Como funciona a previsão de vendas

Introdução a Como funciona a previsão de vendas

Administrar um negócio é como conduzir um navio. Assim como o capitão, você precisa manter seus olhos no horizonte para planejar seu próximo passo. Se houver nuvens se juntando, você deve proteger a carga do navio e avisar os companheiros de bordo para se protegerem. Se houver zonas rochosas à frente, você deverá pedir à tripulação que fique atenta para ajudá-lo a navegar com segurança até o outro lado. Se o próximo trecho da jornada for longo, você precisará estocar comida e suprimentos antes de deixar o porto.

Nos negócios, planejar o futuro e manter os olhos no horizonte é muito importante. E o melhor modo de fazer planos para o futuro é analisar cuidadosamente as tendências do passado, especialmente quando se está prevendo vendas de um produto ou serviço.

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Assim como o capitão de um barco, os profissionais de previsão de vendas precisam manter o negócio no curso

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A previsão de vendas usa os números anteriores para fazer prognósticos de desempenho em longo ou curto prazo.  É um trabalho traiçoeiro, porque muitos fatores diferentes podem afetar as vendas futuras: declínios econômicos, mudança de funcionários, alterações na moda e tendências, maior competição, recalls de fabricantes e outros fatores. Mas existem vários métodos padronizados para fazer previsões cada vez mais precisas.

Sem as previsões de vendas, torna-se muito difícil manter a empresa na direção correta. É preciso prestar atenção nas estações do ano para não investir muito em uma estação que vende pouco. É preciso prestar atenção no que dizem os analistas das indústrias que prevêem crescimento robusto em vendas em datas comemorativas, entre outros.

Mas qual é a importância exata da previsão de vendas para o bom planejamento financeiro (em inglês) e administrativo de um negócio? E quais são alguns dso métodos e tecnologias que garantem previsões mais precisas e seguras? Leia para saber mais.

A importância da previsão de vendas

Vendas são o sangue de um negócio. Elas permitem o pagamento de funcionários, despesas operacionais, compra de material, novos produtos de mercado e a atraem mais investidores. A previsão de vendas é uma parte essencial do planejamento financeiro (em inglês) de um negócio. É uma ferramenta de autoavaliação que usa estatísticas de vendas passadas e atuais para prever desempenhos futuros de forma inteligente.

Com uma previsão de vendas precisa em mãos, você pode fazer planos para o futuro. Se as previsões dizem que no mês de dezembro você realiza 30% das suas vendas anuais, então é preciso aumentar a produção em setembro para se preparar para o mês de maior procura. Também pode ser inteligente investir em vendedores sazonais. Uma simples previsão de vendas pode dar informações sobre todos os outros aspectos do seu negócio.

As previsões de vendas também são uma parte importante do início de uma nova empresa. Quase todas as novas empresas precisam de empréstimos ou capital inicial para comprar tudo o que é necessário para lançarem-se no mercado. Você não pode simplesmente entrar em um banco com uma ideia brilhante e muito entusiasmo. É preciso mostrar números que provem a viabilidade do seu negócio. Em outras palavras, é necessário ter um plano de negócios.

Uma parte central desse plano será a previsão de vendas. Já que você não terá vendas anteriores para ajudá-lo, é preciso pesquisar empresas relacionadas que operam no mesmo mercado e com clientes similares. Você terá que fazer concessões pela dificuldade de começar do zero, o que significa que os primeiros meses serão difíceis. Aí, será preciso convencer o banco que seu negócio tem ideias novas que futuramente irão vender mais do que a concorrência. Todas essas ideias precisam ser expressas em números: perdas, lucros e previsões de vendas que possam ser facilmente compreendidas pelo banco. 

Com o crescimento do seu negócio, as previsões continuarão a ser uma medida importante da saúde da empresa. Wall Street mede o sucesso de uma empresa de acordo com os acertos em previsões trimestrais. Se uma empresa prevê vendas robustas no quarto trimestre, mas consegue apenas metade, isto é um sinal para os investidores de que não apenas o desempenho de empresa é fraco, mas a gerência é incompetente. Ao atrair novos investidores para uma empresa privada, as previsões podem ser usadas para predizer o retorno potencial de investimentos. [fonte: Consultor Virtual Interativo - em inglês].

O efeito geral de previsões de vendas precisas é o gerenciamento mais eficiente de uma empresa, economizando com excesso de estoque, aumentando lucros e servindo seus clientes de um modo melhor [fonte: Consultor Virtual Interativo].

Então, quais são os métodos padronizados para se fazer previsões? É preciso muita matemática? Descubra na próxima página.

Métodos para previsão de vendas

A matemática envolvida nas previsões é, na verdade, muito simples. A parte difícil é manter os registros financeiros detalhados e exatos para fazer esses cálculos. Eis algumas das informações mais importantes para calcular as previsões de vendas:

o número de vendas para cada produto divididos por cada mês do ano;

o número de vendas que foram devolvidas ou canceladas;

fatores externos que impacatam as vendas, como previsões econômicas, mudanças de preço em matérias-primas, renegociação nos contratos de empregados, aumento da concorrência, entre outros.

O método mais simples de se fazer previsões de vendas é através de previsões anuais. Supondo-se que as vendas sejam relativamente estáveis, sem mudanças importantes na concorrência, seus funcionários ou sua base de clientes de ano em ano, só é preciso considerar a inflação. Eis a fórmula:

vendas do ano passado + (vendas do ano passado X índice da inflação) = previsão de vendas do próximo ano. [fonte: Consultor Virtual Interativo]

Um exemplo seria:

R$ 100,00 em vendas ano passado + (R$ 100,00 X .03 índice de inflação) = R$ 103,00 em vendas para o próximo ano

Em muitas empresas, as vendas flutuam a cada temporada. Se esse é o caso, é preciso detalhar as previsões mês a mês. A primeira coisa a fazer é analisar os números de vendas dos anos anteriores para calcular que porcentagem das vendas totais ao ano é feita a cada mês.

Em janeiro, por exemplo, você pode realizar 5% das vendas totais anuais, mas em junho, são 20%. Com essa informação, você pode usar as vendas mensais atuais para prever o total de vendas para o próximo ano, seja na alta ou baixa temporada.

Vamos supor que é fevereiro e você já tem os números de janeiro. Sabendo que as vendas de janeiro representam 5% do total anual de vendas, você pode prever o resto do ano. Eis a fórmula:

vendas mensais / porcentagem do total de vendas expressa em decimais = previsão anual de vendas

Vamos supor que você tenha ganho R$100,00 nas vendas de janeiro. Eis a fórmula:

R$100,00 em janeiro / .05 = R$2.000,00 para o ano

Porém, é raro as vendas de uma empresa permanecerem tão estáveis a cada ano, mesmo com as variações de temporadas. Ao se fazer previsões, há vários outros fatores que precisam ser acrescentados ao cálculo:

contratos de venda que não serão renovados;

novos contratos de venda à vista;

previsões dos economistas para crescimento ou diminuição do seu segmento de mercado;

previsões dos economistas para o aumento ou diminuição do poder de compra dos consumidores no seu mercado;

mudanças políticas que podem afetar contratos governamentais.

Uma das coisas mais difíceis é fazer previsões para um novo negócio que não tem vendas comprovadas. Nesse estágio, as previsões de vendas são importantes para atrair investidores e conseguir empréstimos. O método padrão para calcular previsões de vendas sem vendas pré-existentes é basear suas previsões no desempenho de empresas que vendem produtos similares.

É importante basear suas previsões em empresas que vendam para o mesmo cliente demográfico e tenham as mesmas localizações geográficas. Para o varejo, é preciso saber a média dos volumes de vendas mensais ou anuais por metro quadrado de espaço de varejo. Desse modo, você pode ajustar-se ao tamanho relativo da sua loja.

Visite seus concorrentes, converse com a equipe de vendas e clientes, e delineie um perfil para seu consumidor-alvo. Use dados do censo, descubra quantas pessoas na sua área se encaixam no perfil de clientes e use essas informações quando fizer previsões de vendas.

Que ferramentas podem ajudar a calcular as previsões de vendas? Vamos descobrir na próxima página.

Ferramentas da previsão de vendas

Softwares de computadores tornaram a contabilidade de negócios consideravelmente mais fácil. Tudo pode ser guardado em um único local - chega de arquivos cheios de papel, e planilhas amontoadas de dados podem ser transformadas em tabelas, gráficos e relatórios

de fácil entendimento. Um número cada vez maior de softwares e serviços da Web geram previsões de vendas.

A solução mais simples é usar um programa de contabilidade no seu computador, como o QuickBooks Premier ou Quicken Small Business. A vantagem desses programas é que eles usam todos os dados inseridos no sistema para fazer previsões sofisticadas sobre o desempenho no mês ou ano seguinte. Esse software faz previsões de duas maneiras: trazendo dados já inseridos no sistema de volta à tona ou conduzindo-o passo a passo em uma planilha que coleta todas as informações necessárias para fazer os cálculos.

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Muitos contadores usam softwares para fazer projeções de vendas

 As empresas estão começando a migrar para os softwares de contabilidade e gerência baseados na Web. Essas são ferramentas de registro e colaboração acessíveis com o uso de um navegador normal.

Gerentes de vendas já usam esses programas para acompanhar o desempenho de suas equipes e identificar as melhores perspectivas de vendas. Esses programas também facilitam a geração de previsões de vendas baseadas em desempenhos passados de cada  membro da equipe de vendas. Esse software identifica tendências (5% mensais brutos nas vendas de fulana nos últimos três meses, queda de 2% nas vendas de ciclano) e usa essas informações para fazer previsões futuras.

E então, existem as ferramentas administrativas baseadas na Web, que compartilham informações e integram-se com uma variedade de outros sistemas. O Salesforce.com é provavelmente o sistema mais conhecido de administração baseado na Web que se integra a ferramentas CRM como SAP, sistemas de contabilidade como o Oracle e qualquer outra fonte interna ou externa de dados, como rastreio de encomendas e serviços de satisfação do cliente.

Serviços como o Salesforce.com analisam as muitas camadas de dados que afetam o desempenho de vendas. Eles podem dizer se os produtos estão ficando presos antes do envio do depósito para a loja ou se os contratos de vendas estão encontrando problemas legais. Isso ajuda os empresários a fazer os ajustes certos para elevar as previsões de vendas no futuro.

Para obter mais informações sobre previsão de vendas e assuntos relacionados, confira os links na próxima página.