Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties

Template v5 October 12, 2012

1 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com

Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com

1

Beter collectiebeleid met V-eyeQ Informatie aan Zee | Oostende | 12 september 2013

Filip Trenson Sales manager Benelux




2

Het probleem en de oplossing



Welke problemen willen we oplossen?

• collecties die niet genoeg worden gebruikt

• intuitïeve aanpak van collectiebeheer

• ontbreken van een “lokale” kijk op het selecteerproces en performance

• overlap tussen collecties

• geen geïntereerde kijk op collectiebeheer

• verspilling van budgetten



Wat biedt V-eyeQ?

Gereedschap voor planning planning van collectiebeheer

Performance Analyse wat presteert goed & wat niet

Adviseur afschrijven, kopen, verplaatsen

Selectie-ondersteuning integratie met besteladministratie

oplossing voor centraal collectioneren

= hoeveel aanschaffen, afschrijven = wat aanschaffen

= wat aanschaffen, afschrijven,

verplaatsen = wat aanschaffen voor wie




5

Gereedschap voor planning



De aanpak

definiëren

collectieregels

(eenmalig)

definiëren van collectie-

onderdelen in regels

definiëren

collectieplan

(jaarlijks)

vastleggen van de

doelstellingen voor

collectiebeheer in een plan:

aanschaf

afschrijven

uitvoeren

plan

(dagdagelijks)

werken met het systeem om

het plan te realiseren

bestellen

afschrijven

verplaatsen



Wat zijn collectieregels? • onderdelen van de collectie die relevant zijn

voor het collectiebeheer

• de regels “mappen” deze onderdelen naar definities die V-eyeQ kan begrijpen en interpreteren

• collectieclusters: mechanisme om regels te “groeperen”

• hoe kleiner een vestiging, hoe meer clustering

spanning & avontuur

fantasy & science-fiction

Engelstalige romans

wijsbegeerte

bedrijfseconomie

kookboeken

reisgidsen Frankrijk

DVD speelfilms

X-box games

eerste leesboekjes

stripboeken jeugd

daisy-ROMs volwassenen

muziek-CD’s

bladmuziek



Voorbeelden van collectieregels

Spanning en

avontuur

Taal = Nederlands

Genre = av,de,gr,sp,th,we

Materiaaltype = boek

Niveau = volwassen

X-box games

Materiaaltype = X-box

Niveau = volwassen



Voorbeelden van collectieclusters

Detectives & thrillers

Avontuur

Fantasy & science fiction

Spanning & avontuur

grote vestiging werkt

met drie regels

kleine vestiging werkt

met één regel



Voorbeelden van regels



Collectieplan workflow

definiëren

plan

op basis van regels

verzamelen

data

op basis van V-insight

definiëren

KPI’s

gewenste

uitleenfrequentie

gewenst

afschrijfpercentage

verwacht aantal

uitleningen

berekenen

doelen

voor afschrijven

voor aankoop

gebaseerd op:

beschikbare budget +

gedefinieerde regels +

gemiddelde boekprijs

vastleggen

doelen

manueel aanpassen

van doelen indien

gewenst

aantal aankopen

aantal afschrijven



Stap1: data wordt verzameld

percentage van de uitleningen

percentage van de collectie

meer dan n keren uitgeleend

ouder dan n dagen

ouder dan n dagen en niet meer uitgeleend sinds

momenteel uitgeleend

uitgeleend in de laatste n jaren

# exemplaren

# uitleningen

uitleenfrequentie

4000

20000

5

Actueel

Actueel



Stap 2: definiëren verwachtingen

# exemplaren

# uitleningen

uitleenfrequentie

4000

20000

5

Actueel

vervangen

# uitleningen

uitleenfrequentie

12%

20000

6

Verwachte KPI’s



Stap 3: berekenen doelstellingen

# exemplaren

# uitleningen

uitleenfrequentie

4000

20000

5

Actueel

vervangen

# uitleningen

uitleenfrequentie

12%

20000

6

Verwachte KPI’s

af te schrijven

aan te kopen

nieuwe frequentie

nieuwe collectie

480

116

5.5

3636

Berekeningen

berekende doelstellingen

kunnen worden

overschreven



Factoren die berekeningen beïnvloeden • gewenst vervang-/afschrijfpercentage

• gewenste uitleenfrequentie

• maar de uitleenfrequentie wordt gemaximaliseerd (d.m.v. parameters)

• bijv. je kunt in 1 jaar niet meer dan .5 stijgen (te veel afschrijven)

• bijv. je kunt in 1 jaar niet meer dan .2 dalen (budgetlimieten)

• gemiddelde prijs (voor de regel)

• totaal beschikbare budget voor de vestiging

• benodigd budget vs beschikbaar budget



“Het leeft!” - Het plan in de praktijk

• werken op basis van het plan

• aankopen, afvoeren, verplaatsen

• geïntegreerd in de besteladministratie

• daadwerkelijke voortgang wordt vergeleken met de doelstellingen zoals gedefinieerd in het collectieplan

• plan aanpassen indien nodig




17

Adviseur



Adviseur

onderdeel dat suggesties doet over

• “dode exemplaren”

• “te veel gebruikte exemplaren”

• aanschafadviezen gebaseerd op reserveringsratio

• “niet populair hier, wel populair elders”




19

Performance analyse



Performance analyse

• lijsten van populaire werken

• voor alle werken

• of voor (een beperkt aantal) categorieën (bijv. “jeugd fiction”, “volwassenen non-fiction”, “muziek”)

• lijsten van populaire auteurs, onderwerpen, …

• kan worden gebouwd voor elke authority in de applicatie

• opnieuw voor alle werken of voor (een beperkt aantal) categorieën

• zoeken

• zoeken naar bib records om hun performance te zien

• zoeken naar auteurs, onderwerpen, …

• voor elke bib index

• en voor elke authority index

• met facetten



Performancewaarde



Percentiel is niet percentage

• alle werken, alle authorities gerangschikt als percentielen

• om interpretatie en vergelijking eenvoudiger te maken

• bijv. Pieters examenuitslag: hij scoort 94% en heeft een percentiel van 100

• 94% = hij beantwoordde 94 van de 100 vragen correct

• percentiel van 100 = hij is bij de top 1% beste performers (van alle deelnemers)

• hoe hoger het percentiel, hoe hoger de (relatieve) score

• percentiel van 96 = 4% van de deelnemers hebben een betere score

• percentiel van 12 = 11% van de deelnemers hebben een lagere score




23

Integratie met V-smart



Integratie met besteladministratie • integratie op diverse onderdelen

• met selecties: vooral in koppeling met NBD achtergrondbestand

• AFO 111, 211, … (tonen van / toegang tot performancegegevens)

• aanschafquota per collectieregel

• gebaseerd op collectieplan

• hoeveel exemplaren al besteld dit jaar, hoeveel exemplaren nog te bestellen, …

• display van “doelen” uit het plan versus “verplichtingen”

• bijv. “25/70” (het doel voor de regel is 70 en 25 zijn er al besteld)

• geïntegreerd met performancegegevens

• display van performance-samenvatting in de besteladministratie

• toegang tot gedetailleerde performancegegevens

• oplossing voor “centraal selecteren”



Andere integratie • mogelijkheid om gegevens op te slaan in savelists

• directe export van data via SSP exportformaten




26

Vereisten



Status • vereist V-insight 3.0

• wordt geinstalleerd “bovenop” V-insight versie 3.0

• release is dus afhankelijk van de beschikbaarheid van V-insight 3.0

• link met besteladministratie vereist V-smart 3.0

• dus afhankelijk van de beschikbaarheid van V-smart 3.0

• geen integratie met besteladministratie van Vubis Smart

• ontwikkeling is in een afrondende fase

• beta testinstallatie bij Biblioservice Gelderland



Documents

Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties