Felipe Dintel

Como esCrever textos téCniCose profissionaistodas as orientações para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes

O prOcessO de elabOraçãO dO textO Os mapas de ideias a tempestade de ideias métOdOs para apresentar as infOrmações Que tipO de linguagem empregar? galeria de cOnselhOs estilísticOs a apresentaçãO dO textO recOmendações a carta cOmercial Os textOs prOfissiOnais O relatóriO a ata O memOrandO a circular fraseOlOgia para a cOrrespOndência fOrmal guia de cOnectivOs OraciOnais abreviaturas nOs textOs técnicOs e prOfissiOnais

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este livro apresenta meios de produzir relatórios, cartas e documentos profissionais eficazes e bem-elaborados. não só escritores e jornalistas devem dominar o ofício da escrita; em qualquer profissão ou negócio, a comunicação escrita é um elemento essencial para garantir a excelência nas mais diversas iniciativas. saber se expressar com clareza e apuro é um dos grandes segredos para a conquista de objetivos na carreira, e o desenvolvimento de um bom texto profissional é um processo metódico que requer estudo para seu domínio.

este guia revela ao leitor dicas para:

• organizar todas as ideias e as informações de que voCê

dispõe para a elaboração do texto

• definir (e alCançar) seus objetivos

• adaptar o tipo de linguagem ao destinatário

• usar a apresentação mais adequada para a finalidade

do doCumento

a coleção Guias do Escritor oferece manuais práticos destinados a ajudar todos aqueles que desejam dominar a arte da escrita. Com diversos exemplos e orientações fundamentais, cada volume aborda um tema crucial da criação literária. trata-se, portanto, de uma coleção imprescindível para jovens escritores, redatores, editores, professores e estudantes em geral.

Dominar o ofício da escrita não deve ser apenas obrigação de escri-tores e jornalistas. O uso eficiente da linguagem é fundamental para qualquer área e é um dos principais fatores que determinam a qualida-de das tarefas desempenhadas por um profissional em seu ambiente de trabalho. Mas, em muitas outras profissões em que a produção de textos não é uma prática comum, escrever bem não é prioridade até o momento em que o profissional pre-cisar redigir um documento, uma carta publicitária, um edital. Geral-mente, quando há essa urgência, o texto desse profissional não cumpre suas funções básicas e seu objetivo.

Este livro chega para suprir essa necessidade. O autor apre-senta aqui cada passo necessário para se elaborar – com facilidade e acerto – um texto técnico ou pro-fissional. Elaborar esse tipo de texto é um processo metódico e prático que exige dedicação. Nesta obra todo esse processo é devidamente detalhado, passando pelas questões linguísticas e estilísticas que uma pessoa deve ter em mente para que seus textos sejam eficazes, pela análise dos tipos de textos mais frequentes no mundo profissional e pelas informações úteis disponí-veis para consulta no momento de se planejar a redação de um texto ou revisá-lo.

Além de ensinar, este manual mostra que a tarefa de redigir um texto é fundamental para seu êxito e perfeitamente acessível a todos os que quiserem aprender.

www.editoragutenberg.com.br0800 2831322

OutrOs títulOs Da cOleçãO

Como escrever diálogosSilvia Adela Kohan Como narrar uma históriaSilvia Adela Kohan

guias do esCritorFelipe Dintel trabalhou para diversas editoras de Barcelona como tradutor, editor de texto, escritor, leitor profissional e coordenador de projetos. Já ministrou cursos de estilística espanhola e de formação de lei-tores profissionais. Hoje, ensina técnicas narrativas.

Guias do Escritor

Tradução: Gabriel Perissé

Felipe Dintel

Como esCrever textos téCniCose profissionaisTodas as orientações para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes

Copyright desta tradução © 2011 Autêntica Editora/Gutenberg

TíTulo oriGinAlCómo escribir textos técnicos y profesionales

TrAduçãoGabriel Perissé

projETo GráfiCo dE CApA E mioloPatrícia De Michelis

EdiTorAção ElETrôniCAPatrícia De Michelis

rEvisão TéCniCA Cristina Antunes

rEvisãoAna Carolina Lins

EdiTorA rEsponsávElRejane Dias

AutênticA EditorA LtdA./gutEnbErg

rua Aimorés, 981, 8º andar . funcionários30140-071 . Belo Horizonte . mGTel: (55 31) 3222 68 19 Televendas: 0800 283 13 22www.autenticaeditora.com.br

Todos os direitos reservados pela Autêntica Editora. nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida, seja por meios mecânicos, eletrônicos, seja via cópia xerográfica, sem a autorização prévia da Editora.

revisado conforme o novo Acordo ortográfico.

dados internacionais de catalogação na Publicação (ciP) (câmara brasileira do Livro, SP, brasil)

dintel, felipeComo escrever textos técnicos e profissionais : todas as orientações

para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes / felipe dintel ; tradução Gabriel perissé. – Belo Horizonte : Gutenberg Editora, 2011. – (Guias do Escritor ; 2)

Título original: Cómo escribir textos técnicos y profesionalesBibliografia.isBn 978-85-89239-91-2

1. Comunicação na empresa 2. Correspondência comercial 3. Criatividade 4. redação comercial i. Título. ii. série.

10-07614 Cdd-808.066651

índices para catálogo sistemático:1. redação empresarial 808.066651

sumário

introdução................................................................................................7

1..o.processo.de.elaboração.do.texto............................11

Atempestadedeideias....................................................... 15 Osmapasdeideias.............................................................. 16 Métodosparaapresentarasinformações......................... 22 Maisdoisformatos.............................................................. 24

2..Que.tipo.de.linguagem.empregar?...............................27.3..galeria.de.conselhos.estilísticos...............................314..a.apresentação.do.texto:.....cinco.recomendações..............................................................47

5..os.textos.profissionais........................................................53 Acartacomercial................................................................. 54 Orelatório............................................................................ 62 Aata...................................................................................... 66 Omemorando...................................................................... 70 Acircular.............................................................................. 73

6..anexos..................................................................................................75 Fraseologiaparaacorrespondênciaformal..................... 76 Guiadeconectivosoracionais........................................... 77 Abreviaturasnostextostécnicoseprofissionais............. 80

7..Últimos.conselhos........................................... 83

8..conclusão........................................................ 85

bibliografia........................................................ 87

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Ninguémduvidaqueosescritoreseosjornalistasdevemdominaroofíciodaescritapararealizarseutrabalho.Contudo,muitasvezeses-quecemosqueobomusodalinguagemtambémdeterminaaqualidadedastarefasdesempenhadasporoutrosprofissionais.Emmuitasoutrasprofissõeséprecisoproduzirtextos,mas,pornãoseressaasuaprincipalfunção,escreverbemnãorecebeadevidaimportância.Errocrasso.Emnumerosasocasiões,nota-sequeaeficáciadeumaempresaoudeumórgãopúblicoémenorporqueosquealitrabalhamdesconhecemousedescuidamnahoradeempregarosmecanismosdaexpressãoescrita.

Se um documento interno de uma empresa está mal redigido,provavelmenteosseusdestinatáriosserãoobrigadosapediresclare-cimentosaquemoescreveu,causandoperdadetempoparatodos.Seumacartapublicitáriaestáescritanumtominadequado,nãoserádeestranharqueoclienteseinclineaprocuraroprodutodoconcorrente.Seumórgãodaadministraçãopúblicautilizaumalinguagemconfusanumedital,certamenteosfuncionáriosprecisarãodedicarseutempoparaexplicaraoscidadãosquetenhamdúvidasoquedefatosequisdizernaqueledocumento.

Aqualidadedacomunicaçãoentreosdiferentesdepartamentosdeumaempresaouentreasdiferentesseçõesdeumórgãopúblico,bemcomoasrelaçõesentreempresaeclientes,eentreórgãopúblicoeci-dadãos,dependedetextosescritosdamelhormaneirapossível.Alémdisso, o domínio da expressão escrita influi de modo determinantena imagem corporativa de uma empresa, evitando ambiguidades eequívocosquepodeminviabilizarumainiciativaempresarialouumamedidaadministrativa.

Valeapena,então,investirnoaperfeiçoamentodenossostextostécnicoseprofissionais?Semdúvidaquesim.Seráaformaacertadanão só de evitar falhas e equívocos, mas também de tirar melhorproveitodaspossibilidadesqueacomunicaçãoescritanosoferece,tendoemvistanossosobjetivosprofissionais.

Não somente os escritores e os jornalistas devem domi-nar a escrita. Todos os profissionais devem cuidar desse aspecto, se quiserem trabalhar com eficácia e obter me-lhores resultados com seus textos.

Noâmbitodaempresaedaadministraçãopública,hádoistiposdecomunicação:ainternaeaexterna.Acomunicaçãointernaéaquese

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mantémcomossócios,osacionistas,ossindicatos,asfiliaisousucur-saiseentreosfuncionários.Poroutrolado,acomunicaçãoexternaéaqueseestabelececomosfornecedores,osclientes,amídia,osbancos,asempresasdeseguro,aReceitaFederalouaPrevidênciaSocial.

Nestelivro,vamosnosocupartantodostextosqueseescrevemnacomunicaçãointernaquantodaquelesquesãoprópriosdacomunica-çãoexterna.Asorientaçõeseosconselhosqueosleitoresencontrarãonaspróximaspáginassãoúteisparaosdoistiposdecomunicação.

Comoestemanualseestrutura?Emprimeirolugar,abordamosospassosnecessáriosparaelaborarcomfacilidadeeacertoumtextotécnicoouprofissional.Trata-sedeumprocessometódicodevida-mentedetalhado.

Aseguir,trabalharemosasquestõeslinguísticaseestilísticasqueumapessoadeve teremmenteparaqueseus textossejamomaiseficazespossível, analisandoos tiposde textosmais frequentesnomundoprofissional.

Por fim, apresentaremos informações muito úteis para seremconsultadasnomomentoemquese forplanejara redaçãodeumtextoourevisá-lo.

Nossaintenção,emsuma,foidemonstrarqueaimportantetare-faderedigirumtextoprofissional—tarefaporvezesdecisiva—éperfeitamenteacessívele—porquenão?—agradáveledivertida.

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Quandovamosredigirumtexto,devemoscomeçarfazendoqua-troperguntasfundamentais:

a. Oquepretendocomessetexto?b. Queméomeudestinatário?c. Queinformaçõesdevotransmitirparaatingirmeuobjetivo?d. Comodevoorganizaressasinformações?

Responderaessasperguntasconstituionúcleodoprocessodepré-redaçãodotexto.Obtidasasrespostas,restaráescrevê-lo.Veja-mos,portanto,comoresponderàquelasquestões.

o.objetivo.do.texto

Nossaprimeiratarefaéestabelecercomabsolutaprecisãoqualéoobjetivodotexto.Senósprópriosnãosabemosexatamenteoquepretendemoscomotextoquevamosredigir,oresultadocertamenteseráconfuso.Eéprovávelquegastemosmaistempodoqueoneces-sárioparaescrever,poisteremosquefazerváriastentativas,abrin-docaminhosaesmo,semsaberquerumotomar.Estabelecercomclarezaoobjetivoprincipaldeum textoé,portanto,vitalnahorade empreender o trabalho. É condição fundamental para orientarcorretamentenossosesforços.Valeapenainclusivequeescrevamosoobjetivonumpapelàparte,queficarásempreporpertoduranteaelaboraçãodotexto.

Nomomentodedefiniroobjetivoprincipal,devemosformulá-lodetalmaneiraquenospermitaavaliarseoalcançamosounão,ouemquemedidaoatingimos.Vejamosumexemplo,sobreoqualtra-balharemosaolongodestecapítulo.

VamosimaginarquetrabalhamosnodepartamentocomercialdaempresaXYZ,voltadaparaaconfecçãodecalçados,equeprecisa-mosescreverumacartaaumdosnossosclientes—umarededesapatarias—paraquecomprenossanovalinhadecalçados.

Oobjetivoprincipaléeste:• FazercomqueaempresaSapatariaRealcompreanovalinha

decalçadosdanossamarca.

o.destinatário

Senocampo literárioéumadiscussãoaberta saberseoescri-tordeveounãoescreverpensandonosleitores,omesmonãoocor-re com relação aos textos técnicos e profissionais. Neste âmbito éfundamentallevaremcontaqueméonossodestinatário.Devemos

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descartara ideiadeque, redigindocoma suficientecorreçãogra-matical,oproblemaestaráresolvido.Paraalcançarosobjetivosquenospropusemosatingir, é fundamental captara atençãodo leitor,de modo que ele não leia em diagonal ou jogue nosso texto fora.E,paraconseguirmosessaatenção,valeapenatentarconheceraomáximoonossodestinatário.Poderemos,assim,decidirquevoca-bulárioempregar,queargumentosserãomaisconvincentes,quees-clarecimentosserãonecessáriosequaispoderemosantecipar,comqueexemplosilustraremosnossoraciocínio,etc.

Muitasvezesodestinatário seráparanósumcompletodesco-nhecido—talvezsósaibamosocargoqueocupae,comsorte,oseunome—, levando-nosamanterum tomneutro,quecorrespondaaocargoocupadoporumapessoasejaelaquemfor.Noentanto,emoutrasocasiõesserápossíveladequarmelhornossotexto,nãoape-nasaocargo,mastambémàpessoaemquestão,oupornosrelacio-narmoscomela,ouportermosrecebidoinformaçõesaseurespeito.

Eque informaçõespoderãoserúteis?Porumlado,a idadeeosexo.Issonãosignificaquetenhamosdetratarumapessoacommaioroumenorcortesia,dependendodaidadequetenha,ouseforhomemoumulher.Simplesmentepoderemosbuscarcaminhosdeidentifica-çãoemrazãodessesdados,evitando,éclaro,ideiaspreconcebidas.

Outrasinformaçõesdeinteressesãoocurrículoprofissionaleaescolaridadee,demodoespecial,oníveldeconhecimentoquenossodestinatáriopossuiacercadoassuntosobrequalvamosescrever.Emalgunscasos,tambémserámuitoútilconheceroseucaráter,seusva-loresesuaideologia.Se,alémdisso,sabemosaquetipodeargumen-tação ele é mais receptivo — argumentações conceituais, baseadasem teorias e metodologias, ou argumentações narrativas, baseadasem fatos ou informações, ou argumentações afetivas, baseadas emsentimentos—,teremosumretratocompletíssimodenossodestina-tário.Apoiadosnesseretrato,decidiremosquetomempregarequeargumentospriorizar.

Quanto mais dados tenhamos sobre o nosso destinatário, melhor adaptaremos o texto à sua personalidade e mais facilmente alcançaremos os objetivos fixados.

Voltando ao nosso exemplo, imaginemos agora que o destina-táriodenossacartaéoSr. JoséCarlosOliveira, responsávelpelas

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compras da empresa Sapataria Real. É um homem de 35 anos deidade,queestudouatéoensinomédio,comumalongaexperiêncianomercadodecalçados,primeirocomoempregadoemdiferentessapatarias,ehádezanoscomochefedecomprasdaSapatariaReal.Graçasàrelaçãoquemantemoscomeleháseisanos,sabemosqueéumapessoadiferentedeoutroscompradores,especialmentepreo-cupadocomonomedaempresaecomaqualidadeenovidadedosprodutosqueoferece.Asquestõeseconômicassãoimportantesparaele,éóbvio,masestãoemsegundolugar.Eumaúltimainformação:sabemosqueéossoduroderoer,eéprecisoreconquistarsuacon-fiançaacadanovocontatocomercial.

os.conteúdos

Umavezdefinidooprincipalobjetivodotextoaescrevereestan-dobemdesenhadooperfildodestinatário,surgeumaperguntaób-via:comoalcançaresseobjetivo?Arespostaresidenapróximaetapadapreparaçãodotexto:oestabelecimentodosobjetivosintermediá-rios.Parausarmosametáforadoalpinismo,devemosnosperguntarquaisvertentesdamontanhanosconduzirãoaocume,queéonossoobjetivofinal.Devemossubirpelasmaistransitáveis.Masnãohára-zãoparaexcessos:bastadefinirtrêsacincoobjetivosintermediáriosbemescolhidos,ouseja,direcionadosaoobjetivoprincipaleàperso-nalidadedodestinatário,seaconhecermos.Retornandoaoexemplo,algumasvertentesexequíveisseriamasseguintes:

Objetivosintermediários:• InformaraoSr.Oliveiraasvantagenseosbenefíciosdacompra.• Lembrar-lheaqualidadedanossamercadoriaedonossoserviço.• Apresentar-lheanovalinhadecalçado,enfatizandoqueestáde

acordocomamoda.• Oferecer-lhecondiçõesvantajosasparaacompra.

Fixar objetivos intermediários facilita-nos alcançar o objetivo principal.

Após estabelecer os objetivos intermediários, entramos numanovafase.Agoravamosescolherasinformaçõesaseremtransmiti-dasemnossotexto.Abordamos,portanto,oquesetornaráconteúdodotexto:dados,motivos,argumentos,soluções...Tudoissoaparece-ránaredaçãodefinitiva.

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Comosaberquaisasinformaçõesaseremtransmitidas?Ame-lhorformaconsisteemnosguiarmospelosobjetivosintermediáriosjáestabelecidos.Todasaquelasideiasquecompõemessesobjetivosserãoúteis.Numaescalaprogressiva,darcontadosobjetivosinter-mediáriospermitiráoalcancedoobjetivoprincipal.

Masparadefinirqueideiassãoounãoválidasparaatingirnos-sosobjetivosintermediáriosprecisamos,antesdemaisnada,deumatorrentedeideias.Ecomoprovocaressatorrente?Umbommétodoéachamadatempestadedeideias.

a.tempestade.de.ideias

Ébomesclarecerque,emprincípio,atempestadedeideiaséummétodogrupal,nãoindividual.Costumaserutilizadoparaprovo-car a geração de ideias numa reunião entre várias pessoas, com apresençadeummoderador.Defato,émaisfácilproduzirideiasemgrupo do que solitariamente. Quando temos de realizar a confec-çãodeumdocumentodecertaimportância,nãodevemosrecusarapossibilidadedeconvocarcolegasouparceirosdenossaempresa,departamentoouassociaçãoparaqueparticipemdessafasedopro-cessoredacional.Aliás,esseéumprocedimentocomumemmuitasempresas.Dequalquermodo,aessênciadométodo,comoveremos,éaplicávelporumasópessoa.

Masemqueconsiste,afinal?Atempestadedeideiaséumafor-madefavoreceraprofusãodeideiassemqueseavalie,emprin-cípio, se são úteis ou se estão orientadas pela lógica. E o que sepretende com tal ausência de filtros? Evitar um problema muitofrequente:muitasboasideiasmorrememrazãodacríticadestru-tivaaquesãosubmetidasantesdeamadurecerem.Oquesebusca,emprimeirolugar,étãosomentegerarideias.Aavaliaçãoeascrí-ticasficamparamaistarde.

Paraqueométododatempestadedeideiassejaeficaz,areuniãodeveocorrernumclimadescontraído,deformaaestimularaparti-cipaçãodetodosospresentes,favorecendoacomunicaçãoentreeles.Opapeldomoderador,quenãoprecisaserapessoaqueconvocouareunião,évitalparaquehajaessadistensão.Tambémésuafunção,poroutrolado,organizarasintervenções,evitandoqueareuniãoseconvertanumabaderna.Aomesmotempo,cabeaomoderadorteradestrezasuficienteparafomentaracolaboraçãodetodosparaqueseaproveiteaomáximoaimaginaçãodecadaumdosparticipantes.

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