Conformación Del Manual

8/19/2019 Conformación Del Manual

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Conformación del manual

a) Identificación• Este documento debe incorporar la siguiente información:• Logotipo de la organización.• Nombre oficial de la organización.• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.• Lugar y fecha de elaboración.• Nmero de re!isión "en su caso).• #nidades responsables de su elaboración$ re!isión y%o autorización.• &la!e de la forma. En primer t'rmino$ las siglas de la organización$ en

segundo lugar las siglas de la unidad administrati!a donde se utiliza la

forma y$ por ltimo$ el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero

debe colocarse un guion o diagonal.

b) (ndice o contenido

elación de los cap*tulos y p+ginas correspondientes ,ue forman parte

del documento.

c) -rologo y%o Introducción.

Exposición sobre el documento$ su contenido$ obeto$ +reas de

aplicación e importancia de su re!isión y actualización. -uede incluir un mensae

de la m+xima autoridad de las +reas comprendidas en el manual.

d) /beti!os de los procedimientos.



Explicación del propósito ,ue se pretende cumplir con los

procedimientos.

Los obeti!os son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabao y

e!itar su alteración arbitraria0 simplificar la responsabilidad por fallas o errores0

facilitar las labores de auditoria0 facilitar las labores de auditoria$ la e!aluación del

control interno y su !igilancia0 ,ue tanto los empleados como sus efes conozcan si

el trabao se est+ realizando adecuadamente0 reducir los costos al aumentar la

eficiencia general$ adem+s de otras !entaas adicionales.

e) 1reas de aplicación y%o alcance de los procedimientos.

Esfera de acción ,ue cubren los procedimientos.Dentro de la administración pblica federal los procedimientos han sido

clasificados$ atendiendo al +mbito de aplicación y a sus alcances$ en:

procedimientos macroadministrati!os y procedimientos mesoadministrati!os

o

sectoriales.

2) E3-/N345LE3

#nidades administrati!as y%o puestos ,ue inter!ienen en los procedimientos en

cual,uiera de sus fases

6) -/L(7I&43 / N/843 DE /-E4&I9N

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción ,ue

se determinan en forma expl*cita para facilitar la cobertura de responsabilidad de

las distintas instancias ,ue participaban en los procedimientos.

4dem+s deber+n contemplarse todas las normas de operación ,ue precisan las

situaciones alterati!as ,ue pudiesen presentarse en la operación de los

procedimientos. 4 continuación se mencionan algunos lineamientos ,ue deben

considerarse en su planteamiento:

3e definir+n perfectamente las pol*ticas y%o normas ,ue circunscriben el

marco general de actuación del personal$ a efecto de ,ue est' no incurra en

fallas.



Los lineamientos se elaboran clara y concisamente$ a fin de ,ue

sean

comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos

administrati!os o con el procedimiento mismo.

Deber+n ser lo suficientemente expl*citas para e!itar la continua consulta

a

los ni!eles er+r,uicos superiores.

;) &/N&E-7/ "3)

-alabras o t'rminos de car+cter t'cnico ,ue se emplean en el procedimiento$ las

cuales$ por su significado o grado de especialización re,uieren de

mayor

información o ampliación de su significado$ para hacer m+s accesible al usuario la

consulta del manual.

I) -/&EDI8IEN7/

"descripción de las operaciones). -resentación por escrito$ en forma narrati!a y

secuencial$ de cada una de las operaciones ,ue se realizan en un procedimiento$

explicando en ,u' consisten$ cu+ndo$ cómo$ dónde$ con ,u'$ y cu+nto tiempo se

hacen$ se<alando los responsables de lle!arlas a cabo. &uando la descripción delprocedimiento es general$ y por lo mismo comprende !arias +reas$ debe anotarse

la unidad administrati!a ,ue tiene a su cargo cada operación. 3i se trata de una

descripción detallada dentro de una unidad administrati!a$ tiene ,ue indicarse el

puesto responsable de cada operación. Es con!eniente codificar las operaciones

para simplificar su comprensión e identificación$ aun en los casos de

!arias

opciones en una misma operación.

=) 2/8#L4I/ DE I8-E3/3.

2ormas impresas ,ue se utilizan en un procedimiento$ las cuales se intercalan

dentro del mismo o se aduntan como ap'ndices. En la descripción

de las

operaciones ,ue impli,uen su uso$ debe hacerse referencia espec*fica de 'stas$



empleando para ello nmeros indicadores ,ue permitan asociarlas en

forma

concreta. 7ambi'n se pueden adicionar instructi!os para su llenado.

>) DI464843 DE 2L#=/.

epresentación gr+fica de la sucesión en ,ue se realizan las operaciones de un

procedimiento y%o el recorrido de formas o materiales$ en donde se muestran las

unidades administrati!as "procedimiento general)$ o los puestos ,ue inter!ienen

"procedimiento detallado)$ en cada operación descrita. 4dem+s$ suelen

hacer

mención del e,uipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas

representados en forma sencilla y accesible en el manual$ brinda una descripción

clara de las operaciones$ lo ,ue facilita su comprensión. -ara este efecto$ esaconseable el empleo de s*mbolos y%o gr+ficos simplificados.

L) 6L/34I/ DE 7?8IN/3.

Lista de conceptos de car+cter t'cnico relacionados con el contenido y t'cnicas de

elaboración de los manuales de procedimientos$ ,ue sir!en de apoyo para su uso

o consulta. -rocedimiento general para la elaboración de manuales

administrati!os

naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de

meoramiento administrati!o "en caso de contar con este mecanismo). 4simismo$

puede contratar los ser!icios de consultores externos.

Diseño del Proyecto

La tarea de preparar manuales administrati!os re,uiere de mucha precisión$ toda

!ez ,ue los datos tienen ,ue asentarse con la mayor exactitud posible para no

generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de ,uien los



consulta. Es por ello ,ue se debe poner mucha atención en todas y cada una de

sus etapas de integración$ delineando un proyecto en el ,ue se consiguen todos

los re,uerimientos$ fases y procedimientos ,ue fundamentan la

eecución del trabao.

4) E3-/N345LE3

-ara iniciar los trabaos ,ue conducen a la integración de un manual$

es

indispensable pre!er ,ue no ,ueda diluida la responsabilidad de la conducción de

las acciones en di!ersas personas$ sino ,ue debe designarse a un coordinador$

auxiliado por un e,uipo t'cnico$ al ,ue se le debe encomendar la conducción del

proyecto en sus fases de dise<o$ implantación y actualización. De esta manera selogra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.

-or lo ,ue respecta a las caracter*sticas del e,uipo t'cnico$ es con!eniente ,ue

sea personal con un buen maneo de las relaciones humanas y ,ue conozca a la

organización en lo ,ue concierne a sus obeti!os$ estructura$ funciones y personal.

-ara este tipo de trabao$ una organización puede nombrar a la persona ,ue tenga

los conocimientos y la experiencia necesarios para lle!arlo a cabo.

-or la

naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de

meoramiento administrati!o "en caso de contar con este mecanismo). 4simismo$

puede contratar los ser!icios de consultores externos.

5) DELI8I74&I9N DEL #NI@E3/ DE E37#DI/

Los responsables de efectuar los manuales administrati!os de una organización

tienen ,ue definir y delimitar su uni!erso de trabao para estar en posibilidad de

actuar en 'l0 para ello$ deben realizar:

Estudio preliminar

Este paso es indispensable para conocer en forma global las

funciones y acti!idades ,ue se realizan en el +rea o +reas donde se !a a actuar.



&on base en 'l se puede definir la estrategia global para el

le!antamiento de información$ identificando las fuentes de la misma$

acti!idades por realizar$ magnitud y alcances del proyecto$ instrumentos

re,ueridos para el trabao y en general$ pre!er las acciones y estimar los recursos

necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes De Información

eferencia de las instituciones$ +reas de trabao$ documentos$ personas

y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la

in!estigación. Entre las m+s representati!as se pueden mencionar:

AInstituciones:

B/rganizaciones ,ue trabaan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o

sector de la ,ue es obeto de estudio.

B/rganizaciones l*deres en el mismo campo de trabao.

B/rganizaciones normati!as ,ue dictan lineamientos de car+cter obligatorio.

B/rganizaciones ,ue prestan ser!icios o suministran insumos necesarios para el

funcionamiento de la organización ,ue se estudia.

A4rchi!os de la organización:B6eneral.

BDe las +reas de estudio.

ADirecti!os y empleados:

B-ersonal del ni!el directi!o ,ue manea información !aliosa$ ya ,ue conocen si el

conunto de archi!os responde a la realidad.

B-ersonal operati!o cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda$ puesto ,ue

ellos tienen a su cargo las acti!idades rutinarias$ por lo ,ue pueden detectar

limitaciones o di!ergencias en relación con otros puntos de !ista o contenido de

documentos.

A1reas de trabao:

BNi!eles de la organización ,ue reflean las condiciones reales de funcionamiento$

medios y personal.



A&lientes y% o usuarios: eceptores de los productos y% o ser!icios ,ue genera la

organización.

A8ecanismos de información: ecursos computacionales ,ue permiten el acceso

a información interna o externa a la organización ,ue sir!en como soporte al

estudio.

Preparación Del Proyecto

ecabados los elementos preliminares para lle!ar a cabo el manual$ se debe

preparar el documento de partida para concretarlo$ el cual debe ,uedar integrado

por:

A-ropuesta t'cnica$ ",ue debe de incluir):B4ntecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos an+logos preparados

con anterioridad.

BNaturaleza: tipo de manual ,ue se pretende realizar.

B=ustificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las

!entaas ,ue ello reportar+ a la organización.

/beti!os: logros ,ue se pretenden alcanzar.

4cciones: iniciati!as o acti!idades necesarias para su consecución.

Besultados: beneficios ,ue se esperan obtener en cuanto a meorar el

funcionamiento de la organización$ sus productos y% o ser!icios$ clima

organizacional y relaciones con el entorno.

B4lcance: +rea de aplicación ,ue cubre el estudio en t'rminos de ubicación en la

estructura org+nica y% o territorial.Becursos: re,uerimientos humanos$ materiales y tecnológicos necesarios para

desarrollarlo.

B&osto: estimación global y espec*fica de recursos financieros ,ue demanda su

eecución.

BEstrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y



asignación de recursos.

BInformación complementaria: material e in!estigaciones ,ue pueden ser!ir como

elementos de apoyo.

c) -/6484 DE 7454=/

BIdentificación: nombre del manual.

Besponsable"s): unidad o grupo ,ue tendr+ a su cargo la implantación del

manual.

B1rea"s): uni!erso bao estudio.

B&la!e: nmero progresi!o de las acti!idades estimadas.

B4cti!idades: pasos espec*ficos ,ue tienen ,ue darse para captar la información.

B2ases: definición del orden secuencial para realizar las acti!idades.

B&alendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.Bepresentación gr+fica: descripción del programa en cuadros e im+genes.

B2ormato: presentación y resguardo del programa de trabao.

Beportes de a!ance: seguimiento de las acciones.

B-eriodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar a!ances.

5) -E3EN74&I9N DEL -/CE&7/ 4 L43 4#7/ID4DE3 &/8-E7EN7E3

a) -47I&I-4N7E3

-ara depurar el contenido del proyecto$ afinar sus par+metros y determinar su

!iabilidad operati!a$ es recomendable presentarlo a:

A1rea "s) ,ue inter!endr+ directamente en su aplicación$ por lo cual tienen la

obligación de conocer el proyecto en forma detallada.

A1reas afectadas por la implantación del proyecto$ ya ,ue tendr+n ,ue cambiar o

adecuarse.

A1rea responsable del maneo de los recursos económicos$ para cuantificar el

costo del proyecto en forma m+s espec*fica.

b) E3-/N345LE DE 3# 4#7/I4&I9N

4simismo$ el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad

administrati!a responsable de su eecución$ para su aprobación.



#na !ez autorizado$ el responsable debe hacer del conocimiento de todos los

ni!eles er+r,uicos la intención ,ue tiene la organización de elaborar el manual$

resaltando los beneficios ,ue de este esfuerzo se obtendr+n$ a fin de ,ue todos

brinden su apoyo durante el desarrollo del trabao. 3in este re,uisito$ la labor deintegración del manual se !er*a seriamente dificultada.

&) &4-74&I9N DE L4 IN2/84&I9N

&omo primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal ,ue !a a

participar en el le!antamiento de la misma$ considerando la magnitud y

especificaciones del trabao.

a) &apacitación del personal

#na !ez integrado el grupo de trabao$ se debe capacitarlo$ no sólo en lo ,ue

respecta al maneo de medios de in!estigación ,ue se utilizar+n para

el

le!antamiento de la información$ sino tambi'n en todo el proceso ,ue se seguir+

para preparar el manual.

-or ello$ se debe dar a conocer a los participantes el obeti!o ,ue se persigue$ as*

como los m'todos de trabao adoptados$ calendarización de acti!idades$

documentos ,ue se emplear+n."cuestionarios$ formatos$ etc'tera)$ responsablesdel proyecto$ unidades administrati!as in!olucradas$ in!entario de información a

captar y distribución del trabao a cada persona.

&uando el grupo de trabao sea numeroso$ puede resultar con!eniente formar

subgrupos$ coordinados cada uno por un responsable$ ,uien debe encargarse de

re!isar y homogeneizar la información.

Es recomendable efectuar un estudio en un +rea piloto$ para luego comparar y

e!aluar los resultados obtenidos.

b) Le!antamiento de la información

Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos

,ue

permitan conocer y analizar información espec*fica y !erdaderamente til para el

manual$ pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas$ lo cual



genera retraso y desperdicio de recursos. 4simismo$ debe aplicarse un criterio de

discriminación$ basado en el obeti!o del estudio$ y proceder continuamente a su

re!isión y e!aluación para mantener una l*nea de acción uniforme.

Esta acti!idad exige mantener una relación constante con las fuentes internas

emisoras de la información$ as* como con las +reas u organizaciones con otra

ubicación f*sica.

-ara recabar la información en forma +gil y ordenada se puede utilizar alguna o

una combinación de las siguientes t'cnicas de recopilación:

In!estigación documental:

Esta t'cnica permite la selección y an+lisis de a,uellos escritos ,ue contienendatos de inter's relacionados con el manual. -ara ello se estudian documentos

tales como bases ur*dicoBadministrati!as$ diarios oficiales$ actas de reuniones$

circulares$ oficios y todos a,uellos ,ue contengan información rele!ante para el

estudio.

&onsulta a sistemas de información

4cceso a sistemas computacionales ,ue contienen información y recursos

de

apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información

interna y%o de sistemas externos a la organización enlazados a tra!'s de redes.

Encuesta:

Este m'todo implica la realización de entre!istas personales con base en una gu*a

de preguntas elaborada con anticipación. 7ambi'n se puede utilizar un

cuestionario$ a fin de ,ue las entre!istas tengan un contenido homog'neo.

Esta t'cnica se considera de gran utilidad para reunir información preliminar al

an+lisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual

de la información. La encuesta puede realizarse en forma indi!idual o reuniendo a

directi!os y empleados de una misma +rea o ,ue inter!ienen en la misma clase de

tareas.



7ambi'n se puede recabar información de clientes y%o usuarios$ prestadores de

ser!icios y pro!eedores ,ue interactan con la organización.

Los cuestionarios ,ue se utilizan en la encuesta$ y ,ue sir!en para obtener la

información deseada$ est+n constituidos por series de preguntas escritas$

predefinidas$ secuenciadas y separadas por cap*tulos o tem+tica

espec*ficos.

Este medio permite ahorrar recursos y tiempo0 sin embargo$ la calidad

de la

información ,ue se obtiene depende de su

estructuración y forma de presentación.

En t'rminos generales$ todo cuestionario debe expresar el moti!o de su

preparación$ procurar ,ue las preguntas sean claras y concisas$ con un ordenlógico$ redacción comprensible$ facilidad de respuesta y e!itar

demasiadas

preguntas. 4simismo$ se puede incluir un instructi!o de llenado para indicar cómo

contestarlo.

La entre!ista consiste b+sicamente en celebrar reuniones indi!iduales o grupales

en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para

obtener

información. Este medio es posiblemente el m+s usado y el ,ue puede brindar

información m+s completa y precisa$ puesto ,ue el entre!istador$ al tener contacto

con el entre!istado$ adem+s de obtener respuestas$ puede percibir actitudes y

recibir comentarios.

-ara ,ue una entre!ista se desarrolle positi!amente$ es con!eniente obser!ar

estos aspectos:

7ener claro el obeti!o: para cubrir este aspecto$ se recomienda

preparar

pre!iamente un cuestionario o gu*a de entre!ista ,ue contenga los principales

puntos ,ue se desea captar. Esta gu*a puede operar a manera de marco de



trabao para ,ue$ al t'rmino de la misma$ se pueda !erificar si se ha obtenido la

información re,uerida.

Establecer anticipadamente la distribución del trabao: esta etapa

consiste en

asignar responsabilidades y determinar las +reas a in!estigar.

&oncretar pre!iamente la cita: es importante ,ue el entre!istado est' preparado

para proporcionar la información con el tiempo y tran,uilidad necesarios para

disminuir el margen de error y e!itar interrupciones.

&lasificar la información ,ue se obtenga: esta fase implica diferenciar la situación

real de la relati!a a sugerencias para meorarla$ procurando no confundir ambos

aspectos.

-ara apoyar y%o agilizar la captura de información se puede emplear el muestreo$,ue es una t'cnica estad*stica auxiliar ,ue sir!e para inferir información acerca del

uni!erso ,ue se in!estiga$ a partir del estudio parcial del mismo.

&uando el uni!erso de estudio es de gran magnitud$ pero la información sea

homog'nea en !irtud de normas de operación y re,uisitos uniformes$ se establece

la posibilidad de conocer sus caracter*sticas sin necesidad de

encuestar o

in!estigar a todas las unidades$ ni de entre!istar a cada uno de los empleados.

Existen tablas de muestreo ,ue$ de acuerdo con las caracter*sticas y !olumen de

la información$ establecen cu+l es la m*nima cantidad de información

representati!a del todo BmuestraB ,ue es necesario recabar para ,ue

los

resultados ,ue se obtengan a partir de 'sta tengan !alidez.

/bser!ación directa

Este recurso puede ser empleado por los t'cnicos o analistas en el +rea f*sica

donde se desarrolla el trabao de la organización. 4 partir del an+lisis

de la

información recabada se deben sostener pl+ticas con algunas de las personas ,ue

prestan sus ser!icios en estas +reas para complementarla o afinarla.

/tra forma consiste en ,ue el efe del +rea de trabao realice la obser!ación



directa$ comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente

los resultados de su an+lisis al in!estigador. La !entaa de este procedimiento

radica en ,ue debido a la familiaridad entre efe y subordinados$ la información

puede ser m+s completa$ pero habr+ ocasiones en ,ue los resultados no ser+n los

deseados$ debido a inhibiciones o problemas internos$ o ,ue pueda plantearse

una situación ,ue no corresponde a la realidad operati!o.

D) Integración de la información

#na !ez ,ue se cuenta con la información de las +reas in!olucradas en el estudio$

se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su an+lisis.

a) &ómo clasificar la información.

-ara facilitar la tarea de integración$ es recomendable ,ue la información obtenidase !aya accesando a e,uipos de cómputo para sal!aguardar*a y

facilitar su maneo. &on este propósito se pueden:

&rear directorios$ subdirectorios y archi!os para desagregarla en función

de

la di!isión del trabao.

&rear bases de datos o programas espec*ficos.

#tilizar pa,uetes acordes con las necesidades espec*ficas del proyecto.

&ombinar los puntos anteriores para optimizar resultados.

En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados espec*ficos

con los

documentos fuente del estudio$ en las ,ue se debe compendiar la información por

+rea$ sistema$ procedimiento$ e,uipos$ pol*ticas$ etc'tera. Es con!eniente ,ue los

documentos ,ue se recaben contengan el !isto bueno de la persona

,ue

suministra la información.

7ambi'n es recomendable ,ue conforme se recaben datos sobre algn aspecto$

se concentren en un documento de trabao ,ue pueda ser!ir de memoria en el

dise<o posterior del proyecto.



b) 1E43 -44 46#-4 L4 IN2/84&I9N

4ntecedentes.

3e debe tomar en cuenta la reglamentación ur*dicoBadministrati!a ,ue regula la

realización del trabao$ como se ha atendido por parte de las unidades

responsables de hacerlo y ,u' efecto ha tenido sobre otras unidades$

organizaciones$ clientes y%o usuarios.

7ambi'n es oportuno$ en su caso$ considerar la e!olución o desarrollo de las

estructuras organizacionales anteriores y los resultados ,ue se obtu!ieron$ lo cual

permite contar con un marco de referencia histórico para comprender meor la

situación actual.

3ituación actual.3e toma en cuenta los siguientes aspectos:

/beti!os

Estructura org+nica Normas y pol*ticas administrati!as

2unciones

-rocedimientos

Instrumentos ur*dicoBadministrati!os

E,uipo

&ondiciones de trabao

4mbiente laboral

E) 4N1LI3I3 DE L4 IN2/84&I9N

En esta etapa se debe realizar un estudio o examen cr*tico de cada uno de los

elementos de información o grupos de datos ,ue se integraron con el propósito de

conocer su naturaleza$ caracter*sticas y comportamiento$ sin perder de !ista su

relación$ interdependencia o interacción interna y con el ambiente$ para obtener un

diagnóstico ,ue reflee la realidad operati!a.

Esta mec+nica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:

&onocer

Describir

Descomponer



Examinar cr*ticamente

/rdenar cada elemento

Definir las relaciones

Identificar y explicar su comportamiento

#n enfo,ue muy eficaz en el momento del an+lisis de los datos consiste

en

adoptar una actitud interrogati!a y formular de manera sistem+tica seis

cuestionarios fundamentales:

Fu' trabao se haceG

-ara ,u' se haceG

Fui'n lo haceG

&ómo se haceG &on ,u' se haceG

&u+ndo se haceG

Despu's de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas

anteriores$ las mismas deben someterse$ a su !ez$ a un nue!o

interrogatorio

planteando la pregunta por ,u'G. Las nue!as respuestas ,ue se obtengan dar+n

la pauta para formular el manual y las medidas de meoramiento administrati!o.

a) 7?&NI&43 DE 4-/C/ -44 EL 4N1LI3I3

En esta fase comprende los recursos t'cnicos ,ue se emplean para estudiar la

información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t

determinar

alternati!as de acción espec*ficas ,ue permitan deri!ar soluciones óptimas para

lograr los resultados deseados.

Las t'cnicas de an+lisis ,ue se pueden utilizar en esta fase est+n directamente

relacionadas con el origen del proyecto$ as* como con la información t'cnica del

l*der o responsable en función del tipo de manual$ factibilidad para su aplicación$

disponibilidad de tiempo$ asignación de recursos y ni!el t'cnico del grupo de



trabao.

Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en

sentido in!erso$ a ra*z de la implantación de un proceso de cambio organizacional

,ue debe culminar con la edición de un manual administrati!o.

Entre las t'cnicas ,ue generalmente se utilizan para auxiliar el an+lisis

administrati!o en este campo$ se encuentran las siguientes:

/rganizacionales.

4dministración por obeti!os

4n+lisis de sistemas

4n+lisis de costoBbeneficio

4n+lisis de estructuras

1rbol de decisiones 4uditor*a administrati!a

4utoe!aluación

&ontrol total de calidad

Estudio de factibilidad

Estudio de !iabilidad

5enchmarHing

Desarrollo organizacional

eingenier*a organizacional

eorganización

&uantitati!as.

4n+lisis de series de tiempos

&orrelación

8odelos de in!entario

8odelos integrados de producción

8uestreo

Nmeros

Nmeros *ndices

-rogramación din+mica

-rogramación lineal



3imulación

7eor*a de colas o de l*neas de espera

7eor*a de los grafos

7eor*a de las decisiones

2) PREPARACIÓN DEL PROEC!O DEL "AN#AL

#na !ez ,ue se cuenta con toda la información del manual se

proceder+ a integrarlo0 para tal acti!idad se re,uiere con!ocar a todos los

part*cipes de la presentación del manual$ para re!isión del contenido y

presentación de cada apartado.

a) @alidación

La información !erificada de cada +rea o unidad administrati!a deber+ presentarse

a la persona entre!istada para ,ue firme de conformidad en un espacio espec*ficopara este obeti!o0 debe !erificar ,ue la información est' completa y comprensible.

b) E37#&7#4&I9N

#na !ez ,ue se rene la información re!isada y firmada por cada

+rea$ los

in!olucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e

integrar el proyecto final del manual.

6) 2/8#L4&I9N DE E&/8END4&I/NE3

-ara seleccionar las recomendaciones m+s !iables$ se toma en cuenta su costo$

recursos necesarios para aplicarlas y sus !entaas y limitaciones.

a) 7I-/3 DE E&/8END4&I/NE3

De mantenimiento: preser!ación general de la misma estructura org+nica$

funciones$ sistemas$ procedimientos$ personal y formas.

De eliminación: supresión de sistemas$ reemplazo de formas$ registros e informes$

eliminación total o parcial de procedimientos$ baas de personal$ desaparición de

+reas o unidades administrati!as$ etc.

De adición: introducción de un nue!o sistema$ incremento del nmero

de a de personal$ e,uipo o instalaciones$ redistribución de cargas de trabao$

modificación de formas$ registros$ informes y programas$ etc.



De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento$ introducción

de

meoras en los m'todos de trabao$ simplificación de formas$ reportes$ registros$

programas$ etc.

De intercambio: redireccionamiento de funciones$ procedimientos$ recursos$

personal o fluo del trabao entre +reas u organizaciones del mismo grupo o sector.

b) EL45/4&I9N DEL IN2/8E

-ara entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe$ en el

,ue adem+s de exponer las razones ,ue lle!aron a obtenerlos$

incorpore la

información estrat'gica del proyecto ,ue le permita a la alta dirección la toma de

decisiones oportuna y correcta.El informe consta de los siguientes elementos$ generalmente:

Introducción: es el resumen del propósito$ enfo,ue$ limitaciones y el

plan de

trabao.

-arte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos$

argumentos y

ustificaciones.

&onclusiones y recomendaciones.

4p'ndices o anexos: inclusión de gr+ficas$ cuadros y dem+s instrumentos de

an+lisis administrati!o ,ue se consideren elementos auxiliares para

apoyar la

propuesta y recomendaciones.

;) -E3EN74&I9N DEL 84N#4L -44 3# 4-/54&I9N

#na !ez ,ue el manual ha ,uedado debidamente estructurado$ el encargado del

proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su

aprobación0

con!ocar+ a su grupo de trabao para la ltima re!isión de la documentación ,ue

se presentar+.



a) 4 los ni!eles directi!os

Es recomendable ,ue esta presentación parta en un documento s*ntesis deri!ado

del informe$ cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas$ para ,ue en caso de

ser analizado$ re,uiera de un m*nimo de tiempo ,ue dee un lapso adicional para

explicaciones$ as* como para intercambio de opiniones.

3i el tiempo de ,ue se dispone es muy bre!e$ el documento s*ntesis puede ser

entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual

exclusi!amente con el apoyo de e,uipos de cómputo$ l+minas o audio!isuales$

donde se desta,uen los elementos m+s rele!antes para el proceso de toma de

decisiones.

El documento s*ntesis puede subdi!idirse en el siguiente capitulado:

Introducción: bre!e descripción de las causas ,ue generaron la necesidadde preparar el manual$ los mecanismos de coordinación y participación de

empleados para su desarrollo$ as* como los propósitos y explicación

general acerca de su contenido.

4n+lisis de la estructura organizacional: exposición de la

g'nesis y

desarrollo de la organización$ es decir los cambios$ sucesos y !icisitudes de

mayor rele!ancia ,ue ha afrontado en forma total o parcial y ,ue influyeron

en la decisión de preparar el manual.

Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y%o problemas

,ue originaron el estudio y ,ue ustifican los cambios o modificaciones ,ue

se proponen en el manual.

-ropuestas de meoramiento: presentación de alternati!as de acción para

la

organización$ !entaas y des!entaas ,ue pueden deri!arse$ implicaciones

de los cambios$ as* como los resultados ,ue se espera obtener con el

manual.

Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesi!os o etapas

pre!istas para poner en pr+ctica el manual y las medidas de meoramiento

administrati!o deri!adas de 'l. 4simismo$ la forma en ,ue se efectuar*an los



cambios pre!iendo los factores sobresalientes de actuación de las +reas$

unidades$ mecanismos y funcionarios in!olucrados en el esfuerzo.

3eguimiento$ control y e!aluación: precisión de los mecanismos de

información$ proceso de control y e!aluación$ as* como los criterios y

medidas ,ue podr*an tomarse en cada caso.

4l 9rgano De 6obierno

De acuerdo con la normati!idad !igente y%o a las pol*ticas dictadas por el titular de

la organización$ una !ez ,ue el manual propuesto ha sido re!isado y analizado por

los ni!eles superiores$ debe presentarse ante el conseo de administración o su

e,ui!alente para su aprobación definiti!a.

c) 4 /7/3 NI@ELE3 =E1F#I&/3La exposición a los ni!eles departamentales$ de oficina o de +rea tambi'n puede

basarse en el documento s*ntesis$ pero tratando siempre de hacerlo en la forma

m+s accesible posible para facilitar su comprensión. 4simismo$ ser!ir+

para

fortalecer el compromiso entre todas las partes in!olucradas$ elemento

fundamental para el posterior seguimiento y e!aluación de las acti!idades.

I) E-/D#&&I9N DEL 84N#4L

#na !ez ,ue el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e

integrado las obser!aciones surgidas en los diferentes ni!eles de decisión$ debe

coordinarse con la unidad o +rea ,ue manea los recursos económicos para ,ue

'ste sea reproducido para su distribución e implantación. -ara este efecto$ el l*der

del proyecto debe suministrar los par+metros t'cnicos para el dise<o

de la

impresión. 4un cuando existen !arias opciones para hacerlo$ pero las unidades de

medida m+s aceptadas para este tipo de documento son:

#tilizar formatos intercambiables$ a fin de facilitar su re!isión y

actualización.

Fue los formatos sean de JxK cm "tama<o carta).

Las gr+ficas o cuadros ,ue por necesidad sobrepasen el tama<o carta$



ser+n dobladas hasta lograr esta dimensión.

#tilizar el m'todo de reproducción en una sola cara de las hoas.

-rocurar ,ue la di!isión en apartados$ cap*tulos$ +reas y%o

secciones

,ueden separados por di!isiones$ las cuales presenten impreso este

nombre.

Fue todo el documento ,uede integrado por car+tula$ portada$ *ndice o

contenido$ introducción y cuerpo.

&ar+tula

Es la cubierta o cara exterior del documento$ ,ue tiene como obeti!o

su

identificación a tra!'s de los siguientes elementos: Nombre oficial de la organización.

Logotipo oficial.

Nombre gen'rico del manual en relación con su contenido.

Nombre de la unidad administrati!a responsable de su

elaboración y%o

aplicación.

=) I8-L4N74&I9N DEL 84N#4L

La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma

tangible las propuestas y recomendaciones en acciones espec*ficas para ele!ar la

producti!idad$ meorar la coordinación$ agilizar el trabao y

homogeneizar el

conocimiento de la din+mica y componentes organizacionales.

a) 8?7/D/3 DE I8-L4N74&I9N

La selección de m'todo para implantar administrati!os est+ estrechadamente

relacionada con elementos de estructura tales como:

7ipo de manual

&obertura

ecursos asignados



Ni!el t'cnico del personal

&lima organizacional

Entorno

En función de estas !ariables$ las alternati!as para implantarlos son:

8'todo instant+neo. 6eneralmente es el mas utilizado$ ya ,ue la decisión

de preparar manuales administrati!osBen la mayor*a de los casosB pro!iene

de los m+s altos ni!eles de la estructura de una organización$ lo cual les

confiere una naturaleza o !alidez casi obligatoria. 7ambi'n se adopta

cuando la organización es nue!a$ si no se in!olucra a un nmero amplio de

unidades administrati!as$ si es relati!amente sencillo$ si no implica un gran

!olumen de funciones$ sistemas u operaciones$ o si en la organización

existe una sólida infraestructura administrati!a. 8'todo del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el

contenido del manual en sólo una parte de la organización$ con la finalidad

de medir los resultados ,ue ello genera.

El beneficio ,ue pueda aportar radica en ,ue permite realizar cambios en una

escala reducida$ lle!ando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para

determinar la !iabilidad de la propuesta.

#na probable des!entaa de este m'todo es ,ue no siempre es posible asegurar

,ue lo ,ue es !alido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención

especial ,ue no puede a toda la organización.

B8'todo de implantación en paralelo. &uando se trata de manuales de amplia

cobertura$ ,ue implican el maneo de mucha información o de car+cter estrat'gico$

un !olumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un

sistema de trabao$ se emplea este m'todo ,ue implica la operación simultanea$

por un periodo determinado$ tanto del ambiente de trabao o

condiciones

tradicionales como las ,ue se !an a implantar. Esto permite efectuar cambios sin

crear problemas$ ya ,ue las nue!as condiciones accionan libremente antes de ,ue

se suspendan las anteriores.



8'todo de implantación parcial o por aproximaciones sucesi!as.

Este

m'todo$ de gran utilidad para implantar manuales ,ue implican

modificaciones sustanciales a la operati!a normal$ consiste en seleccionar

parte de su contenido o de reas especMficas para introducir los cambios sin

causar grandes alteraciones$ y dar el siguiente paso slo cuando se haya

consolidado el anterior$ lo ,ue permite un cambio gradual y controlado.

&ombinación de m'todos. Es el empleo de ms de un

m'todo para

implantar un manual en función de los re,uerimientos t'cnicos de su

contenido.

b) 4&&I/NE3 DE I8-L4N74&I9N DEL 84N#4L-ara dar a conocer el manual es con!eniente definir un programa

para su

presentación y ,ue$ con base en las acciones ,ue para este efecto se

establezcan$ se proceda a celebrar platicas$ seminarios$ foros de

decisión y

cual,uier otro tipo de e!ento de esta naturaleza.

7ambi'n se pueden lle!ar a cabo reuniones de sensibilización $ por medio de las

cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal$ ya ,ue a

tra!'s de ellas se les comunican los obeti!os propuestos y las bondades ,ue de

ello puede resultar.

En forma paralela se deben emprender campa<as de difusión mediante re!istas$

boletines$ folletos$ paneles y cual,uier otro recurso de información ,ue refuerce la

aceptación$ particularmente cuando las medidas de lo meoramiento

puedan

afectar a una organización en forma radical o a ni!el grupal o sectorial.

>) E@I3I9N C 4&7#4LI4&ION

La utilidad de los manuales administrati!os radica en la !eracidad de la

información ,ue contienen$ por lo ,ue se hace necesario mantenerlos

permanentemente actualizados por medio de re!isiones periódicas. -ara



ello es con!eniente:

E!aluar en forma sistem+tica las medidas de meoramiento administrati!o

deri!adas de la implantación del manual$ as* como los cambios operati!os

,ue se realicen en la organización.

Establecer en calendario para la actualización del manual

Designar un responsable para la atención de esta función.

a) 8E&4NI38/3 DE IN2/84&I9N

3on a,uellos ,ue ponen en prctica con la finalidad de establecer

los fluos

adecuados par ,ue la información administrati!a$ tanto de implantación de meoras

como respuestas a des!iaciones$ pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y

ni!eles ,ue las necesiten.

-ara ese efecto$ se debe apro!echar la infraestructura instalada$

utilizando

ser!icios del grupo t'cnico responsable de la elaboración del manual.

#na !ez definidos los par+metros para e!aluar el comportamiento del manual$

operati!amente$ la organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por

conducto de la"s) unidad"es) responsable"s) de su aplicación$ apoyadas por unacomisión$ grupo o subgrupo designado para ese propósito.

/64NI4&I9N DE E8-E343$ 4N1LI3I3 DI3EP/ C E37#&7#4

24N>LIN 2IN&/Q3>C ENIF#E 5EN=48(N 8?RI&/$ 2&4 B #N48

S84N#4LE3 4D8INI3747I@/3: 6#T4 -44 3# EL45/4&I9NS

24N>LIN 2IN&/Q3>C ENIF#E 5EN=48TN 8?RI&/$ 2&4 B #N48

3I37E843 4D8INI3747I@/3 6O8E &E=4$ 8?RI&/$ 8c 64Q ;ILL KUUV

Documents

Conformación Del Manual