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COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de Control Administrativo de Distribución de Combustible.
CURSO: Diseño y Evaluación de Proyectos
CICLO: IX
PROFESOR : Ing. Martin, Montoya Tubillas
INTEGRANTES:
Evelyn Raquel Romero Montaño
Alfonso De la cruz Vicuña
Edison Huari Huaman
Ernesto Moscoso Aguirre
E.P.A INGENERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Compañía Global del Gas SAC, empresa creada en el año
2012, tiene por objeto dedicarse a la importación,
exportación, comercialización, compra – venta,
distribución de derivados del petróleo como combustibles,
lubricantes, productos petroquímicos, gas natural GLP y
además de ofrecer servicios de instalación de equipos de
conversión a gas GLP.
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
MISIÓN
Somos una empresa dedicada a la comercialización y distribución de combustible con servicios de conversión para uso de Gas Natural, brindado a nuestros clientes una atención personalizada para su comodidad.
Valores:
Respeto Moral Integración Responsabilidad
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
VISIÓN
Ser para el año 2015, la mejor empresa de comercialización y distribución de combustible para pequeñas y medianas empresas por su rentabilidad, ampliando nuestra participación en el mercado, apoyándonos en la satisfacción al cliente, basándonos en estándares internacionales y preservación del medio ambiente, gracias al incremento de las competencias de nuestros colaboradores.
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
MATRIZ FODA
FORTALEZAS
1. Empleados comprometidos con la organización
y el cumplimiento de los objetivos.2. Fácil adaptación a los cambios y a lo que el
cliente necesita.3. Buena calidad de sus productos. 4. Cultura de servicio y puntualidad.5. Experiencia del personal.
DEBILIDADES
1. Poca motivación a nuestro personal.2. Deficiente plan de marketing para lograr mayor
participación en el mercado.3. Poca difusión sobre sus medidas ecológicas
en el sector.4. Actualmente no se cuenta con un sistema de
información gerencial adecuada.
OPORTUNIDADES
1. Incremento del poder adquisitivo de los
consumidores. (Nuestro precio es accesible, nos diferencia de la competencia.)
2. Ubicaciones de la flota en lugares estratégicos.3. Atención personalizada al cliente.4. Fuerte poder adquisitivo del producto.
AMENAZAS
1. Mejores oportunidades laborales de la
competencia.2. Gran difusión de la variedad de productos por
parte de nuestra competencia.3. Escases de materia prima.4. Votalidad de precios de materia prima.
CASO DE NEGOCIO
Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
Descripción del problema
En Compañía Global del Gas S.A.C no cuenta con un sistema de control administrativo el que es necesario para la obtención de reportes financieros, los mismos que son revisados por gerencia para la toma de decisiones.
Oportunidades de negocio
La empresa Compañía Global del Gas S.A.C al implementar el nuevo sistema tendrá la oportunidad tener un mejor control administrativo por lo que incrementara su cartera de clientes y por ende sus utilidades asegurando su crecimiento empresarial.
Objetivos estratégicos cubiertos
El presente “Caso de Negocio” apoyará en el cumplimiento de los siguientes objetivos estratégicos de la empresa:
Clientes:
Incrementar la cartera de clientes
Interno del negocio:
Optimizar los procesos de control administrativo y de stocks.
Incrementar su rentabilidad.
Costos
Implantación de sistema : S/. 120,000.00 nuevos soles
Tiempo de implantación : 53días
Contrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos soles
Compra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles
Supuestos
• Se cuenta con el apoyo de la Gerencia General• Se tendrán acceso a los niveles directivos y técnicos de la
empresa.• Se cuenta con un equipo capacitado capaz de llevar a cabo la
elaboración del proyecto.
Descripción del proyecto
Implementación de un sistema que ayude con el control administrativo y de stocks de la empresa.
Plan de Implantación
La implantación del Sistema tendrá como fecha de inicio el 23 de Diciembre del presente año. Se programará el diseño y la implementación del sistema, así como la elaboración de módulos diferenciados por el tipo de temas a tratar. EL modelamiento del negocio empezará el mismo día del inicio del proyecto, los requerimientos empezará el 3 de noviembre, el análisis cuatro días después, de esta manera podemos comenzar con el diseño en el día 18, en el mes de diciembre se construirá la plataforma para luego hacer las pruebas y finalmente la implantación.
Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Gestión de interesados
PRINCIPALES REQUERIMIENTOS
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
EDT
COMPAÑÍA
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LISTA DE HITOS
COMPAÑÍA
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LISTA DE HITOS
CRONOGRAMADE HITOSDELPROYECTO
HITOOEVENTOSIGNIFICATIVO FECHAPROGRAMADA
1.IniciodelProyecto 23 de octubre
2.1erentregable -Plan de Proyecto 27deoctubre
3.2do entregable - Lista de Requerimientos 3denoviembre
4.3er entregable - Documentación del Análisis 7 de noviembre
5.4to entregable -Documentación delDiseño 18 denoviembre
6.5to entregable -Documentación de la Implementación 23 denoviembre
7.6to entregable -Documentación de Pruebas 14 deDiciembre
8.7mo entregable -Documentación de la Implantación 23 de Diciembre
9.8vo entregable -Documentode la Capacitación 28 deDiciembre
10.Reunión Final-9no entregable -Acta de Cierre delProyecto
5 deenero
11. FindelProyecto 5 deenero
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
Dentro de la Identificación de actividades para el proyecto MYCP, la lista de Hitos seria:
HITOS FECHA RESPONSABLE FASE
Aprobación del Alcance Preliminar del Proyecto.
23/10/2015SandraLima Gestión del Proyecto
Aprobación del Plan de Proyecto y Cronograma.
27/10/2015SandraLima Gestión del Proyecto
Aprobación de la configuración inicial de los servidores.
18/11/15SandraLima Soporte de
Infraestructura
Validación del Migración de tablas maestras.
23/11/2015SandraLima Migración de datos
Puesta en marcha del Servidor de Producción.
23/12/2015SandraLima Puesta en producción
Capacitación a los Usuarios. 28/12/15 SandraLima Capacitación
Cierre del Proyecto. 05/01/2016 SndraLima Gestión del proyecto
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
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PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
COMPAÑÍA
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COMPAÑÍA
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Plan de Gestión de Costos
CÓDIGO GP-MYCP
versión 1.0PROYECTO: Sistema de Monitoreo y Control de Procesos y Distribución de Combustible GERENTE: Luis García - Contabilidad - Nextel del PerúPREPARADO POR: Roxana Sánchez Espinoza FECHA 0
706
2014
REVISADO POR: Evelyn Romero Montaño FECHA 11
06
2014
APROBADO POR: Santiago Miguel Fernández Espino FECHA 13
06
2014
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS .Estimación de Costos 1. La estimación de costos se realizará de acuerdo a la
estimación del presupuesto (definitiva).
2. Esta labor será realizada durante la fase de planificación y el responsable será el gerente del proyecto (Evelyn Romero Romaña)
3. El presupuesto realizado en la planificación será revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto (Santiago Miguel Fernandez Espinoza).
4. Existirá una conformidad que será la firma de los documentos.
Preparación de Presupuesto1. La estimación del presupuesto se realizará de acuerdo a las actividades programadas para cada fase del proyecto y que se encuentran detalladas en el cronograma.
2. Se estimarán las reservas de gestión.
3. Esta labor será realizada durante la fase de planificación y el responsable será el Gerente de Proyecto (Pedro Anaya).
4. El presupuesto realizado en la planificación será revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto (Santiago Miguel Fernandez Espinoza).
Control de Costes 1. Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al
Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los
Objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo).2. Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.
CostosImplantación de sistema : S/. 120,000.00 nuevos solesTiempo de implantación : 53díasContrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos solesCompra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
GESTIÓN DE CALIDAD
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Política de Calidad del Proyecto:Cumplir con el cronograma y presupuesto planificado
Cualquier variación se dará dentro de los límites definidos como aceptables
Roles y Responsabilidades:
Rol ResponsabilidadGerente de Proyecto Gestionar la Calidad del Proyecto
Aprobación del Plan de Calidad
Analista de Calidad Elaboración del Plan de Calidad Realizar el seguimiento de las actividades de calidad establecidas
en el Plan.
Supervisor de Calidad Realizar el control de calidad en el proceso de implementación de servicios del condominio.
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
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METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS
PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACION
Planificación de Gestión del Riesgo.
Elaborar Plan de Gestión de Riesgos. PMBOK
Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.
Identificación de losRiesgos.
Identificar qué riesgos pueden afectar elProyecto y documentar sus características.
Checklist de riesgos.Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.
Análisis Cualitativo deRiesgos.
Evaluar probabilidad e impacto
Definición de probabilidad deImpacto Matriz de Probabilidad de Impacto.
Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.
Planificación deRespuesta a los Riesgos.
Planificar la ejecución de respuestas a los riesgos.
Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.
Seguimiento y Control de Riesgos.
Verificar continuamente la ocurrencia de riesgos.
Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.
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ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTION DE RIESGOS
PROCESOS ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Planificación de Gestión de Riesgos.
Equipo de Gestión de Riesgos: Líder Apoyo
Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definiciones.Ejecutar actividad.
Identificación de losRiesgos.
Equipo de Gestión de Riesgos: Líder Apoyo
Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definiciones.Ejecutar actividad.
Análisis Cualitativo deRiesgos.
Equipo de Gestión de Riesgos: Líder Apoyo
Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definicionesEjecutar actividad.
Planificación deRespuesta a los Riesgos.
Equipo de Gestión de Riesgos: Líder Apoyo
Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definiciones.Ejecutar actividad.
Seguimiento y Controlde Riesgos.
Equipo de Gestión de Riesgos: Líder Apoyo
Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definiciones.Ejecutar actividad.
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
PRESUPUESTO DE GESTION DE RIESGOS
PROCESOS PERSONAS TOTAL
Planificación de Gestión de Riesgos. LíderApoyo
S/. 200.00S/. 100.00 S/.300.00
Identificación de los riesgos.Líder
ApoyoS/. 200.00S/. 100.00
S/.300.00
Análisis Cualitativo de Riesgos. LíderApoyo
S/. 200.00S/. 100.00
S/.300.00
Planificación de respuesta a los Riesgos. LíderApoyo
S/. 200.00S/. 100.00
S/.300.00
Seguimiento y Control de Riesgos. LíderApoyo
S/. 200.00S/. 100.00
S/.300.00
S/.1500.00
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
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El plan de gestión de recursos humanos es una herramienta que ayudará en la gestión de las actividades de los recursos humanos a lo largo de todo el proyecto hasta el cierre.
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES
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COMPAÑÍA
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COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
COMPAÑÍA
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Rol Tipo de Adquisición Fuente de adquisición Modalidad de Adquisición Local de trabajo asignado Apoyo de Área de RRHH
Sponsor del proyecto Contratación. Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
Gerente de Proyecto Contratación Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
Jefe del proyecto Contratación Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
Analista funcional Contratación Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
Analista programador Contratación Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
Testeador Contratación Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
Documentador Contratación Externo ContrataciónDirecta
Compañía global.Ninguno
CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL
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Proyecto MYCP
Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
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MATRIZ DE COMUNICACIONES
formación Contenido Formato Nivel de Detalle Responsable de Comunicar Grupo Receptor Metodología o
TecnologíaFrecuencia de Comunicación
Código de elemento WBS
Iniciación del Proyecto
Datos y comunicaciónsobre la iniciación del proyectoDatos preliminares
Project Charter Alto Project ManagerSponsor, Equipo
deProyecto
Documento digital(PDF) vía correo
electrónico
Una sola vez 1.1.1 Project charter
Iniciación del ProyectoDatos preliminaressobre el alcance del proyecto
Statement Scope Alto Project Manager
Sponsor, Equipo de
Proyecto
Documento digital(PDF) vía correo
electrónico
Una sola vez 1.1.2 Alcance Preliminar
Planificación
Planificación detalladadel Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo,Calidad, RRHH, Comunicaciones,Riesgos y Adquisiciones
Plan delProyecto Muy Alto Project Manager
Sponsor, Equipo de
Proyecto
Documento digital(PDF) vía correo
electrónico
Una sola vez 1.2.1 Enunciado Alcance
PlanificaciónActividad Detallada del proyecto, Tiempos, Hitos, RRHH, Costos.
Gantt del Proyecto Muy Alto Project ManagerSponsor, Equipo
deProyecto
Documento digital(PDF) vía correo
electrónicoUna sola vez 1.2.2 Cronograma
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Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.
CIERRE DEL PROYECTO
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CHECK LIST DE CIERRE1.¿SE HAN ACEPTADO LOS RESULTADOS DEL PROYECTO?
OBJETIVOS
ENTREGABLES
REALIZADOA SATISFACCIÓN (SI/NO)
OBSERVACIONES
1.OBTENER ACEPTACIÓN FINAL.
APROBACIÓN DOCUMENTADA DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.
SI
2.SATISFACERTODOS LOS REQUERIMIENTOS CONTRACTUALES.
DOCUMENTACIÓN DE ENTREGABLES TERMINADOS Y NOTERMINADOS. ACEPTACIÓN DOCUMENTADA DE QUE LOS TÉRMINOS DEL CONTRATO HAN SIDOSATISFECHOS.
SI
3.TRASLADAR TODOS LOS ENTREGABLES A OPERACIONES.
ACEPTACIÓN DOCUMENTADA POR PARTE DE OPERACIONES.
SI
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1. ¿SE HAN LIBERADO LOS RECURSOS DEL PROYECTO?
OBJETIVOS
ENTREGABLESREALIZADOA
SATISFACCIÓN (SI/NO)
OBSERVACIONES
1.EJECUTARLOSPROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALESPARA LIBERARLOSRECURSOS DELPROYECTO.
CRONOGRAMASDELIBERACIÓN DERECURSOS,EJECUTADOS.
SI
2.PROPORCIONARRETROALIMENTACIÓNDE PERFOMANCEA LOS MIEMBROSDELEQUIPO.
RESULTADOSDELA RETROALIMENTACIÓNDELA PERFOMANCEDELEQUIPODE PROYECTO,ARCHIVADOSENLOSFILESPERSONALES.
SI
3.PROPORCIONARRETROALIMENTACIÓNA LA ORGANIZACIÓNRELATIVAA LAPERFORMANCEDELOS MIEMBROSDELEQUIPO.
EVALUACIONESDEPERFOMANCE REVISADASCONLOSGERENTES FUNCIONALESYARCHIVADAS APROPIADAMENTE.
SI
CHECK LIST DE CIERRE
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3.¿SEHANMEDIDOYANALIZADOLASPERCEPCIONESDELOSSTAKEHOLDERSDEL PROYECTO?
OBJETIVOS
ENTREGABLES
REALIZADOA SATISFACCIÓN
(SI/NO)
OBSERVACIONES
1.ENTREVISTARALOSSTAKEHOLDERS DELPROYECTO.
RETROALIMENTACIÓNDELOS STAKEHOLDERS,DOCUMENTADA.
SI
2.ANALIZARLOS RESULTADOSDELA RETROALIMENTACIÓN
ANÁLISISDOCUMENTADO.
SI
CHECK LIST DE CIERRE
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Global del Gas S.A.C
4.¿SEHACERRADOFORMALMENTEELPROYECTO?
OBJETIVOS
ENTREGABLESREALIZADOA SATISFACCIÓN
(SI/NO)
OBSERVACIONES
1.EJECUTARLASACTIVIDADESDE CIERREPARAEL PROYECTO.
RECONOCIMIENTOFIRMADODELA ENTREGADELOSPRODUCTOSY SERVICIOSDELPROYECTO. DOCUMENTACIÓNDELAS ACTIVIDADESDECIERRE.
SI
2.INFORMARA GERENCIASOBRE TODOSLOSPROBLEMAS IMPORTANTES.
DOCUMENTACIÓNDELOS PROBLEMASIMPORTANTES.
SI
3.CERRARTODASLASACTIVIDADES FINANCIERAS ASOCIADASCONEL PROYECTO.
RETROALIMENTACIÓN DOCUMENTADADELDEPARTAMENTO FINANCIEROSOBREELCIERREDEL PROYECTO.
SI
4.NOTIFICARFORMALMENTEA LOS STAKEHOLDERSDEL CIERREDELPROYECTO.
DOCUMENTOQUECOMUNICAEL CIERREDELPROYECTO, ALMACENADOENELFILEDEL PROYECTO.
SI
5.CERRARTODOSLOSCONTRATOSDEL PROYECTO.
CONTRATOSCERRADOS APROPIADAMENTE.
SI
6.DOCUMENTARY PUBLICAREL APRENDIZAJEDEL PROYECTO.
DOCUMENTACIÓNDELECCIONESAPRENDIDAS.
SI
7.ACTUALIZARLOSACTIVOSDELOS PROCESOSDELA ORGANIZACIÓN.
DOCUMENTACIÓNDELPROYECTO, ARCHIVADA. CAMBIOS/ACTUALIZACIONESDE LOSACTIVOSDELOSPROCESOS DELAORGANIZACIÓN, DOCUMENTADOS.
SI
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
GLOSARIO DE TERMINOS
Nº TÉRMINO DEFINICIÓN1 PMP Project Management Professional / Profesional de la Dirección de Proyectos
2 PMO Program Management Office / Oficina de Gestión de Programas
3 PMBOK Project Management Body of Knowledge / Fundamentos de la Dirección de Proyectos
4 SOW Statement of Work / Enunciado del Trabajo
5 RAM ResponsibilityAssignmentMatrix / Matriz de Asignación de Responsabilidades
6 WBS WorkBreakdownStructure / Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
7 MYCP Sistema de Monitoreo y Control de Procesos de Distribución de Combustible
8 ERP Enterprise ResourcePlanning9 SPI Índice de desempeño del tiempo
10 CPI Índice de desempeño del costo
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
COMPAÑÍA
Global del Gas S.A.C
CONCLUSIONES
COMPAÑÍA GLOBAL DEL GAS SAC gracias este sistema tendrá un control automático vía web de la ejecución de la distribución de transporte de combustible, teniendo al alcance una rápida y oportuna consulta de información para la toma de decisiones.
- Anteriormente a la implementación del sistema, la documentación era llevada de manera manual, generando gran cantidad de papeles, los cuales al momento de ser solicitados no se encontraban ordenados de la mejor manera debido a la fuerte actividad laboral. Este sistema resuelve el problema ya que toda la información requerida respecto al transporte del combustible, compras y ventas podrá ser obtenida de la base de datos.
- Como ya se indicó, el proceso del transporte de combustible se manejaba manualmente generando errores involuntarios en el llenado de formatos y documentos, estos errores no percibidos generaban retrasos en el despacho de las cisternas, ya que se detenía la salida de las mismas hasta que la documentación no fuera la correcta. Este sistema asegura
100% la desaparición de tales errores.