Combinar correspondencia·

7/21/2019 Combinar correspondencia·

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sús Picazo

COMBINARCORRESPONDENCIA



La combinación de correspondencia es

una poderosa herramienta para escribir y

enviar una carta o un correo electrónicopersonalizado a varias personas diferentes

al mismo tiempo. También puedes usarla

para crear sobres o etiquetas con la

información de cada destinatario. La

combinación de correspondencia importa

datos desde otra fuente, como por ejemplo

Excel y luego usa esos datos para

reemplazar marcadores de posición a

través del mensaje con la informacióncorrespondiente de cada individuo al cual

vas a escribirle. Puedes usarla para crear

rápidamente mensajes personalizados

para cientos de personas de una sola vez.



Comprende qué es lo que te permite

hacer la función "Combinarcorrespondencia". La función "Combinar

correspondencia" es una característica

diseñada para crear cartas y mensajes de

correo electrónico en forma masiva, así

como también sobres y etiquetas con

información diferente para cada uno de los

mensajes. Puedes cargar una base de

datos de destinatarios o ingresarlos

manualmente y luego usar marcadores de

posición o "campos" para completar

automáticamente la información de cada

destinatario en su propia copia.



Crea una hoja de cálculo dedestinatarios (opcional). Puedes ingresar

manualmente cada uno de los destinatarios

durante el proceso de combinación de

correspondencia, lo cual está bien si solo

quieres enviar mensajes a un puñado depersonas, pero notarás que es mucho más

fácil crear una hoja de cálculo o una base

de datos antes de comenzar.

• Haz clic aquí para ver instrucciones de

cómo crear una hoja de cálculo en Excel.

http://es.wikihow.com/hacer-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-de-Excel







cómo crear una base de datos en Access

Haz clic en la pestaña

"Correspondencia" para abrir las

herramientas de "Combinación de

correspondencia". Si vas a usar Word

2003 o una versión anterior, haz clic en elmenú "Herramientas" y selecciona "Cartas

y correspondencia" → "Mostrar barra de

herramientas Combinar correspondencia".

http://es.wikihow.com/hacer-una-base-de-datos-usando-MS-Access






Haz clic en el botón "Iniciar

combinación de correspondencia" y

selecciona un formato. Puedes usar"Combinar correspondencia" para crear

correos electrónicos, cartas, sobres,

etiquetas y directorios. También puedes

seleccionar "Documento normal de Word"

si no estás seguro de cuál usar.

• Si seleccionas "Sobres", aparecerá la

ventana "Opciones de sobre", que te

permitirá seleccionar qué formato se les

dará a los sobres, así como también eltamaño que tienen los sobres físicos.

• Si seleccionas "Etiquetas", aparecerá la

ventana "Opciones de etiqueta", que te

permitirá seleccionar el tipo de papel de la

etiqueta y el tamaño de cada una.

Haz clic en "Seleccionar destinatarios" y

selecciona de qué forma quieres agregar

destinatarios a la combinación de

correspondencia. La parte de destinatarios es la

más poderosa de combinación de correspondencia



ya que te permite reemplazar los marcadores de

posición o "campos" en la carta con la información

personal de cada destinatario. Puedes ingresar los

destinatarios manualmente, cargar un archivo de

base de datos u hoja de cálculo, o cargar tus

contactos de Outlook.

• Si seleccionas "Escribir una lista nueva",

aparecerá una nueva ventana que te permitirá

ingresar manualmente la información de cadadestinatario. Esto es útil si no tienes acceso a una

hoja de cálculo con la información de tus

destinatarios, pero también es la forma más lenta de

ingresar los datos. Puedes hacer clic en

Personalizar columnas… para crear campos

personalizados para los datos que vas ingresar.• Si seleccionas "Utilizar una lista existente",

podrás examinar los archivos de tu computadora

para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas

de cálculo, incluyendo aquellas creadas en Excel o

Access. También puedes hacer clic enNuevo

origen y conectarte a un servidor SQL en línea.

• Si eliges "Seleccionar de los contactos de

Outlook", se cargarán tus contactos de Outlook y

podrás quitar la marca en la casilla de aquellos

contactos que no quieras incluir.



Comienza a crear tu documento como lo

harías normalmente. Una vez que hayas

ingresado los destinatarios podrás

comenzar a crear tu documento. Puedes

hacerlo desde cero o usar cualquier

plantilla. Es importante ingresar primero losdestinatarios para que puedas usar los

campos apropiados al momento de crear el

documento.


cómo crear una carta formal.• Haz clic aquí para ver instrucciones de

cómo escribir un práctico boletín de

noticias por correo electrónico.

Haz clic en el botónLínea de

saludo para crear un saludo

personalizado.Si quieres ver cómo se

verá el saludo en cada copia de la

combinación de correspondencia, puedes

http://es.wikihow.com/redactar-una-carta-formal


http://es.wikihow.com/escribir-un-buen-bolet%C3%ADn










usar la vista previa de la ventana que

aparece.

Haz clic en el botónInsertar campo

combinado y selecciona el campo que

quieras insertar en el documento. Estos

campos luego se reemplazarán con los

datos obtenidos desde la base de datos de

destinatario al momento de generar losdocumentos.

• Por ejemplo, si quieres que el

documento muestre el primer nombre y el

apellido, debes seleccionar "Nombre",

presionar la barra espaciadora y hacer clicen el botónInsertar camo

com!ina"o una vez más y seleccionar

"Apellido".

• Como otro ejemplo, puedes usar el

botónBlo#ue "e "irecciones para crear



sobres con la dirección de cada

destinatario impresa. Escribe tu propia

dirección en el área de dirección dedevolución en la plantilla del sobre y luego

agrega "Bloque de direcciones" al área del

destinatario en la plantilla.

• Puedes seleccionar cualquier campo

que contenga datos del destinatario.

Asegúrate de que se aplique a todos los

destinatarios de la lista, ya que los campos

en blanco serán muy obvios al leer el

documento.Haz clic en el botónResaltar campos

de combinación para destacar los

campos insertados. Esto hará que sea

más fácil darse cuenta de cómo se verán

los campos al momento de editarlos.Haz clic en el botónVista previa de

resultados para ver cómo quedará el

producto final. La pantalla cambiará para

mostrar el documento con la



correspondencia combinada con la

información del primer destinatario.

Busca errores. Haz clic en el

botónBuscar errores para hacer que

Word escanee todos los documentos con

correspondencia combinada para

asegurarse de que todos los destinatarios

tienen datos válidos para cada uno de los

campos. Te informarán acerca de cualquier

dato inválido para que puedas solucionar el

problema antes de continuar.

Finaliza el proceso de combinación. Una vez

que hayas terminado de revisar los errores,

puedes finalizar el proceso de combinación y

crear los documentos individuales. Cuando



presiones el botón$inalizar %

com!inar tendrás tres opciones:[1]

•Editar documentos individuales. Podrás

elegir sobre qué entradas deseas aplicar esta

acción. Una vez que lo hagas, se creará un

nuevo documento, que tendrá una nueva

página por cada entrada. Luego podrás revisar

el documento y hacer ediciones manuales encada una de las páginas.

• Imprimir documentos. Podrás elegir sobre

qué entradas deseas aplicar esta acción. Una

vez que lo hagas, los documentos se enviarán

a la cola de impresión y se imprimirán en forma

individual.

• Enviar mensajes de correo

electrónico. Podrás definir la línea de asunto

así como también seleccionar el campo que

contiene las direcciones de correo electrónico

de los destinatarios. Podrás enviar los

mensajes de correo electrónico en forma

masiva usando Outlook. Ten en cuenta que

esta opción enviará inmediatamente el

mensaje, ¡así que asegúrate de que todo esté

bien!

http://es.wikihow.com/combinar-correspondencia-en-Microsoft-Word#_note-1

http://es.wikihow.com/combinar-correspondencia-en-Microsoft-Word#_note-1



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