:

utilizar el sistente para consultas o crearlas directamente en !ise"o de consulta. #l

m$todo m%s empleado es el segundo, !ise"o de consulta.

&ara crear una consulta nueva nos vamos al men' Crear, (tros y !ise"o de

consulta. )os aparece la ventana *ostrar tabla, donde nos aparecen las tablas +o

consultas de nuestra base de datos. hora seleccionamos las tablas que deseamos con

un doble clic y vemos como se van situando en la ventana posterior. -enemos que tener

en cuenta que si necesitamos hacer una consulta donde tengamos que relejar los

campos de m%s de una tabla, debemos seleccionar las tablas donde est$n contenidos

esos campos y las tablas que las relacionan de haberlas. #n el caso contrario, la consulta

no ser/a eectiva.

Una vez elegidas las tablas o consultas para nuestra nueva consulta, debemos

seleccionar los campos que necesitamos de alguna de las ormas que vimos antes.

0emos como cada campo seleccionado ocupa una columna del panel inerior. hora, en

caso de necesitarlo, estableceremos los criterios para los campos. Cuando ya tengamos

los campos y criterios establecidos ejecutaremos la consulta para comprobar que nos dael resultado que deseamos. &ara ejecutar la consulta pulsamos el botón #jecutar.


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-1&(2 !# C()2UL-2

2elección: es la m%s habitual. (btiene los datos de una o m%s tablas y muestra los

resultados en una hoja de datos. -ambi$n se puede usar una consulta de selección para

agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales +3

&aram$tricas: es la que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de di%logo parasolicitar inormación relacionada con lo que deseamos visualizar. 2e puede dise"ar la

consulta para que solicite m%s de un dato, por ejemplo, se puede dise"ar para que solicite

dos echas. ccess muestra todos los registros que queden entre esas dos echas.

4eerencias cruzadas: crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los

datos de una o m%s tablas. 2on 'tiles para crear una tabla que se desee e5portar a otra

base de datos de *icrosot ccess o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

#liminación: elimina un grupo de registros de una o m%s tablas. Con estas consultas

siempre se borran registros enteros.

ctualización: realiza cambios globales a un grupo de registros de una o m%s tablas. &or

ejemplo, se pueden aumentar los precios en un 678 para todos los productos l%cteos, o

bien aumentar los sueldos en un 98 al personal de una determinada categor/a.

!atos ane5ados: agrega un grupo de registros de una o m%s tablas. &or ejemplo,

supongamos que conseguimos nuevos clientes cuyos datos est%n en otra tabla, pues

bien, lo m%s conveniente ser/a unir todos los datos de los clientes en una misma tabla.

2on 'tiles para a"adir registros que cumplan una serie de criterios.

Creación de tabla: se puede crear una tabla a partir de una consulta o de parte de los

datos de una o m%s tablas. #stas consultas son muy 'tiles para crear una tabla y

e5portarla a otra base de datos o a otros programas.

Cómo crear consultas de acción en Microsoft Access

Las consultas en un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) pueden hacer más

que sólo mostrarte las respuestas a las preguntas que haces. De hecho pueden llevar a

cabo varias acciones sobre la información almacenada en tu base de datos. Las consultas

de acción son consultas que pueden agregar, modificar o eliminar varios registros a la vez.

El valor agregado de todo esto es que puedes previsualizar los resultados de tu consultaen Access antes de ejecutarla. Microsoft Access proporciona cuatro tipos diferentes de

consultas de acción: consultas de creación de tabla, consulta de datos anexados, consulta

de actualización y consulta de eliminación.

http://es.wikihow.com/crear-consultas-de-acci%C3%B3n-en-Microsoft-Accesshttp://es.wikihow.com/crear-consultas-de-acci%C3%B3n-en-Microsoft-Access


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Pasos

1.

1

Inicia Microsoft Access y abre tu base de datos.


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2.

2

Haz clic en la pestaña "Consultas" de tu base de datos.


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3.

3

Haz clic en el botón "Nuevo" y selecciona "Vista de diseño" para comenzar a crear

una consulta con la vista de diseño.


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5.

5

Selecciona los campos de la tabla o consulta que quieras.

o Al igual que las consultas normales, a menudo tienes que especificar un

criterio para tu consulta para poder obtener los resultados que buscas.


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•

6

Ejecuta la consulta para asegurarte de que te muestre los resultados que estés

buscando.


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•

7

Ahora, necesitas cambiar el tipo de consulta. En el medio de la pantalla, haz clic en el

botón "Tipo de consulta".


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•

8

Selecciona "Crear tabla".


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•

10

Ejecuta la consulta.

o Debido a que vas a ejecutar una consulta de acción que producirá cambios

en la estructura general de tu base de datos, Microsoft Access te preguntará si quieres

cancelar la operación.

o Haz clic en "Sí" para cerrar el cuadro de diálogo, crear la nueva tabla y

regresar a la "Vista de diseño de consulta".


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•

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Guarda tu consulta y habrás finalizado.


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/sar consulta de eliminación

Para crear una consulta de eliminación, haga clic en el fcha crear, en la grupo

de consultas, haga clic en %iseo de la consulta. 'n la cuadro de

di0logo (ostrar tabla cuadro, haga doble clic en cada tabla desde la que desea

eliminar registros y, a continuación, haga clic en #errar.

a tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de

diseo de la consulta. 'n la lista de campos, haga doble clic en el asterisco 123

para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseo.

/sar un criterio específco en una consulta de eliminación

IMPORTANTE: /se criterios para obtener solo los registros que quiera eliminar.

Si no lo hace, la consulta de eliminación quitar0 todos los registros de la tabla.

"aga doble clic en el campo que desea especifcar los criterios de eliminación,

especifque uno de los criterios de la la flacriterios de la consulta en el

diseador y, a continuación, desactive la la casilla de verifcación (ostrar de

cada campo de criterio.

4eamos un ejemplo en el que probablemente sea necesario recurrir a esta

opción: imagine que quiere quitar todos los pedidos pendientes de un cliente.

Para encontrar solo esos registros en concreto, habría que agregar los campos

5d. de cliente y 6echa de pedido a la cuadrícula de diseo de la consulta y, tras

ello, especifcar el n7mero de identifcación del cliente y la 8echa en la que los

pedidos de dicho cliente pasaron a ser no v0lidos.

!. 'n la fcha %iseo, haga clic en 4er $ 4ista "oja de datos.

&. #ompruebe que la consulta devuelve los registros que quiere eliminar y

presione #9;< para guardar la consulta.

). Para ejecutar la consulta, haga doble clic en ella en el panel de

navegación.

4olver al principio

/sar una consulta de actuali=ación

NOTA: *o puede usar la opción de consulta de actuali=ación en una aplicación

>eb de Access.

'n esta sección se e?plica cómo usar una consulta de actuali=ación para

eliminar campos concretos de tablas. ecuerde que ejecutar una consulta de

actuali=ación para eliminar datos cambiar0 los valores e?istentes a */ o a

https://support.office.com/es-es/article/Crear-y-ejecutar-una-consulta-de-eliminaci%C3%B3n-6da65fe1-0fc7-4a64-8ef0-c052cd4c3ec5#tophttps://support.office.com/es-es/article/Crear-y-ejecutar-una-consulta-de-eliminaci%C3%B3n-6da65fe1-0fc7-4a64-8ef0-c052cd4c3ec5#top


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una cadena de longitud cero 1un par de comillas dobles sin espacio entre ellas3,

seg7n cu0les hayan sido los criterios especifcados.

!. "aga clic en la pestaa #rear y, en el grupo #onsultas, haga clic

en %iseo de la consulta.

&. Seleccione la tabla que contiene los datos que quiere eliminar 1si la tabla

es relacionada, selecciónela en el lado @uno@ de la relación3. %espus, haga clic

en Agregar y en #errar.

a tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de

diseo de la consulta. 'n la ventana se muestran todos los campos de la tabla

seleccionada.

). "aga doble clic en el asterisco 123 para agregar todos los campos de la

tabla a la cuadrícula de diseo. #uando se agregan todos los campos de tabla,

la consulta de eliminación puede quitar registros completos 1flas3 de la tabla.

Si lo desea, puede especifcar criterios relativos a uno o m0s campos en la

fla #riterios del diseador y, despus, desactivar la casilla (ostrar en cada

campo de criterio. Para m0s in8ormación sobre cómo usar criterios, vea la

tabla#riterios de ejemplo para consultas de selección.

NOTA: os criterios sirven para obtener 7nicamente los registros que quiera

cambiar. Si no se usan, la consulta de actuali=ación establece en */ todos

los registros de cada uno de los campos de la consulta.

+. 'n el grupo esultados de la pestaa %iseo, haga clic en 4er y,despus, en 4ista "oja de datos.

B. #ompruebe que la consulta devuelve los registros que desee establecer

en */ o una cadena de longitud cero 1un par de comillas dobles sin espacio

entre ellas 1""3.

C. Seg7n sea necesario, repita los pasos ) a B y cambie los campos o

criterios hasta que la consulta devuelva solamente los datos que desea

eliminar y, a continuación, presione #9;S para guardar la consulta.

D. Para ejecutar la consulta, haga doble clic en ella en el panel denavegación.

C()2UL-2

Las consultas es un objeto que nos permite obtener los datos de una o m%s

tablas que cumplan unos determinados criterios especiicados por nosotros. 2on muy

'tiles porque presentan en un 'nico sitio datos que est%n almacenados en varias tablas, y

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CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS 2e deine una consulta de reerencias cruzadas cuando queremos representar una

consulta resumen con dos columnas de agrupación, como una tabla de doble entrada en la que

cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

#s decir, las consultas de reerencias cruzadas se usan para mostrar los resultados deuna consulta donde los campos a mostrar se situar%n en distintas columnas

#jemplo: 0entas mensuales de empleados a partir de los pedidos vendidos. -enemos que dise"ar

una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado

y mes de la venta.

2i la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de

una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que deinir una

consulta de selección para agregar los campos que entrar%n en el origen o para combinar varias

tablas. 2i la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas, esa consulta ser% el

origen de la consulta de reerencias cruzadas.

Las consultas de reerencias cruzadas se pueden crear desde la vista dise"o pero es

mucho m%s cómodo y r%pido utilizar el asistente para consultas.

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=


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A


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CONSULTAS DE ELIMINACIÓN 2e utilizan para suprimir registros de una a m%s tablas. &odemos dise"ar la cosnulta

para eliminar registros que cumplan una serie de condicones. l ejecutarlas, debemos tener en

cuenta que siempre se pierden registros enteros.

4ecordar que los datos eliminados no se pueden recuperar, por lo que se recomiendaque se hagan copias de seguridad de las tablas de las que vamos a eliminar registros

2i necesitas eliminar datos de tablas relacionadas, recuerda esta regla:

B 2i los datos residen en el lado varios de una relación uno a varios, podr%s eliminarlos

sin tener que cambiar la relación.

B 2in embargo, si los datos residen en el lado uno de una relación uno a varios, es

preciso modiicar primero la relación. #n caso contrario, ccess bloquear% la eliminación.

#l proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

• !eterminar qu$ registros residen en el lado uno de la relación y cu%les residen en el lado

varios.

• 2i necesitas eliminar registros del lado uno de la relación y los registros relacionados del

lado varios, debes habilitar un conjunto de reglas denominado 1ntegridad reerencial y debeshabilitar la eliminación en cascada.

2i necesitas eliminar registros 'nicamente del lado uno de la relación, eliminar primero esa

relación y, a continuación, elimine los datos.

• ( bien, si necesitas eliminar datos 'nicamente del lado varios de la relación, puedes

crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.

Determinar qué registros están en e a!o "uno" !e una rea#i$n % #uáes resi!en en e a!o"&arios"

• #n el grupo *ostrar u ocultar de la icha Herramientas de base de datos, hacer clicen 4elaciones.

• parece la icha 4elaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos as/

como las relaciones entre cada tabla y todas las dem%s tablas. Cada relación aparece como unal/nea que conecta las tablas entre los campos.

• La mayor/a de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado uno y un

lado varios. #n el diagrama de relaciones se indica el lado uno con el n'mero 6 y el ladovarios con el s/mbolo del ininito +D.

• #n general, cuando se eliminan registros del lado uno de una relación, se eliminan

asimismo todos los registros relacionados del lado varios de la relación. 2in embargo, cuando seeliminan registros del lado varios de una relación, normalmente no se eliminan registros del ladouno.

Co'ias !e seguri!a!• E Hacer clic en el botón de *icrosot (ice , seleccionar dministrar y, a continuación,

hacer clic en 4ealizar copia de seguridad de la Fase de !atos.

• E #n el cuadro de di%logo Guardar como, especiicar un nombre y una ubicación para la

copia de seguridad y, a continuación, hacer clic en Guardar.

• E ccess cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a

abrir el archivo original.

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• E &ara revertir a una copia de seguridad, cerrar el archivo original y cambiar su nombre de

modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. signar elnombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abrir la copia de seguridadcon el nombre cambiado en ccess.

&ara realizar una consulta de eliminación

seguimos los mismos pasos que en las consultas de selección, donde elegiremos las tablas y los

campos necesarios para la consulta as/ como los criterios que creamos convenientes. Una vez

tengamos la consulta conigurada podemos ejecutarla para ver si los datos que se supone que

vamos a eliminar son los deseados. 2i el resultado es el deseado volvemos a la 0ista !ise"o de la

consulta y pulsamos el icono #liminar en el men' Herramientas de consulta, !ise"o, -ipos de

consulta. continuación pulsamos el botón #jecutar y nos aparecer% una ventana de conirmación

indicandonos el n'mero de registros que se van a eliminar. &ulsamos 2/. &ara ver los resultados

abrimos la tabla y vemos si ha eliminado los registros.

CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓNLas consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o

varios registros e5istentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de

di%logo (us#ar % reem'a)ar avanzado. 2e especiican un criterio de selección +el equivalenteapro5imado de una cadena de b'squeda y un criterio de actualización +el equivalente apro5imado

de una cadena de reemplazo. dierencia del cuadro de di%logo (us#ar % reem'a)ar , lasconsultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran n'mero de registros

a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.

)o se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se

pueden cambiar valores nulos e5istentes a valores que no sean nulos. &ara agregar registros

http://baseser.blogspot.mx/2010/08/consultas-de-actualizacion.htmlhttp://baseser.blogspot.mx/2010/08/consultas-de-actualizacion.html


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?


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tablas donde est$n contenidos esos campos y las tablas que las relacionan de haberlas. #n el caso

contrario, la consulta no ser/a eectiva.

Una vez elegidas las tablas o consultas para nuestra nueva consulta, debemos

seleccionar los campos que necesitamos de alguna de las ormas que vimos antes. 0emos como

cada campo seleccionado ocupa una columna del panel inerior. hora, en caso de necesitarlo,

estableceremos los criterios para los campos. Cuando ya tengamos los campos y criterios

establecidos ejecutaremos la consulta para comprobar que nos da el resultado que deseamos.

&ara ejecutar la consulta pulsamos el botón #jecutar.

Agru'ar % totai)ar registros

Las consultas de totales permiten realizar tanto c%lculos de los datos comoagrupamientos.

&ara poder hacer consultas de totales, debemos tener abierta la ,ista Dise*o. qu/vamos a la zonaMostrar u ocultar de la pesta"a !ise"o y hacemos clic en el botón Totaes -

0emos como en la cuadr/cula KF# aparece la ila Tota.&ara ver las dierentes unciones, hacemos clic en la casilla y desplegamos la lista. #stas unciones

actuar%n sobre los valores iltrados del campo concreto, es decir, que si hacemos un iltro en la ila


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Criterios del campo Clientes, la unción que se seleccione en la ila total solo aectar% a los clientes

iltrados.

La primera vez que se pulsa el botón -otales, por deecto aparece grupar por en la ila

-otal de todos los campos que se encuentran en la cuadr/cula KF#. #n ese momento los registros

de cada campo est%n agrupados pero no totalizados. 2i se ejecuta la consulta, se obtiene una ila

por cada conjunto de valores 'nicos, pero no los totales. &ara ello se reemplaza el valor grupar

por por alguna de las unciones disponibles.

• Suma. Calcula la suma de todos los valores de ese campo en cada grupo. 2olo se puedeponer esta unción en campos num$ricos o de moneda.

• .rome!io. Calcula la media aritm$tica de todos los valores de ese campo. 2olo se puedeespeciicar en columnas de campos num$ricos o de moneda.

• M/n. !a como resultado el valor m/nimo encontrado en esa columna. &ara valoresnum$ricos devuelve el valor m%s peque"o. &ara valores de te5to devuelve el valor m%s peque"oen la secuencia recogida.

• Má0. !a como resultado el valor m%5imo encontrado en esa columna.

•

Cuenta. !a como resultado el n'mero de ilas en las que el campo especiicado no poseeun valor nulo.

• Des&Est. Calcula la desviación t/pica de todos los valores de ese campo. 2olo se puedeespeciicar en campos num$ricos o de moneda.

• ,ar . Calcula la variación de todos los valores de ese campo. 2olo para campos num$ricoso moneda.

• .rimero. !evuelve el primer valor del campo.

• 1timo. !evuelve el 'ltimo valor del campo.

• E0'resi$n. Crea un campo calculado utilizando varias unciones.

• D$n!e. !eine los criterios de un campo que no aparece y que se est% utilizando.

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