Comisión de Servicios - Supersalud · Web view“Por medio de la cual se establece el reglamento de las comisiones para los empleados públicos y el reconocimiento de los gastos

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD03

PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE SERVICIOS VERSIÓN 3

ELABORÓ: Profesional Grupo de Talento HumanoProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Coordinador Grupo de Talento HumanoJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:

Secretario GeneralFECHA:17/10/2014

FECHA: 24/10/2014

FECHA: 10/12/2014

OBJETIVO Tramitar las solicitudes de comisión de los funcionarios y contratistas mediante la aprobación de recursos (tiquetes aéreos, terrestres y viáticos) para el cumplimiento oportuno de la misión de la entidad

ALCANCEInicia con la recepción del formato de solicitud de comisión diligenciado por parte de las dependencias, continua con el trámite en caja menor, firma del ordenador del gasto y entrega de tiquetes, termina con el trámite de la comisión legalizada

AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión

DEFINICIONESAutorización de Desplazamiento y Permanencia: Facultad otorgada al contratista vinculado por prestación de servicios para ejecutar temporalmente las obligaciones contractuales en lugar diferente a la de la sede habitual pactada en el contrato.

Autorizar: Facultar a un contratista para prestar el servicio fuera de la sede donde habitualmente desarrolla las actividades y cumple con el objeto contractual.

Certificado de Permanencia: Es el documento expedido por autoridad o persona natural o jurídica competente, en el que se certifica el sitio de estadía, el día de llegada y de salida de un empleado público o contratista de prestación de servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de una comisión o una autorización de desplazamiento y permanencia

Conferir: Otorgar permiso al funcionario para prestar el servicio fuera de la sede habitual de trabajo.

Comisión de Servicios: Situación administrativa en la cual el empleado público por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente de su sede habitual de trabajo.

Gastos de Desplazamiento y Permanencia: Valor que corresponde a gastos de transporte, alojamiento y manutención que se ocasionen como consecuencia de los desplazamientos que deban realizar los contratistas vinculados por prestación de servicios, con el propósito de atender diligencias propias del objeto contractual cuando así lo estipule el respectivo contrato, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente.

Gastos de Transporte: Valor de los transportes que incurren los funcionarios o contratistas en desarrollo de comisiones de servicio o autorización de desplazamiento del país o en el exterior,

Pág. 1 de 14



tales como: terrestre-intermunicipal e internacional, marítimo, fluvial y férreo. Asimismo, se denominan gastos de transporte el valor del combustible y de los peajes cuando para el cumplimiento de la comisión o autorización de desplazamiento deban utilizar los automotores de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud

Reconocimiento y Pago: Aprobar y pagar los valores correspondientes por concepto de viáticos, gastos de desplazamiento y permanencia, gastos de viaje y/o tiquetes aéreos.

Viáticos y Gastos de Viaje: Valor que se reconoce a los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, por concepto de gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente y la expedición del acto administrativo correspondiente, deba desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”

Artículo 3 De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.

El texto subrayado fue derogado por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.Decreto 1345 de 2013 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos” ARTÍCULO 2 Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración

mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior. Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.

Pág. 2 de 14



Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

Decreto 177 de 2014 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos.” Aplica todo el decretoDecreto 2768 de 2012 “Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores” Aplica todo el decreto

Resolución 150 de 17 de enero 2014 “Por medio de la cual se hace una delegación de funciones”

Artículo 2 Funciones de Administración de Personal: Delegar en el empleo de Secretario General de la Superintendencia Nacional de Salud, las siguientes funciones de relación con asuntos de administración de personal así

Numeral 5: Autorizar, otorgar y ordenar el pago de comisiones de servicio en el interior o fuera del país a los servidores de la entidad.

Resolución 527 de abril de 2013 “Por medio de la cual se establece el reglamento de las comisiones para los empleados públicos y el reconocimiento de los gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios”

Aplica toda la resolución

Resolución No. 051 del 13 de enero de 2012Artículo 4: "Los dineros y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de terminación de la comisión", emitida por la Superintendencia Nacional de Salud en concordancia con la Resolución No. 1 del 02 de enero de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Resolución No. 1 del 02 de enero de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. “por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores”

Aplica toda la resolución

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1- Los viajes y desplazamientos deben programarse y planearse con suficiente antelación. De esta manera, una vez se obtengan las aprobaciones correspondientes,

las solicitudes deben tramitarse ante el Grupo de Talento Humano con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del viaje . Solo excepcionalmente y por necesidades del servicio, se podrán autorizar viajes y desplazamientos por fuera de dicho término.

2- Todas las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento y permanencia deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su vencimiento ante el Grupo de Talento

Pág. 3 de 14



Humano presentando los siguientes documentos.

3- Para el trámite de nuevas comisiones o autorizaciones de desplazamiento y permanencia, es requisito indispensable haber legalizado las conferidas o autorizadas con anterioridad. Si el funcionario o contratista no ha legalizado la última, no podrá tramitar nuevas solicitudes hasta tanto cumpla con este requisito , sin perjuicio de la responsabilidad que se derive por su omisión.

4- La solicitud de modificación, adición o prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión y/o gastos de viaje por parte del funcionario o contratista o por quien programó la comisión, diligenciando los formato modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para los funcionarios Código APFT13, modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas código APFT27, según corresponda.

5- En el certificado de permanencia, se debe indicar el nombre, apellido, cargo y entidad del empleado que certifica, el lugar y la fecha de expedición del mismo.6- Todas las dependencias que con ocasión del ejercicio de sus funciones requieran la autorización de comisiones, deberán remitir trimestralmente al Grupo de Talento Humano el cronograma

de actividades a realizar fuera de la sede habitual, lo anterior con el fin de acceder a las tarifas más económicas en tiquetes aéreos, dicha información deberá contener el Nombre Del Funcionario O Contratista, Fecha De Viaje Y Horarios De Vuelo (Inicio y Fin), Lugar De Destino y objeto comisión. Adicionalmente este cronograma no podrá ser modificado cuando ya se hayan efectuado las compras de los tiquetes, por cuanto esto implica asumir una penalidad a cargo de la entidad.

7- Para la autorización de comisiones donde se desplace más de un funcionario se deberá informar cual es el rol que desempeña cada uno de los funcionarios que asisten (deben ser diferentes), justificando la necesidad del viaje para cada uno de los funcionarios.

8- Las dependencias encargadas de la Inspección, Vigilancia y Control que requieran realizar visitas en alguna de las ciudades o ciudades cercanas donde se encuentren los centros de atención, coordinaran con el Delegado de Protección al Usuario la realización de las mismas con el apoyo de los funcionarios que se encuentran en dichas regiones.

Pág. 4 de 14



ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Recibir el formato de solicitud de comisiones de servicio

El funcionario del Grupo de Talento Humano recibe en físico la Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11, Autorización de Gastos de Viaje Nacional para Contratistas código APFT12 o modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para los funcionarios Código APFT13, modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27debidamente diligenciado, por parte de las áreas interesadas y aprobado por el jefe inmediato, (Superintendente, Superintendentes Delegados, Jefes de oficina y Secretario General)

Grupo de Talento Humano

Secretario Ejecutivo

Técnico Administrativo

Todas las dependencias de la entidad

Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11

Autorización de Gastos de Viaje Nacional para Contratistas código APFT12

Modificación Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios Código APFT13

Modificación Pág. 5 de 14







autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27

2 Verificar la información consignada en los Formatos.

El funcionario del Grupo de Talento Humano verifica que la información consignada en los formatos contenga las siguientes características:

1. Este completa los datos del funcionario o contratista que se va a desplazar.

2. Este diligenciado y acorde la información contractual y la dependencia.

3. Verificar que se detalle el objeto del desplazamiento, en donde se justifica la necesidad del viaje o desplazamiento.

4. Validar que esté bien diligenciado el destino 5. Validar que esté bien diligenciada la fecha y duración de la

comisión6. Verificar que esté bien liquidado el monto7. Verificar que esté aprobado por el jefe inmediato.

Cuando haya verificado la información consignada en el formato Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11, el funcionario




Todas las dependencias de la entidad

Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11


Modificación Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e

Pág. 6 de 14







del Grupo de Talento Humano genera el consecutivo del mismo.

Si se requiere de modificación, adición o prorroga de las comisiones de servicio, las áreas interesadas deberán diligenciar el formato modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para los funcionarios Código APFT13, el formato modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27, según corresponda, e inicia en la actividad número 1.

Internacional para los Funcionarios Código APFT13,

modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27

3 Revisar y aprobar la disponibilidad presupuestal.

El funcionario del Grupo de Talento Humano ingresa los datos en el formato de libro de bancos de caja menor código APFT24 contenidos en la Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11, Autorización de Gastos de Viaje Nacional para Contratistas código APFT12, Modificación Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios Código APFT13, Modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27, según sea el caso.

Adicionalmente el funcionario del Grupo de Talento Humano verifica en el Sistema de Información Financiera que los rubros estén disponibles y que sean coherentes a lo que se está solicitando en


Coordinador del Grupo de Talento Humano



Secretaría General Libro de bancos de la caja menor código APFT24

Pág. 7 de 14







él, para luego ser revisado por el Coordinador del Grupo de Talento Humano y enviado por medio físico a Secretaría General para firma del Ordenador del Gasto para la realización del trámite de tiquetes.

4 Tramitar los tiquetes para las comisiones de servicio

El Funcionario del Grupo de Talento Humano, realiza la reserva de los vuelos y cuando se recibe la solicitud de las comisiones firmadas por el ordenador del gasto, se emiten los tiquetes para hacerlos llegar a los funcionarios o contratistas.



Secretaría General Copias de los tiquetes

5 Pagar la autorización de desplazamiento y permanencia al solicitante

Se registra en el formato de libro de bancos de caja menor código APFT24, generando un consecutivo, fecha, dependencia, nombre y valor de la comisión.

Luego se genera el archivo plano que arroja el aplicativo del banco para la consignación del beneficiario y se sube a la banca virtual de la entidad financiera. Para generar el reporte de transacciones históricas de la sucursal virtual.

Inmediatamente, se genera el comprobante de caja menor para viáticos y gastos de viaje Código APFT23 para realizar el pago en el Sistema de Información Financiera el cual arroja un código automático y consecutivo que son (egreso de caja y pago con egreso) y por último se alimenta el formato base de datos de pagos APFT25.



Secretaría General Comprobante de caja menor para viáticos y gastos de viaje Código APFT23

Libro de bancos de caja menor código APFT24.

Base de datos de pagos APFT25

Reporte de transacciones históricas de la sucursal virtual.

6 Legalizar los viáticos El funcionario que viaticó debe hacer llegar al grupo de Talento Grupo de Talento Técnico Todas las SIIF, archivo

Pág. 8 de 14







Humano los siguientes documentos:

1. Original y fotocopia de pasabordos aéreos o del recibo de pago del tiquete terrestre debidamente expedido por una compañía de transporte (NIT) que corresponda o recibió de caja de quien autorizo la comisión.

2. Comprobantes, facturas o recibos en casos de haberse incurrido en gastos adicionales susceptibles de ser reconocidos y pagados de acuerdo con la normativa vigente.

3. Original del certificado de permanencia expedido por la autoridad competente en los términos del artículo decimo de la Resolución 0527 del 2 de Abril de 2013 o certificación de quien autorizo la comisión cuando no es expedida.

4. Comprobantes, facturas o recibos por concepto de pago transporte terrestre en el caso en que el aeropuerto se encuentre ubicado fuera del perímetro urbano del destino de viaje.

5. Informe de comisión de servicios y/o autorización de gastos de viaje código APFT10

Luego de recibir los documentos, el funcionario del Grupo de Talento Humano ingresa el egreso de caja en el Sistema de Información Financiera para generar los códigos de la legalización de los viáticos.

Se tiene un plazo para legalizar los viáticos de tres días hábiles luego de haberse terminado la comisión.

Humano Administrativo dependencias de la entidad

físico, el cual reposa en el Grupo de Tesorería, en cada legalización que se realice.

Informe de comisión de servicios y/o autorización de gastos de viaje código APFT10

Pág. 9 de 14







7 Realizar la solicitud de reembolso

El funcionario del Grupo de Talento Humano ingresa al Sistema de Información Financiera para realizar el cierre y generar la solicitud de reembolso, consecutivo de solicitud de reembolso, teniendo en cuenta que todos los pagos generados en el mes anterior estén debidamente legalizados.



8 Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y expedir el acto administrativo para cierre de mes

El funcionario del Grupo de Talento Humano solicita al Grupo de Presupuesto por medio de correo electrónico el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Generado del Sistema de Información Financiera, y luego de que se encuentre generado, el profesional de Grupo de Presupuesto, lo regresa por medio de correo electrónico al Grupo de Talento Humano

Luego de recibir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal por correo electrónico, el funcionario del Grupo de Talento Humano elabora el acto administrativo para la aprobación del CDT, en el formato de resoluciones código GDFL01 para la revisión de los responsables que autorizaron las comisiones. Las carpetas deben estar organizadas y debidamente foliadas.



Grupo de Presupuesto

Correo electrónico soportando la solicitud en el Sistema de Información Financiera

Resolución de aprobación CDT Código GDFL01

9 Solicitar los reembolsos para el pago de desplazamientos

El funcionario del Grupo de Talento Humano radica el acto administrativo junto con las carpetas de soporte de las legalizaciones de las comisiones al Grupo de Tesorería y al grupo de presupuesto por memorando y en físico para luego archivarlo.

El grupo de Tesorería realiza los giros a la caja menor de viáticos para tener la disponibilidad de dinero y poder pagar los viáticos del siguiente mes.



Profesional

Grupo de Tesorería

Grupo de Presupuesto

Memorando de traslado.

Pág. 10 de 14







Los reembolsos se deben solicitar de acuerdo al Decreto 2768/2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tan pronto se haya causado el 70% del monto de la caja menor de viáticos o en su defecto legalizando el cierre de mes.

10 Realizar la conciliación bancaria Finalizando los pagos del mes anterior hay que solicitar los extractos bancaros del mes que se legalizo para realizar la respectiva conciliación bancaria de la caja menor código APFT26, firmada por el responsable de la caja menor, coordinador del Grupo de Talento Humano y la Coordinadora de Contabilidad y se archiva en caja menor.



Profesional

Grupo de Contabilidad

Conciliación Bancaria código APFT26

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Verificar la información consignada en los Formatos. Se valida la información consignada por medio de los formatos Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11


Formato Modificación Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios Código APFT13


Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11, Autorización de Gastos de Viaje Nacional para Contratistas código APFT12, Formato Modificación Autorización de

Pág. 11 de 14







Formato Modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27

Desplazamiento y Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios Código APFT13

Modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27

3 Revisar y aprobar la disponibilidad presupuestal. Por medio de la verificación en el Sistema de Información Financiera contrastándolo con el formato de libro de bancos de caja menor código APFT24

libro de bancos de caja menor código APFT24

ANÁLISIS DE TIEMPO- Los viajes y desplazamientos deben programarse y planearse con suficiente antelación. De esta manera, una vez se obtengan las aprobaciones

correspondientes, las solicitudes deben tramitarse ante el Grupo de Talento Humano con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del viaje. Solo excepcionalmente y por necesidades del servicio, se podrán autorizar viajes y desplazamientos por fuera de dicho término.

Pág. 12 de 14



- Todas las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento y permanencia deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su vencimiento ante el Grupo de Talento Humano presentando los siguientes documentos.

- Para el trámite de nuevas comisiones o autorizaciones de desplazamiento y permanencia, es requisito indispensable haber legalizado las conferidas o autorizadas con anterioridad. Si el funcionario o contratista no ha legalizado la última, no podrá tramitar nuevas solicitudes hasta tanto cumpla con este requisito, sin perjuicio de la responsabilidad que se derive por su omisión.

DOCUMENTOS DE REFERENCIAN.A.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON EN

EL DOCUMENTODETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIOFECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Adopción del documentoMediante Resolución 4086 de 2014 se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

Secretario General 19/12/2014 1

Ajuste de política de operación y actividades

Se ajusta política número 4 y actividades 1, 2 y 3 mediante requerimiento 3-2015-008770 de 2015 en donde se solicita el ajuste del nombre del formato código APFT13 y la creación del formato APFT27.


Pág. 13 de 14



Ajuste del documentoSe ajusta análisis de tiempos y documentos de referencia ante Requerimiento NURC: 3-2015-014210 de 2015.


Pág. 14 de 14

Documents

Comisión de Servicios - Supersalud · Web view“Por medio de la cual se establece el reglamento de las comisiones para los empleados públicos y el reconocimiento de los gastos