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CONSOLIDAR E PUBLICARRESULTADOS
Como automatizar o processo da'última milha‘ nos relatóriosfinanceiros?
Rui Botelho
www.pwc.com.br
PwC
O que é a ‘última milha’ em finanças?
3junho 2013
1. Gerenciamento do processo de fechamento: ajudar as empresas a entender,gerenciar, automatizar e otimizar seus processos de fechamento financeiro
2.Gerenciamento da produção de relatórios e publicação dos resultados:auxiliar as empresas a gerenciar o desenvolvimento colaborativo dos reportes regulatóriose no preenchimento mais eficiente de suas publicações
3.Suporte de tecnologia: automatizar e integrar os principais passos do fechamento epublicação, para acelerar as reconciliações nos seus diversos níveis e minimizar o trabalhomanual de entrada e transformação de dados, reduzindo erros e maximizando a eficiênciano processo
Elevar a performance da função de finanças no processo de fechamento epublicação de resultados, focando em:
PwC
As companhias encaram uma pressão crescente para produzirinformações em tempo hábil e com maior qualidade. Essas pressõesrecaem sobre o ciclo de fechamento e publicação
4junho 2013
Pressões Externas
• Elevado nível de transparência da informação exigido pelos investidores
• Maior nível de detalhe solicitado pelos orgãos regulatórios (ex: CVM, Bacen, Susep)
• Redução dos prazos, imposta pelos reguladores, para a divulgação das informações ao mercado
Pressões Internas
• Maior necessidade dos negócios no suporte a decisões críticas com análise pontual e rigorosa
• Maiores responsabilidades além dos componentes tradicionais de relatórios corporativos,incluindo planejamento, orçamento e previsão e análise de rentabilidade
• Expectativa de entrega de visões sobre como interpretar dados para orientar a tomada dedecisão e a melhora da performance
• Demanda por automação e integração dentro dos sistemas já estabelecidos
Pressões de Custo
• Pressão crescente para fazer mais com menos recursos sem comprometer a precisão e controle
• Horas extras significativas e elevada rotatividade
PwC
Há alguns indicadores que sugerem a existência de oportunidadese desafios para melhorar o ciclo de fechamento e publicação
5junho 2013
• O prazo de fechamento contábil na maioria das vezes é superior a 5 dias• Divulgar resultados consolidados e notas explicativas demora mais de 30 dias• Informação é disponibilizada tarde demais para apoiar decisões operacionais e
de negócio
Velocidade
• Ajustes ou correções significativas registradas após o fechamento dos livros• Difícil identificação das transações entre partes relacionadas• Relatórios financeiros externos são diferentes dos relatórios gerenciais• Riscos de inconsistências na informação
Controle ePrecisão
Insuficientes
• Atividades manuais significativas e dependência de planilhas Excel• Sistemas distintos e ausência de um plano de contas único• Planos para implementar uma nova ferramenta de consolidação e
relatório• Fluxo por emails que reduz a visibilidade do processo, não controla as
versões da informação e difículta o gerenciamento e a auditoria do processo
Dependência deProcessosManuais
• Elevado tempo dedicado à coleta e preparação dos dados prejudicando otempo de análise
Apoio a Decisãonão Efetivo
PwC
As equipes de finanças ainda investem mais tempo na produção dainformação, no entanto há empresas que já conseguiram equilibraressas atividades com um maior suporte à análise
7junho 2013
Estudo sobre benchmark daperformance da função financeira2012
As equipes de finanças de alto desempenho gastam
25% a maisem análisedo que as equipes
comuns
17% a menosde tempoem coleta de dados
PwC
TecnologiaA tecnologia não faz diferença se os dados não estão corretos
8Maio de 2013
Equipes de altodesempenho adotamabordagem integradaaos processos,sistemas, dados deplanejamento erelatórios gerenciais,na qual a obtenção dedados corretos é oprimeiro passo.
60%
10%utilizam“Taxonomiapadrão”
dos participantesainda dependemde planilhasmanuais para
elaborar relatórios.
50%dos participantespossuemrepositóriode dados
PwC
Quanto mais rapidamente as equipes de finanças conseguirempreparar as informações-chave, mais tempo elas terão paraanalisar as implicações e preparar comunicados ao mercado
9Maio de 2013
Porcentagem de tempo despendido em coleta de dados x análise
3648
4050
6452
6050
Mediana QuartilSuperior
Mediana QuartilSuperior
Análise Coleta de dados
Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2012
Dias úteis para fechamento e reporte à diretoria
9 911
13
0
2
4
6
8
10
12
14
FTSE 100 FTSE 250
Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2012
2010 2011
PwC
Situação comum nas empresas, grande parte do tempo é gasto comas processos e atividades manuais para o ciclo da ‘última milha’
10junho 2013
Fontes de dadosFontes de dados RelatóriosRelatórios
ERP
Legados
GLPlanilhas
ReportsGerenciais
Atividades deProdução
Revisão eAprovação
ReportsRegulatórios
• Uso extensivo de MS-Word e MS-Excel, compartilhado via e-mail• Problemas de consistência de dados• Dificuldades em Colaboração• Falta de controles internos e trilha de Auditoria• Risco elevado de inconsistências e segurança da informação• Processos manuais repetidos em todos os períodos de fechamento
PwC
Um ciclo de fechamento e publicação eficiente cria uma base paraavaliar o desempenho, apoia as decisões de negócios e atende asexigências dos órgãos regulatórios
11junho 2013
• Melhora no gerenciamento e controle
• Padronização dos processos para eliminarcomplexidades e inconsistências desnecessárias
• Rapidez no fechamento ao sequenciarapropriadamente tarefas e por eliminargargalos, duplicidade de esforços e atividadessem valor agregado
• Foco no uso e otimização da tecnologia
• Alinhar o processo com as necessidades dosstakeholders para prover apoio efetivo àtomada de decisão
• Um ciclo melhorado permite que os recursosdisponíveis foquem no apoio à decisão e aocumprimento dos requerimentos regulatórios.
• Inversão de papéis: Maior tempo dedicado àanálise e menor tempo à coleta de informações
• Estruturação das informações para apoiaras decisões do negócio
• Responder às exigências regulatórias ereduzir os custos globais de compliance
• Aumentar a confiança na divulgação dasdemonstrações financeiras
• Redução do custo do ciclo de fechamento,consolidação e relatórios
Características de um ciclo de sucesso Benefícios no negócio
PwC
Framework de Fechamento e Publicação
junho 2013Slide 2
Lançamentos transacionaise fechamento dos módulos
Fechamento corporativo econsolidação
Análises e relatórios
Entradas manuais / ProvisõesEntradas manuais / Provisões
Reconciliações / análise das contasReconciliações / análise das contas
Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)
Modelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativasModelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativas
Ferramentas de ConsolidaçãoFerramentas de Consolidação
Preparação do fluxo de caixaPreparação do fluxo de caixa
Otimização do ERPOtimização do ERP
Partes relacionadasPartes relacionadas
Ferramentas de Relatórios gerenciaisFerramentas de Relatórios gerenciais
Questionamentos do CFOQuestionamentos do CFO
Notas explicativas / relatórios / CVMNotas explicativas / relatórios / CVM
Desenho do plano de contasDesenho do plano de contas
Ajustes de consolidaçãoAjustes de consolidação
Procedimentos e políticasProcedimentos e políticas
PwC
Framework de Fechamento e Publicação
junho 2013Slide 2
Lançamentos transacionaise fechamento dos módulos
Fechamento corporativo econsolidação
Análises e relatórios
Entradas manuais / ProvisõesEntradas manuais / Provisões
Reconciliações / análise das contasReconciliações / análise das contas
Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)
Modelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativasModelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativas
Ferramentas de ConsolidaçãoFerramentas de Consolidação
Preparação do fluxo de caixaPreparação do fluxo de caixa
Otimização do ERPOtimização do ERP
Partes relacionadasPartes relacionadas
Ferramentas de Relatórios gerenciaisFerramentas de Relatórios gerenciais
Questionamentos do CFOQuestionamentos do CFO
Notas explicativas / relatórios / CVMNotas explicativas / relatórios / CVM
Desenho do plano de contasDesenho do plano de contas
Ajustes de consolidaçãoAjustes de consolidação
Procedimentos e políticasProcedimentos e políticas
PwC
Existem diversas soluções tecnológicas no mercado que podemajudar a enfrentar os desafios da ‘última milha’
15
Segundo essa análise, as seguintes ferramentaspossuem uma posição relevante no quadrante delíderes do Gartner:
Gartner Magic Quadrant para CorporatePerformance Management
BPC
Hyperion
Cognos
junho 2013
PwC
Alternativas tecnológicas para auxiliar no processo da ‘últimamilha’ em finanças e alguns benefícios
16junho 2013
PwC
Ferramentas para gerenciamento do fechamento e principaiscaracterísticas desse tipo de sistema
17junho 2013
Oracle Financial Closing Mgr SAP Financial Closing Cockpit
Envio de dados diretopara as áreas
Agendamento deatividades
Dashboards demonitoração
Lista de tarefas
Monitoramento dostatus de fechamento
Melhoria contínua dociclo de fechamento
PwC
Ferramentas para consolidação financeira e principaiscaracterísticas desse tipo de sistema
18junho 2013
CognosController
HFM
BPC
Relatórios Intercompany Conversão de moedasPrincípios contábeis
IFRS, BRGAAP
Controle do processo Relatórios automáticos Integração Pacote Office
Eliminações equivalênciapatrimonial
Participaçãominoritários Trilha de auditoria
PwC
Ferramentas para gerenciamento de publicações e principaiscaracterísticas desse tipo de sistema
19junho 2013
CognosDisclosure
Mgmt
DisclosureMgmt
DisclosureMgmt
Taxonomia xbrl
Integração pacote officeGerenciamento do
processo
Tags de texto Mapeamento das tags
Relatórios
Import/export de taxonomiasFormatação dos dados Cálculos
PwC
Como funciona uma aplicação de publicação?
Consolidações
Aplicação de Publicação
##V##V
##V##V
M$8.201
Fontes de dados
M$8.2012013-M$8.2012013-M$8.2422013-M$8.242
M$8.242M$8.242
M$8.242M$8.242
M$8.201M$8.242M$8.242
Report
M$8.201M$8.242M$8.242
2013
OLAP
Relacional
ERP
Planilhas
Relatórios
PwC
A taxonomia XBRL pode ser gerada automaticamente
21junho 2013
Consolidações
OLAP
ERP
Aplicação de Publicação
##V
##V
2013-M$8.242
M$8.242
M$8.242
M$8.242
2013
M$8.242Tags de XBRLTags de XBRL
2013
Relacional
Planilhas
Fontes de dados Relatórios
PwC
Os ajustes para IFRS também podem ser gerados
22junho 2013
Relatórios
Consolidações
OLAP
ERP
Aplicação de Publicação
##V
##V
2014-M$8.730
M$8.730 M$8.730
M$8.430
2014
M$8.730
2014Ajustes de IFRSAjustes de IFRS
IFRSIFRS
GAAPGAAP
M$8.430
M$8.430
2009
M$8.730
2014
Relacional
Fontes de dados
Planilhas
PwC
A empresa pode começar a fazer uma análise sobre seu processo defechamento e publicação de resultados, e tomar ações paramelhorar o ciclo da última milha
24junho 2013
PwC
As ferramentas podem automatizar outros relatórios e criar umavisão integrada de reporting na organização
25junho 2013
Regulatório Controladoria
Investidores
Tesouraria Impostos
• Presentations
• Press Release
• WebCommunications
• SchedulePreparation &Reporting
• Tax Compliance
• Solvency II• COREP/FINREP• Basel III• XBRL Mandates
• Internal & ExternalReporting
• Board Books• GAAP vs IFRS
• Global CashManagement
• Global DebtManagementVárias aplicações, profissionais e recursos se
envolvem na produção de uma quantidadeenorme de relatórios na empresa. Essa realidadepode trazer uma oportunidade de integrar oambiente de produção de relatórios comsignificativa redução de tempo, investimento erisco para a organização