r -- - --~ -

~ •

CILESITE E KARAKTERIT DRE MORALIT SI DRE NDJENJA PER (BONTON) MIRESJELLJE

'1 Domethenia e karakterit ne literaturen profesiona\e eshte detinuar si "teresi e vetive ose cilesive 1ne te cilen nje njeri, nje gjesend apo nje fenon1en da\\ohet" . Niko\\a Rot ne "Psikologjia e personalitetit" e sqaron karakterin si teresi e vetive me te rende-sish1ne te individit te cilat i japin vule sjelljes se tij te gjithmbars~ Ndersa keto veti me te cilat shprehet respekti1ni apo 1nosrespektimi i normave te caktuara te ci\at mbreterojne ne nje shoqeri te caktuar jane veti karakteristike.

~ Morali si nocion ne literaturen profesionale eshte definuar si "teresi e zakoneve, posa~erisht zakoneve te 1nira, atyre zakoneve qe 1nundesojne ekzistence te pershtatshrne dhe harmonike dhe ·2hvilli1n te individit dhe shoqerise." Sipas specia\isteve" ,nora\\ eshte kriji1n shoqeror shpirteror dhe "teresi e nonnave te pashkruara shoqerore mbi 1111resje\\-jen e njeriut". Miresjellja e njeriut, qe nenkupton marredheniet e ndersje\\a brenda n)e shoqerie, vleresohet ne baze te normave n1ora\e prej nga de\ ndarja ne 111ora\e tajo ~e eshte e 1nire) dhe jomorale (ajo qe eshte e keqe). Nonnat dhe v\erat morale (~'eshte n11re

per administrimin zyrtar dhe arkivor 67

dhe c;'eshte keq; c;'duhet bere dhe c;'nuk duhet) i studion etika si pjese e filozofise. Personi i cili jeton ne harmoni me dispozitat morale, d.m.th., qe me jeten dhe pune e tij i krijon vetes dobi mete medha te lejuara shoqerore, por njekohesisht nuk i shkakton dem asku-jt, eshte person i moralshem. Personat qe nuk e kane vetedijen e zhvilluar mbi moralin konsiderohen persona edhe pa moral edhe te pa karakter.

Sekretari duhet te veproje dhe punoje ashtu qe sjellja e tij dhe shprehite e punes te pasqyrojne, paraqesin personalitet pozitiv - personalitet me veti pozitive te karakterit dhe te moral it.

Meqe vetite e karakterit dhe moral it gershetohen dhe preken, ato shqyrtohen njekohesisht, por vetem ato qe kane rendesi te jashtezakonshme per kryerjen e puneve dhe detyrave te sekretarit. Ketu bejne pjese: ndershmeria, modestia, saktesia, taktizimi , miresjellja, besueshmeria, respekti, etj.

3 Ndershmeria eshte cilesi dhe kategori morale e cila pasqyrohet ne raportin e caktuar ndaj njerezve, ndaj vlerave te percaktuara morale ne kuptimin individual dhe moral.

Modestia eshte nje nga vetite karakteristike me te cilat shprehet raporti ndaj vetvetes dhe bashkepunetoreve. Sekretari modest kurre nuk do t'i nern;:moje te tjeret as punen e tyre, as do ta mbiv leresoje personalitetin dhe pune e vet. Modestia duhet te pasqyrohet edhe ne menyren e veshjes, etj.

t, Taktizimi, respekti dhe miresjellja jane veti pozitive te karakterit mete cilat shprehet raporti ndaj njerezve ne teresi . Keto veti pasqyrohen ne sjelljen korrekte me koleget, eproret dhe palet. Sekretari i cili eshte taktik, i sjellshem dhe i mire, me durim te plote dhe miresjellje do ta degjoje kolegun, eprorin apo palen dhe pastaj ne menyre te qete t'u ofroje atyre informacionin e kerkuar. Sidoqofte ky raport nuk duhet te shnderro-

het ne nenshtrim dhe lajkatim. !J--Besueshmeria dhe besnikeria jane dy cilesi te rendesishme te karakterit te cilat

duhet t'i posedoje sekretari. Sekretari eshte shpesh ne situate te kuptoje dhe kryeje· pune te natyres konfidenciale. Prandaj eshte detyre e tij dhe obligim qe t'i permbahet princip-it "qe jashta dhomave zyrtare te mos tlase per gjerat zy1tare dhe afariste". I besueshem e~hte_ ai sekretar te ci lit eprori mund t'ia)Jesoje kryerjen e detyrave pa rezerve dhe me

s1gun. ~ ..

vv .. .. DETYRAT KRYESORE DHE NDARJA E PUNEVE TE

SEKRETARIT

11 / J Sekretari kryen pune te ndrysh111e ad1ninistrative-teknike, korresponduese dhe

organizative. Te gjitha keto pune 111und te ndahen ne: - te perditsh111e (te rregullta, te perhersf11ne apo ditore) dhe - te perkohsh1ne (te jashtezakonsh1ne apo periodike ).

) ; Punet e perditshme te thuash gjithnje perfshijne: - pasqyren e obligi1neve personale dhe obligi1neve te eprorit ate dite;

- te kujtuarit e eprorit per obligi1net qe i ka ate dite; - ,naiTeveshja e 1nengjesit 111e eprorin perkitazi n1e punet e dites; - planifikimi i puneve te dites, ne pajti1n 1ne planin e aktiviteteve te shefit: - ven ia e kontakteve telefonike ~ - prani1n i i thirrjeve telefonike dhe shenin1 i i porosive telefonike~ - pran im i i pal eve dhe cakti1n i i pran i1n it;

•

per administrimin zyrtar dhe arkivor 69

- hapja dhe radhitja e postes ditore;

- shkrimi i letrave dhe hartimeve te tjera 1ne shkrim;

- grumbullim i i materialeve dhe informatave te ndryshme;

- sajimi i evidencave dhe perkujtuesve te ndryshem, krahas respektimit te

"rregulles se arte": asgje mos e le per mbamendje dhe improvizim.

Q . Pos pun~ve te perditshme qe u ceken, sekretaresha duhet te kryeje edhe punt

te pe~ohsh111e, s19 ane: - organizimi i takimeve te ndryshme (mbledhjeve, konferencave, komisioneve

koJegjimneve, etj . ); - organizi1nin e udhetin1eve zyrtare;

- organizirnin e serninareve, keshillimeve, etj .;

- n1bajtja e procesverbaleve ne takime~

- sajirni i pennbledhes nga procesverbalet;

- shenirn i i matrial it te domosdoshem per pune;

- kujdesi per shun1ezimin e 1naterialit;

- kujdesi per prani1nin dhe rezervimin e vendosjes ne hotel te partnere~

afariste; - organizi1ni i drekave afariste, etj.

~ Duke i kryer 1ne sukses dhe 1ne kohe punet e shumta dhe te shumenduarsh1~1

sekretari e n1err rol in e bashkepunetorit 1ne te aferm te eprorit. Prandaj esh_te

kuptuesh111e seleksionin1i i ashper 1ne rastin e zgjedhjes se sekretarit. Udhehe~~~~ 1;

pervoje i!shte i veti!dijshi!m ne s:fari! mase efikasiteti ni! realizimin e puneve te tiJ es~

e lidhur ngushte dhe varet shmne nga aftesite profesionale dhe punuese, morale ..

cilesive te karakterit te sekretareshes dhe ndjenjes se saj per bonton dhe kulture

punes.

VI. KULTURA E PUNES

1 ~ ocioni kuitm:e ne literaturen profesionale definohet ne menyra te shumta, ajo eshte nocion i nderlikuar dhe shumedimensional. Ne permbledhjet enciklopedike thuhet: "Kultura (lat.)... 1. zhvillim, persosje, begatim i shpirtit, arsimim i pergjithshem; 2. zhvillim dhe persosje e te gjitha aneve te veprimtarise njerezore, perm-bledhja e te gjitha arritjeve te intelektit te njeriut (materiale, shoqerore, te kultures shpi11erore); 3. sjellje ne harmoni me normat shoqerore dhe etike". 2

72 Doracak

· derhyre - menyra e zhvillim it te bisedes (me ze te matur - pa ton te n~~,t~r~ pa 11 .• . ·· ti 1·· ti I · · b hk"b. d · de"gJ1m1 1 bashkebise-ne Jae, Ja or 1 zgJedhur, shikimi i drejtuar tek as e 1se uest, . duesit - pales dhe ofrimi i informacionit te duhur); . .

- menyra e telefonimit (planifikimi i bisedes, prezentimi i basl~kebtsedueSit, shenimi i porosise dhe ndjenja per gjatesi te bisedes dhe permbajtje te saJ); . . ..

- te drejtuarit me titu II ose me zonje, zoteri apo zon j ushe krahas the ks nn it te emrit;

- pergjigjja me kohe ndaj postes se arritur e qe tregon per efikasitet dhe respekt ndaj atij qe e ka derguar letren;

- ndenja e zhvilluar e oblioimit dhe pergjegjesia per t'u respektuar marrevesh-b . ja ·pa marre parasysh nese marreveshja eshte arritur ne forme te shkruar apo goJore, e qe tregon per respektin e partnerit afarist (afatet per dergimin e mallit dhe te gjitha obligimet tjera nga kontrata dhe klauzolat mbi shitjen e mallit, kohen e takimit te cak-tuar ose bisedes telefonike, etj .);

- raporti i sekretarit ndaj punedhenesit (korrekt, afarist, pergjegjes, i matur, me respekt te duhur pa marre parasysh dallimin ne moshe);

- raporti i sekretarit ndaj kolegeve ne pune (korrekt, afarist, miqesor, i matur, me respekt te mendimit te te tjereve dhe personalitetit te tyre, pa futje ne intriga dhe thashethema).

- sjellja me rastin e pranimit te pales - vizitorit (afariste, taktike, korrekte, me miresjelJje, dashamirese);

Koha e punes se sekretarit nuk perfundon dhe nuk kryhet vetem ne ndermarrje por edhe ne udhetim zyrtar, darke ose dreke afariste. Ne situata te ketilla ekzistojne rregulla te caktuara te miresjelljes.

Dreka, darka afariste, koktejet ose pranimet mund te jene te organizuara ne restorant ose ne apartamane.

Nese organizohen ne restorant, atehere duhet me kohe te caktohet vendi, koha dhe rezevrimi i tavolines per aq persona sa jane ftuar. Sjellja gjate kohes se drekes eshte pjese e kultures se pergjithshme, dhe jo vetem asaj te punes (si ulem i, si qendrojme ulur, pozita e duarve dhe trupit, renditja e te ftuarve ne tavoline, perdorimi · i mjeteve te ngrenies dhe pijeve dhe menyra e drekimit, bisedimi, te qeshurit, ngritja nga tavolina, etj.)

Nese drekat, darkat, pranimet organizohen ne apartmane, kerkohet angazhim shtese, organizim dhe nj~_hj~ t~ 1:_egulla_ve_ te sjell}_es (me~yren e servimit, pritjen e mysafireve, menyren e sherb1m1t te ushq1m1t dhe ptJeve, etJ.)

Informatat per kete materie te gjere mund te gjenden edhe ne Iibrat teme e t ·· ·1 e cilave eshte vetem bontoni, e te c, at ne hollesi i sqarojne te gjitha situatat e theksuara.

VII. KORRESPONDENCA PERKITAZI ME

ORGANIZIMIN E TAKIMEVE, MBLEDHJEVE

DHE TUBIMEVE ', i

/f JJ k. • . d \_.__ \ .· Domethenia dhe llojet e takimeve. Takimi eshte ta 1m1 1 1sa personave te ci let

paraprakisht ftohen per te zgjidhur 9eshtje te caktuara qe jane propozuar me rend te dites Takimet jane tejet te shumellojshem, andaj mund te ndahen sipas qellirnit t~

mbajtjes se tyre, sipas numrit te pjesemarresve dhe sipas formes. -

Sipas qellimit te organizimit te tyre, takimet mund te jene: - punuese, · - diskutuese, - informative dhe - anketuese.

L Takimet punuese jane te gjitha takimet ne te cilet shqyrtohen probleme te cak-tuara dhe per ta merren vendime ose konkludime konkrete.

,./ Takimet diskutuese kane per qellim qe ne to te kembehen mendime te pjese-

marresve qe ka te beje me 9eshtje te caktuara. Ne keto takime nuk merren vendime

konkrete, por mund te merren konkluzione: respektivisht propozime per zgjidhjen e

ndonje problematike te caktuar. Per ketc arsye ky lloj i takimeve n1e shume organizohet

para takimit punues. y Takimet informative kane per qt~Hirn qe pje~emarresit te infonnohen (lajmero-

hen) lidhur me ndonje ngjarje, problem, aksion, etj . Y-Takimet anketuese kane per qellim te kuptohet qendrimi i pjesemarresve qe

kane te beje me 9eshtje te caktuara. Sipas formes, takimet mund te jene: - formale dhe

/' - joformale. (J Takimet formate jane ato takime te cilet mbahen ne baze te formave ekzistuese

Jigjore (statutit, rregullores se punes, dhe dispozitave te tjera).

,2 Taki1net joformale jane jozyrtare dhe nuk jane te lidhur me format ligjo_re. Organizohen me rastin e manifestimeve festive, solemniteteve, kome1noracioneve, et).

Si pas numrit te pjesemarresve, t~kimet mund te jene:

- me numer te vogeJ te pjesemarresve (prej 3 deri 15) dhe

- me numer te rnadh te pjesernarresve (me shu1ne se 15).

Takimet punuese dhe zyrtare kane etnertime te ndryshme:

- mb!edhje, keshillim, konference, kuvend, tubitn, kongres, etj.

PERGATITJET ORGANlZATIVE TE 1AK~

. ·J. Ne menyre qe takim i zyrtar dh fl · · · a,, duJ et te pergatitet sa . .. ~ .. p·· e .n. nnst •~ Ja~m oto rcz

ultare t~ cilf t prucn ngJ

.. . ·. me mire. ergar111a e tak1m1r perbfhet nga·

- pergat,tJa paraprake dhe ·

- pergatitja teknike.

Pergatitjet paraprak k . h k h shpesh me ru ; .. e .. ryes_'.s r __ ry en nga

kryesuesi. Kryesuesi , mblcdh1es.

meny .. .. ~- ~- n e vet te bashkepunetoreve, se pari duhe1 te b

J·e m. ~~ qe te pe~caktohet qellimi i takimir. Ne kere faze ai duh

et te tubojl! dhe s1udio-1re matenalm respekf · ht .. h · .. d h

. . . Me n·oh·e .. '. .. ,v,s ~s. t!.etqe _ u et le

Jene obJekt i shqyrtim it nt! takim .

.. takJ_ ~ n e meteJme te_ problemat,kes ekz,stuese do te konfirmoj£! qellimin e thirrjes

se •mat dhe propozomrn per rendin e dites.

. ..P~s!. kryesuesi ta konfirmoje nevojen per thirrjen e takimit dhe propo.zimin e

rend•t te d,tes mbetet edhe te caktohet:

- data e mbajtjes se takimit,

- kohen e fillim it dhe eventualisht kohezgjatjen,

- vend in dhe loka lin ku dote mbahet '

afati, - kush dhe ci lat materiale _duhet t'i pergatise

per pjesemarresit dhe ne ~far~

- kush duhet te ofroje informacione hyrese, raport apo referat perkitazi me cilen

pike te rend it te d ites.

- kush duh et te ftohet ne tak im, . - kush do t'i bane shpenz,met nese ftohen pje

semarres nga vende te tjera.

- kush do te siguro1e vendc·sjen per pjesemarresit nga vendet tjera nese takim i

zgjat disa dite, - kujt i besohen pergatitjrt teknike.

Pergatitjet teknike i kryen jo vetem sekretari teknik, por edhe persona te tjere

te cileve u besohen pune te caktuara. Ketu do te bejme fjale vetem per ato pergatitje

teknike mete cilat angazhohet sekretari.

Per te fiJluar pergatitjet teknike, sekretari duhet te njihet mire mete gjitha hol-

lesite per pergatitjet e kaluara. Te gjitha te dhenat i merr drejtperdrejt nga personal qe

do ta udheheqin takimin. Pasi t'i kete marre keto te dhena, sekretari sak

aq dote sajoje planin e puneve te

cilat duhet t'i kryeje perkitazi me organizim te takimit te caktuar. Pa nje plan te tille te

punes do te mund te vinte deri te ajo qe ndonje pune leshohet apo te mos kryhet ne

kohe e qe dote ndikonte ne menyre negative ne organizimin e takimit. .

' Keshtu sekretari menjehere do ta pranoje nje pjese te pergjegjesise qe mater1-

alet per pjesemarres te pergatiten sa me heret. Ne kete qell irn duh~t te j~te n:. I idhje me

"t e ke··tyre materialeve prej cileve duhet te kerkoje qe matenaJet te dorezohen me

autore

per administrimin zyrtar dhe arkivor 75 kohe. Pasi t'i pranoje materialet nga autoret k · ,. • .. .. .. . te duhur te kopjeve D t" .. . . .. '-~~ r~tan d_o t 1 Jape ne shumez1111 ne numer

Nderkohe . ·eo e pe1p1_qet qe shumez1m1 te kryhet ne afatin te cilin e cakton. t

.. . .. ..' ~J rsa matenalet shkruhen dhe shumezohen, sekretari do te sa1· OJ. e fte-sa per pJesemarres1t. Sekretari vemendje te posa d h ,. k ... . . 1

kal't k d ..

76 Doracak

Nese pjese1narresit jane nga nje organizate, ftesa shkruhet si e perbashket dhe_ theksohet ne vend te dukshem (ne tabela lajn1eri1ni) qe ta shohin te gj ithe. Ftesa e ti I le 1nund te shtypet ne 1nakine shkri1ni (kompjuter) ose ne fonnat te madh i shkruai- n1e do[e ne 1ne1~yre te duksh1ne .

.,,, lt Nese pjesemarresit nuk jane nga nje organizate e njejte, ftesa shkruhet ne leter te fot1natit A-4 ose A-5 edhe ate ne forme te letres, respektivisht shkreses. Ftesa e ti lie dote shumezohet ne aq kopje sa njerez ftohen. Ne vend te emerti1nit dhe adreses se 1nar-resit lihet nje hapesire e zbrazet per t'u plotesuar me vone ose ftesa u drejtohet te gjithe pjesen1arresve.

S