1

Challenges in Performing Project

Governance

22/09/2015 2

Everyone knows how to carry out a multitask job. But few people are good at it. Most are partially organized and partially disorganized. Spend too much time, too much money, and they make too many mistakes in getting from Point A to Point B.

22/09/2015 3

DOING RIGHT THINGS

DOING THINGS RIGHT

Project failure Situations

1. Fail to implement

(time; budget; Quality)

2. Complete On time

( Not fully utilize)

3. Abandon after a short while

4. Use for other purpose

( after renovation)

Project Governance

TIME

KUALITI

Project Management Problem in Malaysia

based on study of 20 project

1. Controllable

(coordination; contractor; human relationship; payment;

skill; material)

2 Semi controllable

approval; change design, spec discrepancies,

3. Beyond Control

weather

22/09/2015 7

Project Management Questions

keep projects on Target, On Time,

And Within Budget

22/09/2015 8

PLANNING QUESTIONS

(5 Wives I Husband + IChild)

Answer to all these Q produce data to be synthesized and

analyzed from diversed perspective

•Historical background

•Current situation

•Stakeholders needs and interest

•Future option

>>> require intensive efforts and time

consuming.

INISIATIF PEMANTAUAN PEMANTAUAN & PENILAIAN

• Arahan No.1, 2010 Majlis Tindakan Negara

• Pemantauan Melalui SPP II

• Lawatan Tapak

• Mesyuarat Bilateral

• Intervensi

• Troubleshooting

• Healthcheck

• P-Forensic

ARAHAN NO. 1, 2010 MAJLIS TINDAKAN NEGARA

PEMANTAUAN & PENILAIAN

12

APLIKASI PROJEK

MID TERM REVIEW

NOTICE OF CHANGE

PEMANTAUAN

BAYARAN

PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN

FUNGSI OPERASI

PENILAIAN OUTCOME

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM

KNOWLEDGE MANAGEMENT

FUNGSI PENTADBIRAN

SPP II

12

PEMANTAUAN & PENILAIAN

GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM

PELAPORAN

BERKESAN

CETUSAN

PERUBAHAN DASAR

KEBERKESANAN

KEPADAPENGGUNA

PENJIMATAN

MASA DAN KOS

PENINGKATAN

PRODUKTIVITI

KEUPAYAAN

PENGESANAN

AWAL

KEBERKESANAN

PEMANTAUAN

OUTCOME

FA E D A H S P P I I

PENJIMATAN MASA DAN KOS

PENGELAKKAN KOS TAMBAHAN

PENERANGAN:

Tindakan pembetulan bagi projek sakit mengelakkan kos tambahan

sekiranya projek ditamat.

(Purata minima peningkatan 10% -20% jika projek ditender semula)

KOS TAMBAHAN BERJAYA DIELAKKAN

RM73.9 juta – RM147.78 juta

PENGIRAAN:

Bil projek sakit yang diambil tindakan P_Forensic tahun 2015

(sehingga Julai 2015): 35 pojek

Bil projek sakit yang kembali kepada penjadualan asal: 21 projek

Kos projek sakit yang kembali kepada penjadualan asal: RM 738.9

juta

=RM 738.9 juta * 10% = RM73.9 juta

=RM 738.9 juta * 20% = RM147.78 juta

(Nota: P_Forensic adalah inisiatif pemantauan dan pemulihan ke atas

projek sakit iatu kelewatan melebihi 20% atau 60 hari)

RM147.78 juta

Dapat digunakan bagi

membina:

• Lima (5) buah

sekolah dengan 24

bilik darjah; atau

• Sebuah hospital

dengan 100 katil;

atau

• Jalanraya sepanjang

147 km.

PENYELESAIAN ISU PELAKSANAAN MELALUI INISIATIF PEMANTAUAN

Bilangan Projek = 999 Masalah Dikenalpasti : 396 Selesai : 161 masalah (40.7%)

2015

2014

Bilangan Projek = 1119 Masalah Dikenalpasti = 1008 Selesai : 786 masalah (78.0%)

ANALISIS KECEKAPAN BELANJA BAGI TAHUN 2011 HINGGA 2014

KEUPAYAAN PENGESANAN AWAL

3.00 2.18 2.25 0.65

2011 2012 2013 2014

Jumlah Shortfall Perbelanjaan (Tahun 2011 – 2014): RM8.08 bilion

85

.44

%

90

.00

%

93

.92

%

87

.50

%

89

.00

%

95.5

6%

80

.14

%

91.2

0%

94.9

3%

91

.03

%

91

.97

%

98.3

8%

RMKe-8 RMKe-9 RMKe-10

PURATA BELANJA: 86.0% PURATA BELANJA: PURATA BELANJA: 95.7%

PENINGKATAN PRESTASI PERBELANJAAN TAHUNAN

PENINGKATAN PRODUKTIVITI

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

TAHUN PERTAMA (T1) TAHUN KEDUA (T2) TAHUN KETIGA (T3) TAHUN KEEMPAT

(T4)

CONTOH KEJAYAAN KES PEMANTAUAN OUTCOME

NAMA

PROJEK

ISU INTERVENSI

Kompleks

Pekan Rabu,

Langkawi,

Kedah

RM8.0 juta

• Lokasi tidak strategik

• Masalah rekabentuk

• Kurang penyelarasan

dan sokongan

daripada pihak

berkuasa Tempatan

• Sikap peniaga

• Penglibatan golongan

sasar yang kurang

Sesi bilateral dan lawatan projek

ICU mencadangkan untuk menukar kompleks kepada

sebuah hotel bajet

LADA melantik anak syarikat sebagai penyewa utama

untuk beroperasi hotel bajet.

LADA memperuntukkan RM3.8 juta untuk mengubah suai

bangunan sedia ada

Kerja-kerja pengubahsuaian berjaya disiapkan dan

mendapat kelulusan daripada jabatan-jabatan teknikal

dalam tempoh 8 bulan

Soft launch pada 16 Mac 2014

KAJIAN BERKAITAN PERANAN SPP II DALAM MEWUJUDKAN KOMUNIKASI BERKESAN ANTARA PEMEGANG TARUH (STAKEHOLDERS) DAN KEMENTERIAN

(7) KEBERKESANAN KEPADA PENGGUNA

Penemuan utama kajian ini:

SPP II memberi kesan kepada komunikasi

berkaitan projek di sektor awam

Kepuasan pengguna memberi impak

positif kepada keberkesanan komunikasi.

Keberkesanan sistem memberi impak

positif kepada kepuasan pengguna.

Indikator pengukuran keberkesanan

komunikasi adalah:

o Clarity

o Timeliness

o Up-to-date

o Current information

20

Bridging the National Transformation

Kompleks Pekan Rabu

RM8.86 juta

KOS

30 Mei 2008

TARIKH SIAP

1. Bangunan 3 tingkat dengan 136 unit premis niaga (15 x 30 m2)

2. Kawasan tempat letak kereta

3. Kerja-kerja M&E

4. Kerja-kerja pembentungan

SKOP PROJEK

• Langkawi Development Authority (LADA), MOF

AGENSI

• Untuk menempatkan semula peniaga kecil yang beroperasi di lot

tempat letak kereta di hadapan Bayview Hotel (di bandar Kuah

pusat) ke premis perniagaan yang lebih baik.

• Untuk mewujudkan peluang perniagaan baru kepada rakyat

tempatan

• Untuk meningkatkan pendapatan peniaga-peniaga kecil

• Untuk menyediakan persekitaran membeli-belah yang kondusif

kepada pelawat

OBJEKTIF

21

KAJIAN KES

22

Tindakan Susulan

Bilateral

bersama MOF

19 Julai 2012

Lawatan

Tapak

21 Dis 2012

Bengkel

1 Jun 2013

Lawatan

Tapak

13 Mac 2014

‘Follow up and follow through’-

via on site meetings with

MOF/LADA (4 times)

Penubuhan Jawatankuasa Khas

Cadangan baik pulih

Kajian Penilaian Outcome

Pertama Pembentangan di JKTN pada 14

Julai 2011

Handing over the Need Analysis

Report to LADA’s CEO

Kajian Penilaian Outcome

susulan– Need Analysis

KAJIAN KES

Outcome Finding Presentation

CSI Survey On Ground

1

3

2

4

6

5

Pekan Rabu - Budget Hotel

23

KAJIAN KES

78 Bilik

(Kos Baik Pulih: RM3,841,031)

PROGRAM PENGUKUHAN BEKALAN LADANG KONTRAK KE PASAR TANI (KUKUH)

LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

LAPORAN PENILAIAN OUTCOME

KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI (MOA)

1. Bilangan pemasar : 129 orang

2. Bilangan pengeluar : 677 orang

3. Kuantiti belian oleh pemasar : 8,186MT

4. Bilangan Forward Agreement : 677

5. Bilangan Rangkaian Pasar Tani : 176

OUTPUT

i. Memperkukuhkan bekalan sayur dan buah di pasaran melalui konsep jualan terus daripada ladang

ke pasar tani.

ii. Meningkatkan pendapatan pengeluar/petani dengan penawaran harga ladang yang lebih baik.

iii. Meningkatkan pendapatan pemasar di pasar tani

iv. Menawarkan harga yang lebih rendah daripada harga pasaran kepada pengguna.

OBJEKTIF PROJEK

24

OUTCOME

KOD

PROJEK P21001004031401

KOS

PROGRAM RM12,300,000.00

SKOP

PROGRAM

Pemberian Insentif Permulaan RM5,000/orang bagi

peladang dan RM10,000/org bagi pemasar - Selepas

Menandatangani FA & bermulanya transaksi pertama.

TARIKH

MULA Jun 2012

TARIKH

SIAP Disember 2015

Peningkatan Pendapatan Pengeluar Dan Pemasar 2

Peningkatan Bekalan Terus Dari Ladang Kepada Pengguna 1

Peningkatan sebanyak 43.40%

Tahap Kepuasan Pengeluar, Pemasar dan Pengguna 5

Pemasar:

Petani 1

Petani 3

Petani 2

Pemasar

53.32% Pengeluar

31%

Purata Peningkatan Nilai Jualan Pengeluar Dan Pemasar 3

Pemasar

166%

Pengeluar

114%

77% 80% 86%

Tahap Kepuasan Pengeluar

terhadap Program KUKUH

Tahap Kepuasan Pemasar

terhadap Program KUKUH Tahap Kepuasan Pengguna

terhadap harga jualan

Penjimatan Harga Kepada Pengguna 4

Sumber : Laporan

Kutipan Harga

Mingguan FAMA

Minggu 1-16 Tahun

2015

Peratus Penjimatan Harga

Semenanjung Malaysia 8%-14.6%

Sabah 5.1%-25.9%

Sarawak 8.5%-29%

Pengurangan Kesesakan Lalu Lintas 1

LOS E pada waktu puncak

Sebelum

LOS B pada waktu puncak

Selepas

80% berpuas hati terhadap pengurangan kesesakan lalu lintas

*kajian kepada 250 orang pengguna

PROJEK PEMBINAAN PERSIMPANGAN BERTINGKAT DI PERSIMPANGAN JALAN TUN RAZAK/ JALAN PUDU/

JALAN CHERAS/ JALAN CHAN SOW LIN, KUALA LUMPUR - DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR (DBKL)

LAPORAN PENILAIAN OUTCOME

KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN (KWP)

KOD

PROJEK P32020000450000

KOS PROJEK RM95,000,000.00

SKOP

PROJEK

Pembinaan jejambat dan pelebaran jalan sedia

ada.

TARIKH

MULA 19 April 2007

TARIKH SIAP 14 September 2012

1. Jejambat empat (4) lorong dua (2) hala

sepanjang 500m dari Jalan Tun Razak ke Jalan

Chan Sow Lin.

2. Pembinaan 675m Jalan dua (2) lorong ‘free

flow’ Jalan Pudu/Jalan Cheras.

3. Pelebaran Jalan Susur di Bulatan Yew (60m),

Jalan Gajah (100m) dan Jalan Peel (30m).

OUTPUT

i. Mengurangkan kesesakan di persimpangan Jalan Tun Razak/ Jalan Pudu/ Jalan Cheras/ Jalan Chan Sow Lin.

ii. Mengurangkan tempoh perjalanan pengguna jalan raya

iii. Memberi keselesaan kepada pengguna jalan raya

OBJEKTIF PROJEK

25

OUTCOME

Pengurangan Tempoh Perjalanan 2

Tempoh perjalanan 30 minit

pada waktu puncak

Sebelum

Tempoh perjalanan 15 minit

pada waktu puncak

Selepas

96% berpuas hati terhadap pengurangan tempoh perjalanan

*kajian kepada 250 orang pengguna

Peningkatan Keselamatan/Keselesaan 3

Tiada lampu jalan, tiada papan tanda arah

dan persimpangan berlampu isyarat

Sebelum

Pemasangan lampu jalan, papan tanda arah

dan ‘free flow’

Selepas

83% berpuas hati dengan keselesaan dan keselamatan pengguna

*kajian kepada 250 orang pengguna

GAMBAR PROJEK

SE

BE

L

UM

SE

LE

P

AS

Jejambat empat lorong dua hala

dari Jalan Tun Razak ke Jalan

Chan Sow Lin

Persimpangan lampu isyarat dari

Jalan Tun Razak ke Jalan Chan

Sow Lin

Jalan ‘free flow’ satu lorong dua

hala dari Jalan Cheras ke Jalan

Pudu

SE

BE

L

UM

SE

LE

P

AS

Keadaan sesak “bottleneck” di

persimpangan lampu isyarat

SE

BE

L

UM

SE

LE

P

AS

Pelebaran jalan

Bukaan jalan yang sempit

PROJEK REVIVING MEDAN PASAR - DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR (DBKL)

LAPORAN PENILAIAN OUTCOME

KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN (KWP)

1. Kawasan Urban Square seluas 0.32 hektar;

2. Landskap lembut dan landskap kejur :

• Pokok renek

• Lampu hiasan

• Bollard

• Tempat duduk

• Air pancut

• Pavement

3. Menara Jam dinaiktaraf

OUTPUT

26

OUTCOM

E

KOD

PROJEK P32020000460020

KOS

PROJEK RM15,282,000.00

SKOP

PROJEK

1. Merekabentuk dan membina kawasan Urban Square;

2. Menyediakan landskap lembut dan kejur :

• Pokok renek

• Lampu hiasan

• Bollard

• Tempat duduk

• Air pancut

• Pavement; dan

3. Menaiktaraf dan membaik pulih menara jam.

TARIKH

MULA 18 Februari 2011

TARIKH

SIAP 18 November 2013

Transformasi medan pasar menjadi urban square dengan mengekalkan ciri-ciri warisan sebagai satu tarikan

pelancong.

OBJEKTIF PROJEK

Peningkatan Penganjuran Acara/Aktiviti 1

Peningkatan Bilangan Pengunjung

Peningkatan Kadar Sewaan Premis 3

Pencapaian Tahap Kepuasan Penganjur dan Pengunjung 4

GAMBAR PROJEK

Keadaan Medan Pasar sebelum projek dijalankan

Keadaan Medan Pasar selepas projek dijalankan

jumlah

pengunjung

meningkat

melebihi 2 kali

ganda

Penganjuran acara

meningkat 97%

2

Semua premis

mengalami

peningkatan kadar

sewaan melebihi

65%

100% penganjur berpuas

hati dengan kemudahan yang

disediakan

87.26% pengunjung berpuas

hati dengan kemudahan yang

disediakan

BUKU PENGURUSAN PROJEK AWAM

STRUKTUR BUKU PENGURUSAN PROJEK AWAM

Pengurusan Projek

Awam

Pembiayaan Projek Awam

Pengurusan Nilai &

Risiko

Kaedah Pelaksanaan &

Pengurusan Projek

Pengurusan Perunding

& Kontraktor

Pengurusan & Kawalselia

Projek

Pemantauan Projek Pengurusan Outcome

Apparatus

Pengurusan Projek

Nilai & Etika

Kerja Kajian Kes

22/09/2015 29

LAST MANTRA

LAST MANTRA

LAKSANA

PROJEK

TANPA NANTI

TANPA NANTI

22/09/2015 32

22/09/2015 33