Conceptos básicos del proceso compra

Curso de gestión de compras 1

Curso gestión de Compras

Conceptos básicos del proceso de compra


Introducción

Conceptos básicos del proceso de compra 1. Definición y objetivos de la función de compras 2. Características de los productos. 3. Funciones de la actividad de compras.

El ciclo de compras 1. Preparándonos para realizar la compra. 1.1. Determinación de mis necesidades. 1.2. Determinación de las condiciones de compra a conseguir. 1.3. Buscando empresas proveedoras. 1.4. Solicitud de ofertas las empresas proveedoras seleccionadas 1.5. Análisis de las ofertas y elección de la empresa proveedora.

INDEX


La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de compras es indicar a la persona encargada de esta tarea:

¿Qué se debe comprar? ¿A quién se debe comprar? ¿Cuánto se debe comprar? ¿Cuándo se debe comprar? ¿Qué pedidos deben hacerse?

A pesar de que el proceso de compras variará de una empresa a otra, por las características del sector o por la propia política de funcionamiento de la empresa, los criterios básicos que os exponemos en el siguiente módulo, deben servir como orientación general para realizar el proceso de compras.

Introducción



Comprar y aprovisionar son dos términos empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares, en realidad significan acciones diferentes.

Para realizar la función de aprovisionamiento, debemos desarrollar las siguientes tareas:

Prever las necesidades de productos en la empresa.

Planificarlas en el tiempo, establecer cuándo deben llegar al almacén de la empresa.

Expresarlas en términos adecuados, señalizar la cantidad de productos en kilos, cajas...

Buscarlas en el mercado, ver qué empresa proveedora nos puede servir los productos.

Adquirirlas, realizar una orden de pedido a la empresa proveedora para que envíe los productos al almacén de nuestra empresa.

Asegurarse que son recibidas en las condiciones demandadas, comprobar que el producto entregado coincide con el solicitado.

Pagarlas, enviar el correspondiente documento de pago a la empresa proveedora.

El proceso de compra no conlleva las tareas de previsión y planificación en el tiempo. El proceso de aprovi-sionamiento de la empresa realiza las tareas de previsión y planifica-ción y es la unión entre la gestión de compras y la gestión de stocks.


COMPRAS se cuida de optimizar el coste de suministro. APROVISIONAMIENTO Se cuida de la continuidad del suministro.

Ambas funciones se unen en muchos casos en la misma área que realiza una gestión integral de compras y aprovisionamiento.


La función de compras la desarrollaremos de una manera adecuada si realizarnos las siguientes tareas:

Buscarlas en el mercado, ver qué empresa proveedora nos pueden servir los productos que necesita la empresa.

Adquirirlas, realizar una orden de pedido a la empresa proveedora para que envié los productos al almacén de nuestra empresa.

Asegurarse que son recibidas en las condiciones demandadas, comprobar que el producto entregado coincide con el solicitado.

Pagarlas, enviar el correspondiente documento de pago a la empresa proveedora.



1. Definición y objetivos de la función de compras

Podemos decir que COMPRAR es una función que tiene como objeto adquirir aquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

La importancia de la gestión de compras viene marcada por la incidencia que representa una disminución en el coste de productos (dinero pagado por las compras en relación al dinero generado por las ventas del producto) en el incremento de beneficios, superior al que se logra por un aumento similar en la cifra de ventas.

Nota de interés

Si queremos analizar el incremento de ventas que deberíamos generar para obtener el mismo beneficio en la empresa por una disminución del coste de productos, podemos utilizar la siguiente expresión matemática:

%V = r/m x %C

• %C Porcentaje de distribución en el coste de los productos • %V Porcentaje de incremento de las ventas• r Indica la relación entre el coste de productos y la cifra de ventas• m Proporción entre los costes fijos y la cifra de ventas



A continuación establecemos una tabla que nos indicaría los valores equivalentes de %C (Porcentaje de disminución en el coste de los productos) y de %V (Porcentaje de incre-mento de las ventas) para distintos valores e r (relación entre el coste de productos y la cifra de ventas) y m (proporción entre los costes fijos y la cifra de ventas), en el caso de una disminución del 2% en el coste de los productos:

% entre los costes fijos y la cifra de ventas Relación entre el coste y la cifra de ventas (m) 30 % 50 % 70 % 90 %

3 % 20 % 33,3 % 46,7 % 60 % 5 % 12 % 20 % 28 % 36 % 7 % 8,6 % 14,3 % 20 % 25,7 % 9 % 6,7% 11,1% 15,6% 20% 11% 5,4% 9,1% 12,7% 16,4% 13% 4,6% 7,7% 10,8% 13,8% 15% 4% 6,7% 9,3& 12%

Una pequeña disminución del coste de productos, genera beneficios más importantes para la empresa que incrementos iguales de la cifra de ventas.

Nota de interés

Si tenemos un 3% de m y r es igual al 30%, ante una disminución del 2% en el coste de productos, tendríamos que incrementar la cifra de ventas en un 20% para obtener el mismo beneficio.



EJEMPLO Importancia de la gestión de compras en la empresa

Una empresa dedicada al sector de distribución comercial de alimentación se encuentra que este año ha conseguido por una buena gestión en el proceso de negociación de la compra una disminución en su coste medio de la compra de sus productos del 2%, sabiendo que el coste medio de los productos (relación entre el coste de los productos y la cifra de ventas) es del 83% y que su margen medio sobre ventas antes de impuestos es del (Proporción entre los costes fijos y la cifra de ventas) 17%.

Indicar qué porcentaje deberían aumentar las ventas de esta empresa para conseguir el mismo impacto sobre el beneficio que la disminución conseguida en el coste de los productos.

%V = r/m X %C%V = 0,83/0,17 X 0,02 = 9,76%

En principio parece más fácil establecer una disminución del 2% en el coste de compra de produc-tos, que conseguir un incremento del 9,76% de las ventas, manteniendo el resto de condiciones de la empresa de manera similar.


El servicio de compras deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y racionalizar al máximo las tareas que deben realizarse a fin de conseguir la mejor gestión al mínimo coste posible.

Para organizar este servicio debemos conocer: 1. Las operaciones que deben realizarse (búsqueda de empresa proveedoras, negociación, etc.) 2.Los documentos que intervienen en cada operación. 3.La conexión con los demás departamentos de la empresa. 4.Las operaciones que el departamento de compras debe realizar, las podemos agrupar en las dos actividades:

Actividad Funcional • Es ejercida en el interior de la empresa. • No proporciona ningún poder de decisión a la compradora/or. • Es un servicio de asesoramiento y asistencia al resto de departamentos de la empresa. Por ejemplo: La actividad funcional se desarrolla cuando los compradores deben informar a ventas, producción, etc. de las novedades de productos que encuentran en el mercado.




Actividad Operacional

•Es ejercida hacia el exterior de la empresa. •La persona encargada de las compras actúa con las atribuciones y responsabilidad que le han sido conferidas para tratar y negociar, en nombre de la empresa, los asuntos que le han sido confiados. Por ejemplo: Solicitar a las empresas proveedoras presupuestos, negociar condiciones de pago, etc.

La conexión de compras con otras áreas o departamentos de la empresa vendrá marcada por los factores que aparecen en el cuadro que señalamos a continuación.

Los documentos se tendrán que diseñar para que recojan las informaciones que necesitan intercambiarse entre los distintos departamentos:

informes .................................................................................... D. General Productos, proveedores, precios, características técnicas ............................................................. O. Técnica Programación, previsión, necesidades .............................................................................. Comercial Programación necesidades, plazos, calidad, disponibilidad .................................................. Producción Contratos y pedidos .................................................................. Asesoría legal Presupuestos, costes, plazos pago, compromiso pago ..................................................................... Finanzas Ajustes y modificaciones facturas ............................................. Administración Condiciones técnicas y de suministro pruebas y ensayos; fallos y errores ........................................... Calidad Pedidos emitidos y recibidos ..................................................... Almacén

COMPRAS



CONCEPTO BÁSICO La organización del departamento de compras deberá permitir alcanzar los objetivos marcados por la empresa, entre los que podemos destacar:

Conseguir los mínimos costes de adquisición. Mantener el nivel de calidad definido. Mantener la continuidad del abastecimiento.

Nota de interés

Las responsabilidades que tiene el departamento o persona que realiza las compras en la empresa son las siguientes: •Recibir a las empresas proveedoras. •Seleccionar a la empresa proveedora, a la cual se le va a realizar el pedido. •Pedir ofertas y negociar con las empresas proveedoras. •Analizar cantidades necesarias y solicitarlas a las empresas proveedoras. •Vigilar la cumplimentación de las fechas de entrega y de todos los acuerdos y condiciones establecidas con las empresas proveedoras. •Controlar los rechazos de la mercancía.


CONCEPTO BÁSICO La organización y definición clara de objetivos en el proceso de compra en una empresa es muy importante. Para ello establecemos de forma resumida tres funciones que tiene que realizar el departamento:

Organización Establecer criterios de funcionamiento a seguir en el proceso de compra.

Previsión Ir por delante de las necesidades tanto de nuevos productos como de cantidades para así poder prestar un adecuado servicio a los clientes.

Control Analizar que las empresas proveedoras traen adecuadamente la mercancía, así como las cantidades solicitadas, comprobando también que cumplen todas las condiciones económicas que se habían acordado.


2. Características de los productos

Las características más importantes del producto que tienen influencia en la estrategia de compra son los atributos del producto (calidades), las condicio-nes de entrega de la empresa proveedora (plazo, etc.) y los diferentes sistemas de agrupación que el mismo pueda presentar (como por ejemplo unidades que lleva la caja, cajas que lleva cada palé, etc.).



En el proceso de determinación de estas condiciones del producto el departamento de compras debe tener en cuenta las siguientes:

Plazo de entrega También denominado “tiempo de espera” es aquel que transcurre desde que se lanza una orden de pedido a la empresa proveedora hasta que ésta se recibe el producto en el almacén de mi empresa.

Mínimo de pedido Cantidad mínima que la empresa proveedora nos obliga a solicitarle en cada uno de los pedidos que le realicemos, puede venir dada a nivel artículo o en función del conjunto de artículos que trabajamos con la empresa proveedora. Código de barras El departamento de compras deberá solicitar este dato a la empresa proveedora, sobre todo en aquellos casos que tengamos alguna operación automatizada con lectores de códigos de barras.

Unidades/ embalaje Número de unidades, kilos, etc. que conforman el embalaje de la empresa proveedora.

Unidades/ subembalaje Número de unidades, kilos, etc. que conforman el subembalaje o fracción de la empresa proveedora.

Embalajes/ Palé Número de embalajes de la empresa proveedora que conforman el pallet considerado éste como el elemento habitual de transporte de mercancías.

Peso del Palé Número de kilos que suman el total de embalajes que conforman el pallet de servicio de la empresa proveedora.

Medidas del Palé La mayor parte de empresas utilizan el europallet (0,80 x 1,20). Nos interesa además conocer la altura del pallet que vamos a recibir de nuestra empresa proveedora.


Otros factores que el departamento de compras deberá tener en cuenta de cara al establecimiento de las condiciones de compra son los siguientes:

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Un producto no genera su máximo volumen de ventas inmediatamente después de ser introducido en el mercado, ni mantiene ese volumen de ventas de forma indefinida. Normalmente el volumen de ventas pasa por cuatro etapas:

• Introducción En esta etapa la estrategia está marcada por la prudencia, comprando y almacenando de forma restringida.

• Crecimiento Si el producto tiene buena aceptación las ventas aumentan rápidamente. En esta etapa la planificación de compras es difícil, quedando en gran medida bajo control manual al no existir información válida sobre las ventas pasadas.

• Madurez Aumento lento de ventas e incluso estabilización, en este caso aplicamos estrategias de compras para mantener la disponibilidad del producto en nuestros almacenes.

• Declive En este caso para mantener un criterio de compras eficiente es necesario ajustar las condiciones de compra, buscando la posibilidad de realizar la devolución de los productos a la empresa proveedora en el momento que ya no los utilicemos, o no se vendan.




ANÁLISIS ABC. El concepto de la curva 80-20 se deriva de la observación del comportamiento de los productos de muchas empresas (Observaciones en las que el grueso de las ventas eran generadas por unos pocos productos de su gama) y a partir del principio conocido como Ley de Pareto.

Este criterio ABC además de utilizarlo para clasificar los productos en función de su venta en pesetas, nos sirve para realizar una clasificación de los productos por otros criterios (costes, márgenes, espacio en almacén, cajas, etc.)

Análisis ABC

El análisis ABC significa que el 80% de las ventas de la empresa son generadas por el 20% de sus productos, el 15% de las ventas por el 30% de los productos y el 5% de las ventas por el 50% de los productos.Aunque no en todas las empresas se da de forma exacta la relación 80/20, lo que si suele ser cierto es la desproporción entre las ventas y el número de productos que las generan.


CONCEPTO BÁSICO Para realizar el análisis ABC debemos realizar los siguientes pasos:

Ordenar los artículos, de mayor a menor, en función del criterio con el que queramos realizar el cálculo (ventas, compras, margen, etc.)

Calcular el % que representa el criterio escogido frente al total de la empresa. También podríamos acumular dichos porcentajes.

Realizar la separación por tramos en función del criterio 80% artículos A, 15% artículos B, 5% artículos C.

La consecuencia es que no todos los productos deben recibir el mismo tratamiento ni en el proceso de compra ni en el de almacenaje.




EJEMPLO “ABC” de productos

En la siguiente tabla se recoge una relación ordenada y valorada de los artículos comprados por una empresa.

Realice una clasificación ABC de estos artículos:

REFERENCIA ARTÍCULO VOLUMEN DE COMPRAS ANUAL P005 106 P012 98 P013 13.437 P015 1.929 P027 8.286 P032 412 P045 2.828 P051 763 P066 550 P102 1.255



SOLUCIÓN “ABC” de productos

En primer lugar ordenamos todos los artículos de forma decreciente y calculamos el acumulado.

Definimos como artículos A el 20% de los mismos, como artículos B el 30% y como artículos C el 50%.

REFERENCIA COMPRAS ACUMULADO % CLASIFICACIÓNARTÍCULO AÑO

P013 13.437 13.437 45,15% AP027 8.286 21.633 28,03% AP045 2.828 24.461 9,56% BP015 1.929 26.390 6,53% BP102 1.255 27.645 4,24% BP051 763 28.408 2,58% CP066 550 28.958 1,86% CP032 412 29.370 1,34% CP005 106 29.476 0,35% CP012 98 29.564 0,31% C 29.564 100%


3. Funciones del comprador

El conjunto de funciones asignadas a un Jefe de Compras pueden agruparse en:

Funciones directivas • Buscar la empresa proveedora que es capaz de proporcionar la calidad, precios y servicios adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa. • Seleccionar y evaluar las mejores fuentes de suministro. • Mantener las relaciones con el resto de servicios y departamentos de la empresa. • Dirigir a su equipo, para conseguir los objetivos marcados al departamento.

Funciones organizativas • Organizar los trabajos de su departamento a fin de que sean efectuados de forma eficiente y eficaz. • Señalar los objetivos a conseguir en cada periodo y los medios disponibles para conseguirlos. • Orientar y responsabilizar al personal bajo su mando para que se negocie con las empresas proveedoras bajo las normas de ética y cordialidad establecidas por la empresa.

Funciones de control • Realizar una evaluación constante de las empresas proveedoras. Informando a la dirección sobre los cambios en su capacidad o comportamiento que puedan afectar a la calidad, precios o continuidad del servicio. • Controlar el cumplimiento de fechas de entrega por parte de los proveedores. • Controlar periódicamente el grado de consecución de los objetivos marcados, aplicando las acciones correctoras adecuadas.




Nota de interés

Los compradores tienen diferentes responsabilidades:

Comercial• Realizar el contacto comercial con las empresas proveedoras, tanto actuales como potenciales.• Descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento.• Mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas.

Técnica• Conocer con detalle las características y variedades de las mercancías a comprar, para seleccionar a las empresas proveedoras.• Proponer alternativas válidas a las empresas proveedoras actuales.

Administrativas• Organizar las operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las fases de la compra y gestionar con eficacia este servicio.

Económica – Financiera• Reducir los costes de las compras y de sus procesos operativos.


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