CICLOS DE INGRESOS

CICLO DE INGRESOS

El estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones

consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo

control interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye

el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las

características específicas del mismo.

Para auxiliarse el auditor deberá basarse en los boletines de la serie 6000 de

las Normas y Procedimientos de Auditoría emitidos por la Comisión de Normas

y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Ciclo de Ingresos

Funciones típicas.

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se

requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus

productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los

clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de

los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a

clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el

ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se

vendes, la determinación del costo de ventas es una función contable que

puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:

Otorgamiento de crédito

Toma de pedidos

Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

Facturación

Contabilización de comisiones

Contabilización de garantías

Cuentas por cobrar

Cobranza

Ingreso del efectivo

Ajuste a facturas y/o notas de crédito

Determinación del costo de ventas

Asientos contables comunes.

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos

contables comunes

Ventas.

Costo de ventas.

Ingresos de caja.

Devoluciones o rebajas sobre ventas.

Descuentos por pronto pago.

Provisiones para cuentas de cobro dudoso.

Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.

Gastos de comisiones.

Creación de pasivos por el impuesto de ventas.

Provisiones para gastos de garantía.

Formas y documentos importantes.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían

ser:

Pedidos de clientes.

Ordenes de venta y embarque.

Conocimientos de embarque.

Facturas de venta.

Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.

Avisos de remesas de clientes.

Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

http://www.monografias.com/trabajos7/impu/impu.shtml

Métodos y procedimientos de control

El objetivo principal de apoyar los procedimientos de control del ciclo de ingresos son los siguientes:

La autorización y la exactitud de los contratos con los clientes

Los contratos con los clientes están sujetos a revisión completa y autorización previa a la aprobación (procedimientos de aceptación de clientes están en su lugar).

Todos los pedidos recibidos (para teléfonos celulares) deben ser reportados de manera oportuna para permitir a almacén para pedir y preparar los productos solicitados.

Precios, tarifas especiales y descuentos, así como los precios de los teléfonos celulares deberán ser aprobados en un nivel adecuado y citados de conformidad con la política actual

Facturación

Todos los servicios de comunicación celular o por mercancías suministradas deben ser registrados y reconocidos en los registros contables en el período adecuado.

La facturación de los bienes y servicios (teléfonos celulares) debe ser completa, precisa y reconocida en el período contable adecuado.

Billings registrados en el sistema de facturación deberá ser reconciliado con el libro mayor general en forma regular.

Cuentas por cobrar

Los procedimientos de control de crédito estarán destinadas a garantizar las políticas de recogida coherente y eficaz de crédito no se aplican y créditos no autorizados que se concede a los clientes con solvencia dudosa.

Recibos de caja

Todos los recibos de caja deben ser reconocidos en los libros de forma oportuna y con precisión se aplica a cuentas de clientes en el auxiliar o servir de base para las ventas de reconocimiento (en los libros de Rusia).

Flujo de los procedimientos de control de transacciones

La estructura de control interno de una entidad comprende las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una garantía razonable de que los objetivos específicos de la entidad se logrará. La estructura de control interno puede incluir una amplia variedad de objetivos y políticas y procedimientos conexos. Sobre todo los procedimientos importantes que se tratarán en el ciclo de ingresos son los siguientes:

La autorización y la exactitud de los contratos con los clientes

Autorización y exactitud de los pedidos de ventas - las solicitudes del cliente para productos y servicios y, en consecuencia los contratos de servicios que cumplen los criterios de la administración debe ser aprobado y debe ser informado con precisión sobre una base oportuna.

1. Controles para garantizar la validez de la autorización de órdenes de venta:

Tipo de procedimiento de control de

Responsable

Aprobación por el nivel adecuado de gestión de los precios establecidos, las tasas por minuto, tarifas especiales y precios (para los teléfonos celulares), los clientes, los límites de crédito y los términos.

se establece el procedimiento de

Director Financiero

Los precios actuales, los clientes, los límites de crédito y las condiciones se ponen a disposición para el personal de la entrada.

sobre una base regular

Departamento de ventas

Aprobación por las personas autorizadas de los pedidos y contratos de servicios como a los clientes, precios, crédito, cantidades y términos de referencia a los datos documentados aprobados por la dirección. La aprobación es hecha por personas que no participan en la función de ventas, ni en la preparación de los pedidos de ventas o contratos.


Director Financiero

2. Controles para garantizar el registro exacto de los pedidos de ventas y contratos de servicios:


Responsable

Registro preciso de los pedidos recibidos y los contratos celebrados como a los clientes, precios, cantidades y condiciones para su uso en el procesamiento posterior.



Los controles de supervisión 3. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba:


Responsable

Examen y aprobación de un funcionario designado de órdenes de venta por un importe determinado, y los pedidos / contratos de servicios con precios especiales, términos o los descuentos.

la observancia del procedimiento

Director Financiero

Integridad de los Contratos de Servicios y de los pedidos de ventas - Todas las solicitudes de los clientes de bienes y servicios debe ser notificado.

1. Controles para garantizar la integridad de las órdenes de venta:


Responsable

El uso de prenumerados pedidos de ventas y contratos u otros medios en el registro de todos los pedidos.



De Contabilidad para la secuencia de prenumerados los pedidos de ventas y contratos y el seguimiento de los pedidos

de los desaparecidos.

- "-- - "--

Los controles de vigilancia 2. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba:


Responsable

Examen por un funcionario encargado de los resultados de seguimiento de los documentos que faltaban.


Director Financiero

Procedimientos escritos 3. Asegurar el funcionamiento adecuado de los controles por encima de


Responsable

La existencia de procedimientos escritos relativos a la entrada para las actividades de la función.


Director Financiero

La prestación de servicios / Transporte marítimo de función

Integridad de los envíos - Todos los envíos realizados y los servicios prestados debe ser notificado.

1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de las mercaderías enviadas y los servicios prestados:


Responsable

El uso de documentos prenumerados, registros u otros medios en el registro de todos los traslados y los servicios prestados (Por generadas por ordenador los documentos de embarque, la asignación por computadora de un número secuencial de los documentos - "minutos de uso" de memoria).


departamento de facturación, almacén de carga

De Contabilidad para la secuencia de los documentos de embarque prenumerados o registros de los servicios prestados (acta de denuncia de uso), y el seguimiento de los documentos que faltaban.


- "--

Equiparación de los documentos de envío de las órdenes de venta y los registros de los servicios prestados (acta de denuncia de uso) con contratos de servicios y el seguimiento de las órdenes de largo sin igual, por personas distintas de las que mantienen los registros de órdenes de no coincidentes.

sobre una base regular (para las ventas de teléfonos), sobre una base periódica para los servicios celulares

- "--

Los controles de vigilancia 2. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba:


Responsable

Examen por un funcionario encargado de los resultados del seguimiento de las órdenes sin igual y falta de documentos.


Adjunto Jefe de Contabilidad

Precisión de prestación del servicio / Envíos - Los envíos realizados y los servicios deben ser sobre la base de órdenes de clientes autorizados '/ contratos de servicios, y debe ser informado con precisión sobre una base oportuna.

1. Controles para garantizar la validez de los traslados y los servicios prestados.


Responsable

Envío de bienes o prestación de servicios no se hacen sin una orden de venta autorizados / contrato de servicios.


Facturación

2. Controles para garantizar la exactitud del registro de los envíos y los servicios prestados:


Responsable

Conteo físico de las mercancías en el momento del envío por personas distintas de las que: a) tenga la custodia o el acceso a los inventarios; b) Autorizar o hacer envíos.


almacén a su cargo

Registro preciso de los servicios prestados como a la descripción, fechas, cantidades y otros datos pertinentes para su uso en el procesamiento posterior.

El uso de los documentos de embarque verificado en posteriores anuncio de las cantidades a los registros auxiliares de inventario.

La adhesión a los procedimientos documentados por los servicios prestados / envío de corte (todos los días y al final del período).

- "--

- "--


Facturación

almacén a cargo

Director Financiero

Los controles de supervisión 3. Para garantizar la continuación de las operaciones de los controles de arriba:


Responsable

La designación de un funcionario designado para supervisar la prestación de servicios y operaciones de transporte marítimo.

la asignación de la persona

Director Financiero

Los procedimientos escritos 4. Para garantizar el funcionamiento adecuado de los controles de arriba:


Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre las actividades marítimas función.

establecimiento de los procedimientos de

Director Financiero

Facturación

Integridad de los Billings - Todos los envíos realizados y los servicios deben ser facturados y registrados en el libro mayor general y los registros auxiliares.

1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de la facturación de mercancías enviadas y los servicios prestados:


Responsable

Para las facturas generadas por ordenador, la asignación por computadora de la secuencia numérica de las facturas (en los sistemas manuales - la utilización de prenumerados y controlado las facturas de venta en el registro de todas las facturas.)


Facturación

Las facturas se generan de forma automática por el sistema informático basado en los registros informáticos de los traslados y servicios prestados a los clientes.

Para facturas presentadas manualmente -

Adecuación de las facturas de venta con el envío de documentos o registros de los servicios prestados, y el seguimiento de los envíos largos sin igual o servicios por personas distintas de las que mantienen los registros de los elementos no coincidentes.

- "--


Facturación

Adjunto Jefe de

Contabilidad

2. Controles para garantizar la integridad de la síntesis de la facturación de mercancías enviadas y servicios prestados:


Responsable

Contabilidad para la secuencia de prenumerados facturas preparadas manualmente, y el seguimiento de los desaparecidos y / o duplicados de facturas por personas distintas de las que (1) preparar las facturas, (2) los envíos de registro, (3) proceso de transacciones de cuentas por cobrar, (4) hacer frente a los ingresos en efectivo (5) autorizar la anulación de las facturas, (6) preparar notas de crédito. (7) registro de los bienes devueltos y las

pretensiones o (8) están involucrados en las operaciones de informática y programación.



Una inspección pormenorizada de las facturas de las ventas (cantidades facturadas) en contra de las impresiones ( "minutos de uso", informa), el seguimiento de las facturas sin transformar, y la investigación y la corrección de las diferencias por los derechos de las personas que no sean incompatibles.


- "--

La Reconciliación (por ordenador o usuarios) de los totales de control de la facturación para el envío a la cuenta por cobrar con los totales de control de los informes anteriores. La reconciliación, y la investigación y la corrección de las diferencias, por quien no

tenía funciones incompatibles.

- "--

- "--

Formularios de entrada prenumerados revista y la rendición de cuentas relacionadas con todos los números de cada período.

la adhesión al procedimiento establecido

- "--

Los controles de supervisión 3. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba:


Responsable

Examen por un funcionario encargado de los resultados del seguimiento de los traslados y servicios incomparables.

sobre una base periódica

Director Financiero

Examen por un funcionario encargado de los resultados de seguimiento de los documentos que faltaban.

- "-- - "--



Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre los procedimientos de facturación y el resumen de las facturas de ventas.

establecimiento de los procedimientos de

Director Financiero

Exactitud del procesamiento y síntesis de Billings - Billings (incluidos los gastos de bienes y servicios vendidos y las ventas relacionadas con los gastos en que éstos se basan en la facturación) debe basarse en los envíos realizados y servicios prestados (en minutos realmente utilizados por el cliente), debe ser calculado con precisión , y debe ser exacta y puntual resumen y registrados en las cuentas correctas en el libro mayor general y los registros auxiliares.

1. Controles para garantizar la validez de las ventas registradas


Responsable

Verificación de los precios facturados a los pedidos de venta autorizados o listas de precios, por personas distintas de las que (1) preparar las facturas de venta o (2) están involucrados en la función de entrada de pedidos (para las facturas generadas por ordenador, donde los precios se almacenan en el actual maestro de precios autorizados archivo de controles adecuados sobre el archivo maestro).

con base en pruebas


Asegurarse de que preparadas manualmente las facturas de venta han sido revisados y aprobados como válidos antes de anuncio de las cantidades que el control de cuentas por cobrar y los registros auxiliares.


- "--

2. Controles para garantizar la exactitud de las ventas registradas:


Responsable

De Verificación de las extensiones y las zapatas de las facturas por personas distintas de las que se preparan las facturas de venta. (Para las facturas generadas por ordenador, la garantía adecuada de la propiedad de la lógica del programa.).



3. Controles para garantizar la corrección de la cuenta de la clasificación de


Responsable

Comprobación de la codificación de las facturas.



4. Controles para garantizar la exactitud de resumen


Responsable

Verificación de la exactitud matemática de los resúmenes (por ejemplo, por refootings periódico o un acuerdo de control independiente de los totales), utilizado como base de datos del libro mayor general.



Periodo de las comparaciones período de las cantidades de que se repitan las entradas.


Director Financiero

La adhesión a cortar documentado-off y el período de los procedimientos de cierre.

al final del período

- "--

Los controles de supervisión 5. Para asegurar el funcionamiento continuo de los

controles de arriba:

Tipo de procedimiento de

control de

Responsable

Examen por un funcionario designado de informe de excepción sobre la verificación y comprobación de las facturas.


Jefe de Contabilidad

Examen y aprobación de un funcionario designado de las facturas por un importe determinado, y facturas con precios


Director Financiero

especiales, términos o los descuentos.

Examen y aprobación de cada entrada del diario por un funcionario designado que no

participaron en su preparación.

- "-- Jefe de Contabilidad

6. Procedimientos escritos para garantizar el buen funcionamiento de los controles de arriba:


Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre las actividades en materia de facturación y el resumen de las facturas de ventas.


Director Financiero

Cuentas por cobrar relacionadas con los procedimientos

Justificación de los saldos - la validez, exactitud e integridad de los saldos registrados de los créditos y las ventas deben ser periódicamente justificados.

1. Controles para garantizar la validez, integridad y exactitud de los saldos registrados:


Responsable

Comparación periódica de los saldos registrados con las cantidades presupuestadas, de períodos anteriores y las estadísticas de la industria.


Director Financiero

Mantenimiento de las cuentas de la filial de registros por cobrar por personas distintas de las que (1) preparar, revisar o aprobar las cuentas por cobrar de documentación, (2) mantener la cuenta de control o (3) frente a la función de los ingresos en efectivo.

nombramiento de la persona


La reconciliación periódica de los registros auxiliares de cuentas por cobrar relacionadas con la cuenta de control e investigación de las diferencias por personas distintas de las que (1) puesto de cuentas auxiliares del crédito registros, (2) mantener la cuenta de control, (3) representan las facturas de venta y notas de crédito o (4) hacer frente a la función de los ingresos en efectivo



Envío periódico de las declaraciones de los

- "--

- "--

clientes, y la investigación de excepciones por parte de personas sin derechos incompatibles.

Revisión periódica de los saldos de crédito en las cuentas por cobrar para determinar sus causas.

- "--


De Evaluación de los saldos - la valoración de los saldos registrados de los créditos e indemnizaciones deben ser evaluados periódicamente.

1. Controles para garantizar los créditos se valoran a su valor de realización.


Responsable

Comparación de las disposiciones, las amortizaciones, notas de crédito y otras reducciones en efectivo a los créditos con los presupuestos y la información histórica.



Preparación de un análisis por antigüedad de los créditos y el seguimiento de los pagos vencidos (Compilación y la aprobación de

una lista de desconexión). Reconciliación del total de análisis relacionados con el envejecimiento con el equilibrio de control de cuenta.


Un contador / R

El examen periódico de la fórmula utilizada para determinar las disposiciones y subsidios para cuentas de cobro dudoso.


- "--

La determinación periódica de las disposiciones necesarias y de las cuentas de pérdidas y ganancias de una persona que no participan en las ventas, cuentas por cobrar y las funciones de grabación de dinero en efectivo.

- "--


La determinación periódica de deducciones adicionales (resultados, márgenes y otras

reducciones de dinero en efectivo) por

- "--

- "--

personas que no participan en las ventas, cuentas por cobrar y las funciones de grabación de dinero en efectivo.

Los controles de vigilancia 2. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles por encima de


Responsable

Examen por un funcionario designado de análisis por antigüedad de los créditos de partidas extraordinarias y los resultados del procedimiento de conciliación.


Director Financiero

Examen y aprobación de un funcionario designado de las disposiciones, las amortizaciones y deducciones adicionales realizados.

- "-- - "--

Procedimientos escritos 3. Asegurar el funcionamiento adecuado de los controles por encima de los controles de arriba:


Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre las cuentas de las actividades de la función por cobrar.


Director Financiero

Los procedimientos de control de entradas de efectivo

Integridad de los procedimientos de los ingresos en efectivo, todos los ingresos en efectivo deberán registrarse en el libro mayor general y los registros auxiliares.

1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de los ingresos en efectivo:


Responsable

Prenumbering y el control de estados de cuenta bancarios que acrediten los ingresos en efectivo de los clientes, que posteriormente se contabilizan, en el registro de todos los ingresos en efectivo.


Efectivo en banco contador

Comparación, ya sea individualmente o en total, de los registros de entradas en el libro de entradas de efectivo con estados de cuenta bancarios como las fechas y los importes por personas distintas de las que (1) controlar los ingresos en efectivo o (2) mantener los registros de cuentas por cobrar (Este se realiza como parte de la conciliación bancaria.)



2. Controles para garantizar la integridad de la síntesis de los ingresos en efectivo:


Responsable

Contabilidad para la secuencia de los documentos de los recibos de caja prenumerados y el seguimiento de los documentos que faltaban.

Formularios de entrada prenumerados revista y la rendición de cuentas relacionadas con todos los números de cada período.



Precisión de la transformación y síntesis de los ingresos en efectivo - los ingresos en efectivo deben ser registradas con exactitud en cuanto a cantidades, fechas, nombres de clientes y números, y debe ser exacta y puntual resumen y registrados en las cuentas correctas en el libro mayor general y registros auxiliares.

1. Controles para garantizar la validez de los recibos de efectivo:


Responsable

Asegurar que los ingresos en efectivo han sido revisados y aprobados como válidos antes de anuncio de los ingresos en efectivo para el control de cuentas y registros auxiliares.



2. Controles para garantizar la corrección de la clasificación de la cuenta:


Responsable

Comprobación de la cuenta de la codificación de los ingresos en efectivo por publicar el libro mayor.



3. Controles para garantizar la exactitud de la síntesis de los ingresos en efectivo:


Responsable

Verificación de la exactitud matemática de los resúmenes (por ejemplo, por refootings periódico o un acuerdo de control independiente de los totales) utilizados como



bases para las entradas del libro mayor general.

Periodo de las comparaciones período de cantidades de que se repitan las entradas.

La adhesión a cortar documentado-off y el período de los procedimientos de cierre.



Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre los ingresos en efectivo actividades de transformación y de resumen.


Director Financiero

El acceso a los recibos de efectivo acceso a los ingresos en efectivo debe ser restringido a personal autorizado, y los ingresos en efectivo deberán depositarse en cuentas bancarias de inmediato.

1. Controles para garantizar la adecuación de las medidas de seguridad físicas:


Responsable

Adecuados controles físicos (por ejemplo, los acuerdos de caja de seguridad, diseños de área de trabajo, caja de seguridad, etc) de efectivo en caja.

establecimiento de los controles de


Los procedimientos escritos 2. Para continuar la operación de los controles sobre:


Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre los ingresos en efectivo función de las actividades.



Integridad de recepción y tratamiento de devoluciones de ventas (teléfonos) y las prestaciones-Todos los productos (teléfonos) debe ser devuelto inmediatamente informados y registrados en los registros contables.

1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de las declaraciones y las dietas de:


Responsable

El uso de documentos prenumerados recibir, registros u otros medios para registrar todas las declaraciones realizadas.


Encargado de almacén

De Contabilidad para la secuencia de documentos prenumerados recepción y seguimiento de los documentos que faltaban.

de manera regular

- "--

El uso de prenumerados y controlados de

crédito y notas de débito, que posteriormente se contabilizan, en la grabación de todas las devoluciones y otros ajustes.

- "-- Adjunto Jefe

de Contabilidad

La adecuación a las notas de crédito con documentos prenumerados la recepción y el seguimiento de los temas no igualada por personas distintas de las que mantienen los registros de los temas incomparable.

- "-- - "--

2. Controles para garantizar la exactitud de las declaraciones registradas y derechos de emisión:


Responsable

Conteo físico de las mercancías en el momento del regreso.


almacén a cargo

Registro preciso de los rendimientos en

cuanto a cantidades, la descripción, el cliente, fecha y otros datos de referencia para su uso en el procesamiento posterior.

- "-- - "--

Procedimientos escritos 3. Asegurar el funcionamiento adecuado de los controles de arriba:


Responsable

La existencia de procedimientos por escrito sobre las actividades en el procesamiento y la síntesis de las declaraciones de ventas y prestaciones.


Director Financiero

Fianzas. CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA

Los adelantos u otras operaciones financieras por prestación de servicios o

compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los

proveedores la presentación de una carta-fianza emitida por una entidad

bancaria, no pudiendo efectuar la Tesorería ningún pago sin el previo

cumplimiento de este requisito.

Existen contratos que celebran las entidades públicas cuyas condiciones

generales estipulan la presentación de una carta-fianza otorgada por

contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecución. Algunas de

éstos son los contratos de obras, contratos por adquisición de bienes,

servicios profesionales etc. que preven el pago de anticipos o adelantos,

contra la presentación de cartas-fianzas. Asimismo, algunas transacciones

por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior,

convienen un adelanto que debe ser salvaguardado. Es importante que la

tesorería se constituya en un elemento de control para el adecuado

cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

La carta fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente

reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.

Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso

debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y

de realización automática.

Custodia organizada de las cartas-fianza,Control de vencimientos de cartas-

fianza

La tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los

vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones

adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el

caso.

Crédito y cobranza.

Control interno en crédito y cobranza:

Generales de movimiento de fondos:

a) Separación de funciones entre el manejo de fondos y registración de

operaciones

b) Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos

c) Separación de los fondos provenientes de cobranzas con los destinados

a pagos

d) Rotación del personal

e) Contabilización general de las operaciones relacionadas con los

movimientos de fondos:

f) Arqueos sorpresivos

g) Conciliación del extracto bancario

Propias de cobranza

a) Utilización de recibos preenumerados: deben estar prenumerados y una

copia de cada recibo debe quedar adherido al talonario.

b) Liquidación inmediata de cobranza: Cuando la cobranza es hecha por

los cobradores, estos deben trasladar el dinero a tesorería, sino deben

efectuar depósitos o transferencia en los bancos.

c) Control de los valores recibidos por correspondencia: la correspondencia

debe abrirse en la secretaria y detallar la misma en una planilla para que

los valores no se confundan con otro tipo de documentos.

d) Concesión de descuentos por pronto pago: Debe estar autorizado por

una persona que no efectué la cobranza ni emita el recibo, con el fin de

evitar que este se quede con una parte del dinero cuando efectué el

cobro.

e) Endoso restrictivo de los cheques recibidos: es necesario que ni bien se

reciba el cheque, a este se le inserte al dorso un endorso restrictivo,

mediante un sello que tenga una leyenda que especifique por quien

puede ser depositado, así se evitaría que cualquiera que tenga el poder

el cheque pueda cobrarlo.

f) Cheque para depositar posteriormente: en este caso el control interno

seria no aceptar este tipo de cheques ya que si en la fecha de cobro

quiebra la empresa, este no se podría cobrar.

g) Trasferencia de dinero: cada ves que se hace una transferencia del

dinero este debe ser documentada para que se sepa quien es el

responsable del mismo

h) Custodia de documentos a cobrar: es importante que los documentos a

cobrar no queden en poder de quien efectúa el cobro, de otra forma el

dinero podría ser robado o usado transitoriamente.

i) Deposito integro e inmediato de la cobranza: por ella se procura que

diariamente se realice el deposito total de la cobranza y al mismo tiempo

emitir un cheque para extraer los fondos necesarios del banco. esto

sirve para verificar que la cobranza de cada día ha llegado al banco.

Confirmación de saldos de clientes.

Consiste en la obtención de una comunicación escrita de un tercero

independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de

conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y de informar

válidamente sobre la misma.

La empresa auditada se dirige a la persona a la cual se pide confirmación que

se solicita, pero la respuesta escrita de esta debe ser dirigida a los auditores. El

auditor debe colocar personalmente en el correo la solicitud de confirmación

La Técnica de Confirmación consiste realmente ratificar que lo expresado por

los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo

manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor o

Revisor Fiscal se ajusta a la realidad. La técnica de la confirmación se realiza

solamente con persona o personas ajenas a la institución. Ejemplo:

Circularizaciones de saldos (cuentas por cobrar, inventarios en consignación,

acreedores).

Del saldo bancario que presenta la empresa en un momento determinado. Este

saldo puede comprobarse, solicitando al banco o los bancos según el caso el

saldo de la cuenta corriente a la fecha requerida, el cual una vez obtenido es

comparado con el mostrado por la contabilidad de la empresa.

Esta técnica puede ser aplicada de diferentes formas:

De acuerdo a las respuestas esperadas:

Confirmación Positiva: Se envía la solicitud de confirmación de saldo,

esperándose que contesten todas las personas circularizadas.

En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para

determinar la validez de la prueba. Es de utilidad cuando el volumen de

cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las

respuestas.

La confirmación consiste en la respuesta a una investigación para corroborar

información contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor

ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de

comunicación con los deudores. [ NIA, 1998 ]

Ejemplo de confirmación positiva: OFICIO REMISORIO

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 2.00B

Señores

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría

anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada

por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01).

Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar

con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se

requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado

a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se

anexa.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales

beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro

(Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓN

Gerente

FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):

Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA.

Avenida 26 # 1-01

Ciudad

Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS

CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES

LTDA. al 31 de diciembre de 2.00A es:

Correcto _____

Incorrecto _____ (En este caso, por favor indicar las causas a

continuación)

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Atentamente,


GERENTE (Firma y sello)

En el ejemplo anterior el auditor espera recibir respuesta de todas la empresas circularizadas. Como es natural, no todas responderán el requerimiento, por lo cual, el auditor establecerá un margen estadístico para que la prueba sea considerada válida. Este margen se establece a criterio de lo que puede ser considerado como Evidencia Suficiente y Competente. Esta confirmación se puede usar indistintamente con las cuentas de activo o de pasivo, pero es de amplia utilización en la cuentas de activo. Confirmación Negativa: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la empresa. Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a circularizar. El auditor gana mucho tiempo estudiando solamente las respuestas inconformes. Ejemplo de confirmación Negativa:

OFICIO REMISORIO

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 2.00B

Señores MUEBLES Señoriales S.A. Santa Fe de Bogotá D.C. Estimados señores: En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría

anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es

realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01). De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.00A

a nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS

($540.000.oo). En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los

registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se

sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante

adjunto, utilizando el sobre porteado que también se anexa. De no obtener

ninguna respuesta en un plazo de quince días después de recibida la

presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado

es correcto. Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales


(Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar) Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN

Gerente

FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102 Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1-01 Ciudad Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS

CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES

LTDA. Al 31 de diciembre de 2.00A NO ES CORRECTO por las siguientes razones: _________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________ Atentamente,

MUEBLES Señoriales S.A.

GERENTE (Firma y sello)

FORMATO DE RESPUESTA: En este caso el auditor sólo espera recibir las respuestas inconformes con el saldo. Su uso también es común en cuentas de activo. De acuerdo a la forma de enviar la solicitud: Confirmación Abierta: Cuando no se incluye el monto del saldo que se está corroborando. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando de confirman activos.

Ejemplo de confirmación abierta: OFICIO REMISORIO

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 200B

Señores MUEBLES SEÑORIALES S.A. Santa Fe de Bogotá D.C. Estimados señores: En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría

anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es

realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01). Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan

enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en

el cual se solicitan una serie de datos relativos al saldo de su apreciable

cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que

también se anexa. Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales


(Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar) Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN

Gerente

FORMATO DE RESPUESTA:


Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1-01 Ciudad Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo que aparece en los libros a

31 de diciembre de 2.00A asciende a la suma

de___________________________ ($____________) Atentamente, MUEBLES SEÑORIALES S.A. GERENTE

Como puede observarse, toda confirmación abierta es de carácter positivo, pues el auditor espera que le respondan todas las circulares, estableciendo un margen estadístico para la validez de la prueba. Confirmación Cerrada: Cuando se incluye el monto del saldo a corroborar. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman pasivos. Los ejemplos de confirmación positiva y negativa presentados anteriormente son ejemplos de confirmación cerrada. También se puede concluir que toda confirmación negativa debe ser necesariamente cerrada.

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CICLOS DE INGRESOS