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Este documento tiene como fin dar a conocer todos los temas de la Asignatura Auditoria de la calidad. Donde encontraras frases citadas por texto y por autor bajo la Norma APA donde detalla un citado adecuado: La investigación es un documento recolectado de frases de algunos autores, relacionado con cada tema de la asignatura.
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INSTITUTO TECNOLOGICO DE LAZARO
CARDENAS.
CONCEPTOS DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD.
Alumna:
Oralía García Valencia.
No. Control:
11560046
Carrera:
Ingeniería en Gestión Empresarial.
Asignatura:
Auditoria de la Calidad.
Docente:
Valdez Ramírez Esteban.
2
ÍNDICE.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 5
CAPITULO. 1. ORIGEN Y ANTECEDENTES. ..................................................................................................... 6
1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LAS AUDITORIAS. ...................................................................... 6
1.2 DEFINICIONES RELACIONADAS CON LA AUDITORIA. .......................................................................... 6
1.3 CONCEPTOS DE LA AUDITORIA DE CALIDAD. ...................................................................................... 7
1.4 FINALIDAD. .......................................................................................................................................... 8
1.5 IMPORTANCIA. .................................................................................................................................... 9
1.6 CLASIFICACIÓN. ................................................................................................................................. 10
1.7 TIPOS DE AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN. ....................................................................................... 11
CAPITULO 2. PRINCIPIOS DE LAS AUDITORIAS. ........................................................................................... 13
2.1 DE LOS AUDITORES. .......................................................................................................................... 13
2.2 DE LOS AUDITADOS. .......................................................................................................................... 13
2.3 DEL EQUIPO AUDITOR. ...................................................................................................................... 14
2.4 FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR. .................................................................. 14
2.5 CARACTERÍSTICAS DE LOS AUDITORES. ............................................................................................ 15
CAPITLO 3. IMPLEMENTACIÓN DE LA AUDITORIA. ..................................................................................... 17
3.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA. ....................................................................................................... 17
3.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA. ............................................................................................................. 18
3.3 PAPELES DE TRABAJO. ....................................................................................................................... 19
3.4 DESARROLLO DE LA AUDITORIA........................................................................................................ 20
3.4.1 CUMPLIMIENTO. ........................................................................................................................ 21
3.4.2 VERIFICACIÓN............................................................................................................................. 21
3.4.3 EVALUACIÓN. ............................................................................................................................. 22
3.4.4 DIAGNOSTICO. ........................................................................................................................... 23
CAPITULO 4. INFORMES DE AUDITORÍAS. .................................................................................................. 24
4.1 NORMAS DE INFORME. ..................................................................................................................... 24
4.2 CONSIDERACIONES DE LOS RESULTADOS. ........................................................................................ 25
4.3 COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS Y SEGUIMIENTO. ................................................................. 27
4.4 COMUNICACIÓN AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. ...................................................................... 27
4.5 RELACIÓN CON LOS AUDITORES. ...................................................................................................... 28
3
4.6 AUDITORÍA INTERNA Y CALIDAD TOTAL. .......................................................................................... 29
GLOSARIO. ................................................................................................................................................... 31
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 33
4
ÍNDICE ILUSTRACIÓN.
Figura 1 Diagrama de flujo para la gestión de un programa de auditoria .................................................. 18
Figura 2 Actividades típicas de auditoría .................................................................................................... 20
Figura 3 Visión general del proceso de recopilación y verificación de la información ............................... 22
Imagen 1Ilustra la aplicación de planificar.................................................................................................. 17
5
INTRODUCCIÓN
Este documento tiene como fin dar a conocer todos los temas y subtemas de la materia
Auditoria de la calidad. Donde encontraras frases citadas por texto y por autor bajo la Norma
APA donde detalla un citado adecuado: La investigación es un documento recolectado de frases
de algunos autores, relacionado con cada tema de la asignatura.
En el PRIMER CAPÍTULO encontraras el principio y origen de la auditoria de cómo fue
evolucionando, definiciones relacionados con la auditoria, conceptos, la finalidad que establece
un punto de referencia, etc.
En el SEGUNDO CAPITULO se muestra los principios de las auditorias; como el de los
auditores, auditados, del equipo de auditor, las funciones y características de los auditores.
Principios que te ayudara cuando lleves acabo una auditoria.
En el TERCER CAPÍTULO de la investigación se mostrara la implementación de la auditoria
lo que se lleva acabo para llegar a ese punto que es la planeación, papeles de trabajo, desarrollo
de la auditoria en la cual desglosa el cumplimiento, verificación, evaluación y diagnóstico de la
auditoria en las empresas de manera interna.
En el CUARTO CAPÍTULO establece la información sobre el informe de la auditoria en la
cual hace mención de la norma de informe, como de igual manera los resultados que arroja y si
es necesario darle un seguimiento a la auditoria interna, la comunicación en los consejos
administrativos, la relación de los auditores con los líderes y auditoria interna, como la calidad
total.
6
CAPITULO. 1. ORIGEN Y ANTECEDENTES.
1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LAS AUDITORIAS.
Las auditorias reditúan muchos beneficios, entre ellos la posibilidad de que una organización
se dé cuenta de lo que realmente está pasando. (Summers, 2006, pág. 327) “El estudio de los
niveles de desempeño actuales, las tendencias con el paso del tiempo y la comparación de datos
de mediciones e indicadores clave dan a una organización la posibilidad de ver que está
funcionando y lo que no”. Desde hace varios siglos se aplican las auditorias, principalmente los
reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por
partes de sus empleados.
En 1982 aparece por primera vez la profesión del auditor. “La selección de los auditores y la
realización de las auditorias deben asegurar la objetividad de imparcialidad del proceso de
auditoría”. (Pulido, 2010, pág. 90). “Desde entonces la profesión de auditoría fue creciendo y su
demanda se extendió por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las
auditorias actuales fueron forjándose, en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del
fraude pasaban a segundo plano y perdía cierta importancia”. En 1940 los objetivos de las auditorias
abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa de los socios o
clientes que las constituían, de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función
de dichos estudios.
1.2 DEFINICIONES RELACIONADAS CON LA AUDITORIA.
La definición de auditoría varia pero el autor Donna C. S. Summers afirma que: “Las
auditorias están diseñadas para evaluar las actividades, practicas, registros o políticas de una
organización, determinan si una compañía tiene la capacidad de cumplir o superar un estándar”
(Summers, 2006, pág. 327). Pero también nos da la oportunidad de identificar mejoras dentro
de la empresa, como lo dice el autor: “Las auditorias identifican oportunidades de mejora, las
7
compañías pueden realizar una auditoría de integridad del producto o servicio para asegurarse de
que el proceso se esté desempeñando en optimas condiciones”.
Las empresas auditadas son aquellas que solicitan la evaluación por parte de la misma o por
un auditor externo, para la ISO auditado es: “organización que es auditada” (ISO, 2008, pág. 11),
las solicitudes de una auditoria pueden provenir de fuentes como autoridades reglamentarias,
parte contratantes o clientes potenciales.
Clientes es una persona u organización que solicita la auditoria, la ISO lo menciona como
“organización o persona que solicita una auditoria” (ISO, 2008, pág. 11) el cliente y el auditado
pueden pero no tienen por qué ser la misma persona u organización.
En la organización se pretende mejorar tolas las actividades, buscando mejora día con día y
así ser una empresa competitiva, la Norma (ISO, 2008, pág. 8) establece que:
“La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante
el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de
datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección”.
Para lograr la mejora continua tienen que realizarse evaluaciones periódicas y establecer
objetivos claros que se pretenden alcanzar.
1.3 CONCEPTOS DE LA AUDITORIA DE CALIDAD.
SISTEMAS DE CALIDAD. “Aquí las auditorias están dirigidas hacia los aspectos de los
diferentes segmentos del enfoque sistemático general hacia la calidad, como el diseño,
manufactura, calidad del proveedor y otros procesos”. (CHUA, 2007, pág. 457)
La auditoria de la calidad como definición de (ISO, 2008, pág. 32):
“Establece algunos aspectos adicionales: una auditoría de calidad es un examen sistemático e
independiente para determinar si las actividades de calidad y los resultados vinculados cumplen con los
8
arreglos planeados, y si estos arreglos se están implementando de manera efectiva y son adecuados para
alcanzar los objetivos”.
Una auditoría de calidad es una revisión independiente que se lleva a cabo para comparar
algunos aspectos del desempeño de calidad con un estándar para ese desempeño. El término
independiente es decisivo y se usa en el sentido de que la persona que revisa (llamada el
“auditor”) no es la responsable del desempeño que se está revisando ni el supervisor inmediato
de dicha persona. Una auditoría independiente ofrece un panorama objetivo del desempeño. Los
términos evaluación de calidad (o valoración de la calidad) y auditoría de calidad tienen
significados similares, pero en el uso común, la evaluación se refiere al espectro total de las
actividades de calidad e incluye con frecuencia asuntos administrativos tales como el costo de la
mala calidad, la posición en el mercado y la cultura de calidad. (CHUA, 2007, pág. 421).
1.4 FINALIDAD.
Una de las principales razones para llevar a cabo una auditoria es para garantizar la calidad
del producto y/o servicio y con ello la satisfacción del cliente. “La organización debe impulsar el
cambio para que se cumplan la calidad y satisfacción del cliente y comprenda el significado
concreto de la mejora de la calidad” (Pulido, 2010, pág. 33). Para toda empresa el significado de
calidad es satisfacer las necesidades que el cliente requiere.
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los
siguientes:
Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
Descubrir errores y fraudes.
Prevenir los errores y fraudes
a) Exámenes de aspectos fiscales y legales
b) Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
9
c) Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica. Su frecuencia
de las auditorias varía de acuerdo con las necesidades. (Gryna, 2007, pág. 455)
1.5 IMPORTANCIA.
Una auditoria basa su funcionamiento en la calidad de los procesos realizados, pero sus
objetivos son más amplios: emitir una opinión acerca de la marcha de la empresa, evaluar sus
metas, examinar su gestión y actores, efectuar un posterior seguimiento de las recomendaciones
es importante la aplicación de esta Lindasay y R, Evans a firma: “La calidad se evalúa a través
de auditorías” (Lindsay, 2008, pág. 147), las auditorias periódicas refuerzan el sistema de calidad
establecido hasta que queda integrada en la empresa.
La auditoria dentro de la empresa ayuda a la empresa en estar en mejora continua y así poder
certificarse y ser mejor ante el mercado. Hay cinco principios son esenciales para un programa de
auditoría de calidad exitoso:
1. Un énfasis intransigente en las conclusiones basadas en los hechos. Cualquier conclusión
que carezca de una base objetiva debe ser etiquetada así.
2. Una actitud por parte de los auditores en el sentido de que su tarea brinde garantías a la
administración y también un servicio útil a los gerentes de línea en el manejo de sus
departamentos. Así, los reportes de auditorías deben ofrecer suficientes detalles sobre las
deficiencias para facilitar el análisis y las acciones por parte de los gerentes de línea.
3. Una actitud por parte de los auditores para identificar oportunidades de mejora. Dichas
oportunidades incluyen destacar buenas ideas empleadas en la práctica que no son parte de los
procedimientos formales. Algunas veces, una auditoría puede ayudar a superar las deficiencias
comunicando a través de la jerarquía las razones de las que se hayan originado en otro
departamento.
4. Enfrentar los asuntos de relaciones humanas al discutirlos.
10
5. Competencia de los auditores. La educación elemental y la experiencia de los auditores
debería ser suficiente para permitirles aprender rápidamente los aspectos tecnológicos de las
operaciones que van a auditar. Si carecen de este contexto, serán incapaces de ganarse el respeto
del personal operativo. Además, deberían recibir capacitación especial en el aspecto de auditoría
respecto a relaciones humanas. La Sociedad Estadounidense para la Calidad ofrece un programa
para la certificación de auditores de calidad. (CHUA, 2007, pág. 456)
1.6 CLASIFICACIÓN.
Existen varias formas de clasificar las auditorias: del Sistema de Calidad, del Proceso, del
Producto, que a su vez pueden ser Internas o Externas y también pueden ser De Adecuación o De
Cumplimiento.
1. Auditorias del Sistema de Calidad: De una empresa son una actividad que se realiza para
comprobar, mediante el examen y la evaluación de evidencias objetivas, que el Sistema de
Calidad es adecuado y ha sido desarrollado, documentado y efectivamente implantado de acuerdo
con los requisitos especificados.
2. Auditoria de Calidad del proceso: Consiste en el examen sistemático e independiente de
los elementos de un proceso para determinar si las actividades y los resultados relativos a la
Calidad satisfacen a las disposiciones previamente establecidas y si estas disposiciones se llevan a
cabo efectivamente y son aptas para alcanzar los objetivos.
3. Auditoria de Calidad del Producto: Consiste en la estimación cuantitativa del
cumplimiento de las características requeridas en el producto.
4. Auditorías Internas: Es importante para la empresa comprobar la efectividad de su
Sistema de Calidad, siendo la propia empresa quien investiga sus propios sistemas,
procedimientos y actividades para cerciorarse que son adecuados y que se cumplen. Proporcionan
información de si sus políticas están siendo cumplidas, de si los sistemas son tan eficientes y
efectivos como deberían ser y si se precisa algún cambio. Pueden establecer una línea de
comunicación por toda la compañía y convertirla en un gran elemento motivador.
5. Auditoría externa: Es la auditoria desarrollada por una empresa sobre sus propios
suministradores o subcontratistas, o que realiza un cliente sobre ella.
11
6. Auditoria de Adecuación: Es también conocida como auditoria del Sistema o auditoria de
dirección. Es una labor de despacho, que determina si el Sistema de Calidad documentado
mediante el Manual de Calidad, sus procedimientos asociados, instrucciones de trabajo y
registros, cumplen adecuadamente con los requisitos de una Norma, y si proporciona evidencias
objetivas de que el sistema ha sido diseñado para ello.
7. Auditoria de Cumplimiento: Es la auditoria por la cual se trata de determinar el nivel de
implantación del Sistema de Calidad.
Esto lo define el autor (Pulido, 2010, pág. 478)
1.7 TIPOS DE AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN.
Las auditorías tienen el propósito de determinar si existen deficiencias entre el desempeño
real y los estándares deseados. Pueden abarcar toda la compañía, una división de ésta o cualquier
parte de los procesos que proporcionan un producto o servicio. Las auditorías podrían enfocarse en
el desarrollo y diseño de productos, adquisición de materiales, facturación, levantamiento de pedidos o
producción. Un cliente podría solicitar una auditoría antes de adjudicar un contrato a un proveedor. Otros
tipos de auditoría incluyen auditorías al diseño de productos, auditorías a la preproducción, auditorías a la
conformidad, auditorías a la producción y auditorías a los sistemas de calidad del proveedor. (Summers,
2006, pág. 328).
Existen dos auditorías de certificación más importantes para la organización.
A. Auditorías internas: Son las realizadas internamente por personal propio de la
organización o subcontratadas externamente a una consultoría, auditor autónomo, etc. Se realizan
durante el ciclo de gestión, cuando éste está casi finalizado, y siempre antes de realizar la
Revisión del Sistema por la Dirección, y la auditoría de certificación. A la organización le sirve
para ver cómo está de cara a la auditoría de certificación. Es requisito normativo de las normas
ISO 9001, ISO 14001 y del estándar OHSAS 18001, por lo que son de obligado cumplimiento.
B. Auditorías externas o de certificación: Son las realizadas por un organismo certificador
acreditado. Se realizan al finalizar el ciclo de gestión después de haber realizado inexorablemente
12
la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la Dirección. Llevan consigo la aptitud de la
concesión de un certificado. Se puede distinguir entre:
Las de Sistemas de gestión, y
Las de Producto y/o Servicio. En estas últimas, el producto y/o servicio puede y suele
estar regido por otras reglamentaciones adicionales que normalmente tienen sus propias
disposiciones dictaminadas por los Comités Técnicos de Normalización, en lo referente a los
puntos de las normas que aplican a los productos y/o servicios, pudiendo dejar sin aplicación
algunos de estos puntos, y/o imponiendo otros condicionantes no recogidos en dichas normas,
como pueden ser la inspección y la recogida de muestras para la posterior realización de ciertos
ensayos técnicos a los productos. (Pulido, 2010, pág. 60).
13
CAPITULO 2. PRINCIPIOS DE LAS AUDITORIAS.
2.1 DE LOS AUDITORES.
Los auditores deberían desarrollar, mantener y mejorar su competencia mediante el desarrollo
profesional continuo y la participación regular en auditoria, la norma ISO 19001 dice: Los
auditores y los líderes de equipos auditores deberían mejorar su competencia de manera continua. Los
auditores deberían mantener su competencia en auditoria a través de la participación regular en auditorias
de sistema de gestión y del desarrollo profesional continuo. El desarrollo profesional continuo implica el
mantenimiento y la mejora de la competencia. Esto puede considerarse a través de medios como
experiencia laboral adicional, formación, estudios particulares, tutorías, asistencia a reuniones, seminarios
y conferencias u otra actividades, (ISO, 2011, pág. 34)
La norma habla de los conocimientos y habilidades que tiene que tener los auditores estas son
unas generalidades que menciona la ISO 19011 “los auditores deberían poseer los conocimientos
y las habilidades necesarios para obtener los resultados previstos de las auditorias que se espera
llevar a cabo” (ISO, 2011, pág. 28). “Todos los auditores deberían poseer conocimientos y
habilidades específicos de alguna disciplina y algún sector. Los líderes del equipo auditor
deberían tener los conocimientos y habilidades adicionales necesarios para dirigir al equipo
auditor”.
2.2 DE LOS AUDITADOS.
Las empresas que llevan a cabo la auditoria salen satisfechos porque pueden observar donde
está la falla si en dado caso se encuentra antes de la revisión de los procesos.
Se define el cliente es la persona responsable de la actividad que está siendo auditada. Otros
clientes incluyen a la alta dirección y las funciones afectadas por la actividad. Cabe destacar que
esta orientación del servicio hacia los que son activamente auditados implica que la auditoria
debe ir más allá del cumplimiento con los requerimientos. (Dafeo Chua & Gryna, 2007, pág.
14
526). Para esto el líder del equipo auditor o en su defecto aquel auditor al que se le asignara esa
responsabilidad, deberá de dirigirse al auditado para iniciar con la comunicación.
2.3 DEL EQUIPO AUDITOR.
No es necesario que cada auditor en el equipo auditor tenga la misma competencia; sin
embargo, la competencia global del equipo auditor necesita ser suficiente para lograr los
objetivos de la auditoria. La norma (ISO, 2011, pág. 28). La evaluación de la competencia del
auditor debería planificarse, implementarse y documentarse de acuerdo con el programa de
auditoría, incluyendo los procedimientos para proporcionar un resultado que es objetivo,
coherente, imparcial y fiable. El proceso de evaluación debería incluir cuatro pasos principales,
como se indica a continuación:
a) Determinar la competencia del personal de auditoría para cumplir las necesidades del
programa de auditoría;
b) Establecer los criterios de evaluación;
c) Seleccionar el método de evaluación apropiado;
d) Realizar la evaluación.
2.4 FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.
Un equipo de auditor conoce mejor sus funciones para poder llevar a cabo sus objetivos. La
Norma (ISO, 2011, pág. 29) dice que: Al decidir los conocimientos y habilidades apropiados
requeridos al auditor, debería considerarse lo siguiente:
El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que se va a auditar,
Las disciplinas de sistema de gestión que se van a auditar;
15
Los objetivos y amplitud del programa de auditoría;
Otros requisitos, tales como los impuestos por organismos externos, cuando sea apropiado;
La función del proceso de auditoría en el sistema de gestión del auditado;
La complejidad del sistema de gestión que se va a auditar;
La incertidumbre en el logro de los objetivos de la auditoria.
2.5 CARACTERÍSTICAS DE LOS AUDITORES.
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería tener la competencia
necesaria para gestionar el programa y sus riesgos asociados de forma eficaz y eficiente, así
como conocimiento y habilidades, en la Norma (ISO, 2011, pág. 9) proporciona unos puntos
muy importantes:
- Principios, procedimientos y métodos de auditoría;
- Normas de sistemas de gestión y documentos de referencia;
- Actividades, productos y procesos del auditado;
- Requisitos legales y otros requisitos aplicables pertinentes para las actividades y productos del
auditado;
- Clientes, proveedores y otras partes interesadas del auditado, cuando sea aplicable.
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería participar en las
actividades de desarrollo profesional continuo, apropiadas para mantener los conocimientos y
habilidades necesarias para gestionar el programa de auditoría.
Los auditores deberían poseer las cualidades necesarias que les permitan actuar de acuerdo
con los principios de la auditoria. (ISO, 2011, pág. 28) Dice que:
Los auditores deberían demostrar un comportamiento profesional durante el desempeño de las
actividades de auditoría, incluyendo ser:
- Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;
- De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
16
- Diplomático, es decir, contacto en las relaciones con las personas;
- Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades;
- Perceptivo, es decir, consciente y capaz de entender las situaciones;
- Versátil, es decir, capaz de adaptarse fácilmente a diferentes situaciones;
- Tenaz, es decir, persistente y orientado hacia el logro de los objetivos.
17
CAPITLO 3. IMPLEMENTACIÓN DE LA AUDITORIA.
3.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA.
La auditoria se caracteriza por depender de varios principios. La Norma (ISO, 2011, pág. 4)
proporciona principios que:
“Ayudan a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles
de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su
desempeño. La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la
auditoría que sean pertinentes y suficientes y para permitir a los auditores, trabajando independientemente
entre sí, alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.”
La orientación dada en los capítulos 5 a 7 se basa en los seis principios señalados a
continuación:
a) Integridad: el funcionamiento de la profesionalidad.
b) Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud.
c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.
d) Confidencialidad: seguridad de la información
e) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las
conclusiones de la auditoria.
f) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la
auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.
Imagen 1Ilustra la aplicación de planificar
18
La numeración de los capítulos/apartados hace referencia a los capítulos/apartados pertinentes
de esta norma internacional ISO 19011.
3.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA. La Norma determina de cómo establecer un programa de auditoría para la Organización,
(ISO, 2011, pág. 5) dice:
“Una organización que necesita llevar a cabo auditorías debería establecer un programa de auditoría
que contribuya a la determinación de la eficacia del sistema de gestión del auditado. El programa de
auditoría puede incluir auditorías que tengan en consideración una o más normas de sistemas de gestión,
llevadas a cabo de manera individual o combinada.”
Dentro de lo que dice la norma, es que se tienen que determinar los objetivos del programa, su
alcance así como su naturaleza.
Figura 1 Diagrama de flujo para la gestión de un programa de auditoria
19
Esta figura ilustra la aplicación del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar en esta Norma
Internacional. La numeración de los capítulos/apartados hace referencia a los capítulos/apartados
pertinentes de esta Norma.
3.3 PAPELES DE TRABAJO.
La Norma dice (ISO, 2011, pág. 18) que debería revisarse la documentación pertinente del
sistema de gestión del auditado para:
- reunir información para preparar las actividades de auditoría y los documentos de trabajo
aplicables (véase 6.3.4), por ejemplo, sobre procesos, funciones;
- establecer una visión general del grado de la documentación del sistema para detectar
posibles carencias; La documentación debería incluir, cuando sea aplicable, documentos y
registros del sistema de gestión, así como informes de auditorías previas. La revisión de la
documentación debería tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad del sistema de
gestión y de la organización del auditado, así como los objetivos y el alcance de la auditoría.
Los miembros del equipo auditor deberían recopilar y revisar la información pertinente a las
tareas de auditoría asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para
referencia y registro de evidencias de la auditoría. Tales documentos de trabajo pueden incluir lo
siguiente:
- Listas de verificación;
- Planes de muestreo de auditoría;
- formularios para registrar la información, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de la
auditoría y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de
auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deberían retenerse al
menos hasta que finalice la auditoría, o según se especifique en el plan de auditoría. La retención de los
documentos después de finalizada la auditoría se describe en el apartado 6.6. Aquellos documentos que
20
contengan información confidencial o protegida deberían salvaguardarse de manera adecuada en todo
momento por los miembros del equipo auditor. (ISO, 2011, pág. 20) Se proporciona orientación
sobre la preparación de documentos de trabajo.
3.4 DESARROLLO DE LA AUDITORIA.
Normalmente las actividades de auditoría se realizan en una secuencia definida. Esta
secuencia puede variar para adaptarse a las circunstancias de auditorías específicas.
Figura 2 Actividades típicas de auditoría
21
3.4.1 CUMPLIMIENTO.
En la norma se hace referencia de los seguimientos que tiene que llevar a cabo la
organización, cumplir con su manual de calidad o sus procesos de gestión de la calidad. La (ISO,
2011, pág. 14) dice: La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería asegurarse
de que se realizan las siguientes actividades:
- La revisión y aprobación de los informes de la auditoría, incluyendo la evaluación de la
idoneidad y adecuación de los hallazgos de la auditoría;
- La revisión del análisis de la causa raíz y de la eficacia de las acciones correctivas y las
acciones preventivas;
- La distribución de informes de auditoría a la alta dirección y a otras partes pertinentes;
- La determinación de la necesidad de alguna auditoría de seguimiento.
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería asegurarse de que se
crean, gestionan y mantienen registros de la auditoría para demostrar la implementación del
programa de auditoría. Deberían establecerse procesos para asegurarse de que se trata cualquier
necesidad de confidencialidad asociada con los registros de la auditoría.
3.4.2 VERIFICACIÓN.
Durante la auditoría, debería recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la
información pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la
información relativa a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. (ISO, 2011,
pág. 23) “Sólo la información que es verificable debería aceptarse como evidencia de la
auditoría”. Debería registrarse la evidencia que conduce a hallazgos de la auditoría. Si, durante la
recopilación de evidencias, el equipo auditor es consciente de cualquier circunstancia de riesgo
nueva o que ha cambiado, el equipo debería tratarlo en consecuencia.
22
Figura 3 Visión general del proceso de recopilación y verificación de la información
3.4.3 EVALUACIÓN.
Cuando se evalúan sistemas de gestión de la calidad, (ISO 9000, 2005, pág. 5) Menciona 4
preguntas básicas que deberían formularse en relación con cada uno de los procesos que es sometido a la
evaluación:
a) ¿Se ha identificado y definido apropiadamente el proceso?
b) ¿Se han asignado las responsabilidades?
c) ¿Se han implementado y mantenido los procedimientos?
d) ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?
El conjunto de las respuestas a las preguntas anteriores puede determinar el resultado de la
evaluación. La evaluación de un sistema de gestión de la calidad puede variar en alcance y
comprender una diversidad de actividades, tales como auditorías y revisiones del sistema de
gestión de la calidad y autoevaluaciones.
23
3.4.4 DIAGNOSTICO.
Las organizaciones eficientes auditan sus sistemas para garantizar que los directivos y el plan
estratégico se concentren en mejorar su enfoque en el cliente y e l mercado, el desempeño del
producto y el servicio, el desempeño financiero, e l desarrollo y la administración de los recursos
humanos, y e l desempeño de los procesos y las operaciones.
El proceso de diagnostico y auditoria de negocio propone:
Identificar las fuentes de informaciones críticas.
Evaluar los procesos de recolección y almacenamiento de datos.
Orientar en la optimización que dichos procesos.
Mejorar los sistemas de recolección.
Crear las condiciones para el tratamiento de los datos. (Santillana, 2013, pág. 191)
Tiene como objetivo que la organización tanto interna como externa pueda orientar al gerente
en la definición y puesta en funcionamiento de “estrategia, política, actividad, proceso,
operación” (Santillana, 2013, pág. 191) El diagnostico y la auditoria de negocio se nutren de un
proceso de generación de inteligencia de negocio en la organización.
24
CAPITULO 4. INFORMES DE AUDITORÍAS.
4.1 NORMAS DE INFORME.
El líder del equipo auditor debería informar de los resultados de la auditoria de acuerdo con
los procedimientos del programa de auditoría. Como lo marca la ISO.
El informe de auditoría debería proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la
auditoria, y debería incluir o hacer referencia a lo siguiente:
a) Los objetivos de la auditoria;
b) el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la
organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados;
c) la identificación del cliente de la auditoría;
d) la identificación del equipo auditor y de los participantes del auditado en la auditoría;
e) las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditoría;
f) los criterios de auditoría;
g) los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas;
h) las conclusiones de la auditoría;
i) una declaración del grado en el que se han cumplido los criterios de la auditoría;
El informe de la auditoria también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, cuando sea
apropiado:
- el plan de auditoría, incluyendo el horario;
- un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo encontrado que
pueda disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría;
- la confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de
la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría;
- cualquier área dentro del alcance de la auditoría no cubierta;
- un resumen cubriendo las conclusiones de la auditoría y los principales hallazgos de la
auditoría que las apoyan;
- las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;
- las oportunidades para la mejora, si se especifica en el plan de auditoría;
- las buenas prácticas identificadas;
- los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera;
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- una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos;
- cualquier implicación para el programa de auditoría o las auditorías posteriores;
- la lista de distribución del informe de la auditoría.
Esto es lo que determina la Norma (ISO, 2011, pág. 26) el informe de auditoría también puede
elaborarse antes de la reunión de cierre.
6.5.2 Distribución del informe de auditoría.
El informe de auditoría debería emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si se retrasa, las razones
deberían comunicarse al auditado y a la persona responsable de la gestión del programa de auditoría.
El informe de auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado, cuando sea apropiado, de acuerdo
con los procedimientos del programa de auditoría.
A continuación, el informe de la auditoría debería distribuirse a los receptores, tal y como se define en
los procedimientos de auditoría o en el plan de auditoría.
4.2 CONSIDERACIONES DE LOS RESULTADOS.
El estudio de los niveles de desempeño actuales, las tendencias con e l paso del tiempo y la
comparación de datos de mediciones e indicadores clave dan a una organización la posibilidad de
ver lo que está funcionando y lo que no. Las auditorías están diseñadas para evaluar las
actividades, prácticas, registros o políticas de una organización; determinan si una compañía
tiene la capacidad de cumplir o superar un estándar. Las auditorías reditúan muchos beneficios,
entre ellos la posibilidad de que una organización se dé cuenta de lo que realmente está
ocurriendo. Este conocimiento puede ayudar a la organización a tomar medidas antes de que los
problemas potenciales se vuelvan amenazas graves. La información resultante de la auditoría
puede señalar dónde es necesario actuar para contener el problema. Las auditorías permiten a las
organizaciones detectar cuáles procesos, políticas, procedimientos y prácticas son efectivos y
cuáles no.
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Diversas circunstancias pueden dar origen a una auditoría. Los programas de auditoría podrían ser
parte de los requisitos contractuales de un cliente o deberse a regulaciones gubernamentales. Las
auditorías no necesariamente son propiciadas por agentes externos; no es raro ver que una compañía
recurra a sistemas de auditoría internos para verificar su propio desempeño contra medidas especiales.
Las auditorías también podrían examinar aspectos del equipo, e l software, la documentación y los
procedimientos. Las auditorías de sistemas como la de manejo de materiales o cuentas por cobrar, pueden
poner al descubierto prácticas deficientes que requieren mejoras. También es posible revisar la calidad de
los proveedores y las prácticas de administración de registros. Las auditorías internas y a los proveedores
dan a una compañía la oportunidad de verificar la conformidad con las especificaciones y los
procedimientos. Puesto que las auditorías identifican oportunidades de mejora, las compañías pueden
realizar una auditoría de integridad del producto o servicio para asegurarse de que e l proceso se esté
desempeñando en óptimas condiciones. (Summers, 2006, pág. 327) Dice:
“Al practicar auditorías para identificar problemas en los procesos se reduce el riesgo de no
conformidades. Cualquiera que sea la razón por las que se realicen, las auditorías proporcionan a las
compañías información referente a su desempeño, el desempeño de sus productos o servicios, y el de las
áreas que requieren mejora”
La frecuencia de las auditorias varía de acuerdo con las necesidades (Summers, 2006, pág.
328) dice:
Las auditorias ayudan a las organizaciones a responder diversas cuestiones como las siguientes:
¿Se han realizado mejoras orientadas al valor?
¿Se han reducido los costos de la calidad?
¿Se han reducido los tiempos de espera?
¿Cómo se desenvuelven las mediciones del desempeño?
¿La compañía está alcanzando sus objetivos?
¿Se están siguiendo los procedimientos correctos?
¿Se están documentando métodos de desempeño nuevos y más eficientes y utilizando
donde son necesarios?
¿Los registros se están conservando adecuadamente y utilizando para resolver problemas
de producción?
¿Se están siguiendo calendarios de mantenimiento preventivo?
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4.3 COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS Y SEGUIMIENTO.
La norma (ISO, 2011, pág. 5) cuenta con un apartado 5.5.3 comunicación interna que dice:
“La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro
de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de
la calidad”.
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debería seguir su
implementación considerando la necesidad como lo dice la norma (ISO, 2011, pág. 15) :
a) Evaluar la conformidad con los programas de auditoría, calendarios y objetivos de la auditoria;
b) Evaluar el desempeño de los miembros del equipo auditor;
c) Evaluar la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría;
d) Evaluar la retroalimentación de la alta dirección, de los auditados, de los auditores y de otras
partes interesadas.
Algunos factores pueden determinar la necesidad de modificar el programa de auditoría, tales
como las marcas la norma (ISO, 2011, pág. 15) los cuales son los siguientes:
- Los hallazgos de la auditoria;
- El nivel demostrado de eficacia del sistema de gestión;
- Los cambios en el sistema de gestión del cliente o del auditado;
- Los cambios en las normas, los requisitos legales y contractuales y otros requisitos con los que la
organización está comprometida;
- El cambio de proveedor.
4.4 COMUNICACIÓN AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. La Norma (ISO, 2011, pág. 22) cuenta con el apartado de la comunicación durante la
auditoria, la cual dice:
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Durante la auditoría, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la comunicación dentro del
equipo auditor, así como con el auditado, el cliente de la auditoría y potencialmente con organismos
externos (por ejemplo, autoridades reglamentarias), especialmente cuando los requisitos legales exijan la
comunicación obligatoria de los no cumplimientos.
El equipo auditor debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el
progreso de la auditoria y reasignar las tareas a los miembros del equipo auditor. La Norma (ISO,
2011, pág. 22) hace referencia a la comunicación que debe existir periódicamente:
Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente los progresos de la
auditoría y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditoría. Las
evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo para el
auditado deberían comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditoría.
Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditoría debería registrarse y
notificarse al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de la auditoría y al
auditado.
4.5 RELACIÓN CON LOS AUDITORES.
Los líderes de los equipos auditores deben tener conocimientos y habilidades para gestionar y
proporcionar liderazgo al equipo auditor, para facilitar la realización eficiente y eficaz de la
auditoria.
La Norma (ISO, 2011, pág. 32) dice que. Un líder de equipo auditor debería tener los
conocimientos y habilidades necesarios para hacer:
a) Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros individuales del equipo auditor;
b) Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre los miembros del equipo auditor;
c) Gestionar el proceso de auditoría;
d) Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la persona responsable de la gestión del
programa de auditoría, el cliente de la auditoria y el auditado;
e) Liderar el equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditoria;
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f) Preparar y completar el informe de la auditoria.
4.6 AUDITORÍA INTERNA Y CALIDAD TOTAL.
El autor (Guilló, 2000, pág. 233) define la auditoría interna como: "Una actividad
independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de
operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección".
Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros
controles, el autor (Guilló, 2000, pág. 244):
La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un
control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del
auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del
sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en
las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia
operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable y financiero.
Hoy en día las empresas llevan a cabo las auditorias para estar en mejora continua, (Guilló,
2000, pág. 247) define el objetivo como:
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades,
proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios
pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos
como los siguientes:
- Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y
extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.
- Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su
relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.
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La Calidad Total es el estudio más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que
ha sufrido el término Calidad a lo largo del tiempo. (Pulido, 2010, pág. 2) Dice:
En un primer momento se habla de Control de Calidad, primera etapa en la gestión de la Calidad que
se basa en técnicas de inspección aplicadas a Producción. Posteriormente nace el Aseguramiento de la
Calidad, fase que persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o servicio
proporcionado. Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como Calidad Total, un sistema de
gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las dos
fases anteriores.
Los principios fundamentales de este sistema de gestión son los siguientes:
Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente (interno y
externo).
Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos llevados a cabo
en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero no un fin).
Total compromiso de la Dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo.
Participación de todos los miembros de la organización y fomento del trabajo en equipo hacia una
Gestión de Calidad Total.
Involucración del proveedor en el sistema de Calidad Total de la empresa, dado el fundamental
papel de éste en la consecución de la Calidad en la empresa.
Identificación y Gestión de los Procesos Clave de la organización, superando las barreras
departamentales y estructurales que esconden dichos procesos.
Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión basada en la
intuición. Dominio del manejo de la información. (Pulido, 2010, pág. 2)
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GLOSARIO.
- AUDITORIA:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios
de auditoría.
- AUDITADO:
Organización que es auditada.
- AUDITOR:
Persona que lleva a cabo una auditoría.
- COMPETENCIA:
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos.
La capacidad implica la aplicación apropiada del comportamiento personal durante el proceso
de auditoría.
- CONFORMIDAD:
Cumplimiento de un requisito.
- EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA:
Son los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para
los criterios de auditoría y que es verificable.
- EQUIPO AUDITOR:
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos
técnicos.
- HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA:
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de
auditoría.
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- NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito.
- PLAN DE AUDITORÍA:
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría
- PROGRAMA DE AUDITORÍA:
Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigido hacia un propósito específico.
- SISTEMA DE GESTIÓN:
Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Un sistema de gestión de una organización puede incluir diferentes sistemas de gestión,
tales como un sistema de gestión de la calidad, un sistema de gestión financiera o un sistema
de gestión ambiental.
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BIBLIOGRAFÍA
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Guilló, J. T. (2000). Calidad Total: Fuente de ventaja competitiva. Instituto de Autores Internos de los
Estados Unidos.
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Lindsay, J. (2008). Administracion y control de la Calidad. Mexico: Cengage Learning.
Pulido, H. G. (2010). Calidad Total y Productividad. DF: McGraw-Hill.
Santillana. (2013).
Summers, D. C. (2006). Administracion de la calidad. Pearson Educacion.