Chương 6 Phát triển HTTTKT

1

Mục tiêu

• Tổng quan về quá trình phát triển AIS• Các vấn đề liên quan đến các giai đoạn

phát triển của AIS• Mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả của giai

đoạn khảo sát sơ bộ, phân tích chi tiết AIS• Các giải pháp phát triển AIS• Vấn đề con người trong quá trình phát triển

AIS• Mục tiêu, trình tự các công việc thực hiện

trong giai đoạn thiết kế AIS2

AIS luôn thay đổi!!

• Giải quyết các vấn đề tồn tại của hệ thống hiện hành (sai sót, nhiều rủi ro, ko hiệu quả…)

• Đáp ứng yêu cầu thông tin mới • Sự thay đổi của công nghệ

3

AIS

Nhu cầu thông tin

Sự phát triển CNTT

Yêu cầu về lợi thế cạnh tranh

Sự phát triển DN

Thay đổi quá trình SXKDYêu cầu luật pháp

Lý do phát triển AIS

Chu kì phát triển của AIS

4

Nhu cầu thay đổi AIS

Phân tích hệ thống

Thiết kế hệ thống

Thực hiện hệ thống

Vận hành hệ thống

Tiếp cận chu kì phát triển AIS

• Chia nhỏ quá trình phát triển thành nhiều giai đoạn

• Xác định mục tiêu mỗi giai đoạn• Xác định các công việc cụ thể và công cụ

thực hiện của mỗi giai đoạn• Kết quả của mỗi giai đoạn• Thông tin phản hồi

5

Các vấn đề liên quan đến phát triển AIS

• Chiến lược phát triển của DN

• Đặc điểm của quá trình sản xuất KD

• Hệ thống xử lý kế toán

• Môi trường CNTT trong doanh nghiệp

6

Nhân sự tham gia phát triển hệ thống

• Lãnh đạo DN: – Có thể đứng đầu nhóm phát triển để thuận lợi

cho các hoạt động liên quan đến phát triển hệ thống

• Người sử dụng hệ thống:– Các kế toán viên, người sử dụng AIS

• Chuyên gia phân tích, tư vấn hệ thống: – Kiểm toán viên nội bộ, độc lập, chuyên gia phát

triển hệ thống

7

Phân tích hệ thống

• Xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các giải pháp phát triển

8

Phân tích hệ thống

Khảo sát sơ bộ

Phân tích chi tiết

Khảo sát sơ bộ hệ thống

9

Mục tiêu:+ Tìm hiểu hệ thống hiện hành

+ Khả năng hoàn thiện hệ thống

+ Các giải pháp hoàn thiện

+ Đánh giá tính khả thi của giải pháp đề ra

Các công việc liên quan đến

chiến lược phát triển của DN

Các công việc liên quan đến hệ thống kế

toán hiện hành

Các công việc liên quan đến

quá trình SXKD của DN

Các công việc liên quan đến môi trường

CNTT của DN

Các công việc của khảo sát sơ bộ

• Liên quan đến chiến lược của DN– Tìm hiểu chiến lược phát triển của DN– Đánh giá sự phù hợp của hệ thống hiện

hành với chiến lược phát triển của doanh nghiệp

• Liên quan đến quá trình kinh doanh– Tìm hiểu quá trình kinh doanh hiện hành và

những thay đổi cần thiết– Tác động của hệ thống mới đối với quá trình

SXKD

10

Các công việc của khảo sát sơ bộ

• Liên quan đến hệ thống kế toán – Tìm hiểu hệ thống kế toán hiện hành– Những hạn chế của hệ thống hiện hành– Đề xuất thay đổi hoặc ứng dụng hệ thống mới– Đánh giá lợi ích và chi phí của giải pháp

• Liên quan đến môi trường CNTT– Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề ra với môi

trường CNTT hiện hành của DN

Thực chất của quá trình Khảo sát sơ bộ là thu thập thông tin về hệ thống

11

Các công cụ khảo sát sơ bộ• Các kỹ thuật thu thập thông tin

Công cụ Ưu điểm Nhược điểm

Phỏng vấn

Làm rõ nhiều thông tin (why)

Xây dựng mối quan hệ tốt với người sử dụng hệ thống

Tốn nhiều thời gian

Ảnh hưởng của ý kiến cá nhân chủ quan

Bảng câu hỏi

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Người trả lời có thời gian suy nghĩ

Thông tin thu thập ít, không sâu

Ko tạo sự quan tâm của người phỏng vấn

Quan sát

Làm sáng tỏ câu hỏi “How”

Hiểu rõ sâu về hệ thống

Tốn nhiều thời gian

Tra cứu tài liệu

Mô tả khái quát quá trình làm việc của hệ thống

Tiện lợi cho phân tích

Tốn nhiều thời gian

Không sẵn có hoặc không dễ tìm kiếm

12

Phân tích chi tiết

• Mục tiêu: Xác định các yêu cầu đối với hệ thống

13

Chiến lược của DN

Xác định các yêu cầu thông

tin, yêu cầu hệ thống (HT)

cho chiến lược của DN

Hệ thống kế toán

Xác định các yêu cầu về báo cáo, dữ liệu, chứng từ, sổ sách, thủ tục kiểm

soát HT

Quá trình kinh doanhXác định các yêu cầu của

quá trình kinh doanh khi

thực hiện HT

Công nghệ thông tin

Xác định các yêu cầu về công nghệ

(phần cứng, phương tiện truyền dẫn…)

Công việc

Các yêu cầu của hệ thống

• Thông tin– Xác định các thông tin hệ thống cần cung cấp

• Kết xuất, báo cáo– Xác định nội dung, thời gian của các báo cáo

cần thiết

• Dữ liệu– Xác định nội dung dữ liệu cần thu thập, lưu trữ – Xác định các chứng từ cần có để thu thập các

dữ liệu

14

Các yêu cầu của hệ thống

• Quá trình xử lý– Mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ và xử lý dữ liệu dự kiến

(làm cái gì, ai thự hiện, phương thức xử lý)

• Kiểm soát– Các yêu cầu kiểm soát cần thiết của hệ thống

• Các yếu tố giới hạn– Xác định các yếu tố giới hạn của hệ thống đưa ra

• Cơ cấu tổ chức– Các yêu cầu thay đổi về cơ cấu tổ chức của DN

15

16

Yêu cầu của nhà quản lý

Yêu cầu được nhận dạng từ nhóm phân tích

Hệ thống được thiết kế

Yêu cầu từ người

sử dụng

Xác định ĐÚNG yêu cầu thật sự cho hệ thống là 1 vấn đề không đơn giản

Kết quả của phân tích hệ thống

• Không thay đổi – Do những vấn đề hiện tại không quan trọng

• Cải tiến để hoàn thiện– Thay đổi dựa trên nền của hệ thống hiện hành

• Thiết kế hệ thống mới– Phát triển một hệ thống mới

17

Các chiến lược để phát triển AIS

Chiến lược Ưu điểm Nhược điểm

Mua phần mềm kế toán

Thời gian nhanh, chi phí thấp

Khó đáp ứng hoàn toàn yêu cầu của DN

Tự thiết kế 1 hệ thống

Đáp ứng tối đa được yêu cầu AIS của DN

Mất nhiều thời gian, chi phí, rủi ro cao

Thuê ngoài thiết kế HT

Đáp ứng được yêu cầu AIS của DN Có chuyên gia giỏi

Thời gian phát triển lâu, chi phí cao

Thuê ngoài vận hành AIS

Tập trung cho hoạt động quan trọng khácTiết kiệm thời gian, chi phí, giảm rủi ro

Mất kiểm soát thông tinMất lợi thế cạnh tranh Không chủ động, thiếu linh hoạt

18

19

Thiết kế AIS

• Mục tiêu– Phác thảo bằng hình vẽ, mô hình các thành phần của

AIS theo các yêu cầu của giai đoạn phân tích

• Nội dung– Thiết kế báo cáo– Thiết kế dữ liệu cần thu thập– Thiết kế chứng từ và quá trình luân chuyển– Thiết kế tiêu chuẩn và lựa chọn các phần mềm xử lý– Thiết kế các thủ tục kiểm soát– Tổ chức nhân lực

20

Thiết kế báo cáo

• Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp• Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần…)• Mô tả hình vẽ• Hình thức (in ra hay không?)• Đối tượng sử dụng báo cáo

Báo cáo theo các hoạt động

Bảng kê các hoạt động/sự kiện trong kỳ

Phân tích hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan

Báo cáo theo các đối tượng/nguồn lực

Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng

Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực

Các chu trình

21

Thiết kế dữ liệu

Các chu trình

Mô hình REA

Xác định các hoạt động, đối tượng nguồn lực cần

thu thập dữ liệu

Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý, đặc điểm

kinh doanh

Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động, đối tượng, nguồn lực

22

Thiết kế chứng từ và luân chuyển

Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động, đối tượng, nguồn lực

Thiết kế chứng từ cho từng hoạt động+ Tên gọi chứng từ + Nội dung chi tiết+ Số chứng từ + Người lập+ Ngày chứng từ + Người xét duyệt+ Đối tượng liên quan + Người có nhu cầu sử dụng+ Nguồn lực liên quan

Thiết kế quá trình luân chuyển

Phương thức xử

lý

Tổ chức nhân lực

23

Thiết kế các nội dung khác

• Thiết kế và lựa chọn phương pháp ghi sổ

• Thiết kế các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn phần mềm xử lý (nếu có)

• Thiết kế các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ

• Thiết kế các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng cho quá trình xử lý bằng máy

• Tổ chức nhân lực: Tổ chức bộ máy cho AIS

24

Thực hiện hệ thống

• Là quá trình hình thành AIS trên cơ sở các thiết kế đưa ra

• Nội dung:– Là giai đoạn lập trình (nếu tự phát triển AIS) – Tổ chức đưa hệ thống vào sử dụng– Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

25

Tổ chức sử dụng PMKT

• Tổ chức các yếu tố đầu vào– Tài khoản– Các đối tượng theo dõi chi tiết

• Tổ chức sử dụng chứng từ – Phân loại chứng từ và luân chuyển

• Tổ chức bộ máy xử lý– Phân nhiệm, phân quyền sử dụng

• Tổ chức các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị• Tổ chức các hoạt động kiểm soát

26

Chuyển đổi hệ thống

• Là quá trình chuyển đổi phần mềm, phần cứng, các thủ tục xử lý nghiệp vụ, dữ liệu từ AIS cũ sang AIS mới

• Yêu cầu: – Đảm bảo khả năng hoạt động liên tục của hệ

thống kế toán– Giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian, thúc đẩy mối

quan tâm của người sử dụng với hệ thống mới

27

Phương thức chuyển đổi

Phương thức

Đặc điểm Ưu Nhược

Chuyển đổi trực tiếp

Tiết kiệm thời gian.

Rủi ro caoKo có cơ sở kiểm tra

Chuyển đổi song song

Có cơ sở đối chiếu với HT cũ

Thời gian kéo dàiChi phí tăng

Chuyển đổi từng phần

Giảm thiểu các rủi ro về sai sót của HT mới

Thời giankéo dàiChi phí tăng

Chuyển đổi thí điểm

Hạn chế rủi roThúc đẩy phát triển AIS

Kéo dài thời gian phát triển AIS

Cũ

Mới

Cũ

Mới

Cũ

Mới

Cũ Cũ Cũ

Cũ Cũ Mới

28

Chuyển đổi dữ liệu

• Dữ liệu trước khi chuyển đổi phải được kiểm tra tính chính xác

• Kiểm tra tính tương thích của dữ liệu của HT cũ và mới

• Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu nhập vào hệ thống mới trước khi tiến hành sử dụng chính thức

29

Yếu tố thành công của quá trình phát triển AIS

• Sự hỗ trợ của ban quản lý• Lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng• Đầu tư vào giai đoạn phân tích• Sự ủng hộ của người sử dụng• Khả năng đáp ứng của PMKT• Sự hỗ trợ của nhà cung cấp PM• ……