ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de informaţii 23 F03-PO-12.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 12-INFORMAREA ȘI COMUNICAREA

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-12.01 REALIZAREA CIRCUITULUI INFORMAȚIILOR 3

F01-PO-12.01 Chestionare de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial

22

F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de informaţii 23

F03-PO-12.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 24

F04-PO-12.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor 25

PO-12.02 COMUNICAREA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ 26

F01-PO-12.02 Inventar Documente 62

F02-PO-12.02 Inventar fluxuri de informații 63

F03-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării interinstituționale 64

F04-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării interinstituționale 65

F05-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării intrainstituționale 66

F06-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării intrainstituționale 67

PO-12.03 CORESPONDENȚA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ 68

F01-PO-12.03 Inventar Documente 94

F02-PO-12.03 Registrul intrări-ieșiri 95

F03-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței interinstituționale 96

F04-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței interinstituționale 97

F05-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale 98

F06-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale 99

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

REALIZAREA CIRCUITULUI

INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-12.01

3

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

REALIZAREA CIRCUITULUI INFORMAȚIILOR

PO-12.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

4

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

Grădinariu Sebastian

Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

5

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

6

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia

din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

7

1. Scopul procedurii

Prezenta procedură de sistem are scopul de a stabili tipurile de informaţii şi documente,

sursele şi destinatarii, precum şi circuitul intern al acestora, astfel încât conducerea şi

salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.

Scopuri generale

Stabileşte modul de circulaţie al informaţiilor şi documentelor în interiorul instituției

în funcţie de tipul acestora;

Asigură existența documentației necesare formalizării circuitului informaţiilor şi

documentelor la nivelul instituţiei;

Asigură funcţionarea optimă a instituţiei, în concordanță cu misiunea acesteia;

Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar

pe director, în luarea deciziei.

Scopuri specifice

Stabilește mijloacele de urmărire a circulaţiei documentelor şi informaţiilor în cadrul

unității;

Reglementează activitățile realizate de către persoanele responsabile cu gestionarea

circuitului intern al documentelor şi informaţiilor în cadrul instituției;

Stabileşte persoanele responsabile cu asigurarea unui flux informaţional şi de

documente eficient la nivelul unităţii de învăţământ.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

8

2. Domeniul de aplicare

Procedura va fi aplicată în procesul de gestionare al circuitului informaţiilor şi

documentelor din cadrul unității;

Persoanele din cadrul unităţii de învăţământ care asigură fluenţa circuitului

informaţional şi al documentelor vor aplica prezenta procedură în activitatea

desfăşurată.

Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- determinarea persoanelor responsabile cu asigurarea circuitului informaţional la

nivelul instituției;

- însuşirea legislaţiei specifice care stă la baza circuitului informaţional de la nivelul

unității;

- stabilirea documentelor care vor fi elaborate în procesul de gestionare a circuitului

informaţional;

- stabilirea activităților ce au ca scop buna circulaţie a informaţiilor şi documentelor în

cadrul unităţii de învăţământ.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/persoanele din instituţie;

- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate: toate

compartimentele/persoanele din instituţie.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

9

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale;

Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;

Legea nr.52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, cu

completările ulterioare;

Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu modificările

şi completările ulterioare.

3.2 Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

Hotărârea Guvernului nr.123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare

a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;

OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

Regulamentul privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de

unităţile de învăţământ preuniversitar;

Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea

metodologică cu privire la sistemele de control managerial.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

10

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul tuturor

compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică.

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente

dintr-o entitate publică.

2. Compartiment Departament / serviciu / birou.

3. Conducătorul

compartimentului

Şef birou / şef serviciu.

4. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese

şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.

5. Circuitul informaţiilor

şi documentelor

Traseul parcurs de informaţiile şi documentele care sunt primite de

instituţia de învăţământ sau de cele elaborate în cadrul unității

6. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control managerial.

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. PS Procedură de sistem

3. SCI/M Sistem de Control Intern/Managerial

4. E. Elaborare

5. V. Verificare

6. A. Aprobare

7. Ap. Aplicare

8. Ah. Arhivare


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

11

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi:

Procedura descrie traseul parcurs de informaţiile şi documentele primite de instituţia de

învăţământ sau de cele elaborate în cadrul acesteia, activităţile realizate, precum şi persoanele

implicate în asigurarea circuitului informaţional necesar bunei desfăşurări a activităţilor la

nivelul unității.

Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace,

identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora. În acest sens, cultura

entităţii publice are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor. În

entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe

urmărirea corectă a procedurilor.

Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de

înţeles şi receptat, iar conducerea şi salariaţii trebuie să primească şi să transmită informaţiile

necesare pentru îndeplinirea optimă a sarcinilor. Informaţiile trebuie să beneficieze de o

circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.

Rezultate scontate: Asigurarea unui circuit fluent şi eficace a documentelor şi informaţiilor în

cadrul unităţii de învăţământ, în vederea desfăşurării în bune condiţii a activităţii unității și a

realizării rolului acestuia, în concordanță cu prevederile legale în vigoare.

5.2 Modul de lucru

5.2.1 Documente şi informaţii gestionate de unitate

Unitatea de învăţământ gestionează o gamă largă de documente şi informaţii care

privesc activitatea şcolară a elevilor din cadrul unității, activitatea cadrelor didactice şi didactice

auxiliare, precum şi operaţiunile contabile şi administrative care asigură funcţionarea

corespunzătoare a instituţiei. Documentele privesc actele de studii, evidenţa performanţelor

şcolare, a frecventării cursurilor şi a stării de sănătate a elevilor.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

12

În urma desfăşurării şedinţelor Consiliului de administraţie al unității şi a altor comisii

care sunt organizate şi funcţionează în cadrul instituţiei, se întocmesc procese-verbale şi minute

pentru consemnarea hotărârilor acestora.

Activităţile de natură administrativă şi organizatorică desfăşurate în cadrul instituţiei

sunt evidenţiate, de asemenea, prin intermediul documentelor specifice. Partea financiar-

contabilă şi cea de salarizare a personalului este ilustrată prin documentele financiare

corespunzătoare acestor activităţi.

Toate categoriile de documente menţionate anterior sunt înregistrate în Secretariatul

unităţii de învăţământ, acestea primind un număr unic din registrul de intrări-ieşiri, pentru a se

putea observa în permanenţă stadiul lucrărilor şi compartimentele sau persoanele cărora le-au

fost repartizate pentru soluţionare sau păstrare.

5.2.2 Persoanele responsabile cu funcţionarea circuitului informaţional

Buna funcţionare a circuitului informaţional din cadrul instituţiei depinde de întregul

personal, însă directorul şi secretarul unității joacă un rol esenţial în funcţionarea fără sincope

a acestuia.

Directorul răspunde de întocmirea, eliberarea, reconstituirea, anularea, completarea şi

gestionarea actelor de studii, precum şi a documentelor de evidenţă şcolară. De asemenea,

directorul repartizează lucrările angajaţilor competenţi cu soluţionarea lor, aplicând rezoluţiile

corespunzătoare pe acestea. Aprobarea documentelor care stabilesc realizarea anumitor

operaţiuni este o altă prerogativă importantă a directorului, care permite derularea rapidă a

acestora, contribuind la funcţionarea fluentă a instituţiei.

La rândul său, secretarul unității realizează activităţile de înregistrare a documentelor ce ţin de

funcţionarea internă a instituţiei, precum şi de soluţionarea unor solicitări venite din mediul

extern. Secretarul asigură transmiterea către director a documentelor ce necesită analiza,

verificarea şi aprobarea acestuia. De asemenea, secretarul este responsabil cu siguranţa

documentelor de evidenţă şcolară, completează fişele matricole, cataloagele de corigenţă şi se

ocupă de arhivarea tuturor documentelor şcolare. Compartimentul Secretariat este subordonat

directorului unităţii de învăţământ.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

13

5.2.3 Circulaţia internă a documentelor şi informaţiilor

Toate categoriile de documente gestionate de unitate, atât cele primite din exterior spre

soluţionare sau comunicarea unor răspunsuri sau documente, cât şi cele elaborate şi transmise

exclusiv în circuitul intern, trebuie să fie înregistrate şi aduse la cunoştinţa directorului.

Documentele primite din mediul extern instituţiei, se înregistrează, sunt înaintate directorului

pentru rezoluţie, după care se transmit angajaţilor cărora le sunt repartizate de către conducător.

După soluţionare, acestea sunt retransmise Secretariatului, care le înaintează directorului spre

semnare/aprobare. Ulterior, documentele sunt preluate din nou de secretar, care le descarcă din

evidenţa sa şi le expediază solicitanţilor de informaţii sau documente.

Documentele elaborate în cadrul unității, necesare desfăşurării anumitor procese

destinate funcţionării activităţii proprii, sunt direcţionate între compartimentele sau persoanele

responsabile, în conformitate cu procedurile interne care reglementează circulaţia lor. Acestea

sunt înregistrate în registrul de intrări-ieşiri al instituţiei, avizate de cei în măsură şi aprobate de

director la final. Apoi, documentele sunt preluate din nou de secretar, care le descarcă din

evidenţa sa şi le arhivează.

Circulaţia informaţiilor de interes pentru angajaţi şi conducere, necesare bunei

funcţionări a instituţiei se realizează, atât prin intermediul documentelor de lucru menţionate

anterior, precum şi în mod nemijlocit prin transmiterea acestora de către director sau Consiliul

de administraţie, către personal. Circulaţia informaţiilor cu acurateţe şi în timp util, asigură

premisele unei bune comunicări. Comunicarea trebuie să fie bidirecţională, atât pe verticală

(conducere-angajaţi şi angajaţi-conducere), cât şi pe orizontală (angajaţi-angajaţi).


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

14

Nr.

Crt.

Tip Document Provenienţa Conţinut Rol

1 Adresă Intern, Extern Date de identificare,

informaţii constatatoare

Înştiinţare

2 Notă Telefonică Extern Informări, date, comunicate Înştiinţare

3 Comunicat de Presă Extern Informări, date, comunicate Înştiinţare

4 Notă de Constatare Intern Constatare realizată la

nivelul conducerii sau la

nivelul compartimentelor

Remedierea

deficienţelor,

evidenţierea

calităţilor

5 Decizie Intern Hotărâre luată la nivelul

conducerii

Aducere la

cunoştinţă

6 Referat Necesitate Intern Necesar material, financiar

etc. în vederea realizării unor

activităţi

Solicitare fonduri,

resurse materiale

7 Cerere Intern, Extern Solicitări formulate de PC Eliberări acte,

încheiere de

contracte, acordarea

de drepturi cuvenite

prin lege

8 Adeverinţă Intern Date referitoare la PC Autorizare, avizare

9 Chestionar Intern Date de tip feed-back Reglarea procesului

de comunicare

10 Proces Verbal Intern Date factuale înregistrate în

urma unor constatări,

întruniri, şedinţe

Constatarea /

înregistrarea

activităţii

11 Raport Intern Date centralizate

consemnând starea de fapt pe

compartimente sau pe unitate

Centralizarea de

date; autoanaliză,

autoevaluare


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

15

5.3 Etapele activității procedurate

5.4 Resurse necesare:

5.4.1 Resurse materiale

hârtie de scris;

telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii

procedurate;

registre, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

5.4.2 Resurse umane

directorul;

personalul didactic și didactic auxiliar;

personalul nedidactic (administrativ).

5.4.3 Resurse financiare

bugetul necesar funcţionării instituţiei în bune condiții.

Înregistrarea şi aducerea la cunoştinţa directorului a documentelor primite din mediul extern, cât şi a celor de ordin

intern ale instituţiei

Înregistrarea documentelor din mediul extern, transmiterea lor către director pentru rezoluţie, iar apoi repartizarea către

anagajaţii desemnaţi să le soluţioneze

Transmiterea documentelor către Secretariat după soluţionare, care le înaintează directorului spre semnare / aprobare,

iar apoi le descarcă din evidenţă şi le expediază solicitanţilor

Direcţionarea documentelor elaborate în cadrul institutiei, între compartimentele/persoanele responsabile, conform

procedurilor interne care reglementează circulaţia lor

Înregistrarea documentelor în registrul de intrări-ieşiri al instituţiei, avizarea lor de către persoanele responsabile pentru

aceasta şi aprobarea de către director la final

Figura 1. Circuitul informaţiilor şi documentelor

Preluarea documentelor de către secretar, care le descarcă din evidenţa sa şi le arhivează


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

16

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul (postul) / acţiunea

(operaţiunea)

I II III IV V

1. Înregistrarea documentelor instituției /

aplicarea rezoluţiei pentru soluţionare

pe documente

E.

2. Verificarea modului de soluţionare a

documentelor repartizate V.

3. Analiza și aprobarea documentelor

interne sau externe, soluţionate A.

4. Aplicarea prevederilor necesare bunei

funcţionări a circuitului informaţiilor şi

documentelor la nivelul unității

Ap.

5. Arhivarea documentelor de lucru

gestionate de instituție, după ieşirea lor

din uz

Ah.

I – secretar / director;

II – conducere;

III – director;

IV – conducerea și angajații unității;

V – persoana cu atribuții de arhivă.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

17

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

18

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

19

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

20

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F01-PO-12.01 Inventar

documentelor

----------- Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de

informaţii

----------- Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F03-PO-12.01 Hotărâre C.A.

privind realizarea

circuitului

informațiilor și

documentelor

C.A. Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F04-PO-12.01 Decizie privind

realizarea

circuitului

informațiilor

Director Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

21

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 3

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

4

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

5

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

6

5 Scopul procedurii operaţionale 7

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

9

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

10

9 Descrierea procedurii operaţionale 11

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 16

11 Formular evidență modificări 17

12 Formular analiză procedură 18

13 Lista de difuzare a procedurii 19

14 Anexe, înregistrări, arhivări 20

15 Cuprins 21


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

22

ANEXA 1 - F01-PO-12.01 Inventar documentelor

INVENTARUL DOCUMENTELOR

Nr.

crt.

Denumirea activităţii Documente de

intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

23

ANEXA 2 - F02-PO-12.01 Inventar fluxurilor de informaţii

INVENTARUL FLUXURILOR DE INFORMAŢII

Nr.

crt.

Fluxul de informaţii Documente de

intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

24

ANEXA 3 - F03-PO-12.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Unitatea de învăţământ ......................................................................

HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in

sedinta in data de ……………….

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;

având în vedere prevederile:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de

învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

HOTARASTE:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.

Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de

învătământ și compartimentul secretariat.

Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la

dosarul hotărârilor adoptate.

Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............

Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1


Ediţia I


INFORMAȚIILOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.01

25

ANEXA 4 - F04-PO-12.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor

Unitatea de învăţământ ____________________________________________________

DECIZIE

pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul

___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,

în temeiul:


- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;




DECID:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.

Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul

secretariat.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I

COMUNICAREA INTER ȘI

INTRAINSTITUȚIONALĂ

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

26

Nr. înreg. ______/_____________


COMUNICAREA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ

PO-12.02



Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

27



Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea


1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena



3 Aprobat


02.11.2018


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

28


Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

29



Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018


Comisie



02.11.2018


Comisie



Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

30

1. Scopul procedurii

Procedura stabileşte modalităţile de participare a personalului din cadrul unității la stabilirea

bunelor practici din punct al sistemului de control managerial, pentru activităţile desfăşurate în

cadrul tuturor proceselor instituţiei şi modalităţile de comunicare internă (între diversele

compartimente) şi externă (cu alte părţi interesate şi cu alţi participanţi la desfăşurarea

activităţilor, conform domeniului de activitate).

Prezenta procedura:

- descrie modul de identificare a necesitatilor de comunicare;

- prezintă atitudinea personalului din cadrul unității faţă de furnizori, parteneri;

- prezintă mijloacele de comunicare utilizate de către unitate în relaţia cu furnizorii, beneficiarii,

partenerii pentru a asigura cunoaşterea şi înţelegerea aşteptărilor beneficiarilor şi informarea

corespunzătoare a acestora.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

31

2. Domeniul de aplicare

- Procedura se aplică în cadrul unității pentru activităţile ce vizează comunicarea, în relaţiile de

serviciu, în toate compartimentele.

- Unitatea scolara este conştientă că fără comunicarea interinstituţională, mai ales cu acele

instituţii cu care se află în relaţii de subordonare, nu se poate realiza un act educaţional de

calitate.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

32

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie primară:

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu completările

ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de

aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru

combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu modificările ulterioare.

3.2 Legislaţie secundară:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul

financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

3.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;

- Regulamentul Intern;

- Fişa de post.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

33

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1 Procedurã Prezentare în scris a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite

si a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având

în vedere asumarea responsabilităţilor;

Compartiment = Sector/Departament/serviciu/ birou/direcţie;

Conducatorul Compartimentului = Director/şef birou/şef serviciu, etc.;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor


PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente


2 Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.

3 Părţi interesate Beneficiari, părţi interesate, colaboratori, angajatori, furnizori, proprietarii de

procese, organizaţiile cu care instituţia interacţionează.

4 Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în

cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite.

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.


1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. PS Procedură de sistem


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

34

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi:

a. Comunicarea formală Reţelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigramă,

document care reprezintă organizarea funcţională a activităţilor şi natura relaţiilor de

subordonare şi coordonare dintre compartimente şi persoane. Derularea comunicării formale

scrise sau orale este guvernată de o serie de reguli implicite şi explicite privind conţinutul (ce

fel de informaţie se transmite), responsabilitatea (cine emite şi cine controlează şi semnează –

în cazul mesajelor scrise), forma (orală / scrisă, modul de structurarea a mesajului, conţinutul

părţii de identificare, formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) şi destinaţia mesajelor

(cui sunt adresate).

Comunicare descendentă poate avea loc în sensul cererii de situaţii, date, etc. sau

al emiterii de decizii, dispoziţii, instrucţiuni, informaţii. Formele concrete folosite

de o organizaţie pot fi decizii, circulare de informare, broşuri sau manuale cu

norme şi instrucţiuni, ziare de întreprindere, scrisori către fiecare angajat, dări de

seamă, rapoarte în faţa adunării generale a salariaţilor sau acţionarilor.

Comunicarea ascendentă poate fi un răspuns la cererile de situaţii şi date ale

conducerii sau emiterea unor cereri, plângeri, opinii. Formele folosite pot fi note

de serviciu, rapoarte, dări de seamă, reglementate prin normele de organizare şi

funcţionare. Pe lângă acestea conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor

sale date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a

propunerilor şi sugestiilor salariaţilor. Tehnici recente de canalizare a

insatisfacţiilor salariaţilor sunt aşa-numitele “hot-lines” şi “uşa deschisă”.

b. Comunicarea informală Paralel cu comunicarea formală sunt iniţiate comunicări

informale între participanţi, pentru a schimba informaţii care nu au o legătură directă cu

activitatea. Cu timpul se constituie reţele informale de comunicare, bazate pe criterii afective

simpatie / antipatie, interese comune legate (sau nu) de organizaţie; canalele folosite sunt altele

decât cele formale, regulile de comunicare sunt mai puţin stricte.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

35

Reţelele de comunicare formale şi informale sunt coexistente şi uneori interferente, în

sensul că cele informale pot bloca circulaţia informaţiei în reţeaua formală, o pot distorsiona în

funcţie de relaţiile şi interesele celor implicaţi sau, dimpotrivă, pot flexibiliza şi îmbunătăţi

comunicarea formală. Structura reţelelor de comunicare informale este aleatorie, orizontală şi

verticală, contactele personale scurtcircuitează reţeaua formală, funcţionarea lor se bazează pe

comunicare nepermanentă, bi- şi multi-direcţională. Formele mai frecvente de comunicare

organizaţională informală sunt zvonurile, semnele secrete de avertizare, materialele satirice

scrise.

c. Comunicare scrisă şi comunicare orală

Comunicările scrise sunt folosite în organizaţie în cazul mesajelor care trebuie să dureze în

timp, ori de câte ori trebuie prevenită uitarea sau fixată responsabilitatea într-o manieră lipsită

de echivoc. Comunicările scrise pot constitui elemente ale unor înregistrări contabile, pot fi o

documente care vor fi păstrate un anumit timp în fonduri arhivistice, pot fi folosite ca probe în

justiţie. Cu cât organizaţia este mai mare şi mai complexă, cu atât ponderea documentelor scrise

în ansamblul comunicării creşte.

Într-o organizaţie, comunicările scrise pot fi standardizate (toate formularele care

sistematizează informaţii despre diferite aspecte ale activităţii) sau ocazionale. Traseul

comunicărilor scrise poate fi clar fixat (mai ales în cazul comunicărilor standardizate, existând

persoane şi chiar compartimente specializate care le întocmesc, le dirijează circuitul lor sau care

le aprobă, dar există şi comunicări scrise ocazionale, care au un traseu mai puţin riguros.

d. Roluri în comunicare

Rolurile în comunicare sunt manifestări comportamentale ale indivizilor în procesul de

comunicare. Aşa cum am arătat anterior, persoanele centrale sunt mai active în reţea, mai

satisfăcute şi deţin, prin însăşi poziţia lor, o putere potenţială rezultată din monopolizarea

informaţiei. Ele o pot transpune în fapt reglementând circulaţia informaţiei între membrii şi

intrarea informaţiei noi în reţea. Acest rol activ în comunicare se manifestă şi în influenţarea

rezultatului cooperării (performanţa în muncă) şi în luarea deciziilor.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

36

Controlorul informaţiei poate fi şi o altă persoană decât persoana centrală a reţelei.

Rolul de controlor poate fi jucat de oricine, în circulaţia ascendentă (subordonatul poate

influenţa decizia superiorilor selectând informaţia care le parvine) sau în cea descendentă (şeful

comunică subordonaţilor numai ceea ce trebuie să ştie şi în felul acesta le influenţează

cooperarea şi performanţa), numai că părerile participanţilor la reţea diferă referitor la ceea ce

trebuie să ştie fiecare). Controlul are aspecte pozitive şi negative, ducând la furnizarea unor

cantităţi insuficiente sau excesive, în unele cazuri producându-se baraje.

Omul de legătură este o persoană a cărei activitate presupune contacte frecvente cu

două sau mai multe grupuri. Ea facilitează coordonarea acelor grupuri informându-le reciproc

despre activităţile celorlalte, atunci când ele nu interacţionează în procesul muncii. Legătura

este necesară mai ales în organizaţiile cu diferenţiere mare a subunităţilor sau cu activităţi cu

un grad mare de autonomie.

Entitatea juridică = ansamblu economico-social autonom posesor al unei averi

(patrimoniu) distincte de cea a proprietarilor săi (acţionari, asociaţi, stat).

Entitatea publică = autoritatea publică, instituţia publică, regia autonomă,

compania/societatea naţională, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-

teritorială este acţionar majoritar şi care are personalitate juridică.

Instituţia = organ sau organizatie de stat care desfasoara activitati din domeniul

conducerii statului sau al serviciilor publice prin care nu contribuie (direct) la productie sau la

circulatia produsului social.

Agentul economic = persoana sau grup de persoane indeplinind functii bine determinate

in viata economica. Agentii economici sunt entitati de natura sociala recunoscute si, eventual,

oficializate ca atare.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

37

Asociaţia = grupare de persoane fizice sau juridice organizata pe baza unui statut in

vederea realizarii unui scop comun (stiintific, cultural, artistic, sportiv).

Persoana fizică = reprezinta omul privit individual, ca titular de drepturi si obligatii.

Persoana juridică = colectivitate de persoane fizice, cu calitate de subiect distinct, de

drept bunurandu-se de o organizare de sine statatoare si de un patrimoniu propriu, indreptat spre

realizarea unui anumit scop.

e. Climatul de comunicare este atmosfera generală în care are loc comunicarea organizaţională.

Climatul influenţează atât procesul comunicării, cât şi efectele sale asupra performanţei

individuale şi de grup şi a satisfacţiei. Climatul de cooperare este caracterizat prin flexibilitate,

spontaneitate, respect, empatie, încredere reciprocă, centrare pe sarcină. Participanţii sunt

preocupaţi de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciază şi se respectă reciproc, nu

acţionează pe baza unor “agende ascunse”. Climatul defensiv este generat de lipsa de încredere

reciprocă între angajaţi, suspiciune, tendinţă de a-i domina şi controla pe ceilalţi, tendinţă de

securizare prin recurgere la “agenda ascunsă” (una spun şi alta gândesc şi fac). Participanţii

sunt preocupaţi mai mult de conflicte şi tensiuni decât de activitatea propriu-zisă, sunt

manipulativi, blochează şi filtrează informaţia şi încearcă să dobândească prin aceasta mai

multă putere personală. Climatul de comunicare depinde nu numai de natura organizaţiei, ci şi

de valorile şi tradiţiile sale, de grupurile de putere existente şi de relaţiile dintre ele, de politicile

manageriale, de gradul de rigiditate al reţelelor de comunicare.

Performanţa în muncă poate fi abordată la mai multe niveluri: individual, grupal,

organizaţional. Pe lângă variabilele individuale care influenţează performanţa (aptitudini,

competenţe, motivaţie, trăsături de personalitate, stare de sănătate) şi alte variabile

organizaţionale, de natură tehnică, tehnologică şi de organizare a activităţii (echipamente, spaţiu

şi orar de muncă, tehnologii, management, sisteme de stimulare etc.), comunicarea

interpersonală şi organizaţională este considerată ca un factor important. Cercetările au arătat

că feedback-ul - cunoaşterea rezultatelor imediate şi finale ale activităţii proprii - are o influenţă

pozitivă indiferent de sursa de la care provine (organizaţie, şefi, colegi, sarcina în sine).


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

38

Comunicarea rezultatelor are un rol informaţional şi totodată motivaţional: centrează atenţia pe

aspectele relevante ale sarcinii, orientează spre comportamente dezirabile şi adecvate

performanţei; excesul de feedback poate deteriora performanţa în timp ce deficitul poate duce

la un comportament aleator şi ineficient.

Pentru a evita deteriorarea performanţei la nivel organizaţional prin integrarea lentă a

noilor angajaţi, unele firme au conceput programe speciale de familiarizare rapidă prin

furnizarea informaţiilor esenţiale despre norme, reglementări, canale de comunicare, etc.

Satisfacţia în muncă este influenţată şi ea de comunicare, aşa cum am arătat în paragrafele

precedente: cei care au acces la mai multă informaţie sunt mai mulţumiţi, deşi au performanţe

mai slabe, deficitul de informaţie şi distorsiunea creează insatisfacţie, mai ales atunci când este

vorba de informaţie utilă pentru muncă. Excluderea de la comunicare creează nu numai

insatisfacţie ci şi nesiguranţă şi tensiune emoţională.

f. Eficienţa activităţii la nivel grupal depinde de natura reţelei (formală / informală) şi de

structura ei (restrictivă / flexibilă). Reţelele formale sunt destinate circuitului informaţiilor

necesare bunei desfăşurări a activităţii şi, din acest motiv sunt şi restrictive: participanţii au

acces numai la acele informaţii care le sunt indispensabile activităţii proprii şi colaborărilor

implicate. Cu cât organizaţia este mai ierarhizată, cu atât controlul fuxului informaţional creşte.

Reţele restrictive, prin faptul că au circuite informaţionale şi reguli de comunicare bine definite,

au avantajul că permit o execuţie rapidă (principala raţiune a unităţii de comandă) şi nu lasă loc

pentru deliberări, interpretări individuale. Dezavantajul lor este legat de faptul că nu permit

decât în mică măsură realizarea funcţiei expresive a comunicării, au tendinţa de a genera stări

de insatisfacţie, tensiuni, opoziţie, filtrări şi blocaje.

Funcţionalitatea reţelelor nerestrictive, fie ele formale sau informale este afectată de

lentoarea difuzării mesajelor, de dependenţa transmiterii de caracteristicile individuale ale

participanţilor (motivaţie, interese etc) şi de tendinţa spre exces de informaţie. Avantajul lor

constă în faptul că satisfacţia generată de accesul la informaţie măreşte coeziunea grupurilor şi

loialitatea faţă de organizaţie.

Existenţa reţelelor de comunicare informală nu are numai efecte negative asupra

eficienţei activităţii. Rezistenţa la schimbare poate fi contracarată promovând elemente ale


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

39

schimbării prin aceste reţele: credibilitatea informaţiilor va fi crescută de asocierea lor cu

sursele informale, iar angajaţii vor accepta mai uşor persuasiunea şi vor adera la schimbările

propuse.

g. Programe de comunicare

Comunicarea organizaţională eficientă presupune existenţa unor principii clare,

utilizarea unor mijloace şi asigurarea bunei funcţionări a reţelelor de comunicare existente.

Principii

un bun program de comunicare trebuie să aibă două sensuri (asigurarea feedback-

ului);

subiectele comunicărilor trebuie să aparţină sferei de interes ;

comunicările sunt eficiente când au ca obiect fapte şi sunt ineficiente când

constau în discursuri sau teorii;

stilul comunicărilor trebuie să fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist,

nici “cald”, emoţional sau dimpotrivă, vexatoriu).

respectarea ierarhiilor, veridicitatea comunicării, operativitatea şi respectarea

termenelor, transparenţa

Mijloace

vizite neoficiale ale conducerii in cancelarie au un efect de calm, satisfacţie şi

stimulare, conducerea “invizibilă” are efecte proaste;

discuţii directe şef / subaltern;

şedinţe scurte, în grupuri mici;

anihilarea zvonurilor prin discutarea deschisă în grup.

A. Intra

Şedinţe ordinare lunare (CA, CP, comisii, servicii funcţionale)

Şedinţe extraordinare

Telefon fix(centrala telefonică proprie)

Telefon mobil (convorbire şi SMS)

Fax

E-mail – există creat cont de lucru pe serverul propriu al unității

Aviziere


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

40

Tablă cancelarie

B. Inter

Telefon fix, mobil, SMS

E-mail

Portal MEN: www.edu.ro

Corespondenţă poştală şi curierat clasic

Deplasare transmitere documente oficiale prin persoane delegate din unitate

Şedinţele de instruire(, primărie, prefectură, Consiliul Local, Consiliul Judeţean,

Casa Corpului Didactic, CJRAE)

Simptome patologice de evitat

refuzul directorului de a comunica clar obiectivul de atins;

teama directorului că subalternul să cunoască obiectivele superioare;

refuzul directorului

de a comunica subalternilor informaţiile necesare pentru a-şi îndeplini munca.

h. Comunicarea managerială

Managerul, ca persoană care gestionează resursele materiale, financiare şi umane ale

unei organizaţii îşi asumă funcţii specifice: planificare, organizare, comandă, coordonare şi

control. Exercitarea fiecăreia din aceste funcţii presupune comunicarea cu ceilalţi membrii ai

organizaţiei şi cu persoane, grupuri sociale şi instituţii exterioare organizaţiei. Bunul mers al

întregii organizaţii, supravieţuirea ei în mediul social, depind de modul în care managerul

gestionează o a patra resursă, de natură subtilă - informaţia. S-a spus: informaţie = putere. De

fapt circulaţia informaţiei - comunicarea - este cea care leagă între ele celelalte resurse. În şi

prin activitatea sa, managerul stabileşte structurile şi imprimă stilul de comunicare, îşi

consolidează puterea. Formula de mai sus ar putea fi exprimată: comunicare = putere.

Managerul există ca putere reală în organizaţie şi îşi îndeplineşte funcţiile comunicând:

Planificarea activităţii se bazează pe o amplă informare internă asupra resurselor

materiale, financiare, umane, asupra disfuncţiilor şi problemelor interne cât şi pe

informare externă asupra situaţiei de pe piaţă, a diferitelor evenimente care afectează

organizaţia, informare vitală mai ales în condiţiile unei situaţii dinamice, cum este cea

http://www.edu.ro/


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

41

din societatea românească “în tranziţie”. Calitatea deciziilor luate depinde de calitatea

şi cantitatea de informaţie de care dispune managerul la un moment dat. Deciziile

manageriale, concretizate în obiective şi planuri de realizare sunt apoi comunicate

tuturor celor implicaţi în realizarea lor.

Organizarea - funcţie subsecventă planificării, presupune stabilirea şi atribuirea de

sarcini, determinarea structurilor funcţionale, stabilirea termenelor şi a parametrilor de

executare a sarcinilor (cine, ce, cum, când are de făcut). Alocarea resurselor organizaţiei

este mediată de comunicarea internă, deci eficienţa organizării depinde, alături de

competenţa managerului, de felul în care se informează şi îi informează pe ceilalţi.

Comanda - funcţia cea mai sensibil determinată de comunicare - constă în direcţionarea

subordonaţilor pentru atingerea obiectivelor prin dispoziţii, ordine, instrucţiuni. Modul

în care managerul îşi “conduce” oamenii spre obiective, delegarea responsabilităţilor,

motivarea pentru muncă depind de stilul de comunicare.

Coordonarea resurselor şi compartimentelor funcţionale pe parcursul realizării

obiectivelor, climatul de colaborare, atenuarea tensiunilor, rezolvarea conflictelor şi

depind şi ele de stilul de comunicare şi de tactul managerului.

Controlul constă din verificarea îndeplinirii obiectivelor de către fiecare persoană şi

compartiment funcţional în condiţiile prescrise (termene, calitate etc.), evaluarea

performanţelor şi comportamentului organizaţional al angajaţilor. Stilul de comunicare,

relaţionare şi conducere se manifestă plenar în interviurile de comunicare a evaluării,

discuţiile de disciplinare, analiza rapoartelor subordonaţilor şi întocmirea propriului

raport de activitate.

Analize ale ponderii comunicării în activitatea managerială au arătat că timpul alocat

acesteia este foarte mare şi creşte odată cu nivelul ierarhic. Această situaţie pune încă o dată

în evidenţă importanţa abilităţilor sociale şi comunicaţionale pentru munca managerului.

Munca reală a managerului se concretizează prin roluri interpersonale,

informaţionale, decizionale

Rolurile interpersonale sunt jucate de manager ca persoană de legătură între

organizaţie şi exterior, între membrii organizaţiei, între diferite compartimente, între


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

42

persoane şi compartimente / instanţe ierarhice. Personalitatea managerului se manifestă

în fiecare dintre aceste relaţii şi se modelează prin exercitarea rolurilor.

Rolurile informaţionale, manifestate prin gestionarea resursei “informaţie”, contribuie

la căutarea şi primirea de informaţii (interne şi din mediu) necesare deciziilor,

transmitere de informaţii utile pentru îndeplinirea sarcinilor de către subordonaţi,

reprezentarea organizaţiei în exterior.

Rolurile decizionale, implicite actului de conducere, se bazează pe primele două

categorii şi constau în adoptarea de strategii de dezvoltare, schimbare, rezolvarea

disfuncţionalităţilor pentru atingerea obiectivelor.

Exercitarea acestor roluri manageriale presupune folosirea funcţiilor organizaţionale

ale comunicării (informare, coordonare, control, motivare, exprimare emoţională) pentru

îndeplinirea funcţiei de gestiune a tuturor resurselor organizaţiei. Iată câteva exemple de situaţii

de comunicare fără de care munca managerială ar fi de neconceput: participarea la şedinţe

(operative, de comisie etc.), discuţii telefonice cu personalul din subordine, discuţii cu alte

persoane din conducere, discuţii cu diferiţi beneficiari, furnizori, alte organizaţii, audienţe,

activităţi de protocol (primirea unor delegaţii din ţară şi din străinătate), rezolvarea

corespondenţei şi semnarea mapei, discuţii cu liderii sindicali din institutie, consultarea unor

materiale de specialitate.

Scopurile comunicării manageriale sunt strâns legate de obiectivele generale ale

organizaţiei: informare, comandă şi instruire, influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire,

integrare şi menţinere. Managerul face să circule informaţia utilă atingerii acestor obiective,

coordonează sursele intermediare de comunicare, face să ajungă informaţiile utile la timpul

potrivit şi la persoana potrivită, foloseşte informaţia pentru a face clare scopurile organizaţiei

pentru angajaţi, pentru a-i cointeresa şi a le crea satisfacţia atingerii scopurilor. Adeziunea

angajaţilor la scopurile organizaţiei, “concertarea” şi concentrarea eforturilor lor se pot realiza

folosind toate formele şi resursele comunicării manageriale.

i. Documente de bază în comunicarea organizaţională

Nota de serviciu este o comunicare internă scurtă, referitoare la un fapt particular, prin

care se solicită ceva sau se informează persoane sau compartimente asupra unor evenimente,

măsuri etc. Ea dă esenţialul, simplifică secundarul şi sacrifică restul. Fiind o comunicare oficială


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

43

care stabileşte responsabilităţi, nota de serviciu se întocmeşte de obicei în două exemplare,

destinatarul semnând de primire pe copie (pentru unele tipuri de note există formulare cu rubrici

pentru menţionarea datei şi orei de primire). Ca orice altă formă de comunicare scrisă, nota va

menţiona emitentul şi destinatarul (nume, funcţie, compartiment) şi va fi semnată de primul.

Procesul verbal consemnează o relaţie precisă, scrisă de o persoană calificată şi autorizată în

acest sens, pentru a fi citită în public (de unde şi numele ei). Procesul verbal conţine:

constatarea unui fapt, incident, eveniment;

consemnarea unei mărturii, a unei declaraţii;

acordul la care au ajuns două părţi;

rezoluţiile luate cu o anumită ocazie.

Autorul comunicării relatează cu fidelitate evenimentul, declaraţia, rezoluţia, acordul, dar nu

comentează în nici un fel conţinutul. Procesul verbal este datat şi semnat de autor şi de

declaranţi sau martori pentru a confirma autenticitatea.

Darea de seamă are, de obicei, o întindere mai mare decât procesul verbal şi comunică

detaliat modul de îndeplinire a unei însărcinări. Faptele sunt descrise cât mai fidel pentru a pune

la curent cu realitatea un superior sau un for, într-o manieră obiectivă, fără a analiza sau

comenta. Ca şi la celelalte forme de comunicare scrisă, se va menţiona data întocmirii, emitentul

şi destinatarul.

Raportul este o comunicare mai complexă, care cuprinde analiza unor fapte sau a unei

situaţii, cu scopul de a orienta un for superior spre o anumită decizie sau acţiune. El are o formă

riguroasă şi trebuie să respecte câteva reguli:

să dea date precise despre subiect;

înlănţuirea ideilor să fie logică şi să cuprindă argumentări şi aprecieri personale;

să tindă în final spre prezentarea unor propuneri practice

5.2. Modul de lucru

Managementul de la cel mai înalt nivel asigură comunicarea, atât în interiorul instituţiei, cât şi

cu părţile interesate, stabilind căi şi mijloace adecvate pentru asigurarea unei comunicări

eficiente.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

44

Atribuţiile şi responsabilităţile stabilite prin fişele de post şi proceduri, privind implementarea

şi menţinerea sistemului de control managerial, sunt comunicate tuturor celor interesaţi, la toate

nivelurile instituţiei.

Informaţiile sunt furnizate în mod adecvat şi sunt verificabile.

Sub diverse forme sau în diferite ocazii, fiecare membru al instituţiei este implicat în procesul

de comunicare.

5.3 Documente utilizate

5.3.1 Lista documentelor şi conţinutul acestora:

-

5.3.2 Circuitul documentelor:

Fluxul de informaţii înspre şi dinspre instituţie trebuie să fie unul continuu.

5.4.Resurse necesare:

5.4.1 Resurse materiale

compartimente, birouri, servicii, secretariat, cabinete, cu dotarea aferentă, conform

organigramei aplicabile;

PERSONAL

NEDIDACTIC

ELEVI COMISII

METODICE

BIBLIOTECĂ

ADMINISTRA

ŢIE

CONTABILITA

TE

SECRETARI

AT DIRECŢIUN

E

INFORMAŢIE


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

45

birotică, aparatură şi echipamente specifice;

reţea internet;

telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri

din afara instituţiei;

papetărie şi tipizate, conform domeniului de activitate desfăşurat în cadrul unității.

5.4.2 Resurse umane

Personalul din cadrul unității;

Director;

Personal secretariat;

5.4.3 Resurse financiare

Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.

5.5 Modul de lucru:

5.5.1 Tipuri de comunicare, după:

- modul de comunicare:

pe suport de hârtie (adrese,decizii, note interne, panouri de afişare, buletine

informative);

verbale (directe, sedinte operative);

pe suport electronic (reţea locală sau internet, pagina web);

telefonic (telefonie internă, externă şi mobilă)

fax;

radio (staţii radio emisie/recepţie fixe sau mobile);

teleconferinţe şi videoconferinţe;

- scopul comunicării:

comunicare curentă;

comunicare operativă (sedinţe operative şi comunicările pe linie de

dispecer);


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

46

comunicare în situaţii de urgenţă;

- direcţa de comunicare:

pe orizontală;

pe verticală;

- nivelul comunicării

individuală;

de grup;

organizaţională;

- periodicitatea comunicării

aleatorie;

periodică.

5.5.2 Comunicarea internă

Comunicarea internă (comunicarea organizaţională) cuprinde comunicarea interpersonală şi în

grup, reţelele formale şi informale de comunicare, mijloacele interne de informare şi de

transmitere a deciziilor, interconectarea informaţională şi relaţională dintre compartimentele

unității.

Comunicarea internă se referă la circuitul informaţiei privind sistemul de control managerial

din cadrul organizaţiei.

Mijloacele şi canalele de informare interne sunt:

scrise – materiale şi tematici de instruire, materiale informative, adrese, decizii, note de

control, rapoarte de audit, rapoarte de acţiuni corective şi preventive, înregistrări,

referate, buletine de analize, etc.

verbale – informaţii transmise în cadrul şedinţelor de lucru, a întâlnirilor periodice sau

ocazionale, discuţii, prezentări în faţa grupului în cadrul programelor de instruire, la

operativele lunare.

vizuale - prin panouri de afişaj, aviziere, prezentări pe reţeaua intranet şi internet.

Procesul de comunicare internă se realizează printr-un schimb bidirecţional şi în ambele sensuri

a informaţiilor astfel:


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

47

pe verticală între nivelurile ierarhice conform structurii organizatorice (comunicarea de

sus în jos şi de jos în sus);

pe orizontală între compartimentele organizaţiei.

5.5.3 Comunicarea externă

* Comunicarea cu organismele abilitate

Responsabilii desemnaţi pun la dispoziţia instituţiilor care efectuează inspecţii şi

controale datele solicitate, cu respectarea legislaţiei în domeniu, şi la cerere, asigură

accesul reprezentanţilor acestora în cadrul unității cu respectarea normelor de

securitate şi sănătate.

În urma inspecţiilor se întocmesc Procese verbale, semnate de conducerea instituţiei

şi reprezentanţii instituţiilor care au efectuat inspecţia / controlul, procesele verbale

fiind transmise la fiecare compartiment inspectat / controlat;

În urma inspecţiilor / controalelor se stabilesc corecţii, acţiuni corective şi

preventive cu termene şi responsabilităţi;

* Comunicarea cu presa locală, centrală, mijloacele audio-video, publicul se face

prin:

Realizarea de articole, acordarea de interviuri, realizarea de campanii de informare;

Organizarea sau participarea la întâlniri sau conferinţe de presă;

Organizarea sau participarea la simpozioane;

Organizarea sau participarea la dezbateri, mese rotunde;

Aceste activităţi se realizează numai cu aprobarea conducerii, de persoane

desemnate de aceasta.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

48

* Sesizări primite de la părţile interesate

Sesizările şi reclamaţiile de la părţile interesate sunt tratate conform procedurilor

operaţionale aplicabile.

Informaţiile comunicate sunt complete, relevante, astfel încât publicul interesat să

nu aibă suspiciuni privind bunele intenţii ale instituţiei în ceea ce priveşte rezolvarea

principalelor probleme apărute.

* Organizarea sau participarea la Conferinţe, simpozioane, cursuri

Directorul stabileşte oportunitatea participării sau organizării evenimentelor şi

persoanele implicate.

Se analizează şi se alocă necesarul de resurse.

Cu aceasta ocazie, delegaţii preiau materialele de prezentare şi documentare puse la

dispoziţie de organizatori (buletine de informare, cataloage, pliante, CD-uri, etc).

Informează conducerea instituţiei cu privire la subiectele abordate şi / sau noutăţile

în domeniu.

În funcţie de importanţa problemelor şi a informaţiilor acumulate se fac instruiri cu

persoanele interesate.

* Consemnarea comunicărilor

Comunicarile, cu exceptia celor verbale, se consemnează în registre conform

procedurilor aplicabile.

Comunicarile verbale importante (care constituie dovezi ale unor activităţi sau

transmit decizii) se consemneaza în registre:

- registru note telefonice;

- registru operativ.

* Comunicarea internă

Unitatea îşi propune să menţină în cadrul său un mediu deschis şi cooperant care să

stimuleze personalul să înţeleagă mai bine ce trebuie sa facă, fiecare în parte, pentru

a realiza împreună obiective comune.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

49

Comportamentele legate de o comunicare deschisă şi cooperantă pot fi caracterizate

astfel:

Sunt descriptive: afirmaţiile făcute sunt mai degrabă informative decât evaluative

Sunt orientate spre soluţie: accentul se pune pe aflarea unei soluţii a problemei şi nu

pe ceea ce nu se face;

Sunt deschise şi sincere: chiar şi atunci când sunt exprimate unele critici, apar rareori

mesaje ascunse; scopul este de a ajuta şi de a îmbunătăţi;

Sunt atente şi grijulii: se pune accent deosebit pe empatie şi înţelegere;

Sunt echitabile: comunicarea este un proces la care ia parte oricine, în mod egal,

indiferent de rol şi statut;

Sunt indulgente: inevitabile şi se acceptă existenţa unor erori, concluzii incorecte – în

anumite limite - şi se iau măsuri pentru a le evita în viitor;

Asigură feed-back: văzut ca element esenţial în menţinerea relaţiilor bune de lucru

şi a unui nivel înalt al performanţei. Pentru obţinerea unei comunicări deschise şi

cooperante organizaţia şi-a declarat obiectivele strategice şi cele operaţionale pentru

ca acestea să fie cunoscute de tot personalul.

* Canalele de comunicare existente şi folosite în cadrul unității sunt

următoarele:

Canalul de

comunicare

Obiectul comunicării

Avantaje

Dezavantaje

Fax

Scrisori -înregistrări

permanente

-Consumă timp

pentru

redactare şi citire Procese verbale

Prospecte, etc. -Mesajele sunt

consecvente către

toţi primitorii -Răspuns întârziat

-Pot fi citite şi li

se poate răspunde

la momentul

potrivit

Poştã

Cataloage, diverse documente

-înregistrări

permanente

-Necesită spaţiu de

depozitare Diverse mărfuri, produse, etc.

Scrisori, notificări, etc. -Volum excesiv


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

50

E-mail

Mesaje, scrisori, prezentări,

schiţe, diverse documente, etc.

-Rapide, cu un

consum redus de

hârtie

-Posibil numai dacă

emiţătorul şi

receptorul

sunt conectaţi în

reţea -Răspunsul poate fi

imediat, daca

receptorul se află

on-line

-Pericolul scurgerii

de

Informaţii

confidenţiale -Adesea costă mai

puţin decât

trimiterile poştale

Şedinţe

-Întâlnire a două sau mai multe

persoane

-Sunt mecanisme

efective de

concentrare a

eforturilor pentru

transmiterea

informaţiilor,

soluţionarea

problemelor,

documentarea

deciziilor, etc.

-Consum mare

de timp

-Nu toate discuţiile

prezintă

importanţă pentru

toţi

participanţii

-Formale/informale

-Planificate/neplanificate

-Structurate/nestructurate -Daca nu sunt

sructurate,

pot fi manevrate in

scopul evitării luării

unor

decizii

-Pot asigura

angajarea

grupului fata de

obiectivele

stabilite

Convorbiri

telefonice

Modalitate concretă, imediată

şi directă de transmitere sau

obţinere a informaţiilor

-Se poate obţine un

răspuns imediat

-Pot consuma timp

mai ales

daca numărul

căutat este

ocupat

-Asigura un tip de

contact personal,

care altfel nu ar fi

posibil -Nu se fac

inregistrări

scrise

-Nu permite feed-

back

vizual

Faţă în faţă

-Cel mai utilizat si mai obişnuit

canal de

comunicare

-Implicare

personală

-Consum de timp

-posibilitatea de a

verifica inţelegerea

mesajului şi a

răspunsului

-Nu se fac

înregistrări

scrise -Este canalul preferat

-Feedback vizual -Pericolul

divagărilor de

la subiect -Funcţie socială


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

51

* Comunicarea cu furnizorii/beneficiarii/partenerii

Identificarea necesităţilor de comunicare, a căilor şi mijloacelor necesare:

Exista trei situaţii importante de comunicare cu aceştia:

a) în faza de informare a cetăţenilor cu privire la activitatea din cadrul unității;

b) în faza de instruire, informare, consultări, etc.;

c) în faza de culegere a informaţiilor, feed-back.

Căi şi mijloace de comunicare folosite în faza de informare a cetăţeanului/partenerului cu

privire serviciile asigurate în cadrul unității:

a) Prezentarea de pliante, cataloage, afişare la avizier, etc.

b) Conferinţe;

c) Informatii disponibileî permanenţă pe internet.

Ca şi mijloace de comunicare folosite în faza de instruire, informare, consultări, etc.:

a) Consultări cu partenerii la sediul instituţiei.

b) Cursuri, simpozioane, mese rotunde, conferinţe, etc.

c) Asigurarea de informaţii prin secretariatul instituţiei.

Ca şi mijloace de comunicare folosite în faza de culegere a informatiilor feed-back

a) Posibilitatea completării on-line a sugestiilor, reclamaţiilor, sesizărilor, etc.

Alegerea modului de comunicare adecvat

Comunicarea reprezintă mai mult decat a vorbi şi a asculta, înseamna a înţelege. Comunicarea

înseamna a-i ajuta pe cei din jurul nostru să ne înţeleagă şi a fi siguri că, la rândul nostru, îi

înţelegem pe aceştia.

Ascultarea beneficiarilor/partenerilor – este o parte importantă a procesului de comunicare,

căreia i se acorda o importanţă deosebită prin:

a) ascultare activă – „auzim cu urechile, dar ascultăm cu mintea”;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

52

b) întelegerea mesajului transmis de beneficiar – ce exprima cuvintele, limbajul

non-verbal (gesturi, expresia fetei şi a ochilor), tonul şi intonaţia folosite;

c) verificarea înţelegerii corecte – fie prin întrebări, fie prin repetarea cuvintelor

interlocutorului;

d) oferirea de feed-back – pentru asigurarea interlocutorului de întelegerea

mesajului.

Transmiterea informatiilor către parteneri – este o parte importantă a procesului de

comunicare, căreia i se acordă o importanţă deosebita prin:

a) clarificarea ideii ce urmează a fi exprimată – prin alegerea mesajului ce se

doreşte transmis şi structurarea logică a acestuia pentru a putea fi urmărit cu

usurinţă;

b) alegerea cuvintelor potrivite – adaptate tipului de discuţie (oficială, amicală,

etc.);

c) alegerea canalului potrivit de comunicare – scris (dacă se doreşte să se ofere

posibilitatea interlocutorului de a reciti mesajul) sau vorbit (dacă se doreşte

rapiditate mai mare sau să se ofere posibilitatea interlocutorului de a cere

detalii);

d) modul de exprimare a mesajului – este important cum spui ceea ce ai de spus,

se acordă atenţie limbajului non-verbal (gesturi, expresia feţei), tonului şi

intonaţiei folosite.

Analiza comunicării cu furnizorii/partenerii

Periodic, conducerea instituţiei analizează metodele, mijloacele şi căile utilizate pentru

promovarea contactelor cu furnizorii/partenerii/beneficiarii privind adecvarea,

accesibilitatea şi eficienţa acestora.

Atunci când se impun, se iniţiază acţiuni corective şi preventive, cu termene şi

responsabilităţi stabilite.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

53

5.6. Valorificarea rezultatelor activităţii:

• optimizarea sistemului de comunicare internă;

• analiza gradului de utilitate a sistemului aplicat în instituţie;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

54

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Secretarul:

preia zilnic corespondenţa instituţiei;

înregistrează documentele primite în registrul unic de intrări şi ieşiri;

înregistrează cererile, rapoartele şi referatele depuse de PC şi elevi;

eliberează adeverinţe pentru PC şi elevi;

înaintează directorului toate documentele intrate în instituţie;

înaintează spre aprobare directorului actele depuse de elevi sau PC;

păstrează registrele de procese verbale de la CP şi CA.

Directorul:

coordonează procesul de comunicare internă privind activitatea instituţiei;

stabileşte tehnicile şi metodele utilizate pentru comunicarea internă;

comunică intern politica şi priorităţile instituţionale;

semneaza în registrul de intrări ieşiri de primire;

adoptă decizii şi hotărâri privind responsabilitatea şi autoritatea, pe care le

comunică persoanelor interesate;

încurajeaza feedback-ul,comunicarea şi consultarea cu personalul, ca mijloc de

implicare totală a acestuia în desfăşurarea activităţii;

asigură resurse pentru comunicare;

desemnează prin decizie internă persoana / persoanele responsabile de întocmirea

proceselor verbale de şedinţă, de constatare etc.;

verifică şi aprobă toate comunicările cu părţile interesate, indiferent de forma

acestora;

reprezinta organizaţia în relaţia cu mass media.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

55

Şefii de compartimente / comisii metodice:

primesc şi transmit pe linie ierarhică toate informaţiile care vin de la nivelul

managementului;

semneaza în registrul de intrări ieşiri de primire;

asigură informări la nivelul personalului din subordine din punct de vedere

profesional;

încurajeaza feedback-ul şi comunicarea deschisă a sugestiilor şi opiniilor din

partea angajaţilor, pe care le colectează şi le comunică managementului organizaţiei;

comunică cerinţele întregului personal din subordine în scopul unei mai bune

implicări a acestuia în realizarea serviciilor la nivelul de exigenţă cerut şi a cerinţelor

legislatiei aplicabile în vigoare.

Personalul Contractual:

primeşte informaţiile venite pe linie ierarhică;

semnează în registrul de intrări ieşiri de primire;

participă la toate formele comunicării interne: şedinţă, consfătuire, instruire,

comunicare, dezbatere, informare;

formulează sugestii şi opinii referitoare la activitatea de comunicare pe care le

comunică la o treaptă ierarhic superioară;

execută hotărârile / deciziile transmise.

Elevii:

primesc informaţiile transmise;

participă la toate formele de comunicare: şedinţe pe clase, şedinţe ale Consiliului

Elevilor, şedinţe cu părinţii, şedinţe pe unitate, informări ale dirigintelui;

execută dispoziţiile / hotărârile / deciziile transmise;

formulează sugestii şi opinii referitoare la activitatea de comunicare pe care le comunică

dirigintelui;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

56

Nr.

crt.

Compartimentul

(postul)

Acţiunea

(operaţiunea)

Secretar

Personal

instituţie

Director

1 Asigură înregistrările adecvate procesului de

comunicare cu părţile interesate, atât din interiorul, cât

şi din exteriorul unității

E, Arh Ap V

2 Asigură resursele necesare desfăşurării procesului de

comunicare

Ap E, A

3 Asigură procesul de comunicare adecvat nevoilor

partenerilor

E Ap A

4 Analizează periodic modul în care se efectuează

comunicarea

Arh Ap V


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

57


Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO


Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

58


Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

59


Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

60

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexã/

cod formular

Denumirea anexei /

formularului

Elaborator

Aprobã

Nr. de

ex

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadã


nomenclator

F01-PO-12.02 Inventar Documente _ _ _ _ Director Arhivã Conform

Nomenclator

F02-PO-12.02 Inventar fluxuri de

informații

_ _ _ _ _ Director Arhivã Conform

Nomenclator


privind realizarea

circuitului

comunicării

interinstituționale

C.A.

Director Arhivã Conform

Nomenclator


realizarea circuitului

comunicării


Director Director Arhivã Conform

Nomenclator


privind realizarea

circuitului

comunicării

intrainstituționale

C.A.


Nomenclator



comunicării



Nomenclator


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

61

11. Cuprins

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta 26



27


operationale

28



29




operaţionale

32


operaţională

33







15 Cuprins 61


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

62

ANEXA 1 - F01-PO-12.02 Inventar Documente


Nr.

crt.


intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

63

ANEXA 2 - F02-PO-12.02 Inventar fluxuri de informații

INVENTARUL FLUXURILOR DE INFORMAŢII

Nr.

crt.

Fluxul de informaţii Documente de

intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

64

ANEXA 3 - F03-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării interinstituționale


HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului comunicării interinstituționale

Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in sedinta in

data de ……………….

în temeiul:




- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ

preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

HOTARASTE:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării interinstituționale din cadrul unității de învătământ.

Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de învătământ

și compartimentul secretariat.

Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la dosarul

hotărârilor adoptate.


prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............


Ex. 1/1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

65

ANEXA 4 - F04-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării



DECIZIE

pentru realizarea circuitului comunicării interinstituționale



în temeiul:






DECID:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării interinstituționale din cadrul unității de învătământ.


secretariat.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

66

ANEXA 5 - F05-PO-12.02 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului comunicării



HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului comunicării intrainstituționale



în temeiul:






HOTARASTE:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării intrainstituționale din cadrul unității de învătământ.






prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............


Ex. 1/1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.02

67

ANEXA 6 - F06-PO-12.02 Decizie privind realizarea circuitului comunicării intrainstituționale


DECIZIE

pentru realizarea circuitului comunicării intrainstituționale



în temeiul:






DECID:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului comunicării intrainstituționale din cadrul unității de învătământ.


secretariat.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I

CORESPONDENȚA INTER ȘI


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

68

Nr. înreg. ______/_____________


CORESPONDENȚA INTER ȘI INTRAINSTITUȚIONALĂ

PO-12.03



Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

69



Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea


1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena



3 Aprobat


02.11.2018


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

70


Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

71



Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018


Comisie



02.11.2018


Comisie



Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

72

1. Scopul procedurii operationale

1.1. Scopul procedurii:

- procedura are rolul de a stabili reguli aplicabile salariatilor din cadrul unitatii, cu privire la

corespondenta inter și intrainstituțională, astfel incat sistemul sa fie accesibil directorului,

angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.

1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii

compartimentului cu privire la primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei.

1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice il inlocuieste pe cel

in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1,4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Este un real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni

de auditare, iar pentru directorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, in luarea deciziei

pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

73

2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale

2.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala.

- primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei inter și intrainstituțională;

- corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

2.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati

desfasurate. S-au procedurat urmatoarele activitati:

- Clasificarea documentelor

o actelor oficiale

o corespondentei oficiale

- Circulatiei corespondentei

o in interiorul institutiei

o in afara ei

- Sisteme de inregistrare a corespondentei

o Primite

o Expediate

2.3 Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea

procedurata

- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta,

operatiunile de intrare, iesire, inregistrare si stocare trebuie adaptate corespunzator, pe baza

unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat, pentru fiecare caz, sa poata fi reflectate

cerintele majore privind:

o asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

o confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

o stocarea (arhivarea) corespondentei;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

74

o accesul la corespondenta realizata.

2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii

procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.

-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele unitatii

-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonator de credite

- compartimentele implicate sunt: toate compartimentele unitatii


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

75

3. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate

3.1. Reglementari internationale:

- normele Uniunii Europene, Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica.

3.2. Legislatia primara

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public;

- Legea nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind

înființarea, organizarea și funcționarea ANSPDCP, precum și pentru abrogarea Legii nr.

677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și

libera circulație a acestor date;

- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;

- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;

- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

3.3. Legislatia secundara

- HG nr. l007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea

administratiei publice;

- HG nr. l259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea

Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile ulterioare; HG Nr. l349/2002

privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a corespondentei

clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare;

- OG nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aprobata cu

modificari si completari prin Legea nr. 233/2002;

- OUG nr. 39/2006 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr.

16/1996, aprobata cu modificari prin Legea nr. 474/2006.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii de invatamant

- Organigrama;

- Regulamentul de organizare si functionare;

- Fisele posturilor;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

76

4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

4.1. Definitii ale termenilor

Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,

a

metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la

aspectul procesual.

Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri

operationale, aprobata si difuzata.

Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,

dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni

care au fost aprobate si difuzate.

4.2. Abrevieri ale termenilor


OTC Ordonator tertiar de credite

Ct contabilitate

E elaborare

V verificare

Ap aprobare

Ah arhivare

Acp alte compartimente;

Scr Secretariat

OPC Ordonator principal de credite

AF Administrator Financiar

AP Administrator Patrimoniu

ISJ Inspectoratul scolar judetean


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

77

5. Descrierea procedurii operationale

5.1. Generalitati

Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor care circula intre persoane

juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica, in scopul stabilirii unor relatii intre

ele. Actele emise de o autoritate (persoana juridica) sunt considerate acte oficiale.

Caracteristicile actelor / corespondentei oficiale:

actul este o dovada scrisa prin care se constata un fapt. se reglementeaza o obligatie, etc

actul are titlu

actul are specificat in cuprinsul sau titularul in folosui caruia se face constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate

actele au numere proprii de ordine, pe baza carora se [ine evidenta emiterii si circulatiei

lor (in Registrul de intrare-iesire sunt inregistrate scrisorile insotitoare ale actelor);

actele nu pot fi intocmite si semnate decat de functionari investiti printr-o dispozitie

expresa a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circula de la autor la beneficiar insotit de o scrisoare; cand nu se foloseste

scrisoarea insotitoare, actul nu poate fi inmanat beneficiarului decat prin luare de

semnatura;

5.2. Documente utilizate

Clasificarea actelor oficiale se poate face in functie de mai multe criterii si anume:

Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:

- acte cu caracter normativ, care reglementeaza cu putere obligatorie principalele relatii sociale

si se caracterizeaza prin aplicabilitatea lor repetata, acte a caror indeplinire este asigurata prin

forta coercitiva a statului (de exemplu, legile, ordonantele Guvernului, hotararile normative ale

Guvernului sau ale organelor locale);

- acte nenormative - sunt acte ce nu prevad atributii a caror indeplinire este asigurata prin forta

publica.

Din punctul de vedere al efectului pe care il produc, sunt:


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

78

- acte producatoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie

normative, fie nenormative);

- acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-functional etc.).

Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care isi produc efectul, sunt:

- acte cu caracter general - al caror efect se produce pe intreg teritoriul tarii (de exemplu: acte

emise de Parlament, de Presedintele Romaniei si de Guvern;

- acte ale organelor locale ale administratiei publice - efectele lor sunt limitate la o anumita

unitate administrativ-teritoriala(de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefectilor si

primarilor).

Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:

- acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Presedintele Romaniei

etc.)

- actele emise de organele administratiei publice centrale si locale (Guvern, ministere si alte

autoritati ale administratiei centrale, prefecturi, primarii);

- actele emise de agentii economici si celelalte unitati si institutii.

Consiliul local, in exercitarea atributiilor ce-i revin, adopta hotarari, semnate de presedintele

sedintei respective. El are initiativa si hotaraste, cu respectarea legii, in problemele de interes

local, cu exceptia celor care sunt date prin lege in competenta altor autoritati publice.

Hotararile Consiliilor locale produc efecte juridice si au caracter normativ sau nenormativ

(individual). Hotararile cu privire la persoane se adopta numai prin vot secret.

Organele administratiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit legii, cu competenta

derivata, emit pe baza si in vederea executarii legii, acte administrative.

Actul administrativ este o forma juridica de realizare a activitatii executive si de dispozitie a

organelor administratiei publice; ele sunt acte juridice intrucat sunt manifestari de vointa ale

organelor administratiei publice, in scopul de a da nastere la drepturi si obligatii si au character

normativ, stabilind reguli de conduita obligatorii pentru unitati, institutii sau cetateni, sau

caracter individual (nenormativ).

Administratia publica locala se intemeiaza pe principiile autonomiei locale, descentralizarii

serviciilor publice, eligibilitatii administratiei publice locale si consultarii cetatenilor in


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

79

problemele locale de interes deosebit. Autoritatile administratiei publice prin care se realizeaza

autonomia locala in comune si orase sunt Consiliile locale, ca autoritati deliberative si primarii,

ca autoritati executive.

Consiliul local organizeaza, la nivelul comunei sau al orasului, servicii publice in principalele

domenii de activitate, potrivit specificului si nevoilor locale. Daca consiliul local, asa cum am

mai aratat, poate adopta hotarari, inclusiv cu caracter normativ, primarii, in exercitarea

atributiilor lor, emit dispozitii, avize, acorduri si autorizatii, care au caracter individual.

Acte emise de agentii economici, organizatii si institutii

In functie de profilul specific si complexitatea sarcinilor, Ia nivelul acestora, se intocmesc

regulamente de organizare si functionare, regulamente de ordine interioara si contracte

colective de munca, prin care conducerile administrative, impreuna cu sindicatele, stabilesc, in

conformitate cu legile si celelalte acte normative emise de organele superioare, conditiile

concrete de organizare si desfasurare a activitatii, precum si comportamentul in cadrul unitatii

respective.

In afara acestora, unitatile elaboreaza un mare numar de acte tehnice, care sunt instrumente de

lucru pentru buna desfasurare a activitatii de baza a acestora. O alta categorie de acte emise de

unitati o constituie actele doveditoare, care se elibereaza la cererea unor persoane fizice sau

juridice (adeverinta, certificatul, chitanta).

5.2.1. Lista si provenienta documentelor:

Importanta activitatii de corespondenta consta in faptul ca:

- este un element de baza pentru stabilirea relatiilor intre unitatile economice, intre

persoanele fizice si persoane juridice care sunt obligate sa-si rezolve anumite probleme

in comun;

- ofera posibilitatea consemnarii scriptice a unei activitati;

- constituie un element de inregistrari conta bile;

- serveste ca proba justitie;

- permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumita problema, constituirea unui

ciclu de corespondenta ce oglindeste aparitia, modificarea sau stingerea unor relatii intre

persoane juridice sau intre persoane fizice si persoanejuridice; devine sursa de


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

80

documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, redand stadiile evolutiei raporturilor

economice, precum si ale evolutiei vocabularului din domenii diferite de activitate.

5.2.2. Continutul si rolul documentelor:

Corespondenta oficiala se clasifica dupa mai multe criterii:

a) dupa criteriul de circumscriere:

- corespondenta interna (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii);

- corespondenta externa (catre sau de la o institutie spre mediul exterior, la alta institutie sau

persoana).

b) dupa domeniul de activitate:

- corespondenta juridica (contestatia, intampinarea, notificarea, plangerea, cererea de

chemare in judecata etc.);

- corespondenta administrativa (referatul, rapoartul, darea de seama, procesul verbal, decizia,

ordinul, dispozitia);

- corespondenta protocolara (invitatii, scrisori de felicitare, felicitari, corespondenta tehnica a

departamentelor de protocol etc.);

- corespondenta comerciala (cererea de oferta, oferta, comanda, reclamati a economica,

avizul de insotire a marfii, scrisoarea de garantie etc.};

- corespondenta diplomatica (nota diplomatica, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic,

minuta diplomatica, nota verbala etc.).

c) dupa scopul ei:

- corespondenta de solicitare (cererea economica, juridica etc.);

- corespondenta de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);

- corespondenta de constatare (procesul verbal etc.); corespondenta de decizie, indrumare,

control (ordinul, decizia);

- corespondenta de reclamatle (reclamatia economica, juridica); corespondenta insotitoare de

acte.

d) dupa criteriu) accesibilitatii:

- corespondenta secreta (transmisa prin mijloace de securitate organizate, folosita in sistemul

institutionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

81

- corespondenta deschisa (transmisa pe cale obisnuita si care poate lua toate formele materiale

ale corespondentei - scrisoarea, faxul, e-mail, etc.).

e)dupa initiativa trimiterii scrisorii:

- scrisoarea initiala;

- de raspuns;

- de revenire.

f) dupa criteriul suportului:

- corespondenta clasica / scrisoarea;

- corespondenta telegrafica / telegrama,telexul; c

- corespondenta electronica / e-mail-ul.

g) dupa modul de intocmire:

- documente tipizate;

- documente netipizate.

i) dupa natura si destinatia exemplarelor:

- originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);

- copia simpla (de arhiva sau de dosar) se scrie odata cu originalul la indigo;

- duplicatul originalului pierdut se elibereaza numai dupa publicarea pierderii originalului in

Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat si originalul. Pe actul

nou eliberat se mentioneaza „duplicat"; are puterea originalului;

- copia dupa original / se copiaza exact textul de pe original; se scrie /copie/, locul sigiliului

(LS) si s-a semnat (SS); ea poate fi: copia certificata - are confirmarea ca este valabila; se

foloseste pentru pastrarea originalului, se semneaza si se elibereaza de secretariatul unitatii care

pastreaza originalul. Dupa colationare se scrie "conform cu originalul", "pentru conformitate".

Obligatoriu, copia poarta semnatura si stampila;

- copia legalizata - este eliberata de notariat. Ea contine reproducerea exacta a continutului

actului, dactilografiata in sir indian sau xerox, precum si incheierea de legalizare, sub

semnatura notarului si stampila biroului notarial. Documentele legalizate se inscriu intru-un

registru special la notariat; -fotocopia- are valoare numai in cazul legalizarii de notariat; extrasul

- constituie copia unei parti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.

Valabilitatea lui este conditionata de certificare.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

82

Documentele in speta contin date despre operatiunea care urmeaza a fi supusa activitatii

procedurate si au rolul de documente justificative.

5.2.3 Circuitul documentelor:

extem / intern / secretariat / - ordonator de credite- compartimentul care a initiat operatiunea /

arhiva

5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, birotica, consumabile;

5.3.2. Resurse umane: conform organigramei si statului de personal;

5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare.

5.4 Modul de lucru

5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii

Circulatia corespondentei

Circulatiei corespondentei, atat in interiorul institutiei, cat si in afara ei, i se acorda o atentie

deosebita, tocmai datorita importantei pe care o reprezinta scrisorile pentru orice institutie.

Scrisoarea poate circula astfel:

- in plic inchis, sigilat si transmis prin posta sau curier;

- transmisa ca atare prin intermediul curierului sau predata-preluata personal. Nu

este sigilata in plic (se exclud din aceasta categoriile scrisorile cu regim special de

confidentialitate);

- scrisoarea depusa la serviciul de registratura sau secretariat al destinatarului

si primirea unui bon cu numarul de inregistrare. Se utilizeaza frecvent in modul de lucru al

autoritatilor publice cu cetatenii;

- transmisa prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situatie

distincta de curierat).

5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii

5.4.2.1. Corespondenta primita


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

83

Sistemul de inregistrare a corespondentei, organizarea circulatiei corespondentei intr-o unitate

este impusa de necesitatea cunoasterii in orice moment a locului unde se gasesc documentele,

a persoanelor care le detin, precum si a modului de rezolvare a lor.

In acest scop, se folosesc:

- registrele si fisele de corespondenta (se inregistreaza atat corespondenta primita cat si cea

expediata) ofera informatii cu privirea la identificarea, continutul, miscarea si destinatia actelor

si documentelor;

- dosarele, clasoarele si bibliorafturile in care se pastreaza si se claseaza actele, impreuna cu

corespondenta compartimentelor functionale implicate;

- condicile de expediere si distribuire a corespondentei;

- borderourile de expeditie a corespondentei.

Corespondenta patrunde intr-o institutie prin intermediul compartimentului.

Registratura generala, aici au loc urmatoarele operatii:

• verificarea corespondentei primite pentru a se vedea daca scrisorile au fost bine indrumate pe

numele si sdresa unitatii respective;

• deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie „personal", „confidential" nu se deschid;

plicurile nu se arunca, ci se prind impreuna cu scrisoarea in urmatoarele situatii:

- daca scrisoarea nu contine adresa expeditorului, dar aceasta figureaza pe plic;

- daca adresa expeditorului de pe plic nu este identica cu cea din scrisoare;

- daca semnaturile nu sunt citete, dar numele expeditorului figureaza pe plic;

- daca timpul scurs intre data sosirii si data expedierii este prea mare, pentru a se putea

constata daca vina este a postei sau a expeditorului;

- daca o anexa lipseste;

- daca scrisoarea contine o oferta sau un acord pentru care data postei este un punct de

plecare sau pentru care exista o data;

- daca scrisoarea a fost gresit adresata, intrucat plicul justifica intarzierea

raspunsului, in cazul in care scrisoarea a ajuns la destinatar cu intarziere.

• sortarea corespondentei;

• inregistrarea si datarea corespondentei;

• intocmirea unei condici interne de distributie;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

84

• predarea corespondentei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei

(asistentei director ).

La primirea corespondentei, secretara semneaza in condica de expeditie, verifica

corespondenta, o sorteaza (scrisori care necesita atentia conducerii si scrisori care necesita

atentia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, in ordinea urgentei, in mapa de corespondenta

pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezolutie (persoana sau

departamentul care il va primi spre rezolvare, termenul si eventual modalitatea de rezolvare).

Dupa ce primeste corespondenta de la conducere (cu rezolutia pe ea), secretara o inregistreaza

intr-un caiet (condica) si o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baza de

semnatura. Daca una din scrisorile primite contine un numar de probleme ce necesita atentia

mai multor departamente sau persoane, se va proceda in asa fel incat fiecare departament

/persoana sa fie pusa la curent cu problema ce il priveste.

Modalitati de lucru :

- se ataseaza la scrisoare o notita in care sunt enumerate toate departamentele interesate si apoi

scrisoarea este trimisa pe rand la toate acestea; pe masura ce fiecare din ele isi indeplineste

sarcina, isi bifeaza numele pe notita si o trimite mai departe;

- scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupa de majoritatea problemelor cuprinse in

ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;

- se fac copii si se trimite cate una fiecarui departament interesat. Aceasta modalitate este cea

mai indicata (scrisoarea originala ramane la secretariat), cu conditia ca solutionarea problemelor

sa fie coordonata.

5.4.2.2. Corespondenta expediata - Cuprinde raspunsuri la scrisorile primite sau scrisori

care initiaza un ciclu de corespondenta cu alte unitati (scrisori ,,initiale" sau din

„oficiu") Scrisorile de raspuns se redacteaza, fie de secretara, urmand indicatiile conducerii,

fie de cel caruia i-a fost repartizata aceasta sarcina. Dupa redactarea si dactilografierea lor,

scrisorile sunt prezentate, in mapa pentru semnat, conducerii, impreuna cu materialul de baza.

Dupa semnare, secretara le verifica (daca au fost toate semnate, se verifica anexele) si pune

stampila pe semnatura conducerii. Daca scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

85

inregistrate {data si numar) sau vor fi trimise la Registratura de unde vor fi expediate.

Operatiile ulterioare sunt:

• sortarea copiilor si a materialelor de baza ji remiterea lor serviciilor de resort;

• clasarea corespondentei in dosare (copiile).

5.4.2.3 Sisteme de inregistrare a corespondentei primite si expediate- in vederea pastrarii

unei evidente clare a corespondentei care intra in unitate, precum si a celei emise, secretariatul

inregistreaza fiecare document intr-un Registrul de corespondenta - se pastreaza la

Registratura generala. Se practica doua sisteme: unul care foloseste un registru unic de intrare-

iesire si altul care evidentiaza in registre separate intrarile si iesirile.

In registrul unic de corespondenta, cele doua foi asezate fata in fata servesc pentru inregistrarea

corespondentei (stanga) si a corespondentei expediate (dreapta). Acest tip de registru ofera

posibilitatea informarii imediate si concomitente asupra corespondentei primite si

expediate.

In rubrici separate se inscriu: numarul de inregistrare al scrisorii care intra in unitate, data

inregistrarii, locul de provenienta (denumirea expeditorului si adresa), rezumatul

continutului ei, serviciul caruia i se repartizeaza, indicatorul dosarului de clasare.

In cazul in care se expediaza raspunsul la o scrisoare intrata, pe acelasi rand cu inregistrarea

acesteia in stanga, se evidentiaza in partea dreapta modul in care s-a rezolvat, data la care se

expediaza, denumirea destinatarului; scrisoarea de raspuns primeste acelasi numar cu care a

fost inregistrata la intrare scrisoarea careia i-a fost expediat raspunsul - aceasta se trece ia

rubrica ,,numar de conexare", in locul acestui numar la scrisorile expediate ,,din oficiu" se trece

numarul nou care se da scrisorii emise de unitate.

La sfarsitul fiecarui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-iesire, sau chiar daca

volumul nu este complet, se intocmeste un proces-verbal de incheiere a registrului respectiv

conform modelului anexat la procedura.

Registrele pot fi tipizate, realizate la comanda sau pregatite de catre persoana responsabila din

cadrul compartimentului. Registrele au un dubla rol: pe de o parte sunt cataloage de inscriere a

circulatiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridica), iar pe de alta parte

reprezinta tin ordonator, un adevarat ghid in cautarea oricarui document.

La inregistrarea documentelor in registru trebuie sa se tina seama de urmatoarele aspecte:


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

86

- inregistrarea se face de catre o singura persoana; in cazul absentei, va fi inlocuita mereu

de aceeasi persoana;

- inscrierea se face numai olograf;

- nu se pastreaza nici un rand liber;

- in cazul in care exista resturi de spatii pe o pagina, acestea se bareaza vizibil.

Nu se inregistreaza:

- darile de seama periodice;

- actele expediate care au numar propriu de ordine;

- scrisorile si actele de corespondenta interna;

- copiile dupa scrisori si acte care se transmit de la un serviciu la altul , imprimatele;

- registrele sau condicile;

- revistele, ziarele si alte publicatii.

In cazul expedierii corespondentei prin posta, fiecare scrisoare se inscrie nominalizat cu datele

ei de identificare, intr-un borderou de expeditie. Borderoul se intocmeste separat pentru

scrisorile simple si recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se intocmeste o condica de expeditie, in care se trec datele

importante : anul, ziua, luna, numarul lucrarii, destinatarul, semnatura.

De asemenea, corespondenta care se repartizeaza compartimentelor din interiorul unitatii se

inregistreaza in prealabil intr-o condica interna de distributie cu aceleasi rubrici ca si condica

de expeditie.

Inregistrarea corespondentei pe calculator - acest sistem de organizare presupune existenta

unui compartiment special creat pentru preluarea intregii corespondente (exceptie fac

documentele cu caracter confidential) si a cale unui operator omolog in fiecare dintre

compartimentele prevazute in organigrama. Baza acestor registraturi generale este reprezentata

de un soft adecvat si o retea de calculatoare prevazute cu nivele diferite de acces.

Modul de functionare: exista un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare

corespondenta, forma practica fiind ghiseele. Cetateanul se prezinta la ghiseu si isi depune

lucrarea. Operatorul inregistreaza documentul, il catalogheaza, verifica criteriile care fac

posibila inregistrarea si emite un bon de registratura cu toate datele care sunt inscrise si in baza

de date: numele depunatorului, numarul si data de inregistrare, problematica corespondentei,


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

87

compartimentul unde este directionala spre rezolvare, termenul de raspuns, indicativul celui

care a facut inregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi sa se faca

inregistrari, iar calculatorul va ordona singur numerele in cateva secunde si abia apoi se va salva

inregistrarea si se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu si modifica.

Dreptul de modificare sau corectura il are numai seful compartimentului de registratura pe baza

de parola.

5.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii

Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD

etc.) si se realizeaza prin mijloace diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc.); Ponderea

in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul

dintre mijloacele de realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi:

gradul de dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de pregatire al salariatilor, urgenta, distanta,

costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

88

6. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

Nr.

crt.

Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva

1 Secretar E Ah

2 Secretar V

3 Director Ap


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

89


Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO


Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

90


Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

91


Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

92

10. Anexe, inregistrari, arhivari

Nr.

anexã/

cod formular

Denumirea anexei /

formularului

Elaborator

Aprobã

Nr. de

ex

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadã


nomenclator

F01-PO-12.03 Inventar Documente _ _ _ _ Director Arhivã Conform

Nomenclator

F02-PO-12.03 Registrul intrări-

ieșiri

_ _ _ _ _ Director Arhivã Conform

Nomenclator


privind realizarea

circuitului

corespondenței


C.A.


Nomenclator



corespondenței



Nomenclator


privind realizarea

circuitului

corespondenței


C.A.


Nomenclator



corespondenței



Nomenclator


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

93

11. Cuprins

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta 68



69


operationale

70



71




operaţionale

75


operaţională

76







15 Cuprins 93


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

94

ANEXA 1 - F01-PO-12.03 Inventar Documente


Nr.

crt.


intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

95

ANEXA 2 - F02-PO-12.03 Registrul intrări-ieșiri

REGISTRU INTRARE-IESIRE

Nr.

crt.

Data

inreg.

Nr.si data

documentului

Continutul

pe scurt

De unde

provine

documentul

Compartimentul

caruia i s-a

repartizat

documentul si

semnatura de

primire

Data

expedierii

Destinatar Nr. de inreg.

la care se

conex.doc.si

indic dos


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

96

ANEXA 3 - F03-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței



HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului corespondenței interinstituționale



în temeiul:






HOTARASTE:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței interinstituționale din cadrul unității de

învătământ.






prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............


Ex. 1/1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

97

ANEXA 4 - F04-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței interinstituționale


DECIZIE

pentru realizarea circuitului corespondenței interinstituționale



în temeiul:






DECID:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței interinstituționale din cadrul unității de

învătământ.


secretariat.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

98

ANEXA 5 - F05-PO-12.03 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului corespondenței



HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale



în temeiul:






HOTARASTE:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale din cadrul unității de

învătământ.






prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............


Ex. 1/1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-12.03

99

ANEXA 6 - F06-PO-12.03 Decizie privind realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale


DECIZIE

pentru realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale



în temeiul:






DECID:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului corespondenței intrainstituționale din cadrul unității de

învătământ.


secretariat.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________

Documents

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · F02-PO-12.01 Inventar fluxuri de informaţii 23 F03-PO-12.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor