Dirección Integrada de Proyectos

Tema: CONCEPTOS Y HERRAMIENTAS DE LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS. “PROJECT MANAGEMENT”.

Profesor: Ing. Orestes Gómez González, MSc.

Contenido:Contenido:4.- El fundamento de la planificación bajo un enfoque 4.- El fundamento de la planificación bajo un enfoque

sistémico.sistémico.4.1.- El principio general de la planificación.4.1.- El principio general de la planificación.4.2.- Actitudes planificadoras y estilos de dirección.4.2.- Actitudes planificadoras y estilos de dirección.4.2.1.- El estilo reactivo.4.2.1.- El estilo reactivo.4.2.2.- El estilo inactivo.4.2.2.- El estilo inactivo.4.2.3.- El estilo preactivo de dirección.-4.2.3.- El estilo preactivo de dirección.-4.2.4.- El estilo “interactivo” o proactivo de dirección.4.2.4.- El estilo “interactivo” o proactivo de dirección.5.-El enfoque sistémico, la aceleración del cambio, la 5.-El enfoque sistémico, la aceleración del cambio, la

planificación y la Dirección Integrada de Proyecto.planificación y la Dirección Integrada de Proyecto.

4.2.3.- El estilo preactivo de dirección.-4.2.3.- El estilo preactivo de dirección.-4.2.4.- El estilo “interactivo” o proactivo de 4.2.4.- El estilo “interactivo” o proactivo de

dirección.dirección.5.-El enfoque sistémico, la aceleración del 5.-El enfoque sistémico, la aceleración del

cambio, la planificación y la Dirección cambio, la planificación y la Dirección Integrada de Proyecto.Integrada de Proyecto.

Primer modulo - Semana No. 2Primer modulo - Semana No. 2

Contenido:Contenido:4.- El fundamento de la planificación bajo un 4.- El fundamento de la planificación bajo un

enfoque sistémico.enfoque sistémico.4.1.- El principio general de la planificación.4.1.- El principio general de la planificación.4.2.- Actitudes planificadoras y estilos de dirección.4.2.- Actitudes planificadoras y estilos de dirección.4.2.1.- El estilo reactivo.4.2.1.- El estilo reactivo.4.2.2.- El estilo inactivo.4.2.2.- El estilo inactivo.

Clase No. 5Clase No. 5

El principio general de la planificaciónEl principio general de la planificación Planificación: Es la actividad fundamental del Planificación: Es la actividad fundamental del

“Management” ya que este no tiene otra opción “Management” ya que este no tiene otra opción que anticiparse al futuro.que anticiparse al futuro.

Todas las decisiones que se toman ahora tendrán Todas las decisiones que se toman ahora tendrán su efecto en un futuro más o menos próximo.su efecto en un futuro más o menos próximo.

Como no conocemos lo que va a suceder es Como no conocemos lo que va a suceder es preciso realizar ejercicios de previsión, en los que preciso realizar ejercicios de previsión, en los que hay que tomar el riesgo de equivocarse.hay que tomar el riesgo de equivocarse.

La planificación no es solo redactar planes sino La planificación no es solo redactar planes sino también ejecutarlos, ponerlos en practica.también ejecutarlos, ponerlos en practica.

En un En un Sistema,Sistema, para que sea estable, debe para que sea estable, debe conservarse, siempre, el equilibrio.conservarse, siempre, el equilibrio.

La identidad entre el Sistema y su Entorno o La identidad entre el Sistema y su Entorno o Suprasistema puede expresarse por la expresión:Suprasistema puede expresarse por la expresión:

SSiitt=E=Eii

tt

Donde: S = Sistema; E = Entorno, considerando Donde: S = Sistema; E = Entorno, considerando aspectos i; t = momento, en el tiempo, en que se aspectos i; t = momento, en el tiempo, en que se cosidera la identidad.cosidera la identidad.

Esta identidad constituye laEsta identidad constituye la ecuacion universal de ecuacion universal de la planificacion.la planificacion.

¿Como tratar de conseguir la permanencia de la ¿Como tratar de conseguir la permanencia de la identidad a lo largo del tiempo?identidad a lo largo del tiempo?

En el En el EntornoEntorno se suceden cambios y estos se suceden cambios y estos aparecen, cada vez con mayor aceleración.aparecen, cada vez con mayor aceleración.

Así, sí el Así, sí el entornoentorno cambia y este cambia y este sistema, sistema, es de es de orden jerárquico superior al orden jerárquico superior al Sistema,Sistema, lo que exige lo que exige es que el es que el SistemaSistema cambie. cambie.

Tal cambio en el Tal cambio en el Sistema Sistema puede producirse de puede producirse de manera espontánea, pero puede no producirse, manera espontánea, pero puede no producirse, en cuyo caso se rompe el equilibrio y con ello se en cuyo caso se rompe el equilibrio y con ello se destruye el destruye el SistemaSistema con finalidad. con finalidad.

Para que esto no ocurra se acude al la Para que esto no ocurra se acude al la planificaciónplanificación, que cuando es a , que cuando es a largo plazo, largo plazo, se se denomina denomina estrategiaestrategia y si solo se realiza a y si solo se realiza a corto corto plazoplazo es la es la planificación táctica.planificación táctica.

El El ManagementManagement debe mantener una actitud debe mantener una actitud planificadora, esto es, de estar atento para planificadora, esto es, de estar atento para prever las variaciones que pueden suceder en el prever las variaciones que pueden suceder en el entorno para modificar el entorno para modificar el Sistema Sistema de manera que de manera que conserve el equilibrio.conserve el equilibrio.

Tal Tal actitud planificadoraactitud planificadora depende del depende del estilo de estilo de direccióndirección utilizado para dirigir el utilizado para dirigir el sistema.sistema.

El El estilo de direcciónestilo de dirección depende de la actitud del depende de la actitud del managementmanagement hacia tres cosas relacionadas con el hacia tres cosas relacionadas con el tiempo: El pasado, el presente y el futuro.tiempo: El pasado, el presente y el futuro.

La vida de una organización depende del estilo de La vida de una organización depende del estilo de dirección.dirección.

Actitudes planificadoras y estilos de dirección. Actitudes planificadoras y estilos de dirección.

Los estilos de dirección que se exponen a Los estilos de dirección que se exponen a continuación son continuación son prototipos prototipos o o modelos puros,modelos puros, sin sin mezcla.mezcla.

En la mayoría de las organizaciones, sus directivos En la mayoría de las organizaciones, sus directivos tienen y ejercen el tienen y ejercen el managementmanagement mediante una mediante una mezcla de estos modelos puros, en las que puede mezcla de estos modelos puros, en las que puede predominar alguno de ellos, que es el que da carácter predominar alguno de ellos, que es el que da carácter e identifica su e identifica su management.management.

A continuación mostramos una matriz donde se A continuación mostramos una matriz donde se muestran los estilos y las actitudes del muestran los estilos y las actitudes del management. management. El signo positivo significa una actitud favorable y el El signo positivo significa una actitud favorable y el negativo, desfavorable.negativo, desfavorable.

+ denota actitud favorable, positiva; o sea, atención; tomar como ejemplo y guía.- denota actitud desfavorable, negativa; o sea; - denota actitud desfavorable, negativa; o sea; desinterés y falta de atención; rechazo.desinterés y falta de atención; rechazo.

Los enemigos de los directivos que utilizan este Los enemigos de los directivos que utilizan este estilo son todos los acontecimientos que estilo son todos los acontecimientos que producen cambios en el producen cambios en el EntornoEntorno; así, como la ; así, como la tecnología (y su cambio acelerado), son enemigos tecnología (y su cambio acelerado), son enemigos de los avances tecnológicos, de la innovación y de los avances tecnológicos, de la innovación y tratan de oponerse a su uso, como si con ello tratan de oponerse a su uso, como si con ello fueran a impedir que se produjera la alteración del fueran a impedir que se produjera la alteración del EntornoEntorno..

Este enfoque directivo no acepta, ni realiza Este enfoque directivo no acepta, ni realiza planificación; solo desea analizar la situación de su planificación; solo desea analizar la situación de su organización para, con la comparación con el organización para, con la comparación con el pasado, diseñar como se puede mejorar (!!!).pasado, diseñar como se puede mejorar (!!!).

Se caracteriza por una actitud que considera que Se caracteriza por una actitud que considera que la situación actual es mala, pero que la futura la situación actual es mala, pero que la futura puede ser peor.puede ser peor.

Le gusta como fueron las cosas, las situaciones, Le gusta como fueron las cosas, las situaciones, en el pasado y por ello trata de reproducirlas, de en el pasado y por ello trata de reproducirlas, de recrearlas.recrearlas.

Considerando que el tiempo avanza en sentido Considerando que el tiempo avanza en sentido positivo, este estilo de dirección es absurdo y no positivo, este estilo de dirección es absurdo y no puede funcionar por el simple hecho de que el puede funcionar por el simple hecho de que el EntornoEntorno del pasado del pasado nunca volveránunca volverá; es más el ; es más el EntornoEntorno de de “dentro de un rato”“dentro de un rato” ya será distinto al ya será distinto al actual.actual.

El estilo reactivoEl estilo reactivo

Por regla general hacen este “diseño” atendiendo Por regla general hacen este “diseño” atendiendo a la realización de proyectos o tomando acciones a la realización de proyectos o tomando acciones sobre cada unidad elemental de su organización; y sobre cada unidad elemental de su organización; y por supuesto, ignorando como será el por supuesto, ignorando como será el EntornoEntorno del del futuro.futuro.

El principio de este “El principio de este “Management”Management” es no hacer es no hacer nada (estar inactivo) hasta que sea inevitable. nada (estar inactivo) hasta que sea inevitable. Actuar solo en los caso de crisis, de conflicto; Actuar solo en los caso de crisis, de conflicto; incluso ha producido lo que se llama incluso ha producido lo que se llama “management de crisis”“management de crisis” o o “management de “management de conflictos”.conflictos”.

Como estos directivos tratan de mantener el Como estos directivos tratan de mantener el “statu-quo”“statu-quo”, la situación presente, por supuesto , la situación presente, por supuesto no realizan planificacion; esta fuera de su no realizan planificacion; esta fuera de su mentalidad y cultura.mentalidad y cultura.

El El estilo de dirección inactivoestilo de dirección inactivo hace que la hace que la organización trabaje mucho para que no ocurra organización trabaje mucho para que no ocurra nada. Crea y fomenta la nada. Crea y fomenta la burocraciaburocracia, que consiste , que consiste en ocupar las personas sin hacer nada útil.en ocupar las personas sin hacer nada útil.

Este estilo Este estilo inactivoinactivo es el inventor del es el inventor del “Comit锓Comité” ((“Comisión”)“Comisión”), que es un dispositivo social para , que es un dispositivo social para impedir la acción, obstaculizandola.impedir la acción, obstaculizandola.

Ejemplos: Monopolios, Agencias de la Ejemplos: Monopolios, Agencias de la Administración del Estado, Empresas protegidas, Administración del Estado, Empresas protegidas, Universidades.Universidades.

Es aquel que le gusta el presente y sin querer Es aquel que le gusta el presente y sin querer volver al pasado no hace nada para conocer como volver al pasado no hace nada para conocer como puede ser el puede ser el EntornoEntorno en el futuro. en el futuro.

El directivo trata de El directivo trata de “no mover nada para que “no mover nada para que todo continúe igual”todo continúe igual”; pero ignora que el ; pero ignora que el EntornoEntorno se altera siguiendo la aceleración del cambio, en se altera siguiendo la aceleración del cambio, en sus múltiples facetas.sus múltiples facetas.

Así las decisiones que toma hoy no tienen en Así las decisiones que toma hoy no tienen en cuenta el futuro, sin pensar que el hoy ya no cuenta el futuro, sin pensar que el hoy ya no existe.existe.

Por eso, también viola la Por eso, también viola la identidad universal de la identidad universal de la planificaciónplanificación y su y su SistemaSistema se desequilibra y por falta se desequilibra y por falta de adaptación al de adaptación al EntornoEntorno, llega a su fin., llega a su fin.

El El estilo inactivoestilo inactivo representa una posición representa una posición conservadora y trata de impedir que suceda cualquier conservadora y trata de impedir que suceda cualquier tipo de cambio; pero olvida que el tipo de cambio; pero olvida que el EntornoEntorno tiene tiene jerarquía de orden superior a su jerarquía de orden superior a su SistemaSistema..

El estilo inactivoEl estilo inactivo

Es el que no esta satisfecho de como fueron las Es el que no esta satisfecho de como fueron las cosas en el pasado ni tampoco en el presente. cosas en el pasado ni tampoco en el presente. Como no puede adivinar el futuro, pero cree que Como no puede adivinar el futuro, pero cree que será mejor, será mejor, utiliza la planificacionutiliza la planificacion como como herramienta para hacerle frente con la mayor herramienta para hacerle frente con la mayor eficacia.eficacia.

Es el estilo directivo que mas se utiliza en las Es el estilo directivo que mas se utiliza en las empresas que tienen éxito.empresas que tienen éxito.

Trata de utilizar las oportunidades que le ofrece el Trata de utilizar las oportunidades que le ofrece el EntornoEntorno y sus cambios acelerados y a la vez de y sus cambios acelerados y a la vez de reducir el efecto de sus amenazas.reducir el efecto de sus amenazas.

En este estilo preactivo, para dirigir con éxito es En este estilo preactivo, para dirigir con éxito es preciso preciso “acertar”“acertar” con las previsiones de futuro en con las previsiones de futuro en cuanto a la evolución de los diferentes aspectos cuanto a la evolución de los diferentes aspectos del del Entorno.Entorno.

Basa su planificación en la bondad de las Basa su planificación en la bondad de las previsiones y con ello, en acertar el riesgo de previsiones y con ello, en acertar el riesgo de equivocarse.equivocarse.

Si la previsión de las variaciones del Entorno es Si la previsión de las variaciones del Entorno es continua, la propia planificacion le hace difícil continua, la propia planificacion le hace difícil adaptar el sistema. Por eso, nace el cuarto estilo adaptar el sistema. Por eso, nace el cuarto estilo de dirección.de dirección.

El estilo preactivoEl estilo preactivo

Es el que centra toda su actividad en el Es el que centra toda su actividad en el aprovechamiento de lo que será el aprovechamiento de lo que será el EntornoEntorno del del futuro.futuro.

En cuanto al futuro no esta conforme con lo que En cuanto al futuro no esta conforme con lo que muestran las previsiones muestran las previsiones

En este estilo se parte del principio de que el En este estilo se parte del principio de que el futuro dependerá mas de lo que hagamos a partir futuro dependerá mas de lo que hagamos a partir de “ahora”, o sea de lo que queda por hacer que de “ahora”, o sea de lo que queda por hacer que de lo ya hecho.de lo ya hecho.

Según este principio “podemos crear el futuro” y Según este principio “podemos crear el futuro” y si es asi, no tenemos porque preverlo.si es asi, no tenemos porque preverlo.

Según esto, la planificacion es:Según esto, la planificacion es: Diseñar el futuro deseable, yDiseñar el futuro deseable, y “ “Inventar” la manera de conseguirlo.Inventar” la manera de conseguirlo. Esta planificación se basa en que desde el Esta planificación se basa en que desde el Sistema Sistema

podemos cambiar el podemos cambiar el EntornoEntorno, se fundamenta en la , se fundamenta en la invención, apoyada en los procesos globales, de invención, apoyada en los procesos globales, de SíntesisSíntesis; en unir cosas, no en separarlas.; en unir cosas, no en separarlas.

Requiere participación en la planificacion de Requiere participación en la planificacion de todas las personas interesadas en el todas las personas interesadas en el SistemaSistema..

El estilo interactivo o proactivoEl estilo interactivo o proactivo Este proceso, “Este proceso, “el plan” el plan” no es la razón ultima de la no es la razón ultima de la

planificacion; planificacion; su razón es el proceso de la su razón es el proceso de la generación del plan mediante la participación generación del plan mediante la participación activa.activa.

Además esta planificacion requiere Además esta planificacion requiere continuidadcontinuidad. . El plan ha de estar en revisión, estudio y El plan ha de estar en revisión, estudio y modificación constante.modificación constante.

La planificacion que es útil, es la que se realiza de La planificacion que es útil, es la que se realiza de manera continua. En ella se tienen en cuenta como manera continua. En ella se tienen en cuenta como los “inventos”, las innovaciones que produce el los “inventos”, las innovaciones que produce el Sistema Sistema que están cambiando el que están cambiando el EntornoEntorno

La otra característica esencial es el realizar el plan La otra característica esencial es el realizar el plan atendiendo a la atendiendo a la globalidadglobalidad del del SistemaSistema; se trata de ; se trata de una planificacion una planificacion “holística”, “holística”, en la que hay que en la que hay que considerar y coordinar simultáneamente todos los considerar y coordinar simultáneamente todos los niveles y funciones de la organización que tenga el niveles y funciones de la organización que tenga el SistemaSistema..

Esta Esta coordinación simultanea requiere y fuerza la coordinación simultanea requiere y fuerza la integración del Sistema, integración del Sistema, recogiendo en una unidad recogiendo en una unidad la planificacion a largo plazo (estrategia), que la planificacion a largo plazo (estrategia), que generalmente fluye desde arriba hacia abajo de la generalmente fluye desde arriba hacia abajo de la organización con la planificacion a corto plazo, que organización con la planificacion a corto plazo, que se genera de abajo hacia arriba.se genera de abajo hacia arriba.

Estos dos niveles de planificacion deben se Estos dos niveles de planificacion deben se interdependientes, conscientes y explícitos y interdependientes, conscientes y explícitos y ejecutarse simultáneamente.ejecutarse simultáneamente.

El enfoque sistémico, la aceleración del El enfoque sistémico, la aceleración del cambio, la planificación y la Direccióncambio, la planificación y la Dirección

Cada proyecto constituye un Cada proyecto constituye un SistemaSistema con con finalidad que es la representada por su finalidad que es la representada por su EntornoEntorno, que en primer lugar es la Empresa , que en primer lugar es la Empresa propietaria o promotora.propietaria o promotora.

Para lograr esto hay que dirigir el Para lograr esto hay que dirigir el SistemaSistema, en el , en el sentido de sentido de ManagementManagement bajo un enfoque bajo un enfoque sistémico.sistémico.

Cuando la vida del proyecto es corta, puede que Cuando la vida del proyecto es corta, puede que sucedan pocos cambios y que la aceleración de sucedan pocos cambios y que la aceleración de los mismos no sea trascendental.los mismos no sea trascendental.

Existen proyectos de larga duración, en los que a Existen proyectos de larga duración, en los que a lo largo de su vida se pueden presentar cambios lo largo de su vida se pueden presentar cambios en el en el Entorno.Entorno.

Por eso, en general, los planteamientos de la Por eso, en general, los planteamientos de la planificacion estratégica, necesarios para planificacion estratégica, necesarios para determinar como será la vida de la empresa, solo determinar como será la vida de la empresa, solo serán necesarios en el serán necesarios en el ProyectoProyecto cuando tengan un cuando tengan un ciclo de vida largo o se planteen cambios bruscos ciclo de vida largo o se planteen cambios bruscos en su en su EntornoEntorno..

Siempre será conveniente que al aplicar la DIP se Siempre será conveniente que al aplicar la DIP se tenga una visión estratégica, a ser posible tenga una visión estratégica, a ser posible ejecutada con un estilo de dirección “ejecutada con un estilo de dirección “Proactivo” Proactivo” o o al menos al menos “Preactivo”“Preactivo” . .

Es importante considerar que el Es importante considerar que el ProyectoProyecto y su y su dirección integrada dirección integrada deben realizarse bajo los deben realizarse bajo los conceptos anteriores. Cuando no se tienen claros conceptos anteriores. Cuando no se tienen claros se confunde DIP con la Administración de se confunde DIP con la Administración de Proyectos; incluso es cuando se toman Proyectos; incluso es cuando se toman herramientas de control, como el herramientas de control, como el TODOTODO de la DIP. de la DIP. Esto es un grave error.Esto es un grave error.