Comité de Transparencia SHCP - gob.mx€¦ · SHCP StCnGTA~IA OC HACICNDA V entono PUOI..ICO ANTECEDENTE Comité de Transparencia Resolución CT/021/19 Aprobación dol Informo dol

SHCP StC nGTA~IA OC HACICNDA V entono PUO I.. ICO

ANTECEDENTE

Comité de Transparencia

Resolución CT/021/19

Aprobación dol Informo do l Plan Anual do Desarrollo Arehlvfstlco 2018 y

Plan Anual do Desarrollo Arehivfstfco 2019

Ciudad de México a 12 de marzo de 2019

En el marco de las obligaciones establecidas en los artícu los 11, fracción IV y 65, fracción IX de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP), en relación con el artículo 12, fracciones 1 y VI de la Ley Federal de Archivos (LFA). el Responsable del Área Coordinadora de Archivos del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes presentó, para la aprobación de este Comité de Transparencia, los documentos relativos al Informe del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018, que refiere a las acciones realizadas para la conservación y organización de los archivos del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes y de sus Encargos: Ferrocarriles Nacionales de México, en Liquidación y la oficina encargada del proceso de liquidación del extinto organismo Luz y Fuerza del Centro, así como del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019, que refiere a las acciones a emprender para el mejoramiento de los servicios documentales y archivísticos tanto del Servicio de Admin istración y Enajenación de Bienes como de los Encargos antes señalados.

CONSIDERAN DOS

Primero. • Este Comit é de Transparencia es competente para conocer de las acciones institucionales para la conservación y organización de los documentos de archivo, de conformidad con lo señalado en el artículo 65, fracción IX, de la LFTAIP en relación con el artkulo 12, fracciones 1 y VI de la LFA.

Segundo.- El Responsable del Área Coordinadora de Archivos del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, sometió a la aprobación de este órgano coleg iado los siguient es documentos:

• El Informe del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018 respecto de la aplicación de las medidas de organización y conservación para los archivos del Servicio de Administración y Enaj enación de Bienes y de sus Encargos: Ferrocarriles Nacionales de México, en Liquidación y la oficina encargada del proceso de liquidación del ext into organismo Luz y Fuerza del Centro, que fueron realizadas durante el año 2018. (Anexo 1); y

• El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019 del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes y de los Encargos: Ferrocarriles Nacionales de México, en Liquidación y la oficina encargada del proceso de liquidación del extinto organism o Luz y Fuerza del Centro, q ue contiene las medidas institucionales necesarias para el mej oramiento de los servicios documentales y archivísticos. (Anexo 2).

Tercero. - Del análisis de los documentos antes referidos, se advierte que fueron elaborados en apego al marco establecido por la LFTAIP y la LFA, por lo que este órgano colegiado considera procedent e su aprobación .

.. Por lo anterior, de conformidad con lo expuesto:

RESUELVE

PRIMERO. - Este Comité de Transparencia es competente para aprobar el Informe del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018 y el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019, en términos de lo establecido en el Considerando Primero de la presente resolución.

SECUNDO.· Se aprueba el Informe del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018 respecto de la aplicación de las medidas de organización y conservación para los archivos q ue fueron realizadas durante el año 2018, respecto del Servicio de Administración y Enaj enación de Bienes y de sus Encargos: Ferrocarriles Nacionales de México, en Liquidación y la oficina encargada del proceso de liquidación del extinto organ ismo Luz y Fuerza del Centro, así como el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019, el cual contiene las medidas institucionales

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SHCP S OCilGf/lqiA Dt HAC IEHD/1 Y cq(DtTO PUO~ICO

Comité de Transparencia

Resolución CT/021/19

Aprobación del Informo del Plan Anua l do Desarrollo Archivlst ico 2018 y

Plan Anual de Desarrollo Archlvlstlco 2019

Ciudad de México a 12 de marz.o de 2019

necesarias para el mejoramiento de los seNicios documentales y archivísticos tanto de este organismo, como de los Encargos ya señalados.

TERCERO.- El Responsable del Área Coordinadora de Archivos del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes deberá publica r en el sitio de ínternet de esta ent idad el Informe del Plan Anual de Desarrollo Archivístlco 2018 y el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019.

Asf lo resolvieron, los int eg rantes del Comité de Transparencia: César Melito Santa Rita Escamilla, Responsable del Área Coordinadora de Archivos del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes; Luis Moisés Hernández Santa maría, Suplente del Titular de la Unidad de Transparencia ante el Comité de Tr parencia; y Adolfo Fernández Rufz, Titular del Órgano Interno de Control en el Servicio dministración y, naj nación de Bienes.

Av nida de los Insurgentes Su r 2073, San Angcllnn, A lvaro Obregón,

CI)MX, e P. 01000. T: 01 (55) 1719 1600. www.g ob.m x/sae

Luis Moisé

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l'tt~\ SHCP ~l~-· ~-, 1'1 .•• g ~... UCRGTARIA DI li ACI ENDA

V C R CIOI TO PÚBLICO A

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES

PLAN ANUAL DE DESARROLLO ,.

.ARCHIVISTICO DEL SAE 2019

ELABORADO POR: CÉSAR SANTA RITA ESCAMILLA INFORMACIÓ N PROPORCIO NADA POR: JAVIER ESCALONA RfOS

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Y CRéDITO PllOLICO

INTRODUCCIÓN.

Con fundamento en lo dispuesto por el artículo 12 fracciones 1 y VI de la Ley Federal de Arch ivos, y por el artículo 2 fracción IV del Reg lamento de la Ley Federal de Archivos, se e laboró el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico, a través del cual se contemplan las activ idades a realizar por la Coordinación de Archivos, durante el ejercicio fiscal 2019; actividades en las que se involucrará a los Responsables de los archivos de Tramite de todas las Unidades Administrativas que forman parte del Servicio de Admin istración y Enajenación de Bienes (SAE}.

Con la fina lidad de cumpl ir con las obl igaciones que prevé la Ley Feperal de Archivos, así como con las obligaciones establecidas en materia de Transparencia, se pretende el desarrollo de diversas acciones encaminadas a mejorar continuamente los servicios archivísticos.

Marco normativo:

Ley Federal de Arch ivos: "Artículo 70. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinado en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables ... "

"Artículo 77. El responsable del área coordinadora de archivos deberá cubrir el perfil que se estipule en el Reglamento; será nombrado por el titular de la dependencia o entidad ... y formará parte del Comité de Información o su equivalente como asesor en materia de archivos, con voz y voto."

"Artículo 72. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:

Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet f de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento.

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Avonidél de los Insurgente:::. Sur 1931, Cuadnlupo lnn, Alvüro Obregón, ínMX í D mn?n T· 01 /<;<;\ 171CI lh(')O www nnh rrw./~'A"'

~ Págiña 2 de 36 2019

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V CRCOtTO Do 0 Q,t..I CO

OBJETIVOS.

GENERAL.

Mantener en condiciones satisfactorias de funcionamiento el sistema instituciona l de archivos del SAE.

ESPECfFICOS.

a) Realizar las gestiones para mantener actual izados los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite de la Dirección General y de las Direcciones Corporativas.

b) Actua lizar los instrumentos de control y consulta archivística del SAE. e) Proporcionar asesoría continua a los servidores públicos del SAE para la

clasificación de expedientes en los archivos de trámite. d) Coordinar los servicios de archivo, mediante la supervisión del Tercero

especializado contratado para tal fin, para que la clasificación, registro y transferencias primarias que requieran las unidades administrativas del SAE, se realicen en el marco del Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo único y de acuerdo con lo establecido en el contrato de servicios SAE/00090/2017.

e) Mantener y mejorar el nivel de servicio en la atención de solicitudes de documentación al archivo de concentración del SAE.

f) Valorar y realizar los t rámites de baja documental de archivos del SAE y sus Encargos que hayan cumplido su tiempo de conservación en el archivo de concentración del SAE.

g) Coadyuvar con la Dirección de Recursos Humanos en la instrumentación de cursos de capacitación para personal operativo. Asesorar al personal del SAE y terceros especial izados, en el uso del Sistema de Organización de Exped ientes (SOE), para la administración de los archivos de trámite.

h) Realizar las transferencias secundarias al Archivo General de la Nación {AGN), de la documentación liberada del archivo de concentración de l SAE, que haya sido d ictaminada como histórica por parte del AGN.

i) Gestionar con la DETI el mantenimiento del SOE, para su mejora continua, así como fomentar la actualización tecnológica del mismo.

j) Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de archivos de trámite y del 1

archivo de concentración del SAE.

A ver, ida ele loslnsurgontos Sur 1931, Guad<Jillpo lnn, Alvaro Obregón, rnMX r P 01070 T· m¡<;<;\ 17lq lf>OO www nnh nw./<>."'r>

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KMIUAHOL\PATA

r./r~~. SHCP ,~.;~~.,.; ~., SCCAilTAAIA DE HA CICHDA

V CAlDITO POD~ICO

ACTIVIDADES.

a) Del objetivo específico. Realizar las gestiones para mantener actualizado los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite de la Dirección Genera l y de las Direcciones Corporativas.

Actividades y cantidad. Tiempo de ejecución y responsable. l. Emitir una circular para solicitar la Tres semanas.

actualización de los responsables de Coordinador de Archivos del SAE. los archivos de trámite de la Dirección General y de las Direcciones Corporativas.

b) Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística del SAE. Actividades y cantidad. Tiempo de ejecución y responsable.

l. Integra r en exped ientes los oficios Tres meses. de respuesta de la actualización de Coordinador de Archivos del SAE, los responsables de los archivos de Responsable del Archivo de trámite. Concentración del SAE y

11. Difundir el Catá logo de Disposición Responsables de los Archivos de Documenta l para su aplicación. Trámite.

111. Envía al Arch ivo General de la Nación, la notificación de la actualización del Catálogo de Disposición Docum ental.

IV. Elaborar la Guía· Simple de Archivos y publicarla en el portal Institucional.

V. Publicar en el portal institucional el Cuadro General de Clasificación Archivística.

e) Proporcionar la asesoría continua a los servidores públicos del SAE para la clasificación de expedientes en los archivos de trámite.

Actividades y cantidad. l. Atención de un estimado de 1,000

llamadas telefónicas para asesorar sobre el envío de transferencias primarias o solicitud de expedientes al arch ivo de concentración del SAE.

Avenid<l de los Insurgentes Sur 1931, GLmdoiLipc lnn, Alvaro Obregón, t"f"lM)( r P 010?0 r· 01 tC.<;Il?lq l(';(l(l www nnh mvl<:'>f'

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año. Responsable del Arch ivo de Concentración del SAE y personal del Tercero especializado para brindar el apoyo.

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ltM1LIM~CU:AMTo\

A 11. Atención presencial de 1,000

asesorías para el uso del SOE, elaboración de transferencias primarias y solicitud de expedientes al archivo de conc.entración del SAE.

d) Coord inar los servicios de archivo, mediante la supervisión del Tercero especial izado contratado para tal f in, para que la clasificación, reg istro y transferencias primarias que requieran las un idades admin istrativas del SAE, se realicen en el marco del Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las mate rias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único, así como a lo establecido en el contrato de servicios SAE/00090/2017.

Actividades y cantidad. l. Clasificar 33,000 expedientes de

archivo de trámite. 11. Registrar en el SOE 33,000

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año bajo demanda. Responsable del Archivo de Concent ración del SAE, personal

expedientes de archivo de trámite, auxi liar del archivo. con pegado de etiquetas y carátulas.

111. Rea lizar 250 eventos de transferencia primaria de los archivos de trámite al archivo de concentración del SAE.

IV. Acomodo de 1,200 cajas de transferencias primarias en el archivo de concent ración del SAE.

e) Mantener y mejorar el nivel de servicio en la atención de solicitudes de documentación al arch ivo de concentración del SAE.

Actividades y cantidad. l. Atención de 20,000 solicitudes de

información mediante el SOE. 11. Entrega de 30,000 expedientes en

préstamos a los usuarios solicitantes. 111 . Actua lización de un catálogo de

firmas autorizadas. IV. Recepción e integración a su lugar

de origen de 30,000 expedientes prestados.

Avonldn de lo~ Insurgentes Sur 1931, GuOJdnlupo lnn, Alvnro Obrogon, rnMx e- P 01070 1· 01 ¡c;<;ll7N 1r:;nn www nnh mx/c.;:o<>

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año bajo demanda. Responsable del Archivo de Concentración del SAE.

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EMIUAHO'ZAMTA

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Y CRCDITO PÚO~ICO E

V. Emisión de 70 informes a la Admin istración Titular de Remuneraciones, respecto al préstamo de expedient es para la liberación de personal que causa baja del SAE.

f) Valorar y rea lizar los trámites de baja documenta l de archivos de encargos y del SAE que hayan cumpl ido su tiempo de conservación en el archivo de concentración del SAE.

Actividades y cantidad. l. Revisión de 1,000 cajas para

determinar su destino final. 11. Elaboración de inventarios de baja

documental de 1,000 cajas. 11 1. Rea lizar las gestiones para la

obtención de actas de baja documental.

IV. Someter a consideración del Comité de Bienes las bajas autorizadas por el AGN.

V. Entregar cajas a la CONALITEG de 1,122 caj as.

VI. Efectuar los reg istros de bajas en el SOE.

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año bajo demanda. Coord inador de Arch ivos del SAE y Responsable del Archivo de Concentración del SAE.

g ) Instrumentar 1 curso de capacitación para personal operativo en los archivos de trámite.

Activ idades y cantidad. l. Gestionar con Recursos Humanos la

impartición de un curso de capacitación para personal que opera en los archivos de trámite.

Avenida dc los Insurgentes Sur 1931, GUilCialupo lnn, Alvaro Obregón, C'nMX C' P nuno T· 01 ro:;o:;) 171q lliOO www nnh mx/<:~"

Tiempo de ej ecución y responsable. 2 semanas. Personal de la DERH, Coordinación de Archivos del SAE y Responsable del Archivo de Concentración del SAE.

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Y en COITO P!lOLlCO SAE

h) Realizar las transferencias secundarias al AGN de la documentación liberada del archivo de concentración del SAE y dictaminada como histórica por parte del AGN.

Actividades y cantidad. l. Preparar 6,000 exped ientes con

probable valor histórico · para someterlos a consideración del AGN para su probable transferencia secundaria.

11. Elaborar inventarios con 6,000 exped ientes en total pa ra ser sometidos a consideración del AGN, para su probable transferencia secundaria.

111. Dar seguimiento a la firma del acta de transferencia secundaria del Fondo documental del Banco Naciona l Cinematográfico.

IV. Dar seguimiento al dictamen de valor documental del Fondo Productora de Cospeles S.A. de C.V. {Liqu idada).

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año. Coordinador de Archivos del SAE y Responsable del Archivo de Concentración del SAE.

i) Real iza r las gestiones para la mejora continua tecnológica del Sistema de Organización de Exped ientes {SOE).

Actividades y cantidad. l. Revisar que la construcción del

nuevo sistema cumpla con los aspectos normativos.

11. Verificar que la migración del nuevo sistem a de la base de datos se realice de forma adecuada.

111. Revisar que el nuevo sistema opere de forma eficiente.

IV. Capacitar al personal en el uso del nuevo sistema.

Avenid<~ de lo~ Insurgente!; Sur 1931, GuOJcf;:¡ lupc lnn, Alvaro Obregón, rnMx r P 01070 T· m l'i<;l 1?1C\ ll'iOO www nnh rr,./.,.~,..

Tiempo de ejecución y responsable. Siete meses Personal de la DETI, Coordinador de Archivos del SAE y Responsable del Archivo de Concentración del SAE.

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Y CAQDITO Po:tOLICO

j) Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de archivos de trámite y del archivo de concentración del SAE.

Actividades y cantidad. l. Gestionar la recarga de 487

extintores localizados en el archivo de concentración del SAE.

11. Dar seguimiento a la sol icitud de servicio para la colocación de 300 soportes para los extintores en la nave dos del archivo.

111. Gestionar la fumigación mensua l de las dos naves del archivo de concentración del SAE.

IV. Gestionar la solicitud de servicio para el m antenimiento preventivo y en su caso correctivo del sistema de detección de incend ios.

V. Gestionar la solicitud de servicio para el m antenimiento preventivo y en su caso correctivo en relación a la impermeabilización de láminas de la techumbre de las dos naves del archivo.

VI. Dar seguimiento a la solicitud de servicio para el mantenimiento correctivo del Módulo de racks dañado en la nave l del archivo.

VIl. Gestionar la sol icitud de servicio para el m antenimiento preventivo y en su caso correctivo de los m ontacargas.

RECURSOS A EMPLEAR.

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año. Personal de la ATSI, Coordinación de Arch ivos del SAE y Responsable del Arch ivo de Concentración del SAE.

a) Del objetivo específico. Real iza r las gestiones para mantener actualizado los nombramientos de los responsables de los archivos de trámit e de la Dirección General de las Direcciones Cor orativas. Recursos estimados para su real ización. 1 hora del Coordinador de Archivos. 1 hora del Responsable del archivo de concentración. l hora de los Responsables de los archivos de trámit e.

Avonidil de los Insurgentes Sur 1931, Cuildulupo lnn. A lvaro Obregon, <nMX < D mn?o T· 011<;<;l l71Q 1fi()O www ronh rm<lc.~r

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V CA COITO PÜO~ICO E

b) Actualiza r los instrumentos de consulta y control archivístico del SAE. Recursos estimados para su realización. 12 horas de los Responsables de los archivos de trámite. 2 meses del Responsable del Archivo de concentración para el armado del proyecto. 1 mes del Coordinador de archivos para la revisión del proyecto. 1 semana de los miembros del Comité de Información para su aprobación. 1 Semana del Responsable del archivo de concentración del SAE para su carga en e l SOE. 1 día del Responsable del Archivo de Concentración del SAE para subir a la página Web del SAE los instrumentos.

e) Proporcionando asesoría continua a los servidores públicos del SAE para la clasificación de expedientes en los archivos de trámite. Recursos estimados para su rea lización. Medio tiempo de la jornada labora l de 2 auxiliares de archivo.

d) Coord inar los servicios de archivo, mediante la supervisión del Tercero especializado contratado para tal fin, para apoyar al personal del SAE y de Terceros en la asesoría para la clasificación, reg istro y transferencias p rimarias que requieran las unidades administrativas, y se realicen en el marco del Manual en la materia de archivos para la Administración Pública Federal y de acuerdo con lo establecido en el contrato de serv ic ios. Recursos estimados para su rea lización. 2 horas diarias de la jornada laboral del Responsable del Archivo de Concentración del SAE y de 2 auxiliares de arch ivo. Por servicio a través de la empresa externa contratada para tal fin.

e) Mantener y mejorar el nivel de servicio en la at ención de solicitudes de documentación al archivo de concentración del SAE. Recursos estimados para su real ización. 2 horas d iarias de un auxil iar de archivo para la supervisión de la atención del servicio. Medio tiempo de dos auxi lia res de archivo. Por servicio a través de la empresa externa contratada para ta l f in.

Avenida de los lnsurr;ontcs Sur 1931, Guocl<1lupe lnn, Alvoro Obrcgon. rnMX (' P n1070 T· m rc;<;1171CJ 1r;oo www.nnh m~/"-"'P

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f) Valorar y rea lizar los t rámites de baja documental de archivos de encargos y del SAE que haya cumpl ido su t iempo de conservación en el archivo de concentración del SAE. Recursos estimados para su real ización. 2 horas semana les del Responsable del Archivo de Concentración del SAE. l hora semanal del Coordinador de Archivos del SAE. Medio tiempo de un auxiliar de archivo. Por servicio a través de la empresa externa contratada para tal fin.

g ) Instrum entar un curso de capacitación para persona l operatiVo en los archivos de t rámite. Recursos estimados para su rea lización. l Instructor externo durante una semana. 4 horas de l Responsable del archivo de concentración del SAE.

h) Realizar las t ransferencias secundarias al AGN de la documentación liberada del arch ivo de concentración del SAE y dictaminada como histórica por parte del AGN. Recursos estimados para su realización. 2 horas a la semana de un auxiliar de archivo para la supervisión de la atención del servicio. Por servicio a través de la empresa externa contratada para tal f in.

i) Realizar lasgestiones para la mej ora continua tecnológica del SOE. Recursos estimados para su real ización. lO meses de la j ornada laboral de tiempo completo de dos desarrolladores de la DE TI. 4 horas semanales durante 7 meses de un auxi liar de archivo. 2 horas semanales durante 7 rneses de l Responsable del Archivo de Concentración del SAE. l hora semana l del Coord inador de Arch ivos.

j) Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de archivos de trámite y del archivo de concentración del SAE. Recursos estimados para su realización. l semana del Responsable del Archivo de concentración del SAE. l semana de un Auxiliar del archivo.

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AE Los serv1c1os de archivo co.mo: procesamiento de t ransferencias primarias con traslados de cajas, recepción de archivo de Encargos en e l archivo de concentración del SAE, va loración documental, elaboración de inventarios de baja de documentación contable y admin istrativa, preparación de exped ientes para transferencia secundaria, elaboración de inventarios de t ransferencia secundaria y digita lización de documentos, están contratados con una empresa ext erna al SAE que proporciona estos servic ios en las instalaciones del SAE, e l costo de cada servicio quedó establecido en e l correspond iente contrato de servicios.

ENTREGABLES.

a} Del objetivo específico. Real izar las gestiones para mantener actualizado los nombramientos de los responsables de los arch ivos de trámite de la Di recció n General y de las Direcciones Corporativas.

Actividades y cantidad. Entregable. l. Emitir una c ircular para solicitar la Circular.

actual ización de los responsables de los archivos de trámite de la Direcc ión General y de las Direcciones Corporativas.

b) Actualizar los instrumentos de consu lta y control archivístico del SAE. Actividades y cantidad. Entregable.

l. Integrar en expedientes los ofic ios Instrumentos de consu lta aprobados de respuesta de la actualización con documentación soport e. de los responsables de los archivos Dictamen del Comité de Información. de trámite. Páginas donde se muestra su

11. Difund ir el Cat álogo de publ icación en el portal. Disposició n Documental para su aplicación.

111. Envía a l Archivo General de la Nación, la notificación de la actua lización del Catá logo de Disposición Documental.

IV. Elaborar la Guía Simple de Archivos y p ub licarla en el portal Instituciona l.

V. Publicar en el portal institucional el Cuadro General de Clasificación Archivística.

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Página 11 de 36 2019 HoU,.Lf.- .......... .

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Y CAGOtTO PUOLICO S E

e) Proporcionando asesoría continua a los servidores públicos del SAE para la clasif icación de expedientes en los archivos de trámite.

Actividades y cantidad. Entregable. l. At enc ión de un estimado de 1,000 Bitácora de asesorías rea lizadas.

llam ad as telefónicas para asesorar sobre el envío de t ransferenc ias primarias o la solicitud de expedientes al archivo de concentración del SAE.

11. At enc ión pe rsonalizada de 1,000 asesorías para el uso del SOE, elaboración de transferencias primarias y solicit ud de expedientes al arch ivo de concentración dei.SAE.

d) Coordinar los servicios de archivo, med iante la supervisión del Tercero especializado contrat ado para tal f in, para apoyar al personal del SAE y de Terceros en la asesoría para la clasif icación, reg ist ro y transferencias primarias que requieran las un idades administ rativas, y se realicen en el marco del Manual en las Mat erias de Archivos y Tra nsparencia para la Administ ración Pública Federal y de acuerdo con lo establecido en el cont rato de servicios.

Actividades y cant idad . Ent regable. l. Clasifi car 35,000 expedientes de Inform e mensual de eventos atendidos

archivo de t rámite. para su facturac ión. . 11. Reg istrar en el SOE 35,000

expedientes de archivo de t rámite, con pegado de etiquet as y ca rátu las.

111. Rea lizar 250 eventos de transferencia primaria de los archivos de trám ite al archivo de concent ración del SAE.

IV. Acom odo de 1,200 caj as de transferencias primarias en el archivo de concent ración del SAE.

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. MIL1AN0 XAMTA

e) Mantener el nivel de servicio en la atención de sol icitudes de documentación al arch ivo de concentración del SAE.

Actividades y cantidad. l. Atención de 20,000 sol icitudes de

información mediante el SOE. 11. Entrega de 30,000 expedientes en

préstamos a los usuarios solicitantes.

111. Actualización de un catálogo de firmas autorizadas.

IV. Recepción e integ ración a su lugar de origen de 30,000 expedientes prestados.

V. Emisión de 70 informes a la Administración Titular de Remuneraciones para la liberación de personal que causa baja del SAE, respecto al préstamo de expedientes.

Entregable. Informe mensual de eventos atend idos para su facturación.

f) Valorar y realizar los trámites de baja documental de archivos de encargos y del SAE que haya cumplido su tiempo de conservación en el archivo de concentración del SAE.

Actividades y cantidad. l. Revisión de 1,000 cajas para

determinar su destino final. 11. Elaboración de inventarios de baja

documental. 111. Realizar las gestiones para la

obtención de actas de baj a documenta l.

IV. Someter a consideración del comité de Bienes las bajas autorizadas por el AGN.

V. Entregar cajas a la CONALITEG. VI. Efectuar los registros de baj9s en

el SOE.

Entregable. Informe mensual de eventos atend idos para su factu ración. Dictamen de la SHCP para documentación contable. Actas de baja documental emitidas por ei AGN. Acta del Comité de Bienes. Acta de entrega de cajas CONALITEG.

a la

Oficios de envío de notificación a la SHCP y al AGN.

~ Avenida ele los Insurgentes Sur 1931, Guodi'lll l PC lnn. Alv¿¡ro Obregón, Página 13 de 36 2019 ("nMX (" P 01070 T· 01 (O.L¡\ 171() lfiOO \11/WW nnh mv;/c,;,p

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V CR~OITO PÓOLIC:O A

g) Instrumentar un cu rso de capacitación para personal operativo en los archivos de trámite.

Actividades y cantidad. Entregab le. l. Gestionar con Recursos Humanos Lista de asistentes al curso de

la impartición de l curso de capacitación y talleres. capacitac ión para personal que opera en los archivos de trámite.

h) Real izar las transferencias secundarias al AGN de la documentación liberada de l arch ivo de concentración del SAE y dictaminada como histórica por parte del AGN.

Actividades y cantidad. l. Preparar 6,000 expedientes con

probable valor histórico para someterlos a consideración del AGN para su probable transferencia secundaria.

11. Elaborar inventarios con 6,000 exped ientes en total para ser sometidos a consideración del AGN, para su probable transferencia secundaria.

111. Solicitud de dictámenes de documentación con probable valor histórico.

IV. Gestionar actas de t ransferencia secundaria de los fondos documentales con va lor histórico aiAGN.

Entregable. Inventarios secundaria.

de transferencia

Acta de transferencia secundaria. Dictamen de no procedencia transferencia secundaria.

de

i) Rea lizar las gestiones para la mejora continua tecnológica del Sistema de Organización de Exped ientes (SOE).

Actividades y cantidad. Entregable. l. Revisar que la construcción del Acta de liberac ión del nuevo SOE.

nuevo sistema cumpla con los Listas de asistencia a los t alleres de aspectos normativos. capacitación.

1l Avenida de los Insurgentes Sur 1931. Guac:f;:¡lupe lnn. Álv;¡¡ro Obregon, rnMX < P mn?o T· m r<;<;\ 1'11'=1 ll'inn www nnh.m'IC/c;"p

Página 14 de 36 2019 J.'N .. I:.• .... i:M ILIANOZAPATA

(f~ SHCP tJf/1}.-;¡¡ SCCR<TARIA DE HACIENDA

V C:PCOITO P\i01,.1CO S

11. Verificar que la migrac1on del nuevo sistema de la base de datos se rea lice de forma adecuada.

111. Revisar que el nuevo sistema opere de forma eficiente.

IV. Capacitar al personal en el uso del nuevo sist ema.

j) Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de arch ivos de trámite y del archivo de concentración del SAE.

Actividades y cantidad. l. Gestionar la recarga de 487

extintores local izados en el arch ivo de concentración de l SAE.

11. Dar seguim iento a la sol icitud de servicio para la colocaciót} de 300 soportes para los extintores en la nave dos del archivo.

111. Gestionar la fumigación mensual de las dos naves del arch ivo de concentración del SAE.

IV. Gestionar la solicitud de servicio para el m antenimiento preventivo y en su caso correctivo del sistema de detección de incendios.

V. Gestionar la solic itud de servicio para el mantenimiento preventivo y en su caso co rrectivo en relación a la impermeabilización de láminas de la techumbre de las dos naves del archivo.

V I. Dar seguimiento a la solicitud de servicio para el mantenim iento correctivo del Módulo de racks dañado en la nave l del archivo.

VIl. Gestionar la solicit ud de servicio para el mantenimiento preventivo y en su caso correctivo de los montacargas.

EntreQC!ble. Hojas de servicio de recarga de extintores. Hoja de servicio efectuado de fumigación. Hoja de servicio efectuado de mantenimiento al sistema de detección de incendios. Hoja de servicio mantenim iento preventivo y en su caso correctivo de la impermeabilización de láminas de la techumbre de las dos naves del arch ivo Hoja de servicio efectuado del mantenimiento preventivo y en su caso correctivo de los montacargas. Hoja de servicio efectuado el mantenimiento preventivo y en su caso correctivo de la báscula.

Aven ida do los Insurgentes Sur 1931, Gu .. dolupe lnn, Álvaro Obrogon, rnM)( (' P OIO?O i• Olf<;<;l 171q lFiOO www nnh nw:/c.;op

Página 15 de 36 nun • •u • tMrLIANOXAPATA

SHCP CllCRCTARfA. Dll HACICNDA V CR!lDITO PÓDLI CO

CRONOGRAMA 2019

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Avenidn de los Insurgentes Sw 1931, Gund;:~ lupe lnn, Alvaro Obrogon, rnMX r D 01070 T· m l'>'>l n1q lf'OO www onh m~/~;,p

~ Página 16 de 36 2019

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S

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVO

PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE LFCL 2019

INFORMACIÓN PROPORCIO NADA POR: TATIANA MORELOS ZARAGOZA FERNÁNDEZ

Avcnidil de los lnsurgcnto!j Sur 1931, Cun(.l"llupc lnn, Alvoro Obrogon, rnMX (" P ()10;10 T· Ol(<;C;) 171q 1(;00 www nnh m't(/e.:'ll>

Página 11 de 3s- 2019 , . .,, ' . ' ..... , ftMILIAHO I APATo\

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V CAI!DITO PUDLICO

INTRODUCCIÓN.

En Cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos, la Coordinación de Archivo de Luz y Fuerza del Centro en Liquidación (LFCL), pone a consideración el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019 ~uyo objetivo principal es dar continuidad a la atención eficaz y transparente de los servicios de Archivo de LFCL.

MARCO NORMATIVO.

Ley Federal de Archivos

"Artículo 10.- Los sujetos obl igados contarán con un área Coordinadora de Archivos, encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reg lamento y demás disposiciones apl icables ... "

"Artículo 72.- El responsable del área Coordinadora de Archivos, tendrá fas siguientes funciones:

VI. Elaborar y presentar al Comité de Información ó equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplan fas acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento ... "

Ley General de Sociedades Mercantiles

"Artículo 245.- Los liquidadores mantendrán en depósito, durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación, los libros y papeles de la sociedad."

OBJETIVO GENERAL

Administrar y mejorar el funcionamiento y operación del Archivo de Trámite y Concentración de LFCL facil itando a las Unidades Administrativas las herramientas necesarias para conservar satisfactoriamente los archivos de la Entidad.

Avenido de los lnr.urgcntes Sur 1931, Guadalupe lnn, Álvaro Obregón, ínMx r P mn?n T n1 t<,<,ll"nq 1(;()0 www noh m'tC/"'"'"

Página 18 de 36

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V C A COITO PUOLICO

ACTIVIDADES

ARCHIVO DE TRAMITE

a) Instrumentos de Control y Consulta Archivística. b) Mecánicas Operativas, Criterios Específicos de Archivo. e) Asesoría y apoyo a las Unidades Administrativas. d) Préstamo de expedientes. e) Dig italización de expedientes. f) Guarda y Custodia de Archivo de Trámite. g) Guarda y Custodia de Documentos valor depositados en bóveda. h) Informes mensuales. i) Transferencia de Archivo de Trámite, en guarda en LFCL al Magnocentro. j) Memoria de Gestión. k) Donación de papel sin valor documental (papeles de trabajo).

DESCRIPCIÓN.

a) Instrumentos de contro l y consulta archivística.

Actividad. Responsable 1

Entregable. Tiempo de ejecución. Revisión a los Instrumentos de Coordinación de Catálogo de Control y Consulta Archivística. Archivo 1 Permanente Disposición

Documental.

Cuadro General de Clasificación Arch ivística.

Guía Simple de Arch ivos.

b) Mecánicas operativas, criterios específicos de archivo.

Actividad. Respqnsable 1

Entregable. Tiempo de ejecución.

Revisión y/o actua 1 iza e ión de Coordinación de Mecánicas Mecánicas Operativas y Criterios Archivo 1 Permanente Operativas. Específicos de Archivo. Criterios

Específicos de Archivo.

~ Avenida de lo<; ln~urgonto5 Sur 1931, GuadaiLipc lnn, Álvaro Obrogon, ("f'lMX i P C'llC'l?C'l T· m ¡c;c;1171'1 1f;(lf'l www nnh mx/c::1ro

Página 19 de 36 2019 • 11" " ~·' 1 • IJMII. t /\NOlAJ)ATA

~~~ SHCP j ~... ~GCRCTARIA DC HACIENDA Y CA COITO P\)Ul.ICO

SAE

e) Asesoría y_ apoyo a las unidades administrativas.

A t . 'd d Responsable / Tiempo e lVI a . d . . , e ejeCUCIOn.

Actual izar a los responsables del Coordinac ión de Archivo de Trámite solicitados Archivo 1 Permanente por las Unidades Administrativas mediant e correo electrónico. Asesorar y apoyar en la organización, integración, clasificación de exped ientes. Instalar y capacitar para el uso de las herramientas denominadas: Aplicativo de Arch ivo de Trámite, Herramienta de Inventarios y Servicios Generales (HISG) y Sistema de Organizac ión de Exped iente (SOE).

d) Préstamo de expedientes.

Actividad.

Dar atención a las solicitudes de préstamo de expedientes, rea lizadas por las Unidades Administrativas mediante el uso de las herramientas denominadas Apl icativo de Archivo de Tramite, HISG y SOE. • Recepción del vale de

préstamo al personal autorizado mediante los mecanismos establecidos.

• Control y registro en la base de datos.

• Recepción, entrega y devolución de expedientes.

Responsable /Tiempo de ejecución.

Coordinación de Archivo 1 Permanente

Entregable.

Correo electrónico.

Formato Establecido.

Entregable.


Vale de préstamo de Expedientes.

Base de datos.

Avenida de los lnGurgentes Sur 1931, Gu<Jdalupo lnn, Alvaro Obrcgon, 1 rlMX r P 010?0 T Ollt;<;l 1?1Cl 11';00 www nnh m~l<.:'lP

Página 20 de 36 2019 . . ·~ J\M~LIAHO'M.ATA

Revisar y valida r los folios para pago de factura por concepto de servicios de Admin istración de Archivos (Magnocentro).

e) Digitalización de exped ientes.

Activ idad.

Dig italizar los expedientes de las Unidades Adm inistrativas. Integ ración de archivos dig itales en Repositorio de imágenes. Revisión y pago de factura a Tercero Especia lizado.

Responsab le / Tiem po de ej ecución.

Coordinación de Archivo 1 Perm anente

f) Guarda y custodia de archivo de t rámite.

Activ idad. Responsable 1 Tiempo

de ejecución. Recibir la documentación clasificada como Arch ivo de

Coordinación de Trámite de las Unidades

Archivo/ Permanente Administrativas de acuerdo a la Mecánica est ablecida.

Entregable.

Archivo d ig ita l.

Ent regable.

Oficio de entrega recepción de inventario.

g ) Guarda y custod ia de documentos valor depositados en bóveda.

Activ idad. Responsable / Tiempo

Entregable. de ejecución.

Llevar a cabo la guarda y custodia Coord inación de Informe. de documentos valor que las Arch ivo 1 Permanente áreas así lo requieran de acuerdo Formato a la m ecánica establecida. establecido.

~ Avonidn de los Insurgentes Sur 1931, Guud.llupc lnn, Alvilro Obrogon, c:nMx C" P ntn?o r· 01 tt;t;\ l ?lG 11';00 www nnh nn/o;:>n

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Y CA COITO atUOLICO

h) Informes mensuales.

Actividad.

Elaborar los informes mensuales de Archivo e integrarlos al Sistema (KMIS). Recibir por parte del SAE el informe mensual respecto a las actividades realizadas por el Tercero Especial izado.

E

Responsable /Tiempo de ej ecución.

Coordinación de Archivo 1 Permanente

i) Transferencia de archivo de t rámite al magnocentro.

Actividad. Responsable /Tiempo

de ejecución. Continuar con la transferencia del Archivo de Tramite al Magnocentro de manera física y digital. Elaborar Layout, para integrar de forma masiva la información, Coord inación de al Sistema de Organización de Archivo 1 Permanente Expedientes (SOE). Elaborar Acta entrega recepción una vez concluida la transferencia de la totalidad del archivo.

j) Memoria de gestión.


de ejecución. Actualizar la Memoria de Coordinación de Gestión. Archivo 1 Permanente

Entregable.

Informe.

Entregable.

1 nventario.

Base de Imágenes d igitales.

Base de datos Oficios 1 Acta entrega -recepción

.

Entregable.

Memoria de Gestión.


Avonldn ele los Insurgentes Sur 1931, Guac.Jo lupe lnn. A lv¡¡ro Ob1ogon, CIIMX r P ()]()?() T· 01 l'i'il 171q ¡¡:;()() www.ronh m-<1'<11P

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t~ .. >~ SHCP i f.'t... • ~ SECRETARIA DE HACieNDA Y CA(OI1'0 PUOI.ICO

'll·,~ # SAE k) Donación de papel sin valor documental (papeles de trabajo).



Llevar a cabo la donación de papel sin valor documental (papeles de trabajo) conforme a la Ficha Técnica de Bienes a donar, establecido en el

Acta. Contrato de donación Coordinación de celebrado entre LFCL y la Archivo 1 Permanente

Minuta. CONALITEG. Gestionar y dar seguimiento a las donaciones a la CONALITEG. Elaborar Acta de Donación y Minuta.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

1) Préstamo de expedientes. m) Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia,

concentración y disposición de la documentación del Archivo de Concentración de LFC .

n) Baja documental administrativa y contable. o) Donación de papel sin va lor documental (papeles de trabajo). p) Memoria de Gestión.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

1) Préstamo de expedientes.

Actividad. Responsab le /Tiempo


Dar atención a las solicitudes de préstamo de expedientes, Correo electrónico mediante el uso de las Coordinación de herramientas denominadas Archivo 1 Permanente Vale de préstamos HISG y SOE (previa autorización de de las Unidades Administrativas): Expedientes

Avenida de los Insurgentes Sur 1931, GuadniLIPC 11111, Álvaro Obrcgon, rnMx r P mo?o r· 01 rc;c;¡ J7Jq 1r-nn www nnh m\1/.,;¡r.o

Página 23 de 36 2019 • hl • ' , •.

ltMII.IAHO lA,ATA

• Recepción del vale de préstamo al personal Base de datos autorizado mediante los mecanismos establec idos.

• Control y registro en la base de datos.

• Recepción, entrega y devolución de expedientes.

Revisar y validar los folios para pago de factura por concepto de servicios de Adm inistración de Archivos (Magnocentro).

m) Dar cumplimiento a la normativa apl icable para realizar las bajas admin istrativas y contables del archivo de LYFC, una vez concluido su plazo de conservación.



Oficios. Gestionar ante las Unidades Administrativas la baja Coordinación de Inventarios. documental que para su efecto Archivo 1 Permanente proceda. Acta de Baja

documenta l.

n) Bajas documentales administrativas y contables.

Actividad. Responsable /Tiempo Entregable.

de ejecución. Dar seguimiento a la baja documental contable: Oficios. Se cuentan con los inventarios de 7,971 caj as:

Coordinación de Dictamen.

a) 655 cajas del periodo 1953 a Archivo 1 Permanente

1993, los expedientes Inventario. producidos por la Compañía Mexicana de Luz y Fuerza del Acta de baja. Centro S.A., así como por la

1f Avenid¡¡ de los l n-;urgonto~ Sur 1931, Guad:llupc lnn, Alvmo Obrcgon, rnMx r P mo?n T· 01 l'i'i\ 171q lt=;no www noh mvfl.:>.<>

Página 24 de 36 2019

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AE Compañía Mexicana de Luz y Fuerza Motríz S.A. y sus f ilia les;

b) 5,255 caj as del periodo 1994 a 2004, fecha de creación del Organismo al año donde no se tenía la obligación de contar con Catálogo de Disposición Documental;

e) 2,061 cajas del periodo 2005 a 2009 de las cuales se cuenta con e l inventario de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental vigente en 2009 para LFC.

Adicionalmente, se tienen 9,295 caj as ubicadas en el Magnocentro, de las cuales se realizará el inventario correspondiente; concluida d icha actividad se enviará ofic io a las Unidades Administrativas de esta Entidad a efecto de que autoricen los inventarios de Baja Administrativa, para proceder a e laborar la Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica, para su envío, al AGN.

o) Donación de papel sin va lor documenta l (pape les de trabajo).



Llevar a cabo la donación de papel sin valor documental (papeles de trabajo) conforme a

Coord inación de Acta.

la Ficha Técnica de Bienes a Arch ivo 1 Permanente

donar, establecido en el Contrato Min uta. de donación celebrado entre LFCL y CONALITEG.

1l Avonid,, de los lnsmgontos Sur 1931, Gu<Jdalupo lnn, A lv<:lro Obrogon, rnM X r r> C110?0 1 01 1<;<;\ l?lq 11';0 0 www nnh n1·</o;;,p

Página 25 de36 2 O 19 "'"' u• , .... • J:MIL1ANO ZAPATA

€~:~ sHCP ..._~ ~ICACTAAIA 0 1 HACIQNOA V CRéDITO PflDLICO

S Gestionar y dar seguimiento a las donaciones a la CONALITEG. Elaborar Acta de Donación y Minuta.

p) Memoria de gestión.

Actividad.

Actualizar la Memoria de Gestión.

Responsable /Tiempo Entrega b le. .

de ejecución. Mem oria de

Coord inación de Gestión.

Archivo 1 Permanente Correo electrónico.

Avenida de los Insurgentes Sur 1931, Cunda lupc lnn. Alvaro Obregón, rnMX r P 010?0 T· 01 rc;c;\ 171q lf\00 www ot'lh mklc..1P.

Página 26 de 36

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2019 liMIUAM>ZAPATA

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~~·~ SHCP i f.~~ ~'1 ·B· sveACTAAIA o e HACIENDA V C~EOITO PÜDLICO

,, -~e ·• SAE

FERROCARRILES NACIONALES DE MÉXICO EN LIQUIDACIÓN DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS GERENCIA DE ACERVO DOCUMENTAL

PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE FNML 2019

IN FORMACIÓ N PROPORCIONADA POR: JORGE EDUARDO RODR[GUEZ HERNÁNDEZ

Avenida de los Insurgentes Sur 1931, Guadalupc lnn, Álv<lro Obrcgon, rnMX í P 01070 T· m (<;<;\ 171'1 Jf¡()() www nnh mx/~-;,p

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1l 2019

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V CRCDITO P llDLICO

INTRODUCCIÓN.

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En cumplimiento a lo dispuesto en La Ley Federa l de Archivos, la Gerencia de Acervo Documental de Ferrocarriles Nacionales de México en Liquidación (FNML), con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, elabora el p resente Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019, con la intención de brindar una atención eficaz en los servicios de archivo en FNML.

MARCO NORMATIVO.

Ley Federal de Archivos:

"Artículo 70. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables ... "

"Artículo 72. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:

VI. Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento ... "

OBJETIVOS.

GENERALES.

Faci litar a las Unidades Administrativas de FNML, los elementos necesarios para conservar de manera satisfactoria el funcionamiento del sistema institucional de archivos del Organismo. (archivos de trámite); Así como, coadyuvar documentalmente en el proceso de liquidación de FNM L.

ESPECrFICOS.

a) Realizar las gestiones necesarias para mantener actualizados los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite.

Avcnidil de los lnswqcntc~ Sur 1931, Guadalupe lnn, A lvmo Obrcgon. r.nM x r P t'll())fl r· 01 ¡e; e;\ 171q lñnn www.nnh m v./c.,,.

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1l 2019

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b) Actual izar el Catá logo de Firmas de personal autorizado para solicitar expedientes en cal idad de préstamo al archivo de concentración, mediante el "Sistema de Organ ización de Exped ientes" (SOE).

e) Capacitar y actualizar a los responsables de los arch ivos de trámite de FNML en lo referente a la solicitud de expedientes en préstamo y como rea lizar el inventario, clasificación e integración de expedientes en el SOE.

d) En apoyo a Dirección Contencioso Laboral, rea lizar el inventario parcial de su archivo de t rámite, ubicado en la bodega de Ceylán, en específico se trata de 3,800 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados, expedientes administrativos de exempleados y correspondencia de la misma Dirección. Así mismo, preparar las t ransferencias primarias y coordinar el traslado de las caj as mencionadas al Magnocentro, SAE.

e) Preparar y coordinar el envío de t ransferencias primarias de los archivos de trámite de las unidades administrativas del Organismo al Magnocentro (Migrar inventario al SOE, elaborar carátulas y etiquetas de expedientes; además de rea lizar la entrega f ísica de las cajas de archivo en las instalaciones de la vi rgen al personal del Magnocentro, SAE).

f) Llevar el control de préstamos de títulos de propiedad mediante "Va les de Préstamo" a las áreas requirentes.

g) Val idar los pagos que se real izan a través de folios SAE, derivados de la administración del archivo de Concentración de FNML en el Magnocentro; así como por los servic ios propios de este inmueble tales como: luz, agua, limpieza, etc.

ACTIVIDADES.

Del objetivo específico:

a) Real izar las gestiones necesarias para mantener actualizados los nombramientos de los responsables de los arch ivos de trámite.

Actividad y cantidad.

l. Emitir una circular para solicitar la actua lización de los responsables de los archivos de t rámite del Organism o y de la misma forma dar seguim iento a los oficios de respuesta.

Avenid<! ele lo~ Insurgente~ Sur 1931, Guadó.llupe lnn, Alwu o Obragon. r.nMX <' P 1)10?0 1 01 (<;<;\ 171q l fiOO www nnh nw/~:1r

Tiempo de ejecución y responsable.

Dos semanas. Gerente de Acervo

Documental.

1l Página 2Sde 36 2019

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b) Actua lizar el catá logo de firmas del personal autorizado para préstamo de expedientes del arch ivo de concentración.

Actividad y cantidad. Tiempo de ejecuc ión y

responsable. l. Emitir una circular para solicitar la

actualización de los servidores públicos Dos semanas. autorizados para solic itar documentación en Gerente de Acervo préstamo del archivo de concentración a Documental. través del SOE.

e) Capacitar y actualizar de manera constante a los responsables de los archivos de trámite de FNML para sol icitar expedientes en préstamo y como realizar el inventario, clasificación e integrac ión de exped ientes en el SOE.

Actividad y cantidad. Tiempo de ejecución y

responsable. l. Atención personalizada para asesorar

sobre la integración del inventario de archivo de trámite.

11. Asesoría en cuanto a la forma de sol icitar Todo el año expedientes en préstamo que se Gerente de Acervo Docum ental encuentran en el arch ivo de y Responsables de los archivos concentración de FN ML ubicado en el de trámite FNML. Magnocentro, SAE, a través del SOE.

111. Asesoría sobre el envío de transferencias primarias.

d) En apoyo a Dirección Contencioso Laboral, realizar el inventario parcial de su archivo de trámite, ubicado en la bodega de Ceylán, en específico se trata de 3,800 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados, exped ientes administrativos de exempleados y correspondencia de la m isma Dirección. Así mismo, preparar las transferencias primarias y coordinar el traslado de las cajas mencionadas al Magnocentro, SAE.

Actividad y cantidad.

l. Elaborar el inventario de una parte del archivo de trámite de la Dirección Contencioso Laboral u bicado en la bodega de Ceylán, en específico 3,800 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados,

Avenida de los Insurgentes Sur 1931, Cuadal~1pe lnn. Álvnro Obrcgon, CT>MX C P 01070 T· 01 ¡c;c;1171q lfiOO www ooh m~/~.,P

Tiempo de ejecución y responsable. Todo el año

Gerente, Profesion ista especial izado y persona l de Acervo Documental.

Página 30 de 36 ........ ~· ..... ' I MII.It\HO'Z.t\PATA

E expedientes admin ist rativos d e exem p lead os y correspondencia d e la m ism a Dirección.

11. Prepara r las t ra nsferencias p rim arias al Magnocentro, SAE (Migrar inventa rio al SOE, elaborar y colocar en cada exped iente etiq uet as y, portad as de expedientes).

111 . Coord inar las entregas físicas de las 1600 cajas m e ncionadas en el Magnocentro, SAE y o btener la f irm a del acta de entregarecepción de la d ocu mentación.

e) Preparar y coordi nar e l envío d e t ra nsferencias p rim arias de las un idades administ rat ivas d e l Organism o a l Magnocentro (Migrar inventario al SOE, elaborar ca rátulas y etiquetas d e expedientes; adem ás de realiza r la ent rega física de las caj as de archivo en las inst alacio nes de la virgen al personal del Magnocentro, SAE).

Activ id ad y cant idad.

l. Rev isar f ísica m ente la documentación que se va a envia r contra e l inventa rio de los mism os.

11. Migrar al SOE los reg istros para obtener el "Formato de 1 nventa rio de t ransferencia primaria".

111. Imprim ir las etiquet as y portadas d e caj a, tal y como lo requiere el archivo de concent ración de l SAE.

IV. Solicita r m ed iante correo el número de t ransferencia al SAE.

V. Elaborar oficio anexando el invent ario debidam ente suscrito, en e l cual se solicit a q ue personal del Magnocent ro real ice el t raslado de la documentación.

VI. Realiza r la entrega f ísica de las caj as d e archivo en las instalaciones de la virgen al personal del Magnocentro, SAE.

Avemdil de los Insurgente~ Sur 1931, G~lucla lupe lnn. Alvaro Obregón, ínM'X (" D 0107() T• n1 (<;<;\ 17lCj l fiO() www nnh mx/<:.Olf"'

Tiempo de ejecución y responsable.

Tod o e l año Gerente, Profesionista

Especializado y personal de Acervo Documental.

Página 31 de 36 ''"~·· ..... , ltM 1L1A.N0ZAPATA

f) Llevar el control de préstamos de t ítulos de propiedad mediante "Va les de Préstamo" a las áreas requirentes.


responsable. l. Realizar la búsqueda del título solicitado.

11. Elaborar registro y va le de préstamo, para Todo el año

su entrega. Gerente de Acervo

111. Recibir las devoluciones de t ítulos, Documental.

reg istrarlos y colocarlos en sus ubicaciones correspondientes.

g) Validar los pagos que se realizan a través de folios SAE, derivados de la admin istración del archivo de Concentración de FNML en el Magnocentro; así como por los servicios propios de este inmueble ta les como: luz, agua, limpieza, et c.


responsable. l. Revisa r los informes y facturas de los

Todo el año proveedores para su autorización y llevar

Gerente de Acervo Documenta l el control de las mismas.

RECURSOS A EMPLEAR.


a) Realizar las gestiones necesarias para mantener actua lizados los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite. Recursos estimados para su real ización. 3 horas del Gerente de Acervo Documental. 2 semanas para que los titulares de las unidades administrativas nombren a los responsables de los arch ivos de trámite.

b) Actua lizar el catálogo de firmas de personal autorizado para préstamo de expedientes del arch ivo de concentración. Recursos estimados para su realización. 3 horas del Gerente de Acervo Documental. 2 sem anas para que los titulares de las unidades administ rativas nombren al personal autorizado para sol icitar expedientes en cal idad de préstamo, al archivo de concentración, m ediante el SOE.

Avenida de los ln~urgcntc~ Sur 1931, Gu;;~d.:~ I Lt pe lnn, Álvmo Obregón. e ()M')( C" P mn?o T· 01 t<o<;l l"nq lf>OO www nnh mx/<.<1P

Página 32 de 36

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V en EDITO PUDLICO S E

e) Capacitar y actualizar de manera constante a los responsables de los archivos de trámite de FNML para solicitar expedientes en préstamo y como realizar el inventario, clasificación e integración de expedientes en el SOE. Recursos estimados para su realización. 2 horas diarias promedio de la jornada labora l del Gerente de Acervo Documental.

d) En apoyo a Dirección Contencioso Labora l, realizar el inventario parcial de su archivo de trámite, ubicado en la bodega de Ceylán, en específico se trata de 3,800 cajas que contienen recibos y conven ios de pago de exempleados, expedientes administrativos de exempleados y correspondencia de la m isma Dirección. Así mismo, preparar las transferencias primarias y coordinar el traslado de las cajas mencionadas al Magnocentro, SAE. Recursos estimados para su realización. 2 horas diarias de la jornada laboral, Gerente de Acervo Documental Medio tiempo de la jornada laboral del profesionista especializado. Tiempo completo, personal de apoyo de la Gerencia de Acervo Documental.

e) Preparar y coordinar el envío de transferencias primarias de los archivos de trámite las unidades administrativas del Organ ismo al Magnocentro SAE. Recursos estimados para su realización. 2 horas diarias promedio de la jornada laboral, Gerente de Acervo Documental. Medio tiempo de la jornada labora l de l profesionista especializado. Tiempo completo, personal de apoyo de la Gerencia de Acervo Documental.

f) Llevar el control de préstamos de títulos de propiedad mediante "Vales de Préstamo" a las áreas requirentes. Recursos estimados para su rea lización. l hora d iaria de la jornada labora l, Gerente de Acervo Documental.

g) Validar los pagos que se realizan a través de folios SAE, derivados de la admin istración del archivo de Concentración de FNML en el Magnocentro; así como por los servicios propios de este inmueble ta les como: luz, agua, limpieza, etc. Recursos estimados para su real ización. l hora diaria promedio de la jornada laboral, Gerente de Acervo Documental.

Avenida de los Insurgentes Sur 1931, Cuad;:¡lupe lnn, Alvaro Obregon, c:nMX r P mn:m T· rn 1c;c;\ 171CJ H\nn www nnh.mx/0\:'IP

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V C RC!OITO P00LICO

ENTREGABLES.


a) Realizar las gestiones necesarias para mantener actua lizados los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite.

- · Actividad y_ cantidad. Entregable. l. Emit ir la circular para solicitar la actualización Circular.

de los responsables de los archivos de trámite del organismo.

11. Recepción y reg istro de respuestas. Oficios.

b) Actualizar el catálogo de f irmas de personal autorizado para préstamo de expedient es _del arc:hiv~sJe concentración ubicado en el Magnocentro SAE.

Activida2_y_ cantidad. Entregable. l. Emitir una circular para sol icitar la

Circular. actualización de los servidores públ icos autorizados responsables de los archivos de trámite del Organismo.

Oficios. 11. Recepción y reg istro de respuestas.

e) Capacitar y actualizar de manera constante a los responsables de los archivos de trámite de FNML para solic itar exped ientes en préstamo y como real iza r el inventario, clasificación e integración de expedientes en el SOE.

Activ idad y cantidad. Entregable.

Reporte de sol icitudes de préstamos de

l. Capacitación del personal. documentación y formatos de "inventario

transferencias primarias".

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Avenid¡¡ de lo5 ln5urgontos Sur 1931, Gu¡¡d,:¡lupc lnn. Alv;:u o Obrcgon, rnMX r P meno T· •1llt;t;\ 171q lf\00 www ooh mx/r.:.""

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V C n'-DITO PllOLICO

d) En apoyo a Dirección Contencioso Laboral, rea lizar el inventario parcial de su archivo de trámite, ubicado en la bodega de Ceylán, en específico se trata de 3,800 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados, exped ientes administrativos de exempleados y correspondencia de la misma Dirección. Así mismo, preparar las transferencias primarias y coordinar el traslado de las cajas mencionadas al Magnocentro, SAE.

Actividad y cantidad. Entregable.

l. Organizar de acuerdo a los requerimientos del Informe de avances y

archivo de concentración del SAE, la reporte en bases de datos,

documentación que se va a enviar para su format o de inventario de transferencia primaria en

guarda y custodia del archivo de el SOE, etiquetas y

concentración del SAE, Magnocentro, mediante una transferencia primaria.

portadas, acta-entrega recepción de la

documentación.

e) Preparar y coordinar el envío de transferencias primarias de los archivos de trámite de las unidades administrativas del Organ ismo al Magnocentro SAE.

Actividad y cantidad. Entregable. Formato de inventario de

l. Transferencia Primaria, revisar físicamente la transferencia primaria en docum entación q ue se va a enviar para su el SOE, etiquetas y g uarda y custod ia del archivo de portadas, acta-entrega concentración del SAE, Magnocentro. recepción de la

documentación.

f) Llevar el control de préstamos de t ítu los de propiedad m ed iante "Va les de Préstamo" a las áreas req uirentes.

Actividad y cantidad. l. Atención de solicitudes de préstamo de

títulos de p ropiedad y control de los m ism os.

Avc-n1d.:1 de los Insurgentes Sur 1931, Guad.:1lupe lnn, Alvaro Obregon, <nMX \ P 01070 T· 01 /C,C,\ 171q ll'iOO www <1 ~h n'>/c.nP

Entregable.

Títulos de propiedad.

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E

g) Validar los pagos que se real izan a través de fol ios SAE, derivados de la administración del arch ivo de Concentración de FNM L en el Magnocentro; así como por los servicios propios de este inmueble ta les como: luz, agua, limpieza, etc.

Actividad y cantidad. Entregable. Número Único de Control

l. Valida r y controlar los pagos rea lizados. (NUC) con documentación soporte.

Santa Rita Escamilla Coordinador de Planeación y

Adquisiciones de Recursos Maria les y Responsable del Área Coordinadora de Archivos

Avcnidi'l de los Insurgentes Slrr 1931. Guoóalupc lnn, Al vil ro Obregon,

e nM'X r P mo?o r· 01 '""' 17\q 1r;oo www r•nh ,.,~¡.,~,.

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Comité de Transparencia SHCP - gob.mx€¦ · SHCP StCnGTA~IA OC HACICNDA V entono PUOI..ICO ANTECEDENTE Comité de Transparencia Resolución CT/021/19 Aprobación dol Informo dol