Docentes: Jenny Palacios Fecha: desde 05/02/2015 hasta 11/02/2015Terceros Años Asistente Técnico Bilingüe2 horas clases.

Unidad: Uno

Clase # 4 ArchivoClase # 4 Archivo

Actividad #1 Recapitulación.Actividad #2 Sistema de clasificación de documentos.Actividad #3 Características eticas.Cierre

AgendaAgenda

Actividad #1 Recapitulacion.Actividad #1 Recapitulacion.

PropósitoPropósito Recapitular los temas aprendidos .Recapitular los temas aprendidos .

InstruccionesInstrucciones1.1. Preste atención a las siguientes laminas que Preste atención a las siguientes laminas que

permitenpermiten

2.2. Conteste según se le va solicitandoConteste según se le va solicitando

?Que es un documento??Que es un documento?

Un documento es cualquier información que se conserva en forma oral, escrita o visual y que es producida o conservada por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es por tanto un testimonio de la actividad humana.

La importancia de los documentos Los documentos son esenciales para los individuos y el funcionamiento

de cualquier organización ya que contienen información necesaria para las operaciones diarias de las instituciones.

La información que contiene un documento nos sirve de Base para tomar decisiones y planificar el futuro. Como evidencia. Para propósitos de impuestos. Fundamentos o base en procedimientos legales y cumplir con la ley. Base histórica.

Tipos de Documentos

Cartas Memorandos Informes Estados financieros Facturas Cheques Licencias Solicitudes Manuales Actas de reuniones Planos Presupuestos

Libros Revistas Catálogos Mapas Documentos legales Fotografías Trabajos de arte Cotizaciones Y otros

Medios para conservar los documentos

PapelesPapeles TarjetasTarjetas Cintas magnéticasCintas magnéticas Fotos Fotos VideocintasVideocintas AudiocintasAudiocintas Discos flexiblesDiscos flexibles Discos duros de Discos duros de

computadoracomputadora Disco ópticoDisco óptico Discos compactosDiscos compactos MicroimágenesMicroimágenes

Rollos de micropelícula. Tarjetas de memoria para

agendas electrónicas. Y otros.

Documentos que sirven como evidencia

Recibos de compras.Recibos de compras. Cheques cancelados.Cheques cancelados. Contratos.Contratos. Cedulas.Cedulas. Tarjetas o certificados de identidad, de nacimiento o de Tarjetas o certificados de identidad, de nacimiento o de

licenciamiento militar.licenciamiento militar. Licencias para ejercer una profesión u oficio.Licencias para ejercer una profesión u oficio. Pasaportes y evaluaciones.Pasaportes y evaluaciones. Amonestaciones escritas firmadas por el empleado.Amonestaciones escritas firmadas por el empleado. Normas de una empresa firmadas por el empleado.Normas de una empresa firmadas por el empleado.

?Que son archivos?

Los archivos también se conocen como ficheros o (files)

El archivo es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica.

El propósito principal de archivar es facilitar la localización de los documentos y el uso de la información cuando se necesita.

Métodos para conservar la información

Gancho de espigón. Nido de paloma. Carpeta acordeón. Archivo horizontal. Electrónico. Archivo caja. Tabla channón. Archivo vertical. Archivo lateral.

Métodos para conservar información

Archivo horizontal

Archivo caja Archivo Lateral Archivo electrónico

Archivo de carpeta de cartón

Archivo vertical Archivo tabla shannon

Actividad #2 Sistemas de los archivos.Actividad #2 Sistemas de los archivos.

PropósitoPropósito Describir los diferentes sistemas de archivos.Describir los diferentes sistemas de archivos.

InstruccionesInstrucciones1.1. Preste atención a las siguientes laminas que Preste atención a las siguientes laminas que

permitenpermiten

2.2. Describa en su cuaderno los diferentes Describa en su cuaderno los diferentes sistemas de organizar los archivos.sistemas de organizar los archivos.

Sistemas para la clasificación de documentos

Sistema alfabético

Se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones.

Sistema numérico

El rotulo corresponden al numero asignado al individuo, organización o asunto.

Sistema por asunto

Los rótulos corresponden a los nombres de los temas. Sistema geográfico

El rotulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.

Sistema de archivo manual

Este se emplea en combinación con el sistema de archivos electrónico en la mayoría de las oficinas y se emplean de la misma forma.

En el sistema manual los expedientes se mantienen en carpetas que se colocan en gabinetes de archivo.

El expediente es el conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio.

Cartas Memorandos Formularios Ordenes de compra Facturas

Sistema de archivo electrónico y sus componentes

El sistema electrónico es el que procesa, maneja, conserva y comunica la información de forma lógica mediante computadoras.

Computadora es la maquina que opera mediante instrucciones.

Sistema operativo este es el componente mas importante de una computadora, y contiene las instrucciones que coordina todas las funciones de los dispositivos y los programas. Ej. (microsoft windows)

Programas de aplicaciones estos se componen de una serie de instituciones que le indican a la computadora lo que debe hacer para realizar una tarea específica y guardar la información.

Programas de aplicaciones mas utilizados

Procesamiento de palabras.

Administración de base de datos.

Hoja de cálculo electrónicas.

Presentaciones y aplicaciones graficas.

Organizador personal.

Medios electrónicos donde se guarda información

Iomega mini USB Drive. Disco duro. Discos flexibles. Tarjetas para computadoras personales de bolsillo. Cintas magnéticas. Discos compactos. Discos flexibles Iomega ZIP.

Actividad #3 Características Eticas.Actividad #3 Características Eticas.

PropósitoPropósito Describir las características éticas y Describir las características éticas y

responsabilidades que tiene el personal que responsabilidades que tiene el personal que maneja la información.maneja la información.

InstruccionesInstrucciones1.1. Preste atención a las siguientes laminas que Preste atención a las siguientes laminas que

permitenpermiten

2.2. Describa en su cuaderno los puntos mas Describa en su cuaderno los puntos mas importantes de la diapositivas.importantes de la diapositivas.

Características del personal de la oficina

Honestos. Confiables. Discretos. Responsables. Imparcial. Respetuosos. Puntual. Organizado. Laborioso.

Características de un sistema eficaz para la administración de documentos

Un sistema eficaz es el que provee la información necesaria a la persona indicada en el momento indicado al menor costo posible.

El personal que maneje los documento debe estar bien preparado y motivado.

Establecer sistemas adecuados y seguir procedimientos factibles para el archivo, localización, préstamo, transferencia, conservación y disposición de documentos.

Es necesario fijar medidas de control para asegurar el logro de metas y protección de la información.

Es importante hacer buen uso del espacio . El equipo y los materiales deben ser compatibles entre si

con el tipo de documentos y el espacio disponible.

Aspectos éticos que rigen el manejo de información

Mucha de la información manejada en las oficinas es confidencial o de naturaleza sensitiva. Esto incluye

Planes y proyecciones de negocios.

Las finanzas.

Los diseños.

La información de los empleados.

Las nominas.

Guías que deben dirigir la conducta ética del profesional en el manejo de la información

Proteger la información de naturaleza confidencial que afecte la imagen, ganancias o el bien de la institución.

No alterar información.

Respetar y proteger la información de los individuos y no propiciarla por a personas no autorizadas.

No curiosear en los archivos de otros empleados o departamentos.

Manejar cuidadosamente y con suma discreción la información relacionada con la propiedad intelectual..

Principios éticos que deben regir la conducta del profesional en su ambiente de trabajo.

Respetar los derechos de los demás y la propiedad ajena. No copiar o utilizar programas de computadora sin la

autorización de su autor. Cumplir con los horario de trabajo establecidos y con la

entrega de trabajos o de información requerida. Cumplir con las normas establecidas y la política de la

empresa. Mantener las promesas echas y cumplir las obligaciones. Ser fiel a sus propios principios. Demostrar lealtad preservando la propiedad de la empresa. Utilizar el tiempo productivamente cuando atiende asuntos

bajo su atención.

Disposiciones legales en la administración de documentos

Existen leyes que regulan la privacidad, el uso y el manejo de la de la información.

Ley de privacidad de información de 1974. Ley de libertad de acceso a la información personal de

1979. Ley de privacidad de comunicaciones electrónicas de 1986. Ley HIPAA de 1996, efectiva en 2003(Health) insurance

portability and accountability act. Ley de informes justos en materia de crédito de1971. Ley de propiedad intelectual. Ley numero 96 de 1988,

enmendada en 1996. Ley de programas de computadoras de 1980.

Leyes que regulan la conservación de documentosLeyes que regulan la conservación de documentos Ley de administración de documentos públicos de Puerto

Rico.

Ley de reforma y control de inmigración de Estados Unidos.

Ley 44. Prohibición de discriminar a personas impedidas 1985

Ley de compensación por accidentes del trabajo de Puerto Rico 1935

Ley de beneficios por incapacidad no ocupacional de 1968(SINOT)

BibliografiasBibliografias

http://www.alegsa.com.ar/Dic/archivo.php. http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml. http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organ

izacion-archivos-manual-archivero/documento-concepto-tipos-documentos.

Administración de documentos-sistemas, procedimientos y tecnologia/programa de educación comercial-Carmen M. Correa/Abigail Díaz Colon.

http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-archivero/manejo-archivos-documentos-introduccion..

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