Embed Size (px)
Citation preview
Công ty Thương Mại Nguyên Hà HƯỚNG DẪN CHƯƠNG TRÌNH N – 1 VÀ QUẢN LÝ CHỪNG TỪ
(Version 1.2 – Tháng 05 năm 2020)
PHẦN A: Dành cho Đại Lý tham dự chương trình
Bước 1: Đăng ký tham dự chương trình
- Quý đại lý truy cập vào website: www.ecotek-canada.vn chọn mục dành cho đại lý hoặc truy cập trực tiếp và địa chỉ: https://daily.ecotek-canada.vn (vui lòng nhập đủ https://) sẽ ra giao diện sau:
Quý đại lý vui lòng khai báo thông tin chính xác theo form, thông tin đăng ký địa chỉ là địa chỉ giao dịch, địa chỉ đăng ký kinh doanh sẽ tự điền, nếu khác địa chỉ giao dịch vui lòng nhập lại chính xác. Quý đại lý đính kèm scan của giấy phép đăng ký kinh doanh bản mới nhất. Nếu mã số thuế của Quý đại lý đã được đăng ký xin vui lòng liên hệ với Bộ phận N – 1 của Nguyên Hà hoặc tổng đài để được hỗ trợ.
Bước 2: Nhận tài khoản – mật khẩu
Sau khi đăng ký thành công, Quý Đại Lý sẽ nhận được email thông báo về tài khoản và mật khẩu đăng nhập về cả 2 địa chỉ mail đã đăng ký. Vui lòng kiểm tra trong hộp tư Junk để đảm bảo không bị thất lạc
Trong vòng 48h làm việc, nếu Quý Đại Lý không nhận được Email vui lòng liên hệ trực tiếp bộ phân N – 1 theo email: [email protected] hoặc tổng đài 1800.1558 để được hỗ trợ. Ghi chú: Quý Khách vui lòng bảo mật thông tin tài khoản và các vấn đề phát sinh liên quan đến do lộ mật khẩu và tài khoản Công ty Nguyên Hà sẽ không giải quyết, trong trường hợp quên mật khẩu, xin liên hệ trực tiếp bộ phận N-1 hoặc tổng đài để được hỗ trợ.
Bước 3: Đăng nhập và sử dụng
Màn hình đăng nhập của Quý Đại Lý như sau:
Giao diện màn hình chính khi đăng nhập
- Tổng điểm tích luỹ: Tổng điểm Quý đại lý đã tích được từ khi đăng ký chương trình - Tổng điểm truy thu: Tổng số điểm Nguyên Hà thực hiện truy thu khi Quý đại lý thực hiện
không đúng với điều lệ của chương trình. - Tổng điểm sử dụng: Tổng điểm Quý đại lý đã sử dụng để quy đổi - Tổng điểm bổ xung: Tổng điểm Quý đại lý đã bổ xung khi quy đổi - Tổng điểm truy thu: Tổng số điểm Nguyên Hà thực hiện truy thu khi Quý đại lý thực hiện
không đúng với điều lệ của chương trình. - Tổng điểm còn lại: Tổng điểm có thể sử dụng ngay tại thời điểm xem bảng
Bước 3: Đăng ký dự thưởng
Quý đại lý click vào “Đăng ký dự thưởng” sẽ hiển thị toàn bộ các phiếu đã đăng ký dự thưởng.
Chọn nút chức năng tương ứng với nhu cầu, để tạo mới phiếu dự thưởng click nút “+”.
Phần mềm hỗ trợ Quý đại lý tìm kiếm theo mã số thuế hoặc tên khách hàng nếu dữ liệu đã có, Quý đại lý ưu tiên tìm kiếm theo mã số thuế trước, sau đó sẽ tìm kiếm theo tên khách hàng, nếu khách hàng chưa có dữ liệu xin nhập mới toàn bộ. Thông tin khách hàng cũng được kiểm tra là end-user, serial có hợp lệ, đã được đăng ký, hoặc serial không được tham dự chương trình…. Nếu có bất kỳ khiếu nại xin liên hệ bộ phận N – 1 hoặc tổng đài 1800.1558 để được hỗ trợ. Quý Đại lý nhập thông tin khách hàng đúng với thông tin trên hóa đơn đã xuất cho end-user, đính kèm scan hóa đơn liên 2 bản gốc hoặc scan hóa đơn điện tử tương ứng, Quý đại lý có thể che giá bán nếu muốn. Trong trường họp Quý đại lý nhập không đúng với hoá đơ, thiếu mã số thuế, ….. thì hồ sơ có thể không được chấp nhận
Lưu ý:
- Một hoá đơn bán cho enduser, Quý đại lý nhập 1 phiếu đăng ký dự thưởng bao gồm tấc cả các sản phẩm Santak có trong hoá đơn đó. Khi nhập serial sẽ ra mã sản phẩm tương ứng, Quý đại lý đối chiếu với thông tin sổ bảo hành để đảm bảo chính xác.
Và các trạng thái của phiếu tương ứng như sau:
1. Lập chứng từ:
• Quý đại lý nhập phiếu chưa hoàn thành, còn bổ xung thêm, Quý đại lý có thể chọn sửa, xóa chứng từ ở trạng thái này
2. Chờ xác nhận: • Đã nhập xong đầy đủ chờ Công ty Nguyên Hà kiểm tra, đối chiếu
và xác nhận phiếu hợp lệ hoặc phiếu đó đã nhập xong Công ty Nguyên Hà đã đối chiếu nhưng có yêu cầu bổ xung chứng từ bằng email. Quý đại lý có thể chọn sửa, xóa chứng từ ở trạng thái này.
3. Duyệt: • Phiếu đã được hệ thống Công ty Nguyên Hà xác nhận là “Duyệt”,
kiểm tra đối chiếu:
o Nếu hợp lệ tại thời điểm kiểm tra và số điểm đã được công cho Quý đại lý.
o Hệ thống sẽ báo tích lũy điểm bằng 0 với các phiếu không thỏa điều kiện và ghi chú nội dung trong báo cáo chi tiết phiếu.
o Đối với các serial đã được duyệt, sau khi Công ty Nguyên Hà thực hiện các biện pháp hậu kiểm nếu phát hiện có sự không hợp lệ trong phiếu đăng ký thì các serial không hợp lệ sẽ bị truy thu số điểm đã tích lũy.
o Quý đại lý không thể sửa chữa, sửa xóa trạng thái phiếu này
4. Không hợp lệ o Phiếu đã nhập hoàn thành, nhưng hệ thống Công ty Nguyên
Hà xác định phiếu đăng ký không thỏa mãn điều kiện của chương trình.
o Quý đại lý không thể sửa chữa, sửa xóa trạng thái phiếu này
Lưu ý:
Bước 4: Đề nghị trả thưởng
Quý đại lý chọn đề nghị trả thưởng sẽ hiển thị toàn bộ các đề nghị đã lập và trạng thái của các phiếu đề nghị tương ứng, để tạo mới vui lòng bám nút “+”. Hàng trả thưởng chỉ được trả vào ngày 25 đến 30 hàng tháng nếu phiếu đề nghị trả thưởng hợp lệ.
Sửa thông tin nhận hàng nếu có thay đổi, nhập sản phẩm và số lượng cần đổi, với tổng điểm sử dụng là số điểm có thể sử dụng cho lần đổi điểm này, tổng số điểm quy đổi của lần này, số điểm còn lại và tổng tiền bổ xung nếu Quý đại lý cho yêu cầu đổi sản phẩm cao hơn số tiền bổ xung. Để nộp tiền bổ xung Quý khách vui lòng yêu cầu các Trung tâm Ecotek trên cả nước lập phiếu thu hoặc chuyển khoản cho Công ty Nguyên Hà theo nội dung sau:
o Số tài khoản: 200014851041509 o Đơn vị thụ hưởng: Công Ty TNHH Thương Mại Nguyên Hà o Nội dụng: Bổ xung cho đề nghị trả thưởng: ROF-xxxx-xxxx, ngày xx/xx/20xx
Trạng thái phiếu:
1. Lập chứng từ: o Quý đại lý nhập phiếu chưa hoàn thành, còn bổ xung thêm, Quý đại lý có thể chọn
sửa, xóa chứng từ ở trạng thái này 2. Yêu cầu trả thưởng
o Quý đại lý đã lập xong, Công ty Nguyên Hà có thể trả thưởng, Quý đại lý có thể chỉnh sửa, xóa, bổ xung nếu Công ty Nguyên Hà chưa trả thưởng, Công ty Nguyên Hà đã trả thưởng phiếu sẽ không được thay đổi.
Bước 5: Nhận hàng trả thưởng
Công ty Nguyên Hà sẽ xuất hóa đơn gởi kèm hàng hóa đến địa chỉ nhận hàng mà Quý đại lý yêu cầu trong đề nghị trả thưởng, thông tin hóa đơn theo thông tin mà Quý đại lý đã khai báo vào hệ thống chương trình. Serial sản phẩm trả thưởng sẽ mặc nhiên không được tham dự chương trình N – 1.
o Báo cáo: § Để xem báo cáo tổng quát tấc cả các thông tin của chương trình, Quý đại
lý vui lòng chọn mục báo cáo để xem “Báo cáo tích luỹ điểm”
và báo cáo “Lịch sử đổi điểm”:
§ Báo cáo sẽ thông tin chi tiết tình trạng từng sản phẩm, mỗi sản phẩm sẽ hiển thị 1 dòng.
- Đăng ký hỗ trợ các chương trình khác o Khi Nhà phân phối, Đại lý được xem xét các chương trình hỗ trợ khác thì sẽ không
được tích điểm nhưng để được xét duyệt thì Nhà Phân Phối và Đại Lý cũng phải đăng ký serial trên chương trình N-1, hoá đơn bán hàng tương ứng và Công ty Nguyên Hà sẽ xét duyệt hồ sơ đó là 0 điểm tích luỹ và đồng thời ghi chú đã được hỗ trợ chương trình khác.
Các tiện ích bổ xung khác dành cho Đại Lý
CẤP THƯ HỖ TRỢ THẦU
1. Hỗ trợ cấp thư hỗ trợ thầu - Scan các chứng từ sau:
o Thông báo mời thầu có đóng dấu của chủ đầu tư, hoặc bản PDF của thông báo mời thầu điện tử
o Trang thông số kỹ thuật của sản phẩm cần cấp thư hỗ trợ thầu Bước 1:
Bấm nút “+” để tạo mới, sau đó quý Đại Lý nhập thông tin vào form, trạng thái của chứng từ là: “Lập chứng từ”
Ở trạng thái này, hồ sơ chưa được gởi đi và cho phép lưu dữ liệu khi chưa hoàn thành form, Quý Đại lý cung cấp thông tin
o Chủ đầu tư o Thông tin gói thầu, nếu thầu điện tử Quý đại lý có thể cung cấp đường link của
thông báo mời thầu o Chọn mã sản phẩm tham dự thầu, và ắc qui đối với loại UPS có ắc qui rời
Sau khi điền đầy đủ thông tin dự án, sản phẩm, Quý Đại lý: Chọn lưu dữ liệu để hạn chế việc mất dữ liệu khi nhập do internet gián đoạn.
Tiếp tục, chọn xuất mẫu in, in đề nghị cấp thư hỗ trợ thầu. Quý đại lý in và đóng dấu ký tên, trên đề nghị cấp thư hỗ trợ thầu.
Scan thư đề nghị đã được ký tên đóng dấu, trang thông số kỹ thuật của sản phẩm, thông báo mời thầu. Sau đó chọn sửa hồ sơ và attach lên phần mềm và chuyển trạng thái của chứng từ “Chờ xác nhận” Hoàn thành các yêu cầu trên Công ty Nguyên Hà sẽ gởi trực tiếp đến Quý Đại Lý theo địa chỉ giao dịch mà Quý khách đã đăng ký CẤP CHỨNG NHẬN CO, CQ
1. Yêu cầu cấp chứng từ, CO, CQ, chứng nhận Đại lý….
Quý đại lý khi tham dự chương trình N – 1 có thể yêu cầu cấp thư hỗ thầu, làm các chứng từ CO, CQ…. Phục vụ cho các hoạt động kinh doanh khác.
Cấp chứng nhận (CO, CQ…)
Quý đại lý cung cấp thông tin theo form mẫu tại “Cấp chứng nhận (CO, CQ..)
Lưu ý: Công ty Nguyên Hà cấp chứng nhận 1 lần cho đơn vị bán hàng trực tiếp cho người sử dụng cuối cùng, cụ thể nếu Đại lý A bán cho Đại lý B, Đại lý B bán cho đơn vị sử dụng C, Nguyên Hà chỉ cấp chứng từ cụ thể cho Đại lý B bán cho đơn vị C. Trong trường hợp Đại lý A yêu cầu đặc biệt cấp CO, CQ đơn vị thụ hưởng là B thì serial coi như đã được cung cấp chứng từ và không cung cấp lại lần 2. Liên hệ với bộ Phân hỗ trợ chứng từ [email protected] hoặc tổng đài” 1800.1558 để được hỗ trợ.
Quý đại lý nhập các chứng từ cụ thể mà chủ đầu tư yêu cầu: CO, CQ, hoặc các loại chứng từ khác
Quý đại lý cung cấp thông tin chính xác và serial, Công ty Nguyên Hà sau khi kiểm tra sẽ cấp chứng từ cho Quý khách
Các trạng thái chứng từ:
1. Lập chứng từ: o Quý đại lý nhập phiếu chưa hoàn thành, còn bổ xung thêm, Quý đại lý có thể chọn
sửa, xóa chứng từ ở trạng thái này 2. Chờ xác nhận:
o Đã nhập xong đầy đủ chờ Công ty Nguyên Hà kiểm tra, đối chiếu và xác nhận phiếu hợp lệ hoặc phiếu đó đã nhập xong phần mềm Công ty Nguyên Hà đã đối
chiếu nhưng có yêu cầu bổ xung chứng từ bằng email. Quý đại lý có thể chọn sửa, xóa chứng từ ở trạng thái này.
3. Duyệt: o Phiếu đã được hệ thống Công ty Nguyên Hà xác nhận là “Duyệt” chứng từ sẽ
được cung cấp đến Quý đại lý o Quý đại lý không thể sửa chữa, sửa xóa trạng thái phiếu này
4. Từ chối o Phiếu đã nhập hoàn thành, nhưng hệ thống Công ty Nguyên Hà xác định có vấn
đề phát sinh và từ chối cấp chứng nhận o Quý đại lý không thể sửa chữa, sửa xóa trạng thái phiếu này
5. Hủy o Chứng từ đã cấp bị thu hồi và hủy
Chú ý: Chức năng Import serial, mẫu import excel như sau hoặc trên phần mềm cũng có chức năng tạo mẫu, quý khách tạo xong chỉ cần copy serial vào. Yêu cầu khác nếu không có cứ bỏ trống:
A B 1 Số Serial Yêu cầu khác 2 191015-123456
Vị trí nút Import
2. Các hướng dẫn và thông báo - Trên trang Đại lý có nếu cần thông thi về hỗ trợ có thể chọn vào “ Trợ giúp” hoặc gọi cho
Tổng đài miễn cước: 1800.1558 - Công ty Nguyên Hà sẽ thông báo cụ thể đến từng Đại lý nếu có chương trình Marketing,
chương trình hỗ trợ khách hàng… trong mục thông báo
Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 05 năm 2020
