Che cos’è la PEC?

A cura della Direzione Attività Culturali e Spettacolo della Regione del Veneto 1

Che cos’è la PEC?

Dicembre 2013


Che cos’è la PEC? 1/3

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di trasmissione di documenti informatici via e-mail, con certificazione di invio e di ricezione, dal valore legale analogo alla raccomandata A/R tradizionale.

La PEC è in tutto e per tutto una casella di posta elettronica il cui utilizzo sostituisce a tutti gli effetti la trasmissione cartacea di documentazione.



Attraverso la PEC ogni cittadino può dialogare in modo sicuro e certificato con la Pubblica Amministrazione da casa o con qualsiasi dispositivo in grado di connettersi a internet, senza recarsi di persona presso gli Uffici della PA.

La PEC può essere utilizzata per inviare istanze e documentazione alle Pubbliche Amministrazioni, nonché ricevere dalle stesse documenti, informazioni e comunicazioni.



La PEC riduce i tempi di dialogo tra la Pubblica Amministrazione, i cittadini e le imprese, semplificandone sensibilmente le modalità di interazione.


Principali riferimenti normativi


D.Lgs. 7/3/2005, n. 82 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e successive modifiche e integrazioni.

DPCM 22/07/2011 – “Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’articolo 5-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale”.

D.L. n. 179/2012 convertito in L. n. 221/2012 - “Ulteriori misure urgenti per la crescita del paese”.


Perché dotarsi di PEC?


Perché dotarsi di PEC? 1/4

Il Codice dell’Amministrazione Digitale ha previsto per i seguenti soggetti l’obbligo di dotarsi di PEC per dialogare con la P.A.:

Società di capitali e Società di persone Professionisti iscritti in albi o elenchi pubblici Pubbliche Amministrazioni L’obbligo di dotarsi di PEC è stato rivolto anche

alle imprese individuali, entro il termine del 30/06/2013.



Dal 1° luglio 2013 il dialogo tra le imprese e la Regione avviene esclusivamente in via telematica.

A decorrere da questa data la Regione non può più accettare comunicazioni in forma cartacea dalle imprese e dai professionisti, ma esclusivamente comunicazioni trasmesse a mezzo PEC.



Anche per chi comunque non è obbligato, dotarsi di PEC oggi è semplice e soprattutto conveniente: le procedure per il suo utilizzo non sono complesse e consentono un grande risparmio di tempo, carta e costi di spedizione.

Il mittente ha la certezza, con valore legale, dell’invio del messaggio e della consegna al destinatario.

Il destinatario ha la certezza della provenienza e dell’integrità del messaggio e dei suoi allegati.



Con l’introduzione del Codice dell’Amministrazione Digitale, è facoltà di ogni cittadino indicare alla P.A. un proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata quale suo domicilio digitale.

A decorrere dal 1° gennaio 2013 le Amministrazioni Pubbliche, salvo casi specifici, sono tenute a comunicare con i cittadini esclusivamente tramite i domicili digitali dagli stessi dichiarati.


Quindi, senza dubbio…

USIAMO LA PEC!


Come dotarsi di PEC?


Come dotarsi di PEC? 1/4

Le aziende e i professionisti, per avere una casella di PEC, si devono rivolgere ai soggetti iscritti nell’Elenco Pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata (www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori) o a uno dei distributori da essi autorizzati.



Il Cittadino ha invece due possibilità diverse per dotarsi di una propria casella di PEC:

a pagamento:

acquistando la PEC da gestori privati,accreditati presso L’Agenzia per l’Italia Digitale;



gratuitamente:

collegandosi al portale www.postacertificata.gov.it e seguendo la procedura guidata che consente di inserire la richiesta in maniera semplice e veloce.



Trascorse 24 ore dalla registrazione on-line (ed entro 3 mesi) il cittadino si deve recare presso uno degli Uffici postali abilitati per l'identificazione e la conseguente firma sul modulo di adesione, munendosi di un documento di riconoscimento personale e uno comprovante il codice fiscale.

La PEC gratuita consente al cittadino di stabilire un canale diretto e privilegiato con la P.A.


Come funziona la PEC

della Regione

del Veneto?


La PEC in Regione del Veneto 1/5

Tutte le comunicazioni PEC che riguardano l’attivazione o lo svolgimento di procedimenti con l’Amministrazione regionale devono essere inoltrate alla casella PEC della Regione [email protected]



Attenzione! La PEC trasmessa direttamente alle strutture regionali non è valida. Le caselle istituzionali delle singole strutture sono utilizzabili solo per lo scambio di informazioni e per le comunicazioni non ufficiali con il cittadino.



Il messaggio e i documenti allegati trasmessi via PEC sono ricevuti dal Protocollo Generale della Regione e inoltrati agli uffici competenti.


Ecco alcune preziose indicazioni operative da seguire per la trasmissione di una PEC all’Amministrazione regionale:

usare un singolo messaggio PEC per ciascuna istanza; precisare nell’oggetto il tipo di richiesta e la normativa

regionale per la quale si invia la PEC; riportare nel corpo della mail il nome della struttura

regionale destinataria, una breve descrizione dell’istanza (in caso di invio di comunicazioni successive, come integrazioni, rendicontazioni, ecc., citare i riferimenti dell’istanza principale) e i propri dati identificativi;

allegare esclusivamente file in formati non modificabili, come .pdf, .odf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml, che devono essere anche nominati con un riferimento al contenuto; per esempio “domanda patrocinio.pdf”, “integrazionedomanda.txt”, ecc. Il tutto senza superare i 40 Mb.




La Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

Quando l’utente invia il messaggio, riceve dal proprio gestore di PEC una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.

Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione di data e orario, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.


PEC e firma digitale


PEC e firma digitale 1/3

La firma digitale è l'equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta. È di competenza delle strutture responsabili dei singoli procedimenti, la verifica della regolarità delle sottoscrizioni nei documenti digitali.

L’impiego della firma digitale, consente di fornire ai documenti inviati via PEC piena validità legale: essa è il risultato di una procedura informatica, la validazione, che garantisce l’autenticità e l’integrità dei documenti, al pari di quanto svolto dalla firma autografa per i documenti tradizionali.



La firma digitale si ottiene mediante un dispositivo di generazione delle firme (Smart Card o altro), rilasciato da un certificatore accreditato, autorizzato da DigitPA, che garantisce l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale.



La verifica di un file recante firma digitale consiste nel controllare la validità della firma digitale associata a un documento informatico, venendo così a conoscenza dell’identità della persona che ha effettuato la firma, l'ente certificatore che ha rilasciato il certificato usato per firmare, il periodo di validità del certificato stesso e altre informazioni.

La verifica della firma digitale e la successiva estrazione degli oggetti firmati può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati.


FAQ


FAQ 1/10

La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?

La certificazione è relativa solo all’invio del messaggio e alla consegna dello stesso nella casella di PEC del destinatario.

Un soggetto estero può inviare documenti dall’estero tramite PEC?

La PEC è un mezzo di comunicazione valido solo per l’Italia. In caso di comunicazioni provenienti o destinate a un soggetto che risieda all’estero è previsto il normale invio postale.


FAQ 2/10

Perché a seguito di un invio di PEC ho ricevuto in risposta un messaggio di ‘ripudio’?

In caso di anomalie delle modalità di trasmissione via PEC tali da impedire la corretta acquisizione da parte del Protocollo Generale, il mittente riceverà un ‘messaggio di ripudio’ cioè una notifica di mancata accettazione e registrazione a protocollo della PEC. Questa comunicazione conterrà i motivi della mancata accettazione e le azioni per una spedizione corretta della PEC.


FAQ 3/10

Come si determina la decorrenza di un termine di scadenza contenuto in una comunicazione trasmessa via PEC?

Qualsiasi comunicazione da parte dell’Amministrazione a un soggetto esterno risulta notificata nel momento in cui la mail è consegnata nella casella di posta elettronica certificata del destinatario e il mittente riceve un messaggio di avvenuta consegna. Se la nota regionale contiene un termine di scadenza entro il quale si chiede un particolare adempimento (una dichiarazione, un certificato, l’accettazione di un contributo) il termine per la risposta alla struttura richiedente decorre dal momento in cui il destinatario riceve la mail nella sua casella di posta certificata – e non da quando la mail è aperta –.


FAQ 4/10

Se il giorno di scadenza (che prima veniva calcolato a partire dalla data di ricevimento della raccomandata A/R) cade di sabato o domenica il termine ultimo viene posticipato al lunedì successivo?

Se il termine entro il quale si deve rispondere all’Amministrazione regionale cade di sabato o di giorno festivo, lo stesso è prorogato al primo giorno lavorativo feriale seguente.


FAQ 5/10

Posso inviare un messaggio di posta tradizionale (non PEC) alla casella PEC della Regione?

Non è possibile inviare alla casella PEC della Regione una e-mail da una casella normale a una casella PEC. Una mail proveniente da una casella non certificata sarà rigettata dal gestore della casella PEC del Protocollo Generale.


FAQ 6/10

Posso mandare una PEC anche utilizzando solo il corpo del testo della mail, senza alcun documento allegato?

Le istanze e le comunicazioni ufficiali devono essere trasmesse per mezzo di un documento allegato. Il corpo dell’e-mail dovrà contenere indicazione della struttura regionale destinataria ed eventuale breve testo di presentazione. L’oggetto della e-mail dovrà riportare il tipo di richiesta, il riferimento legislativo o altre indicazioni di contesto.


FAQ 7/10

Un soggetto che si rivolge alla Regione può utilizzare la casella PEC di un altro titolare?

L’Amministrazione regionale non accetta istanze da parte di soggetti che abbiano utilizzato la PEC di un altro, diverso titolare. In altre parole, l’autore di comunicazioni e documenti destinati alla Regione deve provvedere a trasmetterli, affinché siano validi legalmente, solo da una PEC di cui sia direttamente titolare. È possibile spedire documenti per conto di un altro soggetto solo in presenza di un mandato di rappresentanza.


FAQ 8/10

Se un soggetto non è dotato di PEC in quale modo può trasmettere la documentazione?

Può essere utilizzato l’invio tramite fax. Non è consentito l’invio tramite fax alle ditte iscritte nel registro delle imprese (soggetti economici) ai sensi del DPCM 22/07/2011, che sono obbligate a dotarsi di PEC.

Cosa succede se invio una PEC alla Regione del Veneto con allegati in formati non ammessi?

I messaggi pervenuti alla casella PEC regionale con allegati che non rispettino le caratteristiche di formato previste, sono respinti da parte del Protocollo Generale, fornendo comunicazione al mittente dell’avvenuto ripudio e della relativa motivazione.


FAQ 9/10

Cosa devo scrivere nell’oggetto della comunicazione PEC? Nell’oggetto della comunicazione deve essere sempre indicato il

tipo di richiesta e precisata la legge di riferimento, unitamente ad altri riferimenti regionali di contesto (per es. l’ufficio o la persona cui far riferimento).

Devo integrare la mia domanda di contributo, posso spedire solamente l’integrazione o devo rispedire tutta la domanda?

Basta spedire l’integrazione, secondo le modalità già descritte.


FAQ 10/10

Come devo denominare gli allegati di una PEC? Per favorire un rapido riconoscimento, gli allegati, nei

formati ammessi, devono essere denominati riportando una sintetica descrizione del contenuto, per es. “domandalegge49dirette.pdf”, oppure “rendicontazionelegge49dirette.pdf”. Non possono essere contenuti, nella denominazione del file, caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti.


Per informazioni:

http://www.regione.veneto.it/web/cultura/cultura_spettacolo

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