Congresos y Eventos - Consejo€¦ · Congresos y Eventos organizados por el Consejo y/o en conjunto con otras Instituciones 1.1 Confección y presentación de la Propuesta 7 1.2

Congresos y Eventos

Procedimiento de Gestión Administrativa

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Código: CP-CEV-PGA-01

Sector: Congresos y Eventos

Proceso: Congresos y Eventos Versión: 01

Fecha: 01/12/2010

Preparó: C.B. O y M

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Importante: Se aclara que las actividades que componen los procedimientos se encuentran enunciadas en forma continua y secuencial para cada uno de los intervinientes en los procesos. Ésta modalidad de redacción permite identificar la intervención completa de un Área/Sector dentro del procedimiento. Asimismo, y para una mejor visualización del flujo de las actividades y/o información, se recomienda la lectura de los procedimientos en conjunto con los flujogramas que los representan gráficamente.






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ÍNDICE

I. OBJETIVO

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II. ALCANCE 5

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5

IV. NORMATIVA RELACIONADA Y FORMULARIOS A UTILIZAR

1. Normativa relacionada 2. Formularios a utilizar

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V. DESARROLLO

1. Congresos y Eventos organizados por el Consejo y/o

en conjunto con otras Instituciones

1.1 Confección y presentación de la Propuesta 1.2 Armado del Presupuesto de Ingresos y Egresos 1.3 Redacción del Reglamento de los Congresos y/o Eventos 1.4 Inscripciones a los Congresos y/o Eventos 1.5 Notas 1.6 Materiales para la realización de los Congresos y/o Eventos 1.7 Otros servicios para la realización de los Congresos y/o

Eventos 1.8 Contratación de hotelería/pasajes y traslados/actividades

para acompañantes 1.9 Publicidad y difusión 1.10 Presentación de Trabajos 1.11 Otras Tareas

2. Congresos y Eventos organizados por otras

Instituciones

2.1 Difusión de actividades

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VI. FORMULARIOS

1. Programación anual de Congresos y Eventos 2. Presupuesto para Congresos y Eventos 3. Registro de asistencia a reunión de Congresos y

Eventos

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4. Minuta de reunión de Congresos y Eventos

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VII. FLUJOGRAMAS

1. Congresos y Eventos organizados por el Consejo y/o en conjunto con otras Instituciones

1.1 Confección y presentación de la Propuesta 1.2 Armado del Presupuesto de Ingresos y Egresos 1.3 Redacción del Reglamento de los Congresos y/o Eventos 1.4 Inscripciones a los Congresos y/o Eventos 1.5 Notas 1.6 Materiales para la realización de los Congresos y/o Eventos 1.7 Otros servicios para la realización de los Congresos y/o

Eventos 1.8 Contratación de hotelería/pasajes y traslados/actividades

para acompañantes 1.9 Publicidad y difusión 1.10 Presentación de Trabajos 1.11 Otras Tareas

2. Congresos y Eventos organizados por otras Instituciones 2.1 Difusión de actividades

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VIII. ANEXOS

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I. OBJETIVO:

Establecer el proceso de Congresos y Eventos para ofrecer a los usuarios y responsables el detalle de las actividades y las secuencias a seguir en los circuitos administrativos del Sector.

II. ALCANCE:

Lo establecido en el desarrollo de este proceso es de aplicación para todas las áreas del Consejo.

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

Comisiones de Estudio: Creadas por disposición del Reglamento Interno del Consejo, aprobado por Res. CD 108/01. Nuclean a todos aquellos matriculados que voluntariamente desean incorporarse y participar del accionar del Consejo con sus opiniones y aportes.

Comisiones Institucionales: aquellas constituidas para el desarrollo de actividades de índole cultural y deportiva.

Comisiones Profesionales: aquellas constituidas para el estudio e información de asuntos relacionados con las distintas problemáticas del ejercicio profesional y de las incumbencias de las profesiones en Ciencias Económicas.

Comisiones Académicas: aquellas constituidas para el estudio e información de aspectos académicos y técnicos relacionados con las disciplinas que responden a las incumbencias de las distintas profesiones de las Ciencias Económicas. Comisiones Operativas: aquellas constituidas para el estudio e información de asuntos relacionados directamente con la actividad del Consejo.

Congresos: Reuniones para deliberar sobre intereses o materias comunes. Se presentan trabajos, procediéndose posteriormente a su análisis. De los mismos, se arriba a las conclusiones finales. Pueden realizarse, adicionalmente, exposiciones a cargo de catedráticos y/o personalidades relevantes del quehacer económico y social tanto del ámbito nacional como internacional.

Eventos: Reuniones para deliberar sobre intereses o materias comunes. En ellos no se presentan trabajos. Las exposiciones están a cargo de catedráticos y/o personalidades relevantes del quehacer económico y social tanto del ámbito nacional como internacional. Pueden emitirse conclusiones y/o recomendaciones, o simplemente un resumen de los principales puntos desarrollados.






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IV. NORMATIVA RELACIONADA Y FORMULARIOS A UTILIZAR: 1. Normativa relacionada

2. Formularios a utilizar

Para facilitar el proceso en cuestión, se ha previsto la creación y utilización de cuatro formularios:

DETALLE FORMULARIO

Descripción de Mes, Fecha/s, Detalle y Sede de los Congresos y Eventos.

Programación anual de Congresos y Eventos CP-CEV-FOR-01-V01.

Detalle de los Ingresos y Egresos presupuestados a determinada fecha y su ejecución.

Presupuesto para Congresos y Eventos CP-CEV-FOR-02-V01.

Detalle de los miembros de los Comités Ejecutivos, Académicos y de Honor asistentes a las reuniones.

Registro de asistencia a reunión de Congresos y Eventos CP-CEV-FOR-03-V01.

Identificación de los miembros convocados a las reuniones y temas que se trataron.

Minuta de reunión de Congresos y Eventos CP-CEV-FOR-04-V01.






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V. DESARROLLO: 1. Congresos y Eventos organizados por el Consejo y/o en

conjunto con otras Instituciones: 1.1 Confección y presentación de la Propuesta: 1.1.1 Comisiones involucradas:

1.1.1.1 Define los Comités que conforman la estructura funcional de los Congresos y/o Eventos, de acuerdo con el Reglamento General de Congresos y Eventos:

Comité Ejecutivo:

Integrado por un Presidente, un Vicepresidente 1° y 2°, un

Secretario y hasta doce vocales.

Comité Académico / Científico, en caso de corresponder:

Integrado por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario y hasta quince vocales.

Comité Asesor, en caso de corresponder:

Integrado por un Presidente, un Vicepresidente y hasta seis

vocales. 1.1.1.2 Solicita al Sector Congresos y Eventos la fecha de realización para

los Congresos y/o Eventos y que participe a la Gerencia de Relaciones Públicas en las reuniones del Comité Ejecutivo.

1.1.1.3 Recibe del Sector Congresos y Eventos la fecha para la realización

enviada por la Gerencia de Relaciones Públicas.

1.1.1.4 Prepara la propuesta de los Congresos y/o Eventos con los siguientes datos y la envía al Sector Congresos y Eventos:

Nombre del Congreso y/o Evento; Lema; Objetivos; Sede; Fecha;






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Temario; Expositores; Directivas de relatores, si corresponde; Lugar y horarios de realización; Comité Ejecutivo con cargos y datos completos; Comité Académico con cargos y datos completos; Destinatarios; Reuniones Técnicas (Talleres/Conferencias/Mesas); Cronograma de Actividades; Reserva definitiva de salones; Reserva definitiva de plazas en el Hotel; Comunicación de la realización (Medios).

1.1.1.5 Recibe comunicación sobre la aprobación de la propuesta.

1.1.2 Sector Congresos y Eventos:

1.1.2.1 Recibe de las Comisiones involucradas las indicaciones para gestionar ante la Gerencia de Relaciones Públicas:

Solicitud de fecha para la realización de los Congresos y/o

Eventos; Solicitud de reserva definitiva de los salones; Participación en las reuniones de Comité Ejecutivo.

1.1.2.2 Recibe de la Gerencia de Relaciones Públicas la confirmación de

las fechas y reservas solicitadas, y la comunica a las Comisiones involucradas.

1.1.2.3 Recibe y analiza junto con la Gerencia Técnica, la propuesta

enviada por el Comité Ejecutivo. 1.1.2.4 Eleva la propuesta analizada a la Gerencia de Relaciones

Institucionales y queda a la espera de las definiciones de la Mesa Directiva sobre dicha propuesta.

1.1.2.5 Recibe definiciones de la Mesa Directiva y en caso de aprobarse o

no la propuesta: Comunica a las Comisiones involucradas.

1.1.2.6 Envía las directivas de relatores a la Gerencia de Sistemas para

su difusión en la página Web del Consejo, solo en el caso de Congresos Tributarios.

1.1.2.7 Solicita la difusión en los medios al Sector Prensa y Difusión.






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1.1.3 Gerencia de Relaciones Públicas:

1.1.3.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos:

Solicitud de fecha para la realización de los Congresos y/o Eventos;

Solicitud de reserva definitiva de los salones; Participación en las reuniones de Comité Ejecutivo.

1.1.3.2 Realiza las siguientes actividades:

Revisa la planificación del Desarrollo de Proyectos.

Determina los espacios físicos a utilizar.

Releva y propone los predios en los que se realizarían los

Congresos y/o Eventos para su definición.

Confirma las reservas correspondientes con el acuerdo de las Autoridades del Consejo e informa al Sector Congresos y Eventos.

Informa al Sector Congresos y Eventos la fecha de

realización.

1.1.3.3 Participa en las reuniones convocadas por el Comité Ejecutivo. 1.1.4 Gerencia Técnica:

1.1.4.1 Analiza la propuesta junto con el Sector Congresos y Eventos.

1.1.5 Gerencia de Relaciones Institucionales:

1.1.5.1 Recibe la propuesta enviada por el Sector Congresos y Eventos y procede de acuerdo con el Procedimiento de Gestión Administrativa “Relaciones Institucionales” CP-RII-PGA-01, elevando a la Mesa Directiva para su consideración.

1.1.5.2 Recibe las definiciones de la Mesa Directiva sobre la propuesta y

la envía al Sector Congresos y Eventos.






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1.1.6 Mesa Directiva:

1.1.6.1 Recibe la propuesta sobre los Congresos y/o Eventos, define su realización o no y comunica su decisión a la Gerencia de Relaciones Institucionales.

1.1.7 Gerencia de Sistemas:

1.1.7.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos las directivas de relatores y las publica en la página Web del Consejo, en el caso de Congresos Tributarios.

1.1.8 Sector Prensa y Difusión:

1.1.8.1 Recibe la solicitud del Sector Congresos y Eventos para la difusión de los Congresos y/o Eventos.

1.1.8.2 Realiza la publicación en los medios correspondientes de acuerdo

con el Procedimiento de Gestión Administrativa “Relaciones Institucionales” CP-RII-PGA-01.

1.2 Armado del Presupuesto de Ingresos y Egresos: 1.2.1 Comité Ejecutivo:

1.2.1.1 Confecciona y eleva al Sector Congresos y Eventos el presupuesto de Ingresos y Egresos teniendo en cuenta la siguiente información:

Para ingresos:

Cantidad de participantes por categoría; Política de Becas; Costo de inscripción por categoría y fecha; Inscripción por módulos; Auspicios económicos.

Para Egresos:






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Conceptos o ítems; Cantidad por ítems.


1.2.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo, el presupuesto de Ingresos y Egresos para los Congresos y/o Eventos.

1.2.2.2 Solicita a la Gerencia de Relaciones Públicas los costos

relacionados a los servicios o actividades que estén a su cargo para la organización de los Congresos y/o Eventos.

1.2.2.3 Recibe la información de costos enviada por la Gerencia de

Relaciones Públicas. 1.2.2.4 Prepara y envía el formulario “Presupuesto para Congresos y

Eventos” CP-CEV-FOR-02-V01, programa tentativo y los dos (2) presupuestos cumplidos de Congresos y/o Eventos anteriores, en el caso de corresponder, a la Gerencia Técnica para su posterior elevación a la Gerencia de Relaciones Institucionales.

1.2.2.5 Recibe de la Gerencia de Relaciones Institucionales las

definiciones de la Mesa Directiva sobre el presupuesto aprobado.

1.2.2.6 Solicita a la Gerencia de Marketing su intervención para la definición de los auspicios económicos.

1.2.2.7 Envía a la Gerencia de Administración, mediante el formulario

“Presupuesto para Congresos y Eventos” CP-CEV-FOR-02-V01, el presupuesto de Ingresos y Egresos aprobado por la Mesa Directiva para el posterior armado del presupuesto ejecutado, una vez concluido el evento.

1.2.2.8 Envía el presupuesto aprobado, mediante el formulario

“Presupuesto para Congresos y Eventos” CP-CEV-FOR-02-V01, a la Gerencia de Relaciones Públicas.


1.2.3.1 Elabora y eleva la información sobre los servicios y actividades a

su cargo para la confección del presupuesto y la envía al Sector Congresos y Eventos.

1.2.3.2 Recibe el presupuesto aprobado del Sector Congresos y Eventos.






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1.2.4 Gerencia Técnica:

1.2.4.1 Recibe el presupuesto enviado por el Sector Congresos y Eventos, supervisa y envía a la Gerencia de Relaciones Institucionales.


1.2.5.1 Recibe el presupuesto enviado por la Gerencia Técnica y lo eleva a la Mesa Directiva para su tratamiento de acuerdo con el Procedimiento de Gestión Administrativa “Relaciones Institucionales” CP-RII-PGA-01.

1.2.5.2 Recibe las definiciones de la Mesa Directiva sobre el presupuesto

y las envía al Sector Congresos y Eventos. 1.2.6 Mesa Directiva:

1.2.6.1 Recibe los presupuestos y el programa tentativo, los dos (2) presupuestos cumplidos de Congresos y/o Eventos anteriores y los aprueba en caso de corresponder.

1.2.7 Gerencia de Marketing:

1.2.7.1 Recibe solicitud del Sector Congresos y Eventos para la definición de los auspicios económicos.

1.2.7.2 Define el tarifario, los auspiciantes a contactar y concreta los

auspicios. 1.2.8 Gerencia de Administración:

1.2.8.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos, el presupuesto aprobado por la Mesa Directiva para los Congresos y/o Eventos:

Realiza la apertura de las cuentas contables de ingreso y

egreso para cada Congreso / Evento.






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Registra todos los comprobantes de gasto / ingreso en sus cuentas.

Saca fotocopias y las archiva como comprobante de gasto e

ingreso.

Controla el listado de Inscripciones a los Congresos con registración contable.

1.3 Redacción del Reglamento de los Congresos y/o Eventos: 1.3.1 Comité Ejecutivo:

1.3.1.1 Define y eleva al Sector Congresos y Eventos la información que compone el Reglamento de los Congresos y/o Eventos:

Lugar y fecha de realización; Objetivos; Funciones de las Autoridades; Categorías de los participantes; Normas para presentación de Trabajos:

Quienes pueden presentar; Extensión; Carátula (con datos completos); Resumen; Conclusión; Original más CD; Normas particulares de presentación; Fecha límite y lugar de presentación;

Desarrollo de las reuniones y los Comités de Trabajo:

Detalle de las reuniones; Áreas en paralelo o consecutivas.


1.3.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo el Reglamento de los Congresos y/o Eventos con la información del punto 1.3.1.1.

1.3.2.2 Envía el Reglamento de los Congresos y/o Eventos a la Gerencia

Técnica para su aprobación.






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1.3.2.3 Recibe de la Gerencia de Relaciones Institucionales, las

definiciones de la Mesa Directiva sobre el Reglamento. 1.3.3 Gerencia Técnica:

1.3.3.1 Recibe y supervisa el Reglamento de los Congresos y/o Eventos enviado por el Sector Congresos y Eventos.

1.3.3.2 Envía el Reglamento a la Gerencia de Relaciones Institucionales.


1.3.4.1 Recibe el Reglamento enviado por la Gerencia Técnica y procede de acuerdo con el Procedimiento de Gestión Administrativa “Relaciones Institucionales” CP-RII-PGA-01.

1.3.4.2 Eleva a la Mesa Directiva para su consideración. 1.3.4.3 Recibe las definiciones de la Mesa Directiva sobre el Reglamento y

lo envía al Sector Congresos y Eventos. 1.3.5 Mesa Directiva:

1.3.5.1 Recibe el Reglamento de los Congresos y/o Eventos, define su aprobación o no y comunica su decisión a la Gerencia de Relaciones Institucionales.

1.4 Inscripciones a los Congresos y/o Eventos: 1.4.1 Comité Ejecutivo:

1.4.1.1 Define y eleva al Sector Congresos y Eventos la siguiente información para comenzar con la apertura de inscripción:

Inicio y cierre de inscripción; Listado de becados; Características de inscripción; Inscripciones por Web;






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Aranceles de inscripción. 1.4.2 Sector Congresos y Eventos:

1.4.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo la información mencionada en el punto 1.4.1.1.

1.4.2.2 Arma y comunica al Sector Inscripciones, Publicaciones e

Impresiones la información mencionada en el punto 1.4.1.1.

1.4.2.3 Informa a la Gerencia de Sistemas las características de la inscripción para su ejecución.

1.4.2.4 Recibe del Sector Inscripciones, Publicaciones e Impresiones:

Listados parciales/semanales de los inscriptos; Listado de inscripciones finales.

1.4.3 Sector Inscripciones, Publicaciones e Impresiones:

1.4.3.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos la información del punto 1.4.1.1 para su ejecución.

1.4.3.2 Arma la solicitud de inscripción. 1.4.3.3 Realiza la carga del listado de Becados.

1.4.3.4 Envía al Sector Congresos y Eventos:

Listados parciales/semanales de los inscriptos; Listado de inscriptos finales.


1.4.4.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos las características de la inscripción y las publica en la página Web del Consejo, sección Congresos y Eventos.






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1.5 Notas: 1.5.1 Comité Ejecutivo:

1.5.1.1 Define y envía al Sector Congresos y Eventos la información para el armado de las siguientes Notas según corresponda:

Auspicios Académicos (Univ. Privadas/Nacionales/Institutos); Auspicios Económicos; Auspicios Oficiales: Municipal, Provincial, Nacional. Invitación a Expositores y/o panelistas nacionales y del

exterior; Invitación a los Autores de Trabajos; Participación: Organismos oficiales, Entidades profesionales,

Entidades empresarias y Empresas. 1.5.2 Sector Congresos y Eventos:

1.5.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo información mencionada en el punto 1.5.1.1.

1.5.2.2 Arma y envía copia de las Notas a la Gerencia Técnica.

1.5.2.3 Arma y envía las notas definitivas a la Gerencia de Marketing

sobre los auspicios Económicos. 1.5.2.4 Envía todas las notas al Sector Correspondencia para su

despacho. 1.5.3 Gerencia de Marketing:

1.5.3.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos los destinatarios a los cuales se le deberá enviar una nota invitándolos a participar como sponsors de un determinado evento.


1.5.4.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos copia de las notas mencionadas en el punto 1.5.1.1.






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1.5.4.2 Envía copia de las notas mencionadas en el punto 1.5.1.1 a la

Gerencia de Relaciones Institucionales.


1.5.5.1 Recibe de la Gerencia Técnica copias de cada una de las notas mencionadas en el punto 1.5.1.1 para su archivo.

1.5.6 Sector Correspondencia:

1.5.6.1 Recibe para su despacho las notas enviadas por el Sector Congresos y Eventos.

1.6 Materiales para la realización de los Congresos y/o Eventos: 1.6.1 Comité Ejecutivo:

1.6.1.1 Propone al Sector Congresos y Eventos el listado con los

materiales necesarios para la realización de los Congresos y/o Eventos:

Afiches; Folletos; Carteles para salones; Portafolios o carpetas; Programas; Impresión de trabajos; Folletos digitalizados / banners;

1.6.1.2 Recibe y aprueba la propuesta de la imagen visual, que

identificará al Congreso y/o Evento, enviada por la Gerencia de Relaciones Públicas. Notifica la aprobación a la Gerencia de Relaciones Públicas.

1.6.1.3 Recibe y aprueba las muestras de materiales enviadas por la

Gerencia de Relaciones Públicas. Notifica la aprobación a la Gerencia de Relaciones Públicas.






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1.6.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo el listado con los materiales necesarios mencionados en el punto 1.6.1.1.

1.6.2.2 Envía a la Gerencia de Relaciones Públicas la propuesta definitiva

y el presupuesto aprobado.

1.6.2.3 Recibe el material de divulgación elaborado por la Gerencia de Relaciones Públicas.


1.6.3.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos la propuesta definitiva y el

presupuesto aprobado. 1.6.3.2 Propone la imagen visual que identificará el Congreso y/o Evento

para la aprobación del Comité Ejecutivo. 1.6.3.3 Coordina las acciones para la elaboración del material de

divulgación (diseño, aplicaciones de la imagen, corrección, impresión, aprobación, control de calidad, edición de videos).

1.6.3.4 Recibe la notificación de la aprobación de las propuestas de

imagen visual enviadas por el Comité Ejecutivo.

1.6.3.5 Contrata los servicios de diseño e impresión.

1.6.3.6 Elige y propone los premios y objetos institucionales.

1.6.3.7 Eleva al Comité organizador las muestras de materiales para su definición y posterior adquisición.

1.6.3.8 Recibe la notificación de la aprobación de las muestras de

materiales enviada por el Comité Ejecutivo.

1.6.3.9 Remite al Sector Congresos y Eventos el material de divulgación.

1.6.3.10 Continúa la organización del evento con las actividades propias de la Gerencia.






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1.7 Otros servicios para la realización de los Congresos y/o Eventos: 1.7.1 Comité Ejecutivo:

1.7.1.1 Define e informa al Sector Congresos y Eventos los materiales necesarios para los expositores.

1.7.1.2 Recibe la nómina de invitados propuesta por la Gerencia de

Relaciones Públicas de acuerdo con las pautas establecidas por la Presidencia.


1.7.2.1 Gestiona la contratación de los servicios de acuerdo con la propuesta definitiva y el presupuesto aprobado.

1.7.2.2 Recibe para la elaboración del programa:

Del Sector Congresos y Eventos la información que contiene. De la Gerencia de Marketing los auspicios económicos.

1.7.2.3 Recibe del Sector Congresos y Eventos la información para la

compaginación y distribución de los materiales durante el Congreso y/o Evento.

1.7.2.4 Define, coordina y contrata los aspectos de ambientación y

logística.

1.7.2.5 Contrata los servicios gastronómicos, locución, limpieza, seguridad, fotografía, personal eventual, entre otros.

1.7.2.6 Solicita el servicio de seguros, cobertura de ART y emergencia

médica.

1.7.2.7 Organiza los actos protocolares y sociales, pone en práctica el ceremonial y propone/contrata los espectáculos.

1.7.2.8 Propone, de acuerdo a las pautas establecidas por la Presidencia,

la nómina de invitados para la aprobación del Comité Ejecutivo. 1.7.2.9 Solicita al Sector Servicios Generales el armado de los salones.






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1.7.2.10 Continúa la organización del evento con las actividades propias de la Gerencia.


1.7.3.1 Recibe información del Comité Ejecutivo con los materiales necesarios para los expositores.

1.7.3.2 Envía a la Gerencia de Relaciones Públicas:

La información para la compaginación y distribución de los

materiales durante el Congreso y/o Evento; La información para la elaboración del programa.

1.7.3.3 Informa sobre la realización de los Congresos y/o Eventos al

Sector Servicios Generales y a la Gerencia de Relaciones Públicas para el armado de los stands.

1.7.3.4 Recibe información de la gestión realizada por la Gerencia de Marketing sobre los auspicios económicos.

1.7.4 Gerencia de Marketing:

1.7.4.1 Realiza la gestión de los auspicios económicos a solicitud del Sector Congresos y Eventos.

1.7.4.2 Envía a la Gerencia de Relaciones Públicas la información de los

auspicios económicos para la elaboración del programa.

1.7.4.3 Envía al Sector Congresos y Eventos el resultado de la gestión realizada.

1.7.5 Sector Servicios Generales:

1.7.5.1 Arma los salones a solicitud de la Gerencia de Relaciones Públicas.

1.7.5.2 Arma los stands a solicitud del Sector Congresos y Eventos.






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1.8 Contratación de hotelería/pasajes y traslados/actividades para

acompañantes: 1.8.1 Comité Ejecutivo:

1.8.1.1 Define e informa al Sector Congresos y Eventos los servicios de hotelería / pasajes y traslados / actividades para acompañantes necesarios:

Reservas de hoteles; Hoteles (categorías); Tipo de habitaciones; Destinatarios de las habitaciones; Anticipos necesarios para el pago de hoteles y/o reintegros de

gastos; Pagos de hoteles y/o reintegro de gastos. Reservas de pasajes aéreos para invitados del país y del

exterior; Reservas de pasajes terrestres para invitados del país y del

exterior; Remises y fletes; Programas de actividades sociales para los acompañantes.


1.8.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo la información mencionada en el punto 1.8.1.1.

1.8.2.2 Aprueba los servicios y solicita la contratación al Sector Turismo.

1.8.2.3 Informa a la Gerencia de Administración los anticipos y pagos y/o

los reintegros de gastos a efectuar.

1.8.2.4 Informa a la Gerencia de Relaciones Públicas los servicios de remises necesarios para los traslados.

1.8.3 Sector Turismo:

1.8.3.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos la información mencionada en el punto 1.8.1.1 para su contratación.






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1.8.4 Gerencia de Administración:

1.8.4.1 Entrega los anticipos y pagos y/o los reintegros de gastos de acuerdo con el Procedimiento de Gestión Administrativa “Fondo Rotativo a Rendir” CP-GA-TES-PGA-01.


1.8.5.1 Recibe información de los servicios de remises necesarios para los traslados y los gestiona.

1.9 Publicidad y difusión: 1.9.1 Comité Ejecutivo:

1.9.1.1 Define e informa al Sector Congresos y Eventos las distintas acciones y medios de publicidad necesarios para la difusión de los Congresos y/o Eventos:

Circular; Internet; Gacetillas para los medios de prensa; Comisiones de estudio del Consejo; Entidades Profesionales; Estudios Profesionales matriculados; Universidades nacionales; Universidades privadas; Organismos oficiales; Entidades empresarias; Empresas.

1.9.1.2 Envía al Sector Congresos y Eventos el listado con los materiales

de divulgación: afiches, folletos, folleto digitalizado / banners, entre otros.






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1.9.2.1 Recibe del Comité Ejecutivo las distintas acciones y medios de publicidad necesarios para la difusión de los Congresos y/o Eventos.

1.9.2.2 Arma y envía a la Gerencia de Sistemas la información a publicar

en la página Web del Consejo.

1.9.2.3 Informa a la Gerencia de Relaciones Públicas para la confección del folleto digitalizado del evento.

1.9.2.4 Distribuye el material de divulgación enviado por la Gerencia de

Relaciones Públicas: afiches, folletos, folleto digitalizado / banners, entre otros.

1.9.2.5 Recibe el folleto digitalizado y lo aprueba en forma definitiva. 1.9.2.6 Envía el folleto digitalizado al Sector Prensa y Difusión para su

posterior divulgación en los medios correspondientes. 1.9.3 Gerencia de Sistemas:

1.9.3.1 Publica en la página Web del Consejo la información enviada por el Sector Congresos y Eventos, en la sección específica del sector.


1.9.4.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos la solicitud de confección del folleto digitalizado del evento.

1.9.4.2 Confecciona el folleto digitalizado del evento y lo envía al Sector

Congresos y Eventos para su aprobación definitiva. 1.9.5 Sector Prensa y Difusión:

1.9.5.1 Recibe del Sector Congresos y Eventos los folletos digitalizados y los envía a lo medios correspondientes.






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1.10 Presentación de Trabajos 1.10.1 Comité Académico:

1.10.1.1 Define y envía al Sector Congresos y Eventos los límites de recepción a tener en cuenta para la presentación de trabajos.

1.10.1.2 Recibe del Sector Congresos y Eventos los trabajos presentados y

los evalúa.

1.10.1.3 Solicita al Sector Congresos y Eventos que se comuniquen a los Autores los resultados de los trabajos presentados.


1.10.2.1 Recibe del Comité Académico la información necesaria para la

presentación de trabajos.

1.10.2.2 Informa a los Autores las condiciones para la presentación de trabajos.

1.10.2.3 Recibe trabajos y envía al Comité Académico para su revisión. 1.10.2.4 Comunica al Sector Inscripciones, Publicaciones e Impresiones y

al Autor sobre la aprobación o no de los trabajos.

1.10.3 Autores:

1.10.3.1 Recibe información sobre las condiciones de los trabajos a presentar.

1.10.3.2 Presenta trabajos en el Sector Congresos y Eventos.

1.10.3.3 Recibe información acerca de la aprobación o no del trabajo.






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1.10.4 Sector Inscripciones/Publicaciones e Impresiones:

1.10.4.1 Toma conocimiento, de parte del Sector Congresos y Eventos, sobre la aprobación y la bonificación de la inscripción, en caso de corresponder.

1.11 Otras Tareas: 1.11.1 Comité Ejecutivo:

1.11.1.1 Define y envía a la Gerencia Técnica las definiciones tomadas en las reuniones de Comités, referidas a los Congresos y/o Eventos.

1.11.1.2 Define y envía al Sector Congresos y Eventos:

Las conclusiones de los Congresos y/o Eventos y

publicaciones de anales; La solicitud de impresión/publicación y difusión de las

conclusiones de los Congresos y/o Eventos. 1.11.2 Gerencia Técnica:

1.11.2.1 Recibe las definiciones tomadas en las reuniones de Comités. 1.11.3 Sector Congresos y Eventos:

1.11.3.1 Asiste a las reuniones de los Comités, referidas a los Congresos y/o Eventos, y realiza las siguientes actividades:

Toma el registro de asistencia mediante el formulario

“Registro de asistencia a reunión de Congresos y Eventos” CP-CEV-FOR-03-V01;

Asienta los temas tratados en las reuniones mediante el formulario “Minuta de reunión de Congresos y Eventos” CP-CEV-FOR-04-V01.

1.11.3.2 Recibe del Comité Ejecutivo la información mencionada en el

punto 1.11.1.2.






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1.11.3.3 Arma y envía al Sector Fondo Editorial para su publicación, las conclusiones de los Congresos y/o Eventos, en los tomos correspondientes.

1.11.3.4 Completa el formulario “Programación anual de Congresos y

Eventos” CP-CEV-FOR-01-V01, con las fechas, detalles y sedes de los Congresos y Eventos programados.

1.11.4 Sector Fondo Editorial:

1.11.4.1 Prepara la publicación de trabajos de acuerdo con el Procedimiento de Gestión Administrativa “CP-FEE-PGA-01”, ante la solicitud del Sector Congresos y Eventos.

2. Congresos y Eventos organizados por otras Instituciones 2.1 Difusión de actividades: 2.1.1 Otras Instituciones:

2.1.1.1 Presentan notas dirigidas al Consejo para la solicitud de espacio físico o difusión de Congresos y/o Eventos.

2.1.2 Presidencia:

2.1.2.1 Recibe las notas dirigidas al Consejo para la solicitud de espacio físico o difusión de los Congresos y/o Eventos organizados por Otras Instituciones, y las envía a la Gerencia de Relaciones Públicas y a la Gerencia Técnica.


2.1.3.1 Recibe de la Presidencia la solicitud de espacio físico o difusión de los Congresos y/o Eventos organizados por Otras Instituciones.

2.1.3.2 Continúa el desarrollo del Congreso y/o Evento con las

actividades propias de la Gerencia.






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2.1.4.1 Recibe de la Presidencia y envía al Sector Congresos y Eventos, la solicitud de espacio físico o difusión de los Congresos y/o Eventos organizados por Otras Instituciones.

2.1.4.2 Recibe la información del Sector Congresos y Eventos para

publicar en La Circular. 2.1.5 Sector Congresos y Eventos:

2.1.5.1 Recibe de la Gerencia Técnica la solicitud de espacio físico o difusión de los Congresos y/o Eventos organizados por Otras Instituciones.

2.1.5.2 Arma y envía a la Gerencia de Sistemas la información a publicar

en la página Web del Consejo. 2.1.5.3 Arma y envía a la Gerencia Técnica la información a publicar en

La Circular.


2.1.6.1 Recibe y publica en la página Web del Consejo la información enviada por el Sector Congresos y Eventos.






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VI. FORMULARIOS 1. Programación anual de Congresos y Eventos

CP-CEV-FOR-01-V01

Mes Fecha/s Detalle SedeAbrilMayoJunioJulioAgostoSetiembreOctubreNoviembreDiciembre

Para mayor información podrá contactarse con el Dr. Hernán P. Castillejo o la Lic. Nadia Campregher

Sector Congresos y Eventos, 1° Piso, de 9 a 20 hs. Teléfonos (011) 5382-9325 ó 5382-9392 - Fax: (011) 5382-9566Correo electrónico: [email protected] o consultando nuestro Sitio Web (www.consejo.org.ar)

PROGRAMACIÓN ANUAL DE CONGRESOS Y EVENTOS.


mailto:[email protected]

http://www.consejo.org.ar)





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2. Presupuesto para Congresos y Eventos

IngresosCantidad Valor Unitario Importe Cantidad Valor unitario Importe

Expositores y Autoridades Comité Organizador -$ -$ -$ -$ Comité Académico -$ -$ -$ -$ Invitados Especiales -$ -$ -$ -$ Autores de trabajo -$ -$ -$ -$ Expositores invitados -$ -$ -$ -$

-$ -$ -$ -$ Total Expositores y Autoridades 0 -$ 0 -$

Inscriptos Matriculados en el Consejo -$ Matriculados en el interior del país -$ No matriculados -$ Jóvenes Profesionales de CC.EE. -$ Estudiantes -$ Miembros Activos de Comisiones -$

Total Inscriptos 0 -$ 0 -$ Total de Participantes del evento 0 0

Auspicios Económicos

* Stands en general

* Inserts en general

* Otros auspiciosPublicidad en páginas del programa

Total Auspicios Económicos -$ -$ Total de Ingresos -$ -$

EgresosCantidad Valor Importe Cantidad Valor Importe

Insumos Programas Afiches Cartel para Salón Folletos (tríptico) - mismas características al anterior Banners Certificados de asistencia Carpetas, lapiceras y anotadores Envío de correspondencia

Total de Insumos -$ -$ Gastronomía Desayunos del Comité Organizador - reuniones previas Cafetería p/ intervalos Copa de champagne de despedida (no incluye champagne)

Total de gastronomía -$ -$ Avisos y Publicidad Folleto electrónico

Total de Avisos y Publicidad -$ -$ Gastos de Expositores Alojamiento y traslado

Total Gastos de Expositores -$ -$ Gastos de Estructura Recepcionistas - estimado Costo y armado de salones Fotos - estimado Videoconferencia con España / EE.UU. Actividad de cierre Varios

Total Gastos de Estructura -$ -$ Total de Egresos -$ -$

Superávit/(Déficit) -$ $0,00

EjecutadoPresupuesto al:

CP-CEV-FOR-02-V01

PRESUPUESTO PARA CONGRESOS Y EVENTOS






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3. Registro de asistencia a reunión de Congresos y Eventos

CP-CVE-FOR-03-V01

REGISTRO DE ASISTENCIA A REUNIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS.

REUNIÓN DEL: MIEMBROS DEL COMITÉ EJECUTIVO CONVOCADOS

MIEMBROS DEL COMITÉ ACADÉMICO

MIEMBRO DEL COMITÉ ASESOR

Documento válido para el día de impresión - 15/12/2010 Hoja 1 de 1






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4. Minuta de reunión de Congresos y Eventos

CP-CEV-FOR-04-V01

MINUTA DE REUNIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS.

Evento: ________________________________

Reunión especial con autoridades del área de Administración del ___________________.

Miembros convocados:

Sector Congresos: Temas que se trataron: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Documento válido para el día de impresión 15/12/2010 Hoja 1 de 1






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VII. FLUJOGRAMAS 1. Congresos y Eventos organizados por el Consejo y/o en

conjunto con otras Instituciones 1.1 Confección y presentación de la Propuesta






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1.2 Armado del Presupuesto de Ingresos y Egresos

Comité Ejecutivo Gerencia Técnica

INICIO

Sector Congresos y Eventos

Gcia. RR.PP. Gcia. de Relaciones Institucionales

Gcia. de AdministraciónGcia. de MarketingMesa Directiva

Confecciona y eleva el presupuesto de Ingresos y Egresos con los datos

del pto. 1.2.1.1.

Recibe presupuesto de Ingresos y Egresos

Elabora y eleva la información sobre

servicios y actividades

Recibe información de costos

Arma y envía presupuesto, programa

tentativo y presupuestos anteriores

Recibe presupuestos y lo eleva para su

consideración según CP-RII-PGA-01

Recibe presupuestos y programas tentativos.

Aprueba de corresponder

Recibe solicitud de intervención

Recibe definiciones de la MD y envía

Recibe presupuesto, supervisa y envía

Recibe definiciones de MD sobre el presupuesto

Solcita intervención para definición de

auspicios

Define tarifario, auspiciantes y

concreta auspicios

Procede según pto. 1.2.8.1.

Envía presupuesto de Ingresos y Egresos

aprobado

Fin

Solicita los costos relacionados a servicios

o actividades

Recibe presupuesto aprobado






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1.3 Redacción del Reglamento de los Congresos y/o Eventos

Comité Ejecutivo Gerencia de Relaciones Institucionales

INICIO

Sector Congresos y Eventos Gerencia Técnica Mesa Directiva

Define datos del pto. 1.3.1.1. y eleva

Recibe información del pto. 1.3.1.1.

Envía reglamento para su aprobación

Recibe y supervisa el Reglamento

FIN

Envía Reglamento

Recibe Reglamento procede según CP-RII-PGA-01

Eleva para su consideración

Recibe Reglamento. Define aprobación o

no. Comunica

Recibe definiciones de MD y envía

Recibe definiciones sobre Reglamento






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1.4 Inscripciones a los Congresos y/o Eventos

Comité Ejecutivo Sector Inscripciones, Publicaciones e Impresiones

INICIO

Sector Congresos y Eventos Gerencia de Sistemas

FIN

Define información del pto. 1.4.1.1 y eleva

Recibe información con la información del pto.

1.4.1.1.

Arma y comunica información del pto.

1.4.1.1.

Informa características de inscripción

Recibe información del pto. 1.4.1.1. para su

ejecución

Arma solicitud de inscripción

Realiza carga del listado de Becados

Recibe listados de inscriptos

Recibe características de la inscripción

Envía listados de inscriptos






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1.5 Notas






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1.6 Materiales para la realización de los Congresos y/o Eventos

Comité Ejecutivo Gcia. RR.PP.

INICIO

Sector Congresos y Eventos

FIN

Propone el listado de materiales necesarios según pto. 1.6.1.1.

Recibe listado con los materiales necesarios del

pto. 1.6.1.1.

Coordina acciones para elaboración de material

de divulgación

Contrata los servicios de diseño e impresión

Recibe la propuesta y el presupuesto aprobado

Envía la propuesta y presupuesto aprobado

Elige y propone los premios y objetos

institucionales

Remite material de divulgación

Eleva al comité organizador las

muestras de materiales

Continúa con la organización del

Congreso y/o Evento

Recibe material de divulgación

Propone la imagen visual que identificará el

Congreso y/o Evento

Recibe y aprueba la propuesta de imagen

visual que identificará el Congreso y/o Evento

Recibe notificación de aprobación

Recibe y aprueba las muestras de materiales

Recibe notificación de aprobación






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1.7 Otros servicios para la realización de los Congresos y/o Eventos

Comité Ejecutivo Gcia. de Marketing

INICIO

Gcia. RR.PP. Sector Congresos y Eventos Sector Servicios Generales

Define e informa Los materiales para

expositores

FIN

Informa realización del Congreso / Evento para

armado de stands y gestión de auspicios

Realiza la gestión de auspicios económicos

Arma salones y stands según pedido

Recibe información sobre materiales necesarios

para expositores

Gestiona contratación de servicios de acuerdo a

propuesta y presupuesto

Envía información: de los materiales y para la

elaboración del programa

Define, coordina y contrata ambientación y

logística

Contrata servicos pto. 1.7.2.3.

Solicita servicio de seguros, ART y

emergencias médicas

Organiza actos protocolares y sociales

Propone nómina de invitados

Continúa con la organización del

Congreso y/o Evento

Recibe propuesta de nómina de invitados

Recibe información para la compaginación y

distribución de materiales

Envía información de auspicios para

elaboración de programa

Envía el resultado de la gestión realizada

Recibe el resultado de la gestión realizada

Solicita el armado de salones

Recibe información para la elaboración del programa y

de los auspicios económicos






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1.8 Contratación de hotelería/pasajes y traslados/actividades para acompañantes






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1.9 Publicidad y difusión






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1.10 Presentación de Trabajos






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1.11 Otras Tareas

Comité Ejecutivo Gerencia Técnica

INICIO

FIN

Define y envía las definiciones de las

reuniones de Comités

Define y envía datos del pto. 1.11.1.2.

Recibe definiciones de reuniones de Comités

Prepara la publicación de trabajos según CP-FEE-

PGA-01

Sector Fondo EditorialSector Congresos y Eventos

Recibe información del pto. 1.11.1.2.

Arma y envía conclusiones y solicita

publicación

Asiste a las reuniones de los Comités y procede según pto. 1.11.3.1.

Completa formulario CP-CEV-FOR-01-V01






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2. Congresos y Eventos organizados por otras Instituciones 2.1 Difusión de actividades






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VIII. ANEXOS No aplica.



Documents

Congresos y Eventos - Consejo€¦ · Congresos y Eventos organizados por el Consejo y/o en conjunto con otras Instituciones 1.1 Confección y presentación de la Propuesta 7 1.2