Cmo saber si es rentable un proyecto
No importa si el enfoque de tu negocio (rea, departamento o la
empresa en su totalidad) es exclusivamente generar utilidades, o
por el contrario, generar riqueza en todos los niveles (econmico,
personal o espiritual) es muy importante que sepas en todo momento
si el esfuerzo que ests realizando ha rendido sus frutos. En pocas
palabras, que sepas si vale o no la pena seguir haciendo lo que
ests haciendo. De la misma manera, tal vez ests pensando en
invertir en capacitacin, comprar un nuevo software o buscar apoyo
externo de consultora y te preguntas cmo se si vale la pena
hacerlo?
La respuesta la puedes obtener estableciendo la rentabilidad del
proyecto (ya sea la que tenga en el momento actual de ejecucin o la
que esperas tener antes de comenzar a invertir)
En trminos simples, rentabilidad significa obtener ms ganancias
que prdidas y esto implica que para saber si mi proyecto o negocio
es rentable, tengo que medirlo, pero antes que nada, debo saber qu
medir. Dentro de los proyectos que puedes manejar en tu empresa,
hay varios tipos de rentabilidades que pudieran ser interesantes
medir y conocer. De acuerdo a nuestra experiencia hay ms de una y
para saber a cul nos estamos refiriendo podemos contestar algunas
simples preguntas: a) Rentabilidad financiera: Cunto dinero estoy
obteniendo por cada peso/dlar/euro invertido? b) Rentabilidad
personal: El nivel de desarrollo individual que obtiene el personal
es
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equiparable o mejor que la cantidad de tiempo y dinero
invertido? c) Rentabilidad de Imagen: Qu tanto ha mejorado la
imagen de mi empresa en la sociedad despus de haber invertido
tiempo y dinero en este proyecto? d) Rentabilidad social: Lo que la
sociedad ha ganado es mayor que la inversin realizada en el
proyecto? Debido a que la rentabilidad personal, de imagen y social
representan mediciones muchas veces intangibles y que pueden
basarse en percepciones ms que en hechos nos enfocaremos a hablar
exclusivamente de la rentabilidad financiera ya que es la mejor
manera de adentrarnos en el concepto de medir proyectos rentables.
Muy bien, comencemos. Antes que nada, vale la pena mencionar que la
rentabilidad financiera que analizaremos es la que est enfocada en
el FLUJO DE EFECTIVO y no en una evaluacin contable. Esta
diferencia es fundamental, ya que en nuestra experiencia, al menos
9 de cada 10 empresas(sobre todo las PYMES) se enfocan de manera
obsesiva en el resultado final dado por el contador (Utilidad
contable) ya que tienen un enfoque de ahorrar lo ms que puedan en
impuestos sin que esto sea necesariamente malo o equivocado, pero
puede ocasionar que se pierda de vista el objetivo fundamental de
un negocio (visto desde el punto de vista econmico) que es el
generar riqueza para accionistas, empleados y sociedad a travs que
la generacin un FLUJO DE EFECTIVO CONSTANTE que permita cumplir con
las obligaciones obtenidas da con da por parte de la empresa y que
en determinado momento, sea mayor a dichas obligaciones. Entonces
cmo puedo saber si el proyecto que estoy haciendo (o que voy a
hacer) genera (o generar) rentabilidad en mi empresa o no? Te
presentamos una serie de pasos que te pueden ayudar a contestar
esta pregunta. Paso 1. Define los indicadores que necesitars para
medir la rentabilidad Los indicadores son las guas que te permitirn
saber si vas por buen camino o no. Aqu te sugerimos tan slo los
bsicos indispensables. Con el tiempo y la experiencia, podrs ir
definiendo cules son aquellos que te mantendrn ms informado del
progreso de tu proyecto. Indicador 1: Flujo de efectivo.- El cual
debes medirlo mnimo de manera semanal, aunque lo ms apropiado es
que sea de forma diaria. Esto te permitir saber cunto puedes
invertir de manera constante en el proyecto sin tener el riesgo de
detenerlo por falta de capital Indicador 2: Gastos del departamento
y/o rea donde ser realizado el proyecto.- Esto para definir antes
que nada la rentabilidad del proyecto. Indicador 3: Flujo
adicional.- Esto puede ser en trminos de ingresos o de ahorro
conseguido. Lo importante es poder identificar cunto dinero se
tiene de ms en la empresa.
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Indicador 4: Elemento validador.- Aunque nos estamos enfocando
en la generacin de flujo adicional no podemos perder de vista que
no se debe afectar negativamente la operacin en aspectos de
calidad, productividad o servicio al cliente. Es por ello que el
cuarto indicador puede ser el resultado de una auditora de calidad
o de encuestas de satisfaccin peridicas de tal manera que
verifiquemos que la operacin se mantiene igual, aunque estemos
ganando ms dinero. Paso 2. Establece el periodo de comparacin de
los indicadores Esto es, cada cunto tiempo vas a revisar los
indicadores que escogiste en el Paso 1? De acuerdo al tipo de
proyecto es la periodicidad de revisin, pero, para efectos prcticos
te sugerimos hacerlo al menos una vez al mes. Paso 3. Define una
fecha de inicio de medicin y establece la lnea base Con esto,
tendrs un punto de partida para hacer las comparaciones mes a mes.
Esto es crtico ya que lo que queremos es evitar al mximo las
percepciones y basarnos en hechos mediante cifras. El tener una
lnea base ofrece una referencia para saber si lo que hacemos mejora
las cosas o no conforme avancen los meses. Debes tener una lnea
base para cada indicador que definas como importante a medir. Ya
que el enfoque de este artculo no es hacer un ensayo sobre finanzas
bsicas, para las mediciones de rentabilidad, y de manera
ilustrativa nicamente, haremos unos clculos bsicos y muy sencillos.
Rentabilidad del proyecto neta total: Establece todos los ingresos
adicionales (o ahorros totales) que esperas de proyecto en el
periodo de un ao, y rstale todos los gastos (o inversiones) que se
realizarn en el mismo periodo de tiempo. En general, el criterio
para darle luz verde a un proyecto nuevo o continuar uno que ya est
en marcha es que la rentabilidad del proyecto neta total sea
positiva y que pague al menos 3 veces el monto total de inversin en
un periodo de tiempo que tenga sentido para las personas
responsables de poner el dinero. En caso de que no sea as,
sugerimos que se revise fuertemente que los datos tomados sean
correctos y definir lo que los inversionistas estaran dispuestos a
aceptar.
Paso 4. Toma decisiones Tomando en cuenta la lnea base y
proyecciones, puedes definir si el proyecto que tienes en manos
vale la pena llevarlo a cabo o no. Lo peor que podras hacer es
mantener un proyecto que no te generar la rentabilidad deseada.
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Paso 5. Si continuas con el proyecto, sigue midiendo, sin
excepcin La base para garantizar la rentabilidad de un proyecto es
la toma de decisiones conscientes basadas en la medicin contante de
indicadores los cuales hayan sido establecidos de acuerdo a los
objetivos y metas trazadas. Paso 6. Una vez que la rentabilidad del
proyecto est garantizadaCELEBRA con todos los miembros de tu equipo
involucrados. Que todos los proyectos que emprendas sean exitosos
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