Senast uppdaterad 2020-12-11

EKONOMIENHTEN

Checklista bokslut 2020 – uppföljning av redovisningen Avser period: Ansvarsställe(n):

Institution/enhet:

Checklista utförd och sammanställd av:

Kontroller och arbetsmoment i denna checklista ska utföras för att säkerställa en rättvisande redovisning. Checklistan ska gälla för hela institutionen/enheten. Om inget annat anges under ”periodicitet” ska kontroller och eventuella åtgärder vara utförda senast vid datum för inlämning av checklistan. Tänk på att spara ner checklistan på datorn innan du fyller i den.

Ifylld checklista lämnas in till ekonomienheten senast 26/1 via GUbox. Notera att även arbetsmomenten i den månadsvisa checklistan ska utföras i bokslutet, men endast checklistan för bokslutet ska lämnas in till ekonomienheten. Döp checklistan till Axxxx checklista bokslut – där xxxx är ansvar/ansvarsintervall, t ex A9151 checklista bokslut.

Institutionerna ska dokumentera de kontroller som utförs enligt checklistan. Varje kontroll markeras med Åtgärdad (innebär att kontrollen är utförd och eventuella åtgärder är vidtagna) eller Ej åtgärdad (kontroll utförd men eventuella åtgärder är ännu inte vidtagna). Om en kontroll ej är tillämplig, kommentera endast ”Ej tillämplig” på den aktuella kontrollen.

Anvisningar till aktiviteterna i checklistan är länkade i tabellen nedan.

Periodicitet Aktivitet Åtgärdad Ej

åtgärdad Kommentar (kontroller markerade som Ejåtgärdad ska alltid kommenteras)

Kund

Brytdatum 12/1 Inkomster bokförda på motpart K80 Tillfällig kund

Brytdatum 12/1 Kontroll av kreditfakturor

Brytdatum 12/1 Hantering av kursdifferenser på fakturor i annan valuta än SEK

Leverantör

29/12 Utbetalning av bidrag/transfereringar/rekvisitioner till statliga myndigheter

Brytdatum 12/1 Hantering av kursdifferenser på fakturor i annan valuta än SEK

2 (23)

Anläggningar

31/12

Ändring av anläggningars nyttjandekontering

15/12 - 6/1 - 12/1

Töm skapa anläggningar från fakturor

Brytdatum 12/1

Kontroll av anläggningsregistret inför årsbokslutet

Periodiseringar

Brytdatum 12/1

Periodisering av utgifter

Brytdatum 12/1

Periodisering av inkomster

Brytdatum 12/1

Kontroll av tidigare periodiseringar

Externa medel

5/1 kl 18

Kontraktsuppgifter registrerade i EKO

5/1 kl 18

Åtgärda gamla fakturor och rekvisitioner i EKO

5/1 kl 18

Ofullständigt fördelade kontrakt i EKO

5/1 kl 18

Historiemärkta avslutade och fullt betalda kontrakt i EKO

Brytdatum 12/1

Åtgärda felaktiga pslut

Brytdatum 12/1

Analys av externa projekt

Brytdatum 12/1

Samfinansiering enligt kostnadsmetoden

Brytdatum 12/1

Maskinell samfinansiering i första hand

3 (23)

Övrigt

Brytdatum 12/1

Kostnadstäckning för lönebidragsfinansierad personal

Övrigt forts

13-14/1 Nollställning av stödverksamhet

15/1 kl 12.00 Handkassa inventerad

15/1 kl 12.00 Lagerinventering

15/1 kl 12.00 Konto för depositioner 2632

Bokslut Kontroll av semesteruttag

Bokslut Kontanthantering

Bokslut Inköp – uppföljning och återrapportering

Specifikationer

15/1 kl 12.00 Specifikation av balanskonton

26/1 Specifikation av upplupna intäkter och oförbrukade medel

4 (23)

Anvisningar för aktiviteter

Kund

Inkomster bokförda på motpart K80 Tillfällig kund Motpart K80 - Tillfällig kund, kan användas vid kontering av små belopp från "enstaka" bidragsgivare om givaren inte finns registrerad. Vid inkomstbelopp överstigande 20 000 kr ska kunden/givaren alltid finnas upplagd i kundregistret, och alla inkomster över 20 000 kr där K80 använts ska omföras till rätt motpart.

Poster bokförda med motpart K80 söks fram via rapporten Större inkomster motpart K80 i AGRESSO, se nedan:

Det går att begränsa utfallet i rapporten på belopp. Omföringen av verifikationens kreditpost ska göras endast när det gäller motparten. Vid omföringen kan rätt motpartsvärde sökas genom att markören placeras i motpartsfältet i konteringssträngen, tryck F7 Fälthjälp, skriv *namn/del av namn på kunden* i beskrivningsfältet, tryck F7 Sök. Välj det motpartsvärde som börjar med K (kund) genom att dubbelklicka på det.

Har ekonomienheten konterat på konto 25995 och med motpart K80, ska inkomstkonteringen omföras genom att debitera konto 25995 och motpart K80 och kreditera aktuellt bidragskonto och verksamhet samt korrekt motpart (bidragsgivare).

Tillbaka till checklistan

Kontroll av kreditfakturor Om en kreditfaktura har legat outnyttjad längre än 3 månader, kontakta kunden och fråga om vi skall betala ut pengarna.

Kreditfakturor per ansvar söks fram i rapporten Åldersfördelat kundsaldo i AGRESSO, se nedan: Ange aktuellt ansvar och tryck OK. De belopp som är röda är kreditbelopp.

Om det finns både en debetfaktura och en kreditfaktura på samma belopp, kontakta kunden och fråga om posterna ligger öppna hos dem. Observera att det är viktigt att kontrollera med kunden, för att säkerställa att vi hanterar fakturorna på samma sätt.

5 (23)

• Om fakturorna är stängda hos kund, kan posterna kvittas hos oss. Se lathund 3. Kvittning av debet- och kreditfaktura under AGRESSO – manualer och lathundar /4 Kundreskontra

• Om fakturorna ligger öppna hos kunden, be dem betala sin faktura samt utnyttja krediten. Ekonomienheten kommer att stänga fakturorna när betalningen samt nyttjandet av krediten kommer in.

• Om kunden vill ha pengarna utbetalda, se lathund 4.Utbetalning av kreditfaktura till kund under AGRESSO – manualer och lathundar /4 Kundreskontra

Tillbaka till checklistan

Hantering av kursdifferenser på fakturor i annan valuta än SEK I samband med återrapportering från betalningsförmedlaren bokförs valutakursvinster och valutakorsförluster automatiskt på verksamhet 20 och konto 3872 (valutakursvinster) respektive 5962 (valutakursförluster). Följ upp transaktionerna för ditt ansvar för att kunna ta ställning till om valutakursvinsten eller valutakursförlusten ska bokföras på en annan verksamhet.

Transaktioner på kursdifferenskontona söks fram i rapporten Valutakursdiff kund/lev i AGRESSO, se nedan:

Tryck F7, ange aktuellt ansvar och period 202001-202012, tryck OK. Om du bara önskar se kundreskontraposter så anger du K* i fältet Motp, för leverantörsreskontraposter L*.

I sökresultatet framgår både kundfakturor samt leverantörsfakturor om du inte gjort något urval på Motp. Resultatet visar bland annat kund-/leverantörsnummer och kund-/leverantörsnamn, fakturanummer samt vinst respektive förlust för de aktuella transaktionerna. Även summa per ansvar visas.

Om det är motiverat att omföra vinst/förlust till den verksamhet där kund-/leverantörsfakturan har konterats måste man göra en ny sökning.

Anteckna först Resk.nr (=KundID/LeverantörsID), Fakturanummer och period där valutakursdifferensen är bokförd för den transaktion man vill ta fram verksamhetsnummer på.

Sök därefter fram transaktionen i rapporten Valutakursdiff kund/lev detalj i AGRESSO, se nedan:

6 (23)

Tryck F7, fyll i ansvar, fakturanummer, resk.nr och period. Fakturanummer och resk.nr måste fyllas i exakt som de visas i den första sökningen ovan. Från-period är normalt månaden innan differensen är bokförd. Till-period är lika med bokföringsperiod för differensen. Tryck OK. Sökresultatet visar bl.a. vilket ansvar och verksamhet som debiterats med fakturabeloppet och utgör underlag för omföring av valutakursdifferensen. För att omföra vinster/förluster till andra verksamheter skall särskilt upplagda konton, 38721 för kursvinster och 59621 för kursförluster, användas i både debet och kredit. Extern motpart ska användas vid omföringen.

Tillbaka till checklistan

Leverantör

Utbetalning av bidrag/transfereringar/rekvisitioner till statliga myndigheter För motpartsavstämningen mellan statliga myndigheter är det viktigt att utbetalningar av bidrag/transfereringar till statliga mottagare sker i god tid innan årsskiftet. Av detta skäl ska förfallodatum för utbetalning av bidrag till statliga mottagare sättas till senast 201229. Belastningsattest måste vara gjord senast 201229 klockan 10:00. Utbetalningar av bidrag/transfereringar till statliga myndigheter på det gamla budgetåret får inte göras efter 2021-01-01 och framåt. Om bidraget/transfereringen betalas ut efter årsskiftet, men ska belasta det gångna räkenskapsåret, måste periodisering av transfereringen göras 2020. Utbetalningen registreras då på period 202101 i AGRESSO.

Tillbaka till checklistan

Hantering av kursdifferenser på fakturor i annan valuta än SEK I samband med återrapportering från betalningsförmedlaren bokförs valutakursvinster och valutakorsförluster automatiskt på verksamhet 20 och konto 3872 (valutakursvinster) respektive 5962 (valutakursförluster). Följ upp transaktionerna för ditt ansvar för att kunna ta ställning till om valutakursvinsten eller valutakursförlusten ska bokföras på en annan verksamhet.

Transaktioner på kursdifferenskontona söks fram i rapporten Valutakursdiff kund/lev i AGRESSO, se nedan:

7 (23)

Tryck F7, ange aktuellt ansvar och period 202001-202012, tryck OK. Om du bara önskar se kundreskontraposter så anger du K* i fältet Motp, för leverantörsreskontraposter L*.

I sökresultatet framgår både kundfakturor samt leverantörsfakturor om du inte gjort något urval på Motp. Resultatet visar bland annat kund-/leverantörsnummer och kund-/leverantörsnamn, fakturanummer samt vinst respektive förlust för de aktuella transaktionerna. Även summa per ansvar visas.

Om det är motiverat att omföra vinst/förlust till den verksamhet där kund-/leverantörsfakturan har konterats måste man göra en ny sökning.

Anteckna först Resk.nr (=KundID/LeverantörsID), Fakturanummer och period där valutakursdifferensen är bokförd för den transaktion man vill ta fram verksamhetsnummer på.

Sök därefter fram transaktionen i rapporten Valutakursdiff kund/lev detalj i AGRESSO, se nedan:

Tryck F7, fyll i ansvar, fakturanummer, resk.nr och period. Fakturanummer och resk.nr måste fyllas i exakt som de visas i den första sökningen ovan. Från-period är normalt månaden innan differensen är bokförd. Till-period är lika med bokföringsperiod för differensen. Tryck OK. Sökresultatet visar bl.a. vilket ansvar och verksamhet som debiterats med fakturabeloppet och utgör underlag för omföring av valutakursdifferensen. För att omföra vinster/förluster till andra verksamheter skall särskilt upplagda konton, 38721 för kursvinster och 59621 för kursförluster, användas i både debet och kredit. Extern motpart ska användas vid omföringen.

Tillbaka till checklistan

Anläggningar

Ändring av anläggningars nyttjandekontering Avskrivningar för en period bokförs första vardagen i nästkommande månad, innan brytdatum för perioden. Ändring av nyttjandekonteringen kan göras fram till dagen innan avskrivningskörningen. Inför bokslutet gäller att ändring av nyttjandekonteringen kan göras t.o.m. 31/12.

Tillbaka till checklistan

8 (23)

Töm skapa anläggningar från fakturor Inför bokslutet måste Skapa anläggning från fakturor i ekonomisystemet vara tömd och poster överförda som anläggningar till anläggningsregistret för år 2020. Detta krävs för att anläggningsregistret ska kunna vara den fullständiga specifikation som är nödvändig för berörda balanskonton.

Senast den 15 december – lånefinansierade anläggningar:

• Fakturor med verifikationsdatum t.o.m. period 202012 avseende lånefinansierade anläggningstillgångar ska vara belastningsattesterade.

• Poster t.o.m. period 202012 i Agresso/Skapa anläggningar från fakturor ska vara registrerade.

Fakturor och poster som trots ovan kommer efter 15 dec ska hanteras löpande och skyndsamt.

Senast den 6 januari:

Övriga poster som finns i Skapa anläggningar från fakturor ska vara hanterade senast den 6 januari.

Den 7-12 januari:

Den 7 januari ändras defaultperioden i Agresso till 202101. Eventuella sena fakturor och omföringar som ni registrerar i Skapa anläggningar från fakturor mellan den 7-12 januari måste hanteras manuellt vid ekonomienheten eftersom både period 202012 och 202101 är öppna. Ekonomienheten behöver säkerställa att anläggningar vars anskaffning är bokförd år 2020 i huvudboken, också aktiveras i anläggningsreskontran år 2020. De poster du registrerar under denna period kan därför ha status ”bearbetning” under en längre tid än vanligt.

Poster i Skapa anläggningar från fakturor som gäller år 2021 hanteras först efter den 12 januari 2021.

För att följa upp att "Skapa anläggningar från fakturor" i AGRESSO är tömd och poster överförda som anläggningar till anläggningsregistret - sök via Skapa anläggningar från fakturor i AGRESSO, se nedan:

Det är viktigt att anläggningen skapas under samma period som verifikationen är registrerad i. Det gäller också om en omföring sker i huvudboken för att göra ny anläggning. Observera att det är verifikationsdatumet på fakturan/omföringen som styr vilken period anläggningen skapas i.

För anläggningar som skapats i en period börjar avskrivningar bokföras efterföljande period. Om anläggningen skapas i senare period, kommer avskrivningskostnaderna att bli ackumulerade för gångna månader.

För att anläggningar ska belasta investeringsramen för fakultetsområdet bå 2020 måste fakturan vara bokförd och anläggning vara skapad i period 202012, senast den 12 januari 2021. För en anläggning som skapas i period 202012 påbörjas dock avskrivningarna först i period 202101.

Tillbaka till checklistan

9 (23)

Kontroll av anläggningsregistret inför bokslutet Beloppsgränsen för aktivering av anläggningstillgång är 30 000 kr exkl. moms. För anläggningar skapade senast 2018-12-31 gällde beloppsgränsen 20 000 kr. Beloppsgränsen avser anskaffningsvärde per huvudanläggning. En enskild anläggning kan ha ett anskaffningsvärde som understiger 30 000 kr, men tillhöra en huvudanläggning som har ett totalbelopp som överstiger gränsvärdet. Det ska löpande kontrolleras att beloppsgränsen efterlevs.

Sök fram rapporten Huvudanl under gränsvärde i AGRESSO, se nedan:

T o m period ska vara perioden som följs upp, dvs 201908 för T2 2019 osv. Ange aktuellt ansvarsställe i ägaransvar

från och ägaransvar till. Klicka på F12 eller och ta fram rapporten under ”Underhåll beställda rapporter”.

Rapporten visar huvudanläggningar som har ett anskaffningsvärde som understiger 30 000 kr. I rapporten framgår totalt anskaffningsvärde samt kvarstående bokfört värde som ska skrivas av. Poster med för låga belopp som registrerats på anläggningskonto 10001 (anläggningsgrupper som börjar på 1) ska rättas genom att omföras till kostnadskonto (oftast i kontogrupp 56*). OBS! Innan omföring ska göras, ska ställning tas till ev. tillkommande kostnader till huvudanläggningen. Det är det totala anskaffningsvärdet som ska korrigeras om det understiger 30 000 kr. Av kreditposten som omföringen genererar på konto 10001 görs kredittillägg på den felaktiga

anläggningen. Se lathund Registrera tillägg under AGRESSO – manualer och lathundar/3 Anläggningsreskontra.

Avskrivningar som belastat konto 69* krediteras automatiskt vid nästkommande avskrivningskörning. Meddela ekonomisupporten när kredittillägget är bokfört, så att anläggningen kan spärras efter avskrivningsjustering. Observera att rättelse enligt ovan inte görs för tidigare räkenskapsår, förutsatt att beloppet inte är av väsentlig betydelse för universitetet som helhet. Stäm alltid av med ekonomienheten i sådana fall!

Det kan även finnas inköp av utrustning/inventarier som inte ska aktiveras. Detta kontrolleras i Skapa anläggningar från fakturor i AGRESSO, se sökväg nedan:

Poster som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgång, rättas genom omföring mellan anläggningskonto och kostnadskonto enligt beskrivning ovan. Eftersom ekonomienheten behöver matcha bort kredit- och debetposterna i Skapa anläggningar från fakturor ska korrigeringen anmälas till ekonomisupporten- ange ansvar, verifikationsnummer samt belopp, eller skicka en skärmdump av de rader som ska matchas.

Korttidsinventarier som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgång men som bedöms vara stöldbegärliga bokförs antingen på konto 5610 (minst 500 EUR) eller på konto 5660 (under 500 EUR) för att registreras i anläggningsregistret.

För ytterligare information kring anläggningar, se Redovisa anläggningstillgångar

Tillbaka till checklistan

10 (23)

Periodiseringar

Periodisering av utgifter Periodisering av utgifter är en grundläggande princip inom redovisning som innebär att utgifter ska kostnadsföras under den period då den underliggande resursen förbrukas. Utgifter som uppgår till minst 100 000 kr ska periodiseras om de inte blivit bokförda i rätt period. Periodisering ska ske löpande men absolut minst vid T1, T2, november och i bokslutet.

I statlig redovisning bokförs inte periodiseringar på det ordinarie kostnadskontot utan på specifika periodiseringskonton. Dessa konton slutar på -9 och ligger i anslutning till respektive kostnadskonto. Vilket balanskonto som ska användas beror på om det är en statlig motpart eller inte och om periodiseringen avser förutbetalda kostnader eller upplupna kostnader:

Förutbetalda kostnader - faktura som erhållits och registrerats under perioden som en utgift, men som avser vara/tjänst som kommer att levereras senare, dvs. kostnaden ska ej belasta aktuell period. En förutbetald kostnad bokförs i kredit på specifikt periodiseringskonto (slutar på 9) och i debet på något av följande balanskonton, beroende på vad kostnaden avser: Debet: 16111 Förutbetalda hyreskostnader, statliga 16112 Förutbetalda hyreskostnader, ej statliga 16132 Förutbetalda leasingkostnader, ej statliga 16161 Förutbetalda försäkringskostnader, statliga 16162 Förutbetalda försäkringskostnader, ej statliga 16191 Övriga förutbetalda kostnader, statliga 16192 Övriga förutbetalda kostnader, ej statliga Upplupna kostnader - vara/tjänst som levererats under perioden eller tidigare och där ingen utgift bokförts under samma period. En upplupen kostnad bokförs i debet på ett specifikt periodiseringskonto (slutar på 9) och krediteras på något av följande balanskonton:

Kredit: 2717 Upplupna kostnader Chalmers 2718 Övriga upplupna kostnader, statliga 2719 Övriga upplupna kostnader, ej statliga

Reversering av den upplupna kostnaden görs i den efterföljande period när utgiften bokförs. Reversering av den förutbetalda kostnaden görs också i efterföljande period. För ytterligare information om periodiseringar, se Periodisering av utgifter och inkomster.

Tillbaka till checklistan

Periodisering av inkomster Universitetets redovisning ska vara tillförlitlig månadsvis, därmed bör periodisering ske månadsvis men absolut minst vid T1, T2, november och i bokslutet.

Periodisering av inkomster är en grundläggande princip inom redovisning som innebär att inkomster ska tas upp som intäkter under den period då de faktiskt intjänas, även om betalningen i praktiken

11 (23)

genomförs under en annan period. Inkomster som uppgår till minst 100 000 kr ska periodiseras om de inte blivit bokförda i den period de intjänas.

I statlig redovisning bokförs inte periodiseringar på det ordinarie intäktskontot utan på specifika periodiseringskonton. Dessa konton slutar på -9 och ligger i anslutning till respektive intäktskonto. Vilket balanskonto som ska användas beror på om vad intäkten avser och om det är en statlig motpart eller inte. Observera att periodisering av bidragsintäkter och uppdragsintäkter bokförs på särskilda periodiseringskonton enligt nedan.

Bidragsinkomster

Förutbetalda bidragsintäkter - har intäkt från bidragsgivaren bokförts under perioden, men bidraget är avtalat att användas nästa period, är det en förutbetald bidragsintäkt. Det bokförs då i debet på det specifika periodiseringskontot för aktuellt bidrag, konto 3599, 3699 eller 37999 och i kredit på något av följande balanskonton beroende på om det är en statlig motpart eller inte:

Kredit: 27781 Förutbetalda bidragsintäkter, statliga, manuell periodisering 27782 Förutbetalda bidragsintäkter, ej statliga, manuell periodisering

Upplupna bidragsintäkter - avtalade bidragsintäkter som tillhör aktuell period, men ännu inte är inbetalda och bokförda, avser en upplupen bidragsintäkt. Den bokförs då i kredit på det specifika periodiseringskontot för aktuellt bidrag, konto 3599, 3699 eller 37999, och i debet på något av följande balanskonton beroende på om det är en statlig motpart eller inte:

Debet: 16377 Upplupna bidragsintäkter, Chalmers 16781 Upplupna bidragsintäkter, statliga, manuell periodisering 16782 Upplupna bidragsintäkter, ej statliga, manuell periodisering

Uppdragsinkomster

Förutbetald uppdragsintäkt

Har en uppdragsinkomst bokförts/fakturerats för ett uppdrag som ännu inte har levererats till uppdragsgivaren eller utförts enligt avtal, avser det en förutbetald uppdragsintäkt. Den bokförs då i debet (minskar intäkterna) på det specifika periodiseringskontot för aktuell intäkt, t.ex. 33219 uppdragsutbildning eller 33429 uppdragsforskning och i kredit (skuld) på något av följande balanskonton beroende på om det är statlig motpart eller inte. Integrerade institutioner har även särskilda resultatkonton, se kontoplan i Agresso.

Kredit: 27796 Förutbetalda uppdragsintäkter statliga, manuell periodisering 27797 Förutbetalda uppdragsintäkter, ej statliga, manuell periodisering

Upplupna uppdragsintäkter

Har en uppdragstjänst levererats till uppdragsgivaren under perioden men fakturan eller inkomsten ännu inte är bokförd avser det en upplupen uppdragsintäkt. Den bokförs då i kredit (ökar intäkterna) på det specifika periodiseringskontot för aktuell intäkt, t.ex. 33219 uppdragsutbildning eller 33429 uppdragsforskning och i debet (fordran) på något av följande balanskonton beroende på om det är statlig motpart eller inte.

Debet: 16796 Upplupna uppdragsintäkter statliga, manuell periodisering 16797 Upplupna uppdragsintäkter, ej statliga, manuell periodisering

12 (23)

Reversering av den upplupna intäkten görs i efterföljande period när kundfakturan ställs ut. Reversering av den förutbetalda intäkten görs också i efterföljande period.

För ytterligare information om periodiseringar, se Periodisering av utgifter och inkomster. Övriga inkomster

Förutbetald intäkt Har inkomst eller en kundfaktura bokförts för en vara eller tjänst som ännu inte har levererats till kunden avser det en förutbetald intäkt. Den bokförs då i debet (minskar intäkterna) på det specifika periodiseringskontot för aktuell intäkt 3**9 eller 3***9 och i kredit (skuld) på något av följande balanskonton beroende på vad intäkten avser och om det är statlig motpart eller inte.

Kredit: 2771 Förutbetalda hyresintäkter, statliga 2772 Förutbetalda hyresintäkter, ej statliga 27791 Övriga förutbetalda intäkter, statliga 27792 Övriga förutbetalda intäkter, ej statliga

Upplupna intäkter Har en vara eller tjänst levererats till kund under perioden men fakturan eller inkomsten ännu inte är bokförd avser det en upplupen intäkt. Den bokförs då i kredit (ökar intäkterna) på det specifika periodiseringskontot för aktuell intäkt, 3**9 eller 3***9 och i debet (fordran) på något av följande balanskonton. Upplupna intäkter gentemot Chalmers har ett eget balanskonto, 16793. För övriga upplupna intäkter bestäms balanskontot av om det är statlig motpart eller inte.

Debet: 16791 Övriga upplupna intäkter, statliga 16792 Övriga upplupna intäkter, ej statliga 16793 Övriga upplupna intäkter Chalmers (integrerade institutioner)

Tillbaka till checklistan

Kontroll av tidigare periodiseringar För att kontrollera att tidigare periodiseringar har blivit vända och inte ligger kvar kan ni använda rapporten Kontroll periodiseringskonton, som ligger under Fråga verifikation i Agresso.

Gå till Ekonomi – Huvudbok – Fråga och klicka på + framför Fråga verifikation.

’

Skrolla sedan ner till Kontroll periodiseringskonton.

13 (23)

Klicka på Sök / kikaren och fyll ansvar eller ansvarsintervall och tryck sedan på OK.

Titta så att saldon är noll. Där saldot inte är noll så kontrollerar ni att det bara är aktuella periodiseringar som ligger kvar som saldo och att inga gamla, som skulle ha varit vända/reverserade, ligger kvar. I sådana fall måste dessa åtgärdas innan bokslutet.

Tillbaka till checklistan

Externa medel

Kontraktsuppgifter registrerade i EKO Kontraktsuppgifter i EKO vad gäller bidrag och uppdrag ska registreras löpande, minst tertialvis. Lathundar och manualer för registrering i EKO hittar du här: EKO – manual och lathundar

Tillbaka till checklistan

Åtgärda gamla fakturor och rekvisitioner i EKO Preliminära/godkända/överförda fakturor/rekvisitioner i EKO ska inte vara äldre än 6 månader. Sök fram fakturor och rekvisitioner vars faktura-/rekvisitionsdatum har passerat med 6 månader. Se lathund Sök preliminär/godkänd/överförd rekvisition eller faktura i EKO under EKO – manual och lathundar/5 Kontroller enligt checklista. Undersök varför fakturering/rekvirering inte har skett och åtgärda. Om fakturering/rekvirering ska ske senare, ändra datum på fakturan/rekvisitionen i EKO och spara.

Tillbaka till checklistan

14 (23)

Ofullständigt fördelade kontrakt i EKO Kontrollera i EKO att hela kontraktsbeloppet finns fördelat på rekvisitioner och fakturor. Använd lathund Ofullständigt fördelade kontrakt i EKO under EKO-manual och lathundar/5 Kontroller enligt checklista för att söka fram eventuella kontrakt. Saknas rekvisitioner eller fakturor så måste dessa skapas, se lathund Skapa ny rekvisition eller faktura i EKO under EKO-manual och lathundar/3 Rekvisitions- och fakturahantering. Om inte hela kontraktsbeloppet är fördelat, åtgärda detta. Meddela ekonomisupporten om ni behöver hjälp med justeringar.

Tillbaka till checklistan

Historiemärkta avslutade och fullt betalda kontrakt i EKO Om ett kontrakt är fullt betalt och avslutat skall det sättas till status Historia, se lathund Historiemärka avslutade kontrakt under EKO-manual och lathundar/5 Kontroller enligt checklista.

Tillbaka till checklistan

Åtgärda felaktiga pslut Så länge ett projekt pågår sker en periodisering vid varje periodavslut. Genom denna periodisering påverkar projekten inte resultatet för institutionen och universitetet. Det är först när ett projekt avslutas som kvarvarande över- eller underskott ger ett resultat som påverkar resultaträkningen. I AGRESSO är det datumet för projektslut (relationen PSLUT på verksamheten) som styr när projektets resultat förs över till resultaträkningen, därför är det viktigt att korrekt PSLUT anges på verksamheten i AGRESSO. I bokslutet är det särskilt viktigt att följa upp PSLUT som är satt till årsskiftet, för att säkerställa att det är korrekt att projektet ska resultatavräknas då. Utgå från rapporten Analys projektslut utan 0-saldo i AGRESSO, se sökväg nedan:

Ange aktuellt ansvar/ansvarsintervall samt från projslutsdatum 20201201 och till projslutsdatum 20201231 enligt nedan.

15 (23)

Granska PSLUT för verksamheterna i rapporten för att se om det är korrekt eller bör flyttas fram. Kontrollera även att det inte kommer med anslagsverksamheter eller uppsamlingsverksamheter i rapporten analys projekt – dessa verksamheter ska aldrig ha PSLUT. PSLUT ska sättas till det datum då projektet anses vara avslutat rent ekonomiskt. Inga fler inbetalningar eller utbetalningar förväntas och den slutliga samfinansieringen är bokförd. Datumet för PSLUT sammanfaller ofta med finansiärens dispositionsdatum enligt avtal. Observera att en korrigering av dispositionsdatum i EKO även måste korrigeras manuellt i AGRESSO och vice versa, då det inte finns någon koppling mellan EKO och AGRESSO vad gäller PSLUT.

Eventuella felaktiga PSLUT måste korrigeras senast 12/1.

Se lathund Upplägg begreppsvärde under AGRESSO – manualer och lathundar /6 Gemensamt för vägledning kring att ändra PSLUT på en verksamhet. Läs mer om projektslut.

Tillbaka till checklistan

Analys av externa projekt En mer utförlig analys av externa projekt ska göras för samtliga bidrags- och uppdragsprojekt som finns på aktuellt ansvar. Samtliga projekt i rapporten Analys projekt ska analyseras utifrån punkterna nedan. Projekt som behöver åtgärdas ska kommenteras på rapporten eller på bilaga till rapporten och åtgärdas så snart som möjligt, dock senast 12/1. Den färdiga rapporten inklusive eventuell bilaga ska signeras av prefekt och sparas på institutionen. Signerad rapport ska finnas tillgänglig på begäran.

Utgå från rapporten Analys projekt utan 0-saldo i AGRESSO, som söks fram enligt nedan:

16 (23)

Aktuella värden för period, IB period och projektslutsdatum är redan förifyllt, fyll i aktuellt ansvar. Spara med F12 eller .

Analysera projekten i rapporten utifrån följande punkter:

Granskning av projektslut (PSLUT) – Så länge ett projekt pågår sker en periodisering vid varje periodavslut. Genom denna periodisering påverkar projekten inte resultatet för institutionen och universitetet. Det är först när ett projekt avslutas som kvarvarande över- eller underskott ger ett resultat som läggs till andra resultatavräknade verksamheters resultat. I AGRESSO är det datumet för projektslut (relationen PSLUT på verksamheten) som styr när projektets resultat förs över till resultaträkningen, därför är det viktigt att korrekt PSLUT anges på verksamheten i AGRESSO.

Pslut ska sättas till det datum då projektet anses vara avslutat rent ekonomiskt. Inga fler inbetalningar eller utbetalningar förväntas och den slutliga samfinansieringen är bokförd. Datumet för PSLUT sammanfaller ofta med finansiärens dispositionsdatum enligt avtal. Observera att en korrigering av dispositionsdatum i EKO även måste korrigeras manuellt i AGRESSO och vice versa, då det inte finns någon koppling mellan EKO och AGRESSO vad gäller PSLUT. Granska särskilt PSLUT innevarande år för att se om det är korrekt eller bör flyttas fram. Orsak till förlängning av PSLUT ska alltid kommenteras i rapporten/bilaga. Kontrollera även att det inte kommer med anslagsverksamheter eller uppsamlingsverksamheter i rapporten analys projekt – dessa verksamheter ska aldrig ha PSLUT. Se lathund Upplägg begreppsvärde under AGRESSO – manualer och lathundar /6 Gemensamt för vägledning kring att ändra PSLUT på en verksamhet. Läs mer om projektslut.

Granskning av statlig % (FPROC) - Värdet i kolumnen statlig % i rapporten anger andel statlig finansiering i procent. Vid upplägg av ny verksamhet ska en procentsats anges i fältet FPROC om verksamheten finansieras helt eller delvis av statliga medel (baserat på motpart, ej finansiär). Kontrollera att uppgiften för statlig % stämmer på verksamheterna i rapporten analys projekt- korrigera relationen FPROC på verksamheten i AGRESSO vid behov. Se lathund Upplägg begreppsvärde under AGRESSO – manualer och lathundar /6 Gemensamt för vägledning kring att lägga till/ändra FPROC på en verksamhet.

Analys stora överskott– Ett negativt UB i rapporten innebär att verksamheten har ett överskott. För projekt med projektslut innevarande år och med stora överskott ska en bedömning göras om medlen kommer att hinna förbrukas eller om en ansökan till finansiären om förlängning av projektet är aktuell. Analys aktuellt underskott – Ett positivt UB i rapporten innebär att verksamheten har ett underskott. Underskottet ska ha täckning, dvs inte överstiga det belopp som återstår att rekvirera/fakturera enligt avtal i EKO. Om underskottet saknar täckning ska orsak till underskottet samt åtgärd anges som kommentar i rapporten/bilaga. Risk för underskott vid slutdatum - En bedömning av projektens framtida intäkter och kostnader ska göras. Eventuell risk för underskott vid slutdatum ska kommenteras i rapporten/bilaga.

17 (23)

Granskning passiva verksamheter Om utfall på verksamheten är noll har verksamheten inte haft några transaktioner under året. Kontrollera om verksamheten är passiv, och om verksamheten i så fall ska nollställas och medlen överföras till annan verksamhet. Om pslut har passerat men ett UB kvarstår ska en bedömning göras om verksamheten är aktiv eller passiv. Om verksamheten är passiv ska den nollställas och saldot ska överföras till en samlingsverksamhet.

Tillbaka till checklistan

Samfinansiering enligt kostnadsmetoden Samfinansiering ska ske enligt kostnadsmetoden för alla bidragsprojekt som startats senare än 201512 och som har beviljats samfinansiering. Kostnadsmetoden för samfinansiering innebär att samfinansieringen ska ske löpande månadsvis i takt med att kostnader uppstår i projektet. Detta gäller även strategisk samfinansiering, i de fall där medel för samfinansiering flyttas från anslagsverksamheten som får samfinansieringen i 12e delar till en enskild bidragsverksamhet.

Samfinansiering enligt kostnadsmetoden ska bokföras på konto 340751 i kredit på bidragsverksamheten som ska få intäkten från samfinansieringen och 570751 i debet från verksamheten som ska ta kostnaden för samfinansieringen.

Kontrollera att inga verksamheter på ert ansvar har samfinansierats med fel konto i rapporten Kontroll samfinansiering ej kostnadsmetoden i AGRESSO, se sökväg nedan;

Fyll i aktuellt ansvar och tryck ok.

Rapporten visar alla bidragsprojekt som startade efter 201512 och där samfinansiering har bokförts med konto 34075, dvs med intäktsmetodens konto, under innevarande år. Felaktiga verifikationer för innevarande år behöver korrigeras så att de är bokförda med kontot för kostnadsmetoden, 340751. Även kostnadskontot för samfinansieringen ska korrigeras, från 57075 till 570751. Detta ska korrigeras via en omföring eller en omkontering i AGRESSO.

Tillbaka till checklistan

18 (23)

Maskinell samfinansiering i första hand För att erhålla en så korrekt redovisning som möjligt och uppnå en parallell förbrukning av verksamhetens kostnader behöver samfinansiering av bidrag ske löpande. För att underlätta denna hantering finns sedan tidigare systemstöd i AGRESSO för maskinell samfinansiering, dessutom sedan 2019 med val ifrån vilken verksamhet samfinansieringen ska ske. Vi uppmanar nu därför alla som arbetar med bidragsverksamheter som behöver samfinansieras att använda den maskinella samfinansieringen i första hand. Maskinell samfinansiering innebär att samfinansiering triggas automatiskt i projektet utifrån bokförda kostnader i projektet, enligt beviljad procentsats för samfinansiering. Det finns flera typer av maskinell samfinansiering, beroende på vilka typer av kostnader som samfinansieras. Maskinell samfinansiering läggs upp i AGRESSO av institutionen (med undantag för EU och NIH-projekt vilka administreras av FIK). Maskinell samfinansiering underlättar er administration av beviljad samfinansiering, men tänk på att ha en rutin för uppföljning av samfinansieringen under året. Vid upplägg av maskinell samfinansiering rekommenderar vi att ifyllda blanketter för uträkning av procentsatsen för samfinansiering bifogas kontraktet i EKO för att underlätta uppföljningen.

Aktuella blanketter för uträkning av procentsats för samfinansiering Blankett: Maskinell samfinansiering – beräkning av procentsats indirekta kostnader och lokalkostnader (laddas ned via blankettarkivet) Blankett: Maskinell samfinansiering – beräkning av procentsats direkta och indirekta kostnader (laddas ned via blankettarkivet)

Lathund Maskinell samfinansiering bidragsprojekt finns under AGRESSO – manualer och lathundar /6 Gemensamt

Tillbaka till checklistan

Övrigt

Kostnadstäckning för lönebidragsfinansierad personal Bidrag för lönebidragsfinansierad personal bokförs löpande av personalenheten. Ersättningen för LKP utgår med 42 % från Arbetsförmedlingen på den lön som de har beslutat. De kompenserar inte för löneökningar under den period som avtalet med dem omfattar. Den kostnad som inte täcks av Arbetsförmedlingen finansieras av institutionen. För personal som ingår i stödverksamheten sker finansieringen som en indirekt kostnad för kärnverksamheten. För personal som är kategoriserad som kärnverksamhet måste omföring göras från annan verksamhet till den del som inte täcks av bidraget. Vid omföring används kostnadskontot i både debet och kredit. För frågor hänvisas till personalenheten.

Tillbaka till checklistan

Nollställning av stödverksamhet Över- och underskott som uppkommer på stödverksamheten (verksamhetsgrupp 3) som helhet ska omföras till kärnverksamheten (verksamhetsgrupp 1-2) inom institutionen - nollställning. Omföring ska göras vid tertialuppföljning och årsbokslut. Skälet är att periodens resultat vid dessa tidpunkter ska redovisas i sin helhet i kärnverksamheten. Läs mer samt ladda ner Rutin och mall för nollställning under Nollställa stödverksamheten.

Tillbaka till checklistan

19 (23)

Handkassa inventerad Ett fåtal handkassor finns kvar och för dessa ska inventeringsprotokoll upprättas per 1231 på blanketten Handkassa – inventering som finns i blankettarkivet. Blanketten laddas upp i särskild mapp på GUbox. Övergå om möjligt till att använda inköpskort och avsluta handkassan.

Tillbaka till checklistan

Lagerinventering Uppgifter om inventerat lagervärde ska lämnas till ekonomienheten via GUbox. Detta gäller för de enheter som har ett varulager för försäljning med ett värde överstigande 50 000 kr. Varulager värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet vid inventeringstillfället i anslutning till balansdagen. Med anskaffningsvärde förstås utgifterna för tillgångens inköp eller tillverkning. Med det verkliga värdet avses försäljningsvärdet efter avdrag för beräknad försäljningskostnad.

Tillbaka till checklistan

Konto för depositioner 2632 En deposition är den avgift som lämnas i samband med att studenter kvitterar ut nycklar eller passerkort av en institution. Depositionsavgiften återbetalas när nyckel eller kort återlämnas. Institutionen ska upprätta en förteckning över vilka personer som kvitterat ut nyckel/kort och lämnat depositionsavgift.

Lämnade depositioner är kontanta medel och ska utan dröjsmål inbetalas av institutionen till universitetets bankgiro 5051-8646. I samband med inbetalningen registreras en kundfaktura av institutionen. Konteringen görs på konto 2632, ansvar = institution, verksamhet – enligt institutionens val.

Återbetalning av depositioner i samband med återlämnande av nyckel/kort sker som en vanlig utbetalning.

Vid bokslut ska kontot specificeras på blanketten Depositioner som finns i blankettarkivet. Blanketten laddas upp i särskild mapp på GUbox.

Tillbaka till checklistan

Kontroll av semesteruttag Semesterlöneskulden är den skuld som arbetsgivaren har gentemot sina anställda, som tjänat in rätten till betald semester, samt den betalning som ska ske om en anställd slutar och då ska ha semesterersättning. Anställda tjänar in både sin semesterlön och semesterledighet löpande under intjänandeåret och vid varje löneutbetalning ökar således arbetsgivarens skuld till dem.

Semesterlöneskulden både ökar och minskar under året, t ex:

• Semesterlöneskulden ökar för varje månad den anställde arbetar utan att ta ut semester • Skulden minskar istället när semesterlön tas ut och när semesterersättning betalas ut till en

anställd som slutar

För att säkerställa att institutionen/motsvarande redovisar en korrekt semesterlöneskuld behöver löpande kontroller av semesteruttag göras för medarbetarna på institutionen/motsvarande.

Kontrollen behöver ske i samarbete med HR-personal på institutionen/motsvarande.

1) Skapa rapporten Semesterstatus i Primula. Öppna rapporten i Excelformat.

20 (23)

2) Kontrollera om det finns medarbetare som har rätt till färre än 20 betalda semesterdagar (kolumn D Bet.sem). Dessa medarbetare får inte spara kvarvarande semester till nästa år, de ska ta ut kvarvarande dagar under innevarande år.

3) Kontrollera att övriga medarbetare har tagit ut minst 20 betalda semesterdagar i år (kolumn G Uttagna innevarande). 3 a. De medarbetare som inte har tagit ut minst 20 betalda semesterdagar i år ska kontaktas: Har de haft semester men inte registrerat den? I så fall ska semestern omgående registreras i Primula. Har de inte haft semester? I så fall ska semester omgående planeras in före årsskiftet och registreras i Primula. 3 b. Undantaget är långtidssjukskrivna eller föräldralediga medarbetare som har rätt att spara semester om totalen av kvarvarande dagar av årets semester plus kvarvarande sparade dagar inte överstiger 30 (kolumn J Kvar totalt). Undantag är de fall där övergångsbestämmelse kan tillämpas. Se rubrik Sparad semester på denna sida.

4) Kontrollera att summan av kvarvarande dagar av årets semester plus kvarvarande sparade dagar inte överstiger 30 (kolumn J Kvar totalt) Undantag är de fall där övergångsbestämmelse kan tillämpas. Se rubrik Sparad semester på denna sida. 4 a. De medarbetare som totalt har fler än 30 kvarvarande dagar ska kontaktas. Medarbetaren ska ta ut semester under innevarande år. Undantag är de fall där övergångsbestämmelse kan tillämpas. Se rubrik Sparad semester på denna sida. 4 b. Undantaget är långtidssjukskrivna eller föräldralediga medarbetare som har rätt att spara semester om totalen av kvarvarande dagar av årets semester plus kvarvarande sparade dagar inte överstiger 30 (kolumn J Kvar totalt). Undantag är de fall där övergångsbestämmelse kan tillämpas. Se rubrik Sparad semester på denna sida.

I de fall medarbetare har kvarvarande av årets semesterdagar per 31 december så kommer dessa dagar att flyttas över till sparade dagar. De sparade dagar som överstiger 30 kommer att utbetalas i april månad. Undantag gäller även här de fall där övergångsbestämmelse kan tillämpas. Se rubrik Sparad semester på denna sida. I de fall det råder oenighet om huvudsemesterns förläggande har arbetsgivaren rätt att förlägga ut semester. Vid oenighet om huvudsemesterns förläggning ska arbetsgivaren förhandla huvudsemestern enligt MBL § 11 med berörd personalorganisation. (Lokala villkorsavtalet, kapitel 5 – Semester)

Läs mer om universitetets regler kring semesteruttag.

Tillbaka till checklistan

Kontanthantering Regelverket för kontanthantering framgår av informationen på ekonomiwebben om universitetets inbetalningsvägar. Det viktigaste är att ett förnumrerat kvitto ska lämnas till betalaren och kopia sparas. Inbetalning till universitetets bankgiro ska göras regelbundet. Inga utbetalningar med erhållna kontanta medel får förekomma.

Tillbaka till checklistan

21 (23)

Inköp – uppföljning och återapportering Institutioner, område eller motsvarande ska vid årsbokslut göra en analys av sina inköp och redovisa följande till ekonomienheten:

- Diarieförda direktupphandlingar (över 100 000 kronor) ska redovisas med Dnr, leverantör, belopp och vad köpet avser.

Blanketten Återrapportering – direktupphandlingar ska användas för ändamålet och finns att ladda ner på ekonomiwebben via länken nedan: https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/inkop/

Utgå från rapporten Inköp – per inköpskod i AGRESSO, se sökväg till vänster.

Ange period 202001-202012, aktuellt ansvar och tryck OK.

Utöka rapporten med hjälp av de blå pilarna i verktygsraden för att se köp per leverantör och dubbelklicka på respektive leverantör för att se dess transaktioner:

Följande klassificeringar finns inlagda på varje leverantör i AGRESSO:

N Övriga inköp R Ramavtal S Statliga avtal K Köpeavtal H Hyresleverantör I Köp Chalmers, GU Ventures O Köp från stat, kommuner, landsting

Blanketten skickas in till sussanne.hulthen@gu.se senast 26 januari.

Tillbaka till checklistan

22 (23)

Specifikationer

Specifikation av balanskonton Bokslutsspecifikationer tas fram för att förklara vad som finns bokfört på varje balanskonto. Det innebär att man stämmer av vad som ligger bakom varje summa i balansen. Dessa bokslutsspecifikationer utgör sedan underlag till bokslutet. Alla poster som universitetet redovisar på balanskonton vid bokslut ska specificeras i bokslutsspecifikationer och saldot på balanskontot ska styrkas med underlag (faktura, rekvisition etc) som visar varför beloppet är bokfört på just det kontot. Utdrag från AGRESSO räknas inte som ett giltigt underlag. Specifikationer enligt särskilda mallar ska laddas upp i GUbox av balanskonton där institutionerna själva bokfört och där saldon finns per ÅÅ0831 och ÅÅ1231. Mallar för specifikationerna laddas ner här: Specifikationer balanskonton 2020 För att se vilka balanskonton som behöver specificeras för ansvaret, gå till rapporten Spec balanskonton per ansvar o verks i AGRESSO, se nedan:

Fyll i aktuellt ansvar och periodintervall. För helår anges period 202000-202012. Tryck OK och invänta resultatet.

De konton som dyker upp i rapporten ska specificeras i mallen Specifikationer balanskonton 2020 och på separata flikar enligt följande:

Konton Specificeras i flik: Specifikation avser: 15* samt 259* Spec av balanskonton Manuella bokningar på t ex kundfordringar,

leverantörsskulder samt inbetalningar 16* Spec period av ink Manuella periodiseringar av upplupna intäkter och

förutbetalda intäkter 27* Spec period av utg Manuella periodiseringar av förutbetalda kostnader och

upplupna kostnader En utförlig lathund till hur specifikationerna tas fram - Specifikation av balanskonton vid bokslut – finns under AGRESSO – manualer och lathundar /6 Gemensamt Endast ett konto och ett ansvar (alternativt en obruten följd av ansvar) ska fyllas i på ett och samma blad. Vid inlämning ska varje blad samt tillhörande underlag scannas in så att en PDF-fil skapas för varje konto och ansvar. Varje fil döps till Axxxx Kxxxxx (A = ansvar, K = konto), t ex A9151 K25995 och laddas upp som PDF-filer i särskilda mappar i GUbox enligt instruktioner till de som har behörighet i GUbox. Specifikation av balanskonton behöver inte signeras.

Tillbaka till checklistan

23 (23)

Specifikation av upplupna intäkter och oförbrukade medel Bokslutsspecifikationer tas fram för att förklara vad som finns bokfört på varje balanskonto. Det innebär att man stämmer av vad som ligger bakom varje summa i balansen. Dessa bokslutsspecifikationer utgör sedan underlag till bokslutet. Pågående bidrags- och uppdragsprojekt redovisas antingen som upplupna intäkter eller oförbrukade medel. Ta fram specifikationen för projekt som tillhör aktuellt ansvar via rapporten BR-spec upplupna och oförbrukade medel i AGRESSO, se nedan:

Rapporten utgör specifikation till periodiseringsposterna Upplupna intäkter och Oförbrukade medel i balansräkningen för respektive ansvar och verksamhet. För att saldot på upplupna intäkter respektive oförbrukade medel för verksamheterna på ansvaret ska vara korrekt så krävs att analyserna i kontrollen Analys av externa projekt är utförda och eventuella åtgärder är tagna. Specifikation av upplupna intäkter och oförbrukade medel ska signeras av prefekt/motsvarande, som därmed intygar att kontroller i ”Analys av externa projekt” är utförda och att eventuella korrigeringar är åtgärdade.

En kopia av specifikationen laddas upp i GUbox i bokslutet - originalet sparas på institutionen. Döp specifikationen till AXXXX, t ex A9151.

Tillbaka till checklistan