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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras Código:
SAIU-MO-DG-COM-01 Emisor
Jefatura de Compras
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Cent ro Hosp i ta lar io Uni ve rs idad, S .A de C.V. , Mayorazgo N° 130, Co l . Xoco. Ben i to Juá rez, 03339 Ciudad de
México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006
Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó
Edgar Eduardo Sánchez Cruz
Jefe de Compras
Ing. Mario Vázquez
Director de Compras
Corporativo
Lic. Erenia Esther Sánchez Medina
Calidad y Mejora Continua
Ing. Roberto Felix Bonilla de la Garza
Director General
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INDICE
1.- Introducción
2.- Filosofia empresarial
2.1. Misión 2.2. Vision 2.3. Valores 2.4. Normas de Seguridad
3.- Propósito 4.- Alcance 5.- Objetivos
5.1.- Objetivo General
5.2.- Objetivos Específicos
6.- Marco Legal (normas y/o leyes que correspondan al servicio) 7.- Glosario
8.- Organigrama
8.1. Organigrama del Hospital
8.2. Organigrama de Compras 9.- Relación con otros Servicios
10.- Políticas Generales
11.- Procedimientos Administrativos
11.1 Integración y Mantenimiento del Catalogo de Artículos 11.2 Negosición a Nivel Corporativo para la Compra de Bienes, Insumos y Servicios 11.3 Mantenimiento al Modulo de Cotizaciones 11.4 Compra de Productos Ordinarios 11.5 Compra de Materiales a Vistas 11.6 Compra de Medicamentos 11.7 Compra de Medicamentos Controlados 11.8 Compra de Materiales Fuera de Línea 11.9 Evaluación de Nuevos Productos
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11.10 Evaluación de Proveedores 11.11 Solicitud de Materiales, Medicamentos, Fuera de Línea y Servicios
12.- Satisfaccion de Usuario 13.- Aseguramiento del Cumplimiento con la Normatividad
14.- Formatos
15.- Bitácora 16.- Registros de Cambio
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1.- Introducción Con el fin de garantizar un ciclo continúo en abasto de insumos se requiere establecer una selección objetiva de proveedores, ajustandose a los factores de selección, como son calidad, precio, servicio, cantidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y experiencia en el mercado, agilizando así el tiempo de respuesta a ususarios y a los recursos del Hospital San Angel Inn Universidad. Por tal motivo se definen los procesos de compras a través del establecimiento de políticas y procedimientos que normen las compras en los almacenes: Compras ordinarias: Son aquellos insumos que integran el catalogo de artículos del Hospital San Angel Inn Universidad. Dentro de esta clasificación se encuentran los artículos propios, que son aquellos artículos que se adquieren directamente con recursos financieros del Hospital y que afectan directamente el costo de venta, es decir que van ligadas y su necesidad depende directamente del volumen de venta. Materiales de renta o materiales a Vistas, son aquellos artículos propiedad del proveedor que coloca en el Almacén mediante código, por cantidad fija, bajo su control y responsabilidad para su puesta en venta. Se encuentran tambien los insumos que por ser de uso especifico se requiere al Proveedor en el momento en que se utilizarán. La gestión de las adquisiciones es realizada por Compras Hospital en función de la capacidad de los Proveedores para suministrar los productos en condiciones y calidad requeridas estos insumos se solicitan con base a la verificación de stock en los Almacenes del Hospital y una vez que se llega al punto de reorden o día calendario, se emite un Pedido, mediante especificación del código, descripción, cantidad y unidad de medida, a su vez él área de Compras emite la Orden de Compra correspondiente. El proveedor entrega los materiales requeridos en el Almacén, a través de su área de Recepción, el cual verifica que lo entregado en la factura correspondiente a lo pactado en la Orden de Compra.
2.- Filosofia Empresarial
2.1 MISIÓN
Somos una organización que privilegia la vida, a través del compromiso con el desarrollo humano; innovando servicios con excelencia operativa, rentable y reconocida dentro de los más altos estándares del sector.
2.2 VISIÓN
Poner al alcance de la población del Valle de México la mejor alternativa del cuidado de la salud, maximizando la seguridad del paciente, gracias a:
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1. El trato humano 2. La permanente actitud de servicio. 3. El mas alto nivel de talento médico. 4. Y la tecnología más avanzada.
2.3 Nuestros Valores
Responsabilidad Asumimos el compromiso de cumplir a cabalidad con nuestras obligaciones con lo mejor de nosotros y dando ese esfuerzo extra que nos distingue como gente de excelencia.
Calidad Profesional Sabemos que es nuestro deber proporcionar servicios de excelencia tanto al cliente interno como al externo, basados en una sólida formación profesional, la capacitación continua de todos los que colaboramos en el grupo y la búsqueda de un desarrollo permanente como personas y como profesionistas.
Calidez Humana Creemos en el respeto a la dignidad de la persona humana y nos esforzamos para brindar el mejor trato a todas las personas con las que interactuamos. Seguridad Ponemos el máximo cuidado y meticulosidad en la atención a los procedimientos médicos y de enfermería, utilizando los mejores recursos tecnológicos y humanos disponibles para el mejor diagnóstico y la mejor calidad médica para asegurar la efectividad del tratamiento. Honestidad Honramos nuestros compromisos y obligaciones con colaboradores, proveedores y autoridades, cumpliendo a cabalidad con las regulaciones aplicables de cualquier índole y tratando con la verdad a aquellos que utilizan nuestros servicios.
Servicio Buscamos afanosamente la satisfacción de las necesidades de nuestros pacientes, nuestro equipo de profesionales médicos y nuestros clientes institucionales, a través de la disposición para escuchar y la flexibilidad y resolución para actuar a su favor.
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2.4 Normas de Servicio
a) Seguridad
Aseguro la integridad del paciente, familia, visitantes y del personal en todo momento.
Aplico las Metas Internacionales de Seguridad del Paciente.
TODOS CUIDAMOS LA SEGURIDAD DEL PACIENTE b) Excelencia en la atención
Me gusta mi trabajo y estoy orgulloso de el.
Escucho y hago sentir a los clientes como “Lo más importante”.
Supero las expectativas del cliente en cada contacto.
Aplico las mejores prácticas y actúo con profesionalismo en toda actividad.
Me capacito continuamente.
TODOS SOMOS RESPONSABLES DE LOGRAR EL OBJETIVO. c) Efectividad
Mido y analizo mi desempeño.
Respondo con prontitud a toda solicitud.
Apoyo a mis compañeros cumpliendo con mi trabajo.
Planeo y organizo mis actividades.
Soy puntual y responsable.
3.- Propósito
Establecer los líneamientos para efctuar las compras en el tiempo y lugar preciso, en catidad y calidad requerida, con el Proveedor que ofrezca el mejor precio, los mejores tiempos de entrega y las mejores condiciones de pago.
Dar una visión integral de cómo opera el servicio del Departamento de Compras del Hospital San Angel Inn Universidad. Esto nos ayuda para no salirnos de la forma de operación de la institución.
Contar con un documento accesible y al alcance de todo el personal del área de Compras del Hospital San Angel Inn Universidad, que le permita identificar sus responsabilidades así, como cumplir con los procedimientos, mediante la aplicación adecuada de cada una de las actividades definidas en los mismos.
Precisar la secuencia lógica de los pasos que componen cada uno de los procedimientos. De esta forma evitamos que se realicen tareas innecesarias y que tienen un costo para la organización.
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Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos materiales y humanos.
Precisar las responsabilidades del personal en cada área de trabajo. Se evita así la duplicidad de tareas y los conflictos del personal.
4.- Alcance
El presente Manual del área de Compras aplica en todas las áreas donde se prestan servicios, incluye a todos los grupos de interés relacionados con la atención del paciente (y de seguridad en las instalaciones) garantizando así una asistencia oportuna ante cualquier situación de emergencia, a efecto de reducir tiempos y mejorar la calidad de la atención médica de los pacientes. También está diseñado para las compras ordinarias del Hospital y que el abasto de los materiales sea el correcto
5.- Objetivo
5.1.- Objetivo General
Desempeñar las actividades propias de los asignados, así como aquellas que encomienden las autoridades superiores, brindando resultados de calidad, en razón de la normatividad, procedimiento y experiencia obtenida.
5.2.- Objetivos Específicos
Establecer los pasos a seguir para realizar el proceso de compras de Medicamentos/materiales del Hospital San Angel Inn Universidad, para brindarles un mejor servicio al paciente
6.- Marco Legal
a) La Ley General de Salud,TITULO DECIMO SEGUNDO Control Sanitario de Productos y Servicios de su Importacion y Exportación.
b) Reglamento de la Comisión Federal para la Producción contra Riesgos Sanitarios. c) Reglamento de Insumos para la Salud. d) Ley Aduanera e) Ley de Comercio Exterior f) Reglamento de la Ley de Comercio Exterior. g) Norma Oficial Mexicana NOM-093-SSAI,Bienes y Servicios h) NMX-F-605-NORMEX-2000 Norma Oficial Mexicana: Alimentos –Manejo higiénico en el servicio de
alimentos preparados.
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7.- Glosario Código : Nomenclatura que define , el género, subgénero y número consecutivo verificador del artículo. Descripción: Define el artículo en sus partes y propiedades. Familia: Clave que agrupa los materiales por su uso y naturaleza del producto Género: Nomenclatura formada por dos dígitos que clasifica a los productos en materiales de curación, productos higiénicos, quirúrgicos y otros grupos diversos. No. Consecutivo: Identificación numérica formada por dos dígitos, los cuales corresponden al consecutivo dentro de su clasificación. Convenios y Contratos: Es el documento de las negociaciones obtenidas entre Centro Hospitalario Universidad y el Proveedor, obteniendo el mejor servicio, precio, calidad, tiempo de entrega y mejores condiciones de pago
Módulo de Cotizaciones: Programa contenido el Sistema SAP donde se vierten los precios y condiciones de adquisición de las diferentes fuentes de suministros para atender las necesidades de insumo.
Registro Info: Documento en donde se vierten los precios y descuentos cotizados, así como las condiciones señaladas por los Proveedores para seleccionar la mejor opción.
Máximos, mínimos y puntos de reorden: Cantidad que garantiza el abasto interrumpido de insumos.
Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Documento en donde se vierten los precios y descuentos cotizados, así como las condiciones señaladas por los Proveedores para seleccionar la mejor opción, este puede ser en Sistema SAP o Excel.
Solicitud de Pedido: Pedido que emita el Sistema SAP en donde se solicitan los insumos necesarios para la operación del Hospital.
Insumos: Productos de consumo solicitados por los servicios prestados por el Hospital.
Solicitud de Materiales a Vistas : Documento en donde se solicitan los insumos por ser de uso especifico se requieren al Proveedor en el momento que se utilizan
Solicitud de Fuera de línea: Documento en donde se solicitan los productos necesarios para la operación del Hospital.
Productos no cargables: Son productos utilizados en el Hospital no cargables al paciente y se adquieren al momento.
Materiales a Vistas: Mercancía propiedad del proveedor que coloca en el almacén por cantidad fija, bajo responsabilidad del Proveedor para su venta consigna.
Materiales a Vistas por Evento: Se entiende como los insumos, servicios o equipos que deben ser adquiridos para algún procedimiento en específico, no estarán inventariados, y su consumo es esporádico e
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impredecible.
Estación: Áreas usuarias.
Estupefacientes y psicotrópicos: Medicamentos controlados que sólo pueden comprarse con recetas o permisos especiales expedido por la Secretaria de Salud, cuya receta médica deberá retener el Hospital y deberá ser registradas en los libros de Control.
COFEPRIS: Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios, órgano que tiene como fin integrar el ejercicio de la regularización, control y formato sanitario.
Formato de Evaluación Técnica de nuevos productos:
Pre cotización de compra: Documento que antecede a la orden de compra con el fin de verificar con el Proveedor; precio, descuento, ofertas y existencias.
Orden de Compra: Contrato de compra-venta en donde se establecen las condiciones de adquisición pactada con los Proveedores. Este es emitido por el Sistema SAP.
Productos Ordinarios: Se entiende como compras ordinarias, toda aquella que afecte directamente el costo de venta del Hospital, es decir que van ligadas y su necesidad depende directamente del volumen de ventas. Se consideran compras ordinarias básicamente materiales de curación y medicamentos, papelería de hospitalización, material de limpieza, insumos de alimentación, etc.
Formato de Evaluación Técnica de nuevos productos: Es el documento donde se evalúan técnicamente los nuevos productos.
Formato de Evaluación de Proveedores: Documento que indica el desempeño de los proveedores en relación a puntualidad de entrega, servicio, calidad y precios en compra.
Plan de Acción: Documento que establece las medidas a tomar para corregir las desviaciones presentadas en el desempeño de los Proveedores.
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8.- Organigrama
8.1.- Organigrama del Hospital
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8.2.- Organigrama de Compras
,
DIRECCION GENERAL
JEFE DE COMPRAS
ANALISTA DE COMPRAS
AUXILIAR DE COMPRAS
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9.- Comunicación Interdepartamental
a) Esta comunicación se lleva acabo para dar un servico oportuno, eficaz y de calidad, para nuestros clientes como son: las áreas usuarias, con el fin de que lleguen en tiempo y forma mediante la elaboración de solicitudes de Materiales, Medicamentos, Instrumental, Equipos Medicos y Servicios, etc; con el fin de que llegue principalmente a nuestros PACIENTES.
Jefatura de
Compras
Almacém
General
Dirección General
Dirección
Medica
Almacén
Farmacia
Almacén
Quirofano
Gerencia Medica
Mantenimiento
Jefatura de Enfermeria
Ingenieria
Biomedica
Almacén C.E.Y.E
Laboratorio Servicio de Transfusión
Áreas administrativas
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10.- Politicas Generales del Departamento de Compras:
10.1 Todas las compras deberán ser negociadas y gestionadas por el departamento de Compras.
10.2 Todas las autorizaciones de compra serán por parte de la Dirección Corporativa, Dirección General del Hospital, Dirección de Contraloría y Dirección Medica
10.3 Las recepciones se harán, dependiendo de su naturaleza, únicamente en Farmacia Interna o en Almacén General, solo si se trata de servicios, como lo es CEyE y/o Ingeniería Biomédica podrán dar entrada al servicio solicitado.
10.4 Todas las solicitudes de adquisiciones eventuales o presupuestadas y no presupuestadas, deberán ser iniciadas y requeridas a través de una “Requisición Interna” que produce el sistema SAP o el formato de fuera de línea.
10.5 Todo documento presentado al área de Compras tiene que contar con sello de recepción, cargo de paciente y pedido autorizado para proceder a la compra.
10.6 Es obligación del personal del área de Compras tener conocimiento de estas políticas para dar un servicio oportuno y eficaz a las áreas que lo soliciten.
10.7 Ofrecer una atención de calidad y de servicio por un personal capacitado y con una clara actitud de servicio.
10.8 Brindar clara y oportunamente, la información a las áreas sobre los mecanismos y procedimientos internos.
10.9 Desarrollar una amplia y estrecha comunicación interdepartamental que permita que los mecanismos de flujo de información sean fluidos para el ágil proceso de los procedimientos internos del departamento.
11.- Procedimientos Administrativos
11.1 Integración y Mantenimiento del Catálogo de Artículos
1.- Propósito
Definir los criterios para normar el alta de códigos en el catálogo de artículos y su mantenimiento (altas, bajas y modificaciones).
2.- Alcance
A los Directores, Jefes de Área o Servicios Usuarios.
A los responsables Jefatura de Suministros, Jefatura de Almacenes y Jefatura de Compras.
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3.- Referencias
Modulo MM SAP
4.- Políticas
La apertura de códigos para la inclusión de nuevos artículos sólo podrá ser realizada por la Jefatura de Suministros, a través del Jefe de Compras del Hospital.
Es responsabilidad de la Jefatura de Almacenes dar trámite a las solicitudes para la asignación de códigos a nuevos productos.
Es responsabilidad del Jefe de Compras del Hospital atender de forma inmediata las solicitudes de apertura de código que para tal efecto reciba, el análisis y la aprobación de la misma, solicitando a la Jefatura de Suministros el alta correspondiente, para tal efecto anexa la cotización correspondiente.
Es responsabilidad de la Jefatura de Suministros una vez dado de alta el código en el Sistema SAP validar las actualizaciones y/o cambios a la base de datos del Catálogo.
Es responsabilidad de la Jefatura de Suministros evaluar las solicitudes de inclusión de productos, sugiriendo las alternativas existentes en el catálogo vigente a Compras del Hospital para conocimiento de la Jefatura de Almacén.
5.- Descripción de Proceso
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Detecta la necesidad de abrir un nuevo código.
Elabora la solicitud de material para stock
Entrega a Almacén General las dos solicitudes donde sella, firma y devuelve la copia.
Usuario
Verifica que la solicitud de alta de un articulo dentro del catalogo se justifique plenamente.
Verifica que el artículo no exista dentro del catálogo corporativo.
Entrega a compras para su tramité de cotización.
Jefe de Almacén
Recibe de almacén general la solicitud.
Solicita la cotización del producto al proveedor
Se entrega a Jefatura de Suministros la solicitud y cotización.
Compras
Establecerá el criterio para la integración del catalogo de artículos. Jefe de Suministros
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Recibida la solicitud clasifica los artículos y asigna el código correspondiente.
Integra la base de datos al Sistema SAP
Resguarda y da mantenimiento al Catalogo.
Remite los formatos a Compras con los códigos asignados, para su posterior envío a la Jefatura de Almacén.
6.- Diagrama de Flujo
USUARIO
JEFATURA DE ALMACEN
COMPRAS PROVEEDOR JEFATURA DE SUMINISTROS
INICIO DEL PROCESO Verifica justificacion
del alta de articulo nuevo
Analiza y cotiza El proveedor cotiza y envia a comprasr
Establece el seguiente criterio para la integracion del
catalogo corporativo de articulos
Detecta necesidad de abrir un código nuevo
envían la solicitud
Original y copia
Verifica que no exista en catalogo corporativo
Envia a compras el formato para su
cotización
Compras recibe la cotizacion y llena
los datos de la
solicitud
Solicita a Jefatura de Suministros el alta en el sistema
SAP con la solicitud y la
cotización
Asigna codigo en el sistema SAP
Remite el formato con
codigo a compras
Devuelve a Jefatura de Almacen una vez
autorizado
Recibe de compras el alta de codigo
en el sistema SAP
Termino de proceso
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México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006
11.2 Negociación a Nivel Corporativo para la Compra de Bienes, Insumos y Servicios
1.- Propósitos.
Establecer los lineamientos a seguir para las negociaciones Corporativa con los Proveedores del Hospital, a través de la Dirección Corporativa y Dirección General del Hospital.
2.- Alcance
Dirección General Corporativa
Dirección General Hospital
Dirección de Contraloría
Dirección Médica
Gerente de Operaciones
Jefe de Suministros
Almacén General del Hospital
Almacén de Farmacia Hospital
3.- Referencias
Modulo MM SAP
Transacción ME12 Registro Info.
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4.- Políticas
Es obligación del personal involucrado en esta política el apego a los lineamientos aquí definidos según su nivel de responsabilidad e injerencia.
Solamente la Dirección General Corporativa, Dirección General Hospital, Dirección de Contraloría, podrán efectuar negociaciones y establecer convenios con proveedores.
Todas las adquisiciones deberán efectuarse con el proveedor que ofrezca el mejor servicio, precio, calidad, tiempo de entrega y las mejores condiciones de pago.
La Dirección General dará el seguimiento y apoyo constante a la efectividad de los convenios establecidos y revisará con la Jefatura de Compras para la toma de decisiones.
La Jefatura de Compras mantendrá actualizado el módulo de Cotizaciones y los convenios por Proveedor monitoreando constantemente su correcta aplicación.
La Jefatura de Compras se asegurará de que los convenios se cumplan y reportará a la Dirección General cualquier desviación en forma oportuna.
La Jefatura de Compras se asegurará que todos los convenios establecidos con los Proveedores del Hospital estén debidamente documentados y avalados por la Dirección General Corporativa o Dirección General Hospital contando con una copia de estos.
Es Responsabilidad del Jefe de Compras del Hospital enviar a la Dirección General Corporativo para su negociación y autorización todas las listas de precios que sean presentadas directamente por los Proveedores, previamente analizadas.
La Jefatura de Compras vigilará que los artículos, condiciones y precios pactados con los Proveedores, sean los correctos.
5.- Descripción de Proceso
Actividad Responsable
Negocia con el Proveedor y obtiene las mejores condiciones de compra para el Hospital.
En base a los acuerdos tomados en la negociación, se elabora contrato y turna al Departamento Jurídico para su revisión y aprobación.
Una vez autorizado y firmados los contratos, se turna una copia de la lista de precios a la Jefatura de Compras para su inclusión en el Módulo de cotizaciones en Sistema SAP.
Verifica que el Proveedor, Jefatura de Compras y Analista de compras del
Dirección General Corporativa y Dirección General Hospital
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Hospital apliquen los acuerdos y convenios tomados en las negociaciones.
Recibe de la Dirección General Hospital el listado y cantidades de los materiales a cotizar.
Localiza fuentes alternas de abastecimiento, solicitando como mínimo 3 cotizaciones, elaborando cuadro comparativo, donde se refleje tiempo de entrega, condiciones de crédito, condiciones de producto.
Prepara la documentación, entrega a la Dirección General Corporativo, Dirección General para la negociación con el Proveedor.
Cita al proveedor con el cual va a negociar un nuevo convenio Corporativo, en esta junta estarán presente la Dirección General Corporativa, Dirección General Hospital, Jefatura de Compras y Proveedor.
Jefatura de Compras
.
Una vez concluidas las negociaciones, recibe de la Dirección General Hospital las listas de precios, contratos y convenios autorizados para su incorporación al sistema SAP.
Actualiza en el Módulo de Cotizaciones los siguientes indicadores:
a. Proveedor
b. Líneas de artículos
c. Precios
d. Descuentos
e. IVA
f. Condiciones de pago
Implementa el convenio y da seguimiento a los acuerdos tomados en la negociación.
Mantiene actualizado el expediente del Proveedor conteniendo la documentación resultado de la negociación.
Recibe listas de precios, convenios y contratos por acuerdos Tomados en la Negociación.
Aplica, vigila y da seguimiento a los acuerdos tomados en las negociaciones.
Presenta propuesta económica
Negocia con la Dirección General Corporativa o Dirección General Hospital.
Proveedor
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Firma lista de precios, convenio o contrato
6.- Diagrama de Flujo
DIRECCION GENERAL CORPORATIVO
DIRECCION GENERAL HOSPITAL
JEFATURA DE COMPRAS
PROVEEDOR DIRECCION JURIDICA
Inicio de proceso
En base a consumos por
movimiento-valor consolida
volumenes de compra
Negocia con el Proveedor y obtiene las
mejores condiciones de compra para el
hospital
De acuerdo al monto presenta
negosiciones ante las Direcciones
Corporativas para su negosiación
Recibe de la Dirección General el listado y cantidades de los
materiales a cotizar
Localiza fuentes de abastecimiento solicita
como minimo tres cotizaciones, elabora cuadro comparativo
Prepara la documentación entrega a la Dirección
General Hospital para la negociación con el proveedor
Cita al Proveedor para iniciar el Proceso de negociación en forma conjunta con la
Jefatura de Compras
Una vez concluidas las negociaciones recibe de la Direccion Correspondiente
la lista de precios, convenios y contratos autorizados
Presenta propuesta
económica
Negocia con la Dirección
Correspondiente
Firma Lista de precios, convenios y
contratos
Revisa contrato autoriza y envia a Direccion General
Corporativa para su firma y entregar al Proveedor
2
B
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En base a los acuerdos tomados en la negociación elabora contrato y
turna al Departamento Juridico para
revisión y aprobación
A
1
2
A
Una vez optenidas las aprivaciones entrega la lista de precios para su integración al Módulo de
Cotizaciones e integración de la documentación
Verifica que el Proveedor,Jefatura de
Compras se apeguen a los acuerdos y convenios
tomados en las
negosiaciones
1
Fin del proceso
B
Actualiza información realizada en el Sistema
SAP
Implementa el convenio y da seguimiento a los
acuerdos tomados y el cumplimiento a los mismos
Mantiene actualizdo el expediente del
Proveedor conteniendo la documentación
resultado de la negosiación
Vigila la vigencia de los convenios
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11.3 Mantenimiento al Módulo de Cotizaciones
1.- Propósito
Establecer los mecanismos y normas a seguir para la selección de proveedores que garanticen la mejor oferta en el mercado para Centro Hospitalario Universidad.
2.- Alcance
Dirección General Corporativa
Dirección General Hospital
Dirección de Contraloría
Dirección Médica
Gerencia de Operaciones
Jefatura de Suministros
Jefatura de Compras
3.- Referencias
Integración y Mantenimiento al Catálogo de Artículos
Negociación con Proveedores nivel corporativo
Compra de Productos de línea
Compra de materiales a Vista o Servicios de Renta
4.- Políticas
La Jefatura de Compras documentara los precios y condiciones de adquisiciones de las diferentes fuentes de suministro para atender las necesidades de insumo del Hospital.
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Se establece como mínimo tres a dos cotizaciones para efectuar una compra seleccionando al mejor proveedor que ofrezca las mejores condiciones de compra, tiempo de entrega, precios competitivos en el mercado.
Solo se aceptara una cotización si el proveedor es el único que maneje este producto.
Es responsabilidad de la Jefatura de Suministros una vez que fue autorizada la lista de productos y precios dar de alta estos al Sistema SAP.
La Jefatura de Compras ingresara al modulo de Registro Info del Sistema SAP los precios autorizados por Dirección General Corporativo, Dirección General Hospital y Dirección Médica.
Es responsabilidad de Jefatura de Compras verificar la actualización en el Módulo de Registro Info y Convenios por Proveedor monitoreando constantemente su correcta aplicación.
Todas las Compras deberán ser amparadas mediante la base de datos de los productos (Registro Info) en el Sistema SAP.
5.- Descripción de Proceso
Actividad Responsable
Recibe de la Dirección correspondiente el listado y cantidades de los materiales a cotizar.
Analiza listas de precios, cotizaciones y cuadro comparativo para autorización y negociación por las Direcciones correspondientes.
Localiza fuentes alternas solicitando como mínimo de dos a tres cotizaciones y se elabora cuadro comparativo.
Prepara la documentación y entrega a la Dirección correspondiente para negociación con el Proveedor.
Recibe de la Dirección General del Hospital listas de precios y convenios autorizados.
Procede a efectuar el cambio de precios, descuentos y ofertas en el Registro Info, en el sistema SAP.
Jefe de Compras
Efectúa las negociaciones correspondientes con el Proveedor
Autoriza lista de precios, cotizaciones y convenios
Entrega aprobaciones a Jefatura de Compras para su incorporación al Módulo de Registro Info.
Dirección Corporativa de Compras
Dirección General Hospital
Se entrega la lista autorizada para dar código e ingresar al sistema SAP.
Jefatura de Suministros
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Se entregan los códigos a compras para dar de alta los precios.
6.- Diagrama de Flujo
Jefatura de Compras
Dirección General
Suministros
Inicio
Recibe de la Dirección correspondiente el listado y
cantidades de los materiales a cotizar
Analiza lista de precios, cotizaciones y cuadro comparativo
para autorizacion de las Direcciones Correspondientes
Se localizan fuentes alternas solicitando como minimo de dos a tres
cotizaciones y se elavora cuadro comparativo
Prepara la documentación Y entregar a la Direccion
correspondiente para egociación
con el proveedor
Recibe de la Dirección General del Hospital, Lista de Precios y
convenios autorizados
Procede a efectuar el cambio de precios, descuentos y ofertas en el
Módulo de cotizaciones en el Sistema SAP
Efectua las negosiciones
correspondientes con el Proveedor
Autoriza la lista de precios , cotizaciones
y convenios
Entrega aprovaciones a Jefatura de Compras para su incorporación
al Módulo de Cotizaciones
Se entrega la lista para dar código e ingresar al Sistema
SAP
Se entregan los codigos a compras para dar de alta los
precios
Se entrega la lista a Suministros para dar
codigos
Fin de proceso
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11.4 Compras de productos ordinarias
1.- Propósito
Establecer los lineamientos para la adquisición de productos ordinarios necesarios para la operación del Hospital.
2.- Alcance
A todas las Áreas y Servicios del Hospital que requieran Insumos para la operación diaria.
3.- Referencias
Transacción ME21N Crear pedido
Transacción ME29N Liberar Pedido
4.- Políticas
Es obligación del personal involucrado en esta política el apego a los lineamientos aquí definidos según su nivel de responsabilidad e injerencia.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras la difusión oportuna de estas políticas a todos y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo involucrados en el proceso de compras.
Todas las adquisiciones deberán efectuarse con el Proveedor que ofrezca el mejor servicio, mejor precio, mejor calidad, mejor tiempo de entrega y las mejores condiciones de pago, estableciendo en un cuadro comparativo como mínimo tres proveedores.
Se entiende como compras ordinarias, toda aquella que afecten directamente el costo de venta del Hospital, es decir que van ligadas y su necesidad depende directamente del volumen de ventas. Se consideran compras ordinarias básicamente materiales de curación y medicamentos, papelería de hospitalización, material de limpieza, insumos de alimentación, etc.
Las compras programadas u ordinarias serán solicitadas por medio del sistema.
Las compras de tipo ordinario deben cubrirse de acuerdo a las necesidades de cada servicio (Farmacia Interna, Almacén general, Responsables de Sub-Almacenes y Jefes de Servicio), obteniendo dicha necesidad de los máximos, mínimos y puntos de reorden de cada servicio
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Las compras ordinarias quedarán a cargo del Jefe de Área y/o personal encargado del Almacén.
Para poder hacer cualquier compra ordinaria el proveedor tendrá que aparecer en el padrón de proveedores autorizados.
En el caso de que se necesite la adquisición de un nuevo producto (no inventariado) o el alta de un nuevo Proveedor (que no se tiene contemplado en el padrón), se dee solicitar la autorización de la Dirección General o Contraloría estableciendo las necesidades en el formato “Necesidades de compra”. Una vez recabada la autorización el departamento requirente la presentara a Compras para que sea dado de alta en sistema ya sea el producto o Proveedor, para que sea solicitado lo necesario vía sistema
5.- Descripción de Proceso
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Basados en máximos, mínimos y puntos de reorden emite Pedido en Sistema SAP.
Entrega al Jefe de Compras del Hospital, la solicitud de pedido
Realiza la recepción física de los materiales verificando que lo recibió corresponda con la Orden de Compra y la Factura.
Entrega copia de la factura por recepción a Compras del Hospital, para seguimiento a la Orden de Compra.
Mediante Orden de Compra ingresa los productos al Sistema SAP.
Da seguimiento a las Solicitudes de Pedidos hasta su surtimiento final.
Entrega Reporte de entradas a Compras para su autorización.
Almacén General
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Aplica en primera instancia los precios Convenios establecidos por la Dirección General Corporativa o Dirección General del Hospital.
Recibe Solicitud de Pedido del Sistema SAP de 9:00 a 11:00 hrs. para su procesamiento.
Emite cuadro comparativo y pre orden del Sistema SAP con las ofertas de los proveedores seleccionando la mejor propuesta en cuanto a precio, calidad, tiempo y condiciones de pago.
Genera Orden de Compra y se envía al Proveedor vía correo.
Da seguimiento a la colocación de la Requisición de Compra, así como a la Orden hasta su surtimiento total.
Recibe el Reporte por parte del Almacén Farmacia y Almacén General.
Entrega reporte a Cuentas por Pagar para efectuar el trámite de pago.
Jefatura de Compras
Presenta cotizaciones y ofertas.
Confirma existencias y fechas de entrega por Ordene de Compra.
Entrega el material, con factura y orden de compra con tres copias de cada una en el Almacén General del Centro Hospitalario Universidad.
Presenta documentación: Factura Original y una copia de esta a Cuentas por Pagar para iniciar el proceso de revisión y pago.
Proveedor
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6.- Diagrama de Flujo
Almacén General
Jefatura de Compras
Proveedor
Inicio
Basandose en máximos,
minimos y puntos de rorden emite
Pedido en Sistema SAP
Entrega a la Jefatura de Compras el
pedido
Realiza la recepción fisica de los materiales
verificando que lo recibio corresponda
con la orden de compra y la factura
Entrega copia de la factura a por recepción
de compra para seguimiento a la
Orden, de Compra .
Aplica en primer instancia los precios convenios establecidos
por la Dirección General Corporativa o Dirección General
Corporativa o Direccion General Hospital
Recibe las solicitudes pedidos del Sistema SAP
de 9:00 a 11:00 hrs. para su
procedimiento.
Se genera la Orden de Compra y envía al
Proveedor cvía correo para su surtimiento.
Presenta cotización y
ofertas.
Confirma existencias y
fecha de entrega por Orden de
Compra
Entrega el Material con Factura y Orden de Compra con tres copias de cada una en el Almacén General
A
B
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Almacén General
Jefatura de Compras
Proveedor
A
Mediante la orden de compra
ingresa los productos al
Sistema SAP.
Da seguimiento a los pedodps
hasta su surtimiento final
Entrega el reporte de entrada al área de Compras para su
autorización Factura Sellada, foliada,
fiemada, entrada y orden de compra
B
Da seguimiento a la colocación
del pedido hasta su surtimiento
total
Recibe el reporte para su revisicón
y autorizacion
Entrega reporte autorizado a Cuentas por Pagrar de lunes a sabado de 10:00 a
14:00 hrs.
Termino del proceso
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11.5 Compra de Materiales A Vistas
1.- Proposito
Disponer y adquirir materiales quirúrgicos o de especialidad a vistas requeridos por los médicos cirujanos que por su costo y baja rotación no forman parte de stock.
2.- Alcance
Dirigido al responsable de material a vistas, suministros Quirofano, Jefe de CEYE, Jefe de quirófano, Programador de cirugia, Compra, Hemodinamia y Endoscopia.
3.- Referencias
Transacción ME21N Crear pedido
Transacción ME29N Liberar Pedido
Transacción MIGO Entrada de Mercancía
4.-Politicas
4.1 Todas las entregas de proveedor deberán ser remisionadas y en caso contrario se consideraran como una compra directa.
4.2 Todas las remisiones deben traer código del producto, marca, cantidad, descripción, precio (marcando tipo de moneda), nombre del cirujano, fecha, hora de cirugía con original y cuatro copias.
4.3 Todo material se revisará que venga completo, en buen estado y con buena fecha de caducidad, dicho material será cotejado con la remisión al momento de la recepción.
4.3 Aquel material que venga en mal estado o dañado se hará una nota en la remisión indicando como viene el material o el motivo porque se regresa el mismo.
4.4 A todas las remisiones de materiales (cobro hospital) se les pondrá el sello de recibo de material a vistas en el momento de la recepción indicando la fecha en que se recibe el material.
4.5 Los materiales que vengan estériles se resguardaran en el almacén de materiales a vistas, los productos que no se entregan esterilies CEyE esterilizara estos materiales.
4.6 Los materiales, equipos e instrumental que no vengan estériles se recibirán por ceye con sus respectivas remisiones (cuatro copias).
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4.7 Todo cobro directo a particular o aseguradora deberá ser autorizado por la dirección administrativa anotándose en la remisión y entregando a enfermera circulante.
4.8 Todo equipo biomédico será recibido por el área de Ingeniería Biomédica.
4.9 El horario de recepción de materiales a vistas será de lunes a domingo las 24 Hrs
4.10 En horario fuera de recepción se entregara en el área de suministros quirófano lo estéril y lo no estéril en el área ceye, firmando de recibido y posteriormente el proveedor recabara los sellos correspondientes dentro de las 24 hrs siguientes.
4.11 Todo material utilizado deberá anotarse en la hoja de cargos de programación de cirugías y entregando remisión correspondiente a suministros quirófano.
4.12 De acuerdo a programación de cirugía se envía un reporte diario de procedimientos a realizar.
Devolución
4.13 El proveedor se obliga a recoger su devolución dentro de las 24 hrs después del procedimiento para hacer conciliación contra cargo.
4.14 El proveedor se obliga a traer la factura original y remisión con tres copias del material utilizado a más tardar a los 7 días después de la cirugía al departamento de compras.
4.15 El horario de recepción de factura es de lunes, jueves y viernes en el horario de 10:00 a 11:30 am en el área de compras.
4.16 Al día siguiente se entregara al departamento de compras un reporte de cargos de material a vistas incluyendo remisión, entrada, cancelaciones y estado de cuenta señalando el material que se utilizo en procedimiento, firmado por Jefe de suministros.
Cargo
4.17 El sobreprecio para el cobro de estos materiales deberá de realizarse de acuerdo a la política alimentada en el sistema.
4.2 RESPONSABILIDADES
4.2.1 Programación de cirugías
Debe de solicitar al médico al momento de programar el material especial que va a requerir así como datos del proveedor.
Programación de cirugías deberá de contar con agenda que contenga datos de médicos para consulta o aclaración de dudas.
Deberá alimentar en sistema y enviar información diaria de la programación para el día siguiente así como sus requerimientos especiales.
En horas y días inhábiles en caso de una programación especial avisara al área de suministros y esta a su vez localizara al proveedor responsable para su solicitud de material.
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México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006
4.2.3 Encargado de materiales a vistas
Solicita al proveedor el material a vistas (cobro hospital) y confirma su existencia.
Recibe, coteja, sella las remisiones y resguarda material estéril (cobro hospital) en el almacén de materiales a vistas para entregar el día de la cirugía al área de suministros qx con tres copias de la remisión
Revisa material utilizado (transacción SAP), cargo, estado de cuenta y realiza devolución de material no utilizado al proveedor.
Ceye
Recibe y coteja el material que requiere de esterilización para entregar el día de la cirugía con tres copias de la remisión.
Entrega materiales a vistas al área de quirófano con sus dos copias de la remisión.
Revisa material utilizado y realiza devolución de material no utilizado al proveedor.
Biomédica
Recibe todo equipo biomédico y pregunta si lleva algún cobro o renta del equipo, solicitando sus respectivas remisiones entregándolas al área de Quirófano, Suministros quirófano y materiales a vistas.
Suministros quirófano
Entrega los materiales a vistas al área de quirófano con sus dos copias de la remisión.
Dar de alta en sistema los materiales con costo sin IVA, para su correcto cargo.
Enfermeria
Corrobora el uso de materiales en cirugía, anotando para su cargo y válida para cargo a paciente.
Entrega materiales a vistas que no se utilizaron en las salas correspondientes.
Compras
Revisar que el cargo coincida con la remisión
Recibe facturas del proveedor para pago.
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5.- Descripción de Proceso
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Anota en la hoja de programación el material a utilizar, día, hora, procedimiento, cirujano y paciente. Enviando por correo programación a Ingenieria Biomédica, C.E.Y.E., Almacén Quirofano.
Programación de Cirugías
Revisa correo de programación de cirugías revisando tipo de cirugía y material que requiere el cirujano.
Solicita material para cirugía programada al proveedor vía telefónica o mail confirmando su llegada en tiempo, 24 horas de anticipación a la cirugia o de requirse de urgencia.
Envía por correo la programación de los materiales ya solicitados a proveedor a ceye, suministros qx, dirección administrativa, dirección médica, dirección de contraloría, quirófano, programación de cirugías y jefatura de suministros.
Resguarda material estéril en el Almacén de materiales a vistas para entregarlo el día de la cirugía al área de suministros qx con sus respectivas copias de la remisión.
Revisa material utilizado y realiza la devolución de material no utilizado al proveedor.
Entregar reporte a compras al siguiente día de materiales a vistas junto con sus cancelaciones al departamento de compras recabando la firma de Jefatura de suministros.
Encargado de Material a Vistas
Ingenieria Biomédica recibe formato para solicitud de Equipos Medicos en Renta.
Envía al proveedor por vía correo o vía telefonica.
Resive Equipos Medicos con remisión sella y entrega al área solicitante.
Recibe la devolucion del Equipo Medico con la remision sellada,firmada y cargos a paciente.
Entrega a Jefatura de Compras con remisión vía Sistemas SAP, Remisión sellada y firmafa y cargo a paciente.
Recibe la orden de compra y da entreda.
Entrega Jefatura de Compras la siguiente documentación:
a. Orden de Compra
b. Entrada
Ingeniería Biomédica
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c. Hoja de Solicitud
d. Remisión
e. Cargo a Paciente
Todo sellado y firmado por las areas solicitantes.
Entrega los materiales a vistas al área de quirófano con sus respectivas copias de la remisión.
Ingresa remisión como compra y da de alta los materiales en el Sistema SAP realizando los cargos correspondientes.
Suministros Quirófano y Técnico de C.E.YE.
Anota en hoja de cargos los materiales a vistas utilizados en la cirugía y entrega a suministros Quirófano junto con remisiones de proveedor.
Entrega los materiales a vistas no utilizado a las áreas correspondientes (suministros Quirófano, Ingenieria Biomédica y C.E.Y.E).
Enfermera Circulante
Recibe reporte para autorización.
Recibe factura de proveedor y copias, cancela remisión original
Pasa a firma a la Dirección General.
Regresa de autorización y se pasa a Cuentas por pagar.
Inicia el proceso de pago
Equipos en Renta
Recibe de Ingenieria Biomédica
a) Hoja de Solicitud
b) Remisón
c) Cargo a Paciente
Realiza la orden de compra y entrega a Ingenieria Biomédica para su entrada.
Recibe de Biomédica la siguiente documentación para su autorización:
a) Orden de Compra
b) Entrada
c) Hoja de Solicitud
d) Remisión
e) Cargo a paciente
Se envía a autorizar a la Dirección General.
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Ya autorizado pasa a Cuentas por pagar para el inicio de pago.
Se inicia el proceso de apago.
Recibe pedido y entrega a en Almacén de Quirófano, C.E.Y.E e Ingenieria Biomédica el material que requiere de esterilización para entregar el día de la cirugía.
Recibe la devolución del material no utilizado y Equipos Medicos en renta.
Trae factura al departamento de compras para cambio de sello.
Entrega factura a Ingenieria Biomédica para su proceso de pago.
El proveedor mete a revisión a Cuentas por pagar e inicia el proceso de pago.
Proveedor
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6.- Diagrama de Flujo
Programación de Cirugías
Encargado de
Material a Vistas
Ingenieria Biomédica
Proveedor
Suministros Quirófano y Técnico de
C.E.YE
Enfermera Circulante
Jefatura de
Compras
Cuentas por
Pagar
INICIO
Anota en la hoja de programa
ción el material a
utilizar, día, hora, procedimi
ento, cirujano y paciente. Enviando por correo programa
ción a Ingenieria Biomédica, C.E.Y.E., Almacén
Quirofano.
Revisa correo de programación de cirugías
revisando tipo de
cirugía y material
que requiere
el
cirujano.
Solicita material
para cirugía
programada al
proveedor vía
telefónica o mail
confirmando su
llegada en tiempo, 24 horas de
anticipación a la
cirugia o de
requirse de
unrgencia.
Ingenieria
Biomédica
recibe formato
para solicitud
de Equipos Medicos
en Renta.
Solicita al proveedor
por vía correo o por vía
telefonica
Recibe pedido y entrega
a en Almacén
de Quirófano, C.E.Y.E
e Ingenieria Biomédic
a el material
que requiere
de esterilización para entregar el día de
la
cirugía.
B
D
C
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Encargado de Material a Vistas
Ingenieria Biomédica
Suministros Quirófano y
Técnico de C.E.YE.
Enfermera Circulante
B
Envía por correo la programación de los materiales ya solicitados a
proveedor a ceye, suministros
qx, dirección administrativa,
dirección médica, dirección de contraloría, quirófano,
programación de cirugías y jefatura de suministros
Resguarda material estéril
en el Almacén de materiales a vistas para
entregarlo el día de la cirugía al
área de suministros qx
con sus respectivas copias de la
remisión.
C
Resive Equipos Medicos
con remisión sella y
entrega al área
solicitante.
Recibe y Entrega los materiales a vistas al área de
quirófano con sus respectivas
copias de la remisión.
Ingresa remisión como compra y da de alta los
materiales en el Sistema SAP realizando los
cargos correspondientes
.
Anota en hoja de cargos los materiales a
vistas utilizados en la cirugía y
entrega a suministros
Quirófano junto con remisiones de proveedor.
Entrega los materiales a
vistas no utilizado a las áreas
correspondientes (suministros Quirófano, Ingenieria
Biomédica y C.E.Y.E).
B
Recibe la devolucion del Equipo
Medico con la remision sellada,firm
ada y cargos a paciente.
C
E FIN DE
PROCESO
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Encargado de Material a Vistas
Proveedor
Jefatura de Compra
Cuentas por Pagar
B
Revisa material utilizado y realiza la
devolución de material no utilizado al proveedor.
Entregar reporte a compras al
siguiente día de materiales a
vistas junto con sus
cancelaciones al departamento de
compras recabando la
firma de Jefatura de suministros.
Recibe reporte
para autorización
Recibe factura de proveedor y copias, cancela
remisión original
Pasa a firma a la Dirección General
Recibe la devolución del
material no utilizado
D
Trae factura al departamento de
compras para cambio de sello.
FIN DE PROCESO
Ingresa a Cuentas por
Pagar
Regresa de autorización y se pasa a Cuentas
por pagar
Recibe documentacion
Toma a revisión e inuicia el
proceso de pago
Fin de proceso
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Ingenieria Biomédica
Jefatura de Compras
Cuentas por pagar
D
Entrega a Jefatura de
Compras con remisión vía
Sistemas SAP, Remisión sellada y firmafa y cargo
a paciente.
Recibe la orden de compra y da
entreda.
Recibe de Ingenieria Biomédica
a) Hoja de solicitud
b) Remisión sellada y firmada
c) Cargo a Paciente
Realiza la orden de compra y
entrega a Biomédica
Entrega a compras la
documentacion completa
Se envía a autorizar a la
Dirección General
Recibe documentacion
Toma a revisión e inuicia el
proceso de pago
Fin de proceso
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11.6 Compra de Medicamentos ordinarios
1.- Propósito
Establecer los mecanismos y normas a seguir para la adquisición de medicamentos y productos de Farmacia con carácter de ordinario.
2.- Alcance
A los responsables de Almacén de Farmacia a fin de garantizar el abasto oportuno al Hospital.
3.- Referencias
Negociación con Proveedores
Mantenimiento del Módulo de cotizaciones.
Compra de Medicamentos controlados
Almacenamiento y surtido del Insumo.
4.- Políticas
Es compromiso del personal el apego a los lineamientos, según su nivel de responsabilidad e injerencia.
Los pedidos de medicamentos deberán ser enviados por el responsable del Almacén de Medicamentos los días, lunes, miércoles y jueves al Departamento de Compras en un horario de 09:00 a 11:00 hrs.
Es compromiso del área de Compras colocar los pedidos oportunamente con el proveedor seleccionado.
Es compromiso de Compras generar de manera dinámica y oportuna la orden de compra a través del sistema.
Es compromiso del Jefe de Compras la firma oportuna de la orden de compra.
Es compromiso del comprador del Hospital verificar el flujo de medicamentos requeridos para la operación del Hospital.
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El Almacén Farmacia tiene el compromiso dar correcta recepción física de los medicamentos, como el aviso oportuno de lo recibido al área de compras.
Es compromiso por el comprador dar seguimiento al pedido hasta el surtimiento total.
Las compras urgentes en algunos casos son aquellas que por alguna razón deban ser pagadas de inmediato, habitualmente en efectivo.
Este tipo de compra deberá que ser firmada por el solicitante o usuario y por su Jefe de Área correspondiente, además deberán ser autorizadas por la Contraloría ó de acuerdo a la Matriz de Autorización descrita en este documento
En el caso de que la compra se realice para cubrir la necesidad de un Paciente deberá siempre existir una nota de cargo la cual tiene que entregarse por el personal responsable con la firma y sello correspondiente dentro de las 24 horas siguientes a la compra (con excepción de fin de semana).
Es compromiso por parte del área de Compras entregar diario la copia de la orden de compra al Almacén de Medicamentos.
Almacén de Farmacia entregara a la Jefatura de Compras de Lunes a Sábado de 10:00 a 14.00 hrs. el reporte de entrada conteniendo: copia de la orden de compra, copia de la factura, copia de recepción de productos, sellado, foliado y firmado por la persona que recibe.
Jefatura de compras entregara la documentación necesaria al área de Cuentas por Pagar para el inicio del proceso de pago.
5.- Descripción de Proceso
Actividad Responsable
En base a máximos, mínimos y puntos de reorden emite el pedido vía Sistema SAP los días lunes, miércoles y jueves
Entrega a Jefatura de Compras de 9:00 a 11:00 hrs. los días lunes, miércoles y jueves.
Da la entrada física de los medicamentos y productos de Farmacia verificando que lo recibió correctamente con:
a) La orden de Compra y la factura
En el caso de proveedores que por su esquema de control y manejo de sus inventarios definen la existencia hasta la entrega de los insumos.
Entrega copia de la factura anotando observaciones, para:
a. Elaboración de la orden de compra , en caso de facturas
b. Seguimiento a la Orden de Compra
Almacén de Medicamentos
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Con la orden de compra ingresar los productos al Sistema de Inventarios.
Dar seguimiento a los pedidos de Compras hasta su surtimiento.
Entrega al área de compras Relación de entrada para su autorización.
Recibirá los pedidos lunes, miércoles y jueves de 9:00 a 11:00 hrs.
Mantiene vigente el pedido hasta la realización de la orden de compra.
Verifica a través de la transacción la colocación del pedido a través de la orden de compra.
Imprime la orden de compra y se la entrega al Almacén de Farmacia para la captura de la mercancía.
Una vez recibida la copia de la factura, se verifica que el Proveedor entregara los insumos de acuerdo a lo establecido a la orden de compra.
El área de Compras elabora la Orden de Compra en base a los precios convenidos emitido por el Sistema SAP.
Valida la orden de compra firmando esta.
En compras de urgencias se solicita con el proveedor que de servicio, solicitando el monto a caja.
Se genera la Orden de Compra para dar entrada vía Almacén Farmacia.
Se realiza la comprobación entregando los siguientes documentos:
a. Orden de Compra
b. Cargo a paciente o entrada por el Almacén Farmacia
c. Factura copia con sello, folio y firma de quien recibió
Se entrega la documentación a cuentas por Pagar para realizar el trámite de pago
Jefe de Compras
Presenta cotizaciones y ofertas
Recibe pedido y surte
Entrega mercancía en 24 hrs. y factura cuatro copias.
Entrega a Cuentas por Pagar factura original para proceso de pago.
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6.- Diagrama de flujo
Almacén de Medicamentos
Jefatura de Compras
Proveedor
Inicio
En base a máximos, mínimos y puntos de reorden emite el
pedido vía Sistema SAP los días lunes, miércoles y jueves
Entrega a Jefatura de Compras de 9:00 a 11:00 hrs. los días lunes, miércoles y jueves.
Da la entrada física de los medicamentos y productos de
Farmacia verificando que lo recibió correctamente con:
a) La orden de Compra y la factura
b) En el caso de proveedores que por su esquema de control y manejo de sus
inventarios definen la existencia hasta la entrega
en los insumos.
A
Recibirá los pedidos lunes,
miércoles y jueves de 9:00 a
11:00 hrs.
Mantiene vigente el pedido hasta la realización de la
orden de compra.
Verifica a través del sistema la colocación del
pedido a través de la orden
de compra.
Imprime la orden de compra y se la entrega al Almacén de
Farmacia para la captura de la mercancía
Y envía al proveedor por vía correo para su surtimiento
B
Presenta cotizaciones y ofertas
Recibe pedido y surte
Entrega mercancía en 24
hrs. y factura cuatro copias
C
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Almacén de Medicamentos
Jefatura de Compras Proveedor
A
Entrega copia de la factura anotando observaciones, para.
Elaboración de la orden de compra, en caso de facturas
Seguimiento a la Orden de Compra
Con la orden de compra ingresar los productos al Sistema de Inventarios.
Dar seguimiento a los pedidos de Compras hasta su surtimiento
B
Una vez recibida la copia de la factura, se verifica
que el Proveedor entregara los insumos de acuerdo a lo establecido a
la orden de compra.
El área de Compras elabora la Orden de Compra en base a los precios convenidos emitido por el
Sistema SAP.
Valida la orden de compra firmando esta.
En compras de urgencias se solicita con el proveedor que de servicio, solicitando el monto a
caja.
Se genera la Orden de Compra para dar entrada vía Almacén
Farmacia.
Se realiza la comprobación entregando los siguientes
documentos:
Orden de Compra
Cargo a paciente o entrada por el Almacén Farmacia
Factura copia con sello, folio y firma de quien recibió y se
entrega esta documentación a cuentas por pagar para comenzar
el trámite de pago
B
Entrega a Cuentas por Pagar factura original para
proceso de pago
Termino de proceso
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11.7 Medicamentos Controlados
1. Propósito Establecer los mecanismos y normas a seguir para la adquisición de medicamentos controlados.
2.- Alcance A los responsables de Almacén de Medicamentos, Farmacia, Compras y Suministros.
3.- Referencia
Negociaciones con Proveedores
Mantenimiento del Módulo MM SAP, transacción ME12 Registro Info.
Transacción ME21N Crear pedido.
Transacción ME29N Liberar Pedido
4.- Políticas
Es obligación del personal involucrado en esta política el apego a los lineamientos aquí definidos según su nivel de responsabilidad e injerencia.
Todas las compras deberán efectuarse con el Proveedor que ofrezca el mejor servicio, precio, calidad y tiempo de entrega.
Es responsabilidad de la Dirección General entregar la documentación para el trámite de la autorización y experiencia del Aviso de Prevenciones de compra-venta de medicamentos que contengan estupefacientes para Farmacias, Droguerías y Boticas.
a) Licencia Sanitaria b) Aviso Responsables Sanitario del Hospital c) Aviso de Funcionamiento d) Poder Notarial del Representante Legal del Hospital e) Solicitud de autorización para el manejo de Libros de Medicamentos Controlados f) Solicitud de Manejo de Recetarios Especiales
El responsable Sanitario del Hospital, tramitará ante las autoridades de Salud el Permiso de compra-venta de estupefacientes y psicotrópicos para Farmacia, Droguerías y Boticas
Por normatividad de la COFEPRIS en Medicamentos controlados del Grupo I, deberán incluirse todos los medicamentos que maneja el Hospital cada vez que se realice el trámite de pedido de medicamentos.
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El área de compras compra la mercancía referenciada en el permiso de compra-venta de estupefacientes emitido por la COFEPRIS.
Es responsabilidad del Almacén de Farmacia entregar al Proveedor copia de la Licencia Sanitaria para la venta de Psicotrópicos del Grupo II y III.
Los pedidos de medicamentos y productos de Farmacia deberán ser enviados por el responsable del Almacén de Medicamentos o Farmacia los días lunes, miércoles y jueves al área de Compras del Hospital, en un horario de 9:00 a 11:00 hrs.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras colocar el Pedido oportunamente con el proveedor seleccionado.
Es responsabilidad del área de Compras generar en el sistema las órdenes de compra dinámica y oportunamente,
Es responsabilidad de la Dirección General, Dirección Médica, Dirección de Contraloría y Jefatura de Compras, según el caso corresponda el caso, firmar las órdenes de compra.
Es responsabilidad del Almacén de Medicamentos y Farmacia la correcta recepción física de los medicamentos, así como el aviso oportuno de lo recibido al área de Compras.
Es responsabilidad por parte del área de Compras, dar seguimiento a la colocación del pedido con el proveedor y dar seguimiento a la Orden de Compra hasta su surtimiento total.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras, recibir y procesar oportunamente en el sistema los Pedidos por productos especiales y de urgencia.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras asegurar en envío diario de las copias de las Órdenes de Compras al Almacén de Compras.
Es responsabilidad por parte de la Jefatura de Compras entregar la recepción de material al área de Cuentas por Pagar todos los días de 10:00 a 14:00 hrs.
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5.- Descripción de Proceso
Actividad Responsable
Solicita a la Dirección General la Licencia Sanitaria del Hospital
Solicita a la Dirección General la designación de los Representantes Legales para el manejo de Estupefacientes y Psicotrópicos.
Solicita a los Representantes Legales copia de los de los siguientes documentos, Titulo Profesional, Cédula Profesional, Titulo de las especialidades, Registro Federal de Contribuyentes, CURP, Comprobante de domicilio.
Para gestionar la Licencia Sanitaria de la farmacia se solicita la alta del Responsable Sanitario de la Farmacia y Alta de funcionamiento de la Farmacia, entrega documentación a Responsable Sanitario de la Farmacia.
Recibe copia del Permiso de compra-venta de medicamentos que contengan estupefacientes y psicotrópicos.
Determina en base a consumos y a la vigencia del permiso de compra-venta de estupefacientes y psicotrópicos, las cantidades a requerir por medicamentos controlados de Grupo I.
Determinar en base a máximos, mínimos y puntos de reorden las cantidades a requerir por medicamentos controlados del Grupo II y III.
Elabora solicitud de pedido de Sistema SAP.
Entrega al Jefe de Compras la solicitud de pedido de Sistema SAP
Entrega al Jefe de Compras el Permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos para el Grupo I.
Realiza la recepción física de los medicamentos controlados verificando que lo recibido corresponda con la Orden de Compra y la factura.
Mediante orden de compra ingresa los productos al Sistema de Inventarios.
Registra las entradas en los libros de Control
Da seguimiento a los pedidos hasta su surtimiento final.
Jefe de Almacén de Medicamentos
Prepara los Formatos de Avisos para gestionar ante COFEPRIS, la Licencia Sanitaria de la Farmacia, el Alta del Responsable Sanitario y el Alta de Funcionamiento de la Farmacia.
En Medicamentos controlados del Grupo I.
Presenta a la COFEPRIS copia de la Licencia Sanitaria, Alta de la Licencia Sanitaria y Alta del Responsable Sanitario de la Farmacia para gestionar el permiso de la compra-venta de Estupefacientes Psicotrópicos.
Recibe permiso de compra-venta y entrega al Responsable de Almacén de Medicamentos.
Efectúa el empate de las entradas y salidas de los medicamentos controlados del Grupo I, II y III.
Responsable Sanitario
Expide la Licencia Sanitaria de Farmacia , Alta del Responsable Sanitario , Alta del Funcionamiento de la Farmacia
COFEPRIS
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En Medicamentos controlados del Grupo I: a) Expide permiso de compra-venta de Estupefacientes y
Psicotrópicos con vigencia de seis meses sin derecho a prorroga o modificación.
b) Resguarda el original del permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos y entrega copia sellada al Responsable Sanitario.
Recibe pedido por vía electrónico Sistema SAP los días lunes, miércoles y jueves de 9:00 a 11:00 hrs.
Genera orden de compra a proveedor autorizado.
Envía orden de compra por vía correo a proveedor
Se entrega el pedido al Proveedor que por su esquema de control y manejo en sus inventarios definen la existencia hasta la entrega de los insumos al Hospital.
Recibe copia de la factura y genera la orden de compra de acuerdo a lo surtido por el proveedor.
Entrega orden de compra al Almacén de Farmacia.
Jefe de Compras
Da seguimiento a través del Sistema SAP al estatus de los pedidos con el fin de que el Proveedor los insumos de acuerdo a lo establecido y garantizar el abasto.
Recibe por parte del Almacén de Medicamentos el reporte de entrada contando con la siguiente documentación.
a) Reporte de entradas b) Copia de Factura c) Entrada del material d) Orden de Compra e) Cargo al Paciente
Se autoriza y se entrega al área de Cuentas por Pagar de lunes a sábado de 10:00 a 14:00 hrs e inicia el proceso de pago.
Recibe de Compras copia de los permisos de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos.
Controla que tenga vigencia el permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos.
Confirma existencias y fecha de entrega
Entrega la mercancía, factura original con cuatro copias en el Almacén de Medicamentos.
Entrega factura original a Cuentas por Pagar para el iniciar el proceso de revisión y pago.
Proveedor
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6.- Diagrama de flujo
Jefe de Almacén
Tipo II, III Tipo I
INICIO
Tipo de
medicamento
Controlado
Determina en base a maximos y puntos de
reorden las cantidades a requerir
de medicamentos
controlados del Geupo II y III
Solicita a Dirección
General la Lic. Sanitaria del
Hospital
Solicita a la Dirección
General la Licencia del
Hospital
Solicita a la Dirección Gener
La designación de los
Representantes legales para el
manejo de Estupefacientes y
Psicotrópicos
Solicita al Representante Legal
copia de : Titulo profesional,Cédula
profesional,, Titulo de las especialidades,
Registro Federal de Contribuyente , CURP Y
Comprobante de domicilio
A
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Responsable
Sanitario
COFEPRIS
A B
Para Gestionar la Licencia
Sanitaria de la farmacia se
solicita la alta del Responsible
Sanitario de la Farmacia y Alta
del funcionamientode la Farmacia ,
entrega documentación a
Responsible Sanitario de la
Farmacia
Recibe copia del permiso de compra-
venta de medicamentos que
contengan estupefacientes y
psicotrópiecos
Determina en base a consumos y la
vigencia del permiso de compra-
venta de estupefacientes y psicotrópicos las
cantidades a requerir por
medicamentos controlados de
Grupo I
C
Prepara los formatos de aviso
para gestionar ante COFEPRIS la Lic. Sanitaria de la Farmacia, el
Alta de Responsible
Sanitario y Alta de Funcionamiento de la Farmacia
Presenta a la COFFEPRIS
copia de la Alta de la Licencia Sanitaria, Alta
del Rsponsable Sanitario de la Farmacia para
gestional el permiso de la
compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos
Recibe permiso de compra-venta
y entrega al Responsible de
Almacen de Medicamentos
Expide la Licencia
Sanitaria de Farmacia Alta
del Responsable
Sanitario t Alta del
Funcionamiento de la
Farmacia
Expide permiso de compra-venta
de Estupefacientes y Psicotrópicos con vigencia de seis meses sin
derecho a prorroga o
modificación.
Resguarda el original del permiso de
compra-venta de Estupefacientes y
Psicotrópicos y entrega copia sellada al
Responsable Sanitario.
Fin de
Proceso
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Jefatura de Compras
Proveedor
A
Elabora pedido vía Sistema SAP
Entrega a la Jefatura de Compras junto con el permiso de compra-
venta de Estupefacientes y
Psicotropicos para el Grupo I
Realiza la resepción fisica
de los medicamentos
controlados verificando que
lo resibido corresponda con
la Orden de Compra y Factura
Mediante la Orden de
Compra ingresa los productos al
Sistema de Inventarios
Recibe pedido por vía
electrónico Sistema SAP los
días lunes, miércoles y
jueves de 9:00 a
11:00 hrs.
Envía pedido por vía correo al
proveedor con copia de los permisos de
compra venta de Estupefacientes y Psicotropicos
Recibe de Compras copia del pedido y de
los permisos de compra-venta de
Estupefacientes y Psicotropicos
Controla que tenga vigencia el
permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos
Entrega la mercancia ,
factura original con cuatro
copias en el Alamacen de
Medicamentos
D
A E
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Cuentas por Pagar
A D
E
Entrega a compras el reporte de
entrada para su tramite de pago
Fin de proceso
Recibe reporte de entrada para
proceso de pago: Orden de Compra Factura Entrada
Firma y entrega a
cuentas por pagar
El proveedor ingresa a revisión a
cuentas por pagar su factura original
Cuentas por pagar resive
documentacion Por parte de
compras
Recibe e inicia el proceso de
pago.
Fin de proceso
Fin de proceso
Fin de proceso
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11. 8 Materiales Fueras de Línea y Materiales no cargables a pacientes como son Consumibles, Refacciones, Papelería, Instrumental y Mantenimiento.
1.- Propósito
Proceso de adquirir materiales que no se encuentran en stock y que en algunos casos no son cargables a pacientes como: Herramientas, Instrumental, Papelería y Refacciones.
2.- Alcance
Este se aplica a la adquisición de materiales que no se encuentran en stock como medicamentos y materiales que no son cargables a pacientes como Consumibles, Refacciones, Papelería, Instrumental, Mantenimiento.
3.- Referencias
Integración y Mantenimiento del Catálogo de Artículos.
Transacción ME21N Crear pedido.
Transacción ME29N Liberar Pedido.
4.- Políticas
Todas las áreas solicitantes deberán llenar el formato de Fuera de Línea.
Cualquier compra es necesariamente llevar la autorización de la Dirección Correspondiente.
La compra de materiales para remodelación y adaptación llevara la autorización del Director General del Hospital
Las compras deberán darse con los Proveedores que den servicio, precio, calidad y tiempo de entrega capturándose en un cuadro comparativo entre dos o tres proveedores.
El área de Compras colocará oportunamente el pedido con el Proveedor que haya sido elegido por la mejor propuesta.
Solamente el personal de Compras Hospital está autorizada para elaborar Órdenes de Compra.
Es responsabilidad de la Dirección General firmar las órdenes de compra.
Es responsabilidad del personal de Compras dar seguimiento a la colocación de las órdenes de compra y dar seguimiento hasta su surtimiento final.
Toda compra de activo fijo deberá llevar la firma de autorización de la Dirección General.
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La autorización de la adquisición del activo fijo solicitado en caso de proceder, se llevara a cabo en un plazo no mayor de 30 días naturales.
Es responsabilidad del personal de Compras entregar al área de cuentas por pagar la documentación necesaria para el trámite de pago (orden de compra, copia de la factura sellada y firmada por el almacén que recibe, pedido autorizado y en algunos casos con solicitud de cheque).
5.- Descripción de Proceso
Actividad Responsable
Elabora solicitud manual de fuera de línea cuando requieran Insumos
Pide cotización a proveedor
Efectúa análisis costo-beneficio que justifique la compra
Solicita asesoría técnica y visto bueno de las siguientes áreas de acuerdo a la solicitud:
a) Mantenimiento Herramientas, Maquinaria, Equipo de Medición, Mobiliario y Equipo de Oficina
b) Sistemas, Mobiliario y Equipo de Computo
c) Ingeniería Biomédica, Mobiliario, Instrumental y Equipo Médico.
Presenta para su revisión a la Dirección General Corporativa el análisis costo-beneficio por la compra de activo fijo o insumos.
Turna solicitud para firma de autorización a la Dirección correspondiente.
Jefe de Área
Firma de autorización las compras de fuera de línea o activo fijo
Envía pedido a compras para proceso de compras.
Dirección General
Recibida la documentación autorizada para proceso de Compra.
Realiza el pedido vía Sistema SAP y Genera la orden de compra
Envía vía correo el pedido al proveedor.
Se envía a firma a la Dirección General.
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Entrega la documentación solicitud de cheque, orden de compra, factura, entrada, pedido autorizado a Cuentas por Pagar para el inicio de proceso de pago, si es Activo Fijo.
Recibe reporte de entrada de Insumos o Papelería conteniendo, copia de la orden de compra, copia de la factura y entrada.
Realiza la recepción física verificando que lo reciban correctamente.
Da entrada al Sistema SAP
Entrega al área usuaria.
Entrega reporte a Jefatura de Compras copia de la orden de compra, factura, y entrada.
Almacén del Hospital
Realizan propuesta
Recibe Orden de Compra
Entrega al Almacén General, factura, copia de la orden de compra.
Mete a revisión la factura a Cuentas por Pagar e inicia el proceso de pago.
Proveedor
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6.- Diagrama de Flujo
Jefe de Área
Proveedor
INICIO
Elabora solicitud manual de fuera de línea cuando
requieran Insumos
Pide cotización a proveedor
Recibe propuesta y
efectúa análisis costo-beneficio que justifique la
compra
Recibe solicitud y
cotiza
Envía propuesta para
su analisis
Solicita asesoría técnica y visto bueno de las
siguientes áreas de acuerdo a la
solicitud: Mntenimientio,
Sistemas y Biomédica
A
B
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Dirección General
Jefatura de Compras
Presenta presupuesto anual para la compra de Activo fijo
Recibida la documentación autorizada para
proceso de Compra.
Realiza el pedido vía
Sistema SAP y Genera la orden de compra
A
Envia a la Dirección
General para su Autorización
D
Presenta para su revisión a la
Dirección General el
análisis costo-beneficio por la
compra de activo fijo, o
insumos.
Envía pedido a compras para su
proceso
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Jefatura de compras
Almacén General
Envía vía correo el pedido al
proveedor.
D B
Recibe Orden de Compra
Entrega al Almacén General, factura y
copia de la orden de compra
Realiza la recepción física verificando que
lo reciban correctamente.
Da entrada al Sistema SAP
Entrega al área usuaria.
D
B
E
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Jefatura de Copras
Almacén General
Cuentas por Pagar
Entrega reporte a Jefatura de Compras copia de la orden de compra, factura, y
entrada.
D
E
Se envía a firma a la Dirección General.
C
Recibe documentación
para firma
Regresa a Jefatura de Compras
Recibe autorización y
entrega a Cuentas por
Pagra
Recibe información
B
El proveedor ingresa su factura a
Cuentas por Pagar
Toma a revisión la
factura originay e inicia el
proceso de pago.
Proceso final
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12.9.- Evaluación de Nuevos Productos
1. Propósito
Establecer los lineamientos para la evaluación y aprobación de nuevos productos.
2. Alcance
A todas las áreas del Hospital San Angel Inn Universidad.
3. Referencias
Negociaciones con Proveedores
Evaluación de de Proveedores
4. Políticas
El Comité de Suministros para evaluación y aprobación de insumos, valorará los productos nuevos o sustitutos que no se encuentren en el plan de compra.
El comité estará integrado por:
Dirección Genera, Dirección de Contraloría, Dirección Medica, Gerencia de Suministros, Gerente Medico, Gerente de Enfermeria, Gerente de Calidad, Jefatura de Almacén, Jefe de Compras e Ingeniería Biomédica.
Es responsabilidad del área de compras orientar a las diferentes áreas del Hospital en la toma de decisiones respecto a la calidad de los insumos y su oferta en el mercado.
Solamente la Jefatura de Compras recibirá de los Proveedores muestras de materiales para evaluación de nuevos productos.
La Jefatura de Compras es responsable de enviar las muestras al área asignada por el comité para la evaluación correspondiente.
El área evaluadora será responsable de entregar el dictamen técnico a la Jefatura de Compras.
El periodo de respuesta al proveedor se dará en un periodo de 30 días hábiles.
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La Jefatura de Compras será responsable de notificar al Proveedor respuesta de sus productos.
Centro Hospitalario Universidad no pagara muestras por productos nuevos, así como no se compromete a la devolución de los mismos.
5.- Descripción de Proceso
Actividad Responsable
Solicita por escrito la incorporación de nuevos productos a la Jefatura de Compras y tendrá los siguiente:
a) Ir dirigida la solicitud a nombre de Centro Hospitalario Universidad.
b) Cotización completa de los productos , la cual deberá incluir:
- Descripción completa de producto(s) y Marca
- Ficha Técnica
- Empaque y presentaciones
- Costo Regular Ofrecido
- Costo de Oferta de Introducción
- Registro Sanitario de acuerdo a lo establecido en las Leyes.
c) Formulario del producto nuevo
- Entregar el número de muestras requeridas por el área evaluadora
Proveedor
Recibe del proveedor documentación y muestras
Envía las muestras al área evaluadora asignada por el Comité para el dictamen correspondiente.
Recibe de área evaluadora el dictamen
Efectúa análisis costo-beneficio de los nuevos productos aprobados
Notifica al Comité de Compras para su probable inclusión o sustitución
Informar por escrito al Proveedor de malos productos no aprobado
Jefatura de Compras
Recibe muestras.
Canaliza a áreas usuarias para su evaluación.
Envía Formato de Evaluación técnica de nuevos productos a Jefatura de
Área evaluadora
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Compras
Considera la incorporación de los nuevos Productos al Catálogo. Comité de Suministros
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6.- Diagrama de Flujo
Proveedor
Jefatura de Compras Área Evaluadora Comité de Suministros
INICIO
Solicitara por escrito la incorporacion de nuevos productosa la Jefatura de
Compras
Recibe del Proveedor
documentación y muestras
Recibe muestras
Concidera la inclusión de los
nuevos productos al catálogo En caso de ser
aceptado la solicitud del Proveedor por el
Comité, elabora el formato de evaluación
técnica de nuevos productos
Envía las muestras al área evaluadora asignada por el comite para el
dictamen correspondiente
Canaliza a áreas usuarias para
evaluación
Envía formato de Evaluación
técnica de nuevos productos a Jefatura de Compras
Recibe el dictame y efectua analisis costo-
beneficio de los nuevos productos
aprobados
Notifica al Comite de Suministros para su probable inclusion o
substitución
Informa al Proveedor de los peoductos no
aprobados
Termino del
proceso
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11.10.- Evaluación de Proveedores
1.- Propósito
El Centro Hospitalario Universidad debe establecer los criterios para la evaluación de los proveedores en función a su capacidad para suministrar servicios de acuerdo con su requerimiento y organización así como mantener registros de los resultados de la evaluación y de cualquier acción necesaria para que se derive de la misma.
2.-Alcance
Aplica a todos los proveedores que intervienen directa e indirectamente en los procesos de atención al paciente.
3.- Referencias
Negociación con Proveedores
Mantenimiento al Módulo de Cotizaciones
Compras de Productos Ordinarios
Compra de Materiales a Vistas
Compra de Medicamentos
Compra de Productos Fuera de Línea o Material no cargables a pacientes, Herramientas, Instrumental, Papelería y Refacciones
Almacenamiento y surtido de Insumos
4.- Políticas
Es responsabilidad de todas las Jefaturas Correspondientes del Hospital, el control, evaluación y análisis de los proveedores actuales, a fin de detectar áreas de oportunidad en ellos y establecer los planes de acción necesarios para su solución.
Es responsabilidad del Jefe de Compras fomentar la búsqueda constante de nuevos Proveedores que satisfagan las necesidades en los siguientes puntos de desempeño:
a) Entrega completa
b) Tiempo de entrega
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c) Condiciones del producto/medicamento
d) Caducidad correcta del producto/medicamento
e) Capacidad de proveer producto/medicamento
f) Cumplimiento con legislación aplicable a alguna NORMA
g) Documentación completa.
Deberá tener dos fuentes alternas de surtimiento para el mismo insumo, a manera de incrementar la seguridad en el abastecimiento de estos productos.
Se le informar al proveedor por escrito la calificación obtenida, comentado los resultados.
La segunda respuesta negativa que tenga se hará acreedor de una sanción.
Y la tercera y última vez se le dará de baja,
5.- Descripción del Proceso
Actividad Responsable
En forma Conjunta se calificará al Proveedor en el formato.
Previamente se analiza los indicadores correspondientes a Puntualidad de Entrega, Servicio, Calidad, Precio y Cantidad mencionados en el formato, en donde se asigna una puntuación por grado de cumplimiento.
Se elabora una tabla de resultados en donde se muestra en forma grafica las calificaciones a cada uno de los Proveedores.
Jefe de Compras, Jefe de Almacene y Áreas Usuarias
Analiza los resultados de la Evaluación al Proveedor.
Establece un Plan de Acción para corregir los resultados detectados e informar por escrito a los Proveedores involucrados el resultado de su Evaluación.
Jefatura de Compras
Se le informa mensualmente los resultados encontrados de esta Evaluación Dirección General
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6.- Diagrama de Flujo
Jefatura de Compras
Jefe de Compras, Jefe de Almacene y Aíras Usuarias
Dirección General
INICIO
En forma Conjunta se calificara al Proveedor
en el formato.
Previamente se analiza los indicadores correspondientes a
Puntualidad de Entrega, Servicio, Calidad, Precio y
Cantidad mencionados en el formato, en donde se asigna una puntuación por grado de
cumplimiento.
Se elabora una tabla de resultados en donde se
muestra en forma grafica las calificaciones a cada uno de los Proveedores.
Analiza los resultados de la Evaluación al
Proveedor.
Establece un Plan de Acción para corregir los resultados detectados e informar por escrito a los
Proveedores involucrados el resultado
de su Evaluación.
Se le informa mensualmente los resltados encontrados
de esta Evaluación
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11.11 Solicitud de Materiales, Medicamentos, Servicios y Fueras de Líneas.
1.- Propósito
Formalizar las Negociaciones con los proveedores para la Adquisición de Materiales de Curación, Materiales Quirurgicos, Medicamentos, Servicios y Fueras de línea mediante la orden de compra.
2.- Alcance
Dirección General Hospital
Dirección de Contraloría
Direccón Médica
Gerencia de Suministros
Jefatura de Compras
Departamento de Cuentas por Pagar
Jefatura de Almacenes
Departamentos Solicitantes
3.- Negociación con Proveedores
Mantenimiento al Módulo de Cotizaciones
Compras de Productos Ordinarios
Compra de Materiales a Vistas
Compra de Medicamentos
Compra de Productos Fuera de Línea o Material no cargables a pacientes, Herramientas, Instrumental, Papelería y Refacciones
Almacenamiento y surtido de Insumos
4.- Políticas
Es responsabilidad de Jefatura de Compras formalizar las negociaciones con los Proveedores para la adquisición Materiales de Curación, Materiales Quirurgicos, Medicamentos, Servicios y Fueras de línea.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras la emisión y colocación con los proveedores de las Ordenes de Compra de acuerdo a las Políticas de Compras establecidas.
Es Responsabilidad de los Almacenes la programación y recepción de Materiales a través de la Orden de Compra.
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Es responsabilidad de los Almacenes entrgar la documentación generada por las recepciones de materiales de lunes a sabado de 10:00 a 14:00 hrs.( orden de compra, Copia de la Factura o Remisión del Proveedor con firma y sello, el Reporte de Entradas y Cargo a Paciente).
El formato debera generarse por proveedor y cubrir los pedidos del Departamento o Servicio que los solicite.
Los pedido se recibiran de Lunes a Viernes de 9:00 a 11:00 hrs. Por medio del siguiente calendario:
ALMACENES HORARIO DÍAS
ALMACEN GENERAL 9:00 a 11.00 LUNES, MIERCOLES, VIERNES
ALMACEN FARMACIA 9:00 a 11.00 LUNES, MIERCOLES Y JUEVES
INGENIERIA BIOMEDICA 9:00 a 11.00 MARTES Y VIERNES
LABORATORIO 9:00 a 11.00 LUNES
MATERIALES A VISTAS 9:00 a 11.00 LUNES A VIERNES
FUERAS DE LINEA(Papelería Mantenimiento, Insumos)
9:00 a 11.00
MARTES Y VIERNES
Fueras de Línea (FARMACIA Y URGENCIAS)
9:00 A 18:00 9:00 a 13:00
LUNES A VIERNES SABADOS Y DOMINGOS
SERVICIOS ALIMENTICIOS
9:00 a 11.00 MARTES, JUEVES Y DOMINGO
SOLICITUDES DE CHEQUE
9:00 A 11:00 MARTES,MIERCOLES JUEVES Y VIERNES
5.- Descripción del Proceso
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizaran los pedidos por Sistema SAP( Stock, Fuera de Línea y Servicios)
Entregan a Jefatura de Compras original y copia.
Reciben Material sella y firma la factura o remisión.
Farmacia entrega las facturas a Jefatura de Compras, para la elaboracion de Pedido
Da entrada con la Orden de Compra y Factura .
Entrega entradas a Jefatura de Compras (Orden de Compra, Entrada de Productos, Factura sellada y frimada).
Almacén General o Almacen Farmacia Ingenieria Biomedica Jefatura de Compras
Recibe el pedido vía Sistema SAP, sella, coloca la hora y firma de recibido.
Genera la orden de compra y se envía por vía correo.
Se confirma la recepción con el proveedor y da fecha de entrega.
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En Medicamentos se envia por vía corre el pedido al proveedor.
El Proveedor confirma resecpción.
Recibe facturas para realizar la Orden de Compra
Recibe por parte del Almacen de Farmacia y Almacén General las entradas correspondientes, corroborando factor de empaque , precio , etc. Mediante la autorización de la orden de compra.
Entrega a cuentas por pagar (Copia de Orden de Compra, Copia de Factura, Copia de Entrada)
Recibe Orden de Compra o Pedido.
Confirma pedido y da fecha de entrega.
Entrega material con 4 copias de factura y 4 copias de Orden de Compra.
Ingresa a revisión los días miercoles de 10:00 a 13:30 hrs.
Inicia proceso de pago.
Proveedor
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6.- Diagrama de Flujo
Almacén Genetral, Almacén Farmacia
Jefatura de Compras
Biomedica
Jefatura de Compras
Proveedor Cuentas por Pagar
INICIO
Realizaran los pedidos por
Sistema SAP
Entregan a Jefatura de Compras original
y copia
Recibe pedido vía Sistema SAP original y copia sella,
firma y coloca hora de resepción
Genera la orden de Compra y envía por
vía corre al Proveedor
Y pedido en caso de de
Medicamentos
Recibe Orden de Compra o Pedido
en caso de
Medicamentos
Reciben material sellando y firmando
la factura.
Confirma pedido y
da fecha de entrega
Entrega material con 4 copias de la factura y 4 copias de la orden de
compra para ser selladas y firmadas
.Almacén Farmacia entrega factutas
a Jefatura de Compras
Relaiza las ordenes de compra y
entrega a Almacén Farmacia para
entradas
Almacén General y Almacén Farmacia
dan entrada al Sistema SAP
Recibe entradas, firma y entrega a cuentas por pagar (Copia de Orden de Compra, Copia de Factura y Copia de
entreda)
B
Recibe por parte de Jefatura de Compras la
documentacón para proceso de pago
Ingresa a Revisión y entrga factura a
cCuentas por Pagar
RECIBE Factura y empata con la
documentación que le entrego Jefatura
de Compras
Inicio del Proceso de
Pago
B
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12. Satisfacción de usuarios
1. Propósito
Establecer un proceso eficaz y eficiente de tratamiento de las Quejas a fin de aumentar la fidelidad y satisfacción de nuestros clientes, mejorando continuamente la calidad y la seguridad en los servicios que ofrece el Hospital San Angel Inn Universidad.
2. Alcance
Encuestas de opinión, comentarios, quejas y sugerencias depositados en buzones o enviados vía correo electrónico sobre las áreas, procesos o personal del Hospital San Angel Inn Universidad.
3. Políticas
Es responsabilidad de cada Jefe de Servicio dar seguimiento a las quejas, comentarios y/o sugerencias emitidas por cualquier medio de comunicación con los clientes internos y externos.
Es responsabilidad de la Alta Dirección dar seguimiento a la Satisfacción de los clientes internos y externos.
Entrega a a Jefatura de Compras Reporte de entrada (Copia de Orden de Compra, Copia de Factura y Copia de
entreda)
FIN DE PROCESO
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4. Descripción del Procedimiento
Actividad Responsable
Recolecta Formatos de Comentarios o Sugerencias (Anexo 1) y Encuestas de opinión (Anexo 2).
Clasifica los comentarios en Quejas, Sugerencias o Felicitaciones.
Entrega copia a la Dirección General, al Director del área y al área de Calidad .
Elabora el Concentrado de las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones de todas las Direcciones.
Envía el Reporte a la Dirección General, a las Direcciones de área, a los Gerentes y al área de Calidad los primeros 5 días de cada mes, vía correo electrónico.
Relaciones Públicas
Realiza encuestas por vía telefónica a los Médicos mensualmente o entrega el formato Encuesta de opinión para el llenado manual.
Clasifica los comentarios en Quejas, Sugerencias o Felicitaciones.
Entrega copia de la queja, comentario o sugerencia a la Dirección General, al Director del área y al área de Calidad.
Elabora el Concentrado de las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones del Área Médica.
Envía el Reporte a la Dirección General, a las Direcciones de área, a los Gerentes y al área de Calidad los primeros 5 días de cada mes, vía correo electrónico.
Atención a Médicos
Realiza encuestas por vía telefónica o vía correo electrónico a los Terceros pagadores.
Toma el reporte de las quejas, comentarios o sugerencias de las Aseguradoras, Convenios, etc.
Elabora y envía el Reporte a la Dirección General y al área de Calidad vía correo electrónico.
Gerencia Comercial
Recibe y verifica el motivo de la insatisfacción del usuario.
Entrega al Jefe del área la Queja, Sugerencia o Felicitación.
Director o Gerente de área
En el caso de recibir una Queja:
Investiga la causa raíz (con el personal involucrado y con el paciente, sobre las circunstancias bajo las que se suscitó la insatisfacción).
Se comunica con nuestro paciente, les agradece por informar al hospital sobre la situación, cuando así lo considere pertinente (UNA QUEJA NUNCA ES UN PROBLEMA) y le comenta al cliente
Jefe/Supervisor de área
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el motivo de su llamada (comunicarle la solución a su queja). NOTA: Cuando sean soluciones demasiado técnicas o específicas de alguna Dirección, se le solicitará al Director de área, sea él quien llame al paciente para informar el seguimiento.
Implementa acciones correctivas (inmediatas) y preventivas, con el objetivo de proporcionar soluciones eficaces que aseguren la no recurrencia de la queja.
Documenta la investigación y la solución en el Formato Seguimiento a Quejas y Sugerencias.
Entrega el registro a su Director de área a más tardar tres días después de la fecha en la que recibió la queja.
Concentra en una carpeta bien identificada las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones correspondientes a su departamento.
Analiza y aprueba los seguimientos dados a las Quejas por su Jefes.
En caso de ser necesario se comunica con el cliente para hacer el seguimiento correspondiente.
Firma de conformidad el formato de Seguimiento de quejas.
Se asegura de entregar el 100% de los seguimientos de su Dirección a Relaciones Públicas.
Director o Gerente de Área
Aprueba las Soluciones a Quejas y Sugerencias, en caso de encontrar alguna No conformidad, realiza las observaciones pertinentes y entrega a Relaciones Públicas las soluciones no conformes.
Da seguimiento al avance en la implementación de acciones establecidas en el registro Solución de Quejas y Sugerencias.
Elabora el Informe de Gestión de Quejas y Sugerencias y lo envía los primeros 5 días de cada mes a la Dirección General, a las Direcciones de área y a los Gerentes, para su conocimiento y análisis.
Se comunica con nuestro paciente, les agradece por informar al hospital sobre la situación, cuando así lo considere pertinente.
Presenta en el Comité de Calidad y Seguridad del Paciente (COCASEP) el nivel de Satisfacción de los usuarios general y por servicio. NOTA: Se consideran quejas recurrentes cuando se presentan más de 3 por el mismo motivo en el lapso de un mes.
Calidad
Relaciones Públicas
Calidad/Relaciones Públicas
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13.- Procedimiento de cumplimiento con la Normatividad
1. Propósito
Definir el método para vigilar el cumplimiento y aplicación de la normatividad y disposiciones reglamentarias vigentes que apliquen al ámbito hospitalario.
2. Alcance
Servicios, productos, procesos, infraestructura y ambiente laboral en los que aplique alguna regulación legal.
3. Políticas de Operación, Normas, Lineamientos
Es responsabilidad de cada Jefe de Servicio dar seguimiento a la Normatividad aplicable a su servicio.
Es responsabilidad de la Alta Dirección dar seguimiento a la Normatividad aplicable a la Institución.
4.- Descripción del Procedimiento
Actividad
Responsable
Revisa el Diario Oficial de la Federación. Obtiene Normas Oficiales Mexicanas vigentes u otras Regulaciones
Legales aplicables al Hospital (valorar su obtención en original). Informa del cambio y/o modificación a las áreas involucradas, Dirección de
área y a la Dirección General.
Gestión Organizacional/Coordinación de Infecciones
Realiza la Lista de verificación de la Norma o la aplicación legal de manera semestral (Versión Depurada para consulta) y en forma bimestral realiza Versión Sintética (sólo los puntos críticos de la norma) para difusión y/o capacitación.
Realiza Indicador del cumplimiento con la normatividad y lo entrega al área de Calidad de forma semestral.
Jefe de Servicio
Revisan norma y/o disposición reglamentaria. Identifica recursos necesarios para su aplicación. En caso de no cumplir con algunos aspectos, realizará el formato de
Seguimiento al Cumplimiento con la Normatividad. Solicitan adquisición de recursos en los casos necesarios.
Director/Gerente de área y Jefe de Servicio
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Documento Controlado Prohibida su Reproducción Parcial o Total No Autorizada
Cent ro Hosp i ta lar io Uni ve rs idad, S .A de C.V. , Mayorazgo N° 130, Co l . Xoco. Ben i to Juá rez, 03339 Ciudad de
México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006
Revisa el formato de Seguimiento al Cumplimiento con la Normatividad. Autoriza adquisición de recursos necesarios para su aplicación.
Director General
Emite informe de auditoría. Envía informe a Dirección General, Director de Área y Jefe de Servicio
correspondientes para su atención.
Director Médico / Gestión Organizacional
Supervisa la aplicación y cumplimiento de la normatividad o disposición oficial.
En caso de detectar alguna irregularidad en su aplicación, elabora informe de la misma.
Envía a Dirección General informe y Plan de Acción que se propone para abatir las causas raíz del incumplimiento.
Director/Gerente de Área correspondiente
Revisa Informe de Incumplimiento con Disposición Oficial, y autoriza Plan de Acción propuesto.
Director General
Auditan anualmente en las áreas del Hospital, la aplicación de la normatividad y/o disposiciones reglamentarias.
Realizan revisión semestral del Indicador del cumplimiento con la normatividad.
Concentran los resultados en un gráfico para vigilar el cumplimiento y actuar cuando se amerite.
Director Médico / Gestión Organizacional
Emite informe de auditoría. Envía informe a Dirección General, Director de Área y Jefe de Servicio
correspondientes para su atención.
Director Médico / Gestión Organizacional
Entrega evidencias de cumplimiento con normatividad y documentos solicitados, durante la auditoría.
Recibe informe final de auditoría. Elabora informe de causas de incumplimiento con normatividad y
disposiciones reglamentarias, así como Plan de Acción que se propone para abatir las causas del incumplimiento.
Director/Gerente de área /Jefe de servicio
Supervisa y vigila la aplicación de normatividad y/o disposiciones reglamentarias y de las acciones de mejora para el cumplimiento con el cliente.
Jefe de servicio
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México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006
5.- Diagrama de Flujo
Relaciones Publicas
SI
NO
Direcciones
SI
Jefaturas NO
Coordinación Calidad
INICIO
Recolecta registros de Comentarios y
Encuestas de opinion.
Clasifica los comentarios y
entrega copias a las Direcciones
Elavora consentrado
Envía por correo a Dirección General,
Direcciones y Coordinaciión de
Calidad
¿Queja?
Recibe y Verifica las
Quejas
Recolectar Sugerencias y Felicitaciones
Recibe los seguimientos de
quejas aportados
Entrega a Jefe
Correspondiente
Solición a queja critica
Analiza y aprueba los
seguimientos de quejas
Investigar
causa y raiz
Informar al cliente el seguimiento
¿Queja critica?
Recibe y aprueba la
solución
Implementar acciones
correspondientes
Documentar la queja y solución
Seguimiento y avances de las
acciones correctiva
y/o preventiva
Eleborar informe a Dirección
General
Presenta informe al
Comité
COCASEP
Fin de Proceso
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México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006
14.- Formatos 1.- Orden de Compra Sistema SAP
SAU-FO-CO-O1
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2.- Solicitu de Pedido Sistema SAP
SAU-FO-CO-O2
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3.- Detalle de Recepciones de Artículos vía Sistema SAP
SAU-FO-CO-O3
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4.- Requisión de Fuera de Linea
CENTRO HOSPITALARIO UNIVERSIDAD REQUISICIÓN HOSPITAL SAN ANGEL INN UNIVERSIDAD
DE COMPRA MAYORAZGO N0. 130 COL XOCO DEL. BENITO JUAREZ C.P 03339 MEX. D.F.
LIC. SANITARIA 13-AM-09-014-0006
FECHA FOLIO
O BIENES CAPITAL O EQUIPO Y ACCESORIOS MENORES MEDICOS O EQUIPOS Y ACCESORIOS MENORES GENERAL O INSUMOS EN GENERAL
JUSTIFICACION ________________________________________________________________ DEPARTAMENTO: ________________________________________________________________ NOMBRE DEL SOLICITANTE:
No. PARTE
CATALOGO
CANTIDAD
U/M DESCRIPCIÓN COSTO
SUBTOTAL
I.V.A
TOTAL
JEFE DE DEPARTAMENTO
DIRECCION DE AREA
DIRECCION MEDICA
DIRECCION GENERAL
RECIBIDO
EN COMPRAS
SAU-FO-CO-O4
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6.- Cuadro Comparativo Excel
RTIDA DESCRIPCIÓN CANTIDAD
U/M COSTO
UNITARIO
TOTAL
COSTO
UNITARIO
TOTAL
COSTO
UNITARIO
TOTAL
SUBTATAL IVA TOTAL OBSERVACIO________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Jefe de Compras Dirección General Elavoro Autoriza
SAU-FO-CO-O5
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7.- Evaluación de nuevos productos
EVALUACIÓN DE PRODUCTOS NUEVOS
Fecha______________________
Área que evalua__________________________________________________________________ Nomnre y puesto de quien evalúa____________________________________________________ Producto Evaluado:_______________________________________________________________
Anota por favor en el recuadro su opinión como resultado de la evaluación del producto marcado con una x y utilizando la siguiente nomencclatura:
1. De Acuerdo 2. Parcialmente de de Acuerdo 3. En desacuerdo
1 2 3
Es un producto totalmente apropiado para la actividad que fue diseñado
La calidad del material es óptima
El uso de este producto representa una mejora para el área usuaria
El producto se desempeña como la esperaba
La presentación del producto es adecuada
La imagen del producto es adecuada
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Para el uso de este producto requiere capacitación especifica
El producto cumple con los requerimientos normativos.
Recomendaria el producto a otros usuarios
Ventajas del producto
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Desventajas del producto __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Nombre y Firma del Jefe de Área ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Para llenado del área que gestiona el producto)
Agradecemos su apoyo
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8.- Evaluación de Proveedores
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9.- Alta de Material para Stock
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15.- . BITÁCORA DE COPIAS CONTROLADAS
Área donde se localiza Número de Copias Medio de Almacenamiento Firma
Dirección General 2 Impreso / Electrónico
Compras Corporativo 1 Electrónico
Calidad Y Mejora Continua
1 Electrónico
Compras 2 Impreso/Electrónico
16.- REGISTRO DE CAMBIOS
Sección Fecha Revisión Resumen del cambio
01-04-2016 0 Emisión inicial
30-06-2016 1 Segunda Edición