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8/19/2019 Como Certificar Ohsas 18001
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Calidad & Gestión | CÓMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pág. 1 de 13
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OHSAS
18001
2016 Autores:Ing. Roberto Lemo
Ing. Hugo González
Directores de Calidad & Gestión
CÓMO
CERTIFIC R
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C ONTENIDO
INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 3
¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001? .............................................................. 4
¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001? ..................................................... 5
ADECUADA IMPLEMENTACIÓN ................................................................................. 6
ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES ................................................................. 7
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN .............................................................................. 9
PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS ................................ 12 RESUMEN Y CONCLUSIONES .................................................................................. 13
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INTRODUCCIÓN
El presente informe tiene como objeto tratar los principios y las directrices que permitan a unaorganización implementar de manera efectiva un sistema de gestión de salud y seguridad
ocupacional apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la NormaInternacional OHSAS 18001 y alcanzar así su certificación.
Los conceptos aquí mencionados pueden ser utilizados por todas aquellas organizaciones que
deseen desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los
requisitos legales y la información sobre los riesgos para la salud y seguridad ocupacional (SSO).
No se ha pretendido presentar en este documento propuestas metodológicas para atender o
diseñar los procesos de la gestión de salud y seguridad ocupacional, sino presentar una secuencia
lógica para diseñar, implementar y poder certificar un sistema de gestión de salud y seguridad
ocupacional conforme a Norma.
Es importante destacar y aclarar que la gestión de salud y seguridad ocupacional de unaorganización conforma una disciplina tan amplia que incluye aspectos estratégicos y competitivos
de la organización. Sin embargo, estos campos de la gestión de salud y seguridad ocupacional
exceden el alcance de los requisitos auditables de manera objetiva y que se consideran a los
efectos de la certificación correspondiente. Consecuentemente, tampoco guían a la organización
hacia un desempeño de SSO óptimo, sino a una performance equilibrada con las posibilidades
económicas de la organización y sus partes interesadas.
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¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?
La norma OHSAS ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la
implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces.
Recordamos la definición de Eficacia como el “ grado en que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados” . (ISO 9000:2005)
Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr loque la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambioimportante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la
organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALESY OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.
En efecto, mientras que
hablando de Calidad la
propia organización decide
cual es el nivel del
compromiso que asume
frente al Cliente, enmateria de SSO elcumplimiento legal estápor encima de cualquierdecisión que la
organización pueda tomar,de la misma manera inclusola identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal
aplicable.
Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según
OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de losmismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.
Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente
manera:
“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a laorganización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización
incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones” .
Asimismo, la implementación de OHSAS 18001 debería ayudar a prevenir la comisión depotenciales incumplimientos como consecuencia de prácticas de SSO inapropiadas según loscriterios.
Entre las situaciones que más frecuentemente impulsan la decisión de certificar OHSAS 18001,es posible mencionar a las siguientes:
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1. Requisito de Clientes. Los clientes exigen la certificación básicamente por dos motivos:a. Procuran un mecanismo que les confiera un mínimo de confianza en que no serán
penalizados por efecto de la responsabilidad solidaria en materia de SSO por sus
proveedores.
b.
Confiabilidad del suministro, es decir que el proveedor no está expuesto aclausuras que afecten la cadena de abastecimiento del cliente.
2. Exigencia de instituciones. Los casos típicos son:a. Instituciones financieras. Generalmente asociadas al financiamiento, OHSAS
18001 es un buen método para asegurar cumplimiento legal y minimizar el riesgo.
b. Requisito corporativo. Cada día son más los Holdings y Corporaciones globales que
adoptan el sistema de certificaciones por normas internacionales para proteger
sus marcas de una manera eficaz y económica.
c. Organismos gubernamentales. Es menos frecuente, ya que por lo general la
fiscalización se realiza por otros mecanismos. Sin embargo, la certificación OHSAS
18001 suele ser un elemento valorado en gestiones ante organismos.
Como vemos, en términos prácticos las razones para implementar un sistema de gestión de salud
y seguridad ocupacional y certificar OHSAS 18001, son bien concretas, prácticas y alejadas de una
mera vocación altruista en materia de SSO.
¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?
Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva
y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidenteslaborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestionesde SSO.
Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos
asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se
comienza de una manera equivocada, aun
cuando la finalidad sea la de cumplir con una
exigencia externa. Esto es así, simplemente
porque el concepto de economía de recursos
también es justamente un criterio de SSO tan
válido como la reducción de accidentes.
La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo demejora continua PDCA (Planificar, Hacer,Verificar, Actuar), como herramienta paraoptimizar el comportamiento de la
organización en materia de SSO.
Como siempre proponemos en las
implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir
políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la
organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso eseconomía.
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A nivel operativo, una implementación significa, aparte del ordenamiento propio de los sistemasde gestión correctamente implementados, el establecimiento de algunos procesos
fundamentales que son:
1. La identificación de los peligros y evaluación de los riesgos derivados de las actividades,
productos y servicios de la organización,
2. La individualización precisa y aplicación correspondiente del marco legal y reglamentario,
3. La actualización de la información, técnica y legal relativa a los aspectos de SSO de interés
de la organización,
4. La comunicación con todas las partes interesadas, que en este caso incluyen a todas las
personas que trabajan para o en nombre de la empresa, y
5. El monitoreo y evaluación periódica del cumplimiento legal por parte de la organización.
La aplicación correcta y completa de estos procesos conlleva un gran beneficio a cualquier
organización, independientemente de los móviles que tenga para hacerlo.
En efecto, en general la mayoría de las organizaciones adolecen de la falta incluso de información
completa, correcta y analizada respecto a sus obligaciones legales en materia de SSO. Esa simple
situación lleva a que, sin saberlo, se comprometan con afectación de su patrimonio en grado
incompatible, especialmente, con el éxito empresario.
Desde un punto de vista positivo, el producto de los procesos mencionados es valiosísimo para
para la elaboración de planes de negocio y mejora del desempeño global de la organización.
ADECUADA IMPLEMENTACIÓN
Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería
tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo
proceso para la cuestión de SSO no necesariamente debería tenerlo.
Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión de SSO
(en los términos de la OHSAS 18001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe aque mayormente el sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional es reactivo frente a las
actividades de la organización y al marco legal correspondiente.
Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren demayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento.
Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestiónde salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de pasos queson:
1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión de salud y seguridad ocupacional,
2. Establecer y comunicar la política de SSO, o sea declarar formalmente el compromiso de
la organización respecto de su desempeño de SSO. Esta política debe ser coherente y
consistente con la estrategia general de la organización,
3.
Identificar todos los aspectos de SSO de sus actividades, productos y servicios,4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa,
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5. Evaluar los impactos de SSO correspondientes a las actividades y reconocer los que son
significativos basados en la política de SSO adoptada,
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión de
salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios
de la actividad desarrollada),7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología
de medición de los mismos,
8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave
seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas
basadas en la política de SSO,
Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas deSSO, o al menos con asistencia de expertos en la materia.
La implementación del sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional, en general, no
determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento
importante de la gestión general.
A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el
corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión de SSO es en la mayoría de los
casos una cuestión accesoria. Muy importante, pero no central del negocio. Por eso no sería
razonable decir que se trata de una decisión estratégica la implementación y certificación de
OHSAS 18001, salvo lógicamente casos puntuales.
ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES
Además de aquellas situaciones comunes y frecuentes que aparecen cuando una organización
intenta ordenarse y comenzar a aplicar procesos y metodologías operativas, las principales
fuentes de errores y dificultades en estos proyectos tienen relación con:
Competencias en temas de SSO y legales,
Responsabilidad y autoridad de los funcionarios intervinientes, Procesos inadecuados para la organización, y
Fallas en la selección y uso de los indicadores clave de procesos.
Respecto de la necesaria competencia en temas de SSO, lo que sucede es que muchas veces el
relevamiento del marco legal y el correspondiente análisis de su aplicación es realizado por
personas sin los conocimientos ni la información necesaria para un tema tan importante.
Consecuentemente, la calidad del diagnóstico determina la de los resultados del mismo.
Es importante contar con buen asesoramiento legal cuanto menos al inicio del proyecto, el cuales determinante para identificar adecuadamente el marco regulatorio en que desempeñan las
actividades de la empresa.
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PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
A nivel operativo, para un proyecto de implementación y certificación de OHSAS 18001 existe unaserie de etapas que deberían desarrollarse.
A continuación describimos esas etapas en términos de una secuencia cronológica e indicamos
las funciones que deberían ejercer el liderazgo o la responsabilidad por la ejecución de las mismas
y recursos externos necesarios. Debe tenerse presente que esto no es una metodologíaobligatoria, sino simplemente una secuencia típica:
Nº Etapas del Proyecto ResponsableRecursos
Externos
0
Diagnóstico inicial del Sistema de Gestión.
Evaluación del sistema de gestión de la organización desde la
perspectiva y requisitos de la norma OHSAS 18001.
Toda organización, desde el momento en que existe, tiene un
sistema de gestión el cual contiene algunos elementos que el
modelo OHSAS 18001 propone. Es importante saber que se debe
rescatar, mantener y mejorar, e identificar cuáles procesos
deberán diseñarse para “completar el modelo OHSAS 18001”
Es muy conveniente que el diagnostico sea realizado por un
Asesor Externo con adecuado conocimiento de la organización
para evitar complacencias que resten objetividad al diagnóstico.
Este proceso debe alcanzar los siguientes objetivos:
• Determinación del grado de cumplimiento de requisitos
normativos: análisis los resultados obtenidos y comparación
respecto de los requisitos de la norma de referencia, lo que
permite establecer el grado de cumplimento de éstos en el
Sistema de Gestión de la empresa, definiendo la brecha existente
entre el estado actual del SG y el estado “objetivo” que
representa la norma de referencia.
• Plan de Acción: sobre la base del grado de cumplimiento de
requisitos, se proponen un conjunto de acciones a tomar y
tiempos correspondientes, con el objeto de lograr la alineación el
SG con los requisitos de referencia, y de este modo alcanzar la
certificación de acuerdo a la norma de referencia.
Dirección Asesor Externo
1
Información y formación de los funcionarios designados para
liderar el tema de SSO sobre la norma OHSAS 18001.
La organización debería conocer, por su intermedio, los
fundamentos de sistemas de gestión y de la norma de referencia.
Representante
de SSOAsesor Externo
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Nº Etapas del Proyecto ResponsableRecursos
Externos
2 Identificación de los Aspectos de SSO propios de la actividad, losproductos y servicios de la organización.Representantede SSO
Asesor Externo
3
Identificación del marco legal y regulatorio de SSO, incluyendo las
normas corporativas en caso de corresponda. Análisis de
aplicación de las normas aplicables.
Representante
de SSO Asesor Externo
4
Planificación de la implementación.
Esta etapa consiste de la elaboración de un Plan de diseño,
implementación y certificación del sistema de gestión de salud y
seguridad ocupacional de la organización.
Representante
de SSOAsesor Externo
5
Diseño y Documentación del Sistema de Gestión.
Esta etapa incluye la elaboración del Manual de Gestión de salud
y seguridad ocupacional.
Estos Manuales especifican al sistema, su estructura
organizacional, funciones y roles de cada una de los puestos. Se
complementan con procedimientos y otros documentos similares
que establecen los métodos, las responsabilidades, los registros e
indicadores de desempeño de los procesos.
Representante
de SSO
Asesor Externo
6
Capacitación y entrenamiento de los involucrados en los
procesos. Todos sus integrantes deben ser conscientes y
conocedores de los mismos.
Esta etapa completa la anterior, en que se define y documenta el
sistema de gestión.
Responsables deáreas de la
Organización.
Representante
de SSO
7
Implementación.
Esta etapa generalmente es simultánea con la anterior, consiste
en aplicar de manera efectiva, sostenida y disciplinada los
procesos definidos. A partir de la implementación, debe
monitorearse la eficacia de los procesos definidos. Es decir,
observar y evaluar si son adecuados para la organización y si
logran los objetivos definidos.
Responsables de
áreas de la
Organización.
Representante
de SSO
8
Realización de la primer Auditoría interna.
La auditoría interna es una visión crítica sobre el sistema
diseñado y sobre su implementación.
Es recomendable que sea realizada por auditores externos
experimentados y con conocimiento de la organización y sus
procesos
Equipo de
auditoresAuditor Senior
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Nº Etapas del Proyecto ResponsableRecursos
Externos
9
Selección del Ente de Certificación
El Ente Certificador es clave para el proceso de mejora que la
organización inicia a partir de la implementación de su sistema
de gestión.
Los atributos de calidad de este servicio deberían ser: la
experiencia y conocimientos de los auditores, su capacidad para
detectar y su habilidad para comunicar hallazgos que nutran al
proceso de mejora.
El consejo de un Asesor Externo puede ser muy beneficioso. Los
asesores, profesionales expertos en estos temas, conocen la
clase de respuesta que los Entes Certificadores brindan.
Representante
de SSOAsesor Externo
10
Auditoria inicial por Tercera Parte.
A veces denominada y confundida con una visita de pre-auditoria
(cuya realización podría considerarse también), esta auditoria
tiene por finalidad verificar la Conformidad del sistema de
gestión diseñado y permite corregir las posibles fallas de diseño
antes de la Auditoría de Certificación.
Representante
de SSOEnte Acreditado
11
Auditoría de certificación.
Durante la auditoria los auditores verifican que los hallazgos de la
auditoria inicial, potenciales NO Conformidades, hayan sido
solucionados. Luego, los auditores se enfocan en la efectiva
implementación del sistema de gestión. Es decir que verifican por
medio de evidencias objetivas que los procesos se encuentran
debidamente implementados. Las verificaciones se realizan
mediante observaciones de campo, entrevistas al personal y
fundamentalmente a través de la revisión y análisis de registros.
Representante
de SSOEnte Acreditado
12
Auditorias de mantenimiento
Una vez recibida la certificación y obtenido el certificado, puede
comenzar a publicitar su éxito y promocionar su empresa. Para
conservar la certificación, lo único que deberá hacer es seguirutilizando el sistema de gestión de la calidad. La entidad de
certificación lo comprobará periódicamente para garantizar que
el SGC sigue cumpliendo los requisitos de la norma.
Representante
de SSO Ente Acreditado
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PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS
No todas las organizaciones enfrentan el proceso de implementación y certificación de su sistema
de gestión de salud y seguridad ocupacional en la misma situación en términos de recursos,
principalmente información y conocimiento, dos elementos indispensables para este tipo deproyecto.
Hay organizaciones ricas en conocimiento y talento gerencial, capaces de planificar, ejecutar,
analizar, evaluar el desempeño de manera sistemática y lograr la mejorar continuamente en su
área específica de negocio. Pero, la cuestión de SSO sin ser un tema inaccesible en general
requiere del aporte de expertos especialistas.
Es muy conveniente la participación y ayuda de esos profesionales cuanto menos en dos temas:la identificación del marco legal así como su aplicación y la definición de procesos de análisis de
aspectos, evaluación de impactos y del cumplimiento legal. Sin duda, un aporte de expertos
ahorra tiempo, recursos y problemas al final del proceso.En la mayoría de las organizaciones actuales se observan deficiencias en cuanto a la comprensión
del verdadero sentido y objetivo de la gestión de salud y seguridad ocupacional. Como ya
explicamos al comienzo esta deficiencia puede transformar a una herramienta eficaz en una
carga, que consume recursos y no agrega valor.
El seguimiento del avance del proyecto es otro de los campos de acción para el profesionalexterno. Se trata de un seguimiento activo, es decir que no se limita a “informar”, sino que avanzasobre las causas de los desvíos, el origen de los retrasos y hasta puede generar acciones para
corregir esos desvíos.
Por último y para las etapas finales del proyecto, es decir las auditorias de tercera parte, el Asesoro Consultor pone en juego todo su expertise para mantener bajo control el proceso de auditoría,ayudar a la comprensión entre auditores y auditados e incluso a generar alternativas y soluciones
frente a los hallazgos de los auditores.
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RESUMEN Y CONCLUSIONES
Es fundamental que la organización comprenda clara y correctamente el rol del sistema de gestión
de salud y seguridad ocupacional. También es importante diferenciar la gestión de salud y
seguridad ocupacional en su sentido más amplio de aquello que comprende OHSAS 18001.
A pesar de no ser un tema central del negocio o actividad, la gestión de salud y seguridad
ocupacional en términos de OHSAS 18001 mantiene su alta relevancia dentro de la gestióngeneral. Esa importancia se percibe claramente cuando las situaciones indeseables se presentan.
Por eso, de ninguna manera debe minimizarse el impacto en el negocio y sus resultados
financieros.
Implementar OHSAS 18001 correctamente es muy ventajoso para cualquier organización, ya que
ayuda a proteger a la organización de errores, descuidos o fallas de alto impacto negativo en su
resultado financiero.
La organización no debería escatimar recursos en estos proyectos, aplica la lógica que “lo baratocuesta caro al final de todo”. Hay que prever que el cumplimiento legal en materia de SSO siempre
exhibe flaquezas, las exigencias en este campo hoy son muy elevadas por lo que el aporte de
especialistas es fundamental.
Es recomendable, casi imprescindible contar con un Consultor o Asesor Externo, aun cuando laorganización posea personal altamente capacitado y un sistema de gestión maduro. Y siempre
será importante hacer una muy correcta selección de los mismos.
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