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Teoria incial para el desarrollo de l administracion de proyectos en empresas independientes o de la misma empresa
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7/18/2019 Conceptos de La Administracion de Proyectos
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Conceptos de laadministración de
proyectosITSZ
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La vida de un proyecto
• El proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un
objetivo especifico mediante una serie especial
de actividades interrelacionadas y la utilización
eficiente de recursos.
Los proyectos nacen cuando una necesidad
es descubierta por el cliente, es decir, porpersonas o una organización dispuestas a
aportar los fondos para atenderla.
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Fases del ciclo de vida de un
proyecto
1.- rimera fase! Consiste en identificar unanecesidad, un problema o una oportunidad .
".- #egunda fase! Consiste en desarrollaruna solución de la necesidad o problema
$.- %ercera fase! Consiste en poner en
práctica la solución propuesta. &.- 'uarta fase! %erminación del proyecto.
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(dministración de proyectos
• Es un proceso )ue consiste en establecer
primero un plan e implementarlo despu*s
para alcanzar el objetivo.
• +n proyecto no podr realizarse
eitosamente si no se dedica tiempo apreparar un plan bien elaborado.
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(tributos del proyecto
• El proyecto tiene un objetivo bien definido.
• +n proyecto se lleva a cabo en una serie de
actividades independientes.
• En un proyecto se eca mano de variosrecursos.
• +n proyecto tiene un marco temporal espec/fico.
• +n proyecto puede ser un esfuerzo 0nico.• +n proyecto tiene un cliente.
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'onceptos sicos
#atisfacción al cliente! Es el trabajo que debe hacerse paraque el cliente se convenza de que las entregas cumplancon los requisitos o criterios de aceptación así como detiempo de entrega al mismo.
El costo! Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto.
El programa! Es el cronograma que especifica cuándo
empezarán y terminarán las actividades.
El alcanze Es delimitar hasta donde nuestro proyecto consus acciones pretende alcanzar
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Factores )ue restringen el *ito del proyecto
royecto
(lcance
'osto
rograma
#atisfacción delcliente
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asos de planeación para la administración de un
proyecto.
• 1.- 2efinir con claridad el objetivo de un
proyecto.
• ".- 2ividir y subdividir el alcance del proyecto en
3piezas4 importantes o 3pa)uetes de trabajo4
• $.- 2efinir las actividades espec/ficas )ue esnecesario realizar para cada pa)uete de trabajo
con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
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• &.- resentar grficamente las actividadesbajo la forma de un diagrama de red.
• 5.- 6acer un estimado de tiempo de la
duración )ue tendr )ue completar cadaactividad.
• 7.- 6acer un estimado de costos por cadaactividad
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• 8.- 'alcular el programa y el presupuesto de
un proyecto, para determinar si el mismo se
puede terminar dentro del tiempo re)uerido,
con los fondos asignados y con los recursos
disponibles.
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La laneación
• 2etermina )u* se necesita acer, )ui*n lo ar,
cunto tiempo se necesitar y cunto costar.
• El resultado de este esfuerzo es un plan de
l/nea base.
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lan de l/nea base
• Es un grfico o tabular por cada periodo.
• La información debe incluir!
• !as fechas de inicio y terminación de cada actividad.• !as cantidades de los diversos recursos que se
necesitarán durante cada periodo.• El presupuesto para cada periodo, así como el
presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto atrav"s de cada periodo.
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• La clave para el control efectivo del proyectoes medir el progreso real y compararlo con el
planteado oportuna y periódicamente y, si es
necesario realizar la acción correctiva de
inmediato.
• El beneficio definitivo de poner en prctica
t*cnicas de administración de proyectos estener un cliente satisfecho.
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Capitulo 2Identifcación de las necesidades.
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9dentificación de las
necesidades Es la fase inicial del ciclo de vida del
proyecto.
#e comienza con el reconocimiento de unanecesidad y termina con la emisión de una
solicitud de propuesta :#2;
El cliente identifica una necesidad, unproblema o una oportunidad para una mejor
forma de acer algo y por consiguiente tener
un beneficio.
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Es importante cuantificar el problema para
poder determinar si los beneficios esperadosde poner en prctica una solución compensa
el costo a realizar el proyecto y, si es as/,
con cunto.
+na vez )ue se a estimado la magnitud del
beneficio de la mejor/a, el cliente puede
determinar el presupuesto para un proyecto)ue la ponga en prctica.
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#elección de proyectos
#e eval0an varias necesidades u oportunidades
y luego se decide cul de ellas se convertira en
un proyecto.
eneficios y consecuencias
<entajas y desventajas
ros y contras
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asos de la selección de proyectos
• 1.- Establecer un conjunto de criterios para
evaluar la oportunidad :inversión requerida,
costo de la manufactura, vol#men previsto deventas$.
• ".- Listar las suposiciones )ue s*ran la base
de cada oportunidad %Conseguir un pr"stamobancario para la construcción$.
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• $.- =ecabar datos e información sobre cadaoportunidad para garantizar una decisión
inteligente
• &.- Evaluar las oportunidades a partir de los
criterios.
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#olicitud de propuesta• El propósito de preparar una solicitud de
propuestas es eponer, en forma mplia y
detallada, lo )ue se re)uiere.
• +na buena #2 permite a los contratistas o al
e)uipo de proyectos comprender )u* espera
el cliente, de modo )ue puedan elaborar unapropuesta bien preparada )ue stisfara los
re)uisitos del cliente a un precio realista.
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• +na #2 tiene )ue proporcionar unadescripción del trabajo. Esta se relaciona on
dl alcance del proyecto, eponiendo las
tareas )ue el cliente )uiere )ue realice el
contratista.
• La #2 tiene )ue incluir los re)uisitos delcliente, )ue define las especificaciones y los
atributos
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• La #2 debe especificar las entregas )ue elcliente espera )ue le proporcione el contratista
o el e)uipo del proyecto.
• La #2 debe relacionar cuales)uiera art/culossuministrados por el cliente.
• La #2 podr epresar las aprobaciones )uere)uiere el cliente.
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• +na #2 podr epresar las condiciones de
pago )ue piensa usar el cliente.
• La #2 puede epresar el programare)uerido para la terminación del proyecto.
•La #2 puede proporcionar instruccionespara el formato y el contenido de las
propuestas del contratista.
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• La #2 debe se>alar la feca de vencimiento
para el cual el cliente espera )ue los posibles
contratistas presenten sus propuestas.
• +na #2 )uiz incluya los criterios de
evaluación.
• En casos raros, una #2 se>alar los fondos
)ue tiene el cliente para gastar en el proyecto.
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• +na vez )ue se a preparado la #2, el clientesolicita propuestas al notificar a los posibles
contratistas )ue la #2 est* disponible.
• Los clientes y contratistas consideran el proceso
de #2 como una situación competitiva.
• Los clientes deben tener cuidado de noproporcionar a uno o ms contratistas
información )ue no se entregue a los dems
contratistas interesados.
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Capitulo 3
soluciones propuestas
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?ercadotecnia previa a la #2
• Los contratistas no deben esperar asta )ue
los clientes la solicitud formal de una #2
para comenzar a desarrollar propuestas.
• Los contratistas deben mantener
comunicación frecuente con sus clientes
anteriores, actuales e indicar contactos con
otros potenciales.
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2ecisión de licitar@Ao Licitar
• #e pueden tomar en cuenta algunos de lossiguientes factores!
• &.' C()*E+EC- BCu* otros contratistas
podrn presentar tambi*n una propuestaD
• /.' 0-E12( BEiste el riesgo de )ue el proyecto no
tenga *itoD
• 3.' )-1-4 5El proyecto es coerente con la misión
de negocios del clienteD
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• &.- )*!-C-4 6E C*C-66E1 BEl
proyecto le proporcionara al contratista laoportunidad de ampliar y mejorar sus capacidadesD
• 7.' 0E*8+C-4 BEl contratista a
completado con *ito proyectos y a dejado
satisfeco al clienteD
• 9.' :(6(1 6E! C!-E+E BEl cliente tieneen realidad fondos disponibles para seguir adelante
con el proyectoD
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• 0EC801(1 6E ! *0(*8E1+BEisten los recursos apropiados para presentar
una propuesta de calidadD
• 0EC801(1 6E! *0(;EC+( BEisten
disponibles los recursos apropiados para llevar a
cabo el proyecto, si el contratista es seleccionadocomo el ganadorD
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2esarrollo de propuesta
• +na propuesta es un documento vendedorno es un informa t*cnico. En la propuesta el
contratista debe de convencer al cliente de!
• Comprende lo que el cliente esta buscando• *uede llevar a cabo el proyecto propuesto• *roporcionará mayor valor para cliente• Es el mejor contratista para solucionar el
problema• <ará el trabajo en forma profesional
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• !ograra los resultados deseados• Completara el proyecto dentro del
presupuesto y de acuerdo al programa• 6ejara satisfecho al cliente.
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'ontenido de la propuesta
• 'on frecuencia las propuestas se organizan en
tres secciones!
• %*cnicas
• (dministrativas
• 'ostos
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#ección %*cnica
• La sección t*cnica debe contener los
elementos siguientes!
• 1.- 'omprensión del problema! El contratistapone en manifiesto )ue comprende el
problema o la necesidad del problema
• ".- Enfo)ue o solución propuesta! (lgunos
problemas re)uieren una propuesta de
solución especifica.
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• $.- eneficio para el cliente! El contratista
debe epresar como la solución o el enfo)uepropuesto beneficiaran al cliente.
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#ección (dministrativa
• La sección administrativa debe contener lossiguientes elementos!
• 1.- 2escripción de las tareas de trabajo! El
contratista tiene )ue definir las tareasimportantes )ue realizarn para llevar a cabo
el proyecto.
• ".- roductos o servicios a entregar! El
contratista debe incluir una relación de todos
los productos o servicios a entregar.
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• $.- rograma del proyecto! El contratista debe
proporcionar un programa para realizar las
tareas importantes re)ueridas para completar
el proyecto.
• &.- rganización del proyecto! El contratista
debe describir como se organizarn en eltrabajo y los recursos para realizar el
proyecto.
• 5.- Eperiencia relacionada! 2ebe
proporcionar una relación de proyectos )ue
a terminado.
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• 7.- E)uipos e instalaciones! (lgunos
proyectos re)uieren )ue el contratista use o
tenga acceso a e)uipos especiales como
computadoras.
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#ección de 'ostos• La sección de costos debe contener los
elementos siguientes!
• 1.- ?ano de obra roporciona los costos
estimados para las diversas clasificaciones delas personas )ue se espera trabajen el
proyecto.
• ".- ?ateriales! 'osto de los materiales )ue
necesita comprar el contratista para el
proyecto.
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• $.- #ubcontratistas y asesores! 'ontratación
de asesores para el proyecto.
• &.- (l)uiler de e)uipos e instalaciones! En
ocasiones el contratista tendr )ue al)uilar
e)uipos especiales.
• 5.- <iajes! #i se re)uiere viajar, se pondr los
costos de los mismos.
• 7.- 2ocumentación! 9mpresión de manuales,
informes, etc.
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• 8.- Gastos indirectos! (umento de
porcentajes a los costos de las partidas de la
1 a la 7 para cubrir gastos indirectos.
• H.- (umentos! (umento en las tasas de los
salarios y los incrementos de costo de los
materiales.
• I.- 'ontingencias! ara cubrir lo inesperado
• 1J.- 6onorarios y utilidades! 'osto total mas
la utilidad )ue el contratista pone al proyecto.
'onsideraciones de fijación
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'onsideraciones de fijación
de precios
• (l determinar el precio para el proyecto
propuesto, el contratista tiene )ue tomar en
cuenta las partidas siguientes!
• 1.- 'onfiabilidad de los estimados del costo!
5+iene confianza el contratista en que elcosto total para el proyecto propuesto escompleto y e=acto>
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• ".- =iesgo 1i el proyecto propuesto incluyeuna actividad que no se ha llevado a cabo
antes.
• $.- <alor del proyecto para el contratista! <ayocasiones en las que el contratista est"dispuesto a aceptar un precio ajustado obajo.
• &.- resupuesto del cliente! Conocer el presupuesto con el que el cliente cuenta parala realización del proyecto
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• 5.- 'ompetencia! 1i se espera que muchoscontratistas presenten propuestas como
respuesta a la 16* de un cliente.
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Evaluación de las propuestas por el
cliente.
• Entre los criterios )ue pueden ser utilizados
por los clientes al evaluar las propuestas, se
incluyen los siguientes!
• 'umplimiento con la descripción del trabajo y
los re)uisitos del cliente presentados en la
#2
• 'omprensión por parte del contratista del
problema o la necesidad del cliente.
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• Lo correcto y lo prctico del enfo)ue
propuesto por el contratista para solucionar el
problema.
• La eperiencia y el *ito del contratista en
proyectos similares
• La eperiencia del personal clave )ue ser
asignado a trabajar en el proyecto.
• La capacidad administrativa
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• =ealismo del programa del contratista
• recio
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%ipos de contrato
• +n contrato es un ve/culo para establecer
buena comunicación entre el cliente y elcontratista y llegar a una comprensión mutua
con claras epectativas )ue aseguren el *ito
del proyecto.
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• 'ontrato de precio fijo! El cliente y el
contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fijo a menosde que el cliente y el contratista est"n deacuerdo en cambios.
• 'ontrato de reembolso del costo! El clienteacepta pagar al contratista todos los costos
reales con independencia de la cantidad, masalguna utilidad acontada.
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'lausulas del contrato• ( continuación se presentan algunas
clusulas )ue se pueden incluir en loscontratos de proyectos!
• 1.- Eposición falsa de los costos! Establecerque es ilegal que el contratista e=agere las horas olos costos gastados en el proyecto.
• ".- (viso de eceso en los costos o demoras
en el programa! Circunstancias que se debennotificar de inmediato al cliente de cualquier e=cesoreal o previsto en los costos o demoras del proyecto
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• $.- (probación de los subcontratistas! 1e?alacuando el contratista necesita obtener la aprobación
por adelantado del cliente.
• &.- El e)uipo o la información a proporcionar
por el cliente! 0elaciona las partidas que proporcionara el cliente al contratista durante el
proyecto y las fechas en las que estarán adisposición.
• 5.- atentes! barca la propiedad de patentes que puedan resultar de realizar el proyecto.
• 7.- 2ivulgación de información confidencial!*rohíbe a una de las partes revelar a alguien más, ousar para cualquier propósito distinto al trabajo en el
proyecto.
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• 8.- 'onsideraciones internacionales! Especificalos ajustes que se tienen que hacer para clientes en
otros países. • H.- 'ancelación! *resenta las condiciones bajo las
cuales el cliente puede dar por terminado el contrato.
• I.- 'ondiciones de pago! 1e refiere a la base
sobre que el cliente hará pagos al contratista.• 1J.- agos por primas@penalidades! lgunos
contratos tienen una cláusula de primas, por el cualel cliente le pagará al contratista una prima si termina
el proyecto antes de lo programado.
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• 11.- 'ambios! barca el procedimiento para proponer, aprobar y poner en práctica cambios al
alcance o al programa del proyecto.
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Capitulo 4
El proyectoPlacencia Palacios Berenice
Castro Montalo Ilse!odr"#ue$ Montero %os& 'uis
(u$m)n *ernando
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laneación del proyecto
• La tercera fase del ciclo de vida del proyectotiene dos partes! acer su planeación
detallada y despu*s poner en prctica ese
plan, para lograr el objetivo del mismo.
• La parte de la planeación incluye elaborar
con gran detalle el plan, el programa y el
presupuesto.
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asos de la planeación
• 1.- 2efinir con claridad el objetivo delproyecto
• ".- 2ividir el alcance del proyecto en piezasimportantes o pa)uetes de trabajo
• $.- 2efinir actividades espec/ficas )ue son
necesarias de realizar en cada pa)uete detrabajo.
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• &.- resentar la manera grfica las
actividades mediante un diagrama de red.
• 5.- 'alcular el tiempo estimado )ue re)uerir
completar cada actividad.
• 7.- 'alcular el costo estimado para cada
actividad.
• 8.- 'alcular un programa y un presupuestopara el proyecto para determinar si se puede
lograr dentro del tiempo re)uerido.
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• H.- 9ntegrar los e)uipos y programas de
computación y probar el sistema.
• I.-reparar los re)uisitos de instalación
como los planos de pisJ y las condiciones del
servicio.
• 1J.-reparar los materiales de capacitación
• 11.- Embarcar el e)uipo a la fbrica delcliente a instalarlo
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• 1".- =ealizar la capacitación del cliente
• 1$.- =ealizar las pruebas finales de
aceptación
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'ontrol del proyecto
• La clave para el control del proyecto efectivo
es medir el progreso real y compararlo con el
planeado en forma periódica y oportuna yllevar a cabo la acción correctiva de
inmediato si es necesaria.
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• 1.- 2atos sobre el desempe>o real esto
incluye!
• El tiempo real en que se iniciaron y@oterminaron las actividades.• !os gastos reales gastados y comprometidos.
• ".- 9nformación sobre cual)uier cambio en el
alcance, el programa y el presupuesto del
proyecto.
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%erminación del proyecto
• La cuarta y 0ltima fase del ciclo de vida delproyecto es terminarlo.
• El propósito de terminar apropiadamente elproyecto es aprender de la eperiencia
ganada en el mismo, con el fin de mejorar el
desempe>o en el futuro.
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Fases del ciclo de vida
Evaluación interna posterior a la
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Evaluación interna posterior a la
terminación del proyecto.
• 9nternamente deben realizarse dos tipos dereuniones las individuales con los miembros
del e)uipo y la de grupo con el e)uipo del
proyecto.
% di ió b j d d l
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• %emas a discusión bajo cada una de las
partidas!
• 2esempe>o t*cnico
• 2esempe>o en cuanto a costos
• 2esempe>o del programa
• laneación y control del proyecto
• =elaciones con el cliente
• =elaciones de e)uipo
• 'omunicación
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• 9dentificación y solución del problema
• =ecomendaciones