Combinar correspondencia

De cartas

cartas• En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a

continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.

• En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Cartas. • El documento activo se convierte en el documento principal. • Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento. • Sugerencia• Si está familiarizado con la función de combinación de

correspondencia o prefiere no utilizar el Asistente, utilice la barra de herramientas Combinar correspondencia. Los botones están organizados secuencialmente de izquierda a derecha.

• El Asistente le guía a lo largo del resto del proceso de combinación de correspondencia. A continuación figura información más detallada, descrita paso a paso.

• Configurar y mostrar la carta• Siga uno de estos procedimientos: • Comenzar con el documento mostrado en la ventana

– Haga clic en Utilizar documento actual. • A continuación, escriba la carta en la ventana del documento o

espere a que el Asistente se lo indique en un paso posterior.• Comenzar con una plantilla

– Haga clic en Empezar a partir de una plantilla. – Haga clic en Seleccionar plantilla. – En la ficha Combinar correspondencia del cuadro de diálogo

Seleccionar plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Comenzar con otro documento existente– Haga clic en Empezar a partir de un documento existente. – En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento

que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.• Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación,

haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

• Haga clic en Siguiente: Seleccione destinatarios. • Buscar o crear un origen de datos y, a continuación, seleccionar los

destinatarios• Siga uno de estos procedimientos:• Conectar a una lista de contactos de Microsoft Outlook

– En Seleccione destinatarios, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

– Haga clic en Elegir la carpeta de contactos. – En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta Lista de

contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

• Conectar a otro tipo de lista como, por ejemplo, una base de datos o una lista de direcciones de Office

– En Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente.

– Haga clic en Examinar. – En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de

datos, busque y haga clic en el origen de datos que desee. • De manera predeterminada, Microsoft Word abre la carpeta Mis

archivos de origen de datos. – Haga clic en Abrir.

• Según el tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica.

• Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

• Conectar a otro tipo de lista como, por ejemplo, una base de datos o una lista de direcciones de Office

– En Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente.

– Haga clic en Examinar. – En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de

datos, busque y haga clic en el origen de datos que desee. • De manera predeterminada, Microsoft Word abre la carpeta Mis

archivos de origen de datos. – Haga clic en Abrir.

• Según el tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica.

• De manera predeterminada, la lista se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Se recomienda mantener la lista de direcciones en esta carpeta ya que también es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Word busca los orígenes de datos. De modo que si desea utilizar esta lista de direcciones en una combinación de correspondencia posterior, no deberá desplazarse por varios archivos y carpetas para buscarla.

– Haga clic en Guardar. • Todos los contactos de la nueva lista aparecen en el cuadro de

diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

• En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, seleccione los destinatarios que desee incluir.

• ¿Cómo?– Siga uno de estos procedimientos:

• Utilizar las casillas de verificación para designar los destinatarios• Este método resulta muy útil si la lista es breve.

• Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

• Sugerencia• Si desea incluir la mayor parte de la lista en la combinación, haga

clic primero en Seleccionar todo para poder borrar después determinados registros. De manera similar, si desea incluir sólo algunos registros de la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

• Ordenar los elementos de la lista• Esta función resulta útil si desea ver los elementos en orden

alfabético o numérico.• Haga clic en el título de columna del elemento por el que

desee ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el título de columna Apellido.

• Filtrar los elementos de la lista• Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee

ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir los registros tal como se describe en la sección anterior.

• Haga clic en la flecha junto al título de columna del elemento por el que desee filtrar.

• Haga clic en uno de estos elementos: – (Espacios) muestra todos los registros en los que el

campo correspondiente esté en blanco. – (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el

campo correspondiente contenga información. – Si el origen de datos contiene registros que comparten la

misma información y la columna contiene diez o menos valores únicos, podrá filtrar por información específica. Por ejemplo, si varias listas de direcciones contienen Australia como país o región, podrá filtrar por Australia.

• El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia muestra sólo los registros designados. Para mostrar de nuevo todos los registros, haga clic en (Todos). – Haga clic en Aceptar para volver al Asistente para combinar

correspondencia. Microsoft Word utilizará los destinatarios que haya designado para la combinación.

• Sugerencias– Para realizar operaciones de filtrado y ordenación más

avanzadas, haga clic en la flecha junto a cualquier nombre de columna y, a continuación, haga clic en (Avanzado). Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para configurar la consulta de ordenación o filtrado que desee.

– Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar del cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

• Haga clic en Siguiente: Escriba la carta. • Terminar la carta y agregar campos de combinación• Si aún no lo ha hecho, escriba en el documento principal el texto

que desee que aparezca en todas las cartas modelo. • Inserte campos de combinación donde desee combinar los

nombres, las direcciones u otros datos procedentes del origen de datos.

• ¿Cómo?– En el documento principal, haga clic donde desee insertar el

campo. – Inserte uno de estos elementos:

• Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información• Haga clic en Bloque de direcciones. • En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones,

seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción.

• Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

• Línea de saludo• Haga clic en Línea de saludo. • Seleccione el formato de línea de saludo, que incluye el

saludo, formato de nombre y puntuación. • Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos

en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.

• Haga clic en Aceptar. • Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es

posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. 

• Otros campos de información• Haga clic en Más elementos.

• Siga uno de estos procedimientos: – Para seleccionar entre los campos de dirección que se

asignarán automáticamente a los campos correspondientes del origen de datos, incluso si los campos del origen de datos no tienen el mismo nombre que sus campos, haga clic en Campos de dirección.

– Para seleccionar entre los campos que siempre cogen los datos directamente de una columna de la base de datos, haga clic en Campos de bases de datos.

• En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.  • Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar. • Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es

posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

• Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de bases de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

• Franqueo electrónico• Para agregar franqueo electrónico, deberá instalar

primero un programa de franqueo electrónico, que puede adquirir de un servicio en el World Wide Web.

• Haga clic en Franqueo electrónico. • Si no tiene instalado ningún programa de franqueo

electrónico, Microsoft Word le indicará que instale uno y ofrecerá la posibilidad de conectarse al sitio Web de Microsoft Office. En este sitio, podrá obtener más información así como vínculos a otros sitios que ofrecen franqueo electrónico.

• Inserte el franqueo de acuerdo con las instrucciones del programa.

• Código de barras postal

• Seleccione una etiqueta o un sobre que admita el código de barras POSTNET.

• Haga clic en Código de barras postal.

• En el cuadro de diálogo Insertar código de barras postal, seleccione los campos de dirección adecuados.

• Nota    La opción Código de barras postal aparecerá únicamente si utiliza la versión de EE.UU. de Microsoft Word.

– Repita los pasos 1 y 2 para todos los campos que desee insertar.

• Notas– No puede escribir los caracteres de los campos combinados

(«« »») ni insertarlos con el comando Símbolo del menú Insertar.

– Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo en lugar de resultados de los campos. Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo del menú contextual.

• Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados. • ¿Cómo?• Para aplicar formato a los datos combinados, debe dar formato a

los campos de combinación del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos, ya que este formato se perderá cuando combine los datos en el documento

• Notas– No puede escribir los caracteres de los campos combinados

(«« »») ni insertarlos con el comando Símbolo del menú Insertar.

– Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo en lugar de resultados de los campos. Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo del menú contextual.

• Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados. • ¿Cómo?• Para aplicar formato a los datos combinados, debe dar formato a

los campos de combinación del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos, ya que este formato se perderá cuando combine los datos en el documento

– Para asegurarse de que la información combinada tiene la misma fuente y el mismo tamaño en puntos que los aplicados al campo de combinación, agregue el modificador Charformat \*.

• Tras terminar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al documento y haga clic en Guardar.

• Haga clic en Siguiente: Vea una vista previa de las cartas. • Ver las cartas y perfeccionar la lista de destinatarios• Vea los elementos. Siga uno de estos procedimientos:

– Para ver los elementos en el orden en que se encuentran, haga clic en los botones de dirección .

– Para buscar y ver un elemento específico, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.

• Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción.

• Si es necesario, perfeccione la lista de destinatarios. Siga uno de estos procedimientos:

– Para excluir un destinatario específico de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.

– Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia.

• Haga clic en Siguiente: Complete la combinación. • Terminar la combinación• Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en Editar cartas individuales. • En el cuadro de diálogo Combinar en un documento

nuevo, seleccione los registros que desee combinar.• Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic

en el signo de interrogación y, después, en la opción.• Haga clic en Aceptar.• Microsoft Word crea y abre un nuevo documento

combinado. El documento principal también permanece abierto y puede volver a él si desea introducir un cambio en todos los documentos.

• Desplácese a la información que desee modificar e introduzca los cambios.

• Guarde o imprima el documento tal como imprimiría cualquier otro documento normal.

• Imprimir las cartas• Siga uno de estos procedimientos:

• Si ha personalizado los elementos y el documento combinado está activo

• En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. • Seleccione las opciones que desee. • Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo

de interrogación y, después, en la opción. • Si desea imprimir directamente desde el Asistente para combinar

correspondencia• En el paso 6 del Asistente para combinar correspondencia

(Terminar la combinación), haga clic en Imprimir. • En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, siga uno de estos

procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar. – Para imprimir todos los documentos, haga clic en Todos. – Para imprimir sólo el documento mostrado en la ventana del

documento, haga clic en Registro actual. • Para imprimir un intervalo de documentos, haga clic en Desde y,

a continuación, escriba los números de los registros en los cuadros Desde y Hasta.

• En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a continuación, haga clic en Sobres y etiquetas.

• Haga clic en la ficha Sobres. • Si es necesario, escriba o modifique las direcciones y los remites. • Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para

sobres. • Debajo del elemento que desea ajustar, haga clic en Fuente. • En la ficha Fuente, active las opciones que desee. • Para utilizar los nuevos formatos de direcciones en todos los

sobres creados a partir de la plantilla actual, haga clic en Predeterminar y, a continuación, en Sí.

• Nota   Para dar formato a determinadas palabras de una dirección en lugar de a una dirección completa, asegúrese primero de adjuntar el sobre a un documento en lugar de imprimirlo inmediatamente. A continuación, seleccione el texto del sobre adjunto y aplique el formato del modo habitual.

• Seleccionar un tamaño de sobre• En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a

continuación, haga clic en Sobres y etiquetas. • Haga clic en la ficha Sobres. • Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para

sobres. • En el cuadro Tamaño de sobre, haga clic en el tamaño deseado. • Si el tamaño deseado no aparece, haga clic en Tamaño personal

y, a continuación, escriba las dimensiones del sobre.

• En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a continuación, haga clic en Sobres y etiquetas.

• Haga clic en la ficha Sobres. • Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para

sobres. • En el cuadro Tamaño de sobre, haga clic en el tamaño deseado. • Si el tamaño deseado no aparece, haga clic en Tamaño personal

y, a continuación, escriba las dimensiones del sobre. • En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a

continuación, haga clic en Sobres y etiquetas. • Haga clic en la ficha Sobres. • Si es necesario, escriba o modifique las direcciones y los remites. • Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para

sobres

• Debajo del elemento que desea ajustar, haga clic en Fuente. • En la ficha Fuente, active las opciones que desee. • Para utilizar los nuevos formatos de direcciones en todos los

sobres creados a partir de la plantilla actual, haga clic en Predeterminar y, a continuación, en Sí.

• Nota   Para dar formato a determinadas palabras de una dirección en lugar de a una dirección completa, asegúrese primero de adjuntar el sobre a un documento en lugar de imprimirlo inmediatamente. A continuación, seleccione el texto del sobre adjunto y aplique el formato del modo habitual.

• Seleccionar un tamaño de sobre• En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a

continuación, haga clic en Sobres y etiquetas.

• Haga clic en la ficha Sobres.

• Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para sobres.

• En el cuadro Tamaño de sobre, haga clic en el tamaño deseado. • Si el tamaño deseado no aparece, haga clic en Tamaño personal

y, a continuación, escriba las dimensiones del sobre. • Insertar objetos WordArt o gráficos• En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a

continuación, haga clic en Sobres y etiquetas. • Haga clic en la ficha Sobres. • Si es necesario, escriba o modifique las direcciones y los remites. • Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para

sobres.

• Debajo del elemento que desea ajustar, haga clic en Fuente. • En la ficha Fuente, active las opciones que desee. • Para utilizar los nuevos formatos de direcciones en todos los

sobres creados a partir de la plantilla actual, haga clic en Predeterminar y, a continuación, en Sí.

• Nota   Para dar formato a determinadas palabras de una dirección en lugar de a una dirección completa, asegúrese primero de adjuntar el sobre a un documento en lugar de imprimirlo inmediatamente. A continuación, seleccione el texto del sobre adjunto y aplique el formato del modo habitual

• Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir los registros tal como se describe en la sección anterior.

• Haga clic en la flecha junto al título de columna del elemento por el que desee filtrar.

• Haga clic en uno de estos elementos: – (Espacios) muestra todos los registros en los que el

campo correspondiente esté vacío. – (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el

campo correspondiente tenga información. – Si el origen de datos contiene registros que comparten la

misma información y la columna contiene diez o menos valores únicos, podrá filtrar por información específica. Por ejemplo, si varias listas de direcciones contienen Australia como país o región, podrá filtrar por Australia.

• El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia muestra sólo los registros designados. Para mostrar de nuevo todos los registros, haga clic en (Todos).

– Haga clic en Guardar. • Todos los contactos de la nueva lista aparecen en el cuadro de

diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

• En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, seleccione los destinatarios que desee incluir.

• ¿Cómo?– Siga uno de estos procedimientos:

• Utilizar las casillas de verificación para designar los destinatarios• Este método resulta muy útil si la lista es breve.

• Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

– En Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente.

– Haga clic en Examinar. – En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de

datos, busque y haga clic en el origen de datos que desee. • De manera predeterminada, Microsoft Word abre la carpeta Mis

archivos de origen de datos. – Haga clic en Abrir.

• Según el tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica.

• Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de cálculo de Microsoft Excel con información sobre varias fichas, deberá seleccionar la ficha con la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar

• Todas las entradas del origen de datos aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede