Embed Size (px)
Citation preview
1
ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN:
CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG
BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
Nhóm 7
Nguyễn Hữu Tuân Anh
Lê Chí Công
Lưu Vũ Lân
Đặng Thị Kim Xuyên
2
Phần A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vẫn cụ
thể từng chủ đề.
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống.
Hệ thống: Quản lý của hàng điện thoại di động Viễn thông A
Ngƣời lập: Nhóm 7 Ngày lập:28/09/2014
STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết
thúc
1 Quy trình nhập hàng Nắm rõ nguyên tắc nhập hàng và
có kế hoạch xử lí hàng tồn
(chương trình khuyến mãi,....)
28/9/2014
28/9/2014
2 Quy trình bán hàng
Số lượng sản phẩm bán trong
ngày, thủ tục và cách thức
bán hàng.
29/9/2014
29/9/2014
3 Quy trình bảo hành Cách thức bảo hành, các trường
hợp nào không được bảo hành và
giải quyết sự cố.
30/9/2014
30/9/2014
4 Hệ thống máy móc
phần mềm và quy
trình tìm kiếm
Nắm rõ về tài nguyên máy móc
trang thiết bị, phần mềm, hệ điều
hành đang sử dụng và hiểu rõ về
cách tìm kiếm mặt hàng cũng như
thông tin của khách trên hệ thống
máy tính.
30/9/2014
30/9/2014
3
2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
a) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 1:
Ngƣời thực hiện: Đặng Thị Kim Xuyên
Kế hoạch phỏng vấn 1
Người Được Hỏi: Trần Quốc Tấn Người Phỏng vấn: Đặng Thị Kim Xuyên
Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM
Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 28/09/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’
Đối Tượng:
Trưởng kho
Dừ liệu thu thập là quá trình nhập
kho.
• Người được hỏi là nhân viên thủ kho.
Chương trình: • Giới Thiệu. • Tổng quan về dự án. • Tổng quan về phỏng vấn. • Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề nhập hàng .
Câu hỏi và trả lời Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung
cấp!
Ước Lượng Thời Gian: 1 phút 2 phút 2 phút
10 phút 10 phút
10 phút
Dự kiến tổng cộng: 35 phút
4
Phiếu phỏng vấn 1
Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý quá trình nhập
hàng.
Ngƣời Đƣợc Hỏi: Trần Quốc Tấn Ngày: 28/09/2010
Câu hỏi :
Câu hỏi 1: Cửa hàng của anh có thường
xuyên nhập những mặt hàng mới hay
không?
Câu hỏi 2: Anh quản lý xuất nhập hàng
như thế nào ( Theo phân loại hay theo
dòng sản phẩm hay theo ngày tháng
nhập.).
Câu hỏi 3: Cửa hàng sẽ chọn những nhà
cung cấp nào?
Câu hỏi 4: Cửa hàng nhập hàng từ nhà
cung cấp như thế nào?
Câu hỏi 5: Quá trình nhập hàng anh có
lưu trữ lại không? Vậy trên phiếu nhập
hàng sẽ có những thông tin lưu trữ nào?
Câu hỏi 6: Thông thường thì cuối tháng
là nhập hàng đúng không ạ? Nhưng nếu
hết hàng giũa chừng thì sao?
Câu hỏi 7: Cửa hàng anh quản lý hàng
tồn kho như thế nào?
Trả lời:
_Cửa hàng chúng tôi thường xuyên nhập
những mặt hàng mới nếu những mặt hàng
đó đáp ứng được nhu cầu của người tiêu
dùng.
_ Thì tôi phân loại sắp xếp chúng theo
ngày tháng nhập, ngày nào loại nào để
riêng ra.
_Cửa hàng chúng tôi sẽ hợp tác với
những nhà cung cấp tin cậy, có uy tín, vì
vậy những mặt hàng cửa hàng nhập sẽ là
những mặt hàng có nguồn gốc và xuất sứ
rõ ràng.
_ Nhà cung cấp sẽ đem hàng hóa tới như
trên phiếu đặt hàng, nhân viên sẽ kiểm tra
xem thông tin về nhà cung cấp và những
hàng hóa được nhập có sẵn trong danh
mục chưa. Sau khi kiểm tra xong, nhân
viên sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in
và lưu trữ phiếu.
_ Có tôi thường lưu trữ lại các lần nhập
xuất kho bằng phiếu nhập xuất kho rồi
đưa vào máy tính để lưu trữ lại.Trên
phiếu nhập hàng sẽ lưu những thông tin
như: Mã hàng nhập, tên hàng nhập, nhà
cung cấp, ngày nhập, giá.
_ Đúng, nếu như vậy thì chúng tôi sẻ lập
báo cáo lên cấp trên và yêu cầu nhập
hàng mới.
_ Hàng tuần chúng tôi đều kiểm tra các
sản phẩm trong kho. Chúng tôi sẽ kiểm
tra, quản lý hàng ngày để kiểm tra tình
5
trạng sản phẩm.
Câu hỏi 8: Chương trình khuyến mãi của
cửa hàng mình như thế nào, bao lâu một
lần, đối với khách hàng thân thiết và
khách hàng bình thường thì ra sao?
_ Chương trình khuyến mãi áp dụng với
những sản phẩm bán chạy trên thị trường,
và những hàng tồn kho khoảng 3 tháng 1
lần, đối với khách hàng thường xuyên thì
được cấp thẻ thành viên được cộng điểm
khi mua hàng và được quy đổi phần quà
tương ứng với điểm.
b) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 2:
Ngƣời thực hiện: Lê Chí Công
Kế hoạch phỏng vấn 2
Người Được Hỏi: : Nguyễn Tường Vy Người Phỏng vấn: Lê Chí Công
Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận 10, TPHCM
Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 29/09/2010
Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’
Đối Tượng: Trưởng bộ phận bán hàng. Dữ liệu thu thập là quy trình bán hàng.
• Người được hỏi là nhân viên bán hàng.
Chương trình: • Giới Thiệu. • Tổng quan về dự án. • Tổng quan về phỏng vấn. • Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề bán hàng. Câu hỏi và trả lời: Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cảm ơn các thông tin mà chị đã cung cấp!
Ước Lượng Thời Gian: 1 phút 2 phút 2 phút 10 phút 10 phút 10 phút
Dự kiến tổng cộng: 35 phút
6
Phiếu phỏng vấn 2
Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý quá trình bán hàng.
Ngƣời Đƣợc Hỏi: Nguyễn Tường Vy Ngày: 29/09/2010
Câu hỏi:
Câu hỏi 1: Hoạt động bán hàng diễn ra
như thế nào?
Câu hỏi 2: Cửa hàng mình bán hàng theo
hình thức bán hàng nào, thanh toán trực
tiếp , bán trả góp, hình thức thanh toán
bằng tiền mặt hay dùng thẻ vậy ạ?
Câu hỏi 3: Cửa hàng mình có bán hàng
qua mạng hay không và cách thanh toán
với hình thức đó.
Câu hỏi 4: Vậy khi có khách hàng đến
thì của hàng mình có lưu thông tin lại
không? Hay chỉ khi khách hàng mua hàng
thì mới lưu thông tin!
Câu hỏi 5: Vậy khi lưu thông tin của
khách hàng mua sản phẩm thì cửa hàng
sẽ lưu những thông tin gì?
Câu hỏi 6: Cửa hàng có những hình thức
thanh toán nào?
Câu hỏi 7: Nếu khách hàng mua 1 lượng
lớn sản phẩm thì cửa hàng có ưu đãi gì
không?
Trả lời:
_ Cửa hàng sẽ lập ra bảng báo giá cho các
thiết bị. Sau khi khách hàng đã lựa chọn
sản phẩm thì chúng tôi sẽ viết đơn mua
hàng, và khách hàng sẽ cầm nó đến quầy
thu ngân để tính tiền. Hoặc có thể mua
sản phẩm qua trang web của cửa hàng thì
sẽ có người giao hàng tận nơi.
_ Bán hàng trực tiếp, có cho thanh toán
bằng thẻ, hình thức bán trả góp thì được
cửa hàng đưa ra vào các dip cuối tháng.
_ Có bán hàng qua mạng, sản phẩm được
đưa đến khách hàng trong nội thành trong
khoản 5h, với khách hàng ở xa thì khoảng
2 ngày, thanh toán qua thẻ.
_ Cửa hàng chỉ lưu thông tin của khách
hàng mua sản phẩm qua mạng hay mua
với số lượng lớn và trị giá lớn thì chúng
tôi sẽ lưu thông tin của khách hàng.
_ Chúng tôi sẽ lưu những thông tin như:
Mã sản phẩm, tên sản phẩm, tên khách
hàng, ngày mua hàng, giá.
_ Cửa hàng chúng tôi có 2 cách thanh
toán:
o Thanh toán bằng tiền mặt.
o Thanh toán bằng thẻ tín dụng.
_ Khi khách hàng mua với sô lượng nhiều
thì sẽ nhận được phiếu giảm giá của
chúng tôi: trên 10 triệu thì giảm 5%.
7
Câu hỏi 8: Chổ cửa hàng có cho mua
điện thoại trả góp không.và nếu có lãi
xuất thế nào?.và cần những gì để có thể
mua trả góp?
_ Có. Chổ chúng tôi có cho mua hàng trả
góp.với lãi xuất 5% mổi điện thoại trả
góp trong vòng 12 tháng và 3% với 6
tháng. Nếu muốn trả góp bạn cần sổ hộ
khẩu photo và giấy chứng minh photo
công chứng.hoặc bằng lái xe.
c) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 3:
Ngƣời thực hiện: Nguyễn Hữu Tuân Anh
Kế hoạch phỏng vấn 3
Người Được Hỏi: Lê Ngọc Trung Người Phỏng vấn: Nguyễn Hữu Tuân
Anh
Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM
Thời Gian Hẹn: 14h20\ Ngày 29/09/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’
Đối Tượng: • Trưởng bộ phận bảo hành • Dữ liệu thu thập là quy trình bảo
hành điện thoại cho khách hàng khi đến cửa hàng đế yêu cầu bảo hành sản phẩm. Quy trình bảo hành 1 sản phẩm khi
nhận được yêu cầu của khách hàng.
• Người được hỏi là nhân viên ở bộ phận
bảo hành chuyên tiếp nhận và tham gia
bảo hành
Chương Trình: • Giới Thiệu. • Tổng quan về dự án. • Tổng quan về phỏng vấn. Chủ đề cập nhật: Vấn đề bảo hành. Câu hỏi và trả lời:
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp!
Ước Lượng Thời Gian: 1 phút 2 phút 2 phút 20 phút 30 phút 10 phút
Dự kiến tổng cộng: lh5’
8
Phiếu phỏng vấn 3
Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý quá trình bảo hành
Ngƣời Đƣợc Hỏi: Lê Ngọc Trung Ngày: 29/09/2014
Câu hỏi :
Câu hỏi 1: Để được cửa hàng bảo hành sản phẩm điện thoại thì yêu cầu của cửa hàng là gì?
Câu hỏi 2: Các trường hợp không được
cửa hàng bảo hành là gì?
Câu hỏi 3: Khi nhận một sản phấm đúng theo quy định bảo hành thì bô phân của anh sẽ làm gì? Câu hỏi 5: Khi nhận một sản phẩm không được bảo hành thì cách thức của cửa hàng cũng như bộ phận bảo hành sẽ làm gì? Câu hỏi 4: Vậy những thông tin gì sẽ được ghi trên mẫu khi khách hàng muốn bảo hành sản phẩm và trên sổ bảo hành của cửa hàng?
Trả lời:
_ Các tiêu chi để được của hàng chúng tôi
bảo hành rất đơn giản: Các sản phẩm có
xuất xứ là tại các của hàng của chúng tôi.
Khi khách hàng mua một sản phẩm thì
đều được cấp một giấy bảo hành kèm
theo sản phấm do cửa hàng chúng tôi
cung cấp với ngày mua và thời gian bảo
hành ghi trên giấy. Do vậy muốn được
bảo hành thì sản phẩm phải còn giấy bảo
hành và thời gian bảo hành còn. Sán
phẩm bị lỗi do kĩ thuật, và một số trường
hợp khác được ghi rõ tên sản phẩm.
_ Sản phẩm đã hết bảo hành, hư hòng do khách hàng gây ra... Ngoài ra các sản phẩm hết thời hạn bảo hành nhưng mua tại các cửa hàng của chúng tôi cũng sẽ được sửa chữa và được tính phí.
_ Chúng tôi sẽ yêu cầu khách hàng điền một số thông tin của khách hàng vào mẫu do cửa hàng cung cấp. Sau đó nhân viên kĩ thuật sẽ kiểm tra sản phấm yêu cầu bảo hành và ghi các chi tiết cần sửa chữa. Toàn bộ các thông tin trên sẽ được lưu vào số bảo hành của bộ phận chúng tôi.
_ Chúng tôi sẽ nói rõ cho khách hàng biết
chúng tôi nhận những sản phấm do cửa
hàng chúng tôi bán và sẽ tính chi phí sửa
chữa cho khách hàng. Nếu khách hàng
đồng ý có thề viết vào mẫu yêu cầu theo
mẫu của chúng tôi.
_ Khách hàng cần phải điền đầy đủ và
chính xác những thông tin chúng tôi đưa
ra trên mẫu như: mã phiếu bảo hành, mã
sản phẩm, tên sản phẩm, tên khách hàng,
ngày mua, thông số kĩ thuật…Và trên sổ
bảo hành của cửa hàng sẽ lưu những
thông tin mà khách hàng điền trong mẫu.
9
Câu hỏi 5: Khi sản phẩm đã được bộ phận bảo hành, khách hàng muốn nhận sản phẩm bảo hành thì gồm những bước nào?
Câu hỏi 6: Cửa hàng điện thoại của anh bán hàng có hay gặp hàng bị lỗi kỷ thuật khi khách mua hàng về sữ dụng không! Câu hỏi 7: Vậy thì cửa hàng anh xử lý như thế nào? Câu hỏi 8: Vậy anh kiễm soát máy và nhận máy bằng giấy tờ hay nhập lại vào máy.
_ Chúng tôi chia làm 2 trường hợp: + Trường hợp còn bảo hành: Khách hàng
sẽ giao cho nhân viên của chúng tôi giấy
yêu cầu bảo hành mà trước đó cửa hàng
chúng tôi yêu cầu khách hàng ghi và đó là
bản sao. Sau dó nhân viên sẽ kiểm tra có
đúng giấy tò không và sẽ giao trá sản
phấm đã được bảo hành và không tinh chi
phi sữa chữa.
+ Trường hợp hểt hạn bảo hành: Cũng như những bước vừa rồi nhưng chúng tôi sẽ yêu cầu khách hàng qua quần thu phi nộp tiền chi phí bảo hành. Sau khi khách hàng da đóng tiền chúng tôi sẽ giao trả máy cho khách hàng.
_Có! Đôi lúc điện thoại ở cửa hàng chúng
tôi bán cũng có những máy lỗi kỷ thuật..
_ Chúng tôi nhận máy lại và gởi về nhà
sản xuất khắc phục sự cố máy sớm nhất
và hoàn trả máy cho khách hàng sớm
nhất..
_ Chúng tôi kiểm tra phiếu bảo hành và
ghi nhận máy vào sổ và gởi khách phiếu
hẹn..
d) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 4:
nnNgƣời thực hiện: Lƣu Vũ Lân
Kế hoạch phỏng vấn 4
Người được hỏi: Lê Văn Cường Người phỏng vấn: Lưu Vũ Lân
Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM
Thời gian hẹn: 8h Ngày 30/9/20104
Thời điểm bắt đầu: 8h20’ Thời điểm kết thúc: 9h
Đối tượng: - Đối tượng được hỏi là nhân viên
trong cửa hàng. - Dữ liệu cần thu thập là về tài
nguyên máy móc trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành đang sử dụng và nắm được cách thức tìm kiếm của cửa hàng.
Người được hỏi là nhân viên trong cửa hàng.
10
Chương Trình: • Giới Thiệu. • Tổng quan về dự án. • Tổng quan về phỏng vấn. Chủ đề cập nhật: Vấn đề hệ thống
máy tính và tìm kiếm. Câu hỏi và trả lời:
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung
cấp!
Ước lượng thời gian:
1 phút
2phút
1phút
20 phút 10 phút
Dự kiến tống cộng: 35 phút
Phiếu phỏng vấn 4
Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý hệ thống máy tính và tìm kiếm.
Ngƣời đƣợc hỏi: Lê Văn Cường Ngày: 30/9/20104
Câu hỏi :
Câu hỏi 1: Cửa hàng của anh có thường
xuyên cập nhật hệ thống quản lý của cửa
hàng hay không?
Câu hỏi 2: Cửa hàng mình có giới thiệu
hàng hóa bằng website không?
Câu hỏi 3: Công cụ tìm kiếm của cửa
hàng được thực hiện như thế nào?
Câu hỏi 4: Vậy khách hàng có tìm kiếm
bằng cách gọi điện thoại tới cửa hàng
không?
Trả lời :
_ Có. Chúng tôi luôn cập nhật phần mềm
mới để có thể giúp cho việc quản lý cửa
hàng tốt hơn. Và luôn nâng cấp hệ thống
máy tính 1 cách tốt nhất.
_ Có.
_ Chúng tôi có phân loại hàng hóa và tìm
kiếm theo giá, theo tên, theo nhà sản xuất,
giá từ cao xuống và ngược lên..
_ Củng có khách hàng gọi tới cửa hàng
chúng tôi và hỏi về hàng hóa của cửa
hàng.
11
II. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
1.1. Môi trường hoạt động của một trung tâm mua hán điện thoại di động
thông thường
Hiện nay, việc mọi người sử dụng các thiết bị di động không còn quá xa lạ khi mà
các công nghệ và dịch vụ di động phát triển từng ngày. Do vậy, các trung tâm mua
bán điện thoại di động cũng được khai trương ở mọi nơi. Các trung tâm này có thị
trường rất lớn và các nhà sản xuất điện thoại liên tục đưa ra các sản phẩm hấp dẫn
khách hàng.
Một trung tâm mua bán điện thoại đi động thường cung cấp các loại máy điện
thoại đi dộng và dịch vụ di động đi kèm do nhiều nhà sàn xuất, và nhà cung cấp dịch
vụ khác nhau. Các sản phẩm của trung tâm này được nhập từ các nhà sản xuất và nhà
cung cấp dịch vụ. Các sản phẩm được trưng bày và lưu trữ trong kho hàng sau đó
cung cấp tới các đối tượng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới
những đối tác làm ăn thường xuyên.
Đề tài được xem xét ở đây là “xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa
hàng điện thoại di động”.
1.2. Các hoạt động và nguyên tắc quản lý
Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng điện thoại di động chúng tôi đã thu
thập được các thông tin. Việc quàn lý kinh doanh được dựa trên các nguyên tắc chung
từ việc nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định
kỳ. Sau đây là các nguyên tắc quản lý:
Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần
lập một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông
tin về mặt hàng như nhà sản xuất, số lượng, giá nhập. Sau khi hàng được nhập về
kiểm tra các thông tin của mặt hàng và cần lưu trừ các thông tin về mặt hàng đã nhập
vào kho dù liệu. Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán.
Bán hàng: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh
Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay
không rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông
tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một
đơn hàng xuất gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số
lượng, giá bán.cuối cùng đơn hàng được lưu vào kho dừ liệu.
Xuất hàng: khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu
cầu được nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số
lượng, và tiến hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều được lưu
trừ trong sổ xuất hàng.
Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đom hàng được lưu trữ trong cơ
sở dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất. Thanh toán đơn hàng nhập được
thực hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đưa ra các số liệu cần thanh toán
đối với nhà thanh toán như sổ lượng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn
nợ nhà sản xuất. Việc thanh toán đơn hàng xuất được thực hiện tương tự với khách
hàng nhưng việc thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không được nợ, còn
các khách hàng là đối tác làm ăn thường xuyên thì có thể nợ.
12
Thống kê: Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về
hàng hóa cũng như các hóa đơn nhập xuất, sau đó đưa ra những con số cụ thể như số
lượng hàng tồn kho, số dư nợ với nhà sản xuất, số dư nợ của khách hàng quen, dựa
trên các số liệu thống kê được đưa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó. Dựa
trên các số liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ
để lập các báo cáo về tình trạng kinh doanh cho người quản lý.
Bảo hành: Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở
cửa hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời
trao cho khách hàng sản phấm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành. Bộ phận bảo
hành có trách nhiệm kiếm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm
theo phiếu thanh toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ được lưu lại
trong sổ bảo hành.
Tìm kếm: chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng.
Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc
điếm của mặt hàng. Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ
khách hàng, hoặc đơn hàng.
1.3. Các chứng từ giao dịch và mô tả quá trình lƣu chuyển chức từ đó Khi có các giao dịch kinh doanh thì để có các chứng từ kèm theo.
13
1.3.1. Đơn hàng nhập(BMOl)
Khi thống kê những mặt hàng đã hết hoặc yêu cầu nhập mặt hàng mới thì bộ phận
quản lý bán hàng sẽ lập đơn hàng nhập để yêu cầu bộ phận quản lý mặt hàng nhập
hàng.
BM01:
14
1.3.2. Đơn hàng yêu cầu(BM02)
Khách hàng khi có yêu cầu mua hàng sẽ điền đầy đủ các thông tin vào đơn này.
Bộ phận bán hàng dựa vào thông tin ở đơn hàng này lập đơn hàng xuất và phiếu xuất
kho.
BM02:
15
1.3.3 Phiếu nhập kho (BM04)
Khi nhà sản xuất đã bàn giao hàng thì bộ phận sẽ làm phiếu nhập kho để nhập các
mặt hàng vừa nhận vào kho hàng.
BM04:
16
1.3.4 Phiếu xuất kho(BM05)
Khi bộ phận bán hàng đã nhận đơn yêu cầu của khách thì bộ phận này sẽ lập phiếu
xuất kho yêu cầu bộ phận kho xuất hàng cho khách.
BM05:
17
1.3.5. Hóa đơn bán hàng(BM07)
Khách hàng sẽ nhận hàng và đến thanh toán với bộ phận bán hàng, tại đây khách hàng
sẽ nhận được hóa đơn bán hàng.
BM07:
1.3.6. Báo cáo
Bộ phận thống kê sẽ thống kê theo định kì và lập báo cáo về toàn bộ tinh hình kinh
doanh của trung tâm cho ban quán lý trung tâm.
18
III. Biểu đồ phân cấp chức năng.
Quản lý bán điện thoại
Quản lý nhập
hàng
Quản lý bán
hàng
Quản lý
bảo hành
Quản lý sự cố Thống kê,
báo cáo
Lập phiếu
nhập
Kiểm tra
hàng
Cập nhật
phiếu nhập
Ghi sổ
Lập phiếu
bán
Cập nhật
phiếu bán
Hủy phiếu
bán
Thanh toán
Kiểm tra
phiếu bảo
hành
Đối chiếu
phiếu bảo
hành
Kiểm tra
sản phẩm
Lập
phiếu hẹn
Ghi sổ
Đối chiếu
phiếu hẹn
Trả sản
phẩm
Nhập
hàng
Xuất
hàng
Công
nợ
