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Unidad 1 - Módulo 4- Clase 3

Producción de informes y manejo

de la información

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Contextualízate

La producción de informes en un proceso de interventoría es un aspecto relevante

ya que son el medio para comunicar al cliente o dueño de la obra el balance de su

ejecución, aspectos del contrato de construcción y acciones específicas del

interventor.

Introducción

¿Para qué se realizan los informes?

Los informes se llevan a cabo para garantizar que la interventoría, desde una

perspectiva integral y preventiva, comunique al cliente el contenido, la calidad y la

oportunidad de su gestión.

De esta manera se definen la forma y el contenido de los informes para el contrato

de construcción y de interventoría para que cuenten con el desarrollo requerido y

concreto para su seguimiento y control.

Para ello tenemos en cuenta:

1

Recolección

de la

información

2

Elaboración 3

Edición final

2

Tipos de informes:

Contenido

1. Informe mensual de gestión de la interventoría

Se presenta al dueño de la obra o cliente.

Contiene el avance mensual de la gestión interventora, con relación al

estado actual proyectado y ejecutado en cuanto a costos y recursos,

acciones realizadas y ajustes del mes analizado.

¿Qué debe tener un informe mensual de gestión de interventoría?

Resumen ejecutivo: no debe sobrepasar tres páginas. Es conciso y

gráfico, está destinado a la gerencia o dirección y corresponde al

resumen del contenido del informe, con los datos relevantes del

mismo.

Gestión del contrato: se sintetizan las actividades administrativas

desarrolladas en el mes según el contrato de interventoría, teniendo

en cuenta acuerdos realizados con el dueño de la obra.

Actividades realizadas: descripción general de las acciones realizadas

por cada área funcional de interventoría

Recursos humanos: Personal dispuesto por la Interventoría para

desarrollar el servicio. Se debe tener en cuenta la relación del personal,

el tiempo laborado y los pagos de salarios y obligaciones parafiscales.

Recursos físicos: relación de recursos físicos que dispone la

organización interventora.

Costos de la interventoría: resumen de los costos incurridos en el mes,

Informe

mensual de

gestión de la

interventoría

Informe

mensual de

obra

Infome final

de contrato

de obra e

interventoría

Informe

diario

3

clasificados en costos de personal y directos. Comportamiento de la

facturación mensual.

Anexos: los que se consideren convenientes para complementar la

información.

2. Informe mensual de obra

Reporta el avance del contrato de construcción de la obra. Se presenta la

descripción de las obras ejecutadas en el mes y una evaluación de su

estado de avance. Igualmente la gestión de calidad, riesgos, salud

ocupacional, seguridad, gestión ambiental y social.

El informe se elabora con fecha de corte para pago al contratista (por lo

general el 25 de cada mes).

¿Qué debe tener un informe mensual de obra?

Resumen ejecutivo: Sintetiza el cuerpo del informe, con el estado

actual del avance del contrato, lo presupuestado y programado (plazo,

precio, facturación, cronograma y aspectos jurídicos). No debe

sobrepasar tres páginas.

Concepto interventor: Análisis de los aspectos relevantes del desarrollo

del contrato de la obra a la que hace referencia el informe, con

relación a los costos y plazos de construcción.

Localización y descripción de la obra: Descripción general de la obra

en construcción en cuanto a las características y magnitud. Incluye un

esquema general de la obra.

Avance: Descripción de las actividades realizadas y tabla de

seguimiento de avance: porcentajes de avances parciales y

acumulados.

Incluye también registro fotográfico: actividades ejecutadas como

evidencia, seguimiento del programa (avance de ejecución de cada

actividad) y personal (relación del personal y el equipo utilizado por el

contratista para ejecutar la obra).

Programa de construcción: seguimiento y análisis de todo el programa

de obra. Debe mostrar el análisis por parte del interventor acerca de

los retrasos o adelantos de la misma.

Flujo de inversiones: facturación realizada en el mes y control de

manejo del anticipo, obras extra y actas de reajuste.

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Personal empleado: presentación del personal según cargos y

procedencia.

Gestión del contrato: descripción de aspectos relacionados con el

manejo del contrato:

Control de cambios: Relación de los cambios que se hayan generado

en los planos de construcción y las especificaciones técnicas en el mes

de elaboración del informe, aprobados previamente por el dueño de la

obra.

Control de calidad de los materiales: Relación de las actividades

realizadas por el contratista en cuanto a gestión de calidad.

Reporte de actividades gestión: En temas de indicadores propios de

riesgos, salud ocupacional y seguridad.

Gestión ambiental y social: Acciones desarrolladas durante la

construcción de la obra en cuanto a manejo de residuos, tratamiento

de aguas, y aspectos de gestión social.

Anexos: Los que se consideren convenientes para complementar la

información.

Para tener en cuenta

El seguimiento al programa de construcción permite la elaboración de tablas y

gráficos que dejan visualizar el seguimiento y control que realiza el interventor.

3. Informes finales de gestión de la interventoría y de obra

Se elaboran cuando ha finalizado la construcción de la obra. Deben presentar un resumen de toda la información generada desde el inicio hasta su finalización. Tiene los mismos apartados de los informes mensuales, con el contenido más condensado.

Actas de modificación

bilateral del contrato Control de

reclamaciones generadas por el

contratista

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4. Informes diarios de obra

Se realizan dependiendo del tipo de proyecto, para mostrar el avance de

las actividades día a día, su presentación en gráfica y digital.

¿Cómo se presentan los informes?

Se recomienda la Norma Técnica colombiana NTC 3588, que sugiere la

siguiente estructura:

aspectos de

costos, personal y

actividades

desarrolladas por

el interventor

descripción de

procedimientos

seguidos por el

contratista y

resumen de los

avances

mensuales. Info

rme f

inal d

e in

terv

en

torí

a

info

rme fin

al d

e la

ob

ra

Portada: logos, objeto, número del contrato y título

Tabla de contenido

Resumen ejecutivo

Concepto del interventor

Cubierta anterior

Cubierta posterior

Nucleo del informe: capítulos y subdivisiones.

Material complementario

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Diseño y presentación:

Definir el tipo de letra.

Márgenes.

Espacios.

Aspectos de escritura.

Subdivisiones y viñetas.

5. Elaboración de los informes: paso a paso

Programación para realizar el informe

Se recopila y revisa la información para que llegue de manera oportuna al

área encargada de producir los informes.

No olvides: Se debe elaborar un formulario de la programación:

elaboración, revisión, edición y entrega de cada informe.

Recolección de la información y pre-informes

Cada área (ingenieros, gestión de riesgos, ambiental y social,

aseguramiento de la calidad) recolecta el contenido para elaborar el

informe.

Procesamiento de la información

Se deben actualizar datos como gráficas y tablas de seguimiento y

realizar los comentarios pertinentes al avance del programa de

construcción de la obra.

Borrador inicial

El área de operación realiza el borrador del informe con la información

suministrada por cada área y el apoyo del área técnica.

Revisiones

Después de la lectura y revisiones se elabora el concepto del interventor

1 r

evis

ión

Ingeniero interventor

2 r

evis

ión

Jefe de control técnico y jefe de operaciones

3 r

evis

ión

Residente general de la interventoría

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acerca del avance del contrato de construcción (costo, plazo y calidad).

Edición

Después de tener claras y ajustadas las observaciones realizadas al

informe, el área funcional de operación desarrolla la versión final y edita,

para ser enviada al dueño de la obra, impresa y en magnético.

6. Control en la producción de informes

Es la medida del desempeño en cuanto al cumplimiento, veracidad y

utilidad de los informes.

Cada uno de ellos debe incluir una evaluación de la producción del

informe, que realiza el dueño de la obra o cliente, en el cual manifiesta su

confiabilidad y aceptación.

¿QUÉ SE EVALÚA EN LA PRODUCCIÓN DEL INFORME?

Después de tener esta evaluación por parte del cliente, la interventoría

realiza acciones correctivas o preventivas, desde el enfoque integral.

7. Manejo de la información

En la interventoría, el manejo de información y el sistema de archivo de

los documentos es de especial relevancia, en cuanto a su uso en ámbitos

administrativos, legales y financieros. Igualmente puede ser útil como

evidencia, referencia o fuente de investigación.

Cumplimiento de la entrega

Presentación del informe y contenido

Valoración del concepto general

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Entre la información hallamos:

Actas de reuniones.

Informes.

Correspondencia.

Programas de obra.

Órdenes de pago.

Facturas.

Documentos del contrato (pliegos y planos de construcción).

Manuales, procedimientos y metodologías.

Para tener en cuenta:

El manejo de información y sistema de archivo tiene por objeto definir los

procesos para la codificación, seguimiento y control, y resguardo de la

documentación

Se tienen en cuenta las siguientes acciones:

Codificación y nomenclatura

Esto permite una facilidad de consulta como fuente de información y

referencia durante el proceso de construcción de la obra. Puede estar

constituido por caracteres numéricos o alfanuméricos, dependiendo del

sistema seleccionado. Se puede organizar de la siguiente manera.

1. Número del contrato.

2. Tipo de documento: se puede asignar letra o número de identificación

según el documento elaborado (actas, correspondencia, formato,

programa, informe, ficha de seguimiento, fotografía o registro

audiovisual).

3. Frente de trabajo o control.

4. Temática: se asigna una letra o número según tema específico (control

técnico, Gestión, Reclamos, Equipos, Personal, Planos, Informes, Actas).

5. Consecutivo: asignación del número de identificación del documento.

8. Registro de la documentación

Toda la documentación debe ser registrada, clasificada y sistematizada en

el archivo dispuesto por la interventoría.

Registro: La información debe registrarse en el sistema de archivo.

Puede darse en registro digital o físico.

Clasificación Y Sistematización: Se debe tener en cuenta el número

del contrato y el consecutivo respectivo. (Por ejemplo, un

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consecutivo para correspondencia enviada y otro para la recibida).

9. Seguimiento, control y respuesta de la correspondencia

Esta organización garantiza atención oportuna.

Recepción: Toda correspondencia debe ser sellada con la hora y

fecha de recibimiento. Hay un sello llamado constancia de recibo

(o términos similares).

Seguimiento Y Control: Se direcciona la correspondencia o

información al área responsable de atención y respuesta. Lleva una

información básica: fecha y hora, recibida por, codificación,

definición de si requiere respuesta y prioridad de esa respuesta.

Toda la correspondencia debe ser leída por el residente general de la

interventoría.

Prioridad de respuesta

La prioridad de respuesta de una comunicación puede ser Normal y Alta.

Normal: Máximo quince días.

Alta: Dentro de los dos días siguientes a su recibo.

Para tener en cuenta

Desde el sistema de archivo de la interventoría:

Se debe controlar si la comunicación en proceso requiere respuesta y dejar

constancia del registro el número de comunicación con la cual fue respondida. De

esta forma, el encargado del archivo podrá tener un reporte de las comunicaciones

pendientes de respuesta.

10. Seguimiento y control a la gestión de calidad

La organización interventora debe velar por el cumplimiento de los

requisitos especificados en cuanto a gestión de calidad, que deben ser

verificados de manera permanente.

Para ello, la interventoría verifica:

El plan se ajuste según la Norma ISO 9001.

Los procedimientos necesarios del sistema de gestión de calidad y

su aplicación, procedimientos particularizados para la construcción

de la obra y procedimientos de control de calidad de los

materiales, por parte del contratista.

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La disposición de los recursos humanos y físicos para la ejecución

y control de sus procedimientos.

La implementación de acciones de mejora continua de sus

procedimientos o el plan de calidad de construcción de la obra.

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