Upload
nick-piscaer
View
56
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
“Waarde creatie door
Contract Management ”
“Value Next” voor opdrachtgever en opdrachtnemer
CM value next v1© 1
Herman van den Hoogen M: 06-53.96.36.14
www.Hoogen-Procurement.com
Nick PiscaerM: [email protected]
1. Definitie: Contract Management (=CM)
CM value next v1© 2
• Het actief managen van contracten gedurende de levensduur van ”handtekening t/m beëindiging”.
• Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te managen.
• Contract Management kijkt naar de hele keten:• Het effect van het contract op de business van
opdrachtgever.• Inclusief managen van toelevering en subcontracting bij
Opdrachtnemer.
StrategicSourcing
Supplier-Contract
Management &Development
Contract
Day-to-Day
2. Contract Management staat niet op zichzelf
CM value next v1© 3
3. CM houdt rekening met de context
CM value next v1© 4
•relevante wetgeving •visie, missie, gedragscode van de organisatie,•ondernemingsbeleid.
Beleidsdocumenten van een onderneming bijv. voor:
• Veiligheid en gezondheid• Duurzaamheid • Financiën• Communicatie • Milieu• HR
• Intellectueel eigendom • Autorisatieregels • Contractor/leveranciers
management• Inkoop• IT
Opdrachtgever Opdrachtnemer
4. Nog veel zorgen in de keten !
Welk aandeel van
mijn uitgaven zit
bij leveranciers
?
Hoe kan ik mijn expertise
en toegevoegde
waarde werkelijk
toepassen ?
Heb ik Contract
Management wel optimaal ingericht ?
Welke bijdrage levert mijn
leverancier aan verbetering van
mijn organisatie-
resultaat
Wordt mijn contract
wel verlengd ?
Ik wil meer zijn dan alleen
een leverancier
van “handjes”
CM value next v1© 5
Contract Management als sleutel tot verbetering
Begrijpen we elkaar wel ?
Contract Management geregeld?
Opdrachtgever Opdrachtnemer
5. Hoe ziet Contract Management er bij u uit?
Weet ik zeker dat ik krijg
waarvoor ik betaal ?
Wanneer heb ik voor het laatst met
mijn opdrachtgever gesproken
?
Welke contracten heb ik
eigenlijk ?
Hoe worden mijn
contracten benut ?
Elke factuur
discussie! ?
Al 3 maanden geen antwoord
op mijn verbeteringsvoor-
stel
CM value next v1© 6
6. CM start bij de Opdrachtgever
1. Is er overzicht van alle contracten?
2. Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd ?
3. Zijn de contracten actueel/up-to-date ?
4. Zijn de “gebruikers” op de hoogte van de contractinhoud ?
5. Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt ?
6. Vindt regelmatig overleg plaats met leveranciers over: performance, issues, verbeteringen etc. ?
7. Ik weet welke issues ik heb met: waarde, risicobeheer of contractbenutting ?
8. Is de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract ongewijzigd ?
CM value next v1© 7
7. Toepassen Contract Management Best Practices CM implementeren vereist top-management besluit en support!
Planning & Governance
People
Administration
Relationships
PerformancePayment
Risk
Contract development
Supplier development
Supplier relationship management
Market management
Source: UK National Audit Office
Best practices
framework
Strategy
Structure and resources
Delivery
Development
CM value next v1© 8
7-1. Toepassen Contract Management Best Practices (kern activiteiten)
CM value next v1© 9
8. Wat bepaalt het CM succes ?
• Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
• CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische kennis.
• CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg op alle niveaus operationeel.
• IT Tools voor contracten overzicht en performance meting & monitoring met SMART KPI’s.
• Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits.
• Risico analyse en beheersproces ingericht
CM value next v1© 10
9. CM “wat levert het op ?”
• De toegevoegde waarde door Contract Management is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30% !
• 100% contractbenutting (compliance).
• Gevolg van slecht CM :- Minder waarde/besparingen - Meer onnodige problemen op te lossen.
CM value next v1© 11
9-1. CM: Wat levert het op?.. voorbeelden
CM value next v1© 12
Contract voor
Tender resultaa
t
CM resultaat
door:
Beveiligingsdiensten
>5% 10-15% • Toepassen “Output based specificaties”• Toepassen “best available technology”• Standaard proces
Steigerbouw - 10-30% • Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje• “Access to height tool” • Combinatie: isolatie- en conserveerwerk
Bedrijfsvoer-tuigen
- 20% • Toepassen “track& trace” systeem geeft effectieve voertuig inzet
Tijdelijk personeel
10% >5% • Eenduidig proces via interne inhuur makelaar
Industrieel reiningen
- 10-15% • Repeterende karweien (80% v/h totaal) via karweicatalogus met vaste prijs.
• Output based specificatie (foto) i.p.v. “uurtje/factuurtje”
10. Waard creatie met Leveranciers
Plan
DoCheck
Act
Maintain existing value
Create new value
“incident”
“structural gap”
“improvement ambition”
CM value next v1© 13
Continu verbeteren
Risk & Compliance
Management
Continu verbeteren
Risk & Compliance
Management
Value ManagementValue Management
14CM value next v1©
Wie heeft gelijk ?
11. CM draait niet alleen om contracten
Contractdocumenten
A. B.
Samenwerking
Contracten of Samenwerking ?
12. CM: Samenwerking i.p.v. “Silo’s”
Nieuw: Samenwerkingsmodel
CM value next v1© 15
Oud: Silo-model
Opdrachtgever Opdrachtnemer
inkoopinkoop
operations
operations
verkoopverkoop
servicesservices Opdrachtnemer
Opdrachtnemer
Opdrachtgever
Opdrachtgever
Contract afsluitenContract afsluiten
Contract uitvoerenContract uitvoeren
12-1. Contract Management: Samenwerkingsmodel
CM value next v1© 16
Opdrachtgever
Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Opdrachtnemer
inkoopinkoopoperations
operations servicesservices
Samenwerkings- model
verkoopverkoop
CM value next v1© 17
13. CM: Kennis en competenties cruciaal !
Contract Management- teamleden van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn:
1.Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden, technische kennis en vaardigheden,
Via de inhoud vindt het uitdagen plaats!
2.Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik van verbeter technieken (o.a. six-sigma)
3.Groot deel van de tijd op de werkvloer.
14. Niet alle contracten dezelfde aanpak
CM value next v1©
18
Vier intensiteitsniveaus worden onderscheiden op basis van Business impact & bedrijfsrisico op de organisatie met bijbehorende CM activiteiten.
niveau Contract:Business
impact & risk
Verbeterpoten-tieel
Spend CM opoperationeel
niveau
CM optactischniveau
CM opstrategisch
niveau
1
2
3
4
15. Samenvatting tot slot
CM value next v1© 19
Alleen professioneel ingevoerd Contract Management, bij beide partijen:
• Voegt waarde toe aan raamcontracten • Vermindert risico’s • Verhoogt contractbenutting (compliance)
16. hoe nu verder?....Aanbevelingen Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning
Neem het initiatief en ga aan de slag; stap voor stap.
Laat je leiden door waarde creatie, risico’s en contractbenutting
Zie je mogelijkheden? Twijfel over de aanpak?
Overweeg een QuickScanBewustwording sessie.
Doe het zelfstandig of…. Laat je ondersteunen bij de CM implementatie, maar….. Train de betrokkenen voor sneller en meer resultaat.
www.Hoogen-Procurement.com
CM value next v1© 20