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第1章新人破冰，
巧助上下级
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早做完，不加班（精华版 图表篇）Excel效率手册
知识是世间很奇妙的东西，《礼记·学记》说，学然后知不足。这大概就是真正有学识的
人都很谦虚的原因吧，因为他们见过大山，知道天外有天，人外有人。每个人都是从新人开
始，无一例外，不同的是闻道有先后，术业有专攻，如是而已！
1.1 智斗HR，通关BOSS
2015年年中，卢子打着一箭双雕的小算盘，公司裁员主动辞职施恩同事，同时自己的书籍
也因宣传到位荣登了第一的宝座。卢子觉得是时候放松一下寻找灵感来完成集齐七色、召唤神
龙的心愿了。
重新回到广州，偶遇一家公司招聘Excel专员。这对于高中学历就一门Excel看家本
领的人来说，无疑是再适合不过的工作了。但是欣喜未免太早，还是先看看他们的要求
吧：精通SUM、SUMIF、IF、VLOOKUP、INDEX、MATCH等十多个函数，还要熟悉用
Ctrl+Shift+Enter组合键生成数组公式，外加VBA；除此之外，还需要熟练PPT、Word软件。
原来半年招不到人是有原因的。
卢子对自己的Excel还是很有信心的，这种量身定做的岗位肯定不会放过，赶紧准备最新的简
历，献上最帅的照片，暗自窃喜天上掉馅儿饼还不偏不倚地落在了自己口中。但是接下来并没有
如预期般的顺利，就像记忆中的考试，以为名列前茅，却名落孙山。等了两天没消息，心中的窃
喜也慢慢消失了，事情本该到此结束，但是突然有一天，这事又撞进了卢子的脑袋，那就速战速
决吧，拿起电话一通拨过去，面试就这样敲定了。本来面试都会带简历，但是卢子带上自己和百
度就出门了。到了公司，HR淡淡地瞥了一眼，瞧见卢子两手空空，悠悠地飘出来几个字：简历拿
来吧。卢子不傻啊，赶紧第一句封上对方的口：我是书籍作者，Excel书籍作者，已经出版4本Excel书籍，拥有10年数据处理经验。HR憋回各种考验问题，直接让他通往老板了。好吧，既然都打到
BOSS了，装备肯定要跟得上。老板坐镇，还是要先规矩地介绍一下自己。于是卢子带上的第2个工具百度就闪亮出场了：我是陈锡卢。卢子本已打开网页准备百度“陈锡卢”给老板看，只见老
板自己动手百度了。卢子偷偷观察老板的面色，八成是有戏了，看得这么认真！
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
1.2 初来乍到，暗探虚实
入职第一天，老板召开会议，聚集公司各部门领导，会议长达两小时。卢子什么也没
记住，只是被一句话震惊了：公司90%以上的人都是计算机科班出身，销售总监曾在大学任
Excel老师。仿佛一阵电流穿过身体，卢子全身的细胞都瞬间清醒。会议结束了，卢子还未从
紧张中缓过来。赶紧找度娘问问吧，但是由于规模太小，网络上的评价少之又少，只有其中一
网友如是说道：有一朋友干了几天就溜了，原因是达不到要求。不看还好，一看吓一跳，本就
受惊吓的卢子一下子成了惊弓之鸟，看来是遇到行家了！
突然，项目部的一同事打断了卢子的思绪，将卢子由幻想的恐惧中带入了现实的真切：听
说你是公司新招的Excel专员，想必很牛吧，过来帮我看看这个表格吧，五分钟哈，着急用。
卢子傻眼了：不带这样的，还限时呢，难道第一天就要现原形。卢子吃力地挪动步子走向他的
座位，还不忘祈求上苍保佑。待到用力地睁开眼睛，卢子反而不相信自己的眼睛了。
如图1-1所示，“数量”这一栏为什么要将数字跟单位混合在一起？“总价”这里又没有
公式，难道用计算器算的？这下卢子纳闷了，这难道是要先试试我水平？管他是真是假，我就
姑且装作不知吧，来者不拒，难易都收。卢子一分钟解决问题，却留下满肚子的疑惑。
图 1-1 项目采购清单
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早做完，不加班（精华版 图表篇）Excel效率手册
紧接着，卢子又陆续接收到其他部门的表格。
出纳的出货表，如图1-2所示。大大小小的合并单元格满天飞，日期输入又不是标准格
式，难道这些数据只需录入，不用做后期处理？
图 1-2 出货表
在Excel界流传着这样一句话：判断一个人Excel水平高低，就看他的表格中合并单元格数
量的多少，因为合并单元格数量和Excel水平成反比。
商务部的招标信息表，如图1-3所示。招标信息一天一个表格，这么多表格如何汇总？全
部记录在一张表格里不是更容易处理吗？
图 1-3 招标信息
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
不对，差点上当了，也许这些都是错觉，搞不好人家是用VBA搞定问题也说不定。能对这
些数据进行处理的财务，水平一定很高，卢子马上惊醒并提高了警惕。说曹操，曹操就到，财
务的人来了。财务把卢子叫过去，给卢子说明了问题。
财务：如图1-4所示是科目明细，如图1-5所示是科目汇总，现在要对一级科目的借方跟贷方进行汇总。
图1-4 科目明细 图 1-5 科目汇总
我的操作方法是这样的：如图1-6所示，比如第一个是财务费用，我就筛选出这个所有项
目，然后再统计。用同样的方法统计出其他所有一级项目，非常麻烦。
图 1-6 筛选
卢子大吃一惊，这不就是一个SUMIF函数就解决的问题吗？嘴上答道，好的，我来试试！
于是在科目汇总表的B2单元格输入公式，再向下向右和向下填充公式，就能得到所有数据。
=SUMIF(科目明细!$A:$A,$A2,科目明细!D:D)
卢子心想难道这是烟幕弹？先来点简单的，等我掉以轻心，再抛个难题给我致命一击。我可不
能上当，时刻保持警惕，周旋到底。卢子一点也不敢松懈，并且非常努力地学习。
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接下来的几天又发生了一些事：如有同事筛选数据一个个复制粘贴的；还有同事填充公式
时由于表格数据太大，很难选择区域而手足无措的，这时候卢子淡定地说双击，神奇的一幕出现
了，公式自动填充了。渐渐地，卢子清楚了，公司Excel水平是呈两极分化的，确实有几个领导比
较擅长，但绝大多数的员工都是属于基础入门水平。这下卢子总算可以把心放到肚子里了。
其实经常有网友问卢子：是不是计算机专业的，Excel用得这么好？
卢子的回答都是：不是。我的Excel是自学的，就如同张无忌在光明顶秘道练就乾坤大挪
移，一样的是机缘巧合，不一样的是张无忌有小昭的陪伴，而我却是孤身一人走火入魔，最后
也因为练习函数成了“单身汪”。
1.3 小施拳脚，解答疑难
正所谓“知己知彼，百战不殆”，经过一段时间的了解，卢子掌握了公司大概的情况。公
司每个人都在用Excel处理数据，但由于水平普遍不高，而且没有专人负责管理这些数据，显
得非常乱。而卢子就是要将这些杂乱无章的数据整理得看起来顺畅、清晰，数据能够随时调
用，以了解公司的运营情况。
1.3.1 招标信息数据规范化
公司主要分成商务部、财务部、项目部、业务部和人力资源部。
文中涉及的所有表格都是经过特殊处理过的数据。
说明
首先就是对商务部的招标信息表格进行处理。招标信息是从网站获取的，每天查找到跟公司业
务有关的信息，然后复制粘贴到Excel表中。卢子看了下招标信息的Excel表格，发现了一些问题。
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
如图1-7所示，项目金额非常乱，单位不统一，有的是以万为单位，有的是以元为单位，
还有的里面包含其他内容，如“人民币”。这样的数据如果不进一步处理，很难利用起来，连
最基础的求和都做不了。
图 1-7 招标信息表
卢子看到这里大概有了一个想法，就是先将数字提取出来，然后再统一单位。
在F2单元格输入公式，按Ctrl+Shift+Enter组合键结束，双击向下填充公式。
=-LOOKUP(1,-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15)))
公式分步解读如下。
“MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)”中，“ROW($1:$10)-1”就是得到0～9，“B2&1/17”中的1/17包含0～9这10个数字，这样保证一定可以找到数字，不会出错；MIN函
数就是获取第1位数字的位置。
“MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15))”中，从第1位数字开始提
取1～15位，因为在Excel中允许的最大数字是15位，这样保证能够提取到所有数字。如果觉得
不够直观，可以在编辑栏用鼠标选择这部分，然后按F9键，这样就可以解读公式：
“-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15))”是将非数字的转换成错
误值，数字变成负数，同样也可以用F9键查看：
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LOOKUP函数忽略错误值而查找最后满足条件的值，用参数1能查找到-34.51；-LOOKUP就是将负数转变成正数。
在G2单元格输入公式，按Enter结束，双击向下填充公式。
=IF(COUNTIF(B2,"*万*"),1,10000)
功能是用COUNTIF判断是否包含“万”字，包含的话就返回1，否则返回10000，这样就能够
统一单位。
现在把这2个公式合并起来，在F2单元格输入公式，按Ctrl+Shift+Enter组合键结束，再双
击向下填充公式，效果如图1-8所示。
=-LOOKUP(1,-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15)))/IF(COUNTIF(B2,"*万*"),1,10000)
图 1-8 提取金额效果
如图1-9所示，日期格式，有3种形式：年月日形式，以“-”作为分隔符号，以“.”为分
隔符号。其中第三种是不标准日期，需要用分列处理；其他两种格式通过设置单元格格式即可
改变。
STEP 01 如图1-10所示，选择E列，切换到“数据”选项卡，单击“分列”按钮，弹出
“文本分列向导”对话框。保持默认不变，连续单击两次“下一步”按钮。
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
图 1-9 不规范的日期格式 图 1-10 使用分列功能
STEP 02 如图1-11所示，选择“日期”格式，单击“完成”按钮。
STEP 03 如图1-12所示，选择E列，将单元格设置为“短日期”格式。
STEP 04 如图1-13所示，进行美化处理。
图 1-11 按日期分列 图 1-12 设置日期格式
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图 1-13 最终效果
处理完后，卢子把表格发给商务部媛媛，跟她说了两个注意点。
（1）项目金额统一以万元为单位，不要录入单位，只录入纯数字。
（2）记录时间以“-”作为分隔符号，不要录入其他格式。
媛媛听后回答：好。
这些不规范的东西，只是因为以前没有意识到，要做好是很容易的。
1.3.2 科目明细表自动统计
财务黄姐发了一个科目明细表过来，对卢子说：你把这个表的各科目做个汇总表，比如银
行存款借方是多少，贷方是多少，明白没？
卢子看了一下发过来的表格，回了一句：知道了。
如图1-14所示，表格设计得稍微有点不合理，一页A4纸的范围，还会插入一行空行和标
题，导致数据不连续。这样的数据如果用数据透视表汇总，可能会导致汇总出错，需要做一些
处理才可以。
图 1-14 科目明细表
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STEP 01 如图1-15所示，选择区域A:E，切换到“数据”选项卡，单击“筛选”按钮。
STEP 02 如图1-16所示，对“一级科目”这一列做筛选，单击“筛选”按钮，取消全选，
只筛选“一级科目”和“（空白）”，单击“确定”按钮。
图 1-15 筛选操作 图1-16 筛选多余的内容
STEP 03 如图1-17所示，右击筛选出来的行，选择“删除行”命令。
STEP 04 如图1-18所示，单击“清除”按钮。
图 1-17 删除多余的内容 图 1-18 取消筛选
这样就把多余的标题和空白行删除掉了，得到标准的数据源，接下来就可以借助数据透视
表轻松汇总。
STEP 05 如图1-19所示，单击明细表任意单元格如A1，切换到“插入”选项卡，单击“数
据透视表”图标，弹出“创建数据透视表”对话框。会智能地选择好区域，保持默认不变，单
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击“确定”按钮即可。
图 1-19 创建数据透视表
STEP 06 如图1-20所示，依次选中“一级科目”“二级科目”和“明细”复选框，再
将“借方”和“贷方”拉到“值”字段。
STEP 07 但这样得到的借方跟贷方都是计数的，而我们需要的是求和。如图1-21所示，单击
“计数项：借方”单元格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“值汇总依据”→“求和”命令。用
同样的方法，将贷方也变为求和。
图 1-20 数据透视表布局 图 1-21 更改值汇总依据
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
如图1-22所示，一级科目、二级科目和明细这3个内容堆在一起，看起来有点乱，下面将
这些数据并排显示。
STEP 08 如图1-23所示，单击数据透视表任意单元格，在“设计”选型卡中单击“报表布
局”按钮，选择“以表格形式显示”命令。
图 1-22 项目堆积在一起 图 1-23 并排显示项目
STEP 09 如图1-24所示，选择任意二级科目的分类汇总，右击，取消选中“分类汇总‘二级
科目’”。
STEP 10 如图1-25所示，稍做一些美化处理。
图 1-24 取消分类汇总 图 1-25 科目汇总
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做完后，卢子把效果图发给财务黄姐：这个形式可以不？
财务黄姐：OK，发模板我看看。
卢子就把模板发送过去。财务黄姐：如果我另有增加的科目咋办？
卢子：如果要增加项目，这个得重新设置，现在只是针对你目前的表格设置的。
财务黄姐：晕，那每个月的明细肯定是不一样的，如果是这样，我还不如用回我的财务软件。
卢子：项目增加的话也可以自动统计，只是说，我刚刚给你的表格没有设置自动统计而已。
财务黄姐：那好，你重发一个给我。
卢子：嗯。
要自动统计必须满足两个条件：动态数据源、数据透视表自动刷新。动态数据源，可以通
过定义名称获取。
STEP 01 如图1-26所示，切换到“公式”选项卡，单击“定义名称”图标，弹出“新建
名称”对话框。在“名称”文本框中输入“动态”，在“引用位置”文本框中输入下面的公
式，单击“确定”按钮。
=OFFSET(明细表!$A$1,,,COUNTA(明细表!$A:$A),COUNTA(明细表!$1:$1))
图 1-26 定义名称
STEP 02 如图1-27所示，更改原先数据透视表的引用数据源。返回数据透视表工作表，按
Alt+D组合键，再按P键，弹出数据透视表和数据透视图向导对话框，单击“上一步”按钮。
STEP 03 如图1-28所示，将“选定区域”改成“动态”，单击“完成”按钮。这样就实现
了数据源动态更新。
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
图1-27 调出数据透视表和数据透视图向导 图 1-28 更改选定区域
STEP 04 如图1-29所示，按Alt+F11组合键，单击ThisWorkbook选项，再输入下面的语句。
也就是激活工作簿刷新代码，这样就能够实现数据透视表自动刷新了。
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)ActiveWorkbook.RefreshAllEnd Sub
图 1-29 输入代码
STEP 05 如图1-30所示，关闭这个窗口，将Excel表格另存为：Excel启用宏的工作簿，单
击“保存”按钮。
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图 1-30 保存操作
修改完以后，卢子将表格再次发送给财务黄姐。
财务黄姐：这只是一个月的数据。如果我有很多个月的数据，只要复制在后面，就可以重新汇总数据，对不？
卢子：是，多少数据都一样。不过有一点要注意，就是数据不要出现空行，要连续录入数据。
财务黄姐：行，有空我试试，谢谢你。
1.3.3 各种零散问题处理
同事A：如图1-31所示，我这里有一个学校的各项信息明细表。如何汇总每个学校的项目
数量、预算总额、总额比重？原先我是一个个筛选统计，很麻烦，你帮我统计一下。
卢子稍微看了一下，就答应下来：你先把表格传给我，回头给你设置公式。
图 1-31 学校的各项信息表
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收到表格后，卢子就开始设置公式。
“项目数量”的公式为
=COUNTIF(B:B,G2)
“预算总额”的公式为
=SUMIF(B:B,G2,E:E)
“总额比重”的公式为
=I2/$I$11
COUNTIF函数是按条件计数，SUMIF函数是按条件进行求和，借助这两个函数就可轻松
完成。设置完后，卢子把表格发送给同事A。
同事B：我在计算工程总造价，就是得到A～E共5个材料合计的总金额，如图1-32所示。
采用逐个相加的方法，但数据有很多行，查找很不方便，如何才能快速准确统计呢？
图 1-32 工程造价表
卢子看后，就设置了这样一条公式：
=SUMIF(A1:A113,"*合计*",I1:I113)
“***.本项材料合计：”中都是包含文字“合计”，这时就使用通配符*（*代表所有字
符），"*合计*"就代表包含“合计”。
同事C：我经常要输入大写的金额，如图1-33所示，觉得很麻烦，想问问，有没有公式简
化输入？
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图 1-33 维修报价表
卢子看后就说，等下我把设置好公式的表格一起发送给你。
对于小写转大写金额，这个卢子一般不记得公式，但百度有现成的公式。卢子在百度搜索
了一下，立刻找到了公式，稍微改动一下就可以借用这条公式了。
="合计："&IF(G7<0,"无效数值",IF(G7=0,"",IF(G7<1,"",TEXT(INT(G7),"[dbnum2]")&"元")&IF(INT(G7*10)-INT(G7)*10=0,IF(INT(G7)*(INT(G7*100)-INT(G7*10)*10)=0,"","零") ,IF(AND((INT(G7)-INT(G7/10)*10)=0,INT(G7)>0),"零"&TEXT(INT(G7*10)-INT(G7)*10," [dbnum2]")&"角" ,TEXT(INT(G7*10)- INT(G7)*10," [dbnum2]")&"角 " ) ) & I F ( ( I N T ( G 7 * 1 0 0 ) - I N T ( G 7 * 1 0 ) * 1 0 ) = 0 , " 整 " , T E X T ( I N T ( G 7 * 1 0 0 ) -INT(G7*10)*10,"[dbnum2]")&"分")))
像这种复杂的公式，根本不用去理解含义，除非你是专门研究公式的。卢子以前有一个做
会计的朋友，她就很聪明地把这条公式放在Word中，每次要使用的时候就复制出来，这样就
能轻松解决问题。
同事D，同事F……或多或少都会有一些问题，这里就不一一罗列了。上班这段时间，卢
子帮同事解决了不少问题，对表格进行规范化，让统计变得更加智能，提高了每个人的工作效
率，总算体现出卢子的价值。
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第 1 章 新人破冰，巧助上下级
1.4 小结与练习
很多人对最基本的Excel问题都不会解决，最大的原因是他们原先就觉得Excel没什么用
途，从心理上排斥。前段时间一个朋友问我，合并单元格在哪，还有筛选如何用？天啊，这些
花一点点时间就能学会的功能，在国企工作5年居然还不会，这不得不让人感到惊讶！
其实每一个软件都有用处，只要你能学精通了，就会对自己有好处。以Excel为例，学好
了可以提高工作效率，同事有问题你可以伸出援助之手。别人一天的工作，你几分钟做完，这
样是不是会被同事崇拜？
下面给出两个问题，作为本章两习题。
作业一：如图1-34所示，部门采用了合并单元格，如何快速地统计每个部门的金额？
作业二：对每个部门统计出来的金额进行降序排序，并制作条形图，如图 1-35所示。
图 1-34 各部门金额明细表 图 1-35 每个部门金额条形图
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