IMPLEMENTACION DE DIAGNOSTICO EN FONDO ACUMULADO EN LA I.E.M CIUDADELA EDUCATIVA DE PASTO

ANGIE KATHERINE ESPINOSA MORA

YUDY YAMYLE GOMEZ ERAZO

MARCELA NARVAEZ

PRESENTADO A: MARIA MERCEDES HURTADO BENAVIDES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO

2015

Marco teórico

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Ley 594 de julio de 2000 ¨por medio de cual se dicta la ley general de archivo y se dictan otras disposiciones ¨

Acuerdo 039 de octubre 31 de 2002 ¨por el cual se regula el procedimiento para elaboración y aplicación de las tablas de retención Documental ¨

Acuerdo 050 de 5 de mayo de 2000 ¨por el cual se desarrolla el artículo 64 del artículo Vll de conservación de documentos del reglamento general de archivos , sobre : prevención de deterioro de los documentos de archivo y situación de riesgo ¨

Acuerdo 05 de 15 de marzo de 2013 ¨ por medio de cual se establecen los criterios básicos para la clasificación , ordenación , y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones ¨

Acuerdo 002 de enero 23 de 2004 ¨por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados ¨

Acuerdo 049 de 5 de mayo de 2000 ¨por el cual se desarrolla el artículo del capítulo VII ¨ ¨CONSERVACION DE DOCUMENTOS ¨ del Reglamento General de Archivo sobre ¨ condiciones de edificios y locales destinados a archivos ¨

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TABLA DE CONTENIDO

1.2.

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INTRODUCCION

El presente Diagnostico de Fondos acumulados se elabora con el fin de conocer las circunstancias en las que se encuentra la I.E.M Ciudadela Educativa de Pasto, con el fin de encontrar las condiciones de almacenamiento de los documentos y establecer si cumplen o no con los criterios archivísticos reglamentados en la tabla de retención documental y valoración de acuerdo a la normatividad vigente, y determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnóstico integral, que darán como resultado las medidas de conservación preventiva.

Se propone realizar el diagnóstico en tres bloques temáticos:

1. La identificación de la entidad y del archivo.2. La determinación de su infraestructura física 3. las características que posee la documentación punto en el cual se

incluye el inventario, medios de organización.

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OBJETIVO GENERAL Diagnosticar las debilidades y falencias que posee la I.EM. Ciudadela Educativa de Pasto con respecto a la debida organización del fondo acumulado que se encuentra en ella.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar el diagnóstico del estado actual del fondo acumulado de la institución Ciudadela Educativa de Pasto.

Recuperar la documentación la cual es fundamental para SER consultada y a su vez realizar una buena gestión ante cualquier entidad ya sea pública o privada

Organizar el fondo acumulado de la institución, aplicando la normatividad vigente de manera que se conserve el patrimonio documental de conformidad con las TVD.

implementar paso a paso el procedimiento a seguir para organización técnica de fondos documentales acumulados

reducir el riesgo de posible pedida de información y eliminaciones a criterio de funcionario de cada uno de los depósitos donde se conservan documentación.

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DIAGNOSTICO FONDO ACUMULADOI.E.M. CIUDADELA EDUCATIVA DE PASTO

IdentificaciónRAZÓN SOCIAL I.E.M. Ciudadela Educativa de PastoDIRECCIÓN Sede Santa MónicaCÓDIGOS INSTITUCIONALES DANE: 152001005051 – ICFES083832- NIT : 814001128-1TELEFONOS 7308142 – 7304713 – 7307963 - Fax 7307965PAG Web ciudadeladepasto.edu.coCORREO Lemciudadeladepasto@sempasto.gov.coCREACION Acuerdo No 022 de mayo 26 de 1997APROBACION Res. 421 de agosto 11 de 1999 para preescolar

Res. 374 de julio 12 de 1999 para el nivel básica y media académica

SEDES Principal , El Carmen , Puerres y Santa MónicaSEDE SANTA MÓNICA

CaracterizaciónNATURALEZA ENTIDAD OFICIAL DEL ORDEN MUNICIPALGENERO MIXTONIVELES EDUCATIVOS PREESCOLAR, BASICA Y MEDIAJORNADAS MAÑANA , TARDE Y SABATINAOBJETO SOCIAL Prestación del servicio educativo formal de acuerdo con

la legislación Educativa Colombiana en los niveles de educación preescolar, básica primaria, básica secundaria y media y en educación de adultos ; además ofrece los programas de formación laboral de nivel técnico en integración con el SENA y talleres vocacionales en jornada alterna

ESPECIALIDAD Bachillerato Académico y formación laboral técnica en integración SENA

CALENDARIO BELEMENTO MISIONAL Procesos de Formación de competencias básicas,

ciudadanas y laboralesELEMENTOS DE GESTION Directiva, Académica, Comunitaria - Convivencia y

Administrativa - financiera

Estructura de la Institución Educativa

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USUARIOS DIRECTOS 3200 estudiantes entre los 5 y 18 años de edad en los programas regulares; mayores de 13 años en primaria y de 15 en secundaria en el programa de educación de adultos.

USUARIOS INDIRECTOS Padres, madres de familia o acudientes de estudiantes vinculados(as) a la Institución

POBLACION BENEFICIARIA Principalmente pobladores de los barrios y veredas sur orientales del municipio de Pasto y, en general, de la región y el país.

CONTROL EXTERNO Secretaria de Educación del Municipio de Pasto.NIVEL DIRECTIVO Consejo Directivo, Consejo Académico, Rectoría,

Coordinación general, Coordinaciones de ciclo en el bachillerato y Coordinaciones de sede en Primaria.

NIVEL TÉCNICO 100 Educadores y educadorasNIVEL OPERATIVO Secretaria Académica y secretarias de rectoría y de

coordinaciones en primaria y secundaria, almacenista, pagadora, personal de servicios generales

NIVEL DE APOYO Orientación educativa, Psicología, Biblioteca, laboratorios de física y química y aulas especializadas de informática y tecnología.

OTROS SERVICIOS Enfermería y odontología.

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO El direccionamiento estratégico articula las acciones misionales con la visión institucional y la política de

calidad, dentro de los fines y objetivos de la educación colombiana.

MISIÓNFormar desde una concepción integral del desarrollo humano, en ambientes de aprendizaje, democracia y pluralismo; innovando las prácticas pedagógicas y sociales.

VISIÓNAportar a la región personas competentes académica y socialmente orientadas a la construcción permanente de un proyecto de vida caracterizado por el humanismo, el liderazgo y el mejoramiento de la sociedad.

POLITICA DE CALIDAD

Desarrollar una alternativa educativa con la calidad, pertinencia e inclusión para que los estudiantes de los sectores populares puedan desempeñarse en forma competente y sean capaces de orientar éticamente su proyecto de vida y contribuyan efectivamente al desarrollo de la sociedad. Para ello ofrece las mejores oportunidades de formación, adopta buenas prácticas pedagógicas, comparte ricas experiencias personales y colaborativas de enseñanza y aprendizaje y de fortalecer los talentos individuales y diversos estilos de aprender.

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MATERIAL FOTOGRAFICO

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Documentación encontrada

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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Respecto a lo que encontramos y observamos en la I.E.M. Ciudadela Educativa de Pasto en su archivo de fondo acumulado son las siguientes observaciones

1. Falta de infraestructura ante un archivo separado de biblioteca y bodega

2. El personal encargado no cuenta con la capacitación adecuada respecto a programa de archivo (gestión documental)

3. No cuentan con un sistema de ventilación ni un sistema para medir la humedad relativa y temperatura.

4. La documentación en el archivo no se encuentra deteriorada , para lo cual recomendamos implementar condiciones de prevención de desastres y mantenimiento

5. El deposito necesita mantenimiento en relación a la limpieza y control microbiológico con el fin de proporcionar las condiciones en las cuales se pueda regular los procesos de organización archivística y las prácticas cotidianas que es necesario desarrollar de manera continua para garantizar la correcta preservación del acervo documental de la institución

6. El archivo está almacenado la documentación en carpetas colgantes , y en archiveros que no son los adecuados para resguardar los mismos

7. No existen normas de archivo , por lo que en este fondo acumulado no se apoyan o se basan en ningún manual ni instructivo de gestión documental

8. No se tiene implementado un comité de archivo que los guie sobre diferentes procesos administrativos.

9.

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BENEFICIOS A MEJORAR

Tener un centro activo de documentos e información Perfecta conservación de los documentos Encaminar a la empresa a una buena gestión de calidad

CONCLUSIONES

Se ahorra tiempo de los empleados en automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la institución.

Establece la conservación y estado de los documentos evitando así la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares

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