Clases de MSProject 2010 - UCV

CURSO DE MS PROJECT

MBA ING. DANNY DANIEL ANTON [email protected]

Software de Planificación de

Proyectos

Introducción a la gestión de proyectos

Un proyecto se define como“un esfuerzo temporal para la creación

de un producto o servicio único”.

Introducción a la gestión de proyectos

Temporal: Puede durar una semana o varios años perotiene una fecha probable de finalización. Los proyectosno pueden considerarse operaciones en curso.

Esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal yel equipamiento, necesitan realizar un trabajo. Elesfuerzo es encomendado a un equipo u organización.

Finalmente, cada proyecto crea un servicio o unproducto único. Este es el objetivo del proyecto.

El triángulo del proyecto: Visión de los proyectos en términos de tiempo, costo y

ámbito.

Tiempo

Ámbito

Costo

Análisis de las delimitacionestiempo

TiempoSiempre existe un plazo para realizar alguna actividad determinada.

En la mayoría de los proyectos el tiempo es la delimitación másimportante a gestionar.

CostoSon todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. El

costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el trabajo,los materiales utilizados, y todos los demás eventos y aspectos querequieren dinero o la atención de alguien en un proyecto.

ÁmbitoDeben considerarse dos aspectos sobre el ámbito: el ámbito del

producto y el ámbito del proyecto.

El ámbito del producto describe la calidad, características yfunciones del producto.

Por otra parte, el ámbito del proyecto describe el trabajorequerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyectocon el ámbito previsto del producto.

Gestión de las delimitaciones del proyecto

El administrador del proyecto deberá realizar unbalance de las delimitaciones del tiempo, costoy ámbito de sus proyectos.

El triángulo del proyecto visto anteriormente,ilustra el proceso del balance de lasdelimitaciones como los tres lados de untriángulo que se encuentran conectados, ycualquier cambio en alguno de los lados deltriángulo afecta al menos a otro de los lado.


Si la duración (el tiempo) de la programación delproyecto disminuye, podría necesitar aumentarel presupuesto (el costo) ya que deberá contarcon más recursos para realizar el trabajo enmenos tiempo.

Si no puede incrementar el presupuesto, podríanecesitar reducir el ámbito dado que losrecursos con los que cuenta no pueden hacertodo el trabajo planificado en menos tiempo


Ámbito

Tiempo Costo

Si la duración de la programación disminuye deberá ajustar el plan

1 Disminuye la duración…

2 … Y puede que deba incrementar el costo.

3 … O disminuir el ámbito del proyecto.

Un plan inicial de proyecto posee unas delimitaciones iniciales de tiempo, costo y ámbito


Si debe reducir la duración de un proyecto debeasegurarse que la calidad final del proyecto no se veareducida intencionalmente.

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software,generalmente, la comprobación y el control de calidad serealizan en el último tramo del proyecto, si se reduce eltiempo del proyecto, estas tareas podrían omitirse.

Siempre se debe sopesar las ventajas de la disminuciónde la duración frente a la disminución de la calidad delproducto.


Si el presupuesto (el costo) del proyecto disminuye, puede que necesite más tiempo ya que no podrá contar con tantos recursos como serían necesarios o con recursos especializados.

Si no puede incrementar el tiempo, puede que necesite reducir el ámbito del proyecto ya que son menos recursos y no pueden hacer todo el trabajo previsto en el tiempo del que dispone.

Si debe reducir el presupuesto de un proyecto, debería observar los grados de recursos materiales que ha presupuestado.

Debería observar también los costos de los recursos humanos y del equipamiento que ha pensado utilizar.

Sin embargo, la reducción de los costos puede causar deficiencia respecto del objetivo a conseguir.

Como administrador del proyecto debe considerar (o informar a las personas que toman las decisiones) los beneficios y riesgos de la reducción de los costos.


2 … Y puede que también deba incrementar la duración del proyecto ….

Ámbito

Tiempo Costo

Deberá ajustar el plan si el costo disminuye

1 Disminuye elcosto del proyecto…

3 … O disminuir el ámbito del proyecto.



Si el ámbito del proyecto aumenta, puede que necesitemás tiempo o más recursos (costo) para realizar el trabajoadicional.

Cuando el ámbito del proyecto aumenta una vezcomenzado el proyecto, se denomina incremento delámbito.

Un cambio en el ámbito del proceso del proyecto no tieneque ser necesariamente malo; por ejemplo, podríacambiar el deseo de un cliente y necesitar un productodiferente. Un cambio en el ámbito del proyecto puederesultar perjudicial si el administrador de proyecto noreconoce y planifica los nuevos requerimientos.


1. Aumenta el ámbito del proyecto.

2 . … Y puede que también deba incrementar la duración del proyecto ….

Ámbito

Tiempo Costo

Deberá ajustar el plan si el ámbito del proyecto aumenta.

3 …O incrementar elcosto del proyecto…


Planificación y gestión de proyectos con MS Project

Microsoft Project 2010

Planificación

Programación

Control

Fijar objetivos generales y asignar recursos

Especificar actividades, estimar su duración, asignar recursos a cada

una, determinar relaciones de

precedencia.

Supervisión, seguimiento

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Administración de proyectos Proceso de Planear, Organizar y Administrar

Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo

Triángulo del proyecto TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se

refleja en la programación del mismo. DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en

el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo.

Administración proyectos Fases

Crear un PLAN realista del proyecto. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios. Comunicación de los resultados y el progreso. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

Crear un Plan Inicial Realista del Proyecto

Gestionar el Proyecto

Seguimiento del Proceso Ajustar el Proyecto Comunicar el Proceso

Comunicar los Cambios en la Programación

Historia de la Administración de Proyectos (I)

Proyectos se han hecho desde el inicio dela humanidad, pero solo se creó unadisciplina desde la segunda guerra mundial

El proyecto Manhattan es el primero en serreconocido por usar técnicas deadministración modernas.

Critical Path Method (CPM) desarrollado en1950s por DuPont y Remington Rand paraayudar en mantenimiento

Historia de la administración de proyectos (II)

1958, gobierno U.S.A. adoptó CPM y lomejoró para crear PERT (ProgramEvaluation and Review Technique) para elprograma de submarinos Polaris.

Desde 1950, administración de proyectos haevolucionado en una disciplina en la cualuno puede obtener un titulo y certificacion.

Al presente PERT y CPM están tanmezclados que no se aprecia mucho sudiferencia y se conoce como PERT/CPM

Todos somos Administradores deProyectos, pero no todos saben comoplanear y administrar un proyecto

Proyectos varian en tamaño y alcance:Lanzamiento transbordador NASAConstruir un boteConstruir un hospitalRemodelación de un edificioPlanear una fiesta o bodaOrganizar olimpiadasDesarrollar un nuevo softwareObtener un titulo en Acuicultura

¿Que es un Proyecto?

Un proyecto es un conjunto planificadode tareas que, combinando recursoshumanos, materiales, financieros ytécnicos, tienden a lograr un objetivo oproducto determinado, con uncomienzo y fin definidos en el tiempode acuerdo a requerimientosestablecidos.

¿Qué es un proyecto? Tiene un Objetivo bien identificado. Serie tareas o actividades dependientes. Cada actividad tiene periodo de duración. Se puede identificar actividades que son

prerrequisitos para iniciar otras actividades. Es único. Utiliza varios recursos. Tiene un inicio y un final. Tiene un cliente. Involucra cierto grado de incertidumbre

(riesgo).

¿Qué NO es un proyecto? Operaciones en curso:

No tienen un fin. Producen productos similares o idénticos.

Ejemplos: Una compañía de seguros procesa miles de

reclamos al día. Un caJero atiende a 100 clientes por día. Planta de automóviles produce miles de

vehículos, del mismo modelo y con opciones limitadas.

Ejemplos de Proyectos

Traslado de las oficinas de una compañía a otro lugar.Desarrollo de una nueva aplicación informática.Creación de un manual de uso.Remodelación de una habitación en nuestra casa. Confección de una Intranet.Apertura de un nuevo negocio.Construcción de una casa.

Definir antes del comienzo deun proyecto

Antes del comienzo de un proyecto hay que definir: • Objetivo.• Tareas.• ¿Quién se encarga?.• ¿Cuándo comienzan?.• ¿Cuánto tardan?.• Costo. • Delimitaciones.

Administración de proyectosLa administración de proyectos es el proceso de planear,organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar unobjetivo concreto, generalmente con delimitaciones detiempo, recursos o costo.

Plan de proyecto:• Sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechasde comienzo y fin escritas en un bloc de notas.• Complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y unpresupuesto del proyecto de millones de dólares.

Fases de un Proyecto1.- Fase de definición• Conceptualización del proyecto

2.- Fase de planeación• Preparar listado de tareas• Asignar tiempos a las tareas• Asignar relaciones entre las tareas• Organizar las tareas según un esquema• Asignar recursos a las tareas• Verificar y ajustar conflictos con las asignaciones de recursos• Verificar y ajustar el camino crítico• Asignar costos a las tareas y recursos.• Chequear presupuestos y disponibilidades• Guardar línea de base o plan provisional• Presentación de informes.

Fase de administración• Relevar información del avance del proyecto• Actualizar avances del proyecto con información actual• Verificar los supuestos y ajustes• Comparar con la línea de base

Fase de cierre• Cierre del proyecto.

INTRODUCCIONQUE ES MICROSOFT

PROJECT?Es una herramientaque permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un

proyecto

MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

Organizar la lista de actividades en unaestructura jerárquica.

Asignar recursos y costos a las diferentesactividades.

Obtener la gráfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar elproyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, haydaños líquidos, pero si se presenta una excusa no habrácargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve sabercuando voy a empezar?, es importante conocer esto,para poder tener los recursos disponibles (materiales,mano de obra y equipo).

Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que elresponsable podrá conocer cuanto le afecta el proyectoen costos y en días si ocurre un cambio de unaactividad.

Definir el proyecto.

Herramienta de Planificación, gestión y seguimiento de proyectos

Definición tareas, recursosAsignación de recursos a tareasDefinición de costosResolución de sobreasignacionesSeguimiento de proyectosComunicación entre el equipo e informes

No herramienta de valoración y estimación de proyectos

¿En que nos ayuda MS Project?

Es la forma de simplificar lasdificultades durante la planificación,diseño, administración y evaluación deproyectos es el MS Project.

Microsoft Project Los recursos pueden ser distintas índoles:Grupos de PersonasEquipamiento InstalacionesCostos

De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.

La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: Trabajo = Duración * Unidades.

Antes de comenzar un proyecto, es necesario:

• Definir el objetivo del proyecto• Determinar las tareas (Necesarias para alcanzar

el objetivo)• Identificar quien se encargara y cuando

comenzara cada una de las tareas, así comocuanto se va a tardar en realizarlas

• Una vez que el proyecto esta en marcha, resultaadecuado seguir el progreso de cada tarea

Fijación de los objetivos del proyecto

• Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar pordeterminar el objetivo del mismo. Hay que ser tanespecifico como se pueda, incluyendo información talcomo fechas, números y elementos

• Un objetivo especifico clarifica el ámbito del proyecto,las personas afectadas y el período de tiempo

• Esto facilita la planeación del proyecto, ya que setienen más directrices sobre las que basar lasdecisiones

Evaluar un proyecto y definir un objetivo

Se deben completar los siguientes pasos:1. Considerar la complejidad de su proyecto.

¿Requerirá el proyecto bastanteplanificación?

2. Escribir los parámetros o restricciones dentrode los que se deberá trabajar para llevar acabo con éxito el proyecto

3. Definir el objetivo del proyecto

Desarrollo de las partes de un proyecto

Una vez definido el proyecto, el próximo trabajoes decidir cómo y cuándo se alcanzará eseobjetivo.

Un proyecto típico se compone de las siguientespartes o elementos:

•Tareas•Hitos•recursos

Definición de las tareas del proyecto

• Las Tareas , también llamadas pasos, se requierenpara completar un proyecto y definen el ámbito delobjetivo del mismo

• Teniendo presente el objetivo, se comienza poridentificar los elementos o fases principales de este

• Una vez identificados, se comienza a descomponercada elemento o fase

• Al identificar las tareas, se deben organizar en unajerarquía llamada estructura de descomposición deltrabajo, esta lista las tareas a realizar en unasecuencia determinada por la naturaleza delproyecto

Definición de las tareas del proyecto

• Algunas tareas suceden de forma secuencial,mientras otras se pueden realizarsimultáneamente

• Al crear la lista de tareas, también hay queidentificar las duraciones. El tiempo necesariopara realizar una tarea es su duración

• El plan del proyecto dice cuándo estáprogramado que empiece y acabe cada tarea,así como cuánto tiempo va a emplear.

Identificación de los hitos del proyecto

•Un hito representa un evento o condición quemarca la finalización de una fase del proyecto

•Los hitos ayudan a organizar las tareas engrupos lógicos o secuénciales, y se pueden usarpara seguir el progreso del proyecto

•Al completar un grupo de tareas, se alcanza unhito del proyecto

•Cuando se hayan alcanzado todos los hitos delproyecto, el proyecto estará terminado

Definición de las tareas y los hitos

• La identificación de las tareas del proyecto es una parte importante en el proceso de planificación

• Una buena norma a seguir consiste en identificar las tareas claves y los hitos incluso antes de comenzar a introducir la información

Definición de las tareas y los hitosPara ellos, se deben tener presentes los siguientes puntos:

1. Listar varias tareas importantes de su proyecto2. Determinar qué tareas dependen de otras3. Considerar si las tareas están o no relacionadas en algún

sentido4. Identificar los puntos del proyecto que representan los

hitos.

Dependencias entre tareas Fin a Comienzo Fin a Fin Comienzo a Comienzo Comienzo a Fin

Tareas secuenciales

Tareas comienzan mismo tª

Tareas finalizan mismo tº

Evaluación de los recursos del proyecto

• Para llevar a cabo una tarea se necesitan recursos• Los recursos pueden incluir personas, equipos o

instalaciones especiales necesarios para realizar la tarea, pero los recursos no suelen estar disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, y a menudo se necesitará considerar su disponibilidad

Identificación de recursosPara identificar los recursos del proyecto se deben tener en

cuenta los siguientes pasos:1. Identificar las personas o grupos necesarios para realizar

las tareas2. Identificar el equipamiento necesario para realizar cada

tarea3. Identificar las instalaciones o locales necesarios para

realizar las tareas.

Con Microsoft Project• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y

vinculaciones• La duración de una actividad se puede establecer en

minutos, horas, días o semanas• Posee un calendario en el cual pueden definirse los días

y horas laborales de todo el proyecto• La vinculación entre tareas puede hacerse mediante el

ingreso de sus precedencias inmediatas, o a través dela tabla de Gantt que construye Microsoft Project

• Permite distintos tipos de vinculación entre actividades(fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin ycomienzo a fin)

Ver los datos VISTAS: Sirven para presentar un

subconjunto de información del proyecto enun formato fácil de interpretar. Ej. Diagramade Gantt, gráfico de barras.

TABLAS: Sirven para definir las columnasmostradas.

FILTROS: Permiten centrase en tareas orecursos específicos.

Al abrir Microsoft Project apareceráun documento nuevo en la vista delDiagrama de Gantt y la ventana deayuda sobre el proyecto en blanco.Haga clic en el botón cerrar de laventana de ayuda

Ventana MS Project

La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en laparte superior que consta de dos componentes: una escala temporalprincipal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Lasescalas principal y secundaria se pueden ajustar de formaindependiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalledeseado.

La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas delproyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y losrecursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con unacaracterística de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersecciónde una fila con una columna se reconoce como Campo.

El área del gráfico de Gantt muestra gráficamente cada una de lastareas. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como sulongitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, laposición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareasse suceden o se superponen.

Los menús en Project 2010 se encuentran al tope de la pantalla:

Cuando damos clic en algunaopción del menú, se ve unapequeña selección de comandosque podemos realizar que son losmás usados, además al final seencuentran unas flechas haciaabajo que ver todas las opcionesdel menú:

Barras de HerramientasLa barra de herramientas muestra los botones quepermiten utilizar las diferentes opciones de MicrosoftProject, de una manera más accesible. Por defecto semuestran la Barra de Formato y la Barra Estándar.

DIAGRAMA DE GANTT

Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt Creador Henry L. Gantt Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las

actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

LOS GRÁFICOS GANTT En unos ejes de coordenadas se

representan las actividades de unproyecto en forma de barras con laextensión de su duración.

En las ordenadas se representan lasactividades. Teniendo en cuentaprecedencias.

En las abcisas el tiempo. Sirve para calcular la duración del

proyecto y para el control del mismo.

Los gráficos Gantt

ABCDEF

GHI

Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8

Actividades

QUE ES UNA ACTIVIDAD? Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en

que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser: Específicas y no generales, es decir buscar el detalle

suficiente sin irnos al demasiado detalle

Desglose de tareas: Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en

tareas manejables antes de proceder a suplanificación y puesta en marcha.

Una representación de estas tareas consiste en undiagrama de estructura de descomposición deltrabajo (EDT).

Actividades

Duración de las tareas: Se puede fijar en meses, semanas, días, horas

o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

EDT Representación estructurada de las tareas Las actividades que no aparecen en el EDT

están fuera del alcance del proyecto A cada una de las tareas del proyecto se le

suele asignar un código único, que sirvepara poder nombrar a esa tarea de unaforma más cómoda

Los gráficos Gantt

ABCDEF

GHI

Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8

ActividadesEn la quinta semana controlamos cómo va el proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y otras adelantadas sobre lo previsto

terminado

Id Nombre de tarea Duración1 Planeamiento de proyecto 2 días

2 Análisis de requerimientos 2 días

3 Determinación del objetivo 3 días

4 Formación de grupo de trabajo2 días

5 Análisis de requerimiento 2 días

6 Informe de avance 2 días

7 Determinación de Requerimientos1 día

8 Revisión y elaboración del informe2 días

9 Ajuste de proyecto 5 días


11 Recopilación de información detallado9 días

12 Inf. de documentación de trabajo2 días

13 Inf. Plan de Proyecto 2 días

14 Redacción del Informe Final 2 días

15 Revisión General y Final 1 día

16 Informe Final 1 día

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILV

TERE

D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V30 ene '00 06 feb '00 13 feb '00 20 feb '00

EJEMPLO PRACTICO Titulo: Preparación del Seminario de

Microsoft Project Calendario:

Calendario Horas

Domingo Horas no laborables

Lunes-Viernes 8:00AM-5:00 PM

Sábado Horas no laborables

CALENDARIO

domingo lunes martes miércoles jueves viernes sábado30 31 01 02 03 04 05

06 07 08 09 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

Planeamiento de proyecto, 2 díasAnálisis de requerimientos, 2 díasDeterminación del objetivo, 3 días

Informe de avance, 2 díasDeterminación del objetivo, 3 días

Análisis de requerimiento, 2 días

Informe de avance, 2 días Revisión y elaboración del informe, 2 díasDeterminación de Requerimientos, 1 día

Ajuste de proyecto, 5 díasInforme de avance, 3 días

DIAGRAMA PERT

Determinacióndelobjetivo

3 3 díasvi 04/02/00ma 08/02/00

Formacióndegrupode

Análisisderequerimientos2 2 díasju 03/02/00vi 04/02/00

Planeamientodeproyecto

1 2 díasma 01/02/00mi 02/02/00

• Visualización de la red del proyecto(DIAGRAMA DE RED)

Muestra las tareas y las dependencias entretareas en formato de red o de flujo. Cadatarea se representa con un cuadro (tambiéndenominado nodo) y la línea que une doscuadros representa la dependencia entre lasdos tareas. De forma predeterminada, lavista Diagrama de red muestra una líneadiagonal sobre las tareas en curso y líneasdiagonales en cruz sobre las tareascompletadas.

Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareasal Diagrama de red para mostrarúnicamente las tareas que desee ver.

Para adecuar una vista Diagrama de red a susnecesidades, puede personalizar su aspectoo crear nuevas versiones personalizadas.Cuando se guarda el proyecto, la vistapersonalizada también se guarda con elproyecto.

GANTT DE SEGUIMIENTO

Id Nombre de tarea Duración1 Planeamiento de proyecto 2 días

2 Análisis de requerimientos 2 días

3 Determinación del objetivo 3 días

4 Formación de grupo de trabajo2 días

5 Análisis de requerimiento 2 días


7 Determinación de Requerimientos1 día

8 Revisión y elaboración del informe2 días

9 Ajuste de proyecto 5 días


11 Recopilación de información detallado9 días

12 Inf. de documentación de trabajo2 días

13 Inf. Plan de Proyecto 2 días

14 Redacción del Informe Final2 días

15 Revisión General y Final 1 día

16 Informe Final 1 día

85%

100%

100%

85%

100%

80%

100%

95%

90%

M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L06 feb '00 13 feb '00 20 feb '00 27 fe

USO DE TAREAS

Id Nombre de tarea Trabajo1 Planeamiento de proyecto16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas2 Análisis de requerimientos16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas3 Determinación del objetivo24 horas

TERESA ABARCA SILVA24 horas4 Formación de grupo de trabajo16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas5 Análisis de requerimiento16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas6 Informe de avance 16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas7 Determinación de Requerimientos8 horas

TERESA ABARCA SILVA8 horas8 Revisión y elaboración del informe16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas9 Ajuste de proyecto 40 horas

TERESA ABARCA SILVA40 horas10 Informe de avance 24 horas

TERESA ABARCA SILVA24 horas11 Recopilación de información detallado72 horas

Detalles

Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.

J V S D L M M19 mar '00

8h 8h8h 8h

GRÁFICO DE

RECURSOS

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

200%

Recursos asignados:

TERESA ABARCA SILVASobreasignado: Asignado:

J V S D L M M J V S D19 mar '00 26 mar '0

200% 100%

HOJA DE RECURSOS

Id Nombre del recursoIniciales Grupo Capacidad máximaTasa estándarTasa horas extraCosto/UsoAcumular1 TERESA ABARCA SILVAT 100% $0.00/hora $0.00/hora $0.00Prorrateo

INFORMACIÓN PREVIA1. Título de su proyecto2. Calendario: Dias laborables y no laborables

en el proyecto (Receso acádemico, sábados y domingos)

3. Lista de tareas principales4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para

ejecutar la Tarea principal) 5. Determinar la duración de cada tarea y

subtarea.

Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones,

etc.)

Realizar Presentación en Power Point :

Imprimir Handouts y Fotocopias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Indicaciones sobre el seminario

Realización del seminario

1 2

4

7 8

•Búsqueda del Sitio•Confirmación del sitio

•Determinar Fecha, Hora y Lugar:

Enviar mensajes de Invitación al personal

administrativo.

6 5

•Preparar ejemplo en Microsoft Project•Borrador•Diseñar la presentación

3

EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA PREPARACION DE UN SEMINARIO

•Indicaciones sobre el seminario

•Preparar Información Básica

•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

•Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.

•Realizar Presentación en Power Point

•Buscar un ejemplo de aplicación

•Realizar la presentación en borrador

•Diseñar la presentación

•Imprimir Handouts y Fotocopias

•Realización del seminario

PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto

Tarea Principal

Tareas secundarias•Búsqueda del Sitio

TAREAS Y SUBTAREAS

•Confirmación del sitio

•Determinar Fecha, Hora y Lugar

Informes

Creación de informes

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Generales

Resumen del proyecto Tareas de nivel superior Tareas críticas Hitos Días laborables

Actividades actuales

Tareas sin comenzar Tareas que comienzan

pronto Tareas en curso Tareas completadas Tareas que deberían

haber comenzado Tareas propuestas

Costos

Flujo de caja Presupuesto Presupuesto

sobrepasado Tareas con presupuesto

sobrepasado Recursos con

presupuesto sobrepasado Valor acumulado

Asignaciones

Tareas y recursos humanos

Tareas, recursos humanos y fechas

Lista de tareas pdtes. Recursos

sobreasignados

Carga de trabajo

Uso de tareas Uso de recursos

Conclusiones MS ProjectNos permite organizar nuestros proyectos,

introduciendo en él lo que antes anotábamos,esquematizábamos y calculábamos a mano. Nosaporta una serie de tablas, gráficas y panelesdesde los que podremos introducir todas esasinformaciones recopiladas y tener una visiónglobal de, por un lado las tareas, por otro lado losrecursos y por otro los costos de los recursos.

nos resultará fácil alterar cualquiera de loselementos que intervienen en el proyecto siendorecalculado de forma automática el proyectocompleto

ConclusionesMs ProjectLas fechas se actualizan también de forma

automática solo con modificar unaduración, establecer una delimitación obien una demora. De los tiempos y plazospodemos hacer sencillos seguimientos.En suma, este programa, que además

mantiene la filosofía de trabajo del resto delas aplicaciones Microsoft que quizásconozcamos (Word, Excel, Access,Internet Explorer, Front Page...)

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO

Hacemos clic en Información del proyecto y escogemos Propiedades avanzadas.

Ingrese el título de su proyecto

y defina el responsable o el autor.

DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

Clic en Tarea y luego en Información…

Marque el primer renglón1

2 3

Seleccione la fecha de inicio y de finalización

del proyecto

4

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIO

Click en Calendar. Modifique losparámetros necesarios como la hora

de entrada y salida, etc.

Clic en Herramientas…>>Opciones…

1 2

Tools –Change working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Asígnele un nombre a suproyecto (Primer renglón) sino lo hizo en los pasosanteriores.

1

Liste todas las tareas y subtareas necesarias de su proyecto, sin preocuparse por la duración de cada tarea.

2

AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Seleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en dirección derecha. Aquí le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: Preparación de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS

Agrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangría para que queden dentro de el grupo que usted requiere.

Iconos el esquema

Subtareas

Tarea

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o

mostrar las subtareas haciendo click en los iconosiconos de la tarea principal

1

2

TRANSLADAR UNA TAREA

Click en el número de la tarea

1

Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posición.

2

Suelte el mouse3

INSERTAR UNA NUEVA TAREA

Click derecho en el número de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva

1

Click en la opción Nueva tarea (New Task)

2

COMO ELIMINAR UNA TAREA

Click derecho en el número de la fila de la tarea que va a eliminar

1

Click en la opción eliminar tarea Delete Task

2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA

Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a recordar como se ha diseñado la planificación:

Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota

1

Click en el icono Notas de tareas Task Information

2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)

Click en el cuadro notas

3

Escriba la nota correspondientey cuando termine Click en OK

4

Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observará el contenido de la nota

5

NUMERACION DE TAREASClick en el menú Tools y click en options

En el área opciones de esquema, seleccione la casilla de verificación Show Outline number y click en OK

1

3

Click en la ficha view2

TAREAS PREDECESORAS Ingrese los números de las tareas predecesoras en

la columna “Predecesors”

DURACIÓN DE LAS TAREAS1 Ir a la vista “Diagrama de Gantt”2.En la columna de duración de cada tarea establezca la duración, la cual puede

ser en días, horas, etc.3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogación al final

del número que ingresó.4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTT Al introducir la duración observará que a la derecha va

modicando Diagrama de la derecha de la pantalla(Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.

Haga doble click en la escala.

Escala

Cambie la escala mayor y la menor según el tiempo que requiera: Semanas, dias, años, etc.

1

2

Abriendo la hoja de Recursos

Hoja de Recursos

Columnas en la hoja de recursos Resource name

Nombre del recurso

TypeEspecifica si es recuso material o humano

Material labelUnidad de medida. (solo en recursos materiales)

InitialsIniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursos Group

Asigna recursos con características similares, a un grupo específico.

Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %

Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada

Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra trabajada.

Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo empleada.

Columnas en la hoja de recursos Resource name

Nombre del recurso

TypeEspecifica si es recuso material o humano

Material labelUnidad de medida. (solo en recursos materiales)

InitialsIniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursos Accrue At. Especifica cuando MsProject cargará los

costos de los recursos al proyecto.

Base Calendar. Especifica el calendario base que usará el recurso.

Code. Abreviación para alguna busqueda

Calendario de Recursos

Calendario de Recursos

Asignando tareas a los recursos

COMO PERSONALIZAR SU PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADOCreación de un encabezado: •Click en File y entre en la opción PAGE SETUP•Click en la parte de encabezado HEADER•Seleccione la sección donde quiere que aparezca el encabezado (izquierdo, derecho, centro)

1

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)Pulse la fecha hacia abajo de la opción GENERAL y seleccione el elemento a agregarClick en agregar, si lo desea puede escribir un texto o puede elegir otra secciónClick en OK

2

CREAR UN PIE DE PÁGINA Click en File y entre en la

opción PAGE SETUP Click en la parte de pie de

pagina FOOTER Seleccione la sección donde

desee que aparezca el pie depágina (izquierda, centro oderecha)

Pulse la fecha hacia abajo dela opción número de pagina yseleccione el elemento aagregar

Click en ADD, si lo deseapuede escribir un texto oelegir otra sección

Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESION

Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN (2)

En la pantalla haga click en el icono múltiples páginas Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la

escala (márgenes) Una vez que este satisfecha con la vista preliminar

haga clic en imprimir PRINT

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Clases de MSProject 2010 - UCV