ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」ご紹介資料

日本電気株式会社NECソリューションイノベータ株式会社

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特 長

エグゼクティブ

エグゼクティブの思考・行動モデルに基づいた「やさしいUI」 リアルタイム業務指示により、経営行動のリードタイム短縮 セキュアな情報管理で機密文書の取り扱いも安心 事務局業務のオーバヘッドを最小化 会議資料のセキュアな保管と容易な二次活用を同時に実現

役員会議のペーパレス化・効率化を実現。直感的なUIと高いセキュリティ機能を搭載し、経営判断・意思決定の迅速化を支援します。

やさしいＵＩ セキュリティ

リアルタイム オーバーヘッド最小化

先読み・手書き

資料共有・意思決定 ⇒ 業務指示

紙資料に伴うコスト削減印刷 / 配布 / 差し替え / 回収

再配布 / 保管 / 安全な廃棄

完全ペーパーレス

キャビネ拡張によるセキュアな二次活用

事務局

【役員会議】

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会議システム構成イメージ

事務局ＰＣ

会議出席者ＰＣ

大型ＰＤＰ

プロジェクタなど

会議システムサーバ

キャビネ拡張（オプション）

資料登録・変換

会議資料の自動保管

2012年1月23日海外推進室

iPad、タブレットPC

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会議前（準備）

会議中

会議後

事務局 出席者

「ConforMeeting／e」は、会議プロセス全体のペーパーレス化を実現します。

会議資料作成と登録

会議資料の事前参照・手書きコメント記入

関連資料、過去資料の参照

事務局端末から、全出席者端末一斉電源操作

● 会議前のプロセス

マーカーによる効果的なプレゼンテーション

事務局端末から全出席者端末のモニタリング

● 会議中のプロセス

会議資料の先読み・手書きコメント記入

途中参加・途中退席でも資料をキャッチアップ

資料は書き込み含め、各自の文書キャビネに自動格納

● 会議後のプロセス

資料配付

会議資料の再利用

ConforMeeting/eによる会議運用イメージ

関連資料、過去資料の参照

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利用イメージ① ー会議前準備－

※資料差し替え依頼があれば随時登録。

＜設定する情報＞・会議名・時間・参加者

※システムにログイン。個人キャビネットを閲覧

会議クライアントツール（出席者自席PC）

会議資料を登録すれば、会議サーバ側でFlashデータ（swf形式）に自動変換。

会議資料の準備完了。

①会議設定

②資料登録

④出席者による会議前資料閲覧

③会議直前の資料差し替え

事務局

出席者

事務局ツール（事務局PC）

**資料種別**PowerPoint，Word，Excel，PDF，Text

資料原本

キャビネ拡張（オプション）等 会議サーバ

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利用イメージ② ー会議前（開催日時設定）－

①会議名の設定

②会議時間の設定

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利用イメージ③ ー会議前（出席者設定）－

③会議参加者の設定

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利用イメージ④ ー会議前（会議資料登録）－

④会議資料の登録

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利用イメージ⑤ －会議中プロセス－

①会議出席（システム起動）

⑤円滑な議事進行

③会議資料閲覧，メモ書き（個人作業）

議事進行コンソール（オプション）

会議クライアントツール

事務局

ⅰ 報告者画面を見ながら資料の先読み、メモ書き可能

ⅱ 会議に出席しながら、キャビネットに保管された過去会議資料の閲覧可能

出席者

（会議室PC）

（議事管理PC）

i. 発表者画面のモニタリング議題進行状況を把握可能

ii. 出席者全員の画面モニタリング全端末を一斉画面コントロール（報告権付与/返却 他）

iii. 議事進行管理タイムスケジュールと進行状況を比較

②プレゼンテーション

マーカーを活用し効果的なプレゼンテーション

参加者ごとのID，パスワードでログイン※LDAP認証などの個人認証も可※非接触ICカード認証も可

④途中出席/退席

会議出席（予定）者の資料は、参加状態に関わらずキャッチアップ

⑥高度な文書管理

拡張キャビネット（オプション）

i. アクセス権設定と操作履歴の管理により情報漏えい対策も万全

ii. 過去の会議資料を検索し即座に参照可能（*全文検索ご利用の場合はオプションで

はなく、PROCENTER/Cとの連携となります）

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個人作業で書き込んだメモを報告中に表示可能（他のユーザには非表示）

利用イメージ⑥ －会議中（会議出席者 【Windows】）－

内容の質・密度が高い会議／議題に継続性を持たせた議論

ａ．報告者と参加者等の資料共有の環境を向上ｂ．必要機能を一つにまとめた使いやすいユーザインターフェースｃ．過去資料（個人メモ付き）を参照することが可能

a ．ワンタッチで報告者・聴講者・個人作業の画面へ遷移

<報告中>ページめくりや書き込み情報を会議参加者全員へ反映（発表者）

<報告者ページ>会議進行している報告中ページを表示（聴講者）

＜個人作業＞個人での先読み・戻り読み・メモ書きが可能。個人作業中は子画面で報告者ページを表示。

ｂ．手の動線を意識してまとめられた機能ボタン（よく使う機能は右下に集中）

全画面表示／個人手書き表示／拡大・縮小／スクロール／ページ選択／手書き手段（テキスト入力、マーカー、ペン）／消しゴム／会議資料の選択／ホワイトボード

ｃ．過去資料の参照

「キャビネ」から過去会議資料の参照が可能

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利用イメージ⑥ －会議中（会議出席者 【iPad】 ）－

マルチデバイス対応で多彩な会議スタイルを実現！

●状態切り替え報告（発表者）報告者ページ（聴講者）個人作業

●メニューボタン資料の一覧（会議の資料選択）キャビネ（過去会議資料参照）ページ一覧（サムネイル表示）会議情報（会議名称・出席者名）

●ツールバー表示／非表示

●マーカー ●ペン ●消しゴム ●ページ操作ページめくり／ピンチイン・アウト

●個人手書き表示

個人作業で書き込んだメモを報告中に表示可能（他のユーザには非表示）

※iPad・AndroidクライアントはWindowクライアントと機能差異があります。クライアントからの資料登録／管理用端末からのクライアント操作（一括電源ON/OFF、会議出退席）／テキスト入力

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利用イメージ⑦ －会議中（事務局）－

①発表者画面のモニタリング

②会議出席者画面のモニタリング

一斉画面同期発言権のコントロール

③議事進行管理

事務局

①発表者画面のモニタリングにより、議題の施行状況を把握可能。②出席者全員の画面モニタリングが可能。全端末の一斉画面コントロール

および発言権の付与コントロールが可能。③タイムスケジュールと実際の進行状況を比較し、議事進行管理が可能。

円滑な議事進行

議事進行コンソールオプション

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利用イメージ⑧ －会議終了－

①会議退席/終了（システム終了）

『配付』を選択した場合会議資料はFlash形式から変換元(*)形式に自動変換

ⅱ拡張キャビネット（オプション）に格納された資料の二次活用が可能

ＣＡ Ｃ

Ｃ

・資料は個人ごとのキャビネット（システム内）に自動保管

・資料の配付・削除は事務局ツールで選択

②会議資料保管・削除・配付

ユーザ

『削除』を選択した場合会議資料は会議後に削除されます。なお、会議資料の削除は資料単位で選択可能です。

③会議資料の閲覧

Ａ Ｂ

※MS-Office形式、PDF形式いずれかをサーバ上の会議出席者フォルダに保管します。

事務局ツール会議クライアントツール

事務局

ⅰ会議クライアントにログイン会議後資料の参照が可能

出席者

（自席PC）

（会議室PC）

会議ｸﾞﾙｰﾌﾟ 会議名称

Ｃ

（事務局PC）

Ｃ

Ｃ原 本

メモ書き版拡張キャビネット（オプション）

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ConforMeeting/e ファイル形式

▌ 資料登録 －対応ファイル形式－

Microsoft Officeファイル(ppt/pptx/doc/docx/xls/xlsx)、 PDFファイル(pdf)、テキストファイル(txt)

▌ 会議中資料

Flashファイル(swf)または、PDFファイル(PDF)

• 資料登録時に自動変換されます。

• 会議中は制御電文のみをサーバ － クライアント間でやり取りするため帯域が抑えられます。

▌資料配付（保存）

会議で使用した資料は配付（保存）することができます。

資料に付加された手書き・テキスト情報も元の資料に反映して保存することができます。

ファイルの種類によって 保存形式が登録時と異なるものがあります。 (下記参照)

資料はPDFで保存できます。Microsoft Office形式で保存する場合は会議サーバにMicrosoft Officeが必要です。

登録したファイル 会議中 保存されるファイル

PowerPoint (.ppt)

Flash形式 (.swf）【Windows】

PDF形式【iPad、Android】

PowerPoint (.ppt)

PowerPoint (.pptx) PowerPoint (.pptx)

Word (.doc) Word (.doc)

Word (.docx) Word (.docx)

Excel (.xls ／.xlsx) PDF (.pdf)

PDF (.pdf) PDF (.pdf)

テキスト (.txt) Word (.doc)

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「会議前」の導入効果

【会議出席者】

▌前回の会議資料を自席から確認して事前準備ができる

【事務局様】

▌会議資料の準備作業が軽減

膨大な量の会議資料のコピー、製本、議事の順番で並び替え等が不要

▌会議直前の資料追加が容易

当日の急な資料の追加なども会議システムサーバへ登録するだけ。全員分コピーして、資料の途中に追加する・・・などの作業は不要

▌会議室の端末準備が容易

一斉起動・終了が管理者用の端末から行える

▌情報漏えいのリスクを低減

会議資料をメール添付による収集からキャビネ拡張（オプション）登録に変更

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「会議中」の導入効果

【会議出席者】

▌資料の先読みなど個人的に必要な情報をすばやく確認

▌進行者の報告に合わせてページ送りなどが自動的に行われる

▌その場で配付資料に手書きの個人的なメモがとれる

▌手書きコメントを全員の画面にその場で発信し、リアルタイムで意思表示

▌やさしいユーザインタフェースにより会議出席者自らが操作できる

【進行者様・報告者様】】

▌資料の一部をピンポイントで指し示し、出席者の皆様に注目して頂くことで、より効果的な説明・報告が行える

【事務局様】

▌会議資料の追加（紙、電子データ）もその場ですぐに全員へ展開

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「会議後」の導入効果

【会議出席者】

▌資料の再利用が簡単に行える

会議中の手書きコメントも含んだ資料が、ファイルサーバ上の、出席者個人の専用フォルダに自動的に保存される

会議後に自席から資料を見直す、資料を部下に送付して作業指示するなどが容易に行える

PowerPointファイル、Wordファイルは元のファイル形式に手書きコメントが反映されるため、再利用が容易（多くの会議システムは画像ファイルとして再利用）

【進行者様・報告者様】】

▌本当の意味でのペーパーレス会議が実現できる

会議資料が自動配付されるので、会議後にメールで出席者全員に資料の送付や、印刷した資料を送付するなどが不要→ 会議中だけがペーパーレスでは効果半減

▌関係者への情報共有をセキュアに実現（オプション）

個人・グループ単位でアクセス権を設定できるため高セキュリティの下、情報共有が可能

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その他の導入効果

▌セキュリティ

クライアント側に会議資料を残さないので、共用の会議室でも安全・安心

会議後の資料の改ざん防止会議資料を個人のキャビネに配信する際、PDF化することができるため、以後の改竄を防止することができる

▌運用・管理

管理・運用の大幅な効率化議事進行コンソールオプションから各端末の一括バージョンアップが可能。

管理者用アプリケーションから会議室の全ての端末の電源ON／OFFが可能

ユーザ認証は、既存のWindows ActiveDirectoryとの連携が可能

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▌プロダクトご購入時には別途保守費用がかかります。標準価格×15％（年間）

プロダクト名標準価格（円）

備考

ConforMeeting/e 本体

ConforMeeting/e 同時接続ライセンス(10） 3,500,000 会議サーバライセンス＋事務局ツール＋クライアント１０ライセンス

ConforMeeting/e 同時接続ライセンス(50） 8,000,000 会議サーバライセンス＋事務局ツール＋クライアント５０ライセンス

ConforMeeting/e 追加ライセンス

ConforMeeting/e 同時接続追加ライセンス(５） 1,000,000クライアント追加５ライセンス(追加ライセンスだけの購入は出来ません）

ConforMeeting/e オプション

議事進行コンソールオプション 1,500,000事務局用オプション １サーバライセンス（一斉同期、発言コントロール、会議状況モニタリング等）

常設会議室オプション 1,500,000常設会議室オプション １サーバライセンス（常設ＨＷを使ったゲスト認証、クライアント起動監視、一括ログイン等）

ユーザ認証：ActiveDirectory連携 500,000 ユーザ認証モジュールテンプレート

ICカード連携：FeliCa認証モジュール 500,000 ICカード連携モジュールテンプレート

キャビネ拡張オプション 2,000,000会議資料の検索など、文書管理機能がご利用いただけます。

（同時接続20クライアントまで利用可能）

Outlook連携オプション 300,000 Outlookと連携した会議作成やゲストアカウントの発行が可能です。

ConforMeeting/e 価格体系 【マルチＯＳ版】

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プロダクト名標準価格（円）

備考

ConforMeeting/e 本体

ConforMeeting/e iPad限定 同時接続ライセンス（10） 1,800,000会議サーバライセンス＋事務局ツール＋クライアント１０ライセンス＋議事進行コンソール

ConforMeeting/e iPad限定 同時接続ライセンス（ 20） 2,700,000会議サーバライセンス＋事務局ツール＋クライアント２０ライセンス＋議事進行コンソール

ConforMeeting/e iPad限定 同時接続ライセンス（30） 3,600,000会議サーバライセンス＋事務局ツール＋クライアント３０ライセンス＋議事進行コンソール

ConforMeeting/e 追加ライセンス

ConforMeeting/e iPad限定 追加ライセンス（5） 500,000クライアント追加５ライセンス

(追加ライセンスだけの購入不可）

ConforMeeting/e オプション

iPad アクセスセキュリティ オプション 300,000 会議サーバへの接続を登録したiPad端末のみに限定します。

キャビネ拡張オプション 2,000,000会議で利用した資料の管理を行います。

（20クライアントまで利用可能）

Outlook連携オプション 300,000 Outlookと連携した会議作成やゲストアカウントの発行が可能です。

ConforMeeting/e 価格体系 【iPad、Android版】

▌クライアント端末がiPadのみ又は、Android端末のみのライセンス価格です。

▌別途、事務局ツール用のWindows端末が必要です。

▌プロダクトご購入時には別途保守費用がかかります。標準価格×１５％（年間）

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パッケージ保守

▌ConforMeeting/e

保守内容

• お客様問合せ窓口より電子メールによるＱＡ対応

–対応時間：弊社規定の実働日 9:00～17:00の時間帯

–バージョンアップ、リビジョンアップ版の無償提供

–保守対象バージョンは現バージョンの１世代前までを対象

保守費用

• 金額は別紙御見積を参照願います。

• 費用は初年度より発生致します。

補足

• バージョンアップ、リビジョンアップについて下記の通り定義致します。

–バージョンアップ：製品の機能拡張版（＋バグ改修・パッチ適用）メジャーバージョン、マイナーバージョンの２種あり。

–リビジョンアップ：製品のバグ改修・パッチ適用版例）Ｖ２．５．３ の場合、

２：メジャーバージョン（製品の大きな機能拡張）５：マイナーバージョン（製品の小さな機能拡張）３：リビジョン（製品のバグ修正機能）

• メジャーバージョンアップは２年～２年半に１回実施を予定。

• マイナーバージョンアップは１年に１回実施を予定。

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ConforMeeting/e ハードウェア推奨スペック

＜キャビネ拡張オプションサーバ＞

OS Windows Server 2008 R2／2012／2012 R2／2016

CPU Dual-core XeonまたはXeon MP

メモリ 3GB以上

HDD1GB以上（DB、実体データおよびファイル保管領域を除く）

アプリケーション

IISTomcat 8.5 （バンドル）Java SE 8 （バンドル）PostgreSQL 9.5 （バンドル）

＜会議サーバ＞

OSWindows Server 2008 R2／2012／2012 R2／2016

CPU Intel Xeon 1.8GHz 4コア以上

メモリ 4GB以上

HDD 250GB以上

データベース Microsoft SQL Server 2012／2014／2016

必須ソフトウェア (Microsoft Office 2010／2013／2016)

＜会議サーバ＞※冗長化構成を希望される場合

サーバ FTサーバ：Express5800／320Fa等

OSWindows Server 2008 R2／2012／2012 R2／2016

CPU Intel Xeon 2.5GHz以上 4コア以上

メモリ 4GB

HDD 300GB

データベース Microsoft SQL Server 2012／2014／2016

必須ソフトウェア (Microsoft Office 2010／2013／2016)

＜会議クライアント／事務局ツール／議事進行コンソール（Windows）＞

OS Windows 7／8.1／10

CPU Intel Core i3以上

メモリ 2GB以上

必須ソフトウェア Microsoft Office 2010／2013／2016(事務局ツール)

＜会議クライアント（iPad）＞

対応機種 iPad air／iPad air2／iPad mini ／iPad Pro

OS iOS 8.4／9.3／10.3／11.1／11.2／11.3

＜会議クライアント（Android）＞

CPU ARMアーキテクチャのみ

OS Android 4.1／4.2／4.4／5.0／6.0／7.0／7.1

◎会議クライアント／事務局ツール／議事進行コンソール◎会議サーバ（同時100ユーザの場合）

＜タッチディスプレイ＞

推奨機器 WACOM DTK-2241（21.5インチ）

◎タッチパネルディスプレイ

※ 会議クライアント／事務局ツール／議事進行コンソールは同じＰＣにインストール可能です。

※ 会議クライアントにおいてMicrosoft Office形式の資料を登録する場合は、Microsoft Officeが必要です。

※ Windows10の会議クライアントについては、UWPアプリとして提供します。

※ 同時接続ユーザにより、サーバスペックは変動いたしますので、お問い合わせください

※ 会議終了後の資料はPDFで保存できます。Microsoft Office形式で保存する場合はMicrosoft Officeが必要です。

※ 別途、Windows CAL、 SQL Server CALが必要です。※ ExpressEdition（無償）/Workgroupは使用できるリソースに制限があ

ります。【CPU:１CPU／RAM:１GB／DB容量:４GB】制限以上のCPU,RAMが搭載されている場合、利用されないだけで動作に支障はありません。

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ConforMeeting/e ソフトウェア基本構成

ConforMeeting/e の動作には下記ソフトウェアが必要です。(※)のソフトウェアは ConforMeeting/e インストール媒体に同梱されております

＜会議サーバ＞

Flash Player （※）

Microsoft Office2010/2013/2016

SQL Server 2012/2014/2016

IIS

Microsoft.NET Framework3.5／4.5.2（※）

Windows Server2008 R2／2012／2012 R2／2016

＜議事進行コンソール＞

Flash Player（※）

Microsoft.NET Framework4.5.2（※）

Windows 7／8.1／10

＜事務局ツール＞

Flash Player （※）

Microsoft Office2010/2013/2016

Microsoft.NET Framework4.5.2 （※）

Windows 7／8.1／10

＜会議クライアント＞

Flash Player （※）

Microsoft.NET Framework4.5.2（※）

Windows 7／8.1／10

＜キャビネットオプション＞

PROCENTER/C Lite

PostgreSQL 9.3

Tomcat8.0

IIS

Windows Server 2008 R2／2012／2012 R2／2016

（ ）

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製品機能構成図

オプション機能標準機能

ユーザ認証

認証関連

カード認証連携

認証サーバ連携

ページ一覧表示

資料先読み

手書き

資料共有

過去資料参照

会議中の操作（個人操作・共有操作）

キーボード入力

資料即時登録

運用管理

ユーザ情報管理

会議情報管理

常設会議室オプション

議事進行コンソールオプション

資料保存

文書管理

資料PDF化保存

手書書き戻し

拡張キャビネットオプション

Outlook連携オプション

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▌認証関連

▌会議中の操作（個人操作・共有操作）

認証サーバ連携 ActiveDirectory等の認証と連携しクライアントにログイン可能。

機能一覧①

ユーザ認証 ID、パスワード入力でユーザ認証を実施。

カード認証連携 非接触ＩＣカード（社員証等）でクライアントにログイン可能。

手書き 資料に手書きコメントの書き込み可能。

資料共有 サーバに登録した会議資料を会議参加者全員で共有可能。会議参加者全員の端末に、手書メモを反映可能。

資料の先読み 操作同期から外れ、会議資料を先読みすることができます。

過去資料参照 キャビネから、過去の会議資料を参照することができます。

資料のページ一覧表示 指定資料のページ一覧を表示可能。ページを指定することにより指定ページへジャンプ可能。

キーボード入力 キーボートからメモ（コメント）入力可能。

資料即時登録 クライアント端末から資料を追加登録可能。

標準 オプション

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▌文書管理

▌運用管理

機能一覧② 標準 オプション

資料保存 会議資料をConforMeeting/eサーバ、もしくはファイルサーバに保存。

資料ＰＤＦ化保存 資料をPDFに変換して保存可能。

手書書戻し 手書きコメントを追加した会議資料を、MSOfficeのファイル形式へ再変換可能。

ユーザ情報管理 ユーザ情報の追加、削除、編集が可能。

会議情報管理 会議情報の追加、削除、編集が可能。

拡張キャビネットオプション

会議前資料の版管理や保存した会議資料の高度な検索が可能。

議事進行コンソールオプション

発表者・出席者画面のモニタリングにより一斉画面同期や発言権のコントロールが可能。議題と報告者を予め設定しておくことでタイムスケジュールが表示され、実際の進行状況と比較した進行が可能。

常設会議室オプション 常設ハードウェアを使ったゲスト認証や、クライアント起動監視・一括ログイン処理が可能。

Outlook連携オプション Outlookと連携した会議作成やゲストアカウントの発行が可能。

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ConforMeeting ご体感のご案内

▌無料体験セミナー

主催：NECソリューションイノベータ

• 不定期開催

▌Walk In Solution Center 体験型ショールーム

http://www.nec-nexs.com/solution/center/

主催：NECネクサソリューションズ

• ショールームでの体験をご希望の方は、お問い合わせフォームのお問い合わせ内容に、「ConforMeetingの体験希望」とご記入ください。

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≪ご参考≫ 議事録作成支援ソリューション「VoiceGraphy」

音声を自動でテキスト化、議事録作成をスピーディーに！会議の音声を文字に自動変換し「すばやく・簡単・低コスト」に議事録を作成。音声と文字が連動するため、修正・確認もらくらく。役員会議、株主総会、決算報告会などの迅速な議事録作成にVoiceGraphyがお役に立ちます。

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会議

システム導入前の編集作業

システム導入後の編集作業

開会

閉会

作業開始

作業終了

作業開始

作業終了

＜議事録完成までの時間短縮＞

従来は、会議閉会後から編集を開始

会議開始後すぐに編集開始

面倒！

＜作業負荷の軽減＞ 一からの書き起こしは不要、確認したい箇所の音声を的確に再生し、編集作業を効率化。

簡単！

会議中にリアルタイムで音声をテキスト化、会議終了時には議事録のドラフトが完成！

＜編集作業時間の大幅削減＞

ユーザービリティ重視の編集ツールで、編集作業者の作業負荷を軽減。

大幅な効率化

時間短縮

終了時間に差が出ます！！